xtraCHEF: Factures nécessitant une action

Dans cet article : 

• Lorsque les factures manquent de données critiques
• Voir les factures avec des données manquantes
• Raisons qui suspendent le traitement des factures
• Autres actions nécessaires
• NOUVEAU !Résoudre les factures nécessitant une action sur mobile

Lorsque les factures manquent de données critiques

Pour que les données des factures soient disponibles pour les analyses de coûts, les listes de comptage d'inventaire ou les recettes, les données des factures doivent être complètes. Si des données sont manquantes, le traitement des factures sera suspendu et vous serez invité à agir sur la facture pour aider à résoudre les données manquantes. Les éléments de données les plus couramment manquants (ou illisibles) sont le montant de la facture, la date de la facture ou le numéro de la facture.

Cette vidéo de 5 minutes ci-dessous couvre les factures nécessitant une action et les différentes raisons pour lesquelles elles ont été signalées.

Retour vers le haut

Voir les factures avec des données manquantes

Le premier endroit où vous verrez des factures manquant de données critiques est sur votre tableau de bord dans le bloc Facture. L'onglet Factures nécessitant une action dans le bloc met en évidence toutes les factures qui nécessitent votre attention. Toute action commençant par Informations manquantes représente des factures qui n'ont pas été entièrement traitées en raison de données critiques manquantes. Sélectionnez l'élément dans le widget pour être dirigé vers ces factures qui sont bloquées. 

Alternativement, vous pouvez consulter toutes les factures nécessitant votre attention en naviguant vers Factures et en sélectionnant Action requise en haut de la page. 

Ici, vous verrez une colonne Statut indiquant la raison pour laquelle une facture a été signalée ici. Sélectionnez un élément de ligne (pas le numéro de facture) pour ouvrir la page Détails de la facture.

La page Détails de la facture vous permettra d'explorer plus en profondeur les détails de chaque facture et d'apporter des ajustements aux données.

Lisez la suite pour apprendre comment modifier les détails de la facture afin de résoudre les problèmes de factures les plus courants.

Retour vers le haut

Raisons qui suspendent le traitement des factures
Lorsque vous consultez la page Factures > Action requise, xtraCHEF fournira la raison spécifique pour laquelle elle a été signalée et suspendue du traitement. Ces raisons peuvent être trouvées sous la colonne Statut.

Les éléments suivants sont des statuts spécifiques pour les factures sur cette page :

• Date de facture manquante : Si la facture ou le reçu manque d'une date, vous devrez la fournir. Lorsque des rapports sont générés, la date est un moyen critique d'identifier quelles informations de tarification utiliser.
• Numéro de facture manquant : Si la facture manque d'un numéro de facture, vous devrez le fournir. Les numéros de facture aident à garantir qu'aucune facture en double n'est lue et traitée.
  • Si le fournisseur ne fournit pas de numéro de facture ou si vous souhaitez qu'un reçu soit traité comme une facture, vous pouvez choisir de Toujours attribuer automatiquement des numéros de facture pour ce fournisseur. Lorsque cette option est sélectionnée, xtraCHEF générera automatiquement un numéro de facture unique pour ce fournisseur.
  • Les reçus ne nécessitent pas de numéro. Si le document était en réalité un reçu, vous pouvez mettre à jour le type de document et l'erreur disparaîtra.
• Montant de la facture manquant: Si la facture manque d'un montant, vous serez invité à vérifier le total. xtraCHEF compare automatiquement la somme de vos lignes à la facture pour s'assurer qu'il n'y a pas eu de problèmes lors du traitement des lignes individuelles. Sans ce champ, xtraCHEF vous demandera de vérifier que la facture a été lue correctement avant le traitement.
• Les totaux de la facture ou des lignes ne correspondent pas: Lorsque xtraCHEF détecte une incohérence entre la somme de vos lignes et le montant total de la facture capturé à partir de votre facture téléchargée, vous serez invité à revoir les informations. Pour garantir que vos lignes et votre facture sont traitées avec le bon montant en dollars, xtraCHEF vous demandera de vérifier ou de modifier la facture avant le traitement. Si vous avez oublié de télécharger une page, vous devrez rejeter la facture et la télécharger à nouveau.
• Méthode de paiement obligatoire: Vous verrez cette erreur si vous avez un extrait QuickBooks Online activé avec "traitement de méthode de paiement" activé. Le traitement de méthode de paiement vous permet de traiter les reçus comme des dépenses. Pour ce faire, vous devez indiquer la méthode de paiement utilisée au moment de l'achat – et cette méthode de paiement doit être correctement mappée à la méthode de paiement correspondante dans votre système comptable.
• Facture d'un utilisateur non enregistré: Les factures ne peuvent commencer à être traitées dans xtraCHEF que lorsque l'adresse e-mail de l'expéditeur est liée à un utilisateur enregistré dans le système. Si une facture nécessitant une action est étiquetée avec ce statut, elle doit être vérifiée avant de pouvoir être traitée. Si vous décidez de la vérifier et de l'accepter, l'adresse e-mail sera enregistrée en tant qu'utilisateur de capture de facture afin que ce statut ne se reproduise pas sur les factures futures de cette adresse e-mail.

Le code fournisseur manquantn'empêchera plus le traitement de votre facture. Si le code fournisseur est manquant, vous verrez le statut Extraction en attente pour la facture.

• Code fournisseur manquant: Si vous avez un extrait comptable activé et que xtraCHEF n'a pas de code fournisseur correspondant pour le fournisseur, vous serez invité à fournir le code fournisseur afin que la facture puisse être traitée. Un code fournisseur est le nom d'affichage de l'entreprise que vous utilisez pour le fournisseur dans votre comptabilité tierce.

Retour vers le haut

Autres actions nécessaires

Une fois qu'une facture a été traitée, les informations sur la facture peuvent encore devoir être catégorisées avant que des aperçus soient disponibles. Vous pouvez voir les états supplémentaires suivants sous Action nécessaire :

• Prêt à catégoriser : La première fois qu'un nouvel article est traité par xtraCHEF, vous devez le catégoriser. Si des articles sur une facture n'ont pas encore été catégorisés, cette facture sera dans cet état.
• Prêt à approuver : Si vous avez des approbations configurées, alors les nouvelles factures qui n'ont pas encore été approuvées seront dans cet état. En savoir plus sur les approbations en visitant xtraCHEF : Approbations.
• Extraction en attente ou Échec de l'extraction : S'il manque des données qui empêchent votre facture d'être correctement exportée vers votre système comptable, la facture sera dans l'état Extraction en attente ou Échec de l'extraction. Les raisons les plus courantes pour cela sont le code fournisseur (qui indique comment mapper les fournisseurs de xtraCHEF au système comptable) ou une erreur de mappage de code GL. En savoir plus sur les problèmes liés à l'extraction dans la section Erreurs et solutions d'extraction de xtraCHEF : Moniteur d'extraction.

Retour vers le haut

Résoudre les factures nécessitant une action sur mobile

Nous avons reçu de nombreux retours concernant la possibilité de résoudre les factures qui sont signalées comme nécessitant une action ou rejetées. Les utilisateurs de xtraCHEF peuvent désormais examiner, modifier et continuer à traiter la plupart de ces factures directement depuis l'application xtraCHEF.

Depuis l'écran d'accueil, vous verrez une tuile indiquant que vous avez Tâches. Cela inclut désormais les factures nécessitant une action, alors appuyez sur ce carreau.

• De nombreux types de Action requise et Rejeté factures peuvent désormais être gérés depuis l'application.
• Certaines tâches regrouperont des factures similaires afin qu'elles puissent être gérées toutes en même temps (dans l'image ci-dessous, Extraire en attente : Mapper le fournisseur à QuickBooks Online montre 4 factures concernées).
• Certaines tâches ne peuvent être gérées que depuis un appareil de bureau ou un ordinateur portable (dans l'image ci-dessous, Info manquante : facture déséquilibrée ne peut pas être résolue sur mobile).