xtraCHEF: Mapper les éléments de facture
Dernière mise à jour : 2 juill. 2026, 12 h 53
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Toast Classroom - Premiers pas avec xtraCHEF par Toast
- Introduction au mapping des éléments de facture
- Comparer les catégories et les codes GL
- Mapper vos éléments de facture
- Fusionner les produits en double
- Reprocesser les factures
- Catégories par défaut et mapping prédictif
- Prochaines étapes
- FAQ sur le mapping des éléments de facture
Introduction au mapping des éléments de facture
Mapper les éléments de facture est le point de départ pour toutes les données et analyses dans xtraCHEF. C'est également la dernière étape dans le parcours de réconciliation d'un document (factures et reçus).
Après avoir téléchargé des documents, l'automatisation d'xtraCHEF lira et décomposera vos factures d'achat article par article. L'onglet de mappage des articles de facture est l'endroit où tous vos achats individuels seront disponibles pour être mappés à leur catégorie correspondante. Les catégories elles-mêmes sont mappées aux codes GL que votre système comptable utilise.
Chaque nouvel article doit être mappé dans xtraCHEF la première fois qu'il apparaît sur une facture traitée. Une fois assignés, cependant, xtraCHEF se souviendra de vos sélections de catégories et mappiera automatiquement ces articles en votre nom à l'avenir.
Remarque: L'automatisation se crée au fil du temps en mappant manuellement les articles de facture aux catégories (et aux codes GL subséquents). Les documents avec des articles de facture jamais vus auparavant ou provenant de nouveaux fournisseurs ne continueront pas leur parcours de réconciliation sans que vous preniez des mesures et les mappiez ici.
En conséquence du mappage de vos documents, xtraCHEF va :
- Commencer à développer l'apprentissage automatique et l'automatisation
- Compléter le parcours de réconciliation pour les documents téléchargés et les extraire vers tout système comptable intégré (le cas échéant)
- Enregistrer les totaux d'achat par code GL, catégorie et article de facture pour les rapports, l'analyse, et des informations supplémentaires liées au suivi des coûts alimentaires (illustré ci-dessous).
Comparer les Catégories et les Codes GL
Dans xtraCHEF, les catégories d'achat peuvent être développées de manière détaillée (produits, viandes, produits laitiers) et pourraient toutes être mappées à un seul code GL appelé Coûts Alimentaires. Ces catégories d'achat fournissent une manière plus analytique de décomposer vos données d'achat afin d'obtenir de meilleures informations, plus détaillées sur ce que vous achetez sans encombrer votre logiciel comptable avec plusieurs codes GL pour essentiellement la même chose.
Mappage de Vos Articles de Facture
La vidéo de 3 minutes ci-dessous couvre les bases de la cartographie des éléments de facture et met en évidence les avantages de « coder » vos éléments.
Commencez par naviguer vers Map éléments de facture sur votre barre de navigation xtraCHEF. Si vous avez des éléments en attente de cartographie, vous remarquerez un point de notification rouge ici.
Sur cette page, tous les éléments de facture en attente de cartographie peuvent être assignés à une catégorie personnalisée (créée dans xtraCHEF) qui est cartographiée à un code de grand livre (GL) (synchronisé avec votre comptabilité).
Cartographier les éléments de facture
À partir d'ici, commencez à cartographier votre(s) facture(s) à une catégorie personnalisée ou par défaut correspondante. Cela peut être fait pour l'ensemble de la facture à la fois ou élément par élément. Pour ce faire, sélectionnez le menu déroulant Catégorie.
Pour plus d'options de catégories par défaut, consultez la section Catégories par défaut et cartographie prédictive. Répétez cette étape pour tous les éléments de votre facture. Une fois que vous avez terminé la cartographie, sélectionnez vos éléments de facture cartographiés et Soumettre les éléments sélectionnés.
Fusionner les produits en double
- Naviguez vers Cartographier les éléments de facture.
- Sous les options en pointillés à droite de chaque ligne, une nouvelle option Marquer comme doublon sera disponible.
- En sélectionnant cela, nous utiliserons initialement l'algorithme de distance existant et afficherons les produits suggérés. Seuls les produits du fournisseur cartographié devraient être disponibles. Si la duplication d'articles est due à une duplication de fournisseur, contactez le service à la clientèle.
- Vous pouvez à tout moment taper dans le champ de recherche pour remplacer les suggestions et rechercher des produits en utilisant une recherche par caractère générique avec Code de l'article et Description de l'article.
- Les propriétés du produit original seront affichées lorsque le produit sera sélectionné.
- Avant de fusionner le produit, un message clair indiquera que l'action ne peut pas être annulée.
- Lors de la fusion, l'article devrait sortir de la file d'attente de cartographie des articles si une catégorie est déjà assignée au produit original.
- Si une catégorie n'est pas disponible pour le produit original, l'article restera dans la file d'attente de cartographie des articles pour l'attribution de catégorie.
Reprocesser les factures
Les factures que xtraCHEF détermine comme n'étant pas liées à la nourriture ou aux boissons peuvent être lues comme 'Résumé d'achat', ce qui signifie que les lignes de la facture ont été résumées sous un montant total unique plutôt que d'être détaillées ligne par ligne.
Les résumés d'achat aident à simplifier le processus de cartographie des articles de facture pour vous, si une facture semble n'avoir besoin que d'une seule désignation de catégorie. Cependant, dans le cas où une facture et ses articles doivent être répartis entre plusieurs catégories, la fonction de Reprocesser de xtraCHEF peut être utilisée pour soumettre à nouveau la facture pour un traitement détaillé, soit par Détails d'achat ou Résumé d'achat.
- Détails d'achat garantit que toutes les factures sont détaillées par ligne d'article. Cela permet que les informations sur les lignes d'article soient lues pour les fonctionnalités de reporting, d'inventaire et de recettes.
- Résumé d'achat résume la facture par montant total plutôt que de lire les spécificités des lignes d'article.
Vous pouvez initier un Reprocesser en sélectionnant l'icône trois points située sous la colonne Action et ensuite en sélectionnant Reprocesser la facture en tant que....
xtraCHEF vous demandera ensuite de confirmer votre décision. Sélectionnez Reprocesser.
Catégories par défaut et cartographie prédictive
Les nouveaux comptes qui choisissent de ne pas se connecter à des plateformes de comptabilité disposeront d'un ensemble de 20 catégories par défaut pour commencer Cartographier les éléments de facture.
Remarque: Vos options de catégorie par défaut peuvent être personnalisées davantage au fil du temps ou selon vos besoins.
De plus, xtraCHEF a la capacité d'utiliser la cartographie prédictive pour les catégories par défaut. Les factures et reçus téléchargés qui sont examinés par xtraCHEF auront une catégorie par défaut automatiquement assignée. Veuillez noter que ces sélections attendront votre examen (et soumission) dans Cartographier les éléments de facture.
Prochaines étapes
Félicitations pour avoir cartographié vos éléments de facture ! Avec un document entier cartographié à une ou plusieurs catégories correspondantes, vos informations d'achat et vos données seront prêtes pour un extrait comptable (ou applicable) et enregistrées dans plusieurs rapports et analyses xtraCHEF.
Souhaitez-vous vous familiariser avec certaines des informations maintenant à votre portée ? Visitez xtraCHEF : Examinez les rapports d'analytique pour vous remettre à jour sur les rapports d'aperçu disponibles sur votre page d'analytique. Ou, si vous recherchez des rapports plus détaillés ou des tableaux de données, envisagez de lire xtraCHEF : Examinez les rapports dans le module de reporting.
FAQ sur la cartographie des éléments de facture
Comment puis-je apporter une correction après avoir catégorisé incorrectement un élément de ligne ?
Naviguez vers la bibliothèque d'éléments dans la barre de navigation à gauche. Recherchez cet élément de ligne et sélectionnez le lien hypertexte de l'élémenthyperlien. Ici, vous pouvez modifier plusieurs propriétés de l'élément, y compris le produit, la catégorie et le code GL (par le biais de la catégorie) auquel cet élément correspond. Sélectionnez Enregistrer les modifications une fois que vous avez terminé. En savoir plus sur ce processus en visitant xtraCHEF : Commencez avec la bibliothèque d'articles.
Pourquoi mes factures continuent-elles de réapparaître après avoir sélectionné une catégorie ?
Assurez-vous de ne pas sélectionner par erreur Reprocesser au lieu de Soumettre. Reprocesser renvoie votre facture à l'état de traitement plutôt que de l'avancer dans le parcours de réconciliation.
Mes factures continuent d'apparaître comme Résumé d'achat. Comment puis-je changer cela ?
Vous avez peut-être défini Résumé d'achat comme votre préférence d'extraction pour le fournisseur. Cela peut être modifié via votre page Fournisseurs. En savoir plus sur ce processus dansxtraCHEF : Fournisseurs