xtraCHEF : Premiers pas avec les fournisseurs

Dans cet article :

• Aperçu des fournisseurs
• Informations sur le fournisseur
• Codes fournisseur
• Catégorie par défaut
• Préférence d’extraction
• Conditions de paiement
• Règle d ' approbation
• Ajouter un nouveau fournisseur

Aperçu des fournisseurs

Lorsque vous commencerez à téléverser des factures et à configurer votre compte, xtraCHEF commencera à enregistrer les informations du fournisseur. Il le fait pour assurer la cohérence avec votre logiciel de comptabilité (le cas échéant) et classer les dépenses par fournisseur dans vos rapports. 

Votre page Fournisseurs, également appelée Centre des fournisseurs, stocke ces informations et vous permet de vérifier ou de modifier les informations essentielles relatives aux fournisseurs, ainsi que de personnaliser des préférences spécifiques. 

Pour commencer, accédez à Fournisseurs à partir du menu de navigation de gauche. Cela vous amènera à votre page Fournisseurs où xtraCHEF enregistre toutes les informations fournisseur synchronisées à partir de votre comptabilité (le cas échéant) ou lues à partir des factures et reçus téléversés.

Par défaut, xtraCHEF vous affichera immédiatement la liste de tous les fournisseurs actifs. Cependant, vous pouvez utiliser le menu déroulant Filtrer pour inclure uniquement les fournisseurs inactifs ou ceux qui bénéficient de rabais. Cocher la case à gauche d’un fournisseur vous permet de le rendre actif ou inactif si vous utilisez le menu déroulant Action . Vous pouvez également utiliser le bouton Télécharger pour exporter une feuille de calcul de ces données.

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Informations sur le fournisseur

Sélectionnez un nom de fournisseur dans la colonne Informations sur le fournisseur pour voir toutes les informations correspondantes enregistrées dans xtraCHEF, y compris les adresses, les contacts commerciaux et toute facture ou commande sortante pour le fournisseur. Par défaut, vous verrez d’abord un aperçu du fournisseur.

À partir de là, sélectionnez Configuration pour définir des préférences comptabilité et générales spécifiques, afin de personnaliser le traitement de vos documents par xtraCHEF. La plupart de ces détails de configuration peuvent également être personnalisés à partir de la page de votre fournisseur.

Sélectionnez l’onglet Factures pour afficher les factures récentes attribuées au fournisseur sélectionné. Définissez la date de facturation et l’emplacement pour afficher d’autres factures.

De même, sélectionnez l’onglet Commandes pour voir les commandes récentes passées dans xtraCHEF et attribuées à ce fournisseur. Définissez la date de facturation et l’emplacement pour afficher plus de commandes.

Si vous utilisez xtraCHEF Pro, l’onglet suivant s’affichera : Relevés. Les relevés peuvent indiquer des factures ou des articles de facture, mais ils n’exigent pas de paiement.

Enfin, sous l’onglet Contacts, vous pouvez ajouter ou modifier les coordonnées du fournisseur que vous avez sélectionné. Votre ensemble de coordonnées constitue le cadre de la fonction Créer des commandes de xtraCHEF et vous permet d’envoyer directement par courriel les PDF des commandes à votre point de contact avec le fournisseur.

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Code fournisseur

Vous pouvez modifier rapidement votre code fournisseur à partir de la plateforme fournisseur elle-même. Pour ce faire, sélectionnez l’espace sous la colonne Code fournisseur et saisissez votre Code fournisseur.

Dans xtraCHEF, votre code fournisseur est le nom du fournisseur que vous utilisez à des fins comptables. Les codes fournisseur garantissent l’exactitude si le nom de votre fournisseur diffère de celui de votre système comptable sur les factures, reçus ou documents.

Remarque : Si vous synchronisez les factures avec votre comptabilité, votre code fournisseur doit correspondre exactement au nom du fournisseur utilisé dans votre système comptable. Les majuscules, la ponctuation et l’espacement doivent être respectés afin de garantir que les factures s’extraient correctement et s’alignent sur votre comptabilité.

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Catégorie par défaut

Depuis votre plateforme fournisseur, vous pouvez également attribuer une catégorie par défaut. Définir une catégorie par défaut attribuera tous les achats et factures futurs du fournisseur correspondant au code GLG ou à la catégorie personnalisée sélectionnée. Pour ce faire, sélectionnez l’espace dans votre colonne Catégorie par défaut. Vous devriez revenir sur ce point si vous pensez que l’association automatique des fournisseurs aux factures est incorrecte.

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Préférence d’extraction

Les préférences d’extraction peuvent également être personnalisées ici par fournisseur. Pour attribuer cette règle, sélectionnez l’espace dans la colonne Préférence d’extraction et choisissez l’option qui convient le mieux à votre fournisseur. Vous avez trois options :

• Défaut de xtraCHEF : xtraCHEF traitera les documents par facture, soit par Détails d’achat, soit par Sommaire des achats.
• Détail de l’achat : Les détails des lignes sont consignés à partir de toutes les factures du fournisseur.
• Récapitulatif des achats : Seules les informations sommaires des factures du fournisseur sont consignées.

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Conditions de paiement

Les conditions de paiement sont utilisées lorsque vous avez accepté de payer un fournisseur dans un certain délai ou à la Livraison. Si vous utilisez des conditions de paiement dans votre système comptable, vous pouvez les synchroniser et personnaliser ce paramètre fournisseur en sélectionnant l’espace sous la colonne Conditions de paiement. 

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Règle d’approbation

Votre colonne Règles d’approbation indiquera si vous avez créé des règles d’approbation applicables à un fournisseur spécifique. Si la colonne contient un lien Configuration, sélectionnez-le pour afficher la règle d’approbation.

Par défaut, aucune règle d’approbation ne sera configurée. Pour en savoir plus sur l’établissement des règles d’approbation, consultez xtraCHEF : Approbations.

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Ajouter un nouveau fournisseur

Pour ajouter un nouveau fournisseur à votre page Fournisseurs, sélectionnez + Ajouter un fournisseur. Remplissez l’onglet Aperçu avec le nom, l’adresse et d’autres informations pertinentes de votre fournisseur. Utilisez la case Adresse non disponible lorsque nécessaire et xtraCHEF remplira automatiquement les champs Adresse avec « Non disponible ».

Sélectionnez l’onglet Configuration pour ajouter des informations détaillées sur le paiement et la facturation, telles que le code fournisseur, la catégorie, les conditions de paiement, etc. 

Si vous avez l’intention de passer des commandes via la fonction Commander de xtraCHEF, vous pouvez ajouter les informations de votre représentant commercial et/ou gestionnaire de compte dans l’onglet Contacts pour une consultation ultérieure facile. sélectionnez le bouton + Ajouter un contact pour créer des contacts supplémentaires pour ce fournisseur.

Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé et votre nouveau fournisseur sera automatiquement ajouté.

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