xtraCHEF : Premiers pas avec la configuration de la zone d’inventaire et les listes de comptage

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Dans cet article :

Sommaire des stocks
Commencer avec l’inventaire
Aperçu de vos listes de comptage d’inventaire
Prochaines étapes

Sommaire des stocks

L’inventaire dans xtraCHEF vous permet de numériser vos inventaires physiques et de vous appuyer sur l’automatisation. Comptez simplement ce que vous avez sous la main, et xtraCHEF se chargera du reste, créant des valeurs d’inventaire et des analyses pour mieux suivre ce qui va et vient, les déchets et plus encore.

La gestion d'inventaire et le calcul des coûts des recettes ne sont disponibles que dans la suite de fonctionnalités Pro de xtraCHEF.

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Commencer avec l’inventaire

Cette vidéo couvre la création d’une zone d’inventaire, l’établissement d’une liste de comptage pour la zone et la réalisation de comptages d’inventaire physique.

Dans xtraCHEF, la configuration de votre inventaire pour commencer le comptage et la consultation des rapports se compose de trois parties :

Configuration de zone : C’est ici que vous créez une zone d’inventaire et que vous définissez votre horaire d’inventaire.
Listes de comptage : Ici, vous ajoutez des produits (articles d’inventaire) à une liste et définissez des niveaux Objectif de service.
Inventaires : Où vous pouvez compter physiquement votre inventaire.

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Votre première zone d’inventaire

Pour commencer, sélectionnez l’onglet Inventaire dans votre barre de navigation. Vous devrez configurer votre processus d’inventaire pour chacun de vos emplacements séparément, alors vérifiez toujours votre emplacement en haut de la page avant de commencer.

Si vous configurez l’inventaire pour la première fois, xtraCHEF vous guidera dans la configuration de votre première zone d’inventaire. Pour ce faire, sélectionnez Configurer l’inventaire.

Suivez les instructions en sélectionnant la zone d’inventaire qui décrit le mieux l’espace d’inventaire pour lequel vous allez compter ou dans lequel vous allez le faire. Les options par défaut comprennent la chambre froide, le congélateur, la zone de préparation, les spiritueux, les produits secs et la glacière. Si celles-ci ne décrivent pas correctement votre zone, vous pouvez également choisir + Ajouter zone personnalisée.

Sélectionnez votre ou vos zone(s) d’inventaire, puis sélectionnez Suivant. Vous serez ensuite invité à ajouter des sous-zones à votre zone d’inventaire. Bien qu’il s’agisse d’une étape facultative, profiter de cette fonctionnalité peut vous aider à rationaliser vos inventaires et aider votre personnel à passer moins de temps à rechercher les articles sur leurs feuilles de comptage.

Pour ajouter des sous-zones, sélectionnez le symbole plus . Tapez ensuite le nom de la sous-zone et sélectionnez Suivant. Cela vous invitera à planifier votre inventaire et à définir vos preneurs d’inventaire.

Votre horaire d’inventaire sera par défaut fixé à 0 h chaque jour, sauf s’il est personnalisé pour correspondre à votre horaire d’inventaire existant ou nouveau. Pour ce faire, sélectionnez les options Quotidien, Hebdo, Mensuel ou Cycle comptable. Vous pouvez personnaliser davantage les détails du timing en sélectionnant un champ correspondant dans la section Horaire.

Vous pouvez également décider de créer un horaire Adhoc. En créant un horaire ad hoc, vous pouvez choisir n’importe quel jour du mois et si vous souhaitez que cette date se répète. Sélectionnez Enregistrer l’horaire lorsque vous êtes satisfait de vos modifications.

Remarque : L’inventaire est une écriture de fin de journée. Si vous comptez l’inventaire avant l’ouverture, votre horaire doit être fixé au jour ouvrable précédent. En procédant ainsi, vous vous assurerez que l’inventaire est enregistré avant les ventes et que l’épuisement de l’inventaire n’est donc pas compensé par votre comptage.

Enfin, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez pour avoir des inventaires complets dans cette zone. Pour ce faire, sélectionnez + Affecter.

En sélectionnant + Affecter, vous pouvez choisir soit des utilisateurs spécifiques dans votre compte, soit Tous les gestionnaires de restaurant. Pour continuer, sélectionnez une option et Enregistrer.

Si vous le choisissez, vous pouvez également ajouter des instructions. En sélectionnant + Ajouter, vous pouvez rédiger toutes les subtilités ou notes que vous souhaitez que le personnel respecte lors du comptage de cette zone.

La dernière étape de la configuration initiale de l’inventaire sera d’examiner votre travail. Assurez-vous que toutes les informations que vous avez ajoutées sont correctes, puis sélectionnez Terminer. Si votre travail est incorrect ou si vous souhaitez recommencer, vous pouvez sélectionner Annuler.

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Configuration de zone

Pour créer des zones d’inventaire supplémentaires, accédez à Inventaire et sélectionnez l’onglet Configuration des zones. Ensuite, sélectionnez + Ajouter une nouvelle zone.

Les étapes suivantes de configuration de la zone seront presque identiques à celles décrites dans votre première zone d’inventaire. Sélectionnez la zone d’inventaire qui correspond le mieux à vos besoins ou créez une zone personnalisée. Puis sélectionnez Suivant.

Sélectionnez ensuite vos utilisateurs d’inventaire ou Tous les gestionnaires de restaurant, puis + Créer.

Enfin, alignez xtraCHEF sur votre calendrier d’inventaire actuel ou nouveau et ajoutez une ou plusieurs sous-zones à votre zone d’inventaire. Pour ce faire, sélectionnez l’ic ône de développement s ituée à côté de votre nouvelle zone.

Une fois votre inventaire configuré, vous êtes prêt à commencer à créer vos listes de comptage. Comme vous l’avez deviné, les listes de comptage sont tous les articles qui doivent être comptés de votre inventaire.

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Listes de comptage

Pour créer une nouvelle liste de comptage pour une zone, allez dans Inventaire > Listes de comptage et sélectionnez le bouton + Créer une nouvelle à côté de la zone de votre choix.

Par défaut, cette liste de comptage sera nommée Nouvelle liste de comptage. Pour modifier ce paramètre, sélectionnez Nouvelle liste de comptage et saisissez un nom personnalisé.

Ensuite, commencez à ajouter des articles d’inventaire à votre liste de comptage en faisant glisser et en déposant des produits dans votre liste de comptage. Si vous avez créé des sous-zones, celles-ci s’afficheront ici et pourront être affectées à des articles spécifiques.

Si vous ne voyez pas l’article que vous cherchez et que vous savez qu’il se trouve dans le catalogue de produits, vous voudrez vérifier qu’il a été ajouté à un produit. Consultez xtraCHEF : Comment créer des produits pour plus d’informations.

Conseil de pro : Vous pouvez déplacer plusieurs produits, articles de facture ou recettes de préparation à la fois en maintenant enfoncée la touche Quart et en sélectionnant Articles d’inventaire.

Continuez à ajouter vos produits jusqu’à ce que la liste soit complète. Ensuite, publiez votre liste de comptage finalisée via le curseur Non publié/Publié dans votre coin supérieur droit. Confirmez que vous souhaitez publier cette liste de comptage en sélectionnant Publier dans la fenêtre contextuelle. Si elle n’est pas publiée, cette liste de comptage n’apparaîtra pas ou ne sera pas disponible pour le comptage.

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Niveaux Objectif de service et configuration de l’inventaire

Lors de la création de listes de comptage, vous pouvez également établir des niveaux Objectif de service et personnaliser davantage vos produits à des fins d’inventaire. Les niveaux Objectif de service déterminent la quantité d’un ingrédient ou d’un article d’inventaire que vous devriez avoir à tout moment. Définir ces paramètres permet à xtraCHEF de créer des montants « à commander » pour vous, simplifiant considérablement les commandes.

Pour ce faire, revenez à votre liste de comptage et sélectionnez l’icône 3 points à côté d’un produit. Ensuite, sélectionnez Configuration de l’inventaire.

Ici, vous pouvez activer le(s) niveau(s) Objectif(s) de service. Pour ce faire, saisissez une quantité de niveau Objectif de service (les unités de mesure de niveau Objectif de service sont basées sur l’unité d’achat de l’article). Cela indiquera la quantité de votre article d’inventaire à avoir sous la main à tout moment. Souhaitez-vous définir des Objectifs de service pour des mois précis où la demande peut être plus ou moins forte? Sélectionnez un mois individuel et modifiez la quantité Objectif de service. Remarque : Les niveaux PAR ne se reportent pas d’une liste de comptage à une autre et s’appliqueront uniquement à la liste en cours de modification. Vous pouvez définir différents niveaux Objectif de service pour le même produit dans différentes listes de comptage.

Le montant de Besoin de commander s’affichera sur le côté droit de la liste de comptage.

Dans la configuration de l’inventaire, nous affichons votre coût sous la forme du dernier prix d’achat de l’article le plus récent de ce produit.

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Aperçu de vos listes de dénombrement

Une fois vos zones d’inventaire établies et vos listes de comptage créées, vous êtes prêt à commencer à compter votre inventaire dans xtraCHEF! Toutefois, avant de vous lancer dans le dénombrement des stocks, vous devriez prévisualiser la présentation de ces listes.

Pour ce faire, allez à Inventaire > Listes de comptage, puis sélectionnez Action et Aperçu de la liste. Cela présentera une liste de comptage simulé que vous pourrez examiner.

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Prochaines étapes

Félicitations! Votre emplacement est maintenant prêt à profiter pleinement de l’inventaire xtraCHEF. Pour accéder à ces informations, commencez à effectuer des comptages d’inventaire régulièrement afin de garder vos données et votre inventaire à jour.

Pour plus d’informations sur la finalisation de vos nouveaux inventaires, consultez xtraCHEF : Comptages d’inventaire.

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