xtraCHEF : Téléverser des factures et des reçus (sur ordinateur)
Dernière mise à jour : 25 mars 2026, 15 h 31
- Résumé des téléversements de facture
- Comparer les reçus et les factures
- Téléverser des documents par ordinateur
- Créer des factures
- Téléverser des documents par courriel
- Prochaines étapes
Résumé des téléversements de factures
xtraCHEF offre des fonctionnalités avancées de rapports, d’analyse et de suivi des coûts à portée de main, et tout commence par le téléversement de documents. En effet, vos factures et reçus rapprochés donnent un aperçu détaillé non seulement de vos dépenses, mais aussi des coûts alimentaires de base (uniquement avec xtraCHEF Pro) et des valeurs d’inventaire (Pro), et jouent un rôle dans des indicateurs avancés tels que votre résumé opérationnel (xtraCHEF Essentiels et Pro), vos budgets (Essentiels et Pro) et votre CPV (Essentiels et Pro).
Remarque : Une fois téléchargées, les factures nécessiteront d’abord votre attention pour être rapprochées. Cet effort manuel initial créera l’apprentissage automatique (et les gains de temps) pour automatiser le rapprochement à l’avenir.
Pour comprendre la santé globale de votre entreprise, xtraCHEF doit d’abord savoir où va votre argent et combien coûtent vos produits.
L’automatisation de l’IA est également une fonction essentielle de votre abonnement xtraCHEF qui permet d’extraire les factures rapprochées vers votre système comptable et votre pile technologique, vous permettant de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs humaines grâce à l’apprentissage automatique.
Comparer les reçus et les factures
En règle générale, une facture (que QuickBooks appelle une facture) n’a pas encore été payée au fournisseur ou au magasin. Un reçu, cependant, a déjà été payé.
Lorsque nous utilisons ces termes dans xtraCHEF, cela peut prêter à confusion, car lorsque nous entendons le mot « reçu », il s’agit généralement d’un document prouvant le paiement d’articles. Ce n’est pas toujours le cas des reçus fournisseurs. Parfois, le reçu ressemble exactement à une facture et la seule différence est qu’on a déjà été payé et qu’on ne l’a pas été. Les reçus n’ont généralement même pas le mot « reçu ».
Il est important de suivre/enregistrer les factures et les reçus différemment afin d’éviter de payer deux fois le fournisseur et de comptabiliser ou enregistrer les dépenses. Les factures soumises à xtraCHEF et extraites vers votre logiciel de comptabilité indiquent au logiciel de comptabilité qu’il est « ouvert » ou « impayé ». Les entreprises établissent généralement un rapport de toutes les factures impayées enregistrées pour une certaine période, puis émettent des chèques au fournisseur pour les payer. Si vous aviez déjà payé cette facture et qu’elle figure toujours dans ce rapport, vous pourriez accidentellement la payer à nouveau.
Lorsque vous saisissez un reçu dans xtraCHEF, une partie de ce processus indique également au système comment cette facture a été payée (addition ou carte de crédit). Ce reçu peut ensuite être extrait dans QuickBooks avec le type de paiement pour enregistrer les deux côtés de la transaction (la dépense pour les articles achetés plus le paiement effectué pour couvrir ce montant de dépense). Cela signifie que votre logiciel de comptabilité sait déjà qu’il a été payé et qu’il n’apparaîtra pas dans votre liste de factures impayées.
xtraCHEF n’envoie pas les reçus directement à QuickBooks par défaut. La plupart des clients utilisent un flux bancaire/cc automatisé directement dans leur(s) compte(s) QuickBooks en ligne et soit (a) ont des « règles » configurées dans QuickBooks en ligne qui catégorisent automatiquement ces dépenses dans leur logiciel de comptabilité, soit (b) ont des flux de travail/processus manuels où ils passent en revue chaque transaction dans le flux et les catégorisent eux-mêmes. Si xtraCHEF devait exporter/comptabiliser ces dépenses de reçu dans QuickBooks en ligne, il y aurait un risque de double comptabilisation de la dépense. Si les clients souhaitent activer l’exportation de xtraCHEF vers QuickBooks en ligne, assurez-vous qu’aucune règle n’est configurée dans QuickBooks et qu’aucun processus de rapprochement n’est en place qui risquerait de faire l’objet d’une double publication. Il est très facile de publier accidentellement deux fois des dépenses de cette manière, c’est pourquoi la valeur par défaut de cette exportation est désactivée. Si cette fonctionnalité est activée, les clients doivent rapprocher manuellement leur flux bancaire/cc et faire correspondre manuellement chaque transaction du flux bancaire/cc dans QuickBooks à ses dépenses de reçu correspondantes que nous enregistrons.
Téléverser des documents par ordinateur
Cette vidéo de 6 minutes présente les moyens de téléverser des factures dans votre compte, y compris via votre version de bureau de xtraCHEF.
La façon la plus courante d’ajouter vos factures, reçus et autres fichiers dans xtraCHEF est d’utiliser le bouton Téléverser un document du tableau de bord principal de xtraCHEF. Votre tableau de bord est la page d’atterrissage par défaut lors de la connexion à xtraCHEF. Cependant, il est également accessible à partir de n’importe quelle autre page en utilisant votre barre de navigation.
En sélectionnant ce bouton, vous ouvrirez une barre latérale où vous trouverez différentes options pour ajouter vos fichiers à xtraCHEF.
Téléversement instantané des factures
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de téléverser des factures d’une seule page qui peuvent être traitées instantanément. Le délai observé lors de l’utilisation d’autres fonctions de téléversement n’est pas présent avec cette fonctionnalité. Vous pourrez toujours examiner le téléversement et apporter des corrections au besoin. Lorsque cette fonctionnalité est utilisée, xtraCHEF suggère automatiquement une catégorie d’achat pour chaque poste.
Le téléversement instantané peut être votre option par défaut et uniquement le téléversement, ou vous pouvez choisir entre cette option et le téléversement Ordinaire. Si vous voyez un bouton nommé Téléversement instantané, sélectionnez ceci pour commencer. Sinon, sélectionnez le bouton Téléverser le document d’origine. Remarque : La fonction de téléversement instantané n’est pas disponible par défaut; contactez support@xtrachef.com si vous souhaitez l’activer.
Le téléversement instantané des factures indiquera tous les domaines qui nécessitent une attention particulière, notamment s’il faut créer un nouveau fournisseur. Revoyez les champs indiqués en rouge et apportez des corrections au besoin.
Téléverser des documents par type
Pour commencer votre téléversement, sélectionnez votre emplacement.
Ensuite, sélectionnez Facture, Reçu ou Relevé (plus d’informations à ce sujet ci-dessous).
En règle générale, une facture est une « facture » à payer. Les documents téléversés avec ce type de document seront extraits vers votre logiciel de comptabilité (le cas échéant et intégrés) une fois rapprochés. Dans la plupart des cas, vous sélectionnerez Facture.
Un reçu, par contre, est une « facture » déjà payée. Par défaut, ce type de document ne sera pas extrait vers votre logiciel de comptabilité (le cas échéant et intégré) une fois rapproché. Remarque : L’extraction des reçus pour la comptabilité peut être activée si vous utilisez QuickBooks en ligne. Pour en savoir plus à ce sujet et configurer, pensez à lire notre article intitulé xtraCHEF : Extrait des reçus pour QuickBooks en ligne.
Le relevé peut également apparaître comme option sous le type de document, mais seulement si le rapprochement du relevé fournisseur est activé dans votre compte. Cette option n’apparaît pas par défaut.
Après avoir sélectionné votre type de document, vous pouvez poursuivre en téléversant votre fichier de document. xtraCHEF acceptera les formats de document tels que .jpg, .jpeg, .png et .pdf. Pour téléverser votre document, glissez-déposez votre fichier dans l’espace de soumission bleu. Vous pouvez également sélectionner manuellement votre fichier à téléverser en utilisant le bouton + Parcourir les fichiers .
Une fois vos fichiers téléversés, sélectionnez Soumettre pour les envoyer à xtraCHEF afin qu’ils soient traités.
Si votre téléversement est réussi, une fenêtre contextuelle vous informera que le fichier a été téléversé.
Téléverser les meilleures pratiques
Pour garantir le bon traitement de tous les documents téléversés par xtraCHEF, nous recommandons les meilleures pratiques suivantes :
- Saisissez toute la page de facture. Lorsque vous scannez ou photographiez un document, ne supprimez pas des informations telles que le nom du fournisseur, l’ID de facture, les montants totaux payables, les postes, p. ex.
- Assurer la lisibilité. Si les informations de votre téléchargement sont illisibles, xtraCHEF ne pourra pas lire et enregistrer correctement ses données. Vous pouvez contribuer à assurer la lisibilité en photographiant les factures dans un espace bien éclairé et sur un arrière-plan neutre.
Créer des documents
Nous savons que la vie dans les restaurants est mouvementée, et que le papier est souvent une victime innocente des déversements, des taches et d’autres outrages. Si votre facture ou reçu est déchiré, taché ou illisible, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez toujours l’ajouter à xtraCHEF.
Pour téléverser manuellement les détails de votre facture/reçu, sélectionnez le bouton ci-dessous, situé à côté de Téléverser le document. Ensuite, sélectionnez Créer un document.
Commencez par sélectionner votre type de document (facture, reçu ou note de crédit) à l’aide du menu déroulant illustré ci-dessous.
Pour continuer, commencez à entrer les détails du document. Pour ce faire, sélectionnez votre fournisseur. Saisir ce champ remplira les dossiers des fournisseurs reconnus.
Remarque : Si aucun enregistrement n’apparaît, ou s’il s’agit d’un nouveau fournisseur, continuez à saisir ces informations manuellement. xtraCHEF enregistrera les nouvelles informations fournisseur dans votre onglet Fournisseur pour de futures instances.
Sélectionnez ensuite le champ Date de facturation. Vous pouvez saisir une date manuellement ou la sélectionner dans l’outil Calendrier.
Ensuite, entrez votre n° de facture. Cela peut se faire en tapant des caractères ou des chiffres dans le champ N° de facture requis. Si vous ne vous souvenez pas de votre n° de facture, vous pouvez en aléatoirer une en sélectionnant l’icône « randomiser ».
Une fois ces informations remplies, vous pouvez commencer à ajouter les postes individuels qui composent votre document. Pour ce faire, sélectionnez + Ajouter ligne d’article.
Ajoutez ensuite des informations essentielles telles que le code d’article, la description, la quantité, le prix unitaire, etc.
Remarque : Vous pouvez continuer à ajouter autant d’articles de ligne que nécessaire en sélectionnant de nouveau + Ajouter un article de ligne.
Enfin, sélectionnez Soumettre pour envoyer les informations à xtraCHEF. Si le téléversement est réussi, vous aurez également la possibilité de télécharger un PDF des données saisies pour vos dossiers.
Téléverser des documents par courriel
Si vous êtes en déplacement ou ne pouvez pas vous connecter à xtraCHEF, vous pouvez toujours téléverser vos factures au format PDF par courriel! Dans xtraCHEF, chaque emplacement a une adresse courriel unique qui lui est attribuée. Toutes les factures envoyées par courriel à cette adresse xtraCHEF (en format PDF) seront automatiquement téléversées dans votre compte.
Remarque : XtraCHEF n’acceptera que les factures des utilisateurs de votre compte. Pour en savoir plus sur l’ajout de votre personnel ou de vos fournisseurs comme utilisateurs, pensez à lire notre article Gérer les profils d’utilisateurs.
Vous pouvez trouver rapidement l’adresse courriel de votre emplacement à deux endroits :
- Sur votre tableau de bord
- Et sur votre page Téléverser des documents
Personnaliser votre adresse courriel
Ces adresses courriel sont configurées pour vous par défaut. Cependant, vous pouvez personnaliser davantage les adresses au niveau de l’emplacement. Pour ce faire, sélectionnez l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte. Sélectionnez ensuite Emplacements.
Cela vous mènera à la page Emplacements, où vous pourrez consulter tous les emplacements associés à votre compte. Chaque emplacement aura une adresse courriel par défaut connectée. Pour changer une adresse, sélectionnez un emplacement et modifiez les détails de l’emplacement.
Cela remplira votre page Modifier les détails de l’emplacement. Pour poursuivre la configuration de votre adresse courriel xtraCHEF, sélectionnez le champ Factures par courriel et modifiez le texte avant @xcinvoice.com. Ici, vous pouvez aussi configurer votre option Répondre et ajouter une adresse courriel à inclure dans les reçus de facture reçus.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer. Cela verrouillera vos modifications. Vos modifications ne seront pas mémorisées par xtraCHEF si Enregistrer n’est pas sélectionné.
Remarque : Après avoir modifié votre adresse courriel xtraCHEF, il est important de mettre à jour votre flux de travail de téléversement de factures. Cela peut se faire en informant par courriel tout personnel ou fournisseur chargé de soumettre les documents en votre nom. Votre nouvelle adresse courriel doit être observée à l’avenir pour recevoir avec succès de futures factures.
Prochaines étapes
Une fois les factures téléversées, elles commencent le processus de rapprochement. Dans un premier temps, ce processus nécessitera une action en votre nom pour examiner et gérer les éléments suivants :
- Rejets : Les factures peuvent être rejetées si une photo téléversée ou une numérisation manque de trop de données (en raison d’un rognage ou de pages manquantes) ou si la qualité de l’image est illisible. Pour en savoir plus sur les rejets, consultez notre article xtraCHEF : Rejets de facture.
- Action requise : Les factures manquant d’informations partielles telles que les codes fournisseur, les numéros de facture, les dates et plus encore seront supprimées. Ces factures peuvent toujours être avancées en fournissant les informations manquantes et requises. Pour en savoir plus sur les exceptions, consultez notre article xtraCHEF : Action requise Factures.
- Associer les articles de facture : Au fil du temps, xtraCHEF apprend à coder vos lignes de factures individuelles selon les codes et catégories du grand livre général (GLG) à des fins de comptabilité et de production de rapports. Il le fait grâce à l’apprentissage automatique. Cependant, lorsque vous débutez, l’IA de vos comptes fait table rase.
Lorsque vous « codez » manuellement vos lignes de factures vers un code GLG ou une catégorie correspondant, xtraCHEF se souviendra de vos désignations et les répétera en votre nom à l’avenir. Pour en savoir plus sur l’association des articles de facture, consultez notre article xtraCHEF : Associer les articles de facture.
En continuant à initier vos factures à travers ce processus de rapprochement, xtraCHEF commencera à débloquer des informations sous forme d’analyses, de rapports, de budgets, de résumés des opérations et bien plus encore.