xtraCHEF : Moniteur de synchronisation
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 05
- Synchroniser le résumé du moniteur
- Synchroniser les actions de surveillance
- Synchroniser les ventes avec la comptabilité
- Synchronisation de la paie avec la comptabilité
Synchroniser le résumé du moniteur
Dans xtraCHEF, le Moniteur de synchronisation vous permet d’afficher les données synchronisées depuis Toast et d’enregistrer les événements pertinents. C’est également là que xtraCHEF enregistre vos ventes et synchronisations de paie vers QuickBooks. Pour accéder à ce produit, accédez au Moniteur de synchronisation dans le menu de navigation de gauche. Pour plus de commodité, les entrées de données dans votre Moniteur de synchronisation seront codées par couleur :
- L’icône de couleur verte indique que les données sont dans xtraCHEF et synchronisées avec succès avec le système comptable concerné.
- L’icône couleur rouge et X indique qu’une erreur s’est produite lors de la synchronisation des données avec le système comptable approprié.
- La couleur grise sans icône indique que les données ont été ajoutées avec succès à xtraCHEF, mais qu’il n’est configuré pour être synchronisé nulle part.
Par défaut, vous verrez le mois en cours et toutes les données de votre premier emplacement répertorié. Pour mettre à jour l’emplacement, sélectionnez le menu déroulant Emplacement. Vous ne pouvez afficher qu’un seul emplacement à la fois. Pour modifier la date, sélectionnez les flèches avant ou arrière afin de changer de mois. Sinon, vous pouvez sélectionner le menu déroulant des mois pour choisir un mois plus lointain.
En outre, vous pouvez filtrer vos résultats pour afficher uniquement des catégories spécifiques en sélectionnant le menu déroulant Tout affiche r. Les options de filtre comprennent les ventes, la paie, les événements, les erreurs, les ajustements de marchandises et l’inventaire de clôture.
Actions du moniteur de
- Dans le coin supérieur droit de votre Moniteur de synchronisation, vous trouverez d’autres options. Un point rouge apparaîtra sur le bouton Notifications si vous avez des articles à examiner.
- Utilisez le bouton Actions pour synchroniser les ventes depuis le TPV ou créer un nouvel événement, une nouvelle entrée de vente, un ajustement des marchandises ou une valeur d’inventaire de clôture.
- Si vous utilisez le module d’inventaire xtraCHEF pour faire votre inventaire, vous pouvez ajouter directement l’inventaire au Moniteur de synchronisation en accédant à Inventaire > Rapports > Inventaire par CPV. Choisissez une date d’inventaire et sélectionnez Publier au Moniteur de synchronisation.
Gestion des événements
Supposons que votre restaurant ait réalisé plus de 1 000 $ de ventes supplémentaires samedi dernier par rapport à votre record précédent. Le simple fait de regarder les données de cette journée ne vous donne aucun contexte sur les raisons pour lesquelles les ventes ont été si élevées, ce qui peut vous laisser dans l’ignorance sur la manière de reproduire ce succès.
Utilisez la fonctionnalité Événements pour souligner les jours importants à votre emplacement - levées de fonds, rachats, promotions 2 pour 1 - afin de comprendre pourquoi certains jours peuvent avoir un volume inhabituel. Vous pouvez même utiliser les événements pour suivre des événements comme des blizzards ou des ruptures de canalisation les jours où vos ventes sont inférieures aux prévisions.
Pour commencer, sélectionnez Actions > Event dans le Moniteur de synchronisation. Tous les événements doivent avoir un titre. Ensuite, choisissez la date et l’heure avant de sélectionner Ajouter un événement. Vous le verrez immédiatement apparaître sur votre calendrier du Moniteur de synchronisation. Sélectionnez l’événement pour le modifier ou le supprimer.
Ajouter un inventaire
L’ajout de valeurs d’inventaire de clôture fournira encore plus d’informations sur les marges bénéficiaires de votre restaurant. À partir de votre Moniteur de synchronisation, sélectionnez Actions > Inventaire de clôture et choisissez une date. Vous pourrez maintenant saisir votre inventaire de clôture par groupe de CPV et sélectionner Enregistrer. À droite, vous pourrez même voir et ajouter tous les événements qui ont eu lieu ce jour-là.
Sélectionnez Actions > Afficher l’audit pour examiner l’audit de votre journal des ventes. Sélectionnez l’onglet Ventes pour afficher le journal des ventes de cette date.
Remarque : Afin d’enregistrer correctement vos valeurs d’inventaire de clôture pour la production des rapports sur le CPV, assurez-vous de les ajouter au dernier jour de votre période comptable. Les écritures d’inventaire enregistrées en dehors de votre période comptable actuelle ne seront pas prises en compte dans votre rapport sur le CPV. L’inventaire de clôture est automatiquement utilisé comme inventaire initial pour le cycle comptable suivant.
Si vous utilisez xtraCHEF Pro, ces montants d’inventaire peuvent être synchronisés à partir de votre rapport Inventaire par CPV après avoir terminé les comptages d’inventaire. Dans le rapport, sélectionnez le bouton Publier au moniteur de synchronisation pour ce faire. Une fois enregistrées, vos données seront disponibles dans le calendrier du Moniteur de synchronisation (tout d’abord, vous devrez filtrer par Inventaire de clôture). Vous pouvez utiliser cette option pour comparer vos ventes à votre stock.
Ajustement des marchandises
Si vous souhaitez comptabiliser les achats supplémentaires ou les stocks transférés, vous avez la possibilité d’ajouter un ajustement des marchandises dans votre Moniteur de synchronisation. Pour ce faire, sélectionnez Actions > Ajustement des marchandises. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez appliquer l’ajustement.
Pour tout produit reçu (d’un autre emplacement ou d’un fournisseur), ajoutez cela dans la section Produits de la section. Pour tout inventaire transféré (ou pour comptabiliser les déchets), vous l’enregistrerez comme marchandises sorties. Remarque : Les bons ajustements ne sont utilisés que dans les rapports dans xtraCHEF (p. ex. inventaire par rapport au CPV); ces données ne sont pas synchronisées avec les systèmes comptables.
Notifications
Pour obtenir un aperçu de toutes vos actions en cours, sélectionnez le bouton Notifications sur votre Moniteur de synchronisation. Vous trouverez ici une fenêtre contextuelle avec une liste chronologique de tous les articles signalés par le système xtraCHEF. Sélectionnez une notification pour ouvrir ses détails et effectuer les modifications recommandées.
Synchroniser avec le système de comptabilité
En plus d’enregistrer les ventes, les événements, l’inventaire et bien plus encore, le Moniteur de synchronisation est la plaque tournante de la synchronisation avec votre compte QuickBooks. Les synchronisations réussies sont indiquées en vert et celles qui échouent en rouge. Pour afficher les détails des données synchronisées avec QuickBooks, sélectionnez une date dans votre Moniteur de synchronisation, puis sélectionnez l’hyperlien pour afficher l’écriture de journal publiée dans votre compte QuickBooks en ligne.
Afficher l’audit
Dans votre vue Ventes ou Synchronisation des ventes, sélectionnez Actions, puis Afficher l’audit. Agir ainsi vous permettra de voir quand les modifications ont été apportées manuellement et qui les a apportées.
Synchroniser vers QuickBooks
Si une synchronisation a échoué, la sélection de la date dans le Moniteur de synchronisation mettra en évidence la raison pour laquelle la synchronisation a échoué. Sur la capture d’écran ci-dessous, la revue n’a pas pu publier parce que le code GLG correspondant était introuvable dans le compte QuickBooks.
Pour resynchroniser, vous devrez corriger les problèmes (soit en mettant à jour le nom du code GLG dans xtraCHEF, soit en ajoutant un code GLG correspondant dans QuickBooks), puis sélectionner Actions > Synchroniser avec QuickBooks.
Synchroniser plusieurs dates
Vous pouvez maintenant synchroniser jusqu’à 7 jours à la fois depuis le TPV Toast ou vers votre compte QuickBooks via le bouton Actions.
- Sélectionnez le bouton Actions dans le coin supérieur droit du Moniteur de synchronisation
- Sélectionnez soit Synchroniser les ventes du TPV, soit Sychroniser les ventes vers Quickbooks.
- Sélectionnez une plage de dates pouvant aller jusqu’à 7 jours et sélectionnez Synchroniser. Le système commencera alors à synchroniser les dates sélectionnées. Remarque : Cela peut prendre quelques minutes à compléter.
Synchronisation de la paie avec la comptabilité
Si vous avez intégré votre compte xtraCHEF à Gestion de paie Toast, les synchronisations de la paie s’afficheront également dans votre Moniteur de synchronisation. Vous pouvez consulter des renseignements plus détaillés en sélectionnant la date de synchronisation de paie.
Sélectionnez ensuite l’hyperlien de paie approprié (dans cet exemple, sélectionnez une paie synchronisée).
À partir de là, votre écriture de journal de paie s’affichera. Ensuite, comme pour les synchronisations des ventes, vous pouvez sélectionner Action pour afficher Audit ou Exporter au format CSV. Selon votre version QuickBooks (en ligne ou sur ordinateur), vous verrez également une option spécifique à la comptabilité.
Remarque : Pour que les synchronisations de paie soient extraites vers votre compte QuickBooks, vous devrez avoir intégré QuickBooks et Gestion de paie Toast et terminé la configuration de paie. Pour en savoir plus sur cette étape, pensez à lire Intégration Gestion de paie Toast + xtraCHEF.
QuickBooks en ligne
| Toast a publié une synchronisation directe uniquement pour la paie vers QuickBooks en ligne à partir de Toast Web. À l’avenir, cette intégration inclura également la synchronisation des ventes et d’autres logiciels de comptabilité. Lisez Commencez la synchronisation de la comptabilité salariale pour en savoir plus. |
Une fois configuré, vos synchronisations de paie avec QuickBooks en ligne se feront automatiquement. Si une synchronisation de paie ne parvient pas à extraire, vous pouvez relancer manuellement une synchronisation vers QuickBooks. Agir ainsi invitera xtraCHEF à tenter une autre synchronisation. Pour ce faire, sélectionnez Action dans la vue Saisie du journal de paie. Ensuite, sélectionnez Synchroniser avec QuickBooks.
QuickBooks Desktop
Une fois configuré, vos synchronisations de paie avec QuickBooks Desktop se feront par l’entremise d’un fichier IIF téléchargeable, qui peut être téléversé dans votre logiciel de comptabilité. Pour ce faire, sélectionnez Action > Télécharger le fichier IIF QuickBooks Desktop.