Toast Paie : Optimiser la bibliothèque de rapports

Dans cet article :

• À propos de la bibliothèque de rapports de Toast Paie
• Qui peut utiliser la bibliothèque de rapports
• Onglets de la bibliothèque de rapports en un coup d'œil
• Rapports de gestion
• Rapports standards
• Rapports personnalisés
  • Créer un rapport personnalisé
  • Modèle de rapport de paie
• Rapports de déclaration fiscale
  • Paquets fiscaux trimestriels
  • Fichiers de formulaire W-2 et documents de fin d'année
• Articles connexes

À propos de la bibliothèque de rapports de Toast Paie

La bibliothèque de rapports de Toast Paie est le centre névralgique de tous les rapports de paie. Dans Toast Paie, accédez à Rapports pour accéder à cinq onglets : Gestion (rapports populaires sélectionnés à la main), Standard (bibliothèque complète de rapports en temps réel), Personnalisé (rapports que vous construisez champ par champ), Favori (rapports que vous avez marqués pour un usage régulier), et Déclaration fiscale (paquets fiscaux trimestriels, fichiers de formulaire W-2 et documents de fin d'année). Les rapports en attente — y compris les rapports personnalisés — sont livrés par le Service de messagerie de documents une fois traités.

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Qui peut utiliser la bibliothèque de rapports

• Les utilisateurs de RH+ ont un accès complet à tous les cinq onglets et peuvent consulter les données de tous les employés.
• Les utilisateurs de Gestionnaire accèdent directement à la liste des rapports standards lorsqu'ils sélectionnent Rapports. Les gestionnaires ne peuvent extraire des données que pour les employés qui leur rendent compte.
• Les utilisateurs de Employé ne peuvent pas accéder à la bibliothèque de rapports.

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Onglets de la bibliothèque de rapports en un coup d'œil

Dans Toast Payroll, accédez à Rapports pour voir les onglets suivants :

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Rapports de gestion

L'onglet Gestion est la vue par défaut lorsque vous naviguez vers Rapports dans Toast Payroll. Il présente des rapports soigneusement sélectionnés pour la gestion quotidienne des restaurants, y compris :

• Rapports sur le temps d'absence au travail (TAFW)
• Données de préparation de la paie
• Informations démographiques des employés et contacts d'urgence

Chaque rapport sous Gestion se trouve également dans l'onglet Standard — l'onglet Gestion est un raccourci organisé. Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ici, vérifiez l'onglet Standard ou créez un rapport personnalisé.

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Rapports standards

Les rapports Standards de Toast Payroll couvrent tous les aspects du cycle de vie des employés : Sujets RH, données historiques de paie, taxes, finances de la paie et gestion du temps. Les rapports standards extraient des données en temps réel.

Pour trouver et exécuter un rapport standard :

1. Naviguez vers Rapports > Standard.
2. Recherchez des mots-clés dans la zone de recherche en haut, ou sélectionnez l'un des onglets de filtre de catégorie gris pour affiner la liste par type de rapport.
3. Sélectionnez l'icône de flèche pour mettre le rapport en attente de téléchargement, ou sélectionnez l'icône de vue ou d'œil pour lire une description du rapport avant de l'exécuter.

Résultat attendu : Le rapport est soit téléchargé immédiatement, soit envoyé au Service de livraison de documents sous l'onglet Mes rapports. La page se rafraîchit toutes les 30 secondes. Une fois que le statut indique Télécharger, sélectionnez-le pour recevoir votre rapport.

Remarque : Pour des descriptions et des cas d'utilisation des rapports standard les plus couramment exécutés, y compris le Rapport d'audit de la paie des employés trimestriels (QEPAR), le Rapport d'audit de la paie des employés (PEPAR) et le Rapport sur les heures / gains par plage de dates, consultez Toast Payroll : Consultez les rapports de paie courants.

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Rapports personnalisés

Les rapports personnalisés vous permettent de sélectionner des champs de données spécifiques et d'appliquer des filtres pour créer un rapport adapté aux besoins de votre entreprise. Les cas d'utilisation courants incluent :

• Gestion des déductions de prestations
• Analyse des heures supplémentaires
• Validation des adresses e-mail des employés
• Rapport de recensement 401(k)
• Rapport des salaires bruts cumulés (YTD)
• Répartition des gains par employé ou par catégorie de gains

Pour exécuter ou modifier un rapport personnalisé existant : Sélectionnez le nom du rapport pour modifier ses paramètres, ou sélectionnez l'icône de flèche pour l'exécuter immédiatement.

Créer un rapport personnalisé

1. Naviguez vers Rapports > Personnalisé.
2. Sélectionnez leAjouter+bouton pour commencer.
   
   
   
   
3. Entrez unNompour votre rapport, ajoutez uneDescription<2>(facultatif), et choisissez l'un desModèlessuivants avant de sélectionnerEnregistrer :
   • Attributs des employés — toutes les informations sur les employés, y compris les données personnelles, la date d'embauche, le statut d'emploi, le taux horaire, la date de résiliation, et plus encore
   • Deductions des employés — résumé des déductions des employés
   • Gains des employés — résumé des gains des employés
   • Paie — extrait des données des paies soumises au cours de l'année civile ; voir Modèle de rapport de paie pour comprendre comment ce modèle fonctionne
4. Dans le Créateur de rapports, examinez et configurez les zones de données en haut de la page :
   • Nom du rapport — modifiez le nom du rapport
   • Niveau de sécurité — défini sur RH+ pour restreindre l'accès ; il n'est pas possible de rendre un rapport accessible aux utilisateurs ayant un niveau de sécurité Employé
   • Description — ajoutez ou modifiez une description afin que l'objectif du rapport soit facile à identifier à l'avenir
     
     
     
     
5. Sélectionnez l'icône+ à côté de tout nom de champ pour ajouter ce champ à votre rapport.
   
   
   
   
6. Les champs apparaissent dans le rapport dans l'ordre dans lequel ils sont ajoutés. Sélectionnez et maintenez un champ pour le faire glisser vers le haut ou vers le bas. Pour chaque champ, vous pouvez :
   • Attribuer un en-tête — l'étiquette qui apparaît dans la ligne 1 du rapport généré. Si aucun en-tête n'est attribué, la légende du champ est utilisée.
   • Appliquer un filtre — trie les données du rapport selon les critères que vous définissez à l'étape 8 ci-dessous.
   • Retirer le champ — sélectionnez l'icône – pour le supprimer.
     
     
     
     
7. Lorsque le rapport est configuré, sélectionnez Enregistrer pour l'enregistrer dans votre liste de Rapports Personnalisés, ou sélectionnez Mettre en file d'attente pour enregistrer et exécuter immédiatement le rapport.
8. Si vous avez sélectionné Mettre en file d'attente et avez appliqué un filtre à un ou plusieurs champs : sélectionnez les valeurs de données à inclure dans le rapport, puis sélectionnez Mettre en file d'attente pour le générer. Par exemple, si vous avez appliqué un filtre au champ Nom de la rémunération et sélectionnez SALAIRE et RÉGULIER, le rapport inclura uniquement ces codes de rémunération.
   
   
   
   
9. Vous êtes dirigé vers le Courrier Documentaire où votre rapport sera disponible en téléchargement une fois traité. La page se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes. Une fois que le statut indique Télécharger, sélectionnez-le pour recevoir votre rapport.
   
   

Résultat attendu : Votre rapport personnalisé est enregistré et disponible sous Rapports > Personnalisé. Si vous avez sélectionné Mettre en file d'attente, le rapport se télécharge depuis le Courrier Documentaire une fois le traitement terminé.

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Modèle de Rapport de Paie

Le modèle Paie est plus complexe que les autres modèles de rapports personnalisés. Détails clés :

• Source de données : Tire des périodes de paie soumises — pas un instantané à un moment donné. Les chiffres, les employés et les totaux affichés correspondent à ce qui apparaît dans le Rapport Sommaire de Paie et le Rapport d'Audit de Paie par Période de Paie (PEPAR).
• En-têtes et bandes de fin : Vous pouvez créer une ligne d'en-tête (première ligne de votre feuille de calcul) et une ligne de bande de fin (dernière ligne) dans le format du rapport. Cela peut être nécessaire si vous téléchargez le rapport chez un fournisseur tiers. Pour ajouter un en-tête ou une bande de fin, sélectionnez les champs appropriés dans la section En-têtes et Bandes de Fin sous Champs.
• Options de regroupement :Regroupez la sortie du rapport en utilisant l'un des paramètres suivants :
  • Employé — une ligne par employé, totalisant tous les totaux sur toutes les périodes de paie dans la plage de dates du rapport
  • Paie — une ligne totalisant tous les totaux sur toutes les périodes de paie, sans information spécifique à l'employé
  Si aucun des deux n'est sélectionné, le rapport par défaut est une ligne par employé par période de paie.
• Champs Fixes : Exécutez le rapport en tant que Champs Fixes si nécessaire pour un téléchargement tiers. Champs Fixes vous permet de modifier la longueur, la direction et le caractère de chaque champ. Si vous utilisez Champs Fixes, changez le type d'extension de fichier en txt.

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Rapports de Déclaration Fiscale

Pour consulter les rapports de déclaration fiscale, accédez à Rapports > Déclaration Fiscale dans Toast Payroll. Sélectionnez l'Année et le FEIN (Numéro d'Identification de l'Employeur Fédéral) corrects pour localiser vos documents, puis sélectionnez l'icône de flèche pour exécuter ou télécharger un rapport.

Deux rapports sont toujours disponibles dans Déclaration Fiscale, peu importe l'année :

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Paquets fiscaux trimestriels

Environ trois à quatre semaines après chaque trimestre au cours duquel vous avez traité la paie avec Toast, votre paquet fiscal trimestriel apparaît sous Rapports > Dépôt fiscal. Les paquets fiscaux trimestriels contiennent des informations fiscales sur la paie, y compris toute variation fiscale spécifique à votre FEIN.

Remarque : Pour un guide sur la façon de lire votre paquet fiscal trimestriel — y compris le récapitulatif de réconciliation et la section des variations — consultez Toast Payroll : Lisez votre paquet fiscal trimestriel.

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Fichiers de formulaire W-2 et documents de fin d'année

Une fois disponibles, les fichiers de formulaire W-2 pour vos employés pour l'année et le FEIN sélectionnés apparaissent dans Dépôt fiscal. Les fichiers sont étiquetés :

• employés_OptéÉlectronique — employés qui ont choisi la livraison électronique du formulaire W-2
• employés_OptéPapier — employés qui ont choisi de recevoir un formulaire W-2 papier

Les employés qui demandent un formulaire W-2 papier doivent les faire imprimer et distribuer par la date limite de la SSA, soit le 31 janvier de chaque année. Pour les instructions d'impression, consultez Toast Payroll : Téléchargez et imprimez les formulaires W-2 (Pour les employeurs).

Pour voir et gérer les préférences de livraison des employés pour les W-2 :

1. Sélectionnez le bouton Documents de fin d'année pour voir quels employés ont opté pour la livraison électronique et lesquels ont choisi la livraison papier. Vérifiez la colonne Formulaires électroniques ?.
2. Pour modifier le paramètre de livraison du W-2 d'un employé : sélectionnez la case à cocher à côté de son nom et choisissez Modifier.
3. Cela doit se faire avant que le dernier traitement de paie de l'année ne soit soumis.

Résultat attendu : La préférence de livraison du W-2 de l'employé est mise à jour. Le changement s'applique aux années fiscales actuelles et futures.

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un conseil juridique, fiscal, RH ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.