xtraCHEF : Approbations

Dans cet article :

• Vue d'ensemble des règles d'approbation
• Créer des règles d'approbation
• Approuver les factures

Vue d'ensemble des règles d'approbation

La grande chose à propos des restaurants, c'est qu'aucun n'est semblable - même les emplacements d'un même concept ou chaîne auront des besoins, des clients et des priorités différents. La chose délicate à propos des restaurants, c'est qu'il n'y a pas de solution universelle qui convienne à tout. 

Vous avez très probablement déjà configuré tout ce dont vous avez besoin pour scanner et traiter automatiquement les factures via xtraCHEF. Mais qu'en est-il des fournisseurs, des fournitures et des cas particuliers qui nécessitent un regard supplémentaire ? Dans cet article, nous allons couvrir comment définir des règles d'approbation pour vos factures, ainsi que comment gérer votre file d'attente d'approbations.

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Créer des règles d'approbation

Si vous avez des privilèges de Administrateur de locataire dans votre compte xtraCHEF, vous pouvez créer des règles d'approbation en naviguant vers l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et en sélectionnant règles d'approbation. Sur cette page, vous pouvez choisir parmi plusieurs scénarios d'approbation.

• Multi-condition : Configurer le routage des factures pour approbation en fonction de la combinaison de fournisseur, d'emplacement, d'articles de facture et de champs de facture comme le montant, le fret, etc.
• Montant de la facture : Cette règle vous permet de configurer le routage des factures pour approbation en fonction du montant de la facture
• Nom du fournisseur: Cette règle vous permet de configurer le routage des factures pour approbation en fonction du nom du fournisseur
• Date de la facture : Attendez-vous une commande spéciale pour les vacances ou organisez-vous un grand événement ? Cette règle vous permet de configurer le routage des factures pour approbation en fonction de la date de la facture
• Valeurs d'en-tête de facture : Cette règle vous permet de configurer le routage des factures pour approbation en fonction des valeurs d'en-tête de facture (frais d'expédition, codes de réduction, etc.).
• Écart de prix du contrat: Précisez si vous souhaitez signaler les factures lorsque le coût des biens dépasse votre prix contractuel convenu, ou choisissez d'être informé de toutes les fluctuations de prix.
• Téléversement manuel: Exiger une révision/approbation manuelle lorsque qu'un employé saisit les détails de la facture au lieu de scanner un document.
• Centre de coûts : Signalez les dépenses générées par les différents centres de coûts de votre organisation. Lorsque vous sélectionnez centre de coûts comme règle d'approbation, ceux-ci seront listés séparément sous l'onglet Règle de centre de coûts.

Pour créer une règle, sélectionnez le bouton Créer de votre choix pour le type de règle d'approbation.

Cela lancera un flux de travail de règle d'approbation. Bien que les détails de chaque flux de travail puissent sembler un peu différents selon le scénario que vous choisissez, toutes les approbations suivront les mêmes étapes de base :

1. Établir les spécificités des critères.
2. Sélectionnez et confirmez l'emplacement.
3. Assignez des utilisateurs comme approbateurs pour les factures répondant à vos critères.

Dans cet exemple, nous créons une règle de Montant de la facture qui signalera automatiquement les factures pour une révision manuelle si le total dépasse 2000 $. Tout d'abord, spécifiez vos conditions de règle d'approbation et sélectionnez Suivant.

Dans ce cas, nous définirions la condition Opérateur sur Supérieur à(>), et la Valeur sur 2000,00 $.

Ensuite, ajoutez les emplacements qui seront soumis à cette règle. Sélectionnez un emplacement dans la section de gauche pour le déplacer vers la section des emplacements participants à droite. Vous devez choisir au moins un emplacement. Une fois qu'un ou plusieurs emplacements ont été choisis, sélectionnez Suivant.

La dernière étape avant de pouvoir utiliser votre nouvelle règle d'approbation est de déterminer qui doit approuver.



Remarque:Chaque règle nécessite au moins un niveau d'approbation et au moins un approbateur, donc ajoutez d'abord l'approbateur initial.

Si vous souhaitez un niveau d'approbation supplémentaire dans la même règle d'approbation, vous pouvez sélectionner+ Ajouter un niveau. Cela fera en sorte que les factures répondant à vos critères passent "par une chaîne de commandement". Les approbateurs de niveau 1 recevront le document avant les approbateurs de niveau 2, et ainsi de suite.
 

Sélectionner l'icône de l'horloge pour un niveau vous permet d'activer l'auto-approbation, si nécessaire. De plus, les icônes crayon et corbeille vous permettent de modifier et de supprimer un niveau, respectivement.

Enfin, lorsque vous avez désigné au moins un approbateur, sélectionnez Soumettre. Vous serez ensuite invité à nommer votre règle. Une fois votre règle nommée et soumise, elle apparaîtra immédiatement sur votre liste de règles d'approbation.

Approuver les factures

1. Si vous êtes inscrit en tant qu'approbateur, vous verrez une icône de notification rouge sur l'ongletApprobationsdans la barre latérale xtraCHEF à gauche lorsque vous avez de nouvelles factures à examiner. SélectionnezApprobationpour accéder à la file d'attente de toutes les approbations de factures en attente.
   
   
   
   
2. Si vous voyez une facture sur la liste qui est attendue, vous pouvez sélectionner l'icône de pouce levésousApprobation rapidepour l'envoyer immédiatement à votre liste de factures approuvées. Sinon, sélectionnez l'icône de livresousOuvrirpour examiner plus en détail la facture.
   
   
   
   
3. SélectionnerOuvrirouvrira une nouvelle page avec la facture numérisée, ainsi que les données que xtraCHEF a déjà extraites de la facture.
   
   
   
   
4. Si tout semble bon après un examen plus approfondi, sélectionnez le bouton vertApprouveren haut.
   
   
   
   
5. S'il y a des modifications à apporter (un reçu scanné comme une facture ou des détails de fournisseur incorrects), sélectionnez le bouton jaune correspondant pour mettre la facture aux normes.
6. De même, si la facture ne peut pas être acceptée, sélectionnez le bouton rougeRejeteret choisissez une raison pour le rejet. Cela déplacera la facture vers la colonneRejetésur votre page de factures et les données de la facture rejetée ne seront pas utilisées dans xtraCHEF.
   
   
   
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