xtraCHEF : Configuration des ventes
Dernière mise à jour : 20 août 2026, 15 h 50
Qu'est-ce que la configuration des ventes ?
Une fois que vous avez connecté votre système de point de vente Toast à xtraCHEF, l'étape suivante consiste à effectuer la configuration des ventes. Cette étape crée la structure permettant à xtraCHEF de ventiler automatiquement vos données de ventes dans des rapports plus avancés.
Pour les utilisateurs de QuickBooks, cette étape crée également l'automatisation permettant à xtraCHEF d'envoyer les écritures de journal des ventes quotidiennes vers votre fichier d'entreprise.
Apprenez comment effectuer les étapes de configuration des ventes afin de pouvoir saisir et ventiler les ventes de votre système de point de vente et automatiser les écritures de journal pour la comptabilité avec QuickBooks et Intacct.
Remarque : À mesure que nous déployons des mises à jour de l'expérience de configuration des ventes, le contenu de cette vidéo peut différer de ce que vous voyez dans votre compte xtraCHEF.
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Guide étape par étape de la configuration des ventes
Sélectionnez l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte. Ensuite, sélectionnez Configuration des ventes. Cela vous mènera à votre page Configuration des ventes. Ici, vous verrez les détails Général prêts à être configurés. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les sélections spécifiques pour chaque catégorie de configuration.
Général
Remarque : Si vous n'utilisez pas QuickBooks ou Intacct pour la comptabilité, vous pouvez ignorer les détails Général et passer à la section Mappage des ventes de cet article.
Étape 1 : Ventilation par centre de revenus
Si vous utilisez des centres de revenus dans votre compte Toast et que vous souhaitez comptabiliser les ventes dans votre logiciel de comptabilité par centre de revenus, l'activation de Ventilation par centre de revenus séparera les ventes par centre de revenus. Si vous n'utilisez pas de centres de revenus ou si vous ne souhaitez pas que les ventes soient comptabilisées par centre de revenus, laissez cette option désactivée.
Étape 2 : Gestion des rabais
La gestion des rabais vous permet de personnaliser la façon dont les rabais apparaissent dans vos écritures de journal. Par défaut, vous avez trois options au choix :
- Comptabiliser par catégorie de ventes : Il s'agit de votre sélection par défaut et les rabais seront comptabilisés selon les catégories de ventes assignées dans Toast.
- Comptabiliser par type : En sélectionnant Comptabiliser par type, vous indiquez que les rabais doivent être ventilés par type de rabais plutôt que par catégorie de vente.
- Comptabiliser par centre de revenus : Cette sélection ventilera vos rabais par centre de revenus plutôt que par catégorie de vente ou type de rabais. Vous pouvez effectuer cette sélection uniquement si des centres de revenus sont utilisés par votre restaurant et si la ventilation par centre de revenus est activée à l'étape 1.
Étape 3 : Pourboires à versement automatique
L'activation de Pourboires à versement automatique crée une écriture de versement en espèces. Ceci est particulièrement avantageux si vous versez les pourboires par carte de crédit en espèces chaque soir. Une fois activé, le montant total des pourboires sera soustrait du montant total en espèces de la journée.
Si Pourboires à versement automatique sont activés, vous aurez l'option de personnaliser davantage cela en sélectionnant Pourboires en espèces seulement.
Étape 4 : Journal d'ajustement automatique
Par défaut, Journal d'ajustement automatique sera activé avec un montant seuil de 10 $. Lorsqu'il est activé, un excédent ou une insuffisance supérieur au montant de votre seuil créera automatiquement un ajustement intitulé « Excédent/Insuffisance de caisse ».
Étape 5 : Synchronisation des ventes
Par défaut, la synchronisation des ventes sera activée. Cela signifie qu'xtraCHEF comptabilisera les écritures de journal dans votre système comptable une fois que le mappage des ventes sera configuré. Si vous ne souhaitez pas que les synchronisations des ventes s'effectuent avec votre système comptable, vous pouvez désactiver la synchronisation des ventes.
Remarque : Si la synchronisation des ventes est désactivée, les étapes 6, 7 et 8 de ce guide ne s'afficheront pas pour vous. Pour continuer, terminez votre processus de configuration des ventes en sélectionnant Enregistrer.
Étape n° 5 : Fréquence de mise à jour du journal
Besoin de mettre à jour automatiquement les ventes précédentes dans xtraCHEF? Vous pouvez simplement régler votre fréquence de mise à jour du journal jusqu'à 30 jours. Si les enregistrements passés n'ont pas besoin d'être mis à jour, vous pouvez choisir 0 comme jour de fréquence de mise à jour du journal.
Étape n° 6 : Méthode de comptabilisation des paiements/frais
La méthode de comptabilisation des paiements/frais vous permet de choisir comment vos paiements par carte de crédit doivent apparaître dans les écritures de journal. En sélectionnant Comptabiliser comme somme totale, xtraCHEF regroupera ces montants et les comptabilisera en conséquence. Comptabiliser par type de carte, par contre, comptabilisera ces paiements et frais séparément.
Étape n° 7 : Méthode de comptabilisation Amex (American Express)
Voulez-vous séparer les paiements/frais Amex des autres cartes de crédit? Vous pouvez le faire en sélectionnant Comptabiliser comme somme totale distincte. Sinon, xtraCHEF utilisera par défaut Comptabiliser avec les autres cartes de crédit pour les transactions Amex.
Étape n° 9 : Enregistrer les sélections
Une fois ces sélections effectuées, sélectionnez Enregistrer dans le coin supérieur droit de votre fenêtre xtraCHEF. Vous pouvez enregistrer à tout moment pendant la configuration des ventes, mais vous voudrez vous assurer que votre travail est verrouillé avant de passer au Mappage des ventes.
Mappage des ventes
Le mappage des ventes vous permet de lier vos catégories de ventes aux groupes de CMV et aux codes de grand livre (GL) correspondants. Cela permet d'obtenir des rapports sur le coût des aliments et les CMV. Si vous prévoyez d'utiliser les synchronisations des ventes de QuickBooks ou d'Intacct, cela configurera également la façon dont vos écritures de journal sont comptabilisées. Pour commencer, sélectionnez le bouton Mappage des ventes, situé à côté de Enregistrer, et à la fin de la configuration de vos détails Généraux.
Une fois Mappage des ventes sélectionné, vous verrez une liste d'onglets tout à fait à gauche, commençant par vos catégories de ventes. Si votre compte est configuré pour s'intégrer à une plateforme comptable, des catégories supplémentaires telles que Pourboires, Rabais, Taxes, Frais de service et plus encore s'afficheront aux côtés de vos catégories de ventes. Utilisez-les pour naviguer rapidement dans cette page.
Vos catégories de ventes ont été synchronisées directement à partir de votre compte Toast et seront affichées sous la colonne Description. Faites correspondre chaque catégorie de vente à un groupe de CMV et à une description de grand livre.
- La colonne Groupe de CMV est essentielle à une comptabilité appropriée. Sélectionnez chaque groupe de CMV pour chaque catégorie de ventes. Vous pouvez également sélectionner +Créer pour configurer un nouveau code GL sur-le-champ. Le cas échéant, xtraCHEF synchronisera ensuite ce code dans votre logiciel comptable.
- La colonne Description GL doit être remplie, et elle se remplira avec des réponses suggérées basées sur les mots présents dans la colonne Description. Ils seront également marqués comme Revenu. Vous pouvez sélectionner Afficher tous les types de GL si vous ne voyez pas ce que vous cherchez, mais soyez prudent car cela peut entraîner une comptabilité faussée.
- Utilisez les cases à cocher à gauche et sélectionnez Mise à jour en bloc en haut pour mapper rapidement plusieurs postes à la fois.
Remarque : Si les synchronisations des ventes sont désactivées (étape 5 dans Général), vous n'aurez qu'à mapper les catégories de ventes aux groupes de CMV. Par défaut, ces sélections seront vides. Cela peut être utile lorsque la comptabilisation au journal est désactivée.
Étape n° 10 : Mappage des CMV
Pour commencer à mapper ces catégories, sélectionnez un champ groupe de CMV vide et choisissez le groupe qui convient le mieux.
Dans les cas où nos options de groupe de CMV par défaut ne décrivent pas précisément votre catégorie de ventes, vous pouvez simplement sélectionner Créer. Ensuite, saisissez un nouveau nom de groupe de CMV et sélectionnez Enregistrer.
Une fois que vous avez mappé votre catégorie de ventes à un groupe de CMV correspondant, assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour verrouiller vos sélections.
Vous pouvez répéter cette étape pour votre section Rabais afin de ventiler davantage ces postes par groupe de CMV pour les rapports. Si vous n'utilisez pas QuickBooks en ligne ou QuickBooks Desktop, l'exécution de cette étape terminera la configuration de vos ventes.
Étape n° 11 : Mappage de la description du grand livre
Pour qu'xtraCHEF puisse envoyer les synchronisations des ventes de Toast Web vers QuickBooks, vous devrez d'abord terminer la configuration des ventes. Pour ce faire, vous devrez d'abord avoir effectué une synchronisation avec votre compte QuickBooks et Toast Web. Pour plus d'informations sur la connexion avec Toast Web, visitez xtraCHEF : Synchronisation avec Toast.
Si votre intégration QuickBooks est activée, vous verrez toute la structure que Toast utilise pour enregistrer vos transactions en plus des catégories de ventes, telles que Pourboires, Rabais, Taxes, Frais de service, Paiements, Frais de paiement, etc. Une ventilation de ces sections se trouve dans le tableau ci-dessous.
| Nom de la catégorie | Description |
|---|---|
| Catégories de ventes | Il s'agit des catégories de ventes de votre compte Toast. Associez-les à un code de grand livre de ventes ou de revenus correspondant. |
| Pourboires | Les catégories de pourboires servent à suivre et à enregistrer les pourboires que vous percevez. Si vous versez les pourboires quotidiennement en argent comptant (voir Paiement automatique des pourboires dans la configuration générale), associez-les au code de grand livre de passif que vous utilisez pour suivre les pourboires dus à votre équipe. Si vous versez les pourboires par la paie plutôt que par des paiements quotidiens en argent comptant, associez-les au code de grand livre que vous utilisez pour suivre les pourboires à payer jusqu'à ce que la paie les traite. |
| Rabais | Les rabais permettent de suivre et d'enregistrer les gratuités ou les rabais que vous accordez aux clients. Si vous effectuez le suivi des rabais séparément des ventes, attribuez un code de grand livre correspondant. Si vous ne séparez pas les rabais des ventes, vous pouvez attribuer un code de grand livre utilisé dans votre section des catégories de ventes. |
| Taxe | Les catégories de taxes sont utilisées pour enregistrer les taxes que vous percevez et payez. Associez-les à un code de grand livre de passif correspondant utilisé pour suivre vos taxes. |
| Frais de service | Les frais de service sont utilisés pour catégoriser et enregistrer les frais obligatoires tels que les frais de livraison, les pourboires automatiques, etc. Associez-les à un code de grand livre de passif utilisé pour suivre vos frais. |
| Paiements | Il s'agit de vos types d'avantages de paiement configurés dans votre compte Toast. Associez-les à un code de grand livre correspondant. Selon le type d'avantages de paiement, il peut s'agir de votre compte de grand livre de type compensation, passif ou bilan. |
| Frais de paiement | Il s'agira de vos frais de services aux commerçants (aussi appelés frais de transaction), que Toast retient sur le traitement des cartes de crédit. Associez-les à un code de grand livre correspondant pour vos frais ou retenues. |
| Différé | Les catégories sont utilisées pour définir et différer un montant de revenu à une période future. Associez-les au compte de passif correspondant utilisé dans votre compte QuickBooks. En général, ceux-ci correspondront aux méthodes de paiement indiquées. Par exemple, une catégorie différée intitulée Carte-cadeau peut être associée à votre code de grand livre pour les cartes-cadeaux. |
| Ajustements | Les ajustements sont tous les revenus ou dépenses qui déséquilibreraient votre écriture de journal. Des exemples pourraient être l'excédent de caisse, le manque à gagner en caisse et le manque à gagner en pourboires. Faites correspondre ceci à un code GL utilisé pour suivre vos ajustements. |
| Remboursement MCA | La catégorie Remboursement MCA dans xtraCHEF est utilisée pour enregistrer toutes les déductions effectuées par Toast sur les dépôts par carte de crédit. Ces déductions peuvent concerner les frais DoorDash et Toast. Ces déductions devraient initialement être enregistrées sous Retenue CC Toast (Autres actifs courants). |
Pour mapper un code GL à une catégorie, sélectionnez le champ Description GL des ventes et choisissez l'option la plus applicable pour la catégorie.
Vos codes GL mappés ne s'enregistreront pas automatiquement, alors n'oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour verrouiller vos sélections.
Remarque : Cela inclut tous vos groupes de catégories (catégories de ventes, pourboires, rabais, taxes, frais de service, paiements, frais de paiement, etc.) Le fait de ne pas mapper tous ces champs entraînera un échec d'extraction. Si vous rencontrez des échecs d'extraction, ne vous en faites pas! Les extractions échouées peuvent toujours être réextraites via votre Moniteur de synchronisation.
Étape n° 12 : Terminer le mappage des ventes et enregistrer
Vos groupes de CMV et codes GL mappés ne s'enregistreront pas automatiquement, alors n'oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé!
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Étape suivante
En terminant cette étape, xtraCHEF sait maintenant comment répartir vos ventes par catégorie pour les rapports. Pour maximiser les capacités analytiques de xtraCHEF et pour consulter des rapports qui comparent les ventes et les achats, assurez-vous de terminer le mappage des CMV.