Gestion de paie Toast : Commencez avec la liste de vérification de fin d’année

Dans cet article :

Aperçu de fin d’année
Dates importantes de fin d’année (anciennement la liste de vérification de fin d’année)
Préparer 2026

Aperçu de fin d’année

Nous savons que la fin de saison peut être difficile lorsqu’il faut gérer d’un coup les obligations liées à la paie, aux taxes et à l’ACA, mais nous sommes là pour vous aider. Voici une courte vidéo de 3 minutes et quelques points clés que vous voudrez garder à l’esprit tout au long de la saison de fin d’année.

Utilisez le Centre fiscal pour vous préparer à la nouvelle année; il est équipé des tâches liées aux employés, à la fin de l’année et au formulaire W-2 qui vous aideront à suivre votre saison de fin d’année avec Gestion de paie Toast. Visitez cette page souvent en novembre et décembre pour compléter les tâches disponibles. Visitez la section Centre fiscal de Gestion de la paie de Toast : Gérez les impôts sur la paie pour voir comment le centre fiscal peut vous aider.

En 2026, les employés actifs peuvent utiliser l’application MyToast pour accéder à leur formulaire W-2 via Pay > Accéder aux formulaires fiscaux. Sinon, les anciens employés ou ceux qui utilisent un ordinateur peuvent retrouver leur formulaire W-2 dans Gestion de la paie de Toast en sélectionnant le lien Impôts et documents sur le tableau de bord dès leur ouverture de session.

Surveillez les notifications bleues en haut de votre tableau de bord Gestion de paie Toast. Nous vous rappellerons les mesures de fin d’année à prendre et la disponibilité du formulaire W-2, en plus d’inclure des liens vers les endroits appropriés dans Gestion de paie Toast.

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Dates importantes de fin d’année

Avant :	Faites ces opérations, le cas échéant :	Remarques :
Soumettre votre dernière paie de l’année	Formulaire W-2 Livraison Paie hors cycle Durée de vie du groupe Indemnité de maladie pour tiers (3PSP) S-corp Avantages sociaux imposables Coûts des soins de santé des grands employeurs (plus de 250 employés) (case 12DD)	Allez à Taxes pour confirmer votre paramètre de Livraison Formulaire W-2. Créez une paie hors cycle en envoyant ce formulaire via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de Gestion de paie Toast. Soumettez la durée de vie du groupe, 3PSP, et ainsi de suite en nous contactant via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de Gestion de paie Toast.
6 janvier (3 jours ouvrables après le début du premier trimestre)	Tâches dans le centre fiscal Ajouter des revenus/déductions uniques Formulaire W-2 sur papier à imprimer soi-même ou à imprimer Toast Des numéros de sécurité sociale exacts, y compris pour les anciens employés Noms et adresses exacts des employés, y compris les anciens employés Annulations	Accédez à Taxes pour remplir toutes les données manquantes et accomplir chaque tâche. Les employés actuels et anciens doivent accéder à leur propre profil pour confirmer leur numéro de sécurité sociale, leur nom et leur adresse. Il s'agit d'une étape essentielle pour obtenir un formulaire W-2 exact. Demandez une annulation en nous contactant avec les informations contenues dans Gestion de paie Toast : Demander une annulation. Les renseignements reçus après cette date limite ne figureront pas dans vos déclarations fiscales du quatrième trimestre ni dans vos déclarations fiscales annuelles.
9 janvier	Déclarations en vertu de la Loi sur les soins abordables (AAC) (si vous utilisez le module Avantages sociaux classiques de Gestion de la paie de Toast)	Accédez à Avantages sociaux > Afficher et gérer les régimes de soins de santé > Faire une demande de déclaration d’ACA et remplir tous les éléments de la liste de contrôle Gestion de la paie de Toast.
19 janvier (le ou après)	Formulaire W-2 prêt, y compris les anciens employés	Les employeurs peuvent accéder à Impôts pour récupérer des copies en bloc des formulaires W-2. Les employés et anciens employés peuvent se connecter à MyToast (sélectionnez Pay > Accéder aux formulaires fiscaux) ou à Gestion de paie Toast (sélectionnez Télécharger à partir de la barre bleue) pour trouver rapidement leur formulaire W-2. Pour en savoir plus sur les pourboires totaux et les montants des heures supplémentaires indiqués à côté des formulaires W-2, consultez la section Gestion de la paie de Toast : Pas d’impôt sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires.
31 janvier	Distribuer les formulaires W-2 papier, y compris les anciens employés	Si vous souhaitez envoyer les formulaires W-2 par la poste à des employés actuels ou anciens, nous recommandons des enveloppes no 9 teintées de sécurité, à double fenêtre, comme celle-ci.

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Préparer 2026

Après avoir soumis toutes les informations applicables pour 2025, vous serez prêt à commencer la nouvelle année.

Formulaire W-2s

La One Big Beautiful Act ne prévoit ni impôt sur les pourboires ni impôt sur les heures supplémentaires. Cela signifie que les employés admissibles peuvent bénéficier de déductions fiscales individuelles lorsqu’ils produisent leur déclaration de revenus 2025 en 2026. Pour faciliter cette déclaration fiscale personnelle, la Gestion de paie Toast a indiqué ces montants de pourboires et de primes pour heures supplémentaires sur les profils des employés dans Gestion de paie Toast sous Mon profil > Taxes et documents > Documents de fin d’exercice. Gestion de paie Toast : Aucune taxe sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires offre plus d'informations. Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils.

Les formulaires W-2 seront disponibles le lundi 19 janvier 2026. Découvrez où se trouvent les formulaires W-2 dans Gestion de la paie de Toast et dans l’application MyToast, et comment les Imprimer et les distribuer dans Gestion de la paie de Toast : Gérer l’expérience du formulaire W-2. Les anciens employés peuvent accéder à leur formulaire W-2 de la même manière que les employés actifs.

Vous pouvez afficher un avis dans une zone très fréquentée de votre restaurant indiquant quand et où les employés peuvent accéder à leur formulaire W-2.

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Mises à jour du salaire minimal

Vérifiez régulièrement vos taux salariaux minimaux locaux et provinciaux et mettez à jour les employés avant la date d’entrée en vigueur. Bon nombre de celles-ci entrent en vigueur le 1er janvier et le 1er juillet. Visitez le site Web de votre ministère du Travail d’État ou de province et/ou de votre département local pour obtenir plus d’informations sur les exigences de votre État ou de votre province.

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Avis d’imposition et taux SUTA mis à jour

Les clients de Gestion de paie Toast sont tenus de tenir à jour leurs informations fiscales. Il s’agit notamment de votre numéro de compte de retenue d’impôt de l’État ou de la province, de sa fréquence de paiement, de votre numéro de compte d’assurance-chômage de l’État ou de la province et de son taux. Si vous recevez une notification d’une agence fiscale, allez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux pour vérifier et/ou mettre à jour vos informations de compte fiscal. Des taux inexacts peuvent entraîner un écart de taxation lors des déclarations trimestrielles et/ou des avis d’imposition. Consultez Gestion de la paie de Toast : Obtenez de l’aide pour les comptes fiscaux pour plus de détails.

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Crédit de réduction FUTA

Vérifiez si votre État ou votre province est touché par un crédit de réduction (la Californie seulement en 2026) et préparez-vous à un écart plus élevé au quatrième trimestre de votre liasse fiscale.

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Congés d’entreprise

Si vous prévoyez d’offrir une paie de vacances en 2026, veillez à mettre à jour vos congés d’entreprise en suivant les étapes de la Gestion de la paie de Toast : Ajouter les jours fériés de l’entreprise.

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1099 Contractors

Bien que Gestion de paie Toast ne déclare pas d’impôts pour 1099 entrepreneurs, nous pouvons vous aider à trouver les renseignements nécessaires pour les déclarer.

Un utilisateur RH+ doit accéder à Rapports > Norme.
Recherchez le rapport trimestriel d’audit de la paie des employés et sélectionnez l’icône œil, puis File d’attente sur la page suivante.
Ensuite, sélectionnez le FEIN et l’année appropriés.
Basculez maintenant les quatre premiers champs suivants à Oui : Inclure les données démographiques, inclure les revenus, inclure les déductions et inclure les impôts.
Après avoir sélectionné une nouvelle fois la file d’attente, sélectionnez Mes rapports dans la fenêtre contextuelle.
L’onglet Mes rapports du messager de documents s’actualise automatiquement toutes les 30 secondes pendant le traitement du rapport. Une fois la vérification trimestrielle de la paie des employés prête, sélectionnez l’hyperlien Télécharger.
Enfin, ouvrez ce fichier dans une visionneuse de feuilles de calcul. Avant d’envoyer ce rapport à un entrepreneur, assurez-vous de supprimer toutes les autres lignes des employés. Les colonnes E et F indiquent les noms de chaque personne dans le rapport. Nous suggérons donc de supprimer toutes les lignes, outre la ligne 1 (en-têtes de colonne), et la ligne contenant l’entrepreneur.

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Cette liste n’est pas exhaustive et tous les articles ne s’appliquent pas à chaque employeur. Consultez votre équipe RH et/ou votre conseiller professionnel pour vérifier toutes les exigences de fin d’année applicables à votre entreprise.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.