xtraCHEF : Associer les articles de facture
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 09
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Salle de classe Toast - Premiers pas avec xtraCHEF par Toast
- Mapper les articles de facture Introduction
- Comparer les catégories et les codes GLG
- Associer vos articles de facture
- Fusionner les produits en double
- Retraiter les factures
- Catégories par défaut et mappage prédictif
- Prochaines étapes
- Associer les articles de facture
Affichage des articles de facture
Mapper les articles de facture est le point de départ de toutes les données et analyses dans xtraCHEF. Il s’agit également de la dernière étape du parcours de rapprochement d’un document (factures et reçus).
Après le téléversement des documents, l’automatisation de xtraCHEF lira et ventilera vos achats article par article de facture. Associer les articles de facture est l’endroit où tous vos achats individuels seront disponibles pour être associés à leur catégorie d’achat correspondante. Les catégories elles-mêmes sont associées aux codes GLG que votre système comptable utilise.
Chaque nouvel article doit être associé dans xtraCHEF la première fois qu’il apparaît sur une facture traitée. Une fois attribué, xtraCHEF se souviendra de vos sélections de catégories et mappera automatiquement ces articles en votre nom à l’avenir.
Remarque : L’automatisation est créée au fil du temps en mappant manuellement les articles de facture aux catégories (et aux codes GLG suivants). Les documents contenant des articles de facture inédits ou provenant de nouveaux fournisseurs ne poursuivront pas leur rapprochement sans que vous preniez les mesures nécessaires et que vous les mappiez ici.
À la suite de l’association de vos documents, xtraCHEF :
- Commencer à développer l’apprentissage automatique et l’automatisation
- Terminer le parcours de rapprochement des documents téléversés et les extraire vers n’importe quel système comptable intégré (le cas échéant)
- Enregistrez les totaux des achats par code GLG, catégorie et article de facture pour les rapports, analyses et informations supplémentaires liées au suivi du coût de revient (photo ci-dessous).
Comparer les catégories et les codes GLG
Dans xtraCHEF, les catégories d’achat peuvent être développées de manière détaillée (produits, viande, produits laitiers) et peuvent toutes être associées à un seul code GLG appelé Food Costs. Ces catégories d’achat offrent une façon plus analytique de ventiler vos données d’achat afin d’obtenir de meilleures informations plus détaillées sur exactement ce que vous achetez, sans avoir à encombrer votre logiciel de comptabilité de plusieurs codes GLG pour essentiellement la même chose.
Associer vos articles de facture
La vidéo de 3 minutes ci-dessous couvre les bases de l’association des articles de facture et met en évidence les avantages de « coder » vos articles.
Commencez par naviguer jusqu’à Maper les articles de facture dans votre barre de navigation xtraCHEF. Si vous avez des articles en attente de mappage, vous remarquerez ici un point de notification rouge.
Sur cette page, tout article de facture en attente de mappage peut être attribué à une catégorie personnalisée (créée dans xtraCHEF) qui est mappée à un code du Grand livre général (synchronisé à partir de votre comptabilité).
Associer les articles de facture
À partir de là, commencez à associer votre ou vos factures à une catégorie personnalisée ou par défaut correspondante. Cela peut être fait pour l’ensemble de la facture en même temps ou ligne par ligne. Pour ce faire, sélectionnez le menu déroulant Catégorie .
Pour en savoir plus sur les options de catégories par défaut, consultez la section Catégories par défaut et mappage prédictif. Répétez cette étape pour tous les articles de votre facture. Une fois l’association terminée, sélectionnez vos articles de facture associés et Soumettre les articles sélectionnés.
Fusionner les produits en double
- Accédez à Mapper les articles de facture.
- Sous les options pointillées à droite de chaque ligne, une nouvelle optionMarquer comme doublon sera disponible.
- En sélectionnant que nous utiliserons initialement l’algorithme de distance existant et afficherons les produits suggérés. Seuls les produits du fournisseur associé doivent être disponibles. Si la duplication d’articles est due à une duplication avec le fournisseur, vous poursuivrez le processus actuel de contact avec l’équipe de service à la clientèle.
- Vous pouvez à tout moment saisir le champ de recherche pour remplacer les suggestions et rechercher des produits à l’aide d’une recherche par caractères génériques à l’aide du code d’article et de la description de l’article.
- Les propriétés du produit d’origine seront affichées lorsque le produit sera sélectionné.
- Avant de fusionner le produit, un message clair apparaîtra indiquant que l’action ne peut pas être annulée.
- Lors de la fusion, l’article doit sortir de la file d’attente de correspondance si une catégorie est déjà affectée au produit original.
- Si la catégorie n’est pas disponible pour le produit original, l’article restera dans la file d’attente de correspondance de l’article pour l’affectation de la catégorie.
Retraiter les factures
Les factures dont xtraCHEF détermine qu’elles ne sont pas liées à la nourriture ou aux boissons peuvent être lues comme « Sommaire des achats », ce qui signifie que les postes de la facture ont été regroupés sous un montant total unique plutôt que d’être ventilés poste par poste.
Les sommaires des achats simplifient pour vous le processus de mappage des articles de facture, si une facture ne semble nécessiter qu’une seule désignation de catégorie. Toutefois, dans le cas où une facture et ses articles doivent être divisés entre plusieurs catégories, la fonction Retraitement de xtraCHEF peut être utilisée pour soumettre de nouveau la facture pour un traitement détaillé, soit par Détails d’achat, soit Sommaire des achats.
- Le détail des achats garantit que toutes les factures sont ventilées par poste. Cela permet de lire les informations détaillées pour les rapports et les caractéristiques d’inventaire et de recettes.
- Le sommaire des achats résume la facture par montant total plutôt que par la lecture des détails des postes.
Vous pouvez initier un retraitement en sélectionnant l’icône trois points dans la colonne Action, puis en sélectionnant Retraiter la facture comme...
xtraCHEF vous demandera ensuite de confirmer votre décision. Sélectionnez Retraiter.
Catégories par défaut et mappage prédictif
Les nouveaux comptes qui choisissent de ne pas se connecter aux plateformes comptables auront un ensemble de 20 catégories par défaut avec lesquelles commencer à mapper les articles de facture.
Remarque : Vos options de catégories par défaut peuvent être personnalisées davantage au fil du temps ou au besoin.
De plus, xtraCHEF a la possibilité d’utiliser un mappage prédictif pour les catégories par défaut. Les factures et reçus téléversés qui sont examinés par xtraCHEF auront une catégorie par défaut automatiquement attribuée. Veuillez noter que ces sélections attendront votre révision (et votre soumission) dans Carte des articles de facture.
Prochaines étapes
Félicitations pour l’association de vos articles de facture! Avec un document entier associé à une ou plusieurs catégories correspondantes, vos informations et données d’achat seront prêtes pour une extraction comptable (ou applicable) et enregistrées dans un certain nombre de rapports et d’analyses xtraCHEF.
Vous voulez vous familiariser avec certaines informations maintenant à portée de main? Visitez xtraCHEF : Consultez les rapports d’analyse pour consulter les rapports rapides qui vous sont disponibles sur votre page d’analyse. Ou, si vous cherchez des rapports ou des tableaux de données plus détaillés, pensez à lire xtraCHEF : Examinez les rapports dans le module Rapports.
Associer les articles de facture
Comment puis-je apporter une correction après avoir mal catégorisé un poste?
Accédez à la bibliothèque des articles dans la barre de navigation de gauche. Recherchez cet article et sélectionnez son lien hypertexte. Ici, vous pouvez modifier plusieurs propriétés de l’article, notamment le produit, la catégorie et le code GLG (par catégorie) auxquels cet article correspond. Sélectionnez Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé. Pour en savoir plus sur ce processus, visitez xtraCHEF : Commencez avec la bibliothèque d’articles.
Pourquoi mes factures réapparaissent-elles sans cesse après que j’ai sélectionné une catégorie?
Assurez-vous de ne pas sélectionner par erreur Retraiter au lieu de Soumettre. Le retraitement ramène votre facture au traitement plutôt que de la faire avancer dans le processus de rapprochement.
Mes factures continuent d’être reçues comme Sommaire des achats. Comment puis-je modifier cela?
Vous avez peut-être défini le sommaire des achats comme vos préférences d’extraction pour le fournisseur. Cela peut être modifié via votre page Fournisseurs. En savoir plus sur ce processus dans xtraCHEF : Fournisseurs