xtraCHEF : Moniteur de synchronisation
Dernière mise à jour : 7 juill. 2026, 15 h 48
- Résumé du moniteur de synchronisation
- Actions du moniteur de synchronisation
- Synchronisation des ventes vers la comptabilité
- Synchronisation de la paie vers la comptabilité
Résumé du moniteur de synchronisation
Dans xtraCHEF, le moniteur de synchronisationvous permet de consulter les données synchronisées à partir de Toast et d'enregistrer les événements pertinents. C'est également là qu'xtraCHEF enregistre vos synchronisations de ventes et de paie vers QuickBooks. Pour accéder à ce produit, accédez à Moniteur de synchronisation dans le menu de navigation de gauche. Pour votre commodité, les entrées de données dans votre moniteur de synchronisation seront codées par couleur :
- La couleur verte et l'icône de cocheindiquent que les données sont dans xtraCHEF et ont été synchronisées avec succès avec le système comptable pertinent.
- La couleur rouge et l'icône X indiquent qu'il y a eu une erreur lors de la synchronisation des données avec le système comptable approprié.
- La couleur grise sans icône indique que les données ont été ajoutées avec succès à xtraCHEF, mais qu'elles ne sont configurées pour être synchronisées nulle part.
Par défaut, vous verrez le mois en cours et toutes les données pour votre premier emplacement répertorié. Pour mettre à jour l'emplacement, sélectionnez le menu déroulant Emplacement. Vous ne pouvez consulter qu'un seul emplacement à la fois. Pour changer la date, sélectionnez les flèches vers l'avant ou flèches vers l'arrière pour passer d'un mois à l'autre. Sinon, vous pouvez sélectionner le menu déroulant mois pour choisir un mois plus éloigné.
De plus, vous pouvez filtrer vos résultats pour n'afficher que des catégories spécifiques en sélectionnant le menu déroulant Afficher tout. Les options de filtrage incluent les ventes, la paie, les événements, les erreurs, les ajustements de marchandises et l'inventaire de clôture.
Actions du moniteur de synchronisation
- Dans le coin supérieur droit de votre moniteur de synchronisation, vous trouverez d'autres options. Un point rouge apparaîtra sur le bouton Notifications si vous avez des éléments à examiner.
- Utilisez le bouton Actions pour synchroniser les ventes à partir du point de vente ou pour créer un nouvel événement, une nouvelle entrée de vente, un ajustement de marchandises ou une valeur d'inventaire de clôture.
- Si vous utilisez le module d'inventaire xtraCHEF pour effectuer votre inventaire, vous pouvez ajouter des données d'inventaire au moniteur de synchronisation directement en accédant à Inventaire > Rapports > Inventaire par coût des marchandises vendues. Choisissez une date d'inventaire et sélectionnez Publier vers le moniteur de synchronisation.
Gestion des événements
Disons que votre restaurant a réalisé plus de 1000 $ de ventes de plus samedi dernier que votre précédent record le plus élevé. Le simple fait de regarder les données de cette journée ne vous donne aucun contexte sur la raison pour laquelle les ventes étaient si élevées, ce qui peut vous laisser dans l'ignorance sur la façon de reproduire ce succès.
Utilisez la fonctionnalité Événements pour marquer les journées importantes à votre établissement - collectes de fonds, rachats, promotions 2 pour 1 - pour vous aider à comprendre pourquoi certaines journées peuvent avoir un volume inhabituel. Vous pouvez même utiliser les événements pour suivre des choses comme les tempêtes de neige ou les bris de tuyaux les jours où vos ventes sont inférieures aux prévisions.
Pour commencer, sélectionnez Actions > Événement à partir du moniteur de synchronisation. Tous les événements doivent avoir un titre. Ensuite, choisissez votre date et votre heure avant de sélectionner Ajouter un événement. Vous le verrez immédiatement reflété sur votre calendrier du moniteur de synchronisation. Sélectionnez l'événement pour le modifier ou le supprimer.
Ajouter un inventaire
L'ajout des valeurs d'inventaire de clôture fournira encore plus d'informations sur les marges bénéficiaires de votre restaurant. Depuis votre moniteur de synchronisation, sélectionnez Actions > Inventaire de clôture et choisissez une date. Vous pourrez maintenant saisir votre inventaire de clôture par groupe de coût des marchandises vendues (CMV) et sélectionner Enregistrer. À droite, vous pourrez même voir et ajouter tous les événements qui ont eu lieu ce jour-là.
Sélectionnez Actions > Voir l'audit pour examiner l'audit de votre journal des ventes. Sélectionnez l'onglet Ventes pour voir le journal des ventes pour cette date.
Remarque : Afin d'enregistrer correctement les valeurs de votre inventaire de clôture pour les rapports sur le coût des marchandises vendues (CMV), assurez-vous de les ajouter au dernier jour de votre période comptable. Les entrées d'inventaire enregistrées en dehors de votre période comptable existante ne seront pas prises en compte dans votre rapport sur le CMV. L'inventaire de clôture est automatiquement utilisé comme inventaire de début pour le cycle de la période comptable suivante.
Si vous utilisez xtraCHEF Pro, ces montants d'inventaire peuvent être synchronisés à partir de votre rapport d'inventaire par CMV une fois les inventaires terminés. Sur le rapport, sélectionnez le bouton Publier vers le moniteur de synchronisation pour ce faire. Une fois enregistrées, vos données seront disponibles sur le calendrier du moniteur de synchronisation (vous devrez d'abord filtrer par Inventaire de clôture). Vous pouvez utiliser cette option pour comparer vos ventes à votre stock.
Ajouter un ajustement de marchandises
Si vous souhaitez comptabiliser des achats supplémentaires ou des stocks transférés, vous avez la possibilité d'ajouter un ajustement de marchandises dans votre moniteur de synchronisation. Pour ce faire, sélectionnez Actions > Ajustement de marchandises. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez appliquer l'ajustement.
Pour toute marchandise reçue (d'un autre emplacement ou d'un fournisseur), ajoutez-la dans la section Marchandises entrantes. Pour tout stock transféré (ou pour comptabiliser les pertes), vous devez l'enregistrer sous Marchandises sortantes. Remarque : Les ajustements de marchandises ne sont utilisés que dans les rapports d'xtraCHEF (p. ex. Rapport d'inventaire par coût des marchandises vendues) ; ces données ne sont pas synchronisées avec les systèmes comptables.
Notifications
Pour obtenir une vue de tous vos éléments d'action en attente, sélectionnez le bouton Notifications sur votre moniteur de synchronisation. Vous y trouverez une fenêtre contextuelle contenant une liste chronologique de tous les éléments signalés par le système xtraCHEF. Sélectionnez une notification pour ouvrir ses détails et apporter les modifications recommandées.
Synchronisation des ventes vers la comptabilité
En plus d'enregistrer les ventes, les événements, l'inventaire et plus encore de Toast, le moniteur de synchronisation est le centre de synchronisation avec votre compte QuickBooks. Les synchronisations réussies sont surlignées en vert et les synchronisations infructueuses sont surlignées en rouge. Pour voir les détails des données synchronisées avec QuickBooks, sélectionnez une date dans votre moniteur de synchronisation, puis sélectionnez le lien hypertexte pour voir l'écriture de journal qui a été publiée dans votre compte QuickBooks Online.
Voir l'audit
Dans votre vue Ventes ou Synchronisation des ventes, sélectionnez Actions puis Voirl'audit. Cela vous permettra de voir un registre indiquant quand les modifications ont été effectuées manuellement et qui les a faites.
Synchroniser avec QuickBooks
Si une synchronisation a échoué, la sélection de la date dans le moniteur de synchronisation mettra en évidence la raison de l'échec. Dans la capture d'écran ci-dessous, le journal n'a pas pu être publié car le code GL correspondant n'a pas été trouvé dans le compte QuickBooks.
Pour resynchroniser, vous devrez corriger les problèmes (soit en mettant à jour le nom du code GL dans xtraCHEF, soit en ajoutant un code GL correspondant dans QuickBooks), puis sélectionner Actions > Synchroniser avec QuickBooks.
Synchroniser plusieurs dates
Vous pouvez maintenant synchroniser jusqu'à 7 jours à la fois, soit à partir de Toast POS, soit vers votre compte QuickBooks via le bouton Actions.
- Sélectionnez le bouton Actions dans le coin supérieur droit du moniteur de synchronisation
- Sélectionnez soit Synchroniser les ventes du PDV ou Synchroniser les ventes vers QuickBooks.
- Sélectionnez une plage de dates allant jusqu'à 7 jours et sélectionnez Synchroniser. Le système commencera alors à synchroniser les dates sélectionnées. Remarque : Cela peut prendre quelques minutes.
Synchronisation de la paie vers la comptabilité
Si vous avez intégré votre compte xtraCHEF avec Toast Payroll, les synchronisations de paie apparaîtront également dans votre moniteur de synchronisation. Vous pouvez afficher des informations plus détaillées en sélectionnant la synchronisation de la paiedate.
Ensuite, sélectionnez le lien hypertexte de paie approprié (dans cet exemple, sélectionnez une paie synchronisée).
À partir d'ici, votre écriture de journal de paie sera générée. Ensuite, tout comme pour les synchronisations des ventes, vous pouvez sélectionner Action pour Afficher l'audit ou Exporter vers CSV. Selon votre version de QuickBooks (En ligne ou Bureau), vous verrez également une option spécifique à la comptabilité.
Remarque : Pour que les synchronisations de paie soient extraites pour votre compte QuickBooks, vous devrez avoir effectué l'intégration avec QuickBooks et Toast Payroll et avoir terminé la configuration de la paie. Pour en savoir plus sur cette étape, pensez à lire Intégration Toast Payroll + xtraCHEF.
QuickBooks Online
| Toast a lancé une synchronisation directe de paie seulement vers QuickBooks en ligne à partir de Toast Web. À l'avenir, cette intégration inclura également la synchronisation des ventes et d'autres logiciels de comptabilité. Lisez Démarrer avec la synchronisation de la comptabilité de la paie pour en savoir plus. |
Une fois configurées, vos synchronisations de la paie avec QuickBooks en ligne se feront automatiquement. Si une synchronisation de la paie échoue lors de l'extraction, vous pouvez relancer manuellement une synchronisation vers QuickBooks. Cela incitera xtraCHEF à tenter une nouvelle synchronisation. Vous pouvez le faire en sélectionnant Action à partir de votre vue PaieÉcriture de journal. Ensuite, sélectionnez Synchronisation vers QuickBooks.
QuickBooks Desktop
Une fois configurées, vos synchronisations de la paie avec QuickBooks Desktop se feront via un fichier IIF téléchargeable, qui peut être importé dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez le faire en sélectionnant Action > Télécharger le fichier IIF pour QuickBooks Desktop.