Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (Guide de l’employeur)

Dernière mise à jour : 18 mai 2026, 15 h 34

Ajouter une nouvelle recrue à Gestion de paie Toast à l’aide du flux de travail des nouvelles recrues de l’employeur. Déclenche le courriel d’intégration de l’employé et crée son profil.

Dans cet article :

 

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

 

Autorisations nécessaires : Rôles de gestionnaire et de sécurité RH+

 

Ce que vous accomplirez : Ajoutez un nouvel employé à Gestion de paie Toast et déclenchez le courriel d’intégration de l’employé afin qu’il puisse terminer sa partie du processus.

 

Passez en revue ces points avant de commencer :

  • Vous pouvez compléter le flux de travail des nouveaux employés sur un appareil mobile.
  • Vous devez effectuer toutes les étapes du processus d’embauche de l’employeur en une seule session. Le flux de travail ne peut pas être interrompu, ce qui évite les profils incomplets et en double.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs postes au profil d’un employé lors de l’intégration.
  • Les champs NAS/SSN et adresse courriel peuvent être contournés lors de l’intégration, mais cela ne doit être fait qu’en cas d’absolue nécessité. Ignorer ces champs limite considérablement ce que l’employé peut faire dans Gestion de paie Toast :
    • Les employés ajoutés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, effectuer leurs propres étapes d’embauche, ajouter un compte de dépôt direct, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter les talons de paie ou accéder aux documents de fin d’année tels que le formulaire W-2 ou le formulaire 1095-C.
    • Les employés ajoutés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration des nouveaux employés et des avis d’imposition assortis de pénalités, d’intérêts ou de frais.

 

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Configurer les paramètres SSN et EEO-1

Gestion de paie Toast vous permet de personnaliser deux fonctionnalités de l’expérience nouvel employé : exiger un numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) et exiger une classification EEO-1. Ces paramètres s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise et à tous les employés embauchés après leur enregistrement.

 

Pour configurer ces paramètres :

  1. Dans Gestion de paie Toast, allez dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres.
  2. Sélectionnez les options que vous préférez pour Exiger un NAS/SSN pour l’intégration des employés et pour les rapports EEO-1.
  3. Sélectionnez Enregistrer au bas de la page.

 

Dans Nouvelle embauche sous Paramètres Rapports EEO-1 Oui est sélectionné, Exiger le SNN pour l’intégration des employés Oui est sélectionné

 

Remarques importantes :

  • La classification EEO-1 est principalement requise pour les employeurs californiens et les autres employeurs soumis aux exigences de déclaration EEO-1. Pour plus de détails sur l’utilisation de ces informations dans Gestion de paie Toast, consultez Gestion de paie Toast : Guide de production de rapports EEO-1.
  • Toast recommande vivement de garder la valeur Oui pour Exiger le NAS/SSN pour l’intégration des employés. Un NAS/SSN manquant ou inexact peut entraîner des déclarations fiscales inexactes, des rejets de la part des agences fiscales ou des sanctions financières. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

 

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Étapes du flux de travail des nouveaux embauchés

Les employeurs apprendront comment embaucher un nouvel employé dans Gestion de paie Toast.

 

Étape 1 : Connectez-vous et démarrez le processus d’embauche

  1. Allez sur payroll.toasttab.com et connectez-vous. Besoin d’aide pour vous connecter? Consultez Gestion de paie Toast : Connectez-vous.
  2. Sélectionnez Équipe dans le menu de navigation.
  3. Sélectionnez + Ajouter un membre de l’équipe dans le coin supérieur droit.

 

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Étape 2 : Entrez les informations de base

La première étape du flux de travail demande des informations de base et des détails sur l’emploi.

 

  1. Entrez l’adresse courriel de l’employé. Ce champ n’est pas obligatoire, mais les employés inscrits sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter les talons de paie ou accéder aux documents fiscaux de fin d’année. Si l’employé n’a pas d’adresse courriel, consultez Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel pour les étapes à suivre afin de compléter leur partie de l’intégration en leur nom.
  2. Entrez un numéro d’identification d’employé. Il doit s’agir d’un nombre de 4 à 8 chiffres. Vous pouvez le modifier après l’intégration en accédant à Emploi > Poste.
  3. Entrez le numéro de sécurité sociale (NAS) de l’employé. L’obligation de remplir ce champ dépend du paramètre Exiger le NAS/SSN dans les Paramètres>Paramètres Nouvelle embauche>Paramètres.
    • Les employés embauchés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration des nouveaux employés et des avis d’imposition assortis de pénalités, d’intérêts ou de frais.
    • Les nouveaux employés assignés à la classification Entrepreneur (1099) ne verront pas le champ NAS/SSN.
    • Si le message Ce NAS/SSN est déjà utilisé par un autre employé apparaît, sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer et quitter pour fermer le flux de travail. Suivre Gestion de paie Toast : Résolvez les numéros d’assurance sociale (NAS) en double pour localiser le doublon et corriger l’erreur avant de relancer le flux de travail des nouveaux employés.

 

Étape des informations de base de l’amélioration du flux de travail des nouveaux employés

 

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Étape 3 : Examiner la détection des profils en double

Après avoir saisi les informations de base, Gestion de paie Toast peut afficher un écran indiquant que cette personne a peut-être déjà un profil.

 

  1. Si cet écran apparaît, consultez les profils suggérés.
    • Si un profil suggéré correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez ce profil pour consolider les dossiers et éviter de créer des doublons.
    • Si aucun profil suggéré ne correspond — l’alerte peut être déclenchée par un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire — sélectionnez Continuer la création du profil.

 

Pour plus de détails sur la signification de chaque type d’insigne (actif, terminé, archivé et autres), consultez Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast.

 

Avertissement « [L’employé] a peut-être déjà un profil » pendant le flux de travail des nouveaux employés

 

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Étape 4 : Entrer les postes et payer

Cette étape permet de saisir les rôles professionnels et les taux de rémunération des employés.

 

  1. Sélectionnez l’heure ou le salaire en fonction de la manière dont cet employé est rémunéré. Les champs affichés changeront en fonction de cette sélection.
  2. Pour affecter plusieurs postes à cet employé, sélectionnez + Ajouter un poste.
  3. Vérifiez le code d’accès au TPV. L’identifiant d’employé saisi à l’étape 3 est défini par défaut et peut être modifié en tout numéro qui n’est pas déjà attribué. Si le code d’accès au TPV est supprimé, l’employé ne pourra pas accéder à un appareil TPV Toast.
  4. Si la déclaration EEO-1 est définie sur Oui dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres, sélectionnez la classification EEO-1 de l’employé. Pour plus de détails, consultez Gestion de la paie de Toast : Guide de production de rapports EEO-1.
  5. Attribuez le rôle de sécurité de l’employé dans Gestion de paie Toast. Les nouveaux employés héritent également des autorisations de point de vente de leur poste assigné. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Rôles de sécurité et autorisations d’accès.

 

Étape « Postes et rémunération » du flux de travail amélioré des nouveaux employés

 

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Étape 5 : Configurer les avantages

Cette étape recueille des informations sur les politiques relatives aux prestations et aux congés du travail.

 

  1. Clients de Gestion de paie Toast Pro : La couverture des avantages sociaux des employés est gérée par SimplyInsured. L’employé complétera sa propre inscription séparément. À cette étape, saisissez uniquement les données de la politique TAFW. Pour plus de détails sur le processus d’inscription à SimplyInsured, consultez Gestion de paie Toast : Gérez les avantages sociaux avec SimplyInsured.
  2. Tous les autres clients : Saisissez les informations relatives aux prestations applicables dans les champs prévus à cet effet.

 

Étape « Avantages » de l’amélioration du flux de travail des nouveaux employés

 

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Étape 6 : Sélectionner les documents d’intégration

Cette étape détermine les documents que l’employé verra et sera invité à remplir pendant sa partie de l’intégration.

 

  1. Sélectionnez les documents que cet employé examinera.

    Remarque : Les employés embauchés sans adresse courriel ne pourront pas consulter ces documents ni effectuer leurs propres étapes d’intégration.

  2. Pour joindre des documents spécifiques à cet employé, sélectionnez + Téléverser des fichiers ou glissez-déposez des fichiers PDF dans la zone de téléversement.

 

Documente l’étape de l’amélioration du flux de travail des nouveaux employés

 

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Étape 7 : Réviser et ajouter à l’équipe

Il s’agit de la dernière étape du processus de recrutement des nouveaux employés.

 

  1. Vérifiez l’exactitude de toutes les informations saisies. Sélectionnez l’icône de crayon de modification à côté de n’importe quelle section pour apporter des corrections.
  2. Au bas de la page, prévisualisez les étapes d’intégration que l’employé sera invité à effectuer.
  3. Sélectionnez Ajouter à l’équipe pour compléter votre partie du processus d’embauche.

 

Examiner l’étape de l’amélioration du flux de travail des nouveaux employés

 

Résultat attendu : Le profil de l’employé est créé dans Gestion de paie Toast. Si une adresse courriel a été saisie, Toast envoie automatiquement à l’employé un courriel de « bienvenue » contenant les instructions pour définir un mot de passe et compléter sa partie de l’intégration. Si aucune adresse courriel n’a été saisie, une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant que l’employé doit être invité séparément avant de pouvoir créer un mot de passe et compléter ses démarches.

 

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Étape 8 : Attribuer un code professionnel type (États sélectionnés)

Depuis mars 2024, les employés ayant un lieu de travail imposable (WTL) en Alaska, Indiana, Louisiane, Caroline du Sud, Washington ou Virginie-Occidentale ont besoin d’une affectation au Code professionnel standard (SOC) pour la collecte de données professionnelles et la déclaration des accidents du travail. Cette option n’apparaît pas dans le flux de travail des nouveaux employés et doit être complétée séparément après avoir ajouté l’employé à votre équipe.

 

  1. Après avoir terminé l’étape 8, suivez les instructions de Gestion de paie Toast : Utilisez les codes de la Classification type des professions (CTP) pour attribuer un code CTP à l’employé.

 

Que faire si je n’assigne pas de code SOC? Les employés ayant un WTL dans l’un de ces six États à qui un code n’est pas attribué utiliseront par défaut 35-9000 Autres travailleurs liés à la préparation des aliments et au service.

 

Consultez les ressources des organismes d’État ci-dessous pour la recherche de codes professionnels :

 

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Ce qui se passe après l’ajout de l’employé

Après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe, les opérations suivantes se produisent automatiquement :

  • L’employé reçoit un courriel de « bienvenue » à l’adresse saisie à l’étape 3. Ils utilisent ce courriel pour définir un mot de passe, créer un compte Toast et compléter leur partie de l’intégration à l’aide de Gestion de la paie de Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé).
  • La paie peut être traitée immédiatement. Gestion de paie Toast permet de traiter la paie d’un nouvel employé même si son intégration est incomplète. L’employé peut terminer ses étapes plus tard sans affecter la paie.
  • Les identifiants de l’employé fonctionnent dans tous les produits Toast. Leur courriel et leur mot de passe donnent accès à Gestion de paie Toast (en fonction de leur rôle de sécurité), à l’application MyToast et à d’autres produits Toast. Pour les employés qui ont également besoin d’accéder à Toast Web, consultez Inviter un employé à créer un compte Toast Web ci-dessous.

 

Si la mauvaise adresse courriel a été saisie : Accédez au profil de l’employé dans Gestion de paie Toast et sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour pour modifier l’adresse courriel. Cela ne peut être fait qu’avant que l’employé n’agisse sur son courriel de « bienvenue ». Une fois que l’employé aura utilisé le courriel de bienvenue, vous devrez lui envoyer un courriel d’invitation. Consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouveaux employés pour plus de détails.

 

Une fois que l’employé a terminé les étapes d’intégration, dirigez-le vers Gestion de paie Toast : Ressources pour les employés pour les réponses aux questions sur les talons de paie, les formulaires W-2 et l’utilisation de Gestion de paie Toast.

 

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Inviter un employé à créer un compte Toast Web

Après que l’employeur et l’employé auront terminé le processus de nouvelle embauche, l’employé devra :

  • Un profil et un compte Gestion de paie Toast — l’accès à Gestion de paie Toast en fonction de son rôle en matière de sécurité.
  • Un profil Toast Web avec un code d’accès au TPV — l’accès aux appareils TPV Toast selon les autorisations de leur poste.

 

L’employé n’aura pas automatiquement de compte Toast Web. Un compte Toast Web est nécessaire pour accéder à Toast Web pour des tâches telles que la mise à jour du menu et des prix, les rapports, ainsi que la gestion des cartes de fidélité et des cartes-cadeaux. Inviter un employé à créer un compte Toast Web est facultatif — la plupart des restaurants ne le font que pour les employés qui ont besoin d’y accéder pour gérer les paramètres Toast Web.

 

Important : Lorsque vous invitez un employé à Toast Web, il ne pourra pas utiliser son code d’accès au TPV tant qu’il n’aura pas accepté l’invitation par courriel et défini son mot de passe. Cela prend généralement environ une minute à compléter.

 

Pour inviter un employé à créer un compte Toast Web, consultez la section Créer un compte Toast Web de Connectez-vous à Toast : Créer un compte.

 

Profil vs compte : Un profil est l’endroit où les informations d’une personne sont stockées. Un compte est la combinaison de courriel et de mot de passe qui donne accès à une plateforme Toast. Un employé peut avoir un profil sans compte Toast Web.

 

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Foire aux questions

L’employé n’a pas reçu son courriel d’intégration. Que dois-je faire?

Après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe, Toast envoie automatiquement un courriel de bienvenue à l’adresse saisie à l’étape 3. Si l’employé ne la trouve pas :

  1. Demandez-leur de vérifier leur dossier de pourriel ou courrier indésirable.
  2. Si l’adresse courriel a été mal saisie et que l’employé n’a pas encore donné suite au courriel de bienvenue original, accédez à son profil, sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour et corrigez l’adresse.
  3. Si l’employé a déjà utilisé le courriel de bienvenue ou s’il doit le renvoyer, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouveaux employés.

Remarque : Le courriel de « bienvenue » envoyé lors de l’intégration ne peut pas être renvoyé. Un courriel d’invitation distinct peut être envoyé à partir de la page de l’équipe. Consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouveaux employés pour tous les détails.

 

Puis-je ignorer le NAS/SSN lors de l’intégration?

Oui, vous pouvez contourner le champ NAS/SSN si Exiger le NAS/SSN n’est pas défini sur Oui dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres. Cependant, Toast recommande vivement de collecter le NAS/SSN pour tous les employés. Les employés embauchés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des données non déclarées sur les nouvelles embauches et des avis d’imposition assortis de pénalités, d’intérêts ou de frais. Pour plus de détails, consultez Gestion de la paie de Toast : Politique d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

 

Que signifie l’écran « a peut-être déjà un profil »?

Cet écran apparaît lorsque Gestion de paie Toast détecte un profil existant avec un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire. Examinez les profils suggérés : si l’un correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez-le pour consolider les dossiers et éviter les doublons. Si aucun ne correspond, sélectionnez Continuer la création du profil. Pour plus de détails sur les types d’insignes et leur signification, consultez Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast.

 

L’employé n’a pas d’adresse courriel. Puis-je tout de même les ajouter?

Oui. Consultez Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel pour savoir comment effectuer les étapes d’intégration de l’employé en son nom, y compris soumettre un formulaire papier I-9 et remplir son formulaire W-4.

 

Le champ NAS/SSN affiche « Ce NAS/SSN est déjà utilisé. » Que dois-je faire?

Sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer et quitter pour fermer le flux de travail sans enregistrer. Suivre Gestion de paie Toast : Résolvez les numéros d’assurance sociale (NAS) en double afin d’identifier le profil en double et de prendre des mesures avant de relancer le flux de travail des nouveaux employés.

 

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