xtraCHEF : Premiers pas avec la synchronisation des ventes en ligne QuickBooks

Dans cet article :

• Résumé de l’intégration de QuickBooks en ligne
• Connecter xtraCHEF et QuickBooks en ligne
  • Connecter avec QuickBooks en ligne
  • Synchroniser les codes GLG, les fournisseurs et plus encore
  • QuickBooks en ligne au niveau de l’emplacement
• Exemples de synchronisation des factures et des écritures de journal
• Prochaines étapes 

Résumé de l’intégration QuickBooks en ligne

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, l’intégration directe avec xtraCHEF vous aidera à rationaliser votre processus de comptes fournisseurs. Le résultat est un système qui gère l’entrée des données pour vos factures et vos dépenses et synchronise les ventes de Toast vers votre compte QuickBooks en ligne, tout en offrant une visibilité supplémentaire sur les dépenses et les marges bénéficiaires de votre restaurant. Remarque : Vous devez disposer d’un abonnement QuickBooks en ligne Essentiels, Plus ou Advanced actif pour pouvoir utiliser cette intégration. Les versions QuickBooks Simple Start et QuickBooks Self-Employed ne prennent pas en charge les intégrations tierces telles que xtraCHEF.

Une fois votre intégration terminée, vous pourrez : 

• Importer automatiquement votre plan de comptes (codes du grand livre général) dans xtraCHEF
• Importer automatiquement les fournisseurs vers xtraCHEF
• Synchronisez vos factures xtraCHEF comme des factures dans QuickBooks en ligne
• Synchroniser les dépôts et les retours sous forme de crédits fournisseurs dans QuickBooks en ligne
• Publier vos données de ventes Toast sous forme d’écriture de journal dans QuickBooks en ligne

Remarque : Par défaut, xtraCHEF ne synchronise pas les documents téléversés comme reçu dans QuickBooks en ligne. Cependant, l’extraction des reçus pour QuickBooks en ligne peut être activée par votre équipe du service à la clientèle. Pour en savoir plus sur l’extraction des reçus, visitez xtraCHEF : Extrait des reçus pour QuickBooks en ligne.

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Connecter xtraCHEF et QuickBooks en ligne

Remarque : Cet article se concentrera principalement sur la synchronisation des informations relatives aux ventes et factures de Toast Web vers QuickBooks Online via xtraCHEF. Grâce à la nouvelle fonction de synchronisation de la comptabilité de paie dans Toast Web, les données de paie peuvent se synchroniser automatiquement avec QuickBooks en ligne; la synchronisation des données de vente et de facturation sera prise en charge dans un avenir proche.

Lors de l’intégration, votre consultant à l’intégration configurera votre compte afin de soutenir correctement votre intégration QuickBooks en ligne. Pour configurer correctement votre compte après l’intégration, contactez support@xtrachef.com. Une fois cette option activée, suivez les instructions ci-dessous pour terminer votre intégration.

Connecter avec QuickBooks en ligne

1. Accédez à l’icône d’engrenage en haut à droite et sélectionnez Configuration du compte dans le menu déroulant. Cela vous mènera à la page Configuration du locataire.
2. Sélectionnez l’onglet Intégrations et sélectionnez l’icône Se connecter à QuickBooks.
   
   
    
3. Vous allez commencer l’assistant d’intégration maintenant. La première étape vous demande de vous connecter à votre compte QuickBooks en ligne, sélectionnez donc ce bouton.
4. Cela lancera une fenêtre contextuelle vous demandant d’entrer vos informations de connexion QuickBooks en ligne. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe avant de sélectionner Se connecter et de choisir l’entreprise que vous souhaitez intégrer à xtraCHEF.
   
   
    
5. À ce moment-là, une nouvelle fenêtre s’ouvrira pour vous demander d’autoriser Intuit à partager vos données QuickBooks en ligne avec xtraCHEF. Sélectionnez Autoriser.
6. Vous avez terminé lorsque vous voyez cet écran avec le bouton Continuer en bleu.
   
   

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Synchroniser les codes GLG, fournisseurs et plus encore

Une fois vos comptes xtraCHEF et QuickBooks en ligne connectés, vous pouvez commencer à synchroniser les données de vente entre les deux systèmes. La première étape consiste à importer vos codes du grand livre QuickBooks en ligne dans xtraCHEF et à les faire correspondre à vos catégories xtraCHEF. xtraCHEF comporte 22 catégories par défaut pour chaque locataire. Nous attribuerons automatiquement tous les codes GLG correspondant exactement à une catégorie par défaut ou à une catégorie que vous avez créée auparavant, mais vous devrez peut-être en associer certains vous-même. Quelques points à garder à l’esprit :

• Sélectionnez + Ajouter catégorie si vous devez en créer une à la volée.
• Dans le menu déroulant Code GLG, sélectionnez + Ajouter code GLG pour en créer un directement dans QuickBooks en ligne.
• Toutes les catégories actives doivent être associées à un code GLG avant que vous puissiez passer à cette étape. Quelques conseils :
  • Vous pouvez désactiver une catégorie si vous n’avez pas l’intention de lui associer les données d’achat. La désactivation d’une catégorie d’achat annulera l’association de tous les articles qui y sont associés.
  • Utilisez la colonne Achats pour identifier les catégories que vous n’avez pas encore utilisées.

Au cours de cette étape, si vous avez créé manuellement des codes GLG avant de vous connecter à votre système comptable, ceux-ci seront désactivés. Les codes GLG doivent provenir directement de votre système comptable. Nous ne recommandons pas d’ajouter directement des codes GLG dans xtraCHEF.

Sélectionnez Continuer une fois tous les codes GLG attribués.

Ensuite, vous synchroniserez vos fournisseurs entre les deux produits. Comme précédemment, nous attribuerons automatiquement tous les fournisseurs xtraCHEF correspondant exactement à un fournisseur dans QuickBooks, mais vous devrez peut-être en attribuer certains vous-même. Sélectionnez Ajouter un fournisseur pour en ajouter un nouveau directement dans QuickBooks en ligne.

Une fois tous les fournisseurs associés, sélectionnez le bouton Continuer bleu.

La dernière étape comprend deux questions. La première demande quand vous souhaitez que xtraCHEF commence à envoyer des dépenses à QuickBooks. Cette date peut être dans le futur ou dans le passé. La deuxième question vous demandera si vous souhaitez extraire les reçus de xtraCHEF vers QuickBooks. Nous vous recommandons de laisser ce paramètre sur Non afin de réduire la confusion entre factures et reçus. Sélectionnez Continuer pour finaliser ce processus.

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QuickBooks au niveau de l’emplacement

Remarque : Passez cette section si vous avez un emplacement sur xtraCHEF ou si QuickBooks en ligne au niveau de l’emplacement n’est pas activé (par défaut).

Dans le cas où vos entreprises ont des Fichiers d’entreprise distincts sous un même compte QuickBooks en ligne, votre intégration peut être configurée au niveau de l’emplacement. Si tel est le cas, votre consultant à l’intégration devra d’abord configurer votre compte pour obtenir une extraction QuickBooks au niveau de l’emplacement.

Remarque : Pour que les intégrations QuickBooks fonctionnent correctement au niveau local, vos entreprises doivent disposer d’un plan comptable identique (codes du grand livre) et de codes fournisseurs identiques. Si la comptabilité de votre entreprise est différente, votre consultant à l’intégration créera plus d’un locataire pour soutenir l’automatisation des comptes fournisseurs.

Une fois configuré, vous pourrez connecter chaque emplacement à son compte QuickBooks en ligne correspondant. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte xtraCHEF. Sélectionnez ensuite Emplacements. Cela vous mènera à la page Emplacements. À partir de là, sélectionnez l’emplacement que vous devez intégrer à QuickBooks en ligne. Sélectionnez ensuite Modifier les détails de l’emplacement.

Ensuite, sélectionnez l’onglet Intégrations.  Procédez en sélectionnant Se connecter à QuickBooks. Enfin, connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne via la fenêtre contextuelle Intuit.

Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer.

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Exemples de synchronisation des factures et des écritures de journal

Grâce à l’intégration de QuickBooks en ligne à votre compte xtraCHEF, les factures rapprochées et les écritures quotidiennes du journal des ventes peuvent commencer à se synchroniser automatiquement avec votre plateforme comptable (en supposant que votre synchronisation n’ait pas été désactivée et que des étapes supplémentaires de configuration telles que la configuration des ventes aient été effectuées).


La synchronisation des factures comprendra des informations essentielles telles qu’une numérisation/photographie de facture originale, des informations du GLG, des informations sur le fournisseur, et plus encore. Le visuel ci-dessous représente comment cette synchronisation apparaîtra dans votre compte QuickBooks en ligne.

De même, les écritures de journal des ventes quotidiennes se synchroniseront quotidiennement (une fois la configuration des ventes terminée). Le visuel ci-dessous représente comment cette écriture de journal apparaîtra dans votre compte QuickBooks en ligne.

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Prochaines étapes

Votre intégration QuickBooks en ligne crée le cadre pour que les synchronisations se fassent automatiquement avec votre plateforme comptable. Cependant, ces synchronisations ne se produiront automatiquement que si des étapes supplémentaires de configuration sont effectuées et si l’apprentissage automatique est intégré à votre compte.

• Pour en savoir plus sur les étapes de base nécessaires au rapprochement d’une facture pour les extractions QuickBooks en ligne, cliquez ici : xtraCHEF : Comment rapprocher les factures. Ou commencez notre série de webinaires dirigés par des experts.
• Apprenez à terminer la configuration des ventes. La configuration des ventes crée le cadre permettant à xtraCHEF de diviser automatiquement vos données de vente dans des rapports plus avancés et de transférer les écritures quotidiennes du journal des ventes vers votre fichier d’entreprise. En savoir plus via xtraCHEF : Configuration des ventes.
• Pour importer des fournisseurs de QuickBooks en ligne vers xtraCHEF, il existe deux façons :
  • Sélectionnez l’icône engrenage > Configuration du compte > Intégrations > sélectionnez le bouton Fournisseur(s) OU
  • Sélectionnez Fournisseurs > Action > Importer des fournisseurs à partir de QuickBooks en ligne.

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