xtraCHEF: Commencez avec la configuration de la zone d'inventaire et des listes de comptage

Dans cet article :

• Résumé de l'inventaire
• Commencez avec l'inventaire
  • Tutoriel vidéo
  • Votre première zone d'inventaire
  • Configuration de la zone
  • Listes de comptage
  • Niveaux de par et configuration de l'inventaire
• Aperçu de vos listes de comptage d'inventaire
• Prochaines étapes

Résumé de l'inventaire

L'inventaire dans xtraCHEF vous permet de numériser vos comptages d'inventaire physiques et de vous appuyer sur l'automatisation. Il vous suffit de compter ce que vous avez en main, et xtraCHEF fera le reste, créant des valeurs d'inventaire et des analyses pour mieux suivre ce qui entre et sort, le gaspillage, et plus encore. 

La gestion des stocks, ainsi que , n'est disponible que dans la suite Pro des fonctionnalités de xtraCHEF.

Commencez avec l'inventaire

Cette vidéo couvre la création d'une zone d'inventaire, l'établissement d'une liste de comptage pour la zone et l'achèvement des comptages d'inventaire physique.

Dans xtraCHEF, configurer votre inventaire pour commencer à compter et à visualiser les rapports se compose de trois parties :

1. Configuration de la zone : C'est ici que vous créez une zone d'inventaire et définissez votre calendrier d'inventaire.
2. Listes de comptage : Ici, vous ajoutez des produits (articles d'inventaire) à une liste et définissez les niveaux de par .
3. Comptes d'inventaire : Où vous pouvez compter physiquement votre inventaire.

Votre première zone d'inventaire

Pour commencer, sélectionnez l'onglet Inventaire dans votre barre de navigation. Vous devrez configurer votre processus d'inventaire pour chacun de vos emplacements séparément, alors vérifiez toujours votre emplacement en haut de la page avant de commencer. 

Si vous configurez l'inventaire pour la première fois, xtraCHEF vous guidera à travers la configuration de votre première zone d'inventaire. Pour ce faire, sélectionnez Configurer l'inventaire.

Suivez les instructions en sélectionnant la zone d'inventaire qui décrit le mieux l'espace d'inventaire que vous allez compter. Les options par défaut incluent Entrée, Congélateur, Zone de préparation, Alcool, Produits secs et Réfrigérateur. Si celles-ci ne décrivent pas précisément votre zone, vous pouvez également choisir + Ajouter une zone personnalisée.

Sélectionnez votre zone d'inventaire(s), puis sélectionnez Suivant. Vous serez ensuite invité à Ajouter des sous-zones à votre zone d'inventaire. Bien que cela soit une étape facultative, profiter de cette fonctionnalité peut aider à rationaliser vos comptages d'inventaire et aider votre personnel à passer moins de temps à chercher des articles sur leurs feuilles de comptage.

Pour ajouter des sous-zones, sélectionnez le symbole plus. Ensuite, tapez le nom de la sous-zone et sélectionnez Suivant. Cela vous invitera à Planifier votre inventaire et définir vos preneurs d'inventaire.

Votre horaire d'inventaire sera par défaut à 12 h chaque jour, sauf s'il est personnalisé pour correspondre à votre horaire d'inventaire existant ou nouveau. Cela peut être fait en sélectionnant soit le Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, ou Cycle comptable options. Vous pouvez également personnaliser les détails de timing en sélectionnant un champ correspondant dans la section Horaire.

Vous pouvez également décider de créer un Horaire adhoc. En créant un horaire adhoc, vous pouvez choisir n'importe quel jour du mois et si vous souhaitez que cette date se répète. Sélectionnez Enregistrer l'horaire  lorsque vous êtes satisfait de vos modifications. 

Remarque : L'inventaire est une entrée de fin de journée. Si vous comptez l'inventaire avant l'ouverture, votre horaire doit être réglé sur le jour ouvrable précédent. Faire cela garantira que l'inventaire est enregistré avant les ventes et, par conséquent, que l'épuisement de l'inventaire n'est pas annulé par votre comptage.

Enfin, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez avoir des comptages d'inventaire complets dans cette zone. Pour ce faire, sélectionnez + Attribuer.

En sélectionnant + Attribuer, vous pouvez choisir soit des utilisateurs spécifiques dans votre compte, soit tous les gestionnaires de restaurant. Pour continuer, sélectionnez une option et Enregistrer.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter des instructions. En sélectionnant +Ajouter, vous pouvez écrire toutes les subtilités ou notes que vous souhaitez que le personnel respecte lors du comptage de cette zone.

Votre dernière étape pour la configuration initiale de l'inventaire sera de vérifier votre travail. Assurez-vous que toutes les informations que vous avez ajoutées sont correctes, puis sélectionnez Terminer. Si vous constatez que votre travail est incorrect, ou si vous souhaitez recommencer, vous pouvez sélectionner Annuler.

Configuration de la zone

Pour créer des zones d'inventaire supplémentaires, accédez à Inventaire et sélectionnez l'onglet Configuration de la zone. Ensuite, sélectionnez + Ajouter une nouvelle zone.

Les étapes suivantes de la configuration de la zone seront presque identiques à celles décrites dans Votre première zone d'inventaire. Sélectionnez la zone d'inventaire qui correspond le mieux à vos besoins ou créez une Zone personnalisée. Ensuite, sélectionnez Suivant.

Ensuite, sélectionnez vos utilisateurs d'inventaire ou tous les gestionnaires de restaurant et + Créer.

Enfin, alignez xtraCHEF avec votre emploi du temps d'inventaire actuel ou nouveau et ajoutez des sous-zones à votre zone d'inventaire. Pour ce faire, sélectionnez l'icône d'expansion  située à côté de votre nouvelle zone.

Remarque : L'inventaire est une entrée de fin de journée. Si vous comptez l'inventaire avant l'ouverture, votre emploi du temps doit être réglé sur le jour ouvrable précédent. Faire cela garantira que l'inventaire est enregistré avant les ventes et, par conséquent, que l'épuisement de l'inventaire n'est pas annulé par votre comptage.

Une fois que vous avez configuré votre inventaire, vous êtes prêt à commencer à créer vos listes de comptage. Comme vous l'avez deviné, les listes de comptage sont tous les articles qui doivent être comptés dans votre inventaire. 

Listes de comptage

Pour créer une nouvelle liste de comptage pour une zone, accédez à Inventaire > Listes de comptage et sélectionnez le + Créer nouveau bouton à côté de la zone de votre choix.

Par défaut, cette liste de comptage sera nommée Nouvelle liste de comptage. Pour changer cela, sélectionnez Nouvelle liste de comptage et tapez un nom personnalisé.

Ensuite, commencez à ajouter des articles d'inventaire à votre liste de comptage en faisant glisser et en déposant des produits dans votre Liste de comptage. Si vous avez créé des sous-zones, celles-ci seront peuplées ici et pourront se voir attribuer des articles spécifiques.

Si vous ne voyez pas l'article que vous recherchez et que vous savez qu'il se trouve dans le catalogue de produits, vous voudrez vérifier qu'il a été ajouté à un produit. Découvrez pour plus d'informations.

Conseil de pro : Vous pouvez déplacer plusieurs produits, articles de facture ou recettes de préparation à la fois en maintenant la touche Maj enfoncée et en sélectionnant les articles d'inventaire.

Continuez à ajouter vos produits jusqu'à ce que la liste soit complète. Ensuite Publier votre liste de comptage finalisée via le curseur Non publié/Publié dans le coin supérieur droit. Confirmez que vous souhaitez publier cette liste de comptage en sélectionnant Publier sur le pop-up. Si elle reste Non publiée, cette liste de comptage n'apparaîtra pas et ne sera pas disponible pour le comptage.

Par niveaux et configuration d'inventaire

Lors de la création de listes de comptage, vous pouvez également établir Par niveaux et personnaliser davantage vos produits à des fins d'inventaire. Les niveaux par déterminent combien d'un ingrédient ou d'un article d'inventaire vous devriez avoir en tout temps. Les définir permet à xtraCHEF de créer des montants "à commander" pour vous, simplifiant considérablement les commandes.

Pour ce faire, revenez à votre liste de comptage et sélectionnez le icône à 3 points à côté d'un produit. Ensuite, sélectionnez Configuration d'inventaire.

Ici, vous pouvez activer le(s) niveau(x) par. Pour ce faire, saisissez un montant de niveau par (les UOM de niveau par sont basés sur l'unité d'achat de l'article). Cela indiquera combien de votre article d'inventaire avoir en main à tout moment. Voulez-vous définir des niveaux pour des mois spécifiques où la demande peut être plus élevée ou plus basse ? Sélectionnez un mois individuel et changez le montant par. Remarque : Les niveaux par ne se reportent pas d'une liste de comptage à une autre et s'appliqueront uniquement à la liste en cours d'édition. Vous pouvez définir différents niveaux par pour le même produit dans différentes listes de comptage.

Le montant À commander apparaîtra sur le côté droit de la liste de comptage.

Dans la configuration d'inventaire, nous affichons votre coût comme le Dernier prix d'achat de l'article le plus récent dans ce produit.

Aperçu de vos listes de comptage d'inventaire

Avec vos zones d'inventaire établies et vos listes de comptage créées, vous êtes prêt à commencer à compter votre inventaire dans xtraCHEF ! Cependant, avant de vous plonger dans , vous voudrez peut-être prévisualiser à quoi ressembleront ces listes.

Pour ce faire, naviguez vers Inventaire > Listes de comptage et sélectionnez Action et Prévisualiser la liste. Cela vous présentera une liste de comptage fictive à examiner.

Prochaines étapes

Félicitations! Votre emplacement est maintenant prêt à plonger dans toute la puissance de l'inventaire xtraCHEF. Pour accéder à ces informations, commencez à effectuer vos comptages d'inventaire régulièrement pour garder vos données et votre inventaire à jour.

• Pour plus d'informations sur la réalisation de vos nouveaux comptages d'inventaire, visitez .
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