xtraCHEF : Commencez avec l'intégration de QuickBooks en ligne

Dans cet article :

Résumé de l'intégration de QuickBooks en ligne

Remarque : Nous sommes dans la phase bêta d'. Si vous cherchez comment intégrer ces deux systèmes sans xtraCHEF, sélectionnez le lien pour découvrir la fonctionnalité et vérifier si vous êtes éligible pour rejoindre la bêta. Gardez à l'esprit que cette intégration ne comprend que la synchronisation des données de paie.

Si vous utilisez QuickBooks en ligne, l'intégration directe avec xtraCHEF aidera à rationaliser votre processus de comptes fournisseurs. Le résultat est un système qui gère la saisie des données pour vos factures et dépenses et synchronise les ventes de Toast à votre compte QuickBooks en ligne, tout en fournissant une couche supplémentaire de visibilité sur vos dépenses de restaurant et vos marges bénéficiaires.

Une fois votre intégration terminée, vous pourrez : 

• Importer automatiquement votre plan comptable (codes de grand livre) dans xtraCHEF
• Importer automatiquement des fournisseurs dans xtraCHEF
• Synchroniser vos factures xtraCHEF en tant que factures dans QuickBooks Online
• Synchroniser les dépôts et les retours en tant que crédits fournisseurs dans QuickBooks Online
• Publier vos données de ventes Toast en tant qu'écriture de journal dans QuickBooks Online

Remarque : Par défaut, xtraCHEF ne synchronise pas les documents téléchargés en tant que reçus dans QuickBooks Online. Cependant, l'extrait de reçu pour QuickBooks Online peut être activé par votre équipe de service à la clientèle. Pour en savoir plus sur les extraits de reçus, envisagez de lire notre article intitulé .

Connecter xtraCHEF et QuickBooks Online

Lors de l'intégration, votre consultant d'intégration configurera votre compte pour bien prendre en charge votre intégration avec QuickBooks Online. Pour configurer correctement votre compte après l'intégration initiale, contactez . Une fois activé, vous pouvez suivre les instructions ci-dessous pour compléter votre intégration.

Connectez-vous à QuickBooks Online

1. Accédez à l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Configuration du compte dans le menu déroulant. Cela vous amènera à la page Configuration du locataire .
2. Sélectionnez l'onglet Intégrations et sélectionnez l'icône Connecter à QuickBooks .
   
   
    
3. Vous allez commencer l'assistant d'intégration maintenant. La première étape vous demande de vous connecter à votre compte QuickBooks Online, alors sélectionnez ce bouton.
4. Cela lancera une fenêtre contextuelle vous demandant d'entrer vos identifiants de connexion QuickBooks Online. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe avant de sélectionner SSe connecter et choisir l'entreprise avec laquelle vous souhaitez vous intégrer à xtraCHEF.
   
   
    
5. À ce moment, une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous demandant d'autoriser Intuit à partager vos données QuickBooks Online avec xtraCHEF. Sélectionnez Autoriser pour émettre un jeton qui permettra aux deux entreprises d'échanger vos données. Les jetons sont limités dans le temps et vous aurez la chance de décider si vous souhaitez continuer à partager vos données à la date d'expiration du .
6. Vous avez terminé lorsque vous voyez cet écran avec le bouton Continuer en bleu.
   
   

Synchroniser les codes GL, les fournisseurs, et plus

Une fois vos comptes xtraCHEF et QuickBooks Online connectés, vous pouvez commencer à synchroniser les données entre les deux systèmes. La première étape consiste à importer vos QuickBooks Online dans xtraCHEF et à les associer à vos xtraCHEF. xtraCHEF a 22 catégories par défaut pour chaque locataire. Nous allons auto-assigner tous les codes GL qui correspondent exactement à une catégorie par défaut ou à une que vous avez créée auparavant, mais vous devrez peut-être encore en mapper certains vous-même. Quelques points à garder à l’esprit :

• Sélectionnez + Ajouter une catégorie si vous devez en créer une à la volée.
• Dans le menu déroulant des codes GL, sélectionnez + Ajouter un code GL pour en créer un directement dans QuickBooks Online.
• Toutes les catégories actives doivent être mappées à des codes GL avant que vous puissiez passer à cette étape. Quelques conseils :
  • Vous pouvez désactiver une catégorie si vous n'avez pas l'intention de mapper des données d'achat à celle-ci. Désactiver une catégorie d'achat désassociera tous les articles qui y sont mappés.
  • Utilisez la colonne Achats pour identifier les catégories que vous n'avez pas encore utilisées.

Au cours de cette étape, si vous avez créé manuellement des codes GL avant de vous connecter à votre système comptable, ceux-ci seront désactivés. Les codes GL doivent provenir directement de votre système comptable. Nous ne recommandons pas d'ajouter des codes GL directement dans xtraCHEF.

Sélectionnez Continuer une fois que tous les codes GL sont attribués.

Ensuite, vous synchroniserez vos entre les deux produits. Tout comme auparavant, nous allons auto-attribuer tous les fournisseurs xtraCHEF qui correspondent exactement à un fournisseur dans QuickBooks, mais vous devrez peut-être encore en attribuer certains vous-même. Sélectionnez Ajouter un fournisseur pour ajouter un nouveau fournisseur directement dans QuickBooks en ligne.

Une fois que tous les fournisseurs ont été mappés, sélectionnez le bouton bleu Continuer.

La dernière étape comprend deux questions. La première demande quand vous souhaitez que xtraCHEF commence à envoyer des dépenses à QuickBooks. Cette date peut être dans le futur ou dans le passé. La deuxième question vous demandera si vous souhaitez extraire des reçus de xtraCHEF vers QuickBooks. Nous recommandons de laisser ce paramètre sur Non afin de réduire la confusion entre les factures et les reçus. Sélectionnez Continuer pour finaliser ce processus.

QuickBooks au niveau de l'emplacement

Remarque : Ignorez cette section si vous avez un emplacement sur xtraCHEF ou si QuickBooks en ligne au niveau de l'emplacement n'est pas activé (par défaut).

Dans le cas où vos entreprises ont des fichiers d'entreprise séparés sous un seul compte QuickBooks en ligne, votre intégration peut être configurée au niveau de l'emplacement. Si c'est le cas, votre consultant en intégration devra d'abord configurer votre compte pour un extrait QuickBooks au niveau de l'emplacement.

Remarque : Pour que les intégrations QuickBooks fonctionnent correctement au niveau de l'emplacement, vos entreprises doivent avoir un Plan comptable identique (Codes de grand livre général) et des Codes de fournisseur identiques. Si la comptabilité de votre entreprise est différente, votre consultant en intégration créera plus d'un locataire pour soutenir l'automatisation des comptes fournisseurs.

Une fois configuré, vous pouvez connecter chaque emplacement à son compte QuickBooks en ligne correspondant. Pour ce faire, sélectionnez le Icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte xtraCHEF. Ensuite, sélectionnez Emplacements. Cela vous amènera à la page des Emplacements. À partir de là, sélectionnez le Emplacement que vous devez intégrer avec QuickBooks en ligne. Ensuite, sélectionnez Modifier les détails de l'emplacement.

Ensuite, sélectionnez l'onglet Intégrations . Procédez en sélectionnant Connecter à QuickBooks. Enfin, connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne via le pop-up d'Intuit.

Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer.

Jetons QuickBooks en ligne et expiration

Lorsque vous accordez à xtraCHEF et à QuickBooks en ligne la permission d’accéder à vos informations, cela crée un jeton de communication entre les deux entreprises. Le jeton est fixé pour expirer à une date spécifique (vous verrez la date exacte lorsque vous accordez pour la première fois l'accès à vos données). 

Huit jours avant l’expiration de votre jeton, vous commencerez à voir une fenêtre contextuelle vous rappelant de mettre à jour vos paramètres d’autorisation. Cette fenêtre contextuelle apparaîtra chaque jour jusqu’à ce que vous vous authentifiiez de nouveau auprès de QuickBooks en ligne ou jusqu’à l’expiration du jeton.

Si vous souhaitez continuer à permettre à QuickBooks en ligne et à xtraCHEF de s’intégrer, sélectionnez simplement Oui pour être redirigé vers la page de configuration du locataire et entrez vos identifiants QuickBooks en ligne. Si vous ne souhaitez plus utiliser QuickBooks en ligne avec xtraCHEF, laissez simplement expirer le jeton.

<1><2>Exemple de pop-up d'expiration du jeton QuickBooks<2><3>

<1><2><3><4><5><6>Exemples de synchronisation de factures et d'entrées de journal<6><5><4><3><2><1>

<1><2>Avec QuickBooks en ligne intégré à votre compte xtraCHEF, les factures, les ventes quotidiennes et les <4>entrées de journal<4><5><6> <6><5>reconciliées peuvent commencer à se synchroniser automatiquement avec votre plateforme comptable (à condition que votre synchronisation n'ait pas été désactivée et que des étapes de configuration supplémentaires telles que la configuration des ventes aient été complétées).


Les synchronisations de factures incluront des informations vitales sur la facture telles qu'un scan/photo de la facture originale, des informations sur le grand livre, des informations sur le fournisseur, et plus encore. Le visuel ci-dessous représente comment cette synchronisation apparaîtra dans votre compte QuickBooks en ligne. <1><2>

<1><2>Exemple de facture QuickBooks<2><3>

<1><2>De même, les entrées de journal des ventes quotidiennes se synchroniseront quotidiennement (une fois que la configuration des ventes est complète). Le visuel ci-dessous représente comment cette entrée de journal apparaîtra dans votre compte QuickBooks en ligne.<4><5>

<1><2>Exemple d'entrée de journal QuickBooks<2><3>

<1><2>Le visuel ci-dessus représente également comment cette synchronisation d'entrée de journal de paie apparaîtra dans votre compte QuickBooks en ligne (si la configuration de la paie est complète).<2><1>

<1><2><3><4><4> <5><6>Prochaines étapes<6><5><3><2><1>

<1><2>Votre intégration QuickBooks en ligne crée le cadre pour que les synchronisations se produisent automatiquement avec votre plateforme comptable. Cependant, ces synchronisations ne se produiront automatiquement que si des étapes de configuration supplémentaires sont complétées et que l'apprentissage automatique est développé dans votre compte.<3><4>

• Découvrez les étapes de base nécessaires pour réconcilier une facture pour les extractions QuickBooks en ligne ici : <1>xtraCHEF : Comment réconcilier les factures<2>. Ou, commencez notre .
• Apprenez à compléter Configuration des ventes. Configuration des ventes crée le cadre pour que xtraCHEF puisse automatiquement décomposer vos données de vente dans des rapports plus avancés et pousser les entrées de journal de ventes quotidiennes dans votre fichier d'entreprise. En savoir plus via notre article intitulé .
• Apprenez à compléter votre intégration de paie Toast et xtraCHEF. Semblable à Configuration des ventes, Cartographie de la paie crée le cadre pour que xtraCHEF puisse automatiquement décomposer vos données de vente dans des rapports plus avancés et pousser les entrées de journal de ventes quotidiennes dans votre fichier d'entreprise. En savoir plus via notre article intitulé .