Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (Guide de l’employeur)

Considérations préalables à l’embauche des employés
- Les points clés du flux de travail des nouvelles embauches
- Exiger le NAS/SSN et la classification EEO-1
Employer un employé
- Invitez un employé de Gestion de paie Toast à créer un compte Web Toast
Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues (nouvelle page)
Ressources complémentaires

Considérations avant l’embauche

Les points clés du flux de travail des nouvelles embauches

Les employés peuvent être embauchés à l’aide d’un appareil mobile.
Les employeurs doivent effectuer en même temps toutes les étapes du processus d’embauche des nouveaux employés énumérées ci-dessous. Le flux de travail ne peut pas être interrompu, ce qui permet d’éviter les profils incomplets et en double.
Plusieurs postes/groupes de paie peuvent être ajoutés au profil d’un employé lors de l’intégration.
Les numéros de sécurité sociale et les adresses courriel peuvent maintenant être contournés lors des nouvelles étapes d’embauche, mais ce contournement facultatif ne doit être utilisé qu’en cas d’absolue nécessité, car il peut limiter considérablement les avantages qu’un employé tire de Gestion de paie Toast.
- Les employés embauchés sans adresse courriel ne peuvent se connecter au système, effectuer leurs propres démarches, ajouter un compte de dépôt direct, remplir leur Formulaire I-9 ou Formulaire W-4, accéder à un registre de paie ou récupérer des documents de fin d'année comme un formulaire W-2.
- Les employés embauchés sans numéro de sécurité sociale peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes et/ou inexactes ainsi que des déclarations de nouveaux employés et peuvent également entraîner l’émission d’avis d’imposition entraînant des pénalités/intérêts/frais. Voir Gestion de paie Toast : Politique d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) pour plus de détails.

Exiger le NAS/SSN et la classification EEO-1

Gestion de la paie de Toast permet aux utilisateurs de personnaliser deux caractéristiques de l’expérience des nouveaux employés : exiger un numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) et/ou une classification EEO-1. Ces paramètres s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise et à tous les utilisateurs embauchés après leur sélection. Pour personnaliser ces options, allez dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres. Une fois terminé, n’oubliez pas d’appuyer sur Enregistrer au bas de la page.

La classification EEO-1 est largement utile pour les employeurs californiens (entre autres) qui pourraient être tenus de communiquer ces informations.
Les NAS/SSN inexacts ou manquants peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les agences et/ou des sanctions financières. Pour cette raison, nous vous recommandons vivement de laisser le paramètre sur Oui afin d’éviter d’éventuelles conséquences.

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Étapes du processus de recrutement

Connectez-vous à payroll.toasttab.com et sélectionnez Équipe. Si vous avez besoin d’aide pour vous connecter, consultez Gestion de paie Toast : Se connecter.
Sélectionnez + Ajouter un membre de l’équipe dans le coin supérieur droit.
Ce flux de travail mis à jour pour les nouveaux employés a été condensé. La première étape demande des informations de base et des détails sur l’emploi.
1. Les champs d’adresse courriel ne sont pas obligatoires; toutefois, les employés embauchés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir un formulaire I-9 ou un formulaire W-4, consulter leurs talons de paye ou accéder à un éventuel formulaire W-2 ou formulaire 1095-C vers la fin de l’année.
2. Le numéro d’identification de l’employé doit être rempli avec un numéro de 4 à 8 chiffres pour le moment, mais il peut être changé en n’importe quel numéro après l’intégration via Emploi > Poste.
3. Les champs requis pour le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) sont basés sur la sélection que vous avez faite dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres.
  1. Les employés embauchés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes et/ou inexactes ainsi que des déclarations de nouvelles embauches et peuvent également entraîner l’imposition de pénalités/intérêts/frais au restaurant.
  2. Les nouveaux employés définis comme entrepreneurs (1099) ne verront pas le champ NAS/SSN.
  3. Si vous recevez une erreur indiquant que Ce NAS/SSN est déjà utilisé par un autre employé, sélectionnez le X dans le coin supérieur droit et sélectionnez Supprimer et quitter pour revenir. Suivez maintenant les étapes de Garde de paie Toast : Résolvez les numéros de sécurité sociale (NAS/SSN) en double pour localiser le NAS/SSN en double et prendre des mesures pour corriger l’erreur.
Cette étape suivante comprend des questions sur les rôles professionnels et les taux de rémunération de cet employé.
1. L’expérience changera selon que l’Heure ou le Salaire est choisi.
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires que cet employé pourra pointer.
3. Le champ Code d’accès au TPV sera défini par défaut dans le champ Numéro d’identification de l’employé à l’étape précédente, mais peut être modifié pour n’importe quel numéro qui n’est pas déjà attribué. Si vous supprimez le code d’accès au TPV, l’employé ne pourra pas accéder à un appareil TPV Toast.
4. La classification EEO-1 ne sera disponible que lorsque les utilisateurs auront la sélection Oui. Consultez la Gestion de paie Toast : Guide de production de rapports EEO-1 pour plus de détails sur l’utilisation de ces informations dans Gestion de paie Toast.
5. En savoir plus sur les rôles de sécurité (autorisations Gestion de paie Toast) dans Gestion de paie Toast : Gérer les rôles de sécurité. Les nouveaux employés héritent des autorisations TPV de leur poste assigné.
NOUVEAU! Les clients de Gestion de paie Toast Pro peuvent maintenant gérer la couverture des avantages sociaux des employés par l’entremise de SimplyInsured. Les employés suivront ces étapes pour s’inscrire. Si votre restaurant utilise Gestion de paie Toast Pro, vous n’aurez qu’à saisir ici les données de la politique de TAFW.
Ensuite, sélectionnez les documents que cet employé consultera pendant sa partie de l’intégration. Sans adresse courriel saisie à l’étape Informations de base, les employés ne pourront pas voir ces documents ni effectuer leur propre partie de l’intégration.
1. Vous pouvez ajouter des documents PDF supplémentaires spécifiques à un seul employé. Sélectionnez le bouton + Téléverser des fichiers ou glissez-déposez-les dans la boîte.
Lors de la dernière étape, il est conseillé de vérifier l’exactitude des informations saisies. Utilisez le crayon de modification d’une section pour faire des ajustements.
1. Au bas de la page, prévisualisez les étapes qu’un employé effectue pour sa partie de l’intégration.
2. Sélectionnez Ajouter à l’équipe pour compléter votre partie du processus de nouvelle embauche.
  1. Si vous avez saisi une adresse courriel pour cet employé, Toast enverra automatiquement un courriel à l’employé avec des instructions sur sa partie du processus de nouvelle embauche, en commençant par créer un mot de passe.
  2. Si aucun courriel n’a été saisi, une fenêtre contextuelle indiquera que cette opération doit être effectuée afin que l’employé puisse créer un mot de passe et compléter sa partie de l’intégration.
  3. Si l’employé ne trouve pas le courriel ou s’il doit le renvoyer, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues.
Après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe, l’employé recevra un courriel de « bienvenue » à l’adresse courriel saisie à l’étape 3 ci-dessus. Après avoir utilisé ce courriel pour définir un mot de passe et créer un compte Toast, il doit utiliser Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé) pour compléter leurs étapes d’intégration. Par la suite, toast.help/employes contient toutes les informations dont ils ont besoin et répond à leurs questions concernant les talons de paie, les formulaires W-2 ou l’utilisation du système de paie Toast en général.
1. Gestion de paie Toast permet de traiter la paie avec un nouvel employé même si son intégration est incomplète. Les employés peuvent terminer leur portion plus tard sans affecter la paie.
2. Le courriel et le mot de passe de l’employé servent de connexion pour Toast Web, Gestion de paie Toast, l’application MyToast et d’autres produits Toast. Si vous avez des préoccupations concernant le niveau d’accès à Toast Web dont dispose une personne, consultez les autorisations de son profil Toast Web ou son rôle de sécurité dans Gestion de paie Toast.
3. Si le nouvel employé ne peut pas recevoir le courriel de « bienvenue » parce qu’une mauvaise adresse courriel a été saisie, s’il n’a plus accès à son compte courriel ou s’il doit simplement le mettre à jour, les employeurs peuvent accéder au profil de l’employé dans Gestion de paie Toast, sélectionner Profil > Compte utilisateur et sélectionner Mettre à jour pour modifier l’adresse courriel. Toutefois, cela ne peut être fait qu'avant que le nouvel employé n'interagisse avec son « courriel de bienvenue ». Sinon, un courriel « invitation » devra être envoyé.
Depuis mars 2024, les employés des États de l’Alaska, de l’Indiana, de la Louisiane, de la Caroline du Sud, de l’État de Washington et de la Virginie-Occidentale ont besoin d’un code professionnel standard (SOC) pour la collecte de données professionnelles et les accidents du travail. Comme cette option n’apparaît pas dans le flux de travail des nouveaux employés, les employeurs de salariés ayant un lieu de travail (WTL) dans l’un de ces six États peuvent décider de la définir après avoir suivi les étapes ci-dessus. Vous trouverez des instructions sur la façon de procéder en visitant la Gestion de paie Toast : Utilisez les codes de la Classification type des professions (CTP). Si un code n’est pas attribué aux employés ayant un WTL dans l’un de ces six États, le code SOC 35-9000 Autres travailleurs liés à la préparation et au service des aliments sera utilisé par défaut.

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Invitez un employé de Gestion de paie Toast à créer un compte Web Toast

Tout d’abord, quelle est la différence entre un profil et un compte? En bref, un profil est une page Web où sont stockées les informations d’un individu, mais un compte est un ensemble d’identifiants de connexion (généralement une adresse courriel et un mot de passe) qui offre un accès individuel à une plateforme Toast (par exemple, Toast Web, Gestion de paie Toast, l’application MyToast, etc.). Pour en savoir plus sur la différence entre les profils et les comptes, connectez-vous à Toast : Créer un compte .

Une fois que l’employeur et l’employé auront terminé les étapes du processus de nouvelle embauche dans Gestion de paie Toast, l’employé aura un profil Gestion de paie Toast et un compte Gestion de paie Toast. Ils auront également un profil Toast Web avec un code d’accès au TPV, mais ils n’auront pas de compte Toast Web. Cela signifie que l’employé pourra accéder à Gestion de paie Toast (selon son rôle de sécurité), mais que par défaut, il ne pourra pas accéder à Toast Web (il pourra toujours utiliser un appareil TPV Toast selon les autorisations accordées par son poste). Il est facultatif d’inviter un utilisateur à créer un compte Toast Web et la plupart des restaurants n’invitent que les personnes qui ont besoin d’y accéder pour des mises à jour de menu/prix, des rapports, la gestion des cartes-cadeaux et des cartes de fidélité, etc.

Si vous souhaitez inviter votre employé à créer un compte Toast Web, consultez la section Créer un compte Toast Web de Connectez-vous à Toast : Créer un compte. Gardez à l’esprit que lorsque vous invitez un employé dans Toast Web, il ne pourra pas utiliser son code d’accès au TPV tant qu’il n’aura pas accepté l’invitation par courriel et défini son mot de passe. Cependant, cela ne prend qu’une minute à compléter.

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Additional Resources

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.