xtraCHEF : Modifier les lignes de facture

Dans cet article :

• Modifier l’aperçu des articles de facture
• Modifier vos factures et articles de facture
  • Équilibrer votre exception

Modifier l’aperçu des articles de facture

Une fois que vos documents téléversés (factures et reçus) entrent dans le système xtraCHEF, notre intelligence artificielle commence à éclater et à enregistrer des informations, notamment :

• Fournisseur
• N° et date de la facture
• Informations sur les articles de facture telles que la description de l’article, la quantité et le prix unitaire
• Valeurs totales des factures
• Et plus encore!

Dans certains cas, xtraCHEF peut mal lire une information. Dans la plupart des cas, cela est dû :

• Informations rognées sur une numérisation ou une photographie de document téléversé
• Un scan ou une photographie partiellement illisible
• Des taches ou des ajustements manuscrits difficiles à lire
• Autres erreurs liées au téléversement

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Modifier vos factures et articles de facture
Si le traitement de votre facture a été interrompu en raison d’informations manquantes, vous les trouverez en allant à l’onglet Factures > Action requise. Utilisez le menu déroulant Statuts pour filtrer en fonction des statuts spécifiques Requise. En règle générale, les factures marquées d’un statut Info manquante peuvent vous obliger à modifier les détails des lignes.

Sélectionnez une facture. En haut de la facture, repérez les détails de l’action spécifique requise. Dans la section Détails de la facture, vous pouvez modifier les détails de la facture au niveau de l’en-tête, comme le montant de la facture, la date, le type de document, le numéro de facture, etc. Prenez note des champs avec un astérisque rouge à côté; ce sont des champs obligatoires.

Faites défiler plus bas sur le côté gauche de la page. Dans la vignette Détails de la ligne d’article, vous pouvez afficher et modifier les informations des articles de facture en sélectionnant le crayon de modification. Utilisez le bouton + Ajouter article de facture pour créer de nouveaux articles de facture.

Entre les vignettes Détails de la facture et Détails de la ligne d’article, apportez les mises à jour appropriées. Une fois que le montant de votre facture et le sous-total de l’article correspondent et que tous les champs obligatoires sont remplis, le bouton Soumettre les modifications vous sera offert. Sélectionnez Soumettre les modifications pour retraiter votre facture mise à jour.

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Équilibrer votre exception
Si votre facture ne s’équilibre pas, vous verrez la vignette Facture déséquilibrée en haut de la page, indiquée en rouge. Pour équilibrer une facture, le champ Montant facturé doit correspondre au sous-total de l’article + autres frais.

Il est plus probable que la vignette Détails de la ligne d’article (champ Sous-total de l’article ci-dessus) ci-dessous contienne le décalage. Vous devrez peut-être ajouter un article de facture ou modifier l’un des articles existants à l’aide du crayon de modification.

Si le sous-total de votre article n’apparaît toujours pas correct, continuez à corriger la vignette Détails de la ligne d’article ou faites défiler plus bas et corrigez la vignette Autres frais (transport, taxe de vente, rabais, autres).

Le champ Montant facturé se trouve tout en haut. Si vous ne parvenez toujours pas à équilibrer votre facture, modifiez cette case en dernier. En outre, dans le cas où une facture semble mal lue par xtraCHEF, notre équipe de service à la clientèle peut retraiter la facture en votre nom en créant un Ticket avec support@xtrachef.com.

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