Toast Payroll : Commencer avec la liste de contrôle de fin d'année

Aperçu de la fin d'année
Avant de commencer
Dates importantes de fin d'année
Avant votre dernière paie de l'année
Trouver, distribuer et corriger les formulaires W-2
Effectuer la déclaration ACA
Trouver les renseignements sur les entrepreneurs (1099)
Mettre à jour les renseignements sur le compte fiscal après un avis d'imposition
Se préparer pour la nouvelle année
Foire aux questions
Articles connexes

Aperçu de la fin d'année

La période de fin d'année signifie gérer simultanément les obligations liées à la paie, aux impôts et à la Loi sur les soins abordables (ACA). Cette liste de contrôle est votre point de départ : elle vous indique quoi faire avant votre dernière paie de l'année, ce qui se passe à chaque date clé et quel article contient les étapes détaillées pour chaque tâche.

Votre centre principal tout au long de la saison est le Centre fiscal, accessible en naviguant vers Impôts dans Toast Payroll. (Si vous ne voyez pas Impôts sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Il contient les tâches relatives aux employés, à la fin de l'année et au formulaire W-2. Visitez-le souvent en novembre et en décembre pour effectuer toutes les tâches disponibles. Pour voir comment le Centre fiscal aide à la fin de l'année, consultez Toast Payroll : Gérer les taxes sur la paie.

Remarque : Cette liste de contrôle n'est pas exhaustive et chaque élément ne s'applique pas à tous les employeurs. Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou en ressources humaines. Consultez votre équipe des RH ou un conseiller professionnel pour confirmer les exigences de fin d'année qui s'appliquent à votre entreprise.

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Autorisations requises :

Rôle d'utilisateur RH+ dans Toast Payroll pour les tâches de fin d'année de l'employeur (comptes fiscaux, déclaration ACA, téléchargement en bloc des formulaires W-2). Les employés peuvent effectuer leurs propres tâches liées au profil et au formulaire W-2 à partir de leur propre connexion.

Ce que vous accomplirez : Effectuez les tâches qui doivent être réalisées avant votre dernière paie de l'année, puis localisez et distribuez les documents de fin d'année et préparez votre compte pour la nouvelle année de paie.

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Dates importantes de fin d'année

Ces dates s'appliquent à l'année de paie 2025, qui est déclarée au début de 2026. Utilisez ce tableau pour déterminer ce qui se passe, quand cela se produit et qui est touché.

À cette date	Effectuez ces tâches, le cas échéant	Notes
Avant votre dernière paie de l'année	Confirmez la méthode de Livraison du formulaire W-2 de chaque employé; soumettez toute paie hors cycle; enregistrez l'assurance-vie collective, les prestations d'assurance-salaire de tiers (3PSP), les primes d'assurance-santé de société par actions (S-corp), les avantages sociaux imposables et les coûts des soins de santé pour les grands employeurs (250+) (case 12DD)	Dans Toast Payroll, accédez à Taxes pour confirmer les paramètres de Livraison du formulaire W-2. Créez et soumettez des paies hors cycle. Communiquez avec le service à la clientèle par l'entremise du bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll pour enregistrer les gains de fin d'année tels que l'assurance-vie collective et les 3PSP.
6 janvier 2026 (trois jours ouvrables après la fin du trimestre)	Terminez les tâches en cours dans le Centre fiscal; ajoutez les gains ou les déductions ponctuels; choisissez l'option d'Imprimer vous-même ou les formulaires W-2 papier imprimés par Toast; confirmez l'exactitude des numéros d'assurance sociale, des noms et des adresses des employés actuels et anciens; demandez toute annulation	Dans Toast Payroll, accédez à Taxes pour terminer chaque tâche du Centre fiscal. Les employés actuels et anciens doivent confirmer leur propre NAS, leur nom et leur adresse dans leur profil — il s'agit d'une étape essentielle pour obtenir un formulaire W-2 exact. Les renseignements reçus après cette date ne seront pas pris en compte dans vos déclarations fiscales du T4 ou annuelles.
9 janvier 2026	Terminez les déclarations ACA si vous utilisez le module Avantages sociaux classiques de Toast Payroll	Dans Toast Payroll, accédez à Benefits > View and manage health benefits > Apply for ACA filing et remplissez tous les éléments de la liste de contrôle ACA.
19 janvier 2026 (le jour même ou après)	Récupérer les formulaires W-2	Les formulaires W-2 sont prêts, y compris pour les anciens employés. Les employeurs récupèrent les copies en vrac à partir de Taxes dans Toast Payroll. Les employés récupèrent les leurs à partir de MyToast ou de Toast Payroll.
31 janvier 2026	Distribuez les formulaires W-2 papier aux employés qui ont opté pour le format papier, y compris les anciens employés	Il s'agit de la date limite de la SSA pour la Livraison ou l'oblitération des formulaires papier.

Remarque : Veuillez confirmer les dates limites exactes de janvier pour votre année de déclaration, car les échéances changent légèrement chaque année en fonction du calendrier.

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Avant votre dernière paie de l'année

Certains éléments doivent figurer sur une paie au cours de l'année civile pour apparaître sur le formulaire W-2 de 2025. Effectuez ces tâches avant de soumettre votre dernière paie de l'année.

Confirmez la méthode de Livraison du formulaire W-2 de chaque employé (papier ou électronique) en accédant à Taxes. La méthode de Livraison est verrouillée après votre dernière paie de l'année.
- Si vous ne voyez pas Taxes sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
Enregistrez tous les gains supplémentaires de fin d'année qui doivent figurer sur le formulaire W-2 — assurance-vie collective, prestations d'assurance-maladie de tiers, primes d'assurance-maladie de société S et avantages sociaux imposables — en communiquant avec le service à la clientèle par l'entremise du bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de toute page de Toast Payroll.
Créez et soumettez toutes les paies hors cycle dont vous avez besoin (par exemple, une prime imposée séparément ou un dernier chèque de paie) en utilisant Toast Payroll : Configurer et paramétrer les paies hors cycle.

Résultat attendu : Chaque gain de fin d'année et chaque paramètre de Livraison sont enregistrés avant votre dernière paie, afin qu'ils apparaissent correctement sur le formulaire W-2 de 2025.

Pour obtenir la liste complète des tâches liées aux échéances de fin de trimestre — annulations, vérification des numéros de sécurité sociale et vérifications des comptes fiscaux — consultez Toast Payroll : Liste de contrôle de fin de trimestre. Pour les procédures individuelles concernant les gains de fin d'année, consultez Toast Payroll : Enregistrer les avantages d'assurance vie collective du groupe, Toast Payroll : Gérer les indemnités de maladie tierces à la fin de l'année, Toast Payroll : Enregistrer les primes d'assurance maladie S-Corp, et Toast Payroll : Enregistrer les avantages sociaux imposables.

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Trouver, distribuer et corriger les formulaires W-2

Les formulaires W-2 (W2s) de 2025 sont disponibles dans Toast Payroll et l'application MyToast le lundi 19 janvier 2026. Cela inclut les anciens employés, qui accèdent à leurs formulaires de la même manière que les employés actifs.

Comment les employés trouvent un formulaire W-2. En 2026, les employés actifs peuvent utiliser l'application MyToast et accéder à Paye > Formulaires fiscaux (W-2). Assurez-vous d'utiliser l'application MyToast et non l'application Toast Now ou Toast - Local Restaurants. Les anciens employés, ou toute personne utilisant un ordinateur, peuvent se connecter à Toast Payroll et sélectionner Taxes & Documents sur le tableau de bord, ou sélectionner le lien Télécharger dans la bannière bleue en haut de la page.

Comment les employeurs distribuent les formulaires W-2 papier. Si des employés ont opté pour le format papier, accédez à Taxes le 19 janvier 2026 ou après, et sélectionnez le bouton 2025 Paper W-2s pour télécharger un PDF groupé à imprimer. (Si vous ne voyez pas Taxes sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation Web de Toast sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Vous distribuez les formulaires papier uniquement aux employés qui ont opté pour le format papier; tous les autres récupèrent leur propre copie électronique.

Si un formulaire W-2 est erroné. Une erreur de nom ou d'adresse est corrigée par une mise à jour, et une erreur de numéro de sécurité sociale (SSN), de salaire ou d'impôt est corrigée par une modification. Les deux sont demandés par un utilisateur RH+. Pour la décision entre une mise à jour et une modification, les frais et la façon d'en demander une, consultez Toast Payroll : Obtenez de l'aide pour les modifications au formulaire W-2.

Pour obtenir des instructions complètes sur le W-2 — trouver, télécharger, imprimer, distribuer, lire les cases et accès pour les anciens employés — consultez Toast Payroll : Gérer l'expérience du formulaire W-2.

Remarque : Pour assurer la sécurité des renseignements des employés, Toast ne peut pas envoyer de formulaire W-2 par courriel ou par la poste directement à un employé. Les formulaires sont disponibles dans MyToast et Toast Payroll pour que l'employé puisse les récupérer.

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Effectuer la déclaration ACA

Si vous utilisez le module Avantages sociaux classique de Toast Payroll, effectuez vos déclarations en vertu de la loi sur les soins abordables (ACA) — y compris le formulaire 1095-C — en vous connectant à Toast Payroll et en accédant à Avantages sociaux > Afficher et gérer les avantages sociaux > Demander la déclaration ACA et en remplissant tous les éléments de la liste de contrôle ACA.

Résultat attendu : Vos éléments de la liste de contrôle ACA sont terminés avant la date limite de déclaration ACA.

Pour la déclaration ACA, les périodes de mesure et les détails du 1095-C, consultez Toast Payroll : FAQ sur la déclaration fiscale et la fin d'année fiscale.

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Trouver des renseignements sur les entrepreneurs (1099)

Toast Payroll ne produit pas de déclarations fiscales pour les entrepreneurs 1099, mais vous pouvez trouver les chiffres dont un entrepreneur a besoin pour produire la sienne. Pour configurer, payer ou modifier un entrepreneur — y compris le passage d'un employé existant de W-2 à 1099 — consultez Toast Payroll : Gérer les entrepreneurs 1099.

Remarque : Un formulaire 1099-NEC indique ce que vous avez payé à un entrepreneur par l'entremise de la paie. Un formulaire 1099-K est un relevé distinct du traitement des paiements par carte de votre restaurant et n'est pas un document de paie. Si vous cherchez le relevé des ventes par carte de votre restaurant, consultez Comprendre le formulaire 1099-K.

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Mettre à jour les renseignements sur le compte fiscal après un avis d'imposition

Les clients de Toast Payroll sont responsables de maintenir leurs renseignements fiscaux à jour. Cela comprend votre numéro de compte de retenues à la source de l'État et sa fréquence de paiement, ainsi que votre numéro de compte d'assurance-chômage de l'État (SUTA) et son taux. Des taux inexacts peuvent entraîner un écart fiscal lors de la déclaration trimestrielle ou un avis d'imposition.

Si vous recevez un avis d'une agence fiscale, accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux pour vérifier ou mettre à jour les informations de votre compte fiscal. Pour plus de détails sur la page Comptes fiscaux, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide sur les comptes fiscaux. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.)

Résultat attendu : Vos numéros de compte fiscal d'État, vos taux et vos fréquences de paiement sont exacts dans Toast Payroll.

Remarque : Si votre État fait l'objet d'une réduction de crédit FUTA (Californie seulement en 2026), préparez-vous à un écart plus important au T4 dans votre déclaration fiscale du T1.

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Préparation à la nouvelle année

Après avoir soumis toutes les informations applicables pour 2025, préparez votre compte pour la nouvelle année de paie.

Calendrier des formulaires W-2 et la « One Big Beautiful Bill ». La « One Big Beautiful Bill » comprend des dispositions de « non-imposition des pourboires » et de « non-imposition des heures supplémentaires », permettant des déductions fiscales individuelles pour les employés admissibles sur leurs déclarations de revenus personnelles de 2025 produites en 2026. Toast Payroll indique ces montants de pourboires et de primes d'heures supplémentaires sur les profils des employés sous Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d'année. (Si vous ne voyez pas Mon profil sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Pour en savoir plus, consultez Toast Payroll : Non-imposition des pourboires et/ou des heures supplémentaires. Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils.

Mises à jour du salaire minimum. Examinez vos taux de salaire minimum provinciaux et locaux et mettez à jour les employés concernés avant la date d'entrée en vigueur. De nombreux changements entrent en vigueur le 1er janvier et le 1er juillet. Consultez le site Web du ministère du Travail de votre État ou de votre localité pour connaître les exigences. Pour les taux actuels, consultez Toast Payroll : Commencez avec les salaires minimums de 2026, et pour les étapes de mise à jour d'un employé, consultez Toast Payroll : Effectuer un changement de paie.

Jours fériés de l'entreprise. Si vous prévoyez d'offrir une rémunération des jours fériés au cours de la nouvelle année, mettez à jour vos jours fériés d'entreprise. Pour les étapes, consultez Toast Payroll : Ajouter des jours fériés d'entreprise.

Résultat attendu : Vos taux de salaire minimum, vos jours fériés d'entreprise et vos informations de compte fiscal sont prêts pour la nouvelle année de paie.

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Foire aux questions

Quand les formulaires W-2 seront-ils disponibles ?

Les formulaires W-2 seront disponibles dans Toast Payroll et l'application MyToast le lundi 19 janvier 2026, y compris pour les anciens employés. Les employés trouvent leur formulaire dans l'application MyToast sous Paie > Formulaires fiscaux (W-2) ou en se connectant à Toast Payroll. Pour tous les détails, consultez Toast Payroll : Gérer l'expérience des formulaires W-2.