Toast Paie : Commencez avec la liste de vérification de fin d'année

Dans cet article :

• Vue d'ensemble de fin d'année
• Avant de commencer
• Dates importantes de fin d'année
• Avant votre dernière paie de l'année
• Trouver, distribuer et corriger les formulaires W-2
• Compléter le dépôt ACA
• Trouver les informations sur les entrepreneurs (1099)
• Mettre à jour les informations du compte fiscal après un avis fiscal
• Préparer pour la nouvelle année
• Questions fréquemment posées
• Articles connexes

Vue d'ensemble de fin d'année

La saison de fin d'année signifie gérer la paie, les obligations fiscales et celles de la Loi sur les soins abordables (ACA) en même temps. Cette liste de vérification est votre point de départ : elle vous indique quoi faire avant votre dernière paie de l'année, ce qui se passe à chaque date clé et quel article contient les étapes détaillées pour chaque tâche.

Votre principal centre tout au long de la saison est le Centre fiscal, que vous trouverez en naviguant vers Taxes dans Toast Paie. Il contient les tâches liées aux employés, à la fin d'année et au formulaire W-2. Visitez-le souvent en novembre et décembre pour compléter les tâches disponibles. Pour voir comment le Centre fiscal aide à la fin de l'année, consultez Toast Payroll : Gérez les taxes de paie.

Remarque : Cette liste de vérification n'est pas exhaustive et tous les éléments ne s'appliquent pas à chaque employeur. Ce contenu est à des fins d'information et ne constitue pas un avis juridique, fiscal ou en ressources humaines. Consultez votre équipe RH ou un conseiller professionnel pour confirmer les exigences de fin d'année qui s'appliquent à votre entreprise.

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Autorisations nécessaires :

• Rôle d'utilisateur HR+ dans Toast Payroll pour les tâches de fin d'année de l'employeur (comptes fiscaux, dépôt ACA, téléchargement en masse des formulaires W-2). Les employés peuvent compléter leur propre profil et les tâches liées au formulaire W-2 depuis leur propre connexion.

Ce que vous accomplirez : Complétez les tâches qui doivent être effectuées avant votre dernière paie de l'année, puis localisez et distribuez les documents de fin d'année et préparez votre compte pour la nouvelle année de paie.

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Dates importantes de fin d'année

Ces dates s'appliquent à l'année de paie 2025, qui est déposée début 2026. Utilisez ce tableau pour définir ce qui se passe quand et qui est concerné.

Remarque : Veuillez confirmer les dates limites exactes de janvier pour votre année de déclaration, car les délais varient légèrement chaque année en fonction du calendrier.

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Avant votre dernier traitement de paie de l'année

Certains éléments doivent être inclus dans une paie au cours de l'année civile pour apparaître sur le formulaire W-2 de 2025. Complétez ces éléments avant de soumettre votre dernier traitement de paie de l'année.

• Confirmez la méthode de livraison du formulaire W-2 de chaque employé (papier ou électronique) en naviguant vers Taxes. La méthode de livraison se verrouille après votre dernier traitement de paie de l'année.
• Enregistrez tous les revenus supplémentaires de fin d'année qui doivent figurer sur le formulaire W-2 — assurance vie de groupe, indemnités de maladie de tiers, primes d'assurance santé S-corp et avantages imposables — en contactant le service à la clientèle via le bouton de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast.
• Demandez tout traitement de paie hors cycle dont vous avez besoin (par exemple, un bonus imposé séparément ou un dernier chèque de paie) en contactant le service à la clientèle via le même bouton de chat bleu.

Résultat attendu : Chaque revenu de fin d'année et paramètre de livraison est enregistré avant votre dernier traitement de paie, afin qu'il apparaisse correctement sur le formulaire W-2 de 2025.

Pour l'ensemble des tâches de fin de trimestre — annulations, vérification de numéro de sécurité sociale et vérifications de compte fiscal — voir Toast Payroll : Liste de vérification de fin de trimestre. Pour les procédures individuelles de revenus de fin d'année, voir Toast Payroll : Enregistrez les avantages d'assurance vie de groupe, Toast Payroll : Gérez les indemnités de maladie de tiers à la fin de l'année, Toast Payroll : Enregistrez les primes d'assurance santé S-Corp, et Toast Payroll : Enregistrez les avantages imposables.

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Rechercher, Distribuer et Corriger les formulaires W-2

Les formulaires W-2 de 2025 (W2s) seront disponibles dans Toast Payroll et l'application MyToast le lundi 19 janvier 2026. Cela inclut les anciens employés, qui accèdent à leurs formulaires de la même manière que les employés actifs.

Comment les employés trouvent un formulaire W-2. En 2026, les employés actifs peuvent utiliser l'application MyToast et naviguer vers Paie > Accéder aux formulaires fiscaux (W-2s). Les anciens employés, ou toute personne sur un ordinateur, peuvent se connecter à Toast Payroll et sélectionner Impôts et Documents sur le tableau de bord, ou sélectionner le lien Télécharger dans la bannière bleue en haut de la page. Assurez-vous d'utiliser l'application MyToast et non l'application Toast Now.

Comment les employeurs distribuent les formulaires W-2 papier. Si des employés ont choisi de recevoir des formulaires papier, naviguez vers Impôts à partir du 19 janvier 2026 et sélectionnez le bouton Formulaires W-2 papier 2025 pour télécharger un PDF en masse pour impression. Vous ne distribuez des formulaires papier qu'aux employés qui ont choisi de les recevoir ; tous les autres récupèrent leur propre copie électronique.

Si un formulaire W-2 est incorrect. Une erreur de nom ou d'adresse est corrigée par un rafraîchissement, et une erreur de SSN, de salaire ou de taxe est corrigée par un amendement. Les deux sont demandés par un utilisateur HR+. Pour la décision entre rafraîchissement et amendement, les frais et comment en demander un, voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les amendements de formulaire W-2.

Pour des instructions complètes sur le W-2 — trouver, télécharger, imprimer, distribuer, lire les cases et accès des anciens employés — voir Toast Payroll : Gérer l'expérience du formulaire W-2.

Remarque : Pour garder les informations des employés sécurisées, Toast ne peut pas envoyer par courriel ou par la poste un formulaire W-2 directement à un employé. Les formulaires sont disponibles dans MyToast et Toast Payroll pour que l'employé puisse les récupérer.

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Compléter la déclaration ACA

Si vous utilisez le module Avantages de Toast Payroll Classic, complétez vos déclarations de la Loi sur les soins abordables (ACA) — y compris le formulaire 1095-C — en naviguant vers Avantages > Voir et gérer les avantages de santé > Demander une déclaration ACA et en complétant tous les éléments de la liste de vérification ACA.

Résultat attendu : Vos éléments de la liste de vérification ACA sont complets avant la date limite de déclaration ACA.

Pour les rapports ACA, les périodes de mesure et les détails du 1095-C, consultez Toast Payroll : FAQ sur la déclaration fiscale et la fin d'année.

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Trouver des informations sur les entrepreneurs (1099)

Toast Payroll ne déclare pas les impôts pour les entrepreneurs 1099, mais vous pouvez trouver les chiffres dont un entrepreneur a besoin pour déclarer. Pour configurer, payer ou changer un entrepreneur — y compris changer un employé existant de W-2 à 1099 — consultez Toast Payroll : Gérer les entrepreneurs 1099.

Remarque : Un 1099-NEC rapporte ce que vous avez payé à un entrepreneur par le biais de la paie. Un 1099-K est un état séparé du traitement des paiements par carte de votre restaurant et n'est pas un document de paie. Si vous recherchez l'état des ventes par carte de votre restaurant, consultez Comprendre le formulaire 1099-K.

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Mettre à jour les informations du compte fiscal après un avis fiscal

Les clients de Toast Payroll sont responsables de la mise à jour des informations fiscales. Cela inclut votre numéro de compte de retenue d'état et sa fréquence de paiement, ainsi que votre numéro de compte de chômage d'état (SUTA) et son taux. Des taux inexacts peuvent entraîner une variation fiscale lors de la déclaration trimestrielle ou un avis fiscal.

Si vous recevez un avis d'une agence fiscale, naviguez vers Paramètres > Paie > Comptes fiscaux pour vérifier ou mettre à jour vos informations de compte fiscal. Pour des détails sur la page des Comptes fiscaux, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les comptes fiscaux.

Résultat attendu : Vos numéros de compte fiscal d'état, taux et fréquences de paiement sont exacts dans Toast Payroll.

Remarque : Si votre État a une réduction de crédit FUTA (Californie seulement en 2026), préparez-vous à une plus grande variance au quatrième trimestre dans votre paquet fiscal du premier trimestre.

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Préparez-vous pour la Nouvelle Année

Après avoir soumis toutes les informations applicables de 2025, préparez votre compte pour la nouvelle année de paie.

Le calendrier du formulaire W-2 et la Grande Belle Facture. La Grande Belle Facture comprend des dispositions de "pas de taxe sur les pourboires" et "pas de taxe sur les heures supplémentaires", permettant des déductions fiscales individuelles pour les employés admissibles sur leurs déclarations de revenus personnelles de 2025 déposées en 2026. Toast Payroll indique ces montants de pourboires et de primes d'heures supplémentaires dans les profils des employés sous Mon Profil > Taxes & Documents > Documents de Fin d'Année. Pour plus d'informations, consultez Toast Payroll : Pas de taxe sur les pourboires et/ou les heures supplémentaires. Consultez un comptable ou un professionnel des impôts pour des conseils.

Mises à jour du salaire minimum. Examinez les taux de salaire minimum de votre État et de votre localité et mettez à jour les employés concernés avant la date d'entrée en vigueur. De nombreux changements prennent effet le 1er janvier et le 1er juillet. Vérifiez le site Web de votre Département du Travail de l'État ou local pour les exigences. Pour les taux actuels, consultez Toast Payroll : Commencez avec les salaires minimums de 2026, et pour les étapes pour mettre à jour un employé, consultez Toast Payroll : Effectuez un changement de paie.

Jours fériés de l'entreprise. Si vous prévoyez d'offrir un paiement pour les jours fériés dans la nouvelle année, mettez à jour les jours fériés de votre entreprise. Pour les étapes, consultez Toast Payroll : Ajoutez des jours fériés de l'entreprise.

Résultat attendu : Vos taux de salaire minimum, les jours fériés de l'entreprise et les informations sur votre compte fiscal sont prêts pour la nouvelle année de paie.

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Questions Fréquemment Posées

Quand les formulaires W-2 seront-ils disponibles ?

Les formulaires W-2 seront disponibles dans Toast Payroll et l'application MyToast le lundi 19 janvier 2026, y compris pour les anciens employés. Les employés trouvent leur formulaire dans l'application MyToast sous Paiement > Accéder aux formulaires fiscaux (W-2) ou en se connectant à Toast Payroll. Pour tous les détails, voir Toast Payroll : Gérer l'expérience du formulaire W-2.

Également demandé comme :

• Quand mon W2 sera-t-il prêt ?
• Quand Toast publie-t-il les W2 ?
• Où puis-je trouver les documents W2 de 2025 ?

Comment puis-je trouver le W-2 d'un employé ?

Pour trouver le W-2 d'un employé, l'employé se connecte à Toast Payroll ou à l'application MyToast et récupère son propre formulaire depuis son profil à partir du 19 janvier 2026 ; les employeurs peuvent télécharger des copies en masse en naviguant vers Taxes. Si un formulaire n'apparaît pas, les causes les plus courantes sont un identifiant lié à un profil différent ou une entreprise qui a quitté Toast Payroll pour cette année. Pour des étapes complètes, voir Toast Payroll : Gérer l'expérience du formulaire W-2.

Également demandé comme :

• Où puis-je trouver un W2 d'employé ?
• Mon W2 indique que je n'ai pas de formulaires fiscaux ?
• Un employé inactif ne peut pas obtenir son W2 ?

Comment puis-je changer un employé de W-2 à 1099 ?

Pour changer un employé de W-2 à 1099, suivez les étapes de configuration et de reclassification des entrepreneurs dans Toast Payroll : Gérer les entrepreneurs 1099. Toast Payroll ne dépose pas les taxes des entrepreneurs 1099, mais il peut fournir les chiffres dont un entrepreneur a besoin pour déposer.

Également demandé comme :

• Comment changeons-nous un employé de W2 à 1099 ?
• Convertir un employé W-2 en entrepreneur 1099 ?
• Avez-vous besoin de changer un employé en 1099 ?

Toast a-t-il déposé mes formulaires W-2, mes formulaires ACA ou mes 1099 d'entrepreneur ?

Toast Payroll génère et dépose vos formulaires W-2 lorsque vous avez utilisé Toast Payroll pendant toute l'année et que vous avez des informations fiscales complètes dans vos dossiers. Le dépôt ACA est effectué par le biais du module Classic Benefits si vous l'utilisez. Toast Payroll ne dépose pas les taxes des entrepreneurs 1099. Si vous recevez un avis d'une agence d'État concernant un dépôt manqué, contactez le service client de Toast avec les détails de l'avis.

Également demandé comme :

• Toast a-t-il déposé nos formulaires ACA et 1095c ?
• Offrez-vous le dépôt ACA ?
• Des 1099 ont-ils été préparés pour 2025 ?

Où puis-je trouver le dépôt ACA dans Toast Payroll ?

Vous trouvez le dépôt ACA en naviguant vers Bénéfices > Voir et gérer les avantages santé > Demander le dépôt ACA si vous utilisez le module Classic Benefits de Toast Payroll. Complétez tous les éléments de la liste de vérification ACA là-bas. Pour les rapports ACA et les détails du 1095-C, consultez Toast Payroll : Dépôt fiscal et FAQ sur les impôts de fin d'année.

Également demandé comme :

• Où trouvez-vous les dépôts ACA ?
• Où puis-je télécharger mes données de dépôt ACA ?
• Y a-t-il un rapport ACA ?

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Articles Connexes

• Paie Toast : Gérer l'expérience du formulaire W-2
• Paie Toast : Gérer les taxes de paie
• Paie Toast : Liste de vérification de fin de trimestre
• Paie Toast : Obtenez de l'aide pour les modifications du formulaire W-2
• Paie Toast : Déclaration fiscale et FAQ sur la déclaration fiscale de fin d'année

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