Utiliser les comptages cycliques pour gérer l’inventaire de vente au détail

Dans cet article :

• Aperçu des décomptes cycliques
• Configurer vos articles pour un comptage cyclique
• Créer une feuille de comptage
• Effectuer un comptage cyclique
• Réviser et compléter le comptage cyclique
• Foire aux questions
  • Que signifie l’avertissement « Données de comptage mises à jour détectées » et comment le résoudre?

Aperçu des décomptes cycliques de la Vente au détail de Toast

Le comptage cyclique est une méthode d’audit des stocks où vous comptez une partie de votre inventaire à intervalles réguliers, plutôt que d’effectuer un seul comptage physique massif à la fin de l’année. Ce processus permet de repérer rapidement les écarts d’inventaire, d’améliorer le contrôle des stocks et d’assurer des rapports précis tout au long de l’année. 

La fonction de comptage cyclique de Vente au détail de Toast vous permet de :

• Comptez les articles à travers plusieurs emplacements
• Activez les comptages cachés pour éliminer les biais et surveiller la progression du comptage en temps réel
• Suivez l’écart entre les quantités prévues et réelles
• Passez en revue les décomptes et auditer l’écart avant d’affecter l’inventaire d’un article
• Exportez les données de comptage pour la comptabilité et les audits

Pour créer et gérer une feuille de comptage, vous aurez besoin des autorisations 4.5 Modification du menu complet. Pour les employés qui compteront les articles d’inventaire, ils auront besoin d’un compte Web Toast avec l’autorisation 5.2 Inventaire et quantité.

Meilleures pratiques pour le comptage cyclique :

• Si vous rangez le même article à plusieurs endroits — comme sur une étagère et en stock — ne créez pas de feuilles de comptage séparées. Gardez tout sur une seule feuille et assurez-vous que ces emplacements de stockage sont configurés comme des emplacements d’articles. De cette façon, vous pouvez compter le même article à plusieurs endroits, séparément, et tout en continuant à rouler le tout en un seul total propre sur la même feuille de comptage.
• Concentrez-vous sur les articles qui ont le plus d’impact sur vos résultats ou sur ceux qui sont les plus susceptibles d’être mal gérés.
• Au lieu d’un seul gros décompte de fin d’année, programmez des décomptes récurrents (par exemple, hebdomadaires ou mensuels).
• Examinez les écarts dans les comptages cycliques pour signaler les différences importantes entre les comptages prévus et réels, et étudiez les causes potentielles telles que le vol, la détérioration ou le mauvais étiquetage.

Configurez vos articles de vente au détail pour un comptage cyclique

Avant de commencer un comptage cyclique, assurez-vous d’avoir complété les étapes suivantes pour configurer votre inventaire :

1. Assurez-vous que tous les produits existent dans votre bibliothèque d’articles de vente au détail. Les nouveaux articles ne peuvent pas être ajoutés pendant un comptage cyclique actif.
2. Désignez les unités de réception pour tous les articles que vous comptez dans des caisses, des boîtes ou d’autres quantités. Vous pouvez le faire à partir de la bibliothèque d’articles en sélectionnant un ou plusieurs articles, puis en sélectionnant Définir les unités de réception dans le menu déroulant Définir les valeurs.
3. Créez des emplacements d’articles (Détail > Gestion des articles >Emplacements des articles). Les emplacements des articles doivent correspondre aux endroits de votre entreprise où l’inventaire est stocké (par exemple, stockage arrière, étagère avant, sans rendez-vous, et ainsi de suite) et vous aideront à compter le même article séparément dans différents emplacements. Ne créez pas de feuilles de comptage distinctes pour chaque emplacement où un article est stocké. Remarque : Des emplacements d’articles supplémentaires peuvent être créés pendant le processus de comptage au besoin.

Si le suivi de l’inventaire n’est pas encore activé pour un article spécifique avant un comptage cyclique, il sera automatiquement activé lorsque le comptage de cet article sera terminé.

Une fois que votre bibliothèque d’articles est prête, vous êtes prêt à créer une feuille de comptage.

Créer une feuille de comptage dans la Vente au détail de Toast

Une feuille de comptage contient tous les articles que vous souhaitez auditer dans un cycle particulier. Suivez ces étapes pour créer une nouvelle feuille de comptage dans Vente au détail de Toast. Ce processus doit être complété sur un ordinateur (et non sur votre appareil mobile). 

Remarque : Pour créer et gérer une feuille de comptage, vous aurez besoin des autorisations 4.5 Modification du menu complet.

1. Dans Toast Web, allez à la section Détail >Gestion des articles > Comptes cycliques.
2. Créer une feuille de comptage.
3. Entrez un nom (p. ex. « Vins rouges ») pour votre feuille de comptage et, si vous le souhaitez, basculez le paramètre Masquer les quantités attendues sur la position Activé pour que les comptages restent impartiaux.
4. Sélectionnez+ Ajouter des articles pour choisir ce que vous voulez inclure sur votre feuille de comptage. Utilisez les fonctions de recherche et de filtre pour trouver rapidement les bons articles.
   
    
   
   
5. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon lorsque vous aurez terminé d’ajouter des articles.
6. Si vous avez terminé de modifier, sélectionnez Marquer comme prêt à compter. Remarque : Vous ne pourrez pas ajouter d’articles à votre feuille de comptage après l’avoir marquée « prête ». Si vous n’avez pas terminé de créer votre feuille de comptage, fermez la page de la feuille de comptage sans sélectionner ce bouton afin de pouvoir revenir et continuer à apporter des modifications plus tard.

Lorsque votre feuille de comptage sera « prête », le statut passera à En cours sur la p age Comptages cycliques, et votre personnel pourra commencer à effectuer le comptage cyclique sur un ordinateur de bureau ou son appareil mobile.

Si vous souhaitez effectuer un nouveau comptage à l’aide d’une feuille de comptage créée précédemment, sélectionnez l’icône de débordement à trois points sur la ligne de cette feuille de comptage, puis sélectionnez Duplicata.

Effectuer un comptage cyclique dans la Vente au détail de Toast

Tout employé ayant l’autorisation 5.2 Inventaire et quantité peut effectuer un comptage cyclique sur mobile ou ordinateur de bureau en suivant les étapes ci-dessous. Les instructions suivront le processus sur mobile, ce qui permet de scanner le code-barres d’un article avec la caméra de votre appareil. Plusieurs employés peuvent travailler simultanément sur la même feuille de comptage pour effectuer un comptage cyclique ensemble.

1. Sur votre appareil mobile, connectez-vous à Toast Web et accédez à l’application Détail.
2. Toutes les feuilles de comptage qui sont « prêtes » seront listées dans le tableau de bord de la vente au détail mobile, dans la section Comptages cycliques. Sélectionnez le nom de la feuille de comptage sur laquelle vous souhaitez travailler.
   
    
   
   
3. Sélectionnez le nom de l’emplacement de l’article où vous souhaitez commencer votre comptage. 
4. Tous les articles de la feuille de comptage seront affichés. Recherchez un article par nom, ou sélectionnez l’icône de code-barres à côté de la barre de recherche pour scanner un code-barres à l’aide de la caméra de votre appareil mobile.
5. Entrez la quantité de cet article dans le champ de comptage et modifiez le menu déroulant Unité de comptage si vous souhaitez modifier les unités de réception. Vous pouvez aussi sélectionner Ajouter une note pour entrer d’autres informations pertinentes à l’article que vous comptez.
6. Sélectionnez Suivant. Les articles que vous avez terminé de compter seront déplacés vers l’onglet Compté. Recherchez ou balayez l’article suivant à cet emplacement pour continuer le comptage, ou sélectionnez la flèche arrière en haut pour choisir un autre emplacement.
7. Continuez votre comptage pour tous les articles à tous les emplacements au besoin. Vous pouvez modifier vos comptages ou ajouter de nouveaux emplacements d’articles si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Feuille de marquage comme comptée. 

Une fois qu’une feuille est marquée comme comptée, vous ne pouvez plus apporter de modifications aux comptages d’articles à moins qu’elle ne repasse à l’étape En cours. Un employé ayant l’autorisation 4.5 Modification du menu complet pourra réviser et finaliser le comptage cyclique pour enregistrer les modifications apportées aux quantités d’inventaire. 

Remarque : Le comptage des articles n’est pas affecté par un comptage cyclique tant que la feuille de comptage n’a pas été marquée comme terminée, comme il est indiqué dans la section suivante de cet article.

Réviser et compléter le comptage cyclique

Une fois qu’une feuille de comptage a été marquée comme comptée, le statut passera à Compté sur la page Comptages cycliques afin que le gestionnaire puisse la revoir, repérer les écarts, modifier les comptages d’articles au besoin et finaliser le comptage pour ce cycle. Ce processus doit être complété sur un ordinateur (et non sur votre appareil mobile).

1. Dans la page Comptes cycliques de Vente au détail de Toast, trouvez la feuille de comptage dans Statut compté et sélectionnez Réviser.
   
   En haut de la feuille de comptage, vous verrez le nombre d’articles comptés, le coût total des articles, l’écart de coût total, l’écart total, le décompte réel total et le taux d’exactitude de l’inventaire. Le tableau des informations sur l’article affichera des données spécifiques pour tous les articles sur la feuille de comptage, y compris le nom de l’utilisateur qui a compté l’article, ainsi que la date et l’heure auxquelles il a terminé le comptage de cet article.
   
   Notez que, peu importe les unités de réception comptées, le décompte réel total indiquera toujours la plus petite unité (par exemple, des bouteilles de vin au lieu de caisses de vin).
   
   Pour les articles comptés dans plusieurs emplacements, vous pouvez agrandir la ligne pour afficher les informations de comptage pour chaque emplacement d’article.
2. Si nécessaire, vous pouvez sélectionner Modifier le nombre d’articles en haut de la page. Vous pouvez ensuite modifier les comptages individuels des articles ou sélectionner plusieurs articles pour utiliser des actions en bloc (supprimer l’emplacement de l’article, mettre la quantité à zéro, effacer le comptage ou compter plus tard).
3. Si d’autres comptages et ajustements doivent être effectués, vous pouvez sélectionner la flèche de retour en haut de la page pour renvoyer la feuille de comptage à En cours.
   
    
   
   
4. Lorsque vous êtes prêt à finaliser une feuille de comptage, sélectionnez Marquer comme terminée. Cette action validera toutes les valeurs saisies pour les articles concernés et les enregistrera dans votre bibliothèque des articles.

Une fois qu’une feuille de comptage a été marquée comme terminée, aucune autre modification ne peut être effectuée. Vous pouvez exporter vos données de comptage sous forme de fichier CSV ou Excel pour les utiliser dans la comptabilité, les audits ou les rapports d’écarts.

Les ajustements de comptage cyclique seront affichés sur le tableau de l’historique des stocks récents sur une page de détails de l’article. Cela affichera l’écart et le décompte réel au moment du comptage de l’article, et non au moment où la feuille de comptage a été marquée comme « terminée ». Les comptages cycliques auront aussi leur propre colonne dans le rapport Avancement de l’inventaire ( en savoir plus : de Vente au détail de Toast).

Foire aux questions sur les comptages cycliques

Qu’est-ce que les « données de comptage mises à jour détectées » m’avertissent et comment puis-je les résoudre?

Cette erreur se produit si un article sur une feuille de comptage a été compté ou cycliquement compté plus récemment que l’enregistrement de la feuille de comptage actuelle. Cette mesure de protection évite que les décomptes d’inventaire ne soient compromis par des informations obsolètes. Pour résoudre ces décomptes, entrez en mode modification, sélectionnez les articles affectés individuellement ou en bloc (utilisez le filtre de décompte mis à jour pour identifier facilement ces articles), puis effacez les décomptes ou transférez les articles sur une nouvelle feuille de décompte en utilisant l’action de recompte.