Gestion de paie Toast : Commencez avec la liste de vérification de fin d’année

Dans cet article :

• Aperçu de fin d’année
• Avant de commencer
• Dates importantes de fin d’exercice
• Avant votre dernière paie de l’année
• Trouver, distribuer et corriger le formulaire W-2s
• Compléter la déclaration ACA
• Trouver un entrepreneur (1099) Informations
• Mettre à jour les informations du compte fiscal après un avis d’imposition
• Préparez-vous pour la nouvelle année
• Foire aux questions
• Articles connexes

Aperçu de fin d’année

La saison de fin d’année signifie qu’il faut gérer à la fois les obligations liées à la paie, aux taxes et à l’Affordable Care Act (ACA). Cette liste de contrôle est votre point de départ : elle vous indique quoi faire avant votre dernière paie de l’année, ce qui se passe à chaque date clé et quel article possède les étapes détaillées pour chaque tâche.

Votre plaque tournante principale tout au long de la saison est le Centre fiscal, accessible en accédant à Impôts dans Gestion de paie Toast. Il effectue les tâches relatives aux employés, à la fin de l’année et au formulaire W-2. Visitez-le souvent en novembre et décembre pour accomplir toutes les tâches disponibles. Pour voir comment le Centre fiscal aide à la fin de l’année, consultez Gestion de paie Toast : Gérer les impôts sur la paie.

Remarque : Cette liste de contrôle n’est pas exhaustive et tous les éléments ne s’appliquent pas à tous les employeurs. Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en ressources humaines. Consultez votre équipe des ressources humaines ou un conseiller professionnel pour confirmer les exigences de fin d’année qui s’appliquent à votre entreprise.

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Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

• Rôle utilisateur RH+ dans Gestion de paie Toast pour les tâches de fin d’année de l’employeur (comptes fiscaux, déclaration ACA, téléchargement des formulaires W-2 en bloc). Les employés peuvent remplir leur propre profil et remplir les tâches du formulaire W-2 à partir de leur propre connexion.

Ce que vous accomplirez : Terminez les tâches qui doivent être effectuées avant votre dernière paie de l’année, puis repérez et distribuez les documents de fin d’année et préparez votre compte pour la nouvelle année de paie.

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Dates importantes de fin d’exercice

Ces dates s’appliquent à l’année de paie 2025, qui est déposée au début de 2026. Utilisez ce tableau pour définir ce qui se passe quand et qui est touché.

Remarque : Veuillez confirmer les dates limites exactes de janvier pour votre année de déclaration, car les échéances se décalent légèrement chaque année selon le calendrier.

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Avant votre dernière paie de l’année

Certains articles doivent figurer sur une liste de paie dans l’année civile pour apparaître sur le formulaire W-2 2025. Remplissez ces champs avant de soumettre votre dernière paie de l’année.

• Confirmez le mode de Livraison (papier ou électronique) du formulaire W-2 en accédant aux Taxes. Mode de Livraison verrouillé après votre dernière paie de l'année.
• Inscrire tous les revenus supplémentaires de fin d’année inscrits sur le formulaire W-2 — vie collective déterminée, indemnité de maladie pour tiers, primes d’assurance maladie S-corp et avantages sociaux imposables — en contactant le service à la clientèle par l’entremise du bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.
• Créez et soumettez toutes les paies hors cycle dont vous avez besoin (par exemple, une prime taxée séparément ou un dernier chèque de paie) en utilisant Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle.

Résultat attendu : Chaque paramètre de revenus et Livraisons de fin d’année est enregistré avant votre dernière paie. Il apparaît donc correctement sur le formulaire W-2 2025.

Pour l’ensemble des tâches liées à la date limite de fin de trimestre — annulations, vérification du NAS/SSN et vérifications des comptes fiscaux — consultez Gestion de la paie de Toast : Liste de vérification de fin de trimestre. Pour les procédures de revenus individuels de fin d’année, consultez Gestion de paie Toast : Régimes d’assurance-vie collectifs à durée déterminée enregistrés, Gestion de paie Toast : Gérer les paiements de maladie par des tiers à la fin de l’année, Gestion de la paie de Toast : Enregistrer les primes d’assurance maladie S-Corp et la paie de Toast : Enregistrer les avantages sociaux imposables.

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Trouver, distribuer et corriger les formulaires W-2

Les formulaires W-2 2025 (W2) sont disponibles dans Gestion de paie Toast et dans l’application MyToast le lundi 19 janvier 2026. Cela inclut les anciens employés, qui accèdent à leurs formulaires de la même manière que les employés actifs.

Comment les employés trouvent un formulaire W-2. En 2026, les employés actifs pourront utiliser l’application MyToast et accéder à Pay >Formulaires fiscaux (W-2s). Les anciens employés, ou toute personne disposant d’un ordinateur, peuvent se connecter à Gestion de paie Toast et sélectionner Impôts et documents dans le tableau de bord, ou sélectionner le lien de téléchargement dans la bannière bleue en haut de la page. Assurez-vous d'utiliser l'application MyToast et non l'application Toast Now ou Toast - Restaurants locaux.

Comment les employeurs distribuent les formulaires papier W-2. Si des employés ont opté pour le papier, accédez à Impôts à partir du 19 janvier 2026 et sélectionnez le bouton W-2s papier 2025 pour télécharger un PDF en bloc qui sera imprimé. Vous ne distribuez des formulaires papier qu’aux employés inscrits sur papier; tous les autres récupèrent leur propre copie électronique.

Si un formulaire W-2 est incorrect. Une erreur de nom ou d’adresse est corrigée lors d’une actualisation, et une erreur de NAS/SSN, de salaire ou d’impôt est corrigée lors d’une modification. Les deux sont demandées par un utilisateur RH+. Pour connaître la décision d’actualisation par rapport à la modification, les frais et la façon d’en demander un, consultez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les modifications au formulaire W-2.

Pour obtenir des instructions complètes sur le formulaire W-2 — recherche, téléchargement, impression, distribution, lecture des boîtes et accès des anciens employés — consultez Gestion de paie Toast : Gérer l’expérience du formulaire W-2.

Remarque : Pour sécuriser les renseignements des employés, Toast ne peut pas envoyer un formulaire W-2 directement à un employé par courriel ou par la poste. Les formulaires sont disponibles dans MyToast et Gestion de paie Toast pour que l’employé puisse les récupérer.

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Compléter la déclaration ACA

Si vous utilisez le module des prestations classiques de Gestion de la paie de Toast, remplissez vos déclarations en vertu de la Loi sur les soins abordables (LSA) — y compris le formulaire 1095-C — en accédant à Prestations > Afficher et gérer les prestations de santé > Faites une demande de déclaration en vertu de la LSA et remplissez tous les éléments de la liste de contrôle de l’ACA.

Résultat attendu : Vos éléments de liste de contrôle ACA sont terminés avant la date limite de dépôt de l’ACA.

Pour les rapports d’ACA, les périodes de mesure et les détails 1095-C, consultez Gestion de paie Toast : FAQ sur les déclarations fiscales et les taxes de fin d’année.

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Trouver un entrepreneur (1099) Informations

La Gestion de paie Toast ne déclare pas d’impôts pour 1 099 entrepreneurs, mais vous pouvez trouver les chiffres qu’un entrepreneur doit déclarer. Pour établir, payer ou changer un sous-traitant — y compris changer un employé existant de W-2 à 1099 — consultez Gestion de paie Toast : Gérez 1099 entrepreneurs.

Remarque : Un formulaire 1099-NEC indique ce que vous avez payé à un entrepreneur par la paie. Un formulaire 1099-K est un relevé distinct du traitement des paiements par carte dans votre restaurant et n’est pas un document de paie. Si vous cherchez le relevé des ventes par carte de votre restaurant, consultez Comprendre le formulaire 1099-K.

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Mettre à jour les informations du compte fiscal après un avis d’imposition

Les clients de Gestion de paie Toast sont responsables de la mise à jour des informations fiscales. Cela inclut votre numéro de compte de retenue d’impôt de l’État ou de la province et sa fréquence de paiement, ainsi que votre numéro de compte de chômage de l’État ou de la province (SUTA) et son taux. Des taux inexacts peuvent entraîner un écart de taxation lors de la déclaration trimestrielle ou d’un avis d’imposition.

Si vous recevez un avis d’un organisme fiscal, allez dans Paramètres > Paie > Comptes fiscaux pour vérifier ou mettre à jour vos informations de compte fiscal. Pour plus de détails sur la page Comptes fiscaux, consultez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes fiscaux.

Résultat attendu : Vos numéros de comptes fiscaux d’État, vos taux et votre fréquence de paiement sont exacts dans Gestion de paie Toast.

Remarque : Si votre État ou votre province applique une réduction des crédits FUTA (la Californie seulement en 2026), préparez-vous à un écart plus élevé au quatrième trimestre de votre liasse fiscale du premier trimestre.

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Préparez-vous pour la nouvelle année

Après avoir soumis toutes les informations 2025 applicables, préparez votre compte pour la nouvelle année de paie.

Formulaire W-2 timing et le One Big Beautiful Bill. Le projet de loi One Big Beautiful comprend des dispositions « pas d’impôt sur les pourboires » et « pas d’impôt sur les heures supplémentaires », permettant ainsi des déductions fiscales individuelles pour les employés admissibles sur leurs déclarations de revenus des particuliers de 2025 produites en 2026. La Gestion de paie Toast répertorie ces montants de pourboire et de primes pour les heures supplémentaires dans les profils des employés sous Mon profil > Impôts et documents > Documents de fin d’exercice. Pour plus d’informations, consultez Gestion de paie Toast : Aucune taxe sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires. Consultez un comptable ou un fiscaliste pour obtenir des conseils.

Mises à jour salariales minimales. Vérifiez vos taux de salaire minimum locaux et provinciaux et mettez à jour les employés concernés avant la date d’entrée en vigueur. De nombreux changements entrent en vigueur le 1er janvier et le 1er juillet. Consultez le site Web du ministère du Travail de votre province ou de votre province pour connaître les exigences. Pour connaître les taux actuels, consultez Gestion de paie Toast : Pour commencer avec le salaire minimum 2026, et pour les étapes de mise à jour d’un employé, consultez Gestion de paie Toast : Apporter une modification salariale.

Jours fériés. Si vous prévoyez d’offrir un salaire de vacances la nouvelle année, mettez à jour les jours fériés de votre entreprise. Pour les étapes, consultez Gestion de paie Toast : Ajouter les jours fériés de l’entreprise.

Résultat attendu : Vos taux de salaire minimum, vos jours fériés d’entreprise et les informations relatives à vos comptes fiscaux sont prêts pour la nouvelle année de paie.

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Foire aux questions

Quand les formulaires W-2 sont-ils disponibles?

Les formulaires W-2 sont disponibles dans Gestion de paie Toast et dans l’application MyToast le lundi 19 janvier 2026, y compris pour les anciens employés. Les employés trouvent leur formulaire dans l’application MyToast sous Pay >Formulaires fiscaux (W-2s) ou en se connectant à Gestion de paie Toast. Pour tous les détails, consultez Gestion de paie Toast : Gérer l’expérience liée au formulaire W-2.

Aussi demandé comme :

• • Quand mon formulaire W2 sera-t-il prêt?
  • Quand Toast publie-t-il W2s?
  • Où puis-je trouver les documents W2 2025?

Comment trouver le formulaire W-2 d’un employé?

Pour trouver le formulaire W-2 d’un employé, l’employé se connecte à Gestion de paie Toast ou à l’application MyToast et récupère son propre formulaire à partir de son profil à compter du 19 janvier 2026; les employeurs peuvent télécharger des copies en bloc en naviguant jusqu’à Impôts. Si un formulaire n’apparaît pas, les causes les plus courantes sont une connexion liée à un autre profil ou à une entreprise qui a quitté Gestion de paie Toast pour cette année-là. Pour les étapes complètes, consultez Gestion de paie Toast : Gérer l’expérience du formulaire W-2.

Aussi demandé comme :

• • Où puis-je trouver un employé W2?
  • Mon formulaire W2 indique que je n’ai aucun formulaire fiscal?
  • Un employé inactif ne peut pas obtenir son formulaire W2?

Comment puis-je changer un employé de W-2 à 1099?

Pour changer un employé de W-2 à 1099, suivez les étapes de configuration et de reclassification de l’entrepreneur dans Gestion de la paie de Toast : Gérez 1099 entrepreneurs. La Gestion de paie Toast ne déclare pas 1099 taxes d’entrepreneur, mais elle peut fournir les chiffres qu’un entrepreneur doit déclarer.

Aussi demandé comme :

• • Comment faire passer un employé de W2 à 1099?
  • Transformer un employé W-2 en entrepreneur 1099?
  • Besoin de changer un employé pour un 1099?

Toast a-t-il produit mes formulaires W-2, ACA ou 1099 pour l’entrepreneur?

La Gestion de paie Toast génère et dépose vos formulaires W-2 lorsque vous avez utilisé Gestion de paie Toast pour l’année complète et que vous disposez de renseignements fiscaux complets. La déclaration d’ACA est complétée par le module Prestations classiques si vous l’utilisez. La Gestion de paie Toast ne déclare pas 1099 taxes d’entrepreneur. Si vous recevez un avis d’un organisme d’État concernant une déclaration manquée, contactez le service à la clientèle de Toast pour lui fournir les détails de l’avis.

Aussi demandé comme :

• • Toast a-t-il déposé nos formulaires ACA et 1095c?
  • Offrez-vous la déclaration ACA?
  • Des 1099 exemplaires ont-ils été préparés pour cette année?

Où puis-je trouver la déclaration d’ACA dans Gestion de paie Toast?

Vous trouvez la déclaration d’ACA en accédant à Av antages sociaux > Af ficher et gérer les régimes de soins de santé > Fa ites une demande de déclaration d’ACA si vous utilisez le module Avantages sociaux classiques de Gestion de paie Toast. Complétez tous les éléments de la liste de vérification de l’ACA. Pour les rapports d’ACA et les détails 1095-C, consultez Gestion de paie Toast : FAQ sur les déclarations fiscales et les taxes de fin d’année.

Aussi demandé comme :

• • Où trouvez-vous les déclarations ACA?
  • Où puis-je téléverser mes données de déclaration ACA?
  • Y a-t-il des rapports ACA?

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Gérer l’expérience du formulaire W-2
• Gestion de paie Toast : Gérer les impôts sur la paie
• Gestion de paie Toast : Liste de vérification de fin de trimestre
• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les modifications au formulaire W-2
• Gestion de paie Toast : FAQ sur les déclarations fiscales et les taxes de fin d’année

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