Premiers pas avec synchronisation de la comptabilité paie

Dans cet article :

• Aperçu de la comptabilité de paie
• Modifications apportées à la synchronisation de la comptabilité de paie en ligne de QuickBooks
• Connecter Gestion de paie Toast à QuickBooks en ligne via Toast Web
• Connecter xtraCHEF à QuickBooks en ligne
  • Configuration générale dans xtraCHEF
  • Synchroniser avec le système comptable dans xtraCHEF
  • Mapping de la paie dans xtraCHEF
• Ressources complémentaires

Aperçu de la comptabilité de paie

La synchronisation de vos données de paie avec votre logiciel de comptabilité peut avoir plusieurs conséquences, selon les produits Toast et les systèmes comptables dont vous disposez.

• Les clients xtraCHEF qui ont terminé la configuration avant le printemps 2026 peuvent synchroniser leurs données de paie avec de nombreux types de logiciels de comptabilité à l’aide de la fonction Moniteur de synchronisation.
  • Cette fonctionnalité n’est plus prise en charge à compter de mars 2026 et ne sera plus offerte aux nouveaux clients.
  • Les clients qui utilisent Sync Monitor dans xtraCHEF seront migrés vers la version Web de Toast Synchronisation de la comptabilité salariale plus tard en 2026. Restez à l’écoute pour plus d’informations.
• À compter du printemps 2026,les clients de Gestion de paie Toast pourront synchroniser leurs données de paie avec QuickBooks en ligneexclusivementen utilisant la nouvelle fonctionnalité de synchronisation de la comptabilité salariale décrite dans cet article.
  • Certains clients faisaient partie d’un projet pilote qui existe sur une plateforme distincte de Toast Web. Si vous faisiez partie de ce groupe pilote, vous devriez continuer à utiliser la synchronisation dans ce système. Vous serez transféré vers cette fonctionnalité de synchronisation de la comptabilité salariale plus tard en 2026.
• Les clients de Gestion de paie Toast sans QuickBooks en ligne peuvent exporter manuellement leurs données de paie ou de comptabilité.
  • Les clients de Gestion de paie Toast Pro peuvent configurer leur grand livre général (GLG) pour qu’il soit connecté à leur logiciel de comptabilité.
• Les clients Toast sans Gestion de paie Toast peuvent consulter l’Aperçu des rapports comptables pour obtenir plus de conseils sur la configuration du GLG.

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Modifications apportées à la synchronisation de la comptabilité de paie en ligne QuickBooks

Historiquement, les clients Toast devaient utiliser la fonction Moniteur de synchronisation de xtraCHEF pour connecter leur système Toast à QuickBooks. À compter du printemps 2026, Gestion de paie Toast a maintenant sa propre intégration à QuickBooks en ligne via Toast Web. C'est ce qu'on appelle la synchronisation de la comptabilité salariale. Tenez compte des éléments suivants concernant l’admissibilité à la fonctionnalité Synchronisation de la comptabilité salariale dans Toast Web :

• Vous devez être un client de Gestion de paie Toast avec un accès aux rôles de sécurité RH+.
• Vous devez disposer d’un compte pour accéder à Toast Web et obtenir l’autorisation 8.1 Comptes financiers.
• Les clients doivent utiliser QuickBooks en ligneet l’utilisateur doit avoir le rôle d’administrateurdans QuickBooks en ligne.
  • Pour déterminer la version de QuickBooks dont vous disposez, accédez à accounts.intuit.com et entrez vos informations de connexion QuickBooks. Consultez ce lien QuickBooks pour une vidéo sur ce processus.
  • Consultez cet article pour plus d’informations sur les rôles utilisateurs de QuickBooks.

Si vous n’utilisez pas QuickBooks en ligne et que vous souhaitez tout de même intégrer vos données de paie Toast dans votre système comptable, nous vous recommandons le mo dule GLG de paie d ans Gestion de paie Toast (Pro uniquement). Un rapport GLG par niveau peut être exporté et téléversé dans des systèmes logiciels de comptabilité en dehors de QuickBooks en ligne. Contactez le service à la clientèle de Gestion de paie Toast via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast pour clavarder avec le module GLG.

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Connecter Gestion de paie Toast à QuickBooks en ligne via Toast Web

Cette vidéo aide les clients à connecter leur(s) compte(s) QuickBooks à leurs groupes de paie dans Gestion de paie Toast. Consultez les étapes 1 à 8 ci-dessous.

Cette vidéo aide les clients à associer les codes GLG de QuickBooks en ligne aux dépenses et passifs liés à la paie dans Gestion de paie Toast. Consultez l’étape 9 ci-dessous.

1. Vérifiez que vous avez le bon accès pour chaque produit :
   1. Dans QuickBooks en ligne, les utilisateurs doivent avoir le rôle d’administrateur principal.
   2. Dans Gestion de paie Toast, les utilisateurs doivent avoir le rôle de sécurité RH+.
   3. Dans Toast Web, les utilisateurs doivent disposer d’un compte avec l’autorisation 8.1 Comptes financiers.
2. Il existe trois façons différentes d'accéder à la fonctionnalité Synchronisation de la comptabilité paie dans Toast.
   1. Connectez-vous à Toast Web et allez à Finances > Comptabilité > Connexions dans le rail de navigation à gauche.
   2. Ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et sélectionnez Comptabilité à partir du rail de gauche.
   3. Sélectionnez Connecter à QuickBooks à l’étape Confirmation de la paie (la page après avoir soumis/publié une paie).
3. Avant l’étape suivante, assurez-vous d’être déconnecté de tout compte QuickBooks en ligne. Vérifiez chaque fenêtre ou onglet de votre navigateur.
4. Commencez par sélectionnerSe connecter à QuickBooks en ligne.
   
    
   
   
5. Dans la fenêtre contextuelle sécurisée, saisissez vos informations de connexion pour votre compte QuickBooks en ligne.
   1. S’il y a plusieurs emplacements dans ce compte QuickBooks en ligne, assurez-vous de sélectionner l’emplacement auquel vous essayez de vous connecter.
   2. Si vous ne voyez pas cette fenêtre contextuelle, désactivez votre bloqueur de fenêtres contextuelles et sélectionnez Connecter à QuickBooks en ligne de nouveau.
6. Cochez la case correspondant au(x) groupe(s) de paie Gestion de paie Toast que vous souhaitez connecter à ce compte QuickBooks en ligne et sélectionnez Continuer. Les groupes de paie indiqués à cette étape correspondent aux groupes de paie mappés par Toast.
7. Ensuite, vous entrerez trois paramètres rapides. Ces paramètres s’appliqueront à tous les groupes de paie et comptes QuickBooks en ligne que vous synchronisez dans Toast :
   1. Date de début : Entrez la date à laquelle vous souhaitez que Gestion de paie Toast commence à synchroniser les données avec QuickBooks en ligne.
      1. Cette date peut remonter à un an. Si vous choisissez de définir cette date dans le passé, vous pouvez lancer une synchronisation manuelle pour plusieurs paies à la fois afin de « rattraper » les données de votre compte QuickBooks en ligne.
   2. Date de publication : Souvent, les clients sélectionnent la date du chèque lorsqu’ils utilisent la comptabilité de caisse et la date de fin de période de paie lorsqu’ils utilisent la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse enregistre les espèces réellement distribuées, tandis que la comptabilité d’exercice enregistre les opérations plutôt que les espèces réellement distribuées.
   3. Chèques papier : Si un petit nombre d’employés sont payés par chèque papier, vous pouvez sélectionner Résumé. Si de nombreux employés reçoivent des chèques papier, sélectionner Particulier pourrait vous aider à suivre le statut de chaque chèque (encaissé ou non).
      
       
      
      
8. Après avoir fait vos choix ci-dessus, sélectionnez Continuer vers affectations. Vous allez maintenant associer vos dépenses et responsabilités liées à Gestion de paie Toast à votre GLG QuickBooks et/ou à vos classes (si les classes sont configurées dans votre compte QuickBooks en ligne).
   1. Les descriptions de paie Toast que vous voyez ici proviennent du plus récent rapport Sommaire de paie. Si vous ne voyez pas tous vos revenus, retenues ou autres charges et passifs liés à la paie ici, vous pouvez vous attendre à voir des messages apparaître lorsque ces charges et passifs manquants apparaîtront sur les paies futures. Remarque : Les descriptions ne peuvent pas être modifiées.
   2. Visitez Associez les catégories de paie Toast aux codes GLG de votre système comptable pour un examen des catégories de paie Toast et de la manière dont vous pourriez les associer à vos codes GLG.
   3. Les clients qui n’exploitent pas de restaurant peuvent voir moins d’efficacité avec cette synchronisation, car le rapport Sommaire de paie est centré sur le restaurant (c’est-à-dire qu’il est divisé par poste).
      
       
      
      
9. Une fois la synchronisation de la comptabilité salariale terminée, les écritures de journal ne se synchroniseront pas tant qu ' une paie ne sera pas exécutée.

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Connecter xtraCHEF à QuickBooks en ligne

Les clients xtraCHEF qui ont acheté le logiciel avant le printemps 2026 peuvent connecter leur paie à leur logiciel de comptabilité. Vous trouverez ci-dessous les instructions pour vous connecter spécifiquement à QuickBooks en ligne.

1. Dans le coin supérieur droit de xtraCHEF, accédez à l’icône d’engrenage >Configuration du compte.
2. Sélectionnezl’onglet Intégrations, puis sélectionnezSe connecter à QuickBooks.
   
   
    
3. Vous allez commencer l’assistant d’intégration. La première étape vous demande de vous connecter à votre compte QuickBooks en ligne, puis de sélectionner ce bouton.
4. Une fenêtre contextuelle vous demandera d’entrer vos identifiants de connexion QuickBooks en ligne. Entrez votre courriel, votre identifiant ou votre mot de passe avant de sélectionner Se connecter et de choisir l’entreprise que vous souhaitez intégrer à xtraCHEF.
   
    
    
5. Une nouvelle fenêtre vous demandera d’autoriser Intuit à partager vos données QuickBooks en ligne avec xtraCHEF. Sélectionnez Autoriser.
6. Vous avez terminé lorsque l’étape 2 indique que votre compte est connecté avec succès. Sélectionnez Continuer.
7. À ce stade, continuez à synchroniser QuickBooks en ligne et xtraCHEF avec les données de ventes. Suivez les étapes de la section Synchroniser les codes GLG, les fournisseurs et plus encore de xtraCHEF : Premiers pas avec la synchronisation des ventes en ligne QuickBooks. Il n’y a aucun moyen de sauter les étapes des données de vente.
8. Une fois que vous avez terminé d’intégrer vos données de ventes, fournisseurs, etc. à xtraCHEF, accédez à l’icône engrenage > Configuration de la paie. Poursuivez votre lecture pour voir les étapes restantes de la configuration.
   1. Remarque :Cette intégration sera lancée automatiquement si vous utilisez Gestion de paie Toast et xtraCHEF. Si vous ne voyez pas l’option Configuration de paie dans ce menu, veuillez contactersupport@xtrachef.compour être connecté.
      
      

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Configuration générale dans xtraCHEF

Les sélections effectuées dans la section Configuration générale déterminent comment la paie doit être ventilée dans votre rapport Sommaire des opérations dans xtraCHEF.

1. Commencez par sélectionner votre allocation de rapports.
   1. Si vous traitez votre paie toutes les deux semaines ou tous les mois, choisissez Étaler sur la période de paie. Cela répartira les dépenses et les responsabilités sur une période donnée afin de mieux évaluer la santé de votre entreprise. Le montant distribué sera une moyenne par semaine pour la durée de la période de paie.
   2. Si vous préférez que vos dépenses et dettes liées à la paie apparaissent dans votre Sommaire des opérations la semaine où elles ont été payées, choisissez plutôt le dernier jour de paie.
   3. Remarque : Si votre fréquence de chèques est aux deux semaines et que vous sélectionnez Dernier jour de paie, l’une des semaines semblera « plus lourde » que l’autre en raison du total de la paie entièrement réparti entre le dernier jour de votre période.
2. Terminez ensuite le traitement de l’emplacementen faisant correspondre votre groupe de paie à son emplacement correspondant. Gestion de paie Toast utilise des groupes de paie pour regrouper et trier les employés à payer à différentes fréquences de paie et à partir de différents comptes de l’entreprise. Une fois le traitement de l’emplacement terminé, continuez votre lecture pour voir les étapes restantes de la configuration.
   1. Le traitement par emplacement désigne la façon dont vous traitez votre paie dans le système de Gestion de paie Toast, peu importe le nombre d’emplacements dont vous disposez. Les groupes de paie de Gestion de paie Toast doivent être affectés à leurs emplacements correspondants dans xtraCHEF. Plusieurs groupes de paie peuvent se voir attribuer le même emplacement xtraCHEF, le cas échéant. Toutefois, un même groupe de paie ne peut pas être divisé en plusieurs emplacements xtraCHEF. Les écritures de journal seront créées pour chaque groupe de paie.

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Synchroniser avec le système comptable dans xtraCHEF

Vérifiez et sélectionnez chaque paramètre ci-dessous :

1. Synchronisation de la paie : L’activation du bouton de synchronisation de la paie nous permet de publier les écritures de journal de paie dans QuickBooks en ligne. Nous recommandons d’activer ce paramètre.
   1. Les options suivantes apparaissent uniquement si vous activez la synchronisation de la paie.
2. Date de début : Lors de la connexion de votre compte Gestion de paie Toast à xtraCHEF, nous récupérerons automatiquement toutes les données de paie de l’année en cours. Dans de nombreux cas, vous avez déjà enregistré des cycles précédents dans votre système comptable et vous n’avez besoin que de nous pour commencer à enregistrer les écritures de journal dans votre système comptable à une date précise. Sélectionnez cette date ici.
3. Publié par classe : Si le suivi des classes est activé dans votre logiciel de comptabilité et que vous souhaitez que nous attribuions une classe à vos écritures de journal de paie, activez cette fonctionnalité.​​​​​ La classe est une dimension qui peut être définie par l’entreprise et définie sur les transactions pour élargir la fonctionnalité et l’analyse des rapports. En savoir plus sur QuickBooks ici et comment ça fonctionne avec xtraCHEF ici.
4. Date de publication des écritures de journal : Certains clients préfèrent dater leurs écritures de journal de paie pour correspondre à la dernière date de la période de paie qu’elles représentent (afin de respecter leur calendrier fiscal). Si vous préférez faire correspondre la date de l’addition, choisissez cette option.
5. Résumés : Pour faciliter le processus de rapprochement bancaire, xtraCHEF récapitule par défaut vos Impôts payés, Dépenses fiscales de l’employeur et Autres dépenses. Avant de choisir de résumer les paiements, réfléchissez également à la manière dont votre Gestion de paie Toast est financée et rapprochée :
   1. Si vous alimentez vos propres chèques, votre compte sera prélevé séparément pour chaque chèque, par publication. Dans ce cas, avoir seulement un sommaire de vos paiements pourrait compliquer le rapprochement de la paie.
   2. En revanche, si Toast finance vos chèques, votre compte ne sera prélevé qu’une seule fois par période. Ici, un résumé simplifierait le rapprochement de la paie.
6. Avant de quitter cette page, sélectionnez Enregistrer en haut de la page pour finaliser vos choix ici. Ensuite, terminez les étapes de la section Mapping de paie ci-dessous pour terminer la configuration.

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Mapping de la paie dans xtraCHEF

Le mappage de la paie dans xtraCHEF permet d’attribuer des codes GLG et des groupes de main-d’œuvre à tous les postes que xtraCHEF extrait de votre compte Gestion de paie Toast. Pour commencer, sélectionnez le bouton d’association de paie en bas ou en haut de l’icône engrenage > Configuration de la paie dans xtraCHEF. Remarque : Si vous avez apporté des modifications aux paramètres de cette page, sélectionnez Enregistrer avant de sélectionner Mappage de paie.

1. Il existe plusieurs catégories de mappage de la paie; naviguez entre elles en utilisant les onglets à gauche. Chacune de ces sections et chaque poste exige une description GLG, une classe (si activée à l’étape/page précédente) et un groupe de main-d’œuvre(si applicable). Ces éléments serviront à compiler l’écriture de journal de paie publiée dans votre logiciel de comptabilité et apparaîtront également dans votre Sommaire des opérations dans xtraCHEF.
   1. Cochez la case la plus en haut d’une catégorie (à côté de Poste ou Description) pour sélectionner automatiquement tous les articles de cette catégorie. Vous pouvez maintenant utiliser le menu déroulant Mettre à jour en bloc pour attribuer des descriptions, des classes et/ou des groupes de main-d’œuvre GLG à chacun des postes sélectionnés.
2. Sélectionnez une description GLGpour chaque élément. xtraCHEF prend en compte la section dans laquelle vous vous trouvez et l’élément que vous consultez, et essaie d’offrir la meilleure correspondance possible. Sélectionnez le GLG que vous jugez exact ou sélectionnezAfficher toutes les descriptions du GLGpour voir votre plan comptable complet.
   1. Vous pouvez sélectionner+ Ajouter code GLGpour ajouter un nouveau code directement à partir de ce menu. Il se synchronisera avec votre compte QuickBooks en ligne.
      
       
      
      
3. Si cette option est activée, attribuez une classe à chaque poste ou description.
4. Attribuer un groupe de travail. Vous n’avez qu’à affecter des groupes de main-d’œuvre aux postes qui constituent une dépense pour votre entreprise. La seule façon pour la main-d’œuvre d’apparaître dans le Sommaire des opérations de xtraCHEF et d’être prise en compte dans vos calculs des coûts primaires est de l’affecter à un groupe de main-d’œuvre.
   1. Vous pouvez sélectionner + Créer pour ajouter un groupe de main-d’œuvre directement à partir de ce menu. Il se synchronisera avec votre compte QuickBooks en ligne.
5. Sélectionnez Enregistrer lorsque chaque élément a des valeurs dans chaque menu déroulant.
6. Si vous avez plusieurs emplacements sous un même locataire (compte) et que vous avez terminé et enregistré la configuration de la paie pour un emplacement, vous pouvez copier votre travail vers un autre emplacement. Pour ce faire, revenez à la configuration de la paie depuis votre emplacement inachevé et sélectionnez Copier à partir de. Cela vous permet d’importer tout votre mappage d’un emplacement sélectionné vers l’emplacement actuel.
7. Vous avez maintenant configuré avec succès une intégration entre xtraCHEF, Gestion de paie Toast et QuickBooks en ligne.

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Ressources supplémentaires

• Associez les catégories de paie de Toast aux codes GLG de votre système comptable
• Gérer la synchronisation de la comptabilité salariale
• Obtenir de l'aide pour la synchronisation de la comptabilité salariale

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