Utilisez les décomptes de stock pour gérer l'inventaire de Vente au détail de Toast

Dans cet article :

• Aperçu des décomptes de stock de Vente au détail de Toast
• Configurer vos articles pour un décompte de stock
• Créer une feuille de décompte
• Effectuer un décompte de stock
• Examiner et terminer le décompte de stock
• Foire aux questions
  • Que signifie l'avertissement « Données de décompte mises à jour détectées » et comment puis-je le résoudre ?

Aperçu des décomptes de stock de Vente au détail de Toast

Le décompte de stock est une méthode d'audit d'inventaire qui consiste à compter une partie de votre inventaire à intervalles réguliers, plutôt que d'effectuer un seul décompte physique massif à la fin de l'année. Ce processus aide à identifier rapidement les écarts d'inventaire, favorise un meilleur contrôle des stocks et assure des rapports précis tout au long de l'année.

La fonctionnalité de décomptes de stock de Vente au détail de Toast vous permet de :

• Compter les articles dans plusieurs emplacements
• NOUVEAU ! Effectuer des décomptes à partir d'un navigateur mobile ou directement depuis l'application Toast Now, y compris hors ligne
• Activer les décomptes masqués pour éliminer les biais et surveiller la progression du décompte en temps réel
• Suivre l'écart entre les quantités prévues et réelles
• Examiner les décomptes et auditer les écarts avant d'affecter l'inventaire d'un article
• Exporter les données de comptage pour la comptabilité et les audits

Pour créer et gérer une feuille de comptage, vous aurez besoin des autorisations 4.5 Modifier le menu complet . Pour le personnel qui comptera les articles en inventaire, il faudra un compte Toast Web avec l'autorisation 5.2 Inventaire et quantité .

Meilleures pratiques pour le comptage des stocks :

• Si vous stockez le même article à plus d'un endroit — comme sur une étagère et dans la réserve — ne créez pas de feuilles de comptage distinctes. Au lieu de cela, gardez tout sur une seule feuille et assurez-vous que ces lieux de stockage sont configurés comme des emplacements d'articles. De cette façon, vous pouvez compter le même article à plusieurs endroits, séparément, et tout regrouper en un seul total clair sur la même feuille de comptage.
• Concentrez-vous sur les articles ayant le plus grand impact sur vos résultats financiers, ou ceux les plus susceptibles d'être mal manipulés.
• Au lieu d'un seul grand comptage de fin d'année, planifiez des comptages récurrents (p. ex. hebdomadaires ou mensuels).
• Examinez les écarts dans les inventaires pour signaler les différences importantes entre les quantités prévues et réelles, et recherchez les causes potentielles comme le vol, le gaspillage ou une mauvaise étiquette.

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Configurer vos articles de vente au détail pour un inventaire

Avant de commencer un inventaire, vous voudrez vous assurer d'avoir terminé les étapes suivantes pour configurer votre inventaire :

1. Assurez-vous que tous les produits existent dans votre catalogue d'articles de vente au détail. Les nouveaux articles ne peuvent pas être ajoutés pendant un inventaire actif.
2. Désignez les unités de réception pour tous les articles que vous comptez en caisses, en boîtes ou en d'autres quantités. Vous pouvez le faire à partir du catalogue d'articles en sélectionnant un ou plusieurs articles, puis en sélectionnant Définir les unités de réception dans le menu déroulant Définir les valeurs.
3. Créer des emplacements d'articles (Vente au détail > Gestion des articles > Emplacements des articles). Les emplacements des articles doivent correspondre aux endroits de votre entreprise où l'inventaire est stocké (p. ex. réserve, étagère avant, chambre froide, etc.) et vous aideront à compter le même article séparément dans différents emplacements. Ne créez pas de feuilles de comptage distinctes pour chaque emplacement où un article est stocké. Remarque : Des emplacements d’articles supplémentaires peuvent être créés pendant le processus de comptage si nécessaire.

Si le suivi des stocks n’est pas encore activé pour un article spécifique avant un comptage de stocks, il sera automatiquement activé une fois le comptage de cet article terminé.

Une fois votre catalogue d’articles prêt, vous êtes prêt à créer une feuille de comptage.

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Créer une feuille de comptage dans Vente au détail de Toast

Une feuille de comptage contient tous les articles que vous souhaitez vérifier au cours d’un cycle particulier. Suivez ces étapes pour créer une nouvelle feuille de comptage dans Vente au détail de Toast. Ce processus doit être effectué sur un ordinateur (pas sur votre appareil mobile).

Remarque : Pour créer et gérer une feuille de comptage, vous aurez besoin des autorisations 4.5 Modifier le menu complet.

1. Dans Toast Web, accédez à Vente au détail de Toast > Gestion des articles > Comptages de stocks.
2. Sélectionnez Créer une feuille de comptage.
3. Entrez un nom (p. ex. « Vins rouges ») pour votre feuille de comptage et, si vous le souhaitez, basculez le paramètre Masquer les quantités prévues à la position Activé pour que les comptages demeurent impartiaux.
4. Sélectionnez + Ajouter des articles pour choisir ce que vous souhaitez inclure dans votre feuille de comptage. Utilisez les fonctions de recherche et de filtrage pour trouver rapidement les bons articles.
   
    
   
   
5. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles.
6. Si vous avez terminé d’apporter des modifications, sélectionnez Marquer comme prêt à compter.Remarque : Vous ne pourrez pas ajouter d’articles à votre feuille de comptage après l’avoir marquée comme « prête ». Si vous n'avez pas terminé de créer votre feuille de comptage, fermez la page de la feuille de comptage sans sélectionner ce bouton afin de pouvoir y revenir et continuer à apporter des modifications plus tard.

Lorsque votre feuille de comptage est « prête », le statut passera à En cours sur la page Comptages de stock, et votre personnel pourra commencer à effectuer le comptage de stock sur un ordinateur de bureau ou sur son appareil mobile.

Si vous souhaitez effectuer un nouveau comptage à l'aide d'une feuille de comptage créée précédemment, sélectionnez l'icône de débordement à trois points sur la ligne correspondant à cette feuille de comptage, puis sélectionnez Dupliquer.

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Effectuer un comptage de stock dans Vente au détail de Toast

Tout employé disposant de l'autorisation 5.2 Inventaire et quantité peut effectuer un comptage de stock sur mobile ou sur ordinateur en suivant les étapes ci-dessous - les instructions suivront le processus sur mobile, ce qui permet de numériser le code-barres d'un article avec la caméra de votre appareil. Plusieurs employés peuvent travailler sur la même feuille de comptage simultanément pour effectuer un comptage de stock ensemble.

1. Vous pouvez effectuer un comptage de stock à partir d'un navigateur mobile (connectez-vous à Toast Web et accédez à Vente au détail de Toast) ou directement depuis l'application Toast Now. Dans l'application Toast Now, sélectionnez l'onglet Inventaire depuis votre page d'accueil pour voir toutes les feuilles de comptage marquées comme prêtes. L'application Toast Now prend également en charge le mode hors-ligne, vous pouvez donc continuer à compter même sans connexion Internet — les comptages se synchronisent automatiquement une fois que vous êtes de nouveau en ligne.
   
   

   Remarque : L'application Toast Now n'est pas disponible sur les appareils Android. Les utilisateurs d'Android peuvent effectuer des inventaires tournants à partir d'un navigateur mobile en se connectant à Toast Web et en allant dans Vente au détail de Toast.
   
   

2. Toutes les feuilles de comptage qui sont « prêtes » seront listées sur le tableau de bord mobile Vente au détail de Toast, dans la section Comptages de stock. Sélectionnez le nom de la feuille de comptage sur laquelle vous souhaitez travailler.
   
    
   
   
3. Sélectionnez le nom de l'Emplacement de l'article où vous souhaitez commencer votre comptage.
4. Tous les articles de la feuille de comptage seront affichés. Recherchez un article par son nom, ou sélectionnez l'icône de code-barres à côté de la barre de recherche pour numériser un code-barres à l'aide de la caméra de votre appareil mobile.
5. Entrez la quantité de cet article dans le champ Comptage, et modifiez le menu déroulant Unité de comptage si vous souhaitez changer les unités de réception. Vous pouvez également sélectionner Ajouter une note pour saisir d'autres informations pertinentes concernant l'article que vous comptez.
6. Sélectionnez Suivant. Les articles dont vous avez terminé le comptage seront déplacés vers l'onglet Compté. Recherchez ou numérisez le prochain article à cet emplacement pour poursuivre le comptage, ou sélectionnez la flèche de retour en haut pour choisir un emplacement différent.
7. Poursuivez votre comptage pour tous les articles à tous les emplacements au besoin. Vous pouvez apporter des modifications à vos comptages ou ajouter de nouveaux emplacements d'articles si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Marquer la feuille comme comptée.

Une fois qu'une feuille est marquée comme comptée, vous ne pouvez plus apporter de modifications aux comptages d'articles à moins qu'elle ne soit renvoyée à l'étape En cours. Un employé disposant de l'autorisation 4.5 Modifier le menu complet pourra réviser et finaliser le comptage de stock pour enregistrer les modifications apportées aux quantités d'inventaire.

Remarque : Les comptages d'articles ne sont pas affectés par un comptage de stock tant que la feuille de comptage n'a pas été marquée comme terminée, comme détaillé dans la section suivante de cet article.

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Réviser et terminer le comptage de stock

Une fois qu'une feuille de comptage a été marquée comme comptée, le statut passera à Compté sur la page Comptages de stock afin qu'un gestionnaire puisse réviser la feuille de comptage, identifier les écarts et les variations, modifier les comptages d'articles si nécessaire et finaliser le comptage pour ce cycle. Ce processus doit être effectué sur un ordinateur (pas sur votre appareil mobile).

1. Sur la page Comptages de stock dans Vente au détail de Toast, trouvez la feuille de comptage dont le statut est Compté et sélectionnez Réviser.
   
   En haut de la feuille de comptage, vous verrez le nombre d'articles comptés, le coût total des articles, l'écart de coût total, l'écart total, le comptage réel total et le taux de précision de l'inventaire. Le tableau Informations sur l'article affichera des données spécifiques pour tous les articles sur la feuille de comptage, y compris le nom de l'utilisateur qui a compté l'article, ainsi que la date et l'heure auxquelles il a terminé le comptage de cet article.
   
   Notez qu'indépendamment de toute unité de réception comptée, le comptage réel total affichera toujours la plus petite unité (p. ex., des bouteilles de vin au lieu de caisses de vin).
   
   Pour les articles qui ont été comptés à plusieurs emplacements, vous pourrez développer la ligne pour voir les informations de comptage pour chaque emplacement d'article individuel.
2. Au besoin, vous pouvez sélectionner Modifier les comptages d'articles en haut de la page. À partir d'ici, vous pouvez modifier les comptages d'articles individuels ou sélectionner plusieurs articles pour utiliser des actions en lot (supprimer l'emplacement de l'article, définir la quantité à zéro, effacer le comptage ou compter plus tard).
3. Si d'autres comptages et ajustements doivent être effectués, vous pouvez sélectionner la flèche de retour en haut de la page pour renvoyer la feuille de comptage à l'état En cours.
   
    
   
   
4. Lorsque vous êtes prêt à finaliser une feuille de comptage, sélectionnez Marquer comme terminé. Cette action validera toutes les valeurs saisies pour leurs articles respectifs et les enregistrera dans votre catalogue d'articles.

Une fois qu'une feuille de comptage a été marquée comme terminée, aucune autre modification ne peut être apportée. Vous pouvez exporter vos données de comptage sous forme de fichier CSV ou Excel pour les utiliser dans la comptabilité, les audits ou les rapports d'écart.

Les ajustements d'inventaire seront affichés dans le tableau Historique récent de l'inventaire sur une page de détails d'article. Cela affichera l'écart et le comptage réel au moment où l'article a été compté, et non au moment où la feuille de comptage a été marquée comme « terminée ». Les inventaires auront également leur propre colonne dans le rapport Report d'inventaire (en savoir plus : Rapports d'inventaire de Vente au détail de Toast).

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Foire aux questions sur les inventaires

Que signifie l'avertissement « Données de comptage mises à jour détectées » et comment puis-je le résoudre ?

Cet avertissement apparaît lorsqu'un article de votre feuille de comptage a été compté plus récemment ailleurs que sur cette feuille. Cela pourrait être lors d'un autre inventaire ou par le biais d'un comptage d'inventaire distinct. Vente au détail de Toast signale ces articles afin que les comptages plus anciens ne remplacent pas les données d'inventaire plus récentes.

Pour résoudre l'avertissement :

1. Sur la feuille de comptage, sélectionnez Modifier les comptages d'articles.
2. Sélectionnez les articles signalés, un par un ou en bloc. Utilisez le filtre Comptage mis à jour pour les trouver rapidement.
3. Choisissez l'une des actions suivantes :
   • Effacer le comptage : supprime le comptage plus ancien de cette feuille pour les articles sélectionnés.
   • Recompter : déplace les articles sélectionnés vers une nouvelle feuille de comptage afin qu'ils puissent être comptés à nouveau.

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