xtraCHEF : Approbations

Dans cet article :

• Aperçu des règles d’approbation
• Créer des règles d’approbation
• Approuver les factures
• Foire aux questions

Aperçu des règles d’approbation

Ce qui est bien avec les restaurants, c’est qu’il n’y en a pas deux qui se ressemblent - même les établissements du même concept ou de la même chaîne auront des besoins, des clients et des priorités différents. Le truc délicat avec les restaurants, c’est qu’il n’y a aucun moyen d’adopter une approche unique pour presque tout. 

Vous avez probablement déjà configuré tout ce dont vous avez besoin pour numériser et traiter automatiquement les factures via xtraCHEF. Mais qu’en est-il des fournisseurs, des fournitures et des étuis de bord qui nécessitent un regard supplémentaire? Dans cet article, nous verrons comment définir des règles d’approbation pour vos factures, ainsi que comment gérer votre file d’attente d’approbation.

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Créer des règles d’approbation

Si vous avez des privilèges d’administrateur de locataire dans votre compte xtraCHEF, vous pouvez créer des règles d’approbation en accédant à l’icône d’engrenage en haut à droite et en sélectionnant Règles d’approbation. Sur cette page, vous pouvez choisir parmi un certain nombre de scénarios d’approbation.

• Condition multiple : Configurez l’acheminement des factures pour approbation en fonction de la combinaison de fournisseurs, d’emplacements, d’articles de facture et de champs de facture comme le montant, le fret, etc.
• Montant de la facture : Cette règle vous permet de configurer l’acheminement des factures pour approbation en fonction du montant de la facture
• Nom du fournisseur : Cette règle vous permet de configurer l’acheminement des factures pour approbation en fonction du nom du fournisseur
• Date de la facture : Vous vous attendez à une commande spéciale pour les fêtes ou organisez un grand événement? Cette règle vous permet de configurer l’acheminement des factures pour approbation en fonction de la date de facturation
• Valeurs d’en-tête de facture : Cette règle vous permet de configurer l’acheminement des factures pour approbation en fonction des valeurs d’en-tête de facture (frais d’expédition, codes de rabais, et ainsi de suite).
• Écart de prix du contrat : Indiquez si vous souhaitez signaler les factures lorsque le coût des produits est supérieur au prix contractuel convenu, ou si vous choisissez d’être avisé de toutes les fluctuations de prix.
• Téléversement manuel : Exiger une révision/approbation manuelle lorsqu’un employé saisit les détails d’une facture au lieu de numériser un document.
• Centre de coûts : Dépenses signalées par les différents centres de coûts de votre organisation. Lorsque vous sélectionnez le centre de coûts comme règle d’approbation, celui-ci sera indiqué séparément sous l’onglet Règle du centre de coûts.

Pour créer une règle, sélectionnez le bouton Créer sur le type de règle d’approbation de votre choix.

Cela lancera un flux de travail de règle d’approbation. Bien que les détails de chaque flux de travail soient un peu différents selon le scénario que vous choisissez, toutes les approbations suivront les mêmes étapes de base :

1. Établissez les spécificités des critères.
2. Sélectionnez et confirmez l’emplacement.
3. Affectez des utilisateurs comme approbateurs pour les factures répondant à vos critères.

Dans cet exemple, nous créons une règle Montant des factures qui signalera automatiquement les factures pour révision manuelle si le total dépasse 2 000 $. Commencez par préciser les conditions de votre règle d’approbation et sélectionnez Suivant.

Dans ce cas, nous définirons la condition de l’opérateur sur Supérieur(>) et la valeur sur 2000,00 $

Ajoutez ensuite les emplacements qui seront soumis à cette règle. Sélectionnez un emplacement dans la section de gauche pour le déplacer vers la section de droite de l’emplacement participant. Vous devez choisir au moins un emplacement. Une fois le ou les emplacements choisis, sélectionnez Suivant.

La dernière étape avant de pouvoir utiliser votre nouvelle règle d’approbation consiste à déterminer qui doit obtenir l’approbation.



Remarque : Chaque règle doit comporter au moins un niveau d’approbation et au moins un approbateur. Ajoutez donc d’abord l’approbateur initial.

Si vous souhaitez une couche d’approbation supplémentaire dans la même règle d’approbation, vous pouvez sélectionner+ Ajouter un niveau. Les factures qui répondent à vos critères remonteront « dans une chaîne de commandement ». Les approbateurs de niveau 1 recevront le document avant les approbateurs de niveau 2 et ainsi de suite.
 

Sélectionner l’icône d’horloge pour un niveau vous permet d’activer l’approbation automatique, si nécessaire. De plus, les icônes de crayon et de corbeille vous permettent respectivement de modifier et de supprimer un niveau.

Enfin, lorsque vous avez désigné au moins un approbateur, sélectionnez Soumettre. Vous serez ensuite invité à nommer votre règle. Une fois votre règle nommée et soumise, elle apparaîtra immédiatement dans votre liste de règles d’approbation.

Approuver les factures

1. Si vous êtes répertorié comme approbateur, vous verrez une icône de notification rouge dans l’onglet Approbations de votre barre latérale xtraCHEF de gauche lorsque vous aurez de nouvelles factures à examiner. Sélectionnez, Approbation à mettre en file d’attente de toutes les approbations de factures en attente.
   
   
   
   
2. Si vous voyez une facture attendue dans la liste, vous pouvez sélectionner l’icône pouce vers le hautsous Approbation rapide pour l’envoyer immédiatement à votre liste de factures approuvée. Sinon, sélectionnez l’icône de livresous Ouvrirpour approfondir la facture.
   
   
   
   
3. En sélectionnantOuvrir, une nouvelle page s’ouvrira avec la facture numérisée, ainsi que les données que xtraCHEF a déjà analysées.
   
   
   
   
4. Si tout semble en ordre après inspection, sélectionnez le bouton vert, Approuver, en haut.
   
   
   
   
5. Si des modifications doivent être apportées (un reçu numérisé comme facture ou des informations fournisseur incorrectes), sélectionnez le bouton jaune correspondant pour que la facture soit conforme.
6. De même, si la facture ne peut pas être acceptée, sélectionnez le bouton rouge Rejeter et choisissez une raison pour le rejet. Cela déplacera la facture vers la colonne Rejetée de votre page Facture et les données de la facture rejetée ne seront pas utilisées dans xtraCHEF.
   
   
   
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Foire aux questions

Comment puis-je suivre les produits sans frais?

xtraCHEF ne prend actuellement pas en charge le suivi des articles sans frais (comme les échantillons gratuits, les étuis promotionnels ou les pièces de rechange pour une Livraison courte ou endommagée). Si un poste d’une facture est inscrit à 0 $, il sera retiré. Si une facture totalise 0 $ dans son ensemble, elle sera rejetée. De ce fait, les articles gratuits ne seront pas pris en compte dans vos coûts alimentaires, règles d’approbation ou rapports d’inventaire dans xtraCHEF.

Que se passe-t-il si je reçois un seul article comped lorsque j’achète un certain montant (par exemple, une promotion « achetez-en 6, obtenez 1 gratuit » pour les boissons alcoolisées)?

Comme xtraCHEF ne peut pas traiter une ligne distincte de 0 $ pour l’unité comptée, modifiez le champ Quantité de l’article existant pour refléter le nombre total d’unités que vous avez réellement reçues, plutôt que seulement le nombre pour lequel vous avez payé. Par exemple, si vous avez payé 6 bouteilles mais en avez reçu 7 (6 payées, plus 1 compensée), mettez le montant à jour à 7 tout en laissant le montant total de la facture inchangé. Cela répartit le coût total entre les 7 bouteilles, vous offrant un coût par unité précis et mélangé, et maintient votre inventaire conforme à ce que vous avez réellement reçu.

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