xtraCHEF : Commencez avec la bibliothèque d’articles
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 10
La bibliothèque d'articles vous permet d'obtenir une précision maximale sur le coût de vos recettes et la valeur de votre inventaire.
- Vue d’ensemble de la bibliothèque d’articles
- Définitions de la bibliothèque d’articles
- Exemples de la bibliothèque d’articles
- Modifier les détails des articles de facture
- Voir vos produits
- Ressources complémentaires
Vue d’ensemble de la bibliothèque d’articles
La bibliothèque d’articlescontient toutes vos informations sur les articles de facture et les produits. À mesure que vous continuez à télécharger des factures, la bibliothèque d’articles grandira et permettra une grande partie des rapports sur les coûts alimentaires, les recettes et l’inventaire d’xtraCHEF. La bibliothèque d’articles vous permet également de personnaliser vos ingrédients et articles d’inventaire, de créer des produits et de leur attribuer des articles de facture, de voir la dernière date d’achat de votre article et son prix récent, et d’obtenir des informations supplémentaires sur certains produits grâce à la fonction de favoris. Ajouter des produits se fait via un lien vers une nouvelle page.
Points clés de la bibliothèque d'articles
- Dernier achat et Prix le plus récent (voir ci-dessus) sont les nouvelles colonnes ajoutées au rapport.
- Utilisez les filtres Emplacement, Catégorie, Produit et Vendeurs en haut pour affiner vos résultats à un produit ou un article spécifique. Sélectionnez Plus de filtres pour voir les articles par leur Statut ou Date du dernier achat.
- Si vous utilisez la barre de recherche pour rechercher un produit, xtraCHEF affichera tous les articles de facture associés à ce produit dans tous les emplacements (sauf si vous avez un filtre activé).
- Sélectionnez Télécharger tout pour créer un fichier de feuille de calcul de ces informations. Vous serez informé lorsque ce fichier sera prêt à être consulté.
- Vous pouvez également sélectionner la case à cocher pour un nombre quelconque d'articles et le bouton Catégoriser deviendra disponible. Cela vous permet de mettre à jour en masse la catégorie pour les articles sélectionnés.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez le lien Voir les produits en haut de la bibliothèque d'articles. Cela vous permet de voir et modifier des produits directement sur cette page.
Examen des articles via la bibliothèque d'articles
- Commencez par naviguer vers Bibliothèque d'articles en utilisant la barre de navigation xtraCHEF.
- Tous les articles non examinés apparaissent en haut de ce rapport avec un statut À examiner. Vous pouvez sélectionner le bouton Plus de filtres et sélectionner À examiner > Appliquer les filtres pour ne voir que les articles nécessitant une approbation.
- Sélectionnez le nom hyperlié pour ouvrir la vue détaillée de votre article de facture.
- Sélectionnez le surlignage jaune (Article vu sur : Ligne X) pour localiser rapidement un article sur la facture associée. Vérifiez les différentes unités de mesure pour ce produit (Unité d'achat, Pack, Taille, Unité et Unité d'inventaire). Si nécessaire, révisez les définitions de ces termes et consultez les exemples vers la fin de cet article.
- Utilisez la boîte bleue en bas pour vérifier vos saisies. Si les phrases n'ont pas de sens, envisagez d'ajuster le Unité d’achat,Emballage,Taille,Unité, et/ouUnité d’inventairechamps.
- Utilisez la boîte bleue en bas pour vérifier vos saisies. Si les phrases n'ont pas de sens, envisagez d'ajuster le Unité d’achat,Emballage,Taille,Unité, et/ouUnité d’inventairechamps.
- Vous pouvez également attribuer un Produit, une Catégorie, et, par l'intermédiaire de la Catégorie, un code GL à cet article.
- Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Approuver.
Définitions de la bibliothèque d'articles
| Champ | Description |
| Unité d’achat (UOM) | C'est l'unité d'achat ou UOM affichée sur la facture. |
| Conditionnement | S'il y a plus d'une unité mesurable dans un cas, c'est ici que vous saisirez la quantité. Par exemple, s'il y a 6 bouteilles dans un cas, la valeur ici sera '6.' Si non défini, la valeur par défaut est 1. |
| Taille | C'est ici que vous saisirez la valeur numérique des unités dans chaque "pack." Par exemple, s'il y a six bouteilles de 750 ml dans un cas, la "taille" est '750.' Si non défini, le système par défaut sera une valeur de |
| Unité | C'est l'unité d'achat de chaque pack. Dans l'exemple ci-dessus, ce serait 'ml.' |
| Unité d’inventaire (UOM de l'article) | C'est seulement requis lorsque la valeur du pack est supérieure à 1. C'est ici que vous nommerez les packs dans le cas. En continuant l'exemple ci-dessus, cela serait 'bouteille.' Si l'unité d'inventaire n'est pas définie et qu'un paquet est supérieur à 1, alors le système attribuera par défaut une valeur à 'chacune.' |
| Catégorie | Cela vous permet de sélectionner un code de grand livre général correspondant et/ou une catégorie personnalisée pour les extractions comptables ou les rapports. Si vous avez synchronisé votre plan comptable ou créé des codes et catégories de grand livre général, ces options seront disponibles pour vous dans le menu déroulant des catégories. |
| Produit | Ce champ est essentiel pour les fonctions Recette et Inventaire. Ils doivent être considérés comme des ingrédients à toutes fins utiles et vous permettent de regrouper plusieurs éléments de facture ensemble. Si vous souhaitez en savoir plus sur les produits, consultez notre article intitulé xtraCHEF : Quels sont les produits ? |
Exemples de bibliothèque d'articles
Protéines
Cette vidéo de quatre minutes et demie vous présentera des exemples courants de protéines que vous pourriez rencontrer lors de l'examen des articles dans xtraCHEF. Les exemples incluent :
- Protéines au poids (pour utilisation par poids)
- Protéines par caisse/paquet (pour utilisation par poids)
- Protéines par caisse/paquet (pour utilisation par chacune)
Pourboire : Utilisez les chapitres situés dans la barre de progression de la vidéo pour passer d'un exemple à l'autre.
Spiritueux
Spiritueux par caisse : Examinons un exemple de spiritueux. Sur la base d'une facture, nous devrions connaître l'unité d'achat d'un élément de facture. Dans ce cas, que ce soit acheté par caisse ou par bouteille.
Si notre alcool est acheté par caisse pour 61,07 $, et qu'il y a 12 bouteilles d'un litre à l'intérieur, nous pourrions alors supposer en toute sécurité que la répartition est la suivante :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Cas | 12 | 1 | Litre | Bouteille |
En entrant cette même information dans la bibliothèque d'articles, xtraCHEF peut alors décomposer ce coût par caisse de 61,07 $ en un coût par bouteille/coût par litre. En avançant, xtraCHEF saurait alors comment calculer vos coûts pour les valeurs d'inventaire et par volume pour les recettes de cocktails.
Alcool par bouteille : Si l'unité d'achat indique que votre alcool est acheté par bouteille, vous pouvez simplifier votre décomposition de la bibliothèque d'articles comme suit :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Bouteille | 1 | 1 | Litre | N/D |
Vin
Remarque : Puisque le vin est couramment vendu en bouteilles de 0,75 litre, nous recommandons de vérifier tout le vin par chaque (plutôt que par litre/millilitre/once liquide) pour aider à l'exactitude et à la cohérence des rapports.
Vin par caisse : Si notre vin est acheté par caisse pour 61,07 $, et qu'il y a 12 bouteilles à l'intérieur, nous pourrions alors supposer en toute sécurité que la répartition est la suivante :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Cas | 12 | 1 | Chaque | Bouteille |
En entrant cette même information dans la bibliothèque d'articles, xtraCHEF peut alors convertir le coût de 61,07 $ par caisse en un coût par caisse et par bouteille individuelle.
Vin par bouteille :Si l'unité d'achat indique que votre vin est acheté par bouteille, vous pouvez simplifier votre décomposition de la bibliothèque d'articles comme suit :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Bouteille | 1 | 1 | Chaque | N/D |
En entrant cette même information dans la bibliothèque d'articles, xtraCHEF peut alors décomposer le coût pour la bouteille.
Un fût de 1/2 baril :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Fût | 1 | 15,5 | Gal | Fût |
A 1/4 baril de fût:
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Fût | 1 | 7,75 | Gal | Fût |
A 1/6 baril de fût:
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Fût | 1 | 5,2 | Gal | Fût |
Dans la plupart des cas de bouteilles/canettes, l'unité d'achat indiquera que votre article(s) est acheté par le cas. Dans ces cas, nous définirons notre unité d'achat à Cas, Pack au nombre de canettes/bouteilles dans le cas, Taille à 1, et unité à chaque. Vous pouvez également définir l'unité d'inventaire à canette ou bouteille pour le décrire davantage.
Voici un exemple d'un cas de 6 canettes.
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Cas | 6 | 1 | Chaque | Cannette |
En entrant cette même information dans la bibliothèque d'articles, xtraCHEF peut alors décomposer le coût pour le cas et la canette.
Exemples Continus
Un cas de pommes de 10 lb. Cet article de facture peut être configuré de deux manières selon la façon dont vous souhaitez faire l'inventaire :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Cas | 10 | 1 | Lb | Lb |
| Cas | 1 | 10 | Lb | N/D |
Un sac de sucre de 5 lb. Cet article de facture peut être configuré de deux manières selon la façon dont vous souhaitez faire l'inventaire :
| Unité d’achat | Conditionnement | Taille | Unité | Unité d’inventaire |
| Sac | 5 | 1 | Lb | Lb |
| Sac | 1 | 5 | Lb | N/D |
Modifier les détails de l'article de facture
En sélectionnant un article de facture approuvé dans la bibliothèque d'articles, vous pouvez explorer les détails associés et les modifier, si nécessaire. Si cet article est marqué À revoir, utilisez ces étapes pour approuver les articles et leurs détails.
À partir d'ici, faites défiler vers le bas jusqu'à la tuile Détails de l'article et vous remarquerez que les champs Unité d'achat, Emballage, Taille, Unité, Unité d'inventaire (le cas échéant), Produit et Catégorie peuvent tous être modifiés. Vous pouvez même ajouter un nouveau produit directement sur cette page en tapant son nom directement dans le champ Produit.
Remarque : Modifier le champ Catégorie changera par la suite le champ Code GL. Si votre champ Catégorie est vide, cet Article de facture peut être en attente d'action dans Mapper les articles de facture.
Une fois que vous avez effectué les modifications sur cet article de facture, vous pouvez vérifier votre travail en utilisant la phrase dans la boîte bleue en bas. Si vous n'êtes pas d'accord avec la structure de l'énoncé, continuez à apporter des modifications jusqu'à ce qu'il soit correct en fonction de l'article de facture lui-même et de la façon dont il vous est expédié.
Voir vos produits
Dans xtraCHEF, Produits désignent vos ingrédients et articles d'inventaire. Alors que vous commencez, votre liste de produits formera la base pour que votre restaurant commence à utiliser les fonctions Recette et Inventaire. Après avoir créé vos produits, vous pouvez immédiatement commencer à construire vos recettes et vos comptages d'inventaire. Pour en savoir plus sur les produits et comment les créer, envisagez de lire xtraCHEF : Commencez avec les produits et xtraCHEF : Créer des produits. Les produits vous permettent également de regrouper des articles de votre facture qui sont des substituts pour le même article de facture. Cela garantira que vos coûts d'assiette et vos valeurs d'inventaire sont calculés correctement, indépendamment de tout substitut ou remplacement.
Pour voir ou modifier les détails du produit, sélectionnez Voir les produits en haut de la bibliothèque d'articles.
Cela rechargera la page pour afficher tous vos Produits actuels.
Sélectionner un Produitnom vous permet de voir tous les éléments de facture liés à ce produit et de modifier le produit ou les éléments de facture. Vous pouvez également effectuer plusieurs actions après avoir sélectionné Modifier le produit:
- Personnalisez ou changez le Nom du produit, Rendement, Unité ou la conversion du Calculateur de densité (en bas de la barre latérale) en sélectionnant les champs correspondants et en apportant vos modifications avant de sélectionner Enregistrer les modifications.
- Vous pouvez modifier directement les informations de facture d'un produit dans cette barre latérale. Cela inclut l'Unité d'achat, Emballage, Taille, Unité de taille et Unité d'inventaire. Examinez comment ces termes interagissent les uns avec les autres dans la section Définitions de la bibliothèque d'articles ci-dessus. Sélectionnez Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé ici.
- Si vous décidez que vous n'avez plus besoin d'un certain produit, sélectionnez Supprimer le produit pour l'enlever.
- De même, dans cette barre latérale, sélectionner l'icône bleue de moins supprimera un élément de facture individuel de ce produit.
Enfin, depuis la page Produit dans la bibliothèque d'articles, sélectionnez les trois points tout à droite du produit. Il y a quelques options ici :
- Sélectionnez Voir la dernière facture pour récupérer la facture la plus récente avec un élément associé à ce produit.
- Sélectionnez Renommer le produit pour donner un nouveau nom à ce produit.
- Sélectionnez Détails du produit pour un examen plus approfondi des éléments de facture, recettes et listes de comptage d'inventaire associés à ce produit.
- C'est une méthode rapide pour réconcilier où se trouve ce produit et comment il circule à travers xtraCHEF.
Ressources supplémentaires
- xtraCHEF Bibliothèque d'articles à la demande
- xtraCHEF: Commencez avec les produits
- xtraCHEF: Créez des produits