xtraCHEF : Commencez avec la synchronisation des ventes de QuickBooks en ligne

Dans cet article :

• Résumé de l'intégration de QuickBooks en ligne
• Connectez xtraCHEF et QuickBooks en ligne
  • Connectez-vous avec QuickBooks en ligne
  • Synchronisez les codes GL, les fournisseurs et plus
  • QuickBooks en ligne au niveau de l'emplacement
• Exemples de synchronisation de factures et d'entrées de journal
• Prochaines étapes

Résumé de l'intégration de QuickBooks en ligne

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, l'intégration directe avec xtraCHEF aidera à rationaliser votre processus de comptes à payer. Le résultat est un système qui gère la saisie des données pour vos factures et dépenses et synchronise les ventes de Toast avec votre compte QuickBooks en ligne, tout en fournissant une couche supplémentaire de visibilité sur vos dépenses de restaurant et vos marges bénéficiaires. Remarque : Vous devez avoir un abonnement actif à QuickBooks en ligne Essentials, Plus ou Avancé pour utiliser cette intégration. Les versions QuickBooks Simple Start et QuickBooks Self-Employed ne prennent pas en charge les intégrations tierces comme xtraCHEF.

Une fois votre intégration terminée, vous pourrez :

• Importer automatiquement votre plan comptable (codes du grand livre) dans xtraCHEF
• Importer automatiquement des fournisseurs dans xtraCHEF
• Synchroniser vos factures xtraCHEF en tant que factures dans QuickBooks Online
• Synchroniser les dépôts et les retours en tant que crédits fournisseurs dans QuickBooks Online
• Enregistrer vos données de vente Toast en tant qu'écriture de journal dans QuickBooks Online

Remarque : Par défaut, xtraCHEF ne synchronise pas les documents téléchargés en tant que reçus dans QuickBooks Online. Cependant, l'extrait de reçu pour QuickBooks Online peut être activé par votre équipe de service à la clientèle. Pour en savoir plus sur les extraits de reçus, visitez xtraCHEF : Extrait de reçu pour QuickBooks Online.

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Connecter xtraCHEF et QuickBooks Online

Remarque : Cet article se concentrera principalement sur la synchronisation des informations de vente et de factures de Toast Web à QuickBooks Online via xtraCHEF. Avec la nouvelle fonctionnalité Synchronisation de la comptabilité de la paie dans Toast Web, les données de paie peuvent se synchroniser automatiquement avec QuickBooks Online ; la synchronisation des données de vente et de factures sera prise en charge dans un avenir proche.

Lors de l'intégration, votre consultant en intégration configurera votre compte pour bien prendre en charge votre intégration avec QuickBooks Online. Pour configurer correctement votre compte après l'intégration, contactez support@xtrachef.com. Une fois activé, suivez les instructions ci-dessous pour compléter votre intégration.

Connectez-vous à QuickBooks Online

1. Accédez à l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Configuration du compte dans le menu déroulant. Cela vous amènera à la page de Configuration du locataire.
2. Sélectionnez l'onglet Intégrations et choisissez l'icône Connecter à QuickBooks.
   
   
    
3. Vous allez commencer l'assistant d'intégration maintenant. La première étape vous demande de vous connecter à votre compte QuickBooks en ligne, alors sélectionnez ce bouton.
4. Cela lancera une fenêtre contextuelle vous demandant d'entrer vos identifiants de connexion QuickBooks en ligne. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe avant de sélectionner SeConnecter et de choisir l'entreprise avec laquelle vous souhaitez vous intégrer à xtraCHEF.
   
   
    
5. À ce moment-là, une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous demandant d'autoriser Intuit à partager vos données QuickBooks en ligne avec xtraCHEF. Sélectionnez Autoriser.
6. Vous avez terminé lorsque vous voyez cet écran avec le bouton Continuer en bleu.
   
   

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Synchroniser les codes GL, les fournisseurs et plus

Une fois vos comptes xtraCHEF et QuickBooks en ligne connectés, vous pouvez commencer à synchroniser les données de vente entre les deux systèmes. La première étape consiste à importer vos Codes du grand livre général (GL) QuickBooks en ligne dans xtraCHEF et à les associer à vos catégories xtraCHEF. xtraCHEF a 22 catégories par défaut pour chaque locataire. Nous allons attribuer automatiquement tous les codes GL qui correspondent exactement à une catégorie par défaut ou à une que vous avez créée auparavant, mais vous devrez peut-être encore en mapper certains vous-même. Quelques éléments à garder à l'esprit :

• Sélectionnez + Ajouter une catégorie si vous devez en créer une à la volée.
• Dans le menu déroulant des codes GL, sélectionnez + Ajouter un code GL pour en créer un directement dans QuickBooks en ligne.
• Toutes les catégories actives doivent être mappées à des codes GL avant que vous puissiez passer à cette étape. Quelques conseils :
  • Vous pouvez désactiver une catégorie si vous n'avez pas l'intention d'y associer des données d'achat. Désactiver une catégorie d'achat désassociera tous les éléments qui y sont liés.
  • Utilisez la colonne Achats pour identifier les catégories que vous n'avez pas encore utilisées.

Au cours de cette étape, si vous avez créé manuellement des codes GL avant de vous connecter à votre système comptable, ceux-ci seront désactivés. Les codes GL doivent provenir directement de votre système comptable. Nous ne recommandons pas d'ajouter des codes GL directement dans xtraCHEF.

Sélectionnez Continuer une fois que tous les codes GL sont attribués.

Ensuite, vous synchroniserez vos fournisseurs entre les deux produits. Tout comme auparavant, nous allons attribuer automatiquement tous les fournisseurs xtraCHEF qui correspondent exactement à un fournisseur dans QuickBooks, mais vous devrez peut-être en attribuer certains vous-même. Sélectionnez Ajouter un fournisseur pour ajouter un nouveau fournisseur directement dans QuickBooks Online.

Une fois que tous les fournisseurs ont été associés, sélectionnez le bouton bleu Continuer.

La dernière étape comprend deux questions. La première demande quand vous souhaitez que xtraCHEF commence à envoyer des dépenses à QuickBooks. Cette date peut être dans le futur ou dans le passé. La deuxième question vous demandera si vous souhaitez extraire des reçus de xtraCHEF vers QuickBooks. Nous recommandons de laisser ce paramètre activé Non afin de réduire la confusion entre les factures et les reçus. Sélectionnez Continuer pour finaliser ce processus.

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QuickBooks au niveau des emplacements

Remarque: Ignorez cette section si vous avez un emplacement sur xtraCHEF ou si QuickBooks en ligne au niveau des emplacements n'est pas activé (par défaut).

Dans le cas où vos entreprises ont des fichiers de société distincts sous un seul compte QuickBooks en ligne, votre intégration peut être configurée au niveau des emplacements. Si tel est le cas, votre consultant en intégration devra d'abord configurer votre compte pour un extrait QuickBooks au niveau des emplacements.

Remarque: Pour que les intégrations QuickBooks fonctionnent correctement au niveau des emplacements, vos entreprises doivent avoir un Plan comptable (Codes de grand livre général) et des Codes de fournisseur identiques. Si la comptabilité de votre entreprise est différente, votre consultant en intégration créera plus d'un locataire pour soutenir l'automatisation des comptes fournisseurs.

Une fois configuré, vous pourrez connecter chaque emplacement à son compte QuickBooks en ligne correspondant. Pour ce faire, sélectionnez l'Icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte xtraCHEF. Ensuite, sélectionnez Emplacements. Cela vous amènera à la page des Emplacements. À partir de là, sélectionnez le Emplacement que vous devez intégrer avec QuickBooks en ligne. Ensuite, sélectionnez Modifier les détails de l'emplacement.

Ensuite, sélectionnez l'onglet Intégrations. Procédez en sélectionnant Connecter à QuickBooks. Enfin, connectez-vous à votre compte QuickBooks Online via le pop-up d'Intuit.

Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer.

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Exemples de synchronisation de factures et d'entrées de journal

Avec QuickBooks Online intégré à votre compte xtraCHEF, les factures réconciliées et les entrées de journal des ventes quotidiennespeuvent commencer à se synchroniser automatiquement avec votre plateforme comptable (à condition que votre synchronisation n'ait pas été désactivée et que des étapes de configuration supplémentaires telles que la configuration des ventes aient été complétées).


Les synchronisations de factures incluront des informations vitales sur les factures telles qu'un scan/photo de la facture originale, des informations sur le grand livre, des informations sur le fournisseur, et plus encore. Le visuel ci-dessous représente comment cette synchronisation apparaîtra dans votre compte QuickBooks Online.

De même, les entrées de journal des ventes quotidiennes se synchroniseront quotidiennement (une fois que la configuration des ventes est terminée). Le visuel ci-dessous représente comment cette entrée de journal apparaîtra dans votre compte QuickBooks Online.

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Prochaines étapes

Votre intégration QuickBooks Online crée le cadre pour que les synchronisations se produisent automatiquement avec votre plateforme comptable. Cependant, ces synchronisations ne se produiront automatiquement que si des étapes de configuration supplémentaires sont complétées et que l'apprentissage automatique est développé dans votre compte.

• Découvrez les étapes de base nécessaires pour réconcilier une facture pour les extractions QuickBooks Online ici : xtraCHEF : Comment réconcilier les factures. Ou, commencez notre série de webinaires dirigée par des experts.
• Apprenez à compléter la configuration des ventes. La configuration des ventes crée le cadre pour que xtraCHEF décompose automatiquement vos données de vente dans des rapports plus avancés et pousse les entrées de journal des ventes quotidiennes vers votre fichier d'entreprise. En savoir plus via xtraCHEF : Configuration des ventes.
• Pour importer des fournisseurs deQuickBooks Online vers xtraCHEF, il existe deux méthodes :
  • Sélectionnez le icône d'engrenage > Configuration du compte > Intégrations > sélectionnez le bouton Fournisseur(s) OU
  • Sélectionnez Fournisseurs > Action > Importer des fournisseurs de QuickBooks Online.

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