Gestion de paie Toast : Optimiser la bibliothèque de rapports

Dans cet article :

Vue d'ensemble de la bibliothèque de rapports
Rapports de gestion
Rapports standards
Rapports personnalisés
Rapports de déclaration fiscale

Vue d'ensemble de la bibliothèque de rapports

Commencez par naviguer vers Rapports. Vous avez cinq options ici :

Gestion : La page par défaut. Voici quelques-uns des rapports les plus populaires que les clients utilisent pour gérer leur entreprise.
Standard : Choisissez parmi divers rapports qui tirent des données en temps réel
Personnalisé : Créez et ajoutez divers champs pour construire votre propre rapport
Favori : Signalez les rapports des onglets Gestion, Personnalisé et Standard à exécuter régulièrement
Déclaration de revenus: Trouvez les informations du formulaire W-2, voyez qui a opté pour les formulaires W-2 électroniques et localisez les documents de fin d'année

Rapports de gestion

Une variété de rapports se trouve sous cet onglet. De TAFW (temps d'absence au travail) à préparation d'une paie en passant par informations démographiques et de contact d'urgence, vous pouvez trouver des informations pertinentes sur plusieurs aspects de la gestion de restaurant ici. Chacun de ces rapports se trouve également dans l'onglet Rapports standard, mais ceux-ci sont sélectionnés manuellement pour un accès facile. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, consultez l'onglet Rapports standard ou créez un rapport personnalisé.

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Rapports standard

Toast Payroll offre une large variété de rapports couvrant tous les aspects du cycle de vie d'un employé, divers sujets RH, des données historiques de paie et d'autres besoins en matière de fiscalité, de paie et de finances. Ceux-ci sont connus sous le nom de rapports standard et peuvent être trouvés en naviguant vers Rapports > Standard. Recherchez des mots-clés dans la boîte de recherche en haut ou utilisez les onglets gris en haut pour filtrer rapidement vers des catégories de rapports spécifiques. Sélectionnez l'icône de flèche pour mettre le rapport en file d'attente ou sélectionnez l'icône de vue pour une description de celui-ci. Découvrez Toast Payroll : Consultez les rapports de paie courants pour les rapports les plus populaires dans ce domaine. De plus, n'oubliez pas les rapports générés automatiquement avec chaque paie.

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Rapports personnalisés

Les raisons courantes pour lesquelles les clients utilisent un rapport personnalisé sont :

Pour les rapports personnalisés existants, sélectionnez le nom du rapport pour modifier ses paramètres ou sélectionnez la flèche bleue à droite pour l'exécuter.

Pour créer un rapport personnalisé :

Accédez à Rapports > Personnalisé.
Sélectionnez leAjouter+bouton à gauche pour commencer.
Nomvotre rapport, ajoutez uneDescription(facultatif), et choisissez l'un desModèlessuivants avant de sélectionnerEnregistrer :
1. Attributs des employés : Comprend toutes les informations relatives à un employé telles que les informations personnelles, la date d'embauche, le statut, le taux horaire, la date de cessation d'emploi, etc.
2. Déductions des employés : Comprend un résumé des déductions des employés.
3. Gains des employés : Comprend un résumé des gains des employés.
4. Paie : Cela vous permet d'extraire des données des paies soumises qui tombent dans l'année civile. Si vous sélectionnez ce modèle, consultez plus d'informations ci-dessous.
Il y a des zones de données en haut du Créateur de rapports :
1. Nom du rapport : Modifiez le nom du rapport ici.
2. Niveau de sécurité : Si ce rapport ne doit être accessible qu'aux utilisateurs de niveau HR+, vous pouvez le définir ici. Il n'est pas possible de rendre un rapport accessible aux utilisateurs ayant un niveau de sécurité Employé.
3. Description : Modifiez ou ajoutez une description à votre rapport. Cela peut faciliter l'identification de l'objectif du rapport à l'avenir.
Vous pouvez maintenant commencer à ajouter des informations à votre rapport en sélectionnant le + icône pour un champ.
Les champs apparaîtront dans le rapport dans l'ordre où ils sont listés, mais vous pouvez cliquer et maintenir pour faire glisser un champ vers le haut ou vers le bas de la liste. Les champs dans le rapport peuvent avoir un en-tête attribué, un filtre appliqué, ou peuvent être supprimés.
1. Un en-tête est l'étiquette qui apparaît dans la ligne 1 du rapport généré. S'il n'y en a pas d'attribué, la légende (nom du champ) sera utilisée.
2. Un filtre peut être appliqué pour trier les données en fonction de certains critères que vous configurerez à la page suivante. Voir l'étape 7 ci-dessous.
3. Pour supprimer un champ, sélectionnez le icône rouge - à droite.
Une fois que le rapport est entièrement personnalisé, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer uniquement le rapport dans la liste des Rapports Personnalisés ou sélectionnez File d'attente pour enregistrer et exécuter immédiatement le rapport.
Si vous avez sélectionné File d'attente et que vous avez un filtre appliqué à l'un de vos champs, votre dernière étape vous demande de filtrer le rapport avant de l'exécuter (si vous n'avez pas sélectionné de filtre, passez à l'étape 9). Sélectionnez le type de données que vous souhaitez voir apparaître dans le rapport. Par exemple, si vous choisissez de filtrer Nom de la rémunération puis choisissez SALAIRE et RÉGULIER dans la liste, vous générerez un rapport avec uniquement les codes de rémunération SALAIRE et RÉGULIER. Vous pouvez sélectionner plus d'un type de données dans la liste des filtres. Sélectionnez Mettre en file d'attente pour générer votre rapport.
Vous serez dirigé vers le Courrier de Document où votre rapport sera disponible en téléchargement une fois qu'il aura été traité. Si le statut de votre rapport indique En attente ou Traitement, donnez au système un moment pour rassembler vos données ; cette page se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes. Une fois disponible, appuyez sur Télécharger pour recevoir votre rapport.

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Modèle de Rapport de Paie

Ce modèle est légèrement plus complexe que les autres. Découvrez comment cela fonctionne :

Les données de ce rapport proviennent des périodes de paie soumises. Cela signifie que ce n'est pas un rapport 'à un moment donné' mais plutôt un reflet de ce qui s'est passé lors d'une paie. Les chiffres, les employés, etc. affichés seront exactement comme ils apparaissent dans le Rapport Sommaire de Paie, le Rapport d'Audit de Paie par Période, etc.
Vous pouvez intégrer des en-têtes (première ligne de votre feuille de calcul) et des bandes (dernière ligne) dans le format du rapport. Cela pourrait être nécessaire si vous devez télécharger le rapport vers un fournisseur tiers. Pour ajouter un en-tête ou une bande, sélectionnez le(s) champ(s) approprié(s) dans la section En-têtes et Bandes près du bas de Champs.
Vous pouvez regrouper le rapport par Employé (une ligne par employé qui résume tous les totaux pour toutes les périodes de paie pour lesquelles le rapport est exécuté) ou Paie (une ligne qui résume tous les totaux pour les périodes de paie pour lesquelles le rapport est exécuté et ne montre aucune information spécifique à un employé). Si aucun de ces choix n'est sélectionné, le rapport par défaut sera une ligne par employé par période de paie.
Vous avez la possibilité d'exécuter le Type de rapport en tant que Champs fixes, ce qui est parfois nécessaire si vous téléchargez le rapport à un fournisseur tiers. Cela vous permet de modifier la longueur, la direction et le caractère de chaque champ. Si un rapport doit être exécuté avec des champs fixes, le type de Extension de fichier doit être changé en txt.

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Rapports de déclaration fiscale

Pour consulter les rapports de déclaration fiscale tels que vos paquets fiscaux trimestriels et Formulaires W-2, naviguez vers Rapports > Déclaration fiscale. À partir de cette page, assurez-vous d'avoir la bonne Année et le FEIN (Numéro d'identification de l'employeur fédéral) sélectionnés pour localiser ce que vous recherchez. Une fois que vous trouvez votre rapport, sélectionnez l'icône de flèche bleue pour l'exécuter.

Deux rapports seront toujours disponibles ici : Rapport d'audit W2 (résumé de tous les formulaires W-2 pour tous les employés pour l'année) et le Rapport W3 (la somme de tous les formulaires W-2 dans un FEIN).
Environ 3-4 semaines après chaque trimestre où vous avez traité la paie avec nous, vous pouvez trouver votre paquet fiscal trimestriel. Les paquets fiscaux trimestriels contiennent des informations importantes pour vos informations fiscales de paie, y compris toute variation fiscale spécifique à votre FEIN.
Une fois qu'ils sont disponibles, vous trouverez également des fichiers contenant des formulaires W-2 pour vos employés pour l'année et le FEIN sélectionnés. Ils sont étiquetés employés_OptéÉlectronique et employés_OptéPapier. Les employés qui demandent un formulaire papier doivent les avoir imprimés et distribués par la date limite de la SSA du 31 janvier de chaque année.
Enfin, sélectionnez le bouton Documents de fin d'année pour confirmer quels de vos employés ont choisi de recevoir un formulaire W-2 électronique et lesquels ont choisi de recevoir un formulaire W-2 papier (vérifiez la colonne Formulaires électroniques ?). Vous pouvez apporter des modifications à ce paramètre au nom de votre employé en sélectionnant la case à cocher à côté de son nom et en choisissant Modifier.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.