Toast Payroll : Examiner les groupes de paie

Dans cet article :

• À propos des groupes de paie
• Comment fonctionnent les groupes de paie
• Trouver le groupe de paie d'un employé
• Exemples de groupes de paie
• Modifier le groupe de paie d'un employé
• Créer un nouveau groupe de paie
• Foire aux questions
• Articles connexes

À propos des groupes de paie

Un groupe de paie est une partie de votre organisation regroupée pour le traitement de la paie, ou un groupe d'employés qui partagent une date de paie, une fréquence ou un mode de paiement commun. Les groupes de paie sont le plus souvent utilisés lorsque deux FEIN ou plus effectuent le traitement de la paie. Ils vous permettent de trier les employés afin qu'ils puissent être payés selon des fréquences de paie différentes et à partir de comptes d'entreprise différents au besoin.

Un employé peut faire partie de plus d'un groupe de paie. Lorsque cela se produit, chaque groupe de paie à partir duquel l'employé est payé doit être lié à un poste distinct dans son profil.

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Comment fonctionnent les groupes de paie

Un groupe de paie est basé sur le poste auquel un employé est affecté. Le groupe de paie affiché sur le profil d'un employé est dynamique et provient du poste sur la page Détails du poste. Comme le groupe de paie suit le poste, vous modifiez le groupe de paie d'un employé en changeant son poste, et non en modifiant le champ du groupe de paie seul.

Les groupes de paie apparaissent également sous chaque paie sur le tableau de bord du cycle de paie. Seuls les employés ayant des postes affectés à ce groupe de paie apparaissent sur cette paie, ou peuvent y être ajoutés.

Si un employé est payé à partir de deux groupes de paie, il doit occuper deux postes. Un poste secondaire ne devrait exister que s'il est lié à un groupe de paie secondaire. Si un deuxième rôle peut être payé à partir du même groupe de paie, créez un emploi au lieu d'un poste. Pour plus de détails sur les emplois par rapport aux postes, consultez Toast Payroll : Attribuer ou modifier les emplois ou les emplacements d'un employé.

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Trouver le groupe de paie d'un employé

Pour trouver à quel groupe de paie un employé est affecté, accédez à son profil et sélectionnez l'icône > de chevron à droite de son emploi principal. Chaque poste répertorié affiche son groupe de paie affecté. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.)

Si un employé occupe plus d'un poste, chaque poste doit être lié à un groupe de paie différent. Pour confirmer où les heures d'un employé seront payées, faites correspondre les groupes de paie sur son profil avec les groupes de paie répertoriés sous chaque paie sur le tableau de bord du cycle de paie.

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Exemples de groupes de paie

Les groupes de paie sont généralement organisés de la manière suivante :

• Fréquence de paie : Les groupes de paie sont souvent étiquetés selon la fréquence de paie si plus d'une fréquence existe au sein d'un FEIN. Les fréquences de paie comprennent hebdomadaire, bimensuelle, semi-mensuelle et mensuelle. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Examiner la fréquence de paie.
• Emplacement : Si vous avez plusieurs emplacements, vous pouvez attribuer à un emplacement son propre groupe de paie et nommer vos groupes de paie d'après vos emplacements, par exemple Chicago et Boston.
• Horaire par rapport à salarié : Les employeurs peuvent placer les employés horaires et les employés salariés sur deux paies distinctes et nommer celles-ci groupes de paie Horaire et Salarié. Ceux-ci peuvent plutôt être classés selon que les employés sont exonérés ou non exonérés. Consultez Toast Payroll : Employés exonérés et non exonérés.
• Cadres par rapport aux employés ordinaires : Pour garder les renseignements sur la paie des cadres confidentiels vis-à-vis de certains administrateurs de la paie, vous pouvez créer un groupe de paie distinct pour ces employés afin qu'un cadre puisse traiter et soumettre cette paie.

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Modifier le groupe de paie d'un employé

Un groupe de paie est basé sur le poste auquel un employé est affecté; par conséquent, pour modifier le groupe de paie, vous devez également modifier le poste. Un poste est un ensemble d'attributs professionnels propres à un employé.

1. Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'> icône en forme de chevron à droite de son emploi principal.
   1. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en consultant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.
2. Sélectionnez Modifier sur le poste que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez le motif nommé Mise à jour du poste en haut de la page et confirmez les détails dans la fenêtre contextuelle.
4. Modifiez le champ Poste près du haut et le champ Groupe de paie sous la section Paie en bas.
5. Sélectionnez Soumettre pour enregistrer ces modifications.

Résultat attendu : Le profil de l'employé affiche maintenant le nouveau groupe de paie, et ses heures sont transmises à la paie liée à ce groupe de paie sur le tableau de bord du cycle de paie.

Remarque : Le poste et le groupe de paie doivent tous deux être modifiés, et non seulement le groupe de paie. Le poste doit correspondre au groupe de paie auquel il est associé, sinon des erreurs pourraient survenir.

Si le champ Groupe de paie est grisé ou si votre modification ne s'enregistre pas, l'employé a généralement plus d'un poste lié au même groupe de paie, ce qui n'est pas autorisé. Pour savoir comment résoudre ce problème, consultez Obtenir de l'aide sur les erreurs de paie : Plus d'un poste par groupe. Pour obtenir des instructions complètes sur la modification d'un groupe de paie via le poste, consultez Toast Payroll : Modifier le groupe de paie d'un employé.

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Créer un nouveau groupe de paie

Pour configurer un nouveau groupe de paie, Toast Payroll a besoin des trois éléments suivants :

• Numéros d'acheminement et de compte bancaire
• Un chèque annulé
• Un formulaire de demande de nouveau FEIN / groupe de paie rempli
  • Remarque : Toast Payroll n'est actuellement pas disponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera mise à disposition lors du lancement du produit dans votre région.

Ceux-ci peuvent être configurés avec un conseiller en intégration Toast pendant le processus d'intégration. Une fois que vous utilisez Toast Payroll, rassemblez les trois éléments et envoyez-les à Toast Payroll par l'intermédiaire du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Remarque : Une fois qu'un nouveau groupe de paie est actif, vous ajoutez un employé existant à celui-ci en créant un deuxième poste pour ce groupe de paie. Les nouvelles recrues sont placées dans un groupe de paie par le biais du processus d'intégration des employés.

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Foire aux questions

Un employé peut-il faire partie de plus d'un groupe de paie ?

Un employé peut faire partie de plus d'un groupe de paie. Chaque groupe de paie à partir duquel l'employé est payé doit être lié à un poste distinct sur son profil; ainsi, un employé payé à partir de deux groupes de paie doit avoir deux postes. Un poste secondaire ne devrait être présent que s'il est lié à un groupe de paie secondaire.

Également posée sous la forme :

• • Puis-je avoir un employé dans plus d'un groupe de paie ?
  • Comment puis-je payer un employé à partir de deux groupes de paie ?

Comment puis-je ajouter un employé à un nouveau groupe de paie ?

Pour ajouter un employé à un nouveau groupe de paie, l'employé doit avoir un poste lié à ce groupe de paie. Si l'employé est une nouvelle recrue, cela se fait par le biais du processus d'intégration des employés. S'il possède déjà un poste, ajoutez un deuxième poste créé pour le nouveau groupe de paie. Pour des instructions étape par étape, consultez Toast Payroll : Attribuer ou modifier les emplois ou les emplacements d'un employé.

Également posée sous la forme :

• • Comment puis-je affecter un employé à un deuxième groupe de paie ?
  • Comment puis-je ajouter un groupe de paie à un nouvel emploi ?

Pourquoi les entrées de temps approuvées de mon employé n'apparaissent-elles pas sur la paie?

Les entrées de temps approuvées peuvent ne pas apparaître sur la paie parce que l'employé occupe plus d'un poste et que ces entrées de temps et ces gains sont liés à un groupe de paie différent; ils apparaissent donc sur une autre paie. Vérifiez le groupe de paie pour chacun des postes de l'employé en accédant à son profil et en sélectionnant l'icône caret à droite de son emploi principal. Ensuite, faites correspondre les groupes de paie du profil avec les groupes de paie énumérés sous chaque paie dans le tableau de bord du cycle de paie. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.)

Également posée sous la forme :

• • J'ai approuvé le temps de mon employé, mais il n'apparaît pas sur la paie
  • Les heures de mon employé sont dans le mauvais groupe de paie

Ai-je besoin d'un nouveau poste pour chaque nouvel emploi que mon employé occupe?

Vous n'avez pas besoin d'un nouveau poste pour chaque nouvel emploi si le deuxième emploi peut être payé à partir du même groupe de paie. Dans ce cas, créez un emploi plutôt qu'un poste. Ajoutez un poste distinct uniquement lorsque le nouveau travail est payé à partir d'un groupe de paie différent. Consultez Toast Payroll : Attribuer ou modifier les emplois ou les emplacements d'un employé.

Également posée sous la forme :

• • Dois-je ajouter un emploi ou un poste?
  • Quand ai-je besoin d'un poste secondaire?

Puis-je renommer mon groupe de paie?

Les noms des groupes de paie ne peuvent être mis à jour que par Toast, et seulement dans les bonnes circonstances. Par exemple, si le nom d'un groupe de paie doit changer, Toast Payroll doit également savoir si un changement de FEIN ou un changement de propriétaire a eu lieu afin que ces changements puissent également être pris en compte. Pour discuter de votre situation, communiquez avec Toast par l'entremise du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de toute page de Toast Payroll.

Également posée sous la forme :

• • Comment puis-je changer le nom d'un groupe de paie?
  • Puis-je renommer un groupe de paie?

Puis-je fusionner deux groupes de paie en un seul?

La fusion de deux groupes de paie n'est pas une modification en libre-service, car la structure des groupes de paie est liée à vos FEIN et à vos comptes d'entreprise. Pour discuter de la fusion ou du renommage de groupes de paie, communiquez avec le service à la clientèle de Toast par l'entremise du bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Également posée sous la forme :

• • Puis-je combiner deux groupes de paie?
  • Comment supprimer un groupe de paie?

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Articles connexes

• Toast Payroll : Modifier le groupe de paie d'un employé
• Toast Payroll : Attribuer ou modifier les emplois ou les emplacements d'un employé
• Obtenir de l'aide pour une erreur de paie : Plus d'un poste par groupe
• Toast Payroll : Plusieurs emplacements avec un seul groupe de paie
• Toast Payroll : Qu'est-ce que la fréquence de paie

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