xtraCHEF : Moniteur d'extraction

Dans cet article :

• Qu'est-ce que le Moniteur d'extraction ?
• Voir les détails d'extraction
• Réextraire un extrait échoué
• Ajuster votre date d'extraction
• Initier un extrait à la demande
• Erreurs d'extraction et solutions

Qu'est-ce que le Moniteur d'extraction ?

Le Moniteur d'extraction est l'endroit où xtraCHEF prépare et enregistre les extraits de factures pour votre comptabilité tierce. Ici, vous pouvez rapidement voir les statuts des extraits de factures, réextraire des factures échouées et initier des extraits à la demande. Le Moniteur d'extraction est également l'endroit où vous pouvez télécharger des extraits de fichiers CSV pour des systèmes de comptabilité non-QuickBooks.

Voir les détails d'extraction

1. Pour commencer, sélectionnez Moniteur d'extraction sur le côté gauche de votre compte xtraCHEF. Ensuite, choisissez votre emplacement, votre plage de dates et votre type d'extraction (votre type d'extraction sera le logiciel avec lequel vous souhaitez synchroniser vos données de factures). La Date de début ne peut être définie que jusqu'à la date à laquelle vous avez synchronisé.
   
   
   
   
2. Sélectionnez Soumettre lorsque vous êtes prêt et vous verrez un enregistrement de quand vos extraits de factures et leur statut de lot.
3. Tout extrait qui s'est produit entre votre plage de dates définie apparaîtra ci-dessous. Ces lots d'extraits peuvent inclure plus d'une facture. Le statut de l'extrait mettra en évidence tous les extraits réussis et notera ceux qui ont échoué.
   
   
   
   
4. Sous la colonne Statut de l'extrait de facture, les extraits réussis apparaissent en vert, tandis que les extraits échoués sont codés en orange. S'il y a une erreur avec l'une des factures, elle apparaîtra en orange. Sélectionnez Détails de la vue pour en savoir plus sur l'erreur avec la facture spécifique.
   
   
   
   
5. Dans la plupart des cas, vous serez en mesure de résoudre le problème sous-jacent. Les factures peuvent ensuite être ré-extraites pour votre comptabilité afin de s'assurer qu'il n'y a pas de lacunes dans les comptes à payer.

Ré-extraire un extrait échoué

1. Après avoir découvert pourquoi un extrait de facture a échoué et résolu la raison sous-jacente, vous pouvez ré-extraire les factures en sélectionnant le lot de factures et Ré-extraire.
   
   
   
   
2. Ensuite, sélectionnez Oui sur le message de confirmation. Remarque : Il y a une limite sur le nombre de factures qui peuvent être ré-extraites à la fois. La limite varie en fonction de la plage de dates et/ou du nombre de factures.

Ajuster votre date d'extrait

Vous pouvez remarquer que certaines factures ne s'extraient pas en raison de la date de la facture étant plus ancienne que la date d'extrait du compte xtraCHEF. Il existe un moyen facile de corriger cela dans xtraCHEF. Remarque : Si QuickBooks est activé au niveau de l'emplacement, contactez le service client si vous devez changer la date de début.

1. Sélectionnez l'onglet icône d'engrenage > Configuration du compte > Intégration.
2. Dans la zone Synchroniser depuis QuickBooks, vous pouvez ajuster la date à partir de laquelle vous souhaitez que la synchronisation des factures commence.
3. De plus, vous pouvez activer l'option à la demande. Cela ne permettra de synchroniser les factures que lorsque vous utilisez le bouton Extraire à la demande uniquement dans le moniteur d'extraction.

 Initier l'extraction à la demande

Vous pouvez initier une extraction à la demande via votre moniteur d'extraction. Cela poussera toute facture dans xtraCHEF qui est actuellement traitée dans une extraction. L'exécution d'une extraction à la demande ne perturbera pas votre cadence d'extraction habituelle. Pour ce faire, sélectionnez Extraction à la demande. Une liste de factures qualifiantes sera présentée avec la possibilité pour les utilisateurs d'exclure manuellement des factures spécifiques (via la date de la facture et/ou la date d'extraction) de la demande d'extraction finale.
 

Erreurs d'extraction et solutions

Si vous recevez un message d'erreur lors de l'utilisation du moniteur d'extraction ou lors de l'exécution d'une extraction, accédez rapidement à votre message d'erreur et à la solution via la liste ci-dessous :

"Il y a une référence invalide au fournisseur QuickBooks "Nom du fournisseur" dans la facture.  Message d'erreur QuickBooks : Argument invalide. OU Le fournisseur 'Nom du fournisseur' n'existe pas dans QuickBooks."

Ce type d'erreur est dû au code de fournisseur du locataire qui ne correspond pas à ce qui est listé comme le nom du fournisseur ou "Nom affiché comme" pour le fournisseur listé dans QuickBooks. Pour résoudre cela, vous devez corriger le code du fournisseur dans le hub Fournisseurs d'xtraCHEF pour qu'il corresponde à ce qui est listé dans QuickBooks.

Complétez les étapes suivantes ci-dessous :

1. Sélectionnez Fournisseurs dans la barre de menu de gauche d'xtraCHEF.
2. Recherchez le fournisseur spécifique en question.
3. Sélectionnez le Code du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
4. Assurez-vous que le code du fournisseur dans xtraCHEF et QuickBooks sont identiques. Pour voir ce champ, modifiez les informations du fournisseur dans QuickBooks.
   1. QuickBooks en ligne : Le code du fournisseur doit correspondre au Nom affiché comme champ pour le fournisseur.
   2. QuickBooks Desktop : Le code du fournisseur doit correspondre au Nom du fournisseur

"Avertissement : Le numéro de compte de localisation n'est pas attribué dans XtraCHEF. La facture a été envoyée à QuickBooks en ligne sans aucune affectation de classe."

xtraCHEF n'a que des affectations de classe basées sur l'emplacement. Suivez les étapes ci-dessous pour extraire des factures avec des affectations de classe.

1. Tout d'abord, importez la classe depuis QuickBooks en ligne ou QuickBooks Desktop dans xtraCHEF. Si vous l'avez déjà importé, vous pouvez ignorer cette étape.
2. Dans xtraCHEF, accédez à l' icône d'engrenage > Emplacements.
3. Sélectionnez Modifier Détails de l'emplacement.
4. Dans le champ du numéro de compte, entrez un Nom de la classe. Assurez-vous d'entrer le nom de la classe et non le numéro de référence.
5. Une fois la classe assignée, vos factures refléteront alors le nom de la classe associée. Remarque : Si le suivi des emplacements et des classes est activé, le numéro de compte sera synchronisé avec l'emplacement dans votre système comptable.

"Le paiement 'XXXXX' n'existe pas dans QuickBooks."

Ce message d'erreur apparaît lorsque les informations de paiement saisies dans xtraCHEF ne correspondent pas aux informations saisies dans QuickBooks. Pour résoudre cela, accédez à QuickBooks > Paramètres > Toutes les Listes > Méthodes de paiement. Ensuite, vérifiez si les informations saisies dans la colonne Nom correspondent exactement aux informations saisies dans xtraCHEF.

"Type de compte invalide : Vérifiez les détails de votre compte avant de continuer. Vous devrez peut-être sélectionner un type de compte différent pour votre transaction."

Connectez-vous à QuickBooks et vérifiez si le type de compte GL et le code correspondent à celui spécifié dans xtraCHEF. S'il ne correspond pas, mettez à jour en conséquence. Une fois les modifications apportées, réextraire les factures dans xtraCHEF sous Rechercher des factures. 

"Connexion QuickBooks non établie."

Vous devez d'abord connecter QuickBooks à xtraCHEF. Lisez ou .

"Message d'erreur QuickBooks :" Il n'y a pas de ligne à la position 0."

Ce type d'erreur indique qu'aucun mode de paiement n'a été attribué pour les reçus. Chaque fois que des factures sont traitées sous le type de document RC (reçu), il est nécessaire d'attribuer un mode de paiement pour extraire la facture vers QuickBooks.
 

Pour attribuer un mode de paiement :

1. Sélectionnez Rechercher des factures dans xtraCHEF.
2. Entrez le numéro de la facture.
3. Puis sélectionnez Rechercher > Voir les détails > Modifier la facture > Détails du paiement.
4. Dans l'onglet Détails du paiement, sélectionnez le mode de paiement correct dans le menu déroulant.
5. Sélectionnez Soumettre la facture.

Une fois que le mode de paiement a été attribué, vous pouvez alors réextraire toutes les factures échouées pour qu'elles soient reflétées dans QuickBooks.

"Période comptable fermée, impossible de mettre à jour via l'API des services."

Cette facture n'est pas extraite en raison de la période comptable étant fermée pour la date de la facture. Si vous devez extraire la facture de QuickBooks, vous pouvez mettre à jour la date de la facture à la période comptable actuelle.
 

"Il y a une référence invalide au compte AP QuickBooks "XXXX" dans la facture. Message d'erreur QuickBooks : Argument invalide. L'enregistrement spécifié n'existe pas dans la liste."

Ce message d'erreur apparaît lorsqu'il y a un décalage d'informations de code GL. Veuillez vous assurer que le code GL répertorié dans xtraCHEF et QuickBooks est identique.
 

"Facture non dans un état complété"

Pour résoudre cela, vous devez déplacer le statut de la facture de "En attente" à "Traité".
 

"Référence d'objet non définie sur une instance d'un objet"

Tout d'abord, assurez-vous que le code GL et la catégorie, le code du fournisseur et le statut de la facture ont été attribués aux factures.

• S'il n'y a pas d'informations manquantes, veuillez réextraire les factures. 
• Si vous rencontrez toujours le même message d'erreur après la réextraction, contactez le service client.

"Dupliquer la facture"

Ce type d'erreur indique que le même numéro de facture a déjà été extrait dans votre QuickBooks. Vérifiez votre logiciel de comptabilité si le même numéro de facture y est déjà.