Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (Guide de l’employeur)

Considérations avant d’embaucher des employés
- Points clés du flux de travail des nouveaux embauchés
- Exiger le NAS/SSN et la classification EEO-1
Employer un employé
- Invitez un employé de Gestion de paie Toast à créer un compte Toast Web
Renvoyer le courriel d’intégration des nouveaux employés (nouvelle page)
Ressources complémentaires

Considérations avant d’embaucher des employés

Points clés du flux de travail des nouveaux embauchés

Les employés peuvent être embauchés à l’aide d’un appareil mobile.
Les employeurs doivent effectuer en même temps toutes les étapes du processus d’intégration des nouveaux employés énumérées ci-dessous. Le flux de travail ne peut pas être interrompu, ce qui permet d’éviter les profils incomplets et en double.
Plusieurs postes/groupes de paie peuvent être ajoutés au profil d’un employé lors de l’intégration.
Les numéros d’assurance sociale (NAS) et les adresses courriel peuvent maintenant être contournés lors des nouvelles étapes d’embauche, mais ce contournement facultatif ne doit être utilisé qu’en cas d’absolue nécessité, car il peut limiter considérablement les avantages qu’un employé reçoit de Gestion de paie Toast.
- Les employés embauchés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter au système, suivre leurs propres étapes, ajouter un compte de dépôt direct, remplir leur formulaire I-9 ou formulaire W-4, accéder à leur bulle de paie ou récupérer des documents de fin d'année comme un formulaire W-2.
- Les employés embauchés sans numéro de sécurité sociale peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes et/ou inexactes ainsi que des déclarations de nouveaux employés et peuvent également entraîner des avis d’imposition entraînant des pénalités/intérêts/frais. Voir Gestion de paie Toast : Politique d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) pour plus de détails.

Exiger le NAS/SSN et la classification EEO-1

Gestion de paie Toast permet aux utilisateurs de personnaliser deux fonctionnalités de l’expérience nouvel employé : exiger un numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) et/ou une classification EEO-1. Ces paramètres s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise et à tous les utilisateurs recrutés après leur sélection. Pour personnaliser ces options, allez dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres. Une fois terminé, n’oubliez pas d’appuyer sur Enregistrer au bas de la page.

La classification EEO-1 est largement utile pour les employeurs californiens (entre autres) qui pourraient être tenus de communiquer ces informations.
Un NAS/SSN inexact ou manquant peut entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les agences et/ou des pénalités financières. Pour cette raison, nous vous recommandons vivement de laisser le paramètre sur Oui afin d’éviter d’éventuelles conséquences.

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Étapes du flux de travail des nouveaux embauchés

Connectez-vous à payroll.toasttab.com et sélectionnez Équipe. Si vous avez besoin d’aide pour vous connecter, consultez Gestion de paie Toast : Se connecter.
Sélectionnez + Ajouter un membre de l’équipe dans le coin supérieur droit.
La première étape demande des informations de base et des détails sur l’emploi.
1. Les champs de courriel ne sont pas obligatoires; toutefois, les employés embauchés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir un formulaire I-9 ou un formulaire W-4, consulter leurs talons de paye ou accéder à un éventuel formulaire W-2 ou formulaire 1095-C vers la fin de l'année.
2. Le numéro d’identification de l’employé doit être rempli avec un numéro à 4-8 chiffres pour le moment, mais il peut être modifié à n’importe quel numéro après l’intégration via Emploi > Poste.
3. Les exigences des champs du numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) sont basées sur la sélection que vous avez faite dans Paramètres > Nouvelle embauche > Paramètres.
  1. Les employés embauchés sans NAS/SSN peuvent entraîner des déclarations fiscales incomplètes et/ou inexactes ainsi que des déclarations de nouveaux employés et peuvent également entraîner l’imposition de pénalités/intérêts/frais au restaurant.
  2. Les nouveaux employés définis comme entrepreneurs (1099) ne verront pas le champ NAS/SSN.
  3. Si vous recevez une erreur indiquant que Ce NAS/SSN est déjà utilisé par un autre employé, sélectionnez le X dans le coin supérieur droit et sélectionnezSupprimer et quitterpour revenir. Suivez maintenant les étapes de Gestion de paie Toast : Résolvez les numéros d’assurance sociale (NAS/SSN) en double afin de localiser le NAS/SSN en double et de prendre des mesures pour corriger l’erreur.
À ce stade, un écran pourrait s’afficher suggérant que cette personne a déjà un profil. Si ce n’est pas le cas, poursuivez ces étapes.
1. Si vous recevez cet avertissement, renseignez-vous sur ce que cela indique et sur la signification de l’insigne spécifique pour tout profil qui apparaît ici dans Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast. En bref, si le profil suggéré par Toast correspond à la personne que vous tentez d’embaucher, sélectionnez-le afin de conserver toutes les informations au même endroit et de ne pas créer de profil en double. Cependant, il se peut que ce profil ait simplement un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire. Vous pouvez donc aussi sélectionner Continuer la création du profil.
Cette prochaine étape comprend des questions sur les rôles professionnels et les taux de rémunération de cet employé.
1. L’expérience changera selon que l’horaire ou le salaire est choisi.
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires à cet employé.
3. Le champ Code d’accès au TPV sera défini par défaut à l’étape précédente pour le numéro d’identification de l’employé, mais peut être modifié pour tout numéro qui n’est pas déjà attribué. Si vous supprimez le code d’accès au TPV, l’employé ne pourra pas accéder à un appareil TPV Toast.
4. La classification EEO-1 ne sera disponible que lorsque la sélection sera Oui pour les utilisateurs. Consultez la Gestion de paie Toast : Guide de production de rapports EEO-1 pour plus de détails sur l’utilisation de ces informations dans Gestion de paie Toast.
5. En savoir plus sur les rôles de sécurité (autorisations Gestion de paie Toast) dans Gestion de paie Toast : Gérer les rôles de sécurité. Les nouveaux employés héritent des autorisations TPV de leur poste assigné.
NOUVEAU!Les clients de Gestion de paie Toast Pro peuvent maintenant gérer la couverture des avantages sociaux des employés via SimplyInsured. Les employés suivront ces étapespour s’inscrire. Si votre restaurant utilise Gestion de paie Toast Pro, vous n’aurez qu’à saisir ici les données de la politique de TAFW.
Ensuite, sélectionnez les documents que cet employé consultera pendant sa partie d’intégration. Sans adresse courriel saisie à l’étape Informations de base, les employés ne pourront pas voir ces documents ni effectuer leur propre partie de l’intégration.
1. Vous pouvez ajouter des documents PDF supplémentaires spécifiques à un seul employé. Sélectionnez le bouton + Téléverser des fichiers ou glissez-déposez des fichiers dans la boîte.
Lors de la dernière étape, il est conseillé de vérifier l’exactitude des informations saisies. Utilisez le crayon de modification d’une sectionpour faire des ajustements.
1. Au bas de la page, prévisualisez les étapes qu’un employé effectue pour sa partie de l’intégration.
2. SélectionnezAjouter à l’équipepour compléter votre partie du processus d’embauche.
  1. Si vous avez saisi une adresse courriel pour cet employé, Toast enverra automatiquement un courriel à l’employé avec des instructions sur sa partie du processus d’embauche, en commençant par créer un mot de passe.
  2. Si un courriel n’a pas été saisi, une fenêtre contextuelle indiquera que cela doit être fait afin que l’employé puisse créer un mot de passe et terminer sa partie de l’intégration.
  3. Si l’employé ne trouve pas le courriel ou s’il doit le renvoyer, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouveaux employés.
Après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe, l’employé recevra un courriel de « bienvenue » à l’adresse courriel saisie à l’étape 3 ci-dessus. Après avoir utilisé ce courriel pour définir un mot de passe et créer un compte Toast, l’employé doit utiliser Gestion de paie Toast : Intégration de l’employé (Guide de l’employé)pour compléter ses étapes d’intégration. Par la suite, toast.help/employescontient toutes les informations dont ils ont besoin et répond à leurs questions concernant les talons de paie, les formulaires W-2 ou l’utilisation du système de paie Toast en général.
1. Gestion de paie Toast permet de traiter la paie d’un nouvel employé même si son intégration est incomplète. Les employés peuvent terminer leur portion plus tard sans incidence sur la paie.
2. Le courriel et le mot de passe de l’employé sont utilisés comme journal pour Toast Web, Gestion de paie Toast, l’application MyToast et d’autres produits Toast. Si vous avez des préoccupations concernant le niveau d’accès à Toast Web dont dispose une personne, consultez les autorisations de son profil Toast Web ou son rôle de sécurité dans Gestion de paie Toast.
3. Si le nouvel employé ne peut pas recevoir le courriel de « bienvenue » parce que la mauvaise adresse courriel a été saisie, qu’il n’a plus accès à son compte courriel ou qu’il doit simplement mettre à jour le courriel, les employeurs peuvent accéder au profil de l’employé dans Gestion de paie Toast, sélectionner Profil > Compte utilisateur et sélectionner Mettre à jour pour changer l’adresse courriel. Toutefois, cela ne peut être fait qu'avant que le nouvel employé interagisse avec son « courriel de bienvenue ». Sinon, un courriel d'invitation devra être envoyé.
Depuis mars 2024, les employés des États de l’Alaska, de l’Indiana, de la Louisiane, de la Caroline du Sud, de Washington et de la Virginie-Occidentale ont besoin d’un code professionnel type (CTP) pour la collecte de données professionnelles et les accidents du travail. Comme cette option n’apparaît pas dans le flux de travail des nouveaux employés, les employeurs des employés ayant un lieu de travail (WTL) dans l’un de ces six États peuvent décider de la définir après avoir suivi les étapes ci-dessus. Vous trouverez des instructions sur la façon de procéder en visitant Gestion de paie Toast : Utilisez les codes de la Classification type des professions (CTP). Si un code n’est pas attribué aux employés ayant un WTL dans l’un de ces six États, le code SOC 35-9000 Autres travailleurs liés à la préparation et au service des aliments sera utilisé par défaut.

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Invitez un employé de Gestion de paie Toast à créer un compte Toast Web

Tout d’abord, quelle est la différence entre un profil et un compte? En bref, un profil est une page Web où sont stockées les informations d'un individu, mais un compte est un ensemble d'identifiants de connexion (généralement une adresse courriel et un mot de passe) qui offre un accès individuel à une plateforme Toast (par exemple, Toast Web, Gestion de paie Toast, l'application MyToast, etc.). Pour en savoir plus sur la différence entre les profils et les comptes, connectez-vous à Toast : Créer un compte.

Une fois que l’employeur et l’employé auront terminé les étapes du processus d’embauche dans Gestion de paie Toast, l’employé disposera d’un profil Gestion de paie Toast et d’un compte Gestion de paie Toast. Ils auront également un profil Toast Web avec un code d’accès au TPV, mais ils n’auront pas de compte Toast Web. Cela signifie que l’employé pourra accéder à Gestion de paie Toast (selon son rôle de sécurité), mais que par défaut, il ne pourra pas accéder à Toast Web (il pourra toujours utiliser un appareil TPV Toast selon les autorisations accordées par son poste). L’invitation d’un utilisateur à créer un compte Toast Web est facultative et la plupart des restaurants n’invitent que les personnes qui ont besoin d’y accéder pour des mises à jour de menu/prix, des rapports, la gestion des cartes de fidélité/cadeaux, et plus encore.

Si vous souhaitez inviter votre employé à créer un compte Toast Web, consultez la section Créer un compte Toast Web de Connectez-vous à Toast : Créer un compte. Gardez à l’esprit que lorsque vous invitez un employé dans Toast Web, il ne pourra pas utiliser son code d’accès au TPV tant qu’il n’aura pas accepté l’invitation par courriel et défini son mot de passe. Cependant, cela ne prend qu’une minute à compléter.

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Ressources supplémentaires

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.