Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (guide de l’employeur)

Dernière mise à jour : 27 août 2026, 10 h 22

Ajouter une nouvelle recrue à Gestion de paie Toast à l’aide du flux de travail des nouvelles recrues de l’employeur. Déclenche le courriel d’intégration de l’employé et crée son profil.

Dans cet article :

 

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

 

Autorisations nécessaires : Rôles de gestionnaire et de sécurité RH+

 

Ce que vous accomplirez : Ajoutez une nouvelle recrue à Gestion de paie Toast et déclenchez le courriel d’intégration de l’employé afin qu’il puisse compléter sa partie du processus.

 

Examinez ces points avant de commencer :

  • Vous pouvez compléter le processus d’embauche sur un appareil mobile.
  • Vous devez effectuer toutes les étapes du processus d’embauche de l’employeur en une seule session. Le flux de travail ne peut pas être interrompu, ce qui évite les profils incomplets et en double.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs postes au profil d’un employé lors de l’intégration.
  • Les champs NAS/SSN et adresse courriel peuvent être contournés lors de l’intégration, mais cela ne doit être fait qu’en cas d’absolue nécessité. Ignorer ces champs limite considérablement ce que l’employé peut faire dans Gestion de paie Toast :
    • Les employés ajoutés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, effectuer leurs propres étapes d’embauche, ajouter un compte de dépôt direct, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter les fiches de paie ou accéder aux documents de fin d’année tels que le formulaire W-2 ou le formulaire 1095-C.
    • Les employés ajoutés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration des nouvelles embauches et des avis d’imposition assortis de pénalités, d’intérêts ou de frais.

 

Haut de page

 

Configurer les paramètres NAS/SSN et EEO-1

Gestion de la paie de Toast vous permet de personnaliser deux caractéristiques de l’expérience des nouveaux employés : exiger un numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) et exiger une classification EEO-1. Ces paramètres s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise et à tous les employés embauchés après leur enregistrement.

 

Pour configurer ces paramètres :

  1. Dans Gestion de paie Toast, allez dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres.
  2. Sélectionnez vos options préférées pour Exiger un NAS/SSN pour l’intégration des employés et les rapports EEO-1.
  3. Sélectionnez Enregistrer au bas de la page.

 

Dans Nouvelle embauche sous Paramètres EEO-1 Rapports Oui est sélectionné, Exiger le SNN pour l’intégration des employés Oui est sélectionné

 

Remarques importantes :

  • La classification EEO-1 est principalement requise pour les employeurs californiens et les autres personnes soumises aux exigences de déclaration EEO-1. Pour plus de détails sur l’utilisation de ces informations dans Gestion de paie Toast, consultez Gestion de paie Toast : Guide de production de rapports EEO-1.
  • Toast recommande fortement de définir Oui pour le NAS/SSN obligatoire pour l’intégration des employés. Les NAS/SSN manquants ou inexacts peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des rejets de la part des autorités fiscales ou des sanctions financières. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

 

Haut de page

 

Étapes du flux de travail des nouvelles embauches

Les employeurs apprendront comment embaucher un nouvel employé dans Gestion de paie Toast.

 

Étape 1 : Connectez-vous et démarrez le processus d’embauche

  1. Allez sur payroll.toasttab.com et connectez-vous. Besoin d’aide pour vous connecter? Consultez Gestion de paie Toast : Connectez-vous.
  2. Sélectionnez Équipe dans le menu de navigation.
  3. Sélectionnez + Ajouter un membre de l’équipe dans le coin supérieur droit.

 

Haut de page

 

Étape 2 : Entrez les informations de base

La première étape du flux de travail demande des informations de base et des détails sur l’emploi.

 

  1. Si un employé a un nom de famille en trait d’union (p. ex. Catherine Zeta-Jones), assurez-vous d’utiliser le trait d’union et d’éviter les espaces dans le champ Nom de famille. En laissant le trait d’union ou en ajoutant des espaces dans ce champ, le nom complet de l’employé peut ne pas apparaître sur les talons de paye ou sur son formulaire W-2.
  2. Entrez l’adresse courriel de l’employé. Ce champ n’est pas obligatoire, mais les employés inscrits sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter les fiches de paie ou accéder aux documents fiscaux de fin d’année. Si l’employé n’a pas d’adresse courriel, consultez Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel pour les étapes à suivre afin de compléter leur partie de l’intégration en leur nom.
  3. Entrez un numéro d’identification d’employé. Il doit s’agir d’un numéro de 4 à 8 chiffres. Vous pouvez le modifier après l’intégration en allant à Emploi > Poste.
  4. Entrez le numéro de sécurité sociale (NAS) de l’employé. Le fait que ce champ soit obligatoire dépend du paramètre Exiger un NAS/SSN pour l’intégration des employés dans Paramètres>Paramètres Nouvelle embauche>Paramètres.
    • Les employés embauchés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration des nouvelles embauches et des avis d’imposition assortis de pénalités, d’intérêts ou de frais.
    • Les nouveaux employés assignés à la classification Entrepreneur (1099) ne verront pas le champ NAS/SSN.
    • Si le message Ce NAS/SSN est déjà utilisé par un autre employé apparaît, sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer et quitter pour fermer le flux de travail. Suivre Gestion de la paie de Toast : Résolvez les numéros d’assurance sociale (NAS) en double pour localiser le doublon et corriger l’erreur avant de relancer le flux de travail des nouveaux employés.

 

Étape des informations de base de l’amélioration du flux de travail des nouveaux employés

 

Haut de page

 

Étape 3 : Examiner la détection des profils en double

Après avoir saisi les informations de base, Gestion de paie Toast peut afficher un écran indiquant que cette personne a peut-être déjà un profil.

 

  1. Si cet écran apparaît, consultez les profils suggérés.
    • Si un profil suggéré correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez-le pour consolider les dossiers et éviter les doublons.
    • Si aucun profil suggéré ne correspond — l’alerte peut être déclenchée par un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire — sélectionnez Continuer la création du profil.

 

Pour plus de détails sur la signification de chaque type d’insigne (actif, terminé, archivé et autres), consultez Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast.

 

Avertissement « [L’employé] a peut-être déjà un profil » pendant le flux de travail des nouvelles recrues

 

Haut de page

 

Étape 4 : Entrer les postes et payer

Cette étape permet de saisir les rôles professionnels et les taux de rémunération de l’employé.

 

  1. Sélectionnez l’heure ou le salaire en fonction de la façon dont cet employé est rémunéré. Les champs affichés changeront en fonction de cette sélection.
  2. Pour affecter plusieurs postes à cet employé afin qu’il puisse pointer, sélectionnez + Ajouter un poste.
  3. Vérifiez le code d’accès au TPV. L’identifiant d’employé saisi à l’étape 3 est défini par défaut et peut être modifié pour n’importe quel numéro qui n’est pas déjà attribué. Si le code d’accès au TPV est supprimé, l’employé ne pourra pas accéder à un appareil TPV Toast.
  4. Si la valeur EEO-1 est définie sur Oui dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres, sélectionnez la classification EEO-1 de l’employé. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Guide de production de rapports EEO-1.
  5. Attribuez le rôle de sécurité de l’employé dans Gestion de paie Toast. Les nouveaux employés héritent également des autorisations de point de vente de leur poste assigné. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Rôles de sécurité et autorisations d’accès.

 

Étape Postes et rémunération du flux de travail amélioré des nouveaux employés

 

Haut de page

 

Étape 5 : Configurer les avantages

Cette étape recueille des renseignements sur les politiques relatives aux prestations et aux congés.

 

  1. Clients de Gestion de paie Toast Pro : La couverture des avantages sociaux des employés est gérée par SimplyInsured. L’employé complétera sa propre inscription séparément. Dans cette étape, saisissez uniquement les données de la politique TAFW. Pour plus de détails sur le flux d’inscription SimplyInsured, consultez Gestion de paie Toast : Gérez les prestations avec SimplyInsured.
  2. Tous les autres clients : Saisissez les informations relatives aux prestations applicables dans les champs prévus à cet effet.

 

Étape « Avantages » du flux de travail amélioré des nouveaux employés

 

Haut de page

 

Étape 6 : Sélectionner les documents d’intégration

Cette étape détermine les documents que l’employé verra et sera invité à remplir pendant sa partie de l’intégration.

 

  1. Sélectionnez les documents que cet employé examinera. Remarque : Les employés embauchés sans adresse courriel ne pourront pas consulter ces documents ni effectuer leurs propres étapes d’intégration.
  2. Pour joindre des documents spécifiques à cet employé, sélectionnez + Téléverser des fichiers ou glissez-déposez des fichiers PDF dans la zone de téléversement.

 

Étape des documents du flux de travail amélioré pour les nouveaux employés

 

Haut de page

 

Étape 7 : Vérifier et ajouter à l’équipe

Il s’agit de la dernière étape du processus de recrutement des nouveaux employés.

 

  1. Vérifiez l’exactitude de toutes les informations saisies. Sélectionnez l’icône de crayon de modification à côté de n’importe quelle section pour apporter des corrections.
  2. Au bas de la page, prévisualisez les étapes d’intégration que l’employé sera invité à effectuer.
  3. Sélectionnez Ajouter à l’équipe pour compléter votre partie du processus d’embauche.

 

Examiner l’étape de l’amélioration du flux de travail des nouveaux employés

 

Résultat attendu : Le profil de l’employé est créé dans Gestion de paie Toast. Si une adresse courriel a été saisie, Toast envoie automatiquement à l’employé un courriel de « bienvenue » contenant les instructions pour définir un mot de passe et terminer sa partie de l’intégration. Si aucune adresse courriel n’a été saisie, une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant que l’employé doit être invité séparément avant de pouvoir créer un mot de passe et compléter ses démarches.

 

Haut de page

 

Étape 8 : Attribuer un code professionnel type (États sélectionnés)

Depuis mars 2024, les employés ayant un lieu de travail imposable (WTL) en Alaska, Indiana, Louisiane, Caroline du Sud, Washington ou Virginie-Occidentale ont besoin d’une affectation au Code professionnel standard (SOC) pour la collecte de données professionnelles et la déclaration des accidents du travail. Cette option n’apparaît pas dans le flux de travail des nouvelles recrues et doit être complétée séparément après avoir ajouté l’employé à votre équipe.

 

  1. Après avoir terminé l’étape 7 ci-dessus, suivez les instructions de Gestion de paie Toast : Utilisez les codes de la Classification type des professions (CTP) pour attribuer un code CTP à l’employé.

 

Que faire si je n’assigne pas de code SOC? Les employés ayant un WTL dans l’un de ces six États à qui aucun code n’est attribué utiliseront par défaut 35-9000 autres travailleurs liés à la préparation des aliments et au service.

 

Consultez les ressources des organismes d’État ci-dessous pour la recherche de codes professionnels :

 

Haut de page

 

Ce qui se passe après l’ajout de l’employé

Après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe, les opérations suivantes se produisent automatiquement :

  • L’employé reçoit un courriel de « bienvenue » à l’adresse saisie à l’étape 3. Ils utilisent ce courriel pour définir un mot de passe, créer un compte Toast et compléter leur partie de l’intégration à l’aide de Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé).
  • La paie peut être traitée immédiatement. Gestion de paie Toast permet de traiter la paie d’un nouvel employé même si son intégration est incomplète. L’employé peut terminer ses étapes plus tard sans affecter la paie.
  • Les identifiants de l’employé sont valables pour tous les produits Toast. Leur courriel et leur mot de passe donnent accès à Gestion de paie Toast (selon leur rôle de sécurité), à l’application MyToast et à d’autres produits Toast. Pour les employés qui ont également besoin de l’accès à Toast Web, consultez Inviter un employé à créer un compte Toast Web ci-dessous.

 

Si la mauvaise adresse courriel a été saisie : Accédez au profil de l’employé dans Gestion de paie Toast et sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour pour changer l’adresse courriel. Cela ne peut être fait qu’avant que l’employé n’agisse sur son courriel de « bienvenue ». Une fois que l’employé aura utilisé le courriel de bienvenue, vous devrez lui envoyer un courriel d’invitation. Consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues pour plus de détails.

 

Une fois que l’employé a terminé ses étapes d’intégration, dirigez-le vers Gestion de paie Toast : Ressources pour les employés pour obtenir des réponses à vos questions sur les talons de paie, les formulaires W-2 et l’utilisation de Gestion de paie Toast.

 

Haut de page

 

Suivi de l’employeur

Maintenant que l’employé est embauché dans le système de Gestion de paie Toast, vous pouvez suivre l’achèvement de son profil.

 

  1. Accédez à Équipe > Intégration.
  2. Les employés nouvellement embauchés apparaîtront ici avec une indication de l’avancement de leurs propres étapes d’intégration et de tout élément de suivi de la liste de vérification des ressources humaines.
  3. Les principaux détails qui concernent l’intégration sont les colonnes Étape actuelleet Progrès. Employés ayant entièrement complété chaque étape de leur propre intégration (décrite dans Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé)) aura une barre verte continue à gauche de l’employéet l’étape actuelle indiquera liste de vérification des ressources humaines au lieu de l’employé. Voici votre indice pour commencer la série d’étapes de la liste de vérification des RH.

    Un employé avec l’étape actuelle de la « liste de vérification RH » et une barre de progression complètement verte pour les étapes « Employé »

    1. Si un employé doit encore effectuer ses propres étapes d’intégration, sa barre de progression ne sera pas complètement remplie et l’étape actuelle indiquera Employé à la place. Assurez-vous qu’ils suivent les instructions de la Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé)pour remplir son profil, y compris ajouter un numéro de sécurité sociale et remplir tout formulaire W-4 applicable ainsi que les renseignements de dépôt direct.

      Une nouvelle recrue qui n’a pas encore complété toutes les étapes d’intégration de son employé (sa barre de traitement n’est pas complètement remplie) 

  4. Pour compléter les étapes de la liste de vérification RH et les effacer de ce tableau de bord, sélectionnez Liste de vérification RH. Cela vous amènera très probablement à l’écran de vérification I-9. Selon l'USCIS, les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I-9 d'un employé dans les trois jours ouvrables suivant leur premier jour de travail. En bref, l’article 2 consiste à vérifier le ou les documents qu’un employé vous a présentés pour vérification d’identité et autorisation d’emploi. Après avoir rempli les informations requises, cochez la case attestation et approuvez au bas de la page lorsque cela est complété.
  5. Vous atterrirez probablement sur la page Formulaires fiscaux. Cela vous permet d’examiner les paramètres choisis par un employé pour chacun des formulaires fiscaux dont il était responsable, principalement les formulaires W-4. Vous n’avez aucune action à entreprendre sur cette page si vous ne le souhaitez pas. Vous pouvez simplement cocher la case attestation et Terminer si vous le souhaitez.
  6. À ce stade, la partie de la liste de vérification des RH est terminée et l’employé est pleinement actif dans Gestion de paie Toast.

 

Si vous ne souhaitez pas effectuer ces étapes, mais souhaitez tout de même retirer une personne de ce tableau de bord, vous pouvez sélectionner le crayon de modification. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Marquer cette nouvelle recrue comme terminée et sélectionnez Confirmer. Ce n’est pas recommandé par Gestion de paie Toast, mais cela reste une option que vous pouvez prendre.

 

Haut de page

 

Inviter un employé à créer un compte Toast Web

Une fois que l’employeur et l’employé auront terminé le processus de nouvelle embauche, l’employé aura :

  • Un profil et un compte Gestion de paie Toast — l’accès à Gestion de paie Toast en fonction de son rôle en matière de sécurité.
  • Un profil Web Toast avec un code d’accès au TPV — l’accès aux appareils TPV Toast selon les autorisations de leur poste.

 

L’employé n’aura pas automatiquement de compte Toast Web. Un compte Toast Web est nécessaire pour accéder à Toast Web afin d’effectuer des tâches telles que la mise à jour des menus et des prix, la création de rapports et la gestion des cartes de fidélité et des cartes-cadeaux. Il est facultatif d’inviter un employé à créer un compte Toast Web. La plupart des restaurants ne le font que pour les employés qui ont besoin d’y accéder pour gérer les paramètres de Toast Web.

 

Important : Lorsque vous invitez un employé à Toast Web, il ne pourra pas utiliser son code d’accès au TPV tant qu’il n’aura pas accepté l’invitation par courriel et défini son mot de passe. Cela prend généralement environ une minute à compléter.

 

Pour inviter un employé à créer un compte Toast Web, consultez la section Créer un compte Toast Web de Connectez-vous à Toast : Créer un compte.

 

Profil vs compte : Un profil est l’endroit où les renseignements d’une personne sont stockés. Un compte est la combinaison de courriel et de mot de passe qui donne accès à une plateforme Toast. Un employé peut avoir un profil sans compte Toast Web.

 

Haut de page

 

Foire aux questions

L’employé n’a pas reçu son courriel d’intégration. Que dois-je faire?

Après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe, Toast envoie automatiquement un courriel de bienvenue à l’adresse saisie à l’étape 3. Si l’employé ne la trouve pas :

  1. Demandez-leur de vérifier leur dossier de courriels indésirables ou de pourriels.
  2. Si l’adresse courriel a été mal saisie et que l’employé n’a pas encore donné suite au courriel de bienvenue original, accédez à son profil, sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour et corrigez l’adresse.
  3. Si l’employé a déjà utilisé le courriel de bienvenue ou s’il doit le renvoyer, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues.

Remarque : Le courriel de « bienvenue » envoyé lors de l’intégration ne peut pas être renvoyé. Un courriel d’invitation distinct peut être envoyé à partir de la page de l’équipe. Consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues pour tous les détails.

 

Puis-je ignorer le NAS/SSN lors de l’intégration?

Oui, vous pouvez contourner le champ NAS/SSN si Exiger un NAS/SSN n’est pas défini sur Oui dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres. Cependant, Toast recommande fortement de collecter des NAS/SSN pour tous les employés. Les employés embauchés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des données d’embauche non déclarées et des avis d’imposition assortis de pénalités, d’intérêts ou de frais. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Politique d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

 

Que signifie l’écran « a peut-être déjà un profil »?

Cet écran apparaît lorsque Gestion de paie Toast détecte un profil existant avec un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire. Examinez les profils suggérés : s’ils correspondent à la personne que vous embauchez, sélectionnez-les pour consolider les dossiers et éviter les doublons. Si aucun ne correspond, sélectionnez Continuer la création du profil. Pour plus de détails sur les types d’insignes et leur signification, consultez Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast.

 

L’employé n’a pas d’adresse courriel. Puis-je encore les ajouter?

Oui. Consultez Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel pour savoir comment effectuer les étapes d’intégration de l’employé en son nom, y compris soumettre un formulaire papier I-9 et remplir son formulaire W-4.

 

Le champ NAS/SSN affiche « Ce NAS/SSN est déjà utilisé ». Que dois-je faire?

Sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer et quitter pour fermer le flux de travail sans enregistrer. Suivre Gestion de paie Toast : Résolvez les numéros d’assurance sociale (NAS) en double afin d’identifier le profil en double et de prendre des mesures avant de relancer le flux de travail des nouveaux employés.

 

Haut de page

 

Articles connexes

 

Haut de page

 

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.