Toast Payroll : Optimiser la bibliothèque de rapports

Dans cet article :

• À propos de la bibliothèque de rapports de Toast Payroll
• Qui peut utiliser la bibliothèque de rapports
• Aperçu des onglets de la bibliothèque de rapports
• Rapports de gestion
• Rapports standard
• Rapports personnalisés
  • Créer un rapport personnalisé
  • Modèle de rapport de paie
• Rapports de déclaration fiscale
  • Forfaits fiscaux trimestriels
  • Fichiers du formulaire W-2 et documents de fin d'année
• Articles connexes

À propos de la bibliothèque de rapports de Toast Payroll

La bibliothèque de rapports de Toast Payroll est le centre névralgique de tous les rapports de paie. Dans Toast Payroll, accédez à Rapports pour accéder à cinq onglets : Gestion (rapports populaires sélectionnés manuellement), Standard (bibliothèque complète de rapports en temps réel), Personnalisé (rapports que vous créez champ par champ), Favori (rapports que vous avez marqués pour un usage ordinaire) et Déclaration fiscale (forfaits fiscaux trimestriels, fichiers du formulaire W-2 et documents de fin d'année). Les rapports en file d'attente — y compris les rapports personnalisés — sont livrés par le Document Courier une fois traités.

Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.

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Qui peut utiliser la bibliothèque de rapports

• Les utilisateurs HR+ ont un accès complet aux cinq onglets et peuvent consulter les données de tous les employés.
• Les utilisateurs Gestionnaire accèdent directement à la liste des rapports standard lorsqu'ils sélectionnent Rapports. Les gestionnaires peuvent uniquement extraire des données pour les employés qui leur sont subordonnés.
• Les utilisateurs Employé ne peuvent pas accéder à la bibliothèque de rapports.

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Aperçu des onglets de la bibliothèque de rapports

Dans Toast Payroll, accédez à Rapports pour voir les onglets suivants :

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Rapports de gestion

L'onglet Gestion est la vue par défaut lorsque vous naviguez vers Rapports dans Toast Payroll. Il présente des rapports sélectionnés manuellement pour la gestion quotidienne du restaurant, notamment :

• Rapports sur les congés (TAFW)
• Données de préparation de la paie
• Informations démographiques et coordonnées d'urgence des employés

Chaque rapport sous Gestion se trouve également dans l'onglet Standard — l'onglet Gestion est un raccourci organisé. Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ici, consultez l'onglet Standard ou créez un rapport personnalisé.

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Rapports standard

Les rapports Standard de Toast Payroll couvrent tous les aspects du cycle de vie des employés : Sujets RH, données historiques de paie, taxes, finances de la paie et suivi du temps. Les rapports standard extraient des données en temps réel.

Pour trouver et exécuter un rapport standard :

1. Connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Rapports>Standard.
   1. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Recherchez des mots-clés dans la zone de recherche en haut, ou sélectionnez l'un des onglets de filtre de catégorie gris pour restreindre la liste par type de rapport.
3. Sélectionnez l'icône de flèche pour mettre le rapport en file d'attente pour le téléchargement, ou sélectionnez l'icône de vue ou d'œil pour lire une description du rapport avant de l'exécuter.

Résultat attendu : Le rapport est soit immédiatement téléchargé, soit envoyé au Courrier de documents sous l'onglet Mes rapports. La page s'actualise toutes les 30 secondes. Une fois que le statut indique Télécharger, sélectionnez-le pour recevoir votre rapport.

Remarque : Pour obtenir des descriptions et des cas d'utilisation des rapports standard les plus couramment exécutés, notamment le rapport d'audit de la paie des employés trimestriel (QEPAR), le rapport d'audit de la paie des employés (PEPAR) et le rapport sur les heures / gains par plage de dates, consultez Toast Payroll : Consultez les rapports de paie courants.

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Rapports personnalisés

Les rapports personnalisés vous permettent de sélectionner des champs de données spécifiques et d'appliquer des filtres pour créer un rapport adapté aux besoins de votre entreprise. Les cas d'utilisation courants incluent :

• La gestion des retenues sur avantages sociaux
• L'analyse des heures supplémentaires
• La validation des adresses courriel des employés
• Le rapport de recensement 401(k)
• Le rapport sur les salaires bruts cumulés (YTD)
• Répartition des gains par employé ou par catégorie de gains

Pour exécuter ou modifier un rapport personnalisé existant : Sélectionnez le nom du rapport pour en modifier les paramètres, ou sélectionnez l'icône de flèche pour l'exécuter immédiatement.

Créer un rapport personnalisé

1. Connectez-vous àToast Payrollet accédez àRapports>Personnalisé.
   1. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez le boutonAjouter+pour commencer.
   
   
   
   
3. Entrez unNompour votre rapport, ajoutez uneDescription(facultatif), et choisissez l'un desModèlessuivants avant de sélectionnerEnregistrer :
   • Attributs des employés — toutes les informations sur les employés, y compris les données personnelles, la date d'embauche, le statut d'emploi, le taux horaire, la date de cessation d'emploi, et plus encore
   • Retenues des employés — sommaire des retenues des employés
   • Gains des employés — sommaire des gains des employés
   • Paie — extrait les données des paies soumises au cours de l'année civile; consultez Modèle de rapport de paie pour savoir comment fonctionne ce modèle
4. Dans le créateur de rapports, examinez et configurez les cases de données en haut de la page :
   • Nom du rapport — modifier le nom du rapport
   • Niveau de sécurité — régler sur RH+ pour restreindre l'accès; il n'est pas possible de rendre un rapport accessible aux utilisateurs ayant un niveau de sécurité Employé
   • Description — ajouter ou modifier une description afin que l'objet du rapport soit facile à identifier à l'avenir
     
     
     
     
5. Sélectionnez l'icône+à côté de n'importe quel nom de champ pour ajouter ce champ à votre rapport.
   
   
   
   
6. Les champs apparaissent sur le rapport dans l'ordre où ils sont ajoutés. Sélectionnez et maintenez un champ pour le faire glisser vers le haut ou vers le bas. Pour chaque champ, vous pouvez :
   • Attribuer un en-tête — l'étiquette qui apparaît dans la ligne 1 du rapport généré. Si aucun en-tête n'est attribué, le titre du champ est utilisé.
   • Appliquer un filtre — trie les données du rapport selon les critères que vous définissez à l'étape 8 ci-dessous.
   • Supprimer le champ — sélectionnez l'icône – pour le supprimer.
     
     
     
     
7. Lorsque le rapport est configuré, sélectionnez Enregistrer pour l'enregistrer dans votre liste de rapports personnalisés, ou sélectionnez Mettre en file d'attente pour l'enregistrer et exécuter immédiatement le rapport.
8. Si vous avez sélectionné Mettre en file d'attente et qu'un filtre est appliqué à un ou plusieurs champs : sélectionnez les valeurs de données à inclure dans le rapport, puis sélectionnez Mettre en file d'attente pour le générer. Par exemple, si vous avez appliqué un filtre au champ Nom du gain et que vous sélectionnez SALAIRE et Ordinaire, le rapport inclura uniquement ces codes de gain.
   
   
   
   
9. Vous êtes redirigé vers le Service de messagerie de documents où votre rapport sera disponible pour téléchargement une fois traité. La page s'actualise automatiquement toutes les 30 secondes. Une fois que le statut indique Télécharger, sélectionnez-le pour recevoir votre rapport.
   
   

Résultat attendu : Votre rapport personnalisé est enregistré et disponible dans Toast Payroll sous Rapports > Personnalisé. Si vous avez sélectionné Mettre en file d'attente, le rapport se télécharge depuis le Service de messagerie de documents une fois le traitement terminé.

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Modèle de rapport de paie

Le modèle Paie est plus complexe que les autres modèles de rapport personnalisé. Détails clés :

• Source de données : Tiré des périodes de paie soumises — il ne s'agit pas d'un instantané ponctuel. Les chiffres, les employés et les totaux affichés correspondent à ce qui apparaît sur le Rapport sommaire de paie et le Rapport de vérification de la paie des employés par période de paie (PEPAR).
• En-têtes et pieds de page : Vous pouvez intégrer une ligne d'en-tête (première ligne de votre feuille de calcul) et une ligne de pied de page (dernière ligne) dans le format du rapport. Cela peut être requis si vous téléversez le rapport vers un fournisseur tiers. Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, sélectionnez les champs appropriés dans la section En-têtes et pieds de page sous Champs.
• Options de regroupement :Regroupez les résultats du rapport à l'aide de l'un des paramètres suivants :
  • Employé — une ligne par employé, totalisant tous les montants pour toutes les périodes de paie dans la plage de dates du rapport
  • Paie — une ligne totalisant tous les montants pour toutes les périodes de paie, sans information propre aux employés
  Si aucune option n'est sélectionnée, le rapport affiche par défaut une ligne par employé et par période de paie.
• Champs fixes : Exécutez le rapport en tant que Champs fixes si cela est requis pour un téléchargement vers un tiers. Champs fixes vous permet de modifier la longueur, la direction et le caractère de chaque champ. Si vous utilisez Champs fixes, remplacez le type d'Extension de fichier par txt.

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Rapports de déclaration fiscale

Pour consulter les rapports de déclaration fiscale, connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Rapports > Déclaration fiscale. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Sélectionnez l'année et le NEF (numéro d'entreprise fédéral) corrects pour trouver vos documents, puis sélectionnez l'icône de flèche pour exécuter ou télécharger un rapport.

Deux rapports sont toujours disponibles dans Déclaration fiscale, peu importe l'année :

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Trousses fiscales trimestrielles

Environ trois à quatre semaines après chaque trimestre au cours duquel vous avez traité la paie avec Toast, votre trousse fiscale trimestrielle apparaît sous Rapports > Déclaration fiscale. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Les trousses fiscales trimestrielles contiennent des renseignements sur les taxes sur la paie, y compris tout écart fiscal propre à votre NEF.

Remarque : Pour obtenir une marche à suivre sur la façon de lire votre trousse fiscale trimestrielle — y compris la section Récapitulatif de rapprochement et écarts — consultez Toast Payroll : Lire votre trousse fiscale trimestrielle.

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Fichiers de formulaires W-2 et documents de fin d'année

Une fois disponibles, les fichiers de formulaires W-2 pour vos employés pour l'année et le NEF sélectionnés apparaissent dans Toast Payroll sous Rapports > Déclaration fiscale. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.)

Les fichiers sont étiquetés :

• employees_OptedElectronic — employés ayant choisi la Livraison électronique du formulaire W-2
• employees_OptedPaper — employés ayant choisi de recevoir un formulaire W-2 papier

Les employés qui demandent un formulaire W-2 papier doivent les faire Imprimer et distribuer avant la date limite de la SSA du 31 janvier de chaque année. Pour les instructions d'impression, consultez Toast Payroll : Télécharger et Imprimer les formulaires W-2 (pour les employeurs).

Pour afficher et gérer les préférences de Livraison de W-2 des employés :

1. Sélectionnez le bouton Documents de fin d'année pour voir quels employés ont opté pour la Livraison électronique et lesquels ont choisi la Livraison papier. Vérifiez la colonne Formulaires électroniques ?.
2. Pour modifier le paramètre de Livraison de W-2 d'un employé : cochez la case à côté de son nom et choisissez Modifier.
3. Cela doit être fait avant la soumission de la dernière paie de l'année.

Résultat attendu : La préférence de Livraison de W-2 de l'employé est mise à jour. Le changement s'applique à l'année fiscale en cours et aux années futures.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Passer en revue les rapports de paie courants
• Toast Payroll : Messager de documents
• Toast Payroll : Passer en revue les rapports de paie
• Toast Payroll : Rapport sommaire de paie
• Toast Payroll : Lire votre trousse fiscale trimestrielle

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.