xtraCHEF: Rejets de factures
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 10
- Introduction aux rejets de factures
- Voir les rejets
- Raisons des rejets de factures
- Étapes suivantes après un rejet
- Éviter les rejets à l'avenir
- Résoudre les factures rejetées sur mobile
Introduction aux rejets de factures
xtraCHEF rejettera les factures si le système ne peut pas les traiter. En général, les rejets se produisent lorsqu'une facture est illisible, téléchargée deux fois ou qu'il manque des informations importantes. Si une facture est rejetée, elle est supprimée du système.
Examinez comment localiser les factures rejetées et les étapes que vous prendrez pour procéder.
Voir les rejets
Les rejets peuvent être consultés à trois endroits. Le premier est dans la section Rejeté du Tâche de factures sur votre tableau de bord. Vous serez alerté si des factures récemment téléchargées ont été rejetées par xtraCHEF.
La deuxième méthode consiste à naviguer vers Factures > Rejetées. Les utilisateurs peuvent examiner les détails de la facture, y compris le motif de rejet dans la colonne État.
La troisième méthode consiste à examiner les téléchargements sous votre colonne Rejets sur la page Rapprochement.
Motifs de Rejet de Facture
Les rejets se produisent lorsque xtraCHEF ne peut pas traiter les factures. Les causes les plus typiques sont les suivantes :
- Facture Dupliquée : Une facture avec le même ID de facture et la même date a déjà été traitée. C'est la raison la plus courante des rejets de factures dans xtraCHEF.
- Qualité d'Image Médiocre : Le document n'est pas lisible.
- Image Non-Facture : Le document n'était pas une facture ou un reçu.
- Données de Facture Manquantes : Le document manquait d'informations nécessaires telles que les articles ou les montants totaux.
- Nom de Fournisseur Manquant : Le document n'incluait pas d'informations sur le fournisseur.
- Le Lot Contient Plusieurs Factures : Plusieurs factures ont été téléchargées en tant qu'une seule facture.
- Facture à zéro dollar: Aucun coût n'était associé au document téléchargé.
- Demande de serveur incorrecte: Cette erreur signifie qu'il y a eu une panne de serveur ou d'internet lors du traitement. Nous recommandons de re-télécharger les factures qui reçoivent cette erreur. Si l’erreur persiste, veuillez contacter le soutien technique.
Étapes suivantes en cas de rejet
Il y a trois principales façons de gérer les rejets :
- Rien: Après avoir examiné la raison du rejet, si vous décidez qu'une facture doit rester rejetée, aucune action n'est nécessaire. Nous vous recommandons d'archiver le rejet afin que le nombre de factures rejetées sur votre tableau de bord soit à jour.
- Re-télécharger: Après avoir examiné la raison du rejet, si vous décidez qu'une facture doit être traitée, il suffit de re-capturer et re-télécharger le document. Nous vous recommandons d'archiver le rejet afin que le nombre de factures rejetées sur votre tableau de bord soit à jour.
- Retraiter: Après avoir examiné la raison du rejet, si la facture n'aurait pas dû être rejetée, elle devra être re-téléchargée. Nous vous recommandons d'archiver le rejet afin que le nombre de factures rejetées sur votre tableau de bord soit à jour.
Dans la plupart des cas, les rejets peuvent être évités en s'assurant que votre scan ou photo est lisible et inclut le nom du fournisseur, tous les articles et montants en dollars, ainsi que le total final de la facture. Tant que ces conditions sont remplies, xtraCHEF traitera généralement vos factures sans rejets.
Résoudre les factures rejetées sur mobile
Il y a quelques éléments à noter sur cet écran :
- De nombreux types de Action requise et factures rejetées peuvent maintenant être gérés depuis l'application.
- Certaines tâches regrouperont des factures similaires afin qu'elles puissent être gérées toutes en même temps (dans l'image ci-dessous, Extraire en attente : Mapper le fournisseur à QBO montre 4 factures concernées).
- Certaines tâches ne peuvent être gérées que depuis un appareil de bureau ou un ordinateur portable (dans l'image ci-dessous, Informations manquantes : facture déséquilibrée ne peut pas être résolue sur mobile).
Qualité d'image médiocre est une facture rejetée, alors appuyons dessus pour l'ouvrir. Sélectionnez l'onglet Fichier téléchargé si vous souhaitez voir la facture en question. Appuyez sur le bouton Renvoyer la facture pour ouvrir votre application de caméra et reprendre la photo de la facture. N'oubliez pas de tenir votre appareil stable et d'essayer de rendre la facture aussi claire et grande que possible dans l'objectif. Sélectionnez + Ajouter une page si votre facture comporte plusieurs feuilles. Une fois que vous avez pris une ou plusieurs photos claires, sélectionnez Soumettre pour retraiter cette facture.