xtraCHEF : Configuration des ventes

Dans cet article :

Qu’est-ce que la configuration des ventes?
Guide étape par étape
- Général
- Cartographie des ventes
Étape suivante

Qu’est-ce que la configuration des ventes?

Une fois que vous avez connecté votre TPV Toast à xtraCHEF, l’étape suivante consiste à compléter la configuration des ventes. Cette étape crée le cadre permettant à xtraCHEF de diviser vos données de vente dans des rapports plus avancés automatiquement.

Pour les utilisateurs de QuickBooks, cette étape permet également à xtraCHEF de transférer les écritures quotidiennes du journal des ventes vers vos fichiers d’entreprise.

Apprenez à effectuer les étapes de configuration des ventes afin de pouvoir saisir et ventiler les ventes à partir de votre TPV et automatiser les écritures de journal pour la comptabilité avec QuickBooks et Intacct.

Remarque : Au fur et à mesure que nous mettons à jour notre expérience de configuration des ventes, le contenu de cette vidéo peut différer de celui de votre compte xtraCHEF.

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Guide étape par étape de la configuration des ventes

Sélectionnez l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de votre compte. Sélectionnez ensuite Configuration des ventes. Cela vous amènera à votre page de configuration des ventes. Vous verrez ici les détails généraux prêts à être configurés. Lisez la suite pour en savoir plus sur les sélections spécifiques à chaque catégorie de configuration.

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Général

Remarque : Si vous n’utilisez pas QuickBooks ou Intacct pour la comptabilité, vous pouvez passer aux détails généraux et accéder à la section Cartographie des ventes de cet article.

Étape 1 : Ventilation par centre de recettes

Si vous utilisez des centres de recettes dans votre compte Toast et que vous souhaitez enregistrer les ventes dans votre logiciel de comptabilité par centre de recettes, l’activation de l’option Répartition par centre séparera les ventes par centre de recettes. Si vous n’utilisez pas de centres de recettes ou ne souhaitez pas que les ventes soient comptabilisées par centre, désactivez cette option.

Étape 2 : Gestion des rabais

La gestion des rabais vous permet de personnaliser l’apparence des rabais dans vos écritures de journal. Par défaut, vous avez trois options parmi lesquelles choisir :

Publier par catégorie de ventes : Il s’agit de votre sélection par défaut et vous afficherez les rabais selon les catégories de ventes attribuées dans Toast.
Publier par type : En sélectionnant Publier par type, vous indiquez que les rabais doivent être ventilés par type de rabais plutôt que par catégorie de ventes.
Publié par centre de recettes : Cette sélection ventile vos rabais par centre de recettes plutôt que par catégorie de ventes ou type de rabais. Vous ne pouvez faire cette sélection que si des centres de recettes sont utilisés par votre restaurant et si la ventilation des centres de recettes est activée à l’étape 1.

Étape 3 : Pourboires avec versement automatique

L’activation des pourboires de versement automatique crée une entrée de versement en espèces. Cela est particulièrement avantageux si vous payez les pourboires par carte de crédit en espèces chaque soir. Une fois activé, le montant total du pourboire sera soustrait du montant total en espèces de la journée.

Si les pourboires de versement automatique sont activés, vous aurez la possibilité de personnaliser davantage cette option en sélectionnant Pourboires en espèces uniquement.

Étape 4 : Journal avec rajustement automatique

Par défaut, le journal de rajustement automatique sera activé avec un montant seuil de 10 $. Lorsqu’elle est activée, la fonction Excédent/déficit supérieure à votre seuil entraînera automatiquement un rajustement intitulé « Excédent/déficit de caisse ».

Étape 5 : Synchronisation des ventes

Par défaut, la synchronisation des ventes sera activée. Cela signifie que xtraCHEF publiera les écritures de journal dans votre système comptable une fois le mappage des ventes configuré. Si vous ne souhaitez pas que la synchronisation des ventes se produise avec votre système comptable, vous pouvez désactiver la synchronisation des ventes.

Remarque : Si la synchronisation des ventes est désactivée, les étapes 6, 7 et 8 de ce guide n’apparaîtront pas pour vous. Pour continuer, terminez votre processus de configuration des ventes en sélectionnant Enregistrer.

Étape 6 : Fréquence de mise à jour du journal

Besoin de mettre à jour automatiquement les ventes précédentes dans xtraCHEF? Vous pouvez simplement définir votre fréquence de mise à jour du journal jusqu’à 30 jours. Si les enregistrements antérieurs n’ont pas besoin d’être mis à jour, vous pouvez choisir 0 comme jour de fréquence de mise à jour du journal.

Étape 7 : Méthode de comptabilisation des paiements et des frais

La méthode de publication vous permet de choisir comment vos paiements par carte de crédit doivent apparaître dans les écritures de journal. En sélectionnant Publier comme somme totale, xtraCHEF regroupera ces montants et les enregistrera en conséquence. La poste par type de carte, quant à elle, comptabilisera ces paiements et frais séparément.

Étape 8 : Méthode de publication Amex (American Express)

Vous voulez séparer les paiements/frais Amex des autres cartes de crédit? Vous pouvez le faire en sélectionnant Publier comme somme totale séparée. Sinon, xtraCHEF utilisera par défaut les autres cartes de crédit pour les transactions Amex.

Étape 9 : Enregistrer les sélections

Une fois ces sélections effectuées, sélectionnez Enregistrer dans le coin supérieur droit de votre fenêtre xtraCHEF. Vous pouvez enregistrer en tout temps pendant la configuration des ventes, mais avant de passer à la mappage des ventes, assurez-vous que votre travail est verrouillé.

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Mappage des ventes

Le mappage des ventes vous permet de connecter vos catégories de ventes aux groupes CPV et aux codes du grand livre général (GLG) correspondants. Cela permet d’établir des rapports sur les coûts alimentaires et le CPV. Si vous prévoyez d’utiliser les synchronisations des ventes QuickBooks ou Intaact, cela configurera également la publication des écritures de journal. Pour commencer, sélectionnez le bouton Mappage des ventes, situé à côté de Enregistrer, et à la fin de la configuration des détails généraux.

En sélectionnant Mappage des ventes, vous verrez un onglet de liste à l’extrême gauche, commençant par vos catégories de ventes. Si votre compte est configuré pour s’intégrer à une plateforme comptable, des catégories supplémentaires telles que pourboires, rabais, taxes, frais de service et plus s’afficheront à côté de vos catégories de ventes. Utilisez ces options pour naviguer rapidement sur cette page.

Vos catégories de ventes ont été synchronisées directement depuis votre compte Toast et seront affichées dans la colonne Description. Faites correspondre chaque catégorie de ventes à un groupe CPV et à une description du grand livre.

La colonne Groupe CPV est essentielle à une bonne comptabilité. Sélectionnez chaque groupe de CPV pour chaque catégorie de ventes. Vous pouvez également sélectionner +Créer pour configurer un nouveau code GLG directement sur le champ. Le cas échéant, xtraCHEF synchronisera ce code dans votre logiciel de comptabilité.
La colonne Description du GLG doit être remplie et elle s’affichera avec des suggestions de réponses basées sur les mots de la colonne Description. Ils seront également marqués comme revenus. Vous pouvez sélectionner Afficher tous les types de GLG, car vous ne voyez pas ce que vous cherchez, mais soyez prudent, car cela peut entraîner une comptabilité faussée.
Utilisez les cases à cocher à gauche et sélectionnez Mise à jour en bloc en haut pour associer rapidement de nombreux postes à la fois.

Remarque : Si la synchronisation des ventes est désactivée (étape 5 en général), vous devrez seulement associer les catégories de ventes aux groupes de CPV. Par défaut, ces sélections seront vides. Cela peut être utile lorsque la publication du journal est désactivée.

Étape 10 : Mappage du CPV

Pour commencer à associer ces catégories, sélectionnez un champ de groupe CPV vide et choisissez le groupe qui correspond le mieux.

Dans les cas où les options par défaut du groupe CPV ne décrivent pas correctement votre catégorie de ventes, vous pouvez simplement sélectionner Créer. Saisissez ensuite un nouveau nom de groupe CPV et sélectionnez Enregistrer.

Une fois que vous avez associé votre catégorie de ventes à un groupe CPV correspondant, assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour verrouiller vos sélections.

Vous pouvez répéter cette étape dans la section Rabais afin de ventiler ces postes par groupe de CPV pour la production de rapports. Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne ou QuickBooks Desktop, la configuration de la configuration des ventes sera terminée.

Étape 11 : Mappage des descriptions GLG

Pour que xtraCHEF envoie les synchronisations des ventes de Toast Web vers QuickBooks, vous devez d’abord terminer la configuration des ventes. Pour ce faire, vous devrez d’abord vous être synchronisé avec votre compte QuickBooks et Toast Web. Pour plus d’informations sur la connexion avec Toast Web, consultez xtraCHEF : Synchroniser avec Toast.

Si votre intégration QuickBooks est activée, vous verrez tout le cadre utilisé par Toast pour enregistrer vos transactions ainsi que les catégories de ventes, telles que pourboires, rabais, taxes, frais de service, paiements, frais de paiement, etc. Une ventilation de ces sections est dans le graphique ci-dessous.

Nom de la catégorie	Description
Catégories de ventes	Il s’agit des catégories de ventes de votre compte Toast. Associez-les à un code GLG de vente ou de revenu correspondant.
Pourboires	Les catégories de pourboires servent à suivre et à enregistrer les pourboires que vous collectez. Si vous versez des pourboires quotidiennement, associez-les au code GLG de responsabilité utilisé pour suivre vos pourboires.
Rabais	Les rabais suivent et enregistrent les compensations ou remises que vous accordez aux clients. Si vous suivez les rabais séparément des ventes, attribuez un code GLG correspondant. Si vous ne ventilez pas les rabais des ventes, vous pouvez attribuer un code GLG utilisé dans votre section des catégories de ventes.
Taxe	Les catégories de taxes sont utilisées pour enregistrer les taxes que vous collectez et payez. Associez-les à un code GLG de responsabilité correspondant utilisé pour suivre vos impôts.
Frais de service	Les frais de service sont utilisés pour classer et enregistrer les frais obligatoires tels que les frais de Livraison, les pourboires automatiques, etc. Associez-les à un code GLG de responsabilité utilisé pour suivre vos frais.
Paiements	Il s’agit des Avantages de paiement configurés dans votre compte Toast. Associez-les à un code GLG correspondant. Selon le type d’Avantages, il peut s’agir de votre compte de compensation, de passif ou de bilan général.
Frais de paiement	Il s’agit des frais de services marchands (également appelés frais transactionnels), que Toast retient du traitement des cartes de crédit. Associez-les à un code GLG correspondant pour vos frais ou retenues.
Différé	Les catégories sont utilisées pour définir et reporter un montant de revenu à une période ultérieure. Associez-les au compte de responsabilité correspondant utilisé dans votre compte QuickBooks. En règle générale, ceux-ci correspondent aux modes de paiement indiqués. Par exemple, une catégorie différée intitulée Carte-cadeau peut correspondre à votre code GLG pour les cartes-cadeaux.
Ajustements	Les rajustements sont tous les revenus ou dépenses qui déséquilibreraient votre écriture de journal. Il peut s’agir par exemple d’un excédent d’espèces, d’un déficit d’espèces et d’un déficit de pourboires. Faites correspondre cela à un code GLG utilisé pour suivre vos ajustements.
Remboursement MCA	La catégorie Remboursement MCA dans xtraCHEF est utilisée pour enregistrer toutes les déductions effectuées par Toast des dépôts par carte de crédit. Ces déductions peuvent être liées aux frais DoorDash et Toast. Ces déductions doivent d’abord être comptabilisées dans la Retenue de Toast CC (autres actifs courants).

Pour associer un code GLG à une catégorie, sélectionnez le champ Description du GLG des ventes et choisissez l’option la plus applicable à la catégorie.

Vos codes GLG mappés ne s’enregistreront pas automatiquement, alors n’oubliez pas de sélectionner Enregistrerpour verrouiller vos sélections.

Remarque : Cela comprend tous vos groupes de catégories (catégories de ventes, pourboires, rabais, taxes, frais de service, paiements, frais de paiement, et ainsi de suite). Ne pas mapper tous ces champs entraînera un échec de l’extraction. Si vous rencontrez un jour des échecs d’extraction, vous n’aurez pas à vous tracasser! Les extractions échouées peuvent toujours être réextraites via votre moniteur de synchronisation.

Étape 12 : Terminer l’association des ventes et enregistrer

Vos groupes CPV mappés et vos codes GLG ne s’enregistreront pas automatiquement, alors n’oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer une fois terminé!

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Étape suivante

En franchissant cette étape, xtraCHEF sait maintenant comment répartir vos ventes par catégorie pour les rapports. Pour maximiser les capacités analytiques de xtraCHEF et afficher des rapports comparant les ventes et les achats, assurez-vous de compléter la mappage des CPV.

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