Paie Toast : Nouveaux employés (Guide de l'employeur)

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Configurer les paramètres SSN et EEO-1
• Étapes du flux de travail des nouvelles recrues
  • Étape 1 : Connectez-vous et commencez le flux de travail des nouvelles recrues
  • Étape 2 : Entrez les informations de base
  • Étape 3 : Vérifiez la détection des profils en double
  • Étape 4 : Entrez les emplois et les salaires
  • Étape 5 : Configurez les avantages
  • Étape 6 : Sélectionnez les documents d'intégration
  • Étape 7 : Réviser et ajouter à l'équipe
  • Étape 8 : Attribuer un code de classification professionnelle standard (États sélectionnés)
• Que se passe-t-il après avoir ajouté l'employé
• Inviter un employé à créer un compte Toast Web
• Questions fréquemment posées
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Paie

Permissions nécessaires :Gestionnaire etRôles de sécurité RH+

Ce que vous accomplirez : Ajouter un nouvel employé à Toast Paie et déclencher l'e-mail d'intégration de l'employé afin qu'il puisse compléter sa part du processus.

Révisez ces points avant de commencer :

• Vous pouvez compléter le flux de travail des nouveaux employés sur un appareil mobile.
• Vous devez compléter toutes les étapes du flux de travail des nouveaux employés de l'employeur en une seule session. Le flux de travail ne peut pas être mis en pause ; cela empêche les profils incomplets et en double.
• Vous pouvez ajouter plusieurs emplois au profil d'un employé pendant l'intégration.
• Les champs de numéro de sécurité sociale et d'adresse e-mail peuvent être contournés pendant l'intégration, mais cela ne doit être fait que lorsque c'est absolument nécessaire. Ignorer ces champs limite sévèrement ce que l'employé peut faire dans Toast Paie :
  • Les employés ajoutés sans adresse e-mail ne peuvent pas se connecter, compléter leurs propres étapes d'embauche, ajouter un compte de dépôt direct, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter leurs bulletins de paie ou accéder aux documents de fin d'année tels que le formulaire W-2 ou le formulaire 1095-C.
  • Les employés ajoutés sans numéro de sécurité sociale (NSS) peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de déclaration des nouvelles recrues et des avis fiscaux avec des pénalités, des intérêts ou des frais.

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Configurer les paramètres NSS et EEO-1

Toast Payroll vous permet de personnaliser deux fonctionnalités de l'expérience d'embauche des employés : exiger un numéro de sécurité sociale (NSS) et exiger une classification EEO-1. Ces paramètres s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et concernent tous les employés embauchés après que les paramètres ont été enregistrés.

Pour configurer ces paramètres :

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres.
2. Sélectionnez vos options préférées pour Exiger NSS pour l'intégration des employés et Rapport EEO-1.
3. Sélectionnez Enregistrer en bas de la page.

Notes importantes :

• La classification EEO-1 est principalement requise pour les employeurs de Californie et d'autres soumis aux exigences de déclaration EEO-1. Pour des détails sur la façon dont ces informations sont utilisées dans Toast Payroll, voir Toast Payroll : Guide de rapport EEO-1.
• Toast recommande fortement de garder Exiger NSS pour l'intégration des employés réglé sur Oui. Des NSS manquants ou inexacts peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des rejets par les agences fiscales ou des pénalités financières. Pour des détails, voir Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NSS).

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Étapes du flux de travail de nouvelle embauche

Les employeurs apprendront comment embaucher un nouvel employé dans Toast Payroll.

Étape 1 : Connectez-vous et commencez le flux de travail pour les nouvelles recrues

1. Allez sur payroll.toasttab.com et connectez-vous. Besoin d'aide pour vous connecter ? Voir Toast Payroll : Connectez-vous.
2. Sélectionnez Équipe dans le menu de navigation.
3. Sélectionnez + Ajouter un membre d'équipe dans le coin supérieur droit.

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Étape 2 : Entrez les informations de base

La première étape du flux de travail demande des informations de base et des détails sur l'emploi.

1. Entrez l'adresse e-mail de l'employé. Ce champ n'est pas obligatoire, mais les employés intégrés sans adresse e-mail ne peuvent pas se connecter, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, consulter leurs bulletins de paie ou accéder aux documents fiscaux de fin d'année. Si l'employé n'a pas d'adresse e-mail, voir Toast Payroll : Employés sans adresses e-mail pour les étapes à suivre pour compléter leur partie de l'intégration en leur nom.
2. Entrez un numéro ID d'employé. Cela doit être un numéro de 4 à 8 chiffres. Vous pouvez le changer après l'intégration en naviguant vers Emploi > Poste.
3. Entrez le numéro de sécurité sociale (NSS) de l'employé. Que ce champ soit requis dépend du paramètre Exiger le NAS pour l'intégration des employés dans Paramètres>Nouveau salarié>Paramètres.
   • Les employés embauchés sans NAS peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des erreurs de rapport de nouveaux employés et des avis fiscaux avec des pénalités, des intérêts ou des frais.
   • Les nouveaux employés classés comme Contracteur (1099) ne verront pas le champ NAS.
   • Si le message Ce NAS est déjà utilisé par un autre employé apparaît, sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Abandonner et quitter pour fermer le flux de travail. Suivez Toast Payroll : Résoudre les numéros de sécurité sociale (NAS) en double pour localiser le doublon et résoudre l'erreur avant de redémarrer le flux de travail des nouveaux employés.

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Étape 3 : Examiner la détection de profils en double

Après avoir saisi les informations de base, Toast Payroll peut afficher un écran indiquant que cette personne peut déjà avoir un profil.

1. Si cet écran apparaît, examinez les profils suggérés.
   • Si un profil suggéré correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez ce profil pour consolider les dossiers et éviter de créer un doublon.
   • Si aucun profil suggéré ne correspond — l'alerte peut être déclenchée par un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire — sélectionnez Continuer à créer un nouveau profil.

Pour des détails sur ce que signifie chaque type de badge (Actif, Terminé, Archivé, et autres), consultez Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast .

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Étape 4 : Entrer les emplois et les salaires

Cette étape capture les rôles de travail et les taux de salaire de l'employé.

1. Sélectionnez Horaire ou Salaire en fonction de la manière dont cet employé est rémunéré. Les champs affichés changeront en fonction de cette sélection.
2. Pour attribuer plusieurs emplois à cet employé pour qu'il puisse pointer, sélectionnez + Ajouter un emploi.
3. Examinez le Code d'accès POS. Cela par défaut à l'ID de l'employé saisi à l'étape 3 et peut être changé en n'importe quel numéro qui n'est pas déjà attribué. Si le code d'accès POS est supprimé, l'employé ne pourra pas accéder à un appareil POS Toast.
4. Si Le rapport EEO-1 est réglé sur Oui dans Paramètres > Nouveau recrutement > Paramètres, sélectionnez la classification EEO-1 de l'employé. Pour plus de détails, voir Paie Toast : Guide de rapport EEO-1.
5. Attribuez le rôle de sécurité de l'employé dans la paie Toast. Les nouvelles recrues héritent également des autorisations POS de leur emploi attribué. Pour plus de détails, voir Paie Toast : Rôles de sécurité et Référence des autorisations d'accès.

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Étape 5 : Configurer les avantages

Cette étape capture les informations sur la politique des avantages et du temps d'absence (TAFW).

1. Clients de Toast Payroll Pro : La couverture des avantages de l'employé est gérée par SimplyInsured. L'employé complétera son propre enregistrement séparément. À cette étape, entrez uniquement les données de la politique TAFW. Pour des détails sur le flux d'inscription de SimplyInsured, voir Toast Payroll : Gérer les avantages avec SimplyInsured.
2. Tous les autres clients : Entrez les informations sur les avantages applicables dans les champs fournis.

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Étape 6 : Sélectionner les documents d'intégration

Cette étape détermine quels documents l'employé verra et devra compléter durant sa partie de l'intégration.

1. Sélectionnez les documents que cet employé examinera.

   Remarque : Les employés embauchés sans adresse e-mail ne pourront pas voir ces documents ni compléter leurs propres étapes d'intégration.

2. Pour joindre des documents spécifiques à cet employé, sélectionnez + Télécharger des fichiers ou faites glisser et déposez des fichiers PDF dans la zone de téléchargement.

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Étape 7 : Réviser et ajouter à l'équipe

C'est la dernière étape du flux de travail d'embauche des nouvelles recrues par l'employeur.

1. Vérifiez toutes les informations saisies pour leur exactitude. Sélectionnez l'icône de crayon d'édition à côté de toute section pour apporter des corrections.
2. En bas de la page, prévisualisez les étapes d'intégration que l'employé devra compléter.
3. Sélectionnez Ajouter à l'équipe pour compléter votre partie du processus d'embauche.

Résultat attendu : Le profil de l'employé est créé dans Toast Payroll. Si une adresse e-mail a été saisie, Toast envoie automatiquement à l'employé un e-mail de "bienvenue" avec des instructions pour définir un mot de passe et compléter sa partie de l'intégration. Si aucune adresse e-mail n'a été saisie, une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant que l'employé doit être invité séparément avant de pouvoir créer un mot de passe et compléter ses étapes.

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Étape 8 : Attribuer un code de classification professionnelle standard (États sélectionnés)

À partir de mars 2024, les employés ayant un lieu de travail fiscal (WTL) en Alaska, Indiana, Louisiane, Caroline du Sud, Washington ou Virginie-Occidentale nécessitent une attribution de code de classification professionnelle standard (SOC) pour la collecte de données professionnelles et le rapport d'indemnisation des travailleurs. Cette option n'apparaît pas pendant le flux de travail des nouvelles recrues et doit être complétée séparément après avoir ajouté l'employé à votre équipe.

1. Après avoir complété l'étape 8, suivez les instructions dans Toast Payroll : Utilisez les codes de classification professionnelle standard (SOC) pour attribuer un code SOC à l'employé.

Que se passe-t-il si je n'attribue pas de code SOC ? Les employés ayant un WTL dans l'un de ces six États qui ne se voient pas attribuer de code seront par défaut classés comme 35-9000 Autres travailleurs en préparation et service alimentaire.

Consultez les ressources des agences d'État ci-dessous pour la recherche de codes professionnels :

• Codes SOC de l'Alaska
• Codes SOC de l'Indiana
• Codes SOC de la Louisiane
• Codes SOC de la Caroline du Sud
• Codes SOC de Washington
• Codes SOC de la Virginie-Occidentale

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Que se passe-t-il après avoir ajouté l'employé

Après avoir sélectionné Ajouter à l'équipe, les actions suivantes se produisent automatiquement :

• L'employé reçoit un courriel de "bienvenue" à l'adresse saisie à l'étape 3. Il utilise ce courriel pour définir un mot de passe, créer un compte Toast et compléter sa partie de l'intégration en utilisant Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé).
• La paie peut être traitée immédiatement. Toast Payroll permet de traiter la paie pour un nouvel employé même si son intégration est incomplète. L'employé peut terminer ses étapes plus tard sans affecter la paie.
• Les identifiants de l'employé fonctionnent sur les produits Toast. Son courriel et son mot de passe donnent accès à Toast Payroll (en fonction de son rôle de sécurité), à l'application MyToast et à d'autres produits Toast. Pour les employés qui ont également besoin d'accès à Toast Web, voir Inviter un employé à créer un compte Toast Web ci-dessous.

Si la mauvaise adresse courriel a été saisie : Accédez au profil de l'employé dans Toast Payroll et sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour pour changer l'adresse courriel. Cela ne peut être fait que si l'employé n'a pas encore agi sur son courriel de "bienvenue". Une fois que l'employé a utilisé le courriel de bienvenue, vous devrez envoyer un courriel d'invitation à la place. Voir Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration du nouvel employé pour plus de détails.

Une fois que l'employé a complété ses étapes d'intégration, dirigez-le vers Toast Payroll : Ressources pour les employés pour des réponses aux questions concernant les bulletins de paie, les formulaires W-2 et l'utilisation de Toast Payroll.

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Inviter un employé à créer un compte Toast Web

Après que l'employeur et l'employé ont terminé le processus d'embauche, l'employé aura :

• Un profil et un compte Toast Payroll — accès à Toast Payroll en fonction de leur rôle de sécurité.
• Un profil Web Toast avec un code d'accès POS — accès aux appareils Toast POS en fonction des permissions de leur emploi.

L'employé n'aura pas automatiquement de compte Web Toast. Un compte Web Toast est nécessaire pour accéder à Toast Web pour des tâches telles que les mises à jour de menu et de prix, les rapports, ainsi que la gestion des programmes de fidélité et des cartes-cadeaux. Inviter un employé à créer un compte Web Toast est optionnel — la plupart des restaurants ne le font que pour les employés qui ont besoin d'accéder à la gestion des paramètres de Toast Web.

Important: Lorsque vous invitez un employé à Toast Web, il ne pourra pas utiliser son code d'accès POS tant qu'il n'a pas accepté l'invitation par courriel et défini son mot de passe. Cela prend généralement environ une minute à compléter.

Pour inviter un employé à créer un compte Web Toast, consultez la section Créer un compte Web Toast de Connexion à Toast : Créer un compte.

Profil vs. compte : Un profil est l'endroit où les informations d'un individu sont stockées. Un compte est la combinaison d'un courriel et d'un mot de passe qui donne accès à une plateforme Toast. Un employé peut avoir un profil sans compte Web Toast.

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Questions Fréquemment Posées

L'employé n'a pas reçu son courriel d'intégration. Que dois-je faire ?

Après avoir sélectionné Ajouter à l'équipe, Toast envoie automatiquement un courriel de "bienvenue" à l'adresse saisie à l'étape 3. Si l'employé ne peut pas le trouver :

1. Demandez-leur de vérifier leur dossier de spam ou de courrier indésirable.
2. Si l'adresse e-mail a été saisie incorrectement et que l'employé n'a pas encore agi sur l'e-mail de bienvenue original, accédez à son profil, sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour, et corrigez l'adresse.
3. Si l'employé a déjà utilisé l'e-mail de bienvenue ou si l'e-mail doit être renvoyé, consultez Toast Payroll : Renvoyer l'e-mail d'intégration du nouvel employé.

Remarque : L'e-mail de "bienvenue" envoyé lors de l'intégration ne peut pas être renvoyé. Un e-mail d'"invitation" séparé peut être envoyé depuis la page Équipe. Voir Toast Payroll : Renvoyer l'e-mail d'intégration du nouvel employé pour tous les détails.

Puis-je ignorer le SSN lors de l'intégration ?

Oui, vous pouvez contourner le champ SSN si Exiger le SSN pour l'intégration des employés n'est pas défini sur Oui dans Paramètres > Nouveau employé > Paramètres. Cependant, Toast recommande fortement de collecter les SSN pour tous les employés. Les employés embauchés sans SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou inexactes, des données de nouveaux employés non déclarées, et des avis fiscaux avec des pénalités, des intérêts ou des frais. Pour plus de détails, voir Paie Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (SSN).

Que signifie l'écran "peut déjà avoir un profil" ?

Cet écran apparaît lorsque Toast Payroll détecte un profil existant avec un nom, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone similaire. Examinez les profils suggérés : si l'un correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez-le pour consolider les dossiers et éviter un doublon. Si aucun ne correspond, sélectionnez Continuer à créer un nouveau profil. Pour des détails sur les types de badges et ce que chacun signifie, consultez Toast Payroll : Détection de profil dupliqué dans Toast.

L'employé n'a pas d'adresse e-mail. Puis-je encore les ajouter ?

Oui. Voir Toast Payroll : Employés sans adresses courriel pour des instructions sur la façon de compléter les étapes d'intégration de l'employé en leur nom, y compris la soumission d'un formulaire I-9 papier et le remplissage de leur formulaire W-4.

Le champ SSN indique "Ce SSN est déjà utilisé." Que dois-je faire ?

Sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Annuler et quitter pour fermer le flux de travail sans enregistrer. Suivez Toast Payroll : Résoudre les numéros de sécurité sociale (SSN) en double pour identifier le profil en double et prendre des mesures avant de redémarrer le flux de travail des nouvelles recrues.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Intégration des employés (Guide de l'employé)
• Toast Payroll : Renvoyer l'email d'intégration des nouvelles recrues
• Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les nouvelles recrues
• Toast Payroll : Employés sans adresses courriel
• Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast
• Toast Payroll : Ressources pour les employés
• Toast Payroll : Accorder l'accès à un non-employé
• Manuel USCIS pour les employeurs : Vérification du formulaire I-9
• FAQ sur le formulaire W-4 pour les employés et employeurs de l'IRS

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils spécifiques.