Toast Payroll : Nouveaux employés (Guide de l'employeur)

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Configurer les paramètres SSN et EEO-1
• Étapes du flux de travail pour les nouveaux employés
  • Étape 1 : Se connecter et démarrer le flux de travail pour les nouveaux employés
  • Étape 2 : Saisir les renseignements de base
  • Étape 3 : Examiner la détection de profils en double
  • Étape 4 : Saisir les emplois et la rémunération
  • Étape 5 : Configurer les avantages sociaux
  • Étape 6 : Sélectionner les documents d'intégration
  • Étape 7 : Réviser et ajouter à l'équipe
  • Étape 8 : Attribuer un code de classification professionnelle standard (États sélectionnés)
• Ce qui se passe après avoir ajouté l'employé
• Suivi de l'employeur
• Inviter un employé à créer un compte Web Toast
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Autorisations requises :Gestionnaire etRH+ rôles de sécurité

Ce que vous accomplirez : Ajoutez une nouvelle recrue à Toast Payroll et déclenchez le courriel d'intégration de l'employé afin qu'il puisse remplir sa partie du processus.

Passez en revue ces points avant de commencer :

• Vous pouvez effectuer le flux de travail de nouvelle recrue sur un appareil mobile.
• Vous devez effectuer toutes les étapes du flux de travail de nouvelle recrue de l'employeur en une seule session. Le flux de travail ne peut pas être mis en pause; cela évite les profils incomplets et en double.
• Vous pouvez ajouter plusieurs emplois au profil d'un employé pendant l'intégration.
• Les champs du NAS et de l'adresse courriel peuvent être ignorés pendant l'intégration, mais cela ne devrait être fait qu'en cas de nécessité absolue. L'omission de ces champs limite considérablement ce que l'employé peut faire dans Toast Payroll :
  • Les employés ajoutés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir leurs propres étapes de nouvel employé, ajouter un compte de dépôt direct, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter leurs talons de paie ou accéder aux documents de fin d'année tels que le formulaire W-2 ou le formulaire 1095-C.
  • L'ajout d'employés sans NAS peut entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration de nouvel employé et des avis fiscaux assortis de pénalités, d'intérêts ou de frais.

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Configurer les paramètres du NAS et de l'EEO-1

Toast Payroll vous permet de personnaliser deux fonctionnalités de l'expérience de nouvel employé : l'exigence d'un numéro de sécurité sociale (NAS) et l'exigence d'une classification EEO-1. Ces paramètres s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et à tous les employés embauchés après l'enregistrement des paramètres.

Pour configurer ces paramètres :

1. Connectez-vous à payroll.toasttab.com et accédez à Paramètres>Nouvel employé>Paramètres.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez vos options préférées pour Exiger le NAS pour l'intégration des employés et Déclaration EEO-1.
3. Sélectionnez Enregistrer au bas de la page.

Notes importantes :

• La classification EEO-1 est principalement requise pour les employeurs de Californie et les autres entités assujetties aux exigences de déclaration EEO-1. Pour plus de détails sur la façon dont ces informations sont utilisées dans Toast Payroll, consultez Toast Payroll : Guide de déclaration EEO-1.
• Toast recommande fortement de maintenir Exiger le NAS pour l'intégration des employés réglé sur Oui. Des NAS manquants ou inexacts peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des rejets par les agences fiscales ou des pénalités financières. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Politique sur les renseignements relatifs au numéro de sécurité sociale (NSS).

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Étapes du flux de travail pour les nouvelles embauches

Les employeurs apprendront comment embaucher un nouvel employé dans Toast Payroll.

Étape 1 : Se connecter et démarrer le flux de travail pour les nouvelles embauches

1. Allez à payroll.toasttab.com et connectez-vous. Besoin d'aide pour vous connecter ? Consultez Toast Payroll : Se connecter.
2. Sélectionnez Équipe dans le menu de navigation.
   1. Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll à partir de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
3. Sélectionnez + Ajouter un membre de l'équipe dans le coin supérieur droit.

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Étape 2 : Saisir les renseignements de base

La première étape du flux de travail demande les renseignements de base et les détails de l'emploi.

1. Si un employé a un nom de famille composé (p. ex. Catherine Zeta-Jones), assurez-vous d'utiliser le trait d'union et de ne pas inclure d'espaces dans le champ Nom de famille. L'omission du trait d'union ou l'ajout d'espaces dans ce champ peut empêcher le nom complet de l'employé d'apparaître sur les talons de paie ou sur son formulaire W-2.
2. Saisissez l'adresse courriel de l'employé. Ce champ n'est pas obligatoire, mais les employés intégrés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter leurs talons de paie ou accéder aux documents fiscaux de fin d'année. Si l'employé n'a pas d'adresse courriel, consultez Toast Payroll : Employés sans adresse courriel pour connaître les étapes à suivre afin de remplir leur partie de l'intégration en leur nom.
3. Saisissez un numéro d'employé. Il doit s'agir d'un numéro de 4 à 8 chiffres. Vous pouvez le modifier après l'intégration en ouvrant le profil de l'employé et en accédant à Emploi > Poste.
4. Saisissez le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé. Le fait que ce champ soit obligatoire dépend du paramètre Exiger le NAS pour l'intégration des employés dans Toast Payroll (situé sous Paramètres>Nouvelle embauche>Paramètres).
   • Les employés embauchés sans NAS peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration de nouvelle embauche et des avis fiscaux assortis de pénalités, d'intérêts ou de frais.
   • Les nouvelles embauches classées comme Entrepreneur (1099) ne verront pas le champ NAS.
   • Si le message Ce numéro de sécurité sociale est déjà utilisé par un autre employé s'affiche, sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Ignorer et quitter pour fermer le flux de travail. Suivez Toast Payroll : Résoudre les numéros de sécurité sociale (NSS) en double pour trouver le doublon et résoudre l'erreur avant de redémarrer le flux de travail de nouvelle embauche.

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Étape 3 : Examiner la détection de profil en double

Après avoir saisi les informations de base, Toast Payroll peut afficher un écran indiquant que cette personne pourrait déjà avoir un profil.

1. Si cet écran s'affiche, examinez les profils suggérés.
   • Si un profil suggéré correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez ce profil pour regrouper les dossiers et éviter de créer un doublon.
   • Si aucun profil suggéré ne correspond — l'alerte peut être déclenchée par un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire — sélectionnez Continuer la création d'un nouveau profil.

Pour obtenir des détails sur la signification de chaque type de badge (Actif, Licencié, Archivé, et autres), consultez Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast.

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Étape 4 : Saisir les emplois et la rémunération

Cette étape saisit les rôles professionnels et les taux de rémunération de l'employé.

1. Sélectionnez Horaire ou Salarié selon la façon dont cet employé est rémunéré. Les champs affichés changeront en fonction de cette sélection.
2. Pour attribuer plusieurs emplois à cet employé pour pointer, sélectionnez + Ajouter un emploi.
3. Vérifiez le code d'accès au point de vente. Cette valeur correspond par défaut à l'identifiant de l'employé saisi à l'étape 3 et peut être remplacée par tout numéro non encore attribué. Si le code d'accès au point de vente est supprimé, l'employé ne pourra pas accéder à un terminal de point de vente Toast.
4. Sélectionnez la classification EEO-1 de l'employé. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Guide de déclaration EEO-1.
5. Attribuez le rôle de sécurité de l'employé dans Toast Payroll. Les nouvelles recrues héritent également des autorisations de point de vente de leur poste assigné. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Rôles de sécurité et Référence des autorisations d'accès.

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Étape 5 : Configurer les avantages sociaux

Cette étape saisit les informations sur les avantages sociaux et la politique de congés (TAFW).

1. Clients de Toast Payroll Pro : La couverture des avantages sociaux des employés est gérée par l'entremise de SimplyInsured. L'employé effectuera lui-même son inscription séparément. À cette étape, saisissez uniquement les données de la police TAFW. Pour obtenir des détails sur le processus d'inscription de SimplyInsured, consultez Toast Payroll : Gérer les avantages sociaux avec SimplyInsured.
2. Tous les autres clients : Saisissez les renseignements sur les avantages sociaux applicables dans les champs prévus à cet effet.

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Étape 6 : Sélectionner les documents d'intégration

Cette étape détermine les documents que l'employé verra et devra remplir durant sa partie du processus d'intégration.

1. Sélectionnez les documents que cet employé devra examiner. Remarque : Les employés embauchés sans adresse courriel ne pourront pas consulter ces documents ni effectuer leurs propres étapes d'intégration.
2. Pour joindre des documents propres à cet employé, sélectionnez + Téléverser des fichiers ou glissez-déposez des fichiers PDF dans la zone de téléversement.

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Étape 7 : Réviser et ajouter à l'équipe

Il s'agit de la dernière étape du flux de travail de l'employeur pour les nouvelles embauches.

1. Vérifiez l'exactitude de toutes les informations saisies. Sélectionnez l'icône de crayon à côté de n'importe quelle section pour apporter des corrections.
2. Au bas de la page, prévisualisez les étapes d'intégration que l'employé devra effectuer.
3. Sélectionnez Ajouter à l'équipe pour terminer votre partie du processus d'embauche.

Résultat attendu : Le profil de l'employé est créé dans Toast Payroll. Si une adresse courriel a été saisie, Toast envoie automatiquement à l'employé un courriel de « bienvenue » contenant des instructions pour définir un mot de passe et terminer sa partie de l'intégration. Si aucune adresse courriel n'a été saisie, une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant que l'employé doit être invité séparément avant de pouvoir créer un mot de passe et terminer ses étapes.

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Étape 8 : Attribuer un code de classification professionnelle standard (États sélectionnés)

Depuis mars 2024, les employés ayant un lieu de travail fiscal (WTL) en Alaska, en Indiana, en Louisiane, en Caroline du Sud, dans l'État de Washington ou en Virginie-Occidentale doivent se voir attribuer un code de classification professionnelle standard (SOC) pour la collecte de données professionnelles et la déclaration d'indemnisation des accidents du travail. Cette option n'apparaît pas pendant le processus d'embauche et doit être effectuée séparément après avoir ajouté l'employé à votre équipe.

Après avoir terminé l'étape 7 ci-dessus, suivez les instructions dans Toast Payroll : Utilisez les codes de classification professionnelle standard (SOC) pour attribuer un code SOC à l'employé. Si vous n'attribuez pas de code SOC, les employés ayant un WTL dans l'un de ces six États auxquels aucun code n'est attribué seront automatiquement classés sous 35-9000 Autres travailleurs liés à la préparation et au service des aliments.

Consultez les ressources des organismes d'État ci-dessous pour rechercher les codes professionnels :

• Codes SOC de l'Alaska
• Codes SOC de l'Indiana
• Codes SOC de la Louisiane
• Codes SOC de la Caroline du Sud
• Codes SOC de Washington
• Codes SOC de la Virginie-Occidentale

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Que se passe-t-il après avoir ajouté l'employé

Après avoir sélectionné Ajouter à l'équipe, ce qui suit se produit automatiquement :

• L'employé reçoit un courriel de « bienvenue » à l'adresse saisie à l'étape 3. Il utilise ce courriel pour définir un mot de passe, créer un compte Toast et terminer sa partie de l'intégration à l'aide de Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé).
• La paie peut être traitée immédiatement. Toast Payroll permet de traiter la paie d'une nouvelle recrue même si son intégration est incomplète. L'employé peut terminer ses étapes plus tard sans nuire à la paie.
• Les identifiants de l'employé fonctionnent dans tous les produits Toast. Son adresse courriel et son mot de passe lui donnent accès à Toast Payroll (selon son rôle de sécurité), à l'application MyToast et aux autres produits Toast. Pour les employés qui ont également besoin d'un accès à Toast Web, consultez Inviter un employé à créer un compte Toast Web ci-dessous.

Si une mauvaise adresse courriel a été saisie : Accédez au profil de l'employé dans Toast Payroll et sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour pour modifier l'adresse courriel. Cela ne peut être fait qu'avant que l'employé n'utilise son courriel de « bienvenue ». Une fois que l'employé a utilisé le courriel de bienvenue, vous devrez plutôt envoyer un courriel d'invitation. Consultez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration pour une nouvelle recrue pour plus de détails. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Navigate Toast Payroll Within Toast Web.

Une fois que l'employé a terminé ses étapes d'intégration, dirigez-le vers Toast Payroll : Ressources pour les employés pour obtenir des réponses aux questions sur les talons de paie, les formulaires W-2 et l'utilisation de Toast Payroll.

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Suivi de l'employeur

Maintenant que l'employé est embauché dans le système Toast Payroll, vous pouvez effectuer un suivi de l'achèvement de son profil.

1. Accédez à Team > Onboarding.
   1. Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll à partir de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Les employés nouvellement embauchés apparaîtront ici avec une indication de leur progression dans leurs propres étapes d'intégration et de tout élément de suivi de la liste de vérification RH.
3. Les principaux détails ici concernant l'intégration sont les colonnes Current step et Progress. Les employés qui ont entièrement terminé chaque étape de leur propre intégration (décrite dans Toast Payroll : Guide de l'employé)) auront une barre verte pleine à gauche de Employee et l'étape Current step indiquera HR Checklist au lieu de Employee. C'est le signal pour commencer les étapes de la liste de vérification RH.
   
   
   
   
   1. Si un employé doit encore terminer ses propres étapes d'intégration, sa barre de progression ne sera pas entièrement remplie et son étape actuelle indiquera plutôt Employee. Assurez-vous qu'il suit les instructions dans Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé) pour remplir son profil, notamment en ajoutant un numéro de sécurité sociale et en remplissant tout formulaire W-4 applicable ainsi que les informations de dépôt direct.
      
       
      
      
4. Afin de terminer les étapes de la liste de vérification RH et de les supprimer de ce tableau de bord, sélectionnez HR Checklist. Cela vous mènera très probablement à l'écran de vérification I-9. Selon l'USCIS, les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I-9 d'un employé dans les three business days suivant son premier jour de travail. En bref, la section 2 consiste à vérifier le ou les documents qu'un employé vous a présentés pour la vérification de son identité et son autorisation d'emploi. Une fois les renseignements requis remplis, cochez la case d'attestation et cliquez sur Approuver au bas de la page une fois terminé.
5. Vous arriverez maintenant très probablement sur la page des formulaires fiscaux. Cela vous permet de revoir les paramètres qu'un employé a choisis pour chacun des formulaires fiscaux dont il était responsable, principalement les formulaires W-4. Vous n'avez aucune mesure à prendre sur cette page si vous ne le souhaitez pas; vous pouvez simplement cocher la case d'attestation et sélectionner Terminer si vous le souhaitez.
6. À ce stade, la partie Liste de vérification RH est terminée et l'employé est entièrement actif dans Toast Payroll.

Si vous ne souhaitez pas effectuer ces étapes, mais que vous voulez tout de même retirer une personne de ce tableau de bord, vous pouvez sélectionner le crayon de modification. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Marquer cette nouvelle embauche comme terminée et sélectionnez Confirmer. Ceci n'est pas recommandé par Toast Payroll, mais cela demeure une option que vous pouvez choisir.

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Inviter un employé à créer un compte Toast Web

Une fois que l'employeur et l'employé ont terminé le processus d'embauche, l'employé disposera de :

• Un profil et un compte Toast Payroll — accès à Toast Payroll selon son rôle de sécurité.
• Un profil Toast Web avec un code d'accès au PDV — accès aux appareils de PDV Toast selon les autorisations de son poste.

L'employé n'aura pas automatiquement de compte Toast Web. Un compte Toast Web est nécessaire pour accéder à Toast Web pour des tâches telles que les mises à jour des menus et des prix, les rapports, ainsi que la gestion des cartes-cadeaux et de fidélité. Inviter un employé à créer un compte Toast Web est facultatif — la plupart des restaurants ne le font que pour les employés qui ont besoin d'accéder à la gestion des paramètres de Toast Web.

Important : Lorsque vous invitez un employé sur Toast Web, il ne pourra pas utiliser son code d'accès au PDV tant qu'il n'aura pas accepté l'invitation par courriel et défini son mot de passe. Cela prend généralement environ une minute à effectuer.

Pour inviter un employé à créer un compte Toast Web, consultez la section Créer un compte Toast Web de Connexion à Toast : Créer un compte.

Profil vs compte : Un profil est l'endroit où les renseignements d'une personne sont stockés. Un compte est la combinaison d'une adresse courriel et d'un mot de passe qui donne accès à une plateforme Toast. Un employé peut avoir un profil sans compte Toast Web.

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Foire aux questions

L'employé n'a pas reçu son courriel d'intégration. Que dois-je faire ?

Après avoir sélectionné Ajouter à l'équipe, Toast envoie automatiquement un courriel de « bienvenue » à l'adresse saisie à l'étape 3. Si l'employé ne le trouve pas :

1. 1. Demandez-lui de vérifier son dossier de courrier indésirable ou de pourriel.
   2. Si l'adresse courriel a été saisie incorrectement et que l'employé n'a pas encore utilisé le courriel de bienvenue original, accédez à son profil, sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour et corrigez l'adresse.
      1. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en consultant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.
   3. Si l'employé a déjà utilisé le courriel de bienvenue ou si le courriel doit être renvoyé, consultez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration pour les nouvelles recrues.

Remarque : Le courriel de « bienvenue » envoyé lors de l'intégration ne peut pas être renvoyé. Un courriel d'« invitation » distinct peut être envoyé à partir de la page Équipe. Consultez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration pour les nouvelles recrues pour tous les détails.

Puis-je ignorer le NAS lors de l'intégration ?

Oui, vous pouvez ignorer le champ du NAS si le paramètre Exiger le NAS pour l'intégration des employés dans Toast Payroll n'est pas réglé sur Oui dans Paramètres > Nouvelle recrue > Paramètres. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Toutefois, Toast recommande fortement de recueillir les NAS de tous les employés. L'embauche d'employés sans NAS peut entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des données sur les nouvelles embauches non déclarées et des avis fiscaux assortis de pénalités, d'intérêts ou de frais. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro d'assurance sociale (NAS).

Que signifie l'écran « peut déjà avoir un profil » ?

Cet écran apparaît lorsque Toast Payroll détecte un profil existant avec un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire. Examinez les profils suggérés : si l'un d'eux correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez-le pour consolider les dossiers et éviter les doublons. Si aucun ne correspond, sélectionnez Continuer la création d'un nouveau profil. Pour plus de détails sur les types de badges et leur signification, consultez Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast.

L'employé n'a pas d'adresse courriel. Puis-je tout de même l'ajouter ?

Oui. Consultez Toast Payroll : Employés sans adresse courriel pour obtenir des instructions sur la façon de terminer les étapes d'intégration de l'employé en son nom, y compris la soumission d'un formulaire I-9 papier et le remplissage de son formulaire W-4.

Le champ NAS affiche « Ce NAS est déjà utilisé. » Que dois-je faire ?

Sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Ignorer et quitter pour fermer le flux de travail sans enregistrer. Suivez Toast Payroll : Résoudre les numéros d'assurance sociale (NAS) en double pour identifier le profil en double et prendre des mesures avant de redémarrer le flux de travail de nouvelle embauche.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Intégration des employés (guide de l'employé)
• Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration pour une nouvelle embauche
• Toast Payroll : Obtenir de l'aide pour les nouvelles embauches
• Toast Payroll : Employés sans adresse courriel
• Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast
• Toast Payroll : Ressources pour les employés
• Toast Payroll : Donner accès à une personne qui n'est pas un employé
• Manuel de l'employeur de l'USCIS : Vérification du formulaire I-9
• FAQ sur le formulaire W-4 pour les employés et les employeurs de l'IRS

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.