Utiliser les comptages cycliques pour gérer l’inventaire de vente au détail

Dans cet article :

• Aperçu des comptages cycliques
• Configurer vos articles pour un comptage cyclique
• Créer une feuille de comptage
• Effectuer un comptage cyclique
• Réviser et compléter le comptage cyclique
• Foire aux questions
  • Que signifie l’avertissement « Données de comptage mises à jour détectées » et comment le résoudre?

Aperçu des décomptes du cycle de Vente au détail de Toast

Le comptage cyclique est une méthode de vérification des stocks qui consiste à compter une partie de vos stocks à intervalles réguliers, plutôt que d’effectuer un seul comptage physique massif à la fin de l’année. Ce processus permet d’identifier rapidement les écarts d’inventaire, d’améliorer le contrôle des stocks et de garantir l’exactitude des rapports tout au long de l’année.

La fonctionnalité de comptage cyclique de Vente au détail de Toast vous permet de :

• Compter les articles sur plusieurs emplacements
• NOUVEAU! Effectuez les comptages depuis un navigateur mobile ou directement depuis l'application Toast Now, y compris hors ligne
• Activez les comptages cachés pour éliminer les biais et suivre la progression du comptage en temps réel
• Suivre l’écart entre les quantités prévues et réelles
• Examiner les décomptes et vérifier l’écart avant d’affecter l’inventaire d’un article
• Exporter les données de comptage pour la comptabilité et les audits

Pour créer et gérer une feuille de comptage, vous aurez besoin des autorisations 4.5 Modification du menu complet. Pour les employés qui comptent les articles d’inventaire, ils auront besoin d’un compte Web Toast avec l’autorisation 5.2 Inventaire et quantité.

Meilleures pratiques pour le comptage cyclique :

• Si vous stockez le même article en plusieurs endroits — par exemple sur une étagère et en stock — ne créez pas de feuilles de comptage distinctes. Gardez plutôt tout sur une seule feuille et assurez-vous que ces espaces de stockage sont configurés comme des emplacements pour les articles. De cette façon, vous pouvez compter le même article à plusieurs endroits, séparément, et tout en continuant à rouler le tout en un seul total propre sur la même feuille de comptage.
• Concentrez-vous sur les articles qui ont le plus d’impact sur vos résultats ou sur ceux qui risquent le plus d’être mal gérés.
• Au lieu d’un grand comptage de fin d’année, planifiez des comptages récurrents (par exemple, hebdomadaires ou mensuels).
• Examinez les écarts dans les comptages cycliques pour signaler les différences importantes entre les comptages prévus et réels, et examinez les causes potentielles telles que le vol, la détérioration ou les erreurs d’étiquetage.

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Configurer vos articles de vente au détail pour un comptage cyclique

Avant de commencer un comptage cyclique, assurez-vous d’avoir terminé les étapes suivantes pour configurer votre inventaire :

1. Assurez-vous que tous les produits existent dans votre bibliothèque des articles de vente au détail. Les nouveaux articles ne peuvent pas être ajoutés pendant un comptage cyclique actif.
2. Désignez les unités de réception pour tous les articles que vous comptez dans des caisses, des boîtes ou d’autres quantités. Vous pouvez le faire à partir de la bibliothèque d’articles en sélectionnant un ou plusieurs articles, puis en sélectionnant Définir les unités de réception dans le menu déroulant Définir les valeurs.
3. Créez des emplacements d’articles (Vente au détail > Gestion des articles >Emplacements des articles). Les emplacements des articles doivent correspondre aux endroits de votre entreprise où l’inventaire est stocké (par exemple, entrepôt arrière, étagère avant, chambre froide, etc.) et vous aideront à compter le même article séparément dans différents emplacements. Ne créez pas de feuilles de comptage distinctes pour chaque emplacement où un article est stocké. Remarque : Des emplacements d’articles supplémentaires peuvent être créés pendant le processus de comptage au besoin.

Si le suivi de l’inventaire n’est pas encore activé pour un article spécifique avant un comptage cyclique, il sera automatiquement activé lorsque le comptage de cet article sera terminé.

Une fois votre bibliothèque d’articles prête, vous êtes prêt à créer une feuille de comptage.

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Créer une feuille de comptage dans la Vente au détail de Toast

Une feuille de comptage contient tous les articles que vous souhaitez auditer au cours d’un cycle particulier. Suivez ces étapes pour créer une nouvelle feuille de comptage dans la Vente au détail de Toast. Ce processus doit être complété sur un ordinateur (et non sur votre appareil mobile).

Remarque : Pour créer et gérer une feuille de comptage, vous aurez besoin des autorisations 4.5 Modification complète du menu.

1. Dans Toast Web, allez à la section Détail >Gestion des articles > Nombres de cycles.
2. Sélectionnez Créer une feuille de comptage.
3. Entrez un nom (p. ex. « Vins rouges ») pour votre feuille de comptage et, si vous le souhaitez, activez la position Masquer les quantités attendues en position Activé afin de maintenir les comptages impartiaux.
4. Sélectionnez + Ajouter des articlespour choisir ce que vous souhaitez inclure sur votre feuille de comptage. Utilisez les fonctions de recherche et de filtre pour trouver rapidement les bons articles.
   
    
   
   
5. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles.
6. Si vous avez terminé d’apporter des modifications, sélectionnez Marquer comme prêt à compter. Remarque : Vous ne pourrez pas ajouter d’articles à votre feuille de comptage après avoir marqué « prêt ». Si vous n’avez pas terminé la création de votre feuille de comptage, fermez la page de la feuille de comptage sans sélectionner ce bouton afin de pouvoir revenir et continuer à apporter des modifications plus tard.

Lorsque votre feuille de comptage sera « prête », l’état passera à En cours sur la page Comptages cycliques, et votre personnel pourra commencer à effectuer le comptage cyclique sur un ordinateur de bureau ou un appareil mobile.

Si vous souhaitez exécuter un nouveau comptage à l’aide d’une feuille de comptage créée précédemment, sélectionnez l’icône de débordement à trois points sur la ligne de cette feuille de comptage, puis sélectionnez Doublon.

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Effectuer un comptage cyclique de la Vente au détail de Toast

Tout employé disposant de l’autorisation 5.2 Inventaire et quantité peut effectuer un comptage cyclique sur appareil mobile ou de bureau en suivant les étapes ci-dessous. Les instructions suivront le processus sur appareil mobile, ce qui permet de scanner le code-barres d’un article avec la caméra de votre appareil. Plusieurs employés peuvent travailler simultanément sur la même feuille de comptage pour effectuer un comptage cyclique ensemble.

1. Vous pouvez effectuer un comptage cyclique à partir d’un navigateur mobile (connectez-vous à Toast Web et accédez à Vente au détail) ou directement à partir de l’application Toast Now. Dans l ' application Toast Now, sélectionnez la carte de comptage cyclique sur votre page d ' accueil pour afficher toutes les feuilles de comptage prêtes. L’application Toast Now prend également en charge le mode hors-ligne, ce qui vous permet de continuer à compter même sans connexion Internet. Les comptages se synchronisent automatiquement une fois que vous êtes de nouveau en ligne.
2. Toutes les feuilles de comptage « prêtes » seront listées sur le tableau de bord de la vente au détail mobile, dans la sectionComptages cycliques. Sélectionnez le nom de la feuille de comptage sur laquelle vous souhaitez travailler.
   
    
   
   
3. Sélectionnez le nom de l’emplacement de l’article où vous souhaitez commencer votre comptage.
4. Tous les articles de la feuille de comptage seront affichés. Recherchez un article par nom, ou sélectionnez l’icône de code-barres à côté de la barre de recherche pour scanner un code-barres à l’aide de la caméra de votre appareil mobile.
5. Entrez la quantité de cet article dans le champ Comptage et modifiez le menu déroulant Unité de comptage si vous souhaitez modifier les unités de réception. Vous pouvez également sélectionner Ajouter une note pour entrer d’autres informations pertinentes pour l’article que vous comptez.
6. Sélectionnez Suivant. Les articles que vous avez terminé de compter seront déplacés vers l’onglet Compté. Recherchez ou balayez l’article suivant à cet emplacement pour continuer le comptage, ou sélectionnez la flèche arrière en haut pour choisir un autre emplacement.
7. Continuez votre comptage pour tous les articles à tous les emplacements, au besoin. Vous pouvez modifier vos comptages ou ajouter de nouveaux emplacements d’articles si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Marquer la feuille comme comptée.

Une fois qu’une feuille est marquée comme comptée, vous ne pouvez plus apporter de modifications aux comptages d’articles, sauf si elle est remise à l’étape En cours. Un employé disposant de l’autorisation 5.5 Modifier le menu complet pourra examiner et finaliser le comptage cyclique afin d’enregistrer les modifications apportées aux quantités d’inventaire.

Remarque : Les comptages d’articles ne sont pas affectés par un comptage cyclique tant que la feuille de comptage n’a pas été marquée comme terminée, comme détaillé dans la section suivante de cet article.

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Réviser et compléter le comptage cyclique

Une fois qu’une feuille de comptage a été marquée comme comptée, le statut passera à Comptée sur la page Comptages cycliques afin qu’un gestionnaire puisse examiner la feuille de comptage, identifier les écarts et les écarts, modifier les comptages d’articles au besoin et finaliser le comptage pour ce cycle. Ce processus doit être complété sur un ordinateur (et non sur votre appareil mobile).

1. Sur la page Comptages cycliques de la Vente au détail de Toast, trouvez la feuille de comptage au statut Compté et sélectionnez Révision.
   
   En haut de la feuille de comptage, vous verrez le nombre d’articles comptés, le coût total des articles, l’écart de coût total, l’écart total, le décompte réel total et le taux d’exactitude des stocks. Le tableau des informations sur l’article affichera des données spécifiques pour tous les articles de la feuille de comptage, y compris le nom de l’utilisateur qui a compté l’article, ainsi que la date et l’heure auxquelles il a terminé le comptage de cet article.
   
   Notez que, peu importe les unités de réception comptées, le comptage réel total indiquera toujours la plus petite unité (par exemple, des bouteilles de vin au lieu de caisses de vin).
   
   Pour les articles qui ont été comptés dans plusieurs emplacements, vous pouvez développer la ligne pour voir les informations de comptage pour chaque emplacement d’article.
2. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner Modifier les nombres d’articles e n haut de la page. À partir de là, vous pouvez modifier les décomptes individuels des articles ou sélectionner plusieurs articles pour utiliser des actions en bloc (supprimer l’emplacement de l’article, mettre la quantité à zéro, effacer le décompte ou compter plus tard).
3. Si d’autres comptages et ajustements doivent être effectués, vous pouvez sélectionner la flèche de retour en haut de la page pour renvoyer la feuille de comptage à En cours.
   
    
   
   
4. Lorsque vous êtes prêt à finaliser une feuille de comptage, sélectionnez Marquer comme terminée. Cette action validera toutes les valeurs saisies dans leurs articles respectifs et les enregistrera dans votre bibliothèque des articles.

Une fois qu’une feuille de comptage a été marquée comme terminée, aucune autre modification ne peut être apportée. Vous pouvez exporter vos données de comptage sous forme de fichier CSV ou Excel pour les utiliser dans la comptabilité, les audits ou les rapports d’écart.

Les ajustements au comptage cyclique seront affichés dans le tableau Historique d’inventaire récent d’une page de détails de l’article. Cela affichera l’écart et le comptage réel au moment où l’article a été compté, et non au moment où la feuille de comptage a été marquée comme « terminée ». Les comptages cycliques auront également leur propre colonne dans le rapport Avancement de l’inventaire ( en savoir plus : Rapports sur les Ventes au détail de Toast).

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Foire aux questions sur les comptages cycliques

Que contient l’avertissement « Données de comptage mises à jour détectées » et comment le résoudre?

Cette erreur se produit si un article d’une feuille de comptage a été compté ou cycliquement compté plus récemment que l’enregistrement de la feuille de comptage actuelle. Cette mesure de protection évite que les comptages d’inventaire ne soient compromis par des informations obsolètes. Pour résoudre ces comptages, entrez en mode modification, sélectionnez les articles concernés individuellement ou en bloc (utilisez le filtre de comptage mis à jour pour identifier facilement ces articles), puis effacez les comptages ou transférez les articles vers une nouvelle feuille de comptage à l’aide de l’action de recomptage.

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