xtraCHEF : Modifier les lignes de facture

Dans cet article :

• Modifier l'aperçu des articles de facture
• Modifier votre facture et les articles de facture
  • Équilibrer votre exception

Modifier l'aperçu des articles de facture

Une fois que vos documents téléchargés (factures et reçus) entrent dans le système xtraCHEF, notre intelligence artificielle commence à extraire et à enregistrer des informations, y compris :

• Fournisseur
• Numéro de facture et date
• Informations sur les articles de facture telles que la description de l'article, la quantité et le prix unitaire
• Valeurs totales de la facture
• Et plus encore !

Dans certains cas, xtraCHEF peut mal interpréter une information. Dans la plupart des cas, cela se produit en raison de : 

• Informations coupées sur un document scanné ou photographié téléchargé
• Un scan ou une photographie partiellement illisible
• Des taches ou des ajustements manuscrits difficiles à lire
• Autres erreurs liées au téléchargement

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Modifier votre facture et les éléments de la facture
Si le traitement de votre facture a été interrompu en raison d'informations manquantes, vous les trouverez en naviguant vers l'onglet Factures > Action requise. Utilisez le menu déroulant Statuts pour filtrer les statuts d'action requise spécifiques. En général, les factures signalées avec un statut Informations manquantes peuvent nécessiter que vous modifiiez les détails des éléments de ligne.

Sélectionnez une facture. En haut de la facture, localisez les détails de l'action spécifique requise. Dans la section Détails de la facture, vous pouvez modifier les détails de la facture au niveau de l'en-tête tels que le montant de la facture, la date, le type de document, le numéro de facture, et plus encore. Prenez note des champs avec un astérisque rouge à côté d'eux ; ce sont des champs obligatoires.

Faites défiler vers le bas sur le côté gauche de la page. Dans le bloc Détails des éléments de ligne, vous pouvez consulter et modifier les informations des éléments de facture en sélectionnant le crayon de modification. Utilisez le bouton + Ajouter un élément de facture pour créer de nouveaux éléments de facture.

Entre les Détails de la facture et les Détails des éléments de ligne, apportez les mises à jour appropriées. Une fois que le montant de votre facture et le sous-total des éléments correspondent et que tous les champs obligatoires sont remplis, le bouton Soumettre les modifications sera disponible pour vous. Sélectionnez Soumettre les modifications pour retraiter votre facture mise à jour.

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Équilibrer votre exception
Si votre facture ne s'équilibre pas, vous verrez le carreau de facture déséquilibrée en haut de la page entouré de rouge. Pour qu'une facture soit équilibrée, le champ Montant facturé doit correspondre à Sous-total des articles + Autres frais.

Il est plus probable que le carreau Détails des articles (champ Sous-total des articles ci-dessus) ci-dessous contienne l'incohérence. Vous pourriez avoir besoin d'ajouter un article de facture ou de modifier l'un des articles de facture existants en utilisant le crayon d'édition.

Si votre Sous-total des articles n'apparaît toujours pas correct, continuez à corriger le carreau Détails des articles ou faites défiler plus bas et corrigez le carreau Autres frais (Fret, Taxes de vente, Remises, Autres).

Le champ Montant facturé est tout en haut. Si vous ne parvenez toujours pas à équilibrer votre facture, modifiez cette case en dernier. De plus, dans le cas où une facture semble mal lue par xtraCHEF, notre équipe de service client peut retraiter la facture en votre nom en créant un ticket avec support@xtrachef.com.

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