Obtenir de l'aide pour synchronisation de la comptabilité paie

Dans cet article :

• Dépannage de base pour synchronisation de la comptabilité paie dans Toast Web
• Dépannage de base pour l’intégration de xtraCHEF et Gestion de paie Toast
• Messages d’erreur
• Ressources complémentaires

Dépannage de base pour synchronisation de la comptabilité paie dans Toast Web

J'ai essayé d'accéder à la fonction Synchronisation de la comptabilité dans Toast Web, mais je ne vois aucune des pages Comptabilité sous Finances.

Si vous recherchez les pages Finances ou Comptabilité dans Toast Web et que vous ne pouvez pas y accéder OU si vous sélectionnez Comptabilité dans la navigation de gauche dans Gestion de la paie et que vous recevez une erreur, vous n’avez potentiellement pas le rôle d’autorisation et/ou de sécurité adéquat. Contactez le propriétaire ou l’administrateur système de votre restaurant pour vous assurer que vous disposez à la fois :

• • Un compte Toast Web avec l’autorisation 8.1 Comptes financiers ET
  • Un compte Gestion de paie Toast avec le rôle de sécurité RH+.
  • Remarque : L’autorisation d’administrateur principal dans QuickBooks en ligne n’est requise que pour la connexion initiale. Une fois QuickBooks en ligne et Gestion de paie Toast connectés, les utilisateurs disposant de l'autorisation 8.1 et du rôle de sécurité RH+ peuvent accéder à la fonctionnalité Synchronisation de la comptabilité paie dans Toast Web.

Si vous savez que vous avez le bon rôle d’autorisation et de sécurité et que vous ne voyez toujours pas les pages Comptabilité dans Toast Web, contactez le service à la clientèle.

Pourquoi certaines écritures de journal de paie de mon calendrier d’activité sont-elles codées en rouge?

Occasionnellement, lorsque le système tente de synchroniser une écriture de journal, cela échoue et vous verrez une bannière rouge indiquant « des erreurs de synchronisation de paie ont été trouvées ». Tor résoudre la demande de la bannière d'« attribuer un GLG aux nouvelles catégories détectées pour une synchronisation réussie avec QuickBooks en ligne », procédez comme suit :

1. 1. Sélectionnez le jour dans le calendrier d’activité.
   2. Sélectionnez l’hyperlien dans la colonne Journal de paie pour toute synchronisation avec un statut Échec.
   3. Cela ouvrira les détails du journal de paie de cette journée, où vous pourrez sélectionner le lien pour affecter un GLG.
   4. Vous serez dirigé vers la page Affectations de paie de ce groupe. Repérez ici toute affectation de code GLG manquante; le menu déroulant sera vide à côté de la description du GLG et indiquera « Sélectionner un code GLG ». Vous pouvez facilement reconnaître combien de cessions sont nécessaires en cochant la note « X incomplet » dans chaque section.
   5. Sélectionnez un code GLG à partir de votre compte QuickBooks en ligne connecté pour qu’il corresponde aux charges et responsabilités liées à la paie. Utilisez l’association des catégories de paie de Toast aux codes GLG de votre système comptable pour voir les suggestions d’association recommandées.
   6. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire si chacun de mes emplacements utilise son propre code d’entreprise Gestion de paie Toast?

Tous les codes d’entreprise associés à votre groupe de gestion du TPV Toast sont disponibles pour la synchronisation avec QuickBooks en ligne.

Que faire si l’un de mes emplacements Gestion de paie Toast n’est pas associé à un Identifiant unique global (GUID) de restaurant?

La synchronisation de la comptabilité salariale n’est pas offerte aux anciens clients de Stratex qui n’utilisent pas le TPV Toast. Toutefois, tant que le code d’entreprise est associé à au moins un Identifiant unique global (GUID) de restaurant du TPV Toast dans un groupe de gestion, nous pouvons accommoder tous les groupes de paie et emplacements de ce code d’entreprise.

Que se passe-t-il si je traite la paie pour tous mes emplacements ensemble dans un seul groupe de paie?

Dans Synchronisation de la comptabilité salariale, vous avez le choix de comptabiliser la paie sous la forme d ' une somme de tous les emplacements ou de ventiler les emplacements au sein d ' un même groupe de paie pour les comptabiliser. Ce paramètre se trouve dans Toast Web en accédant à Finances > Comptabilité > Affectations de paie et en activant ou désactivant la Répartition par emplacement. Vous pouvez naviguer entre les groupes de paie à l’aide du menu déroulant en haut de cette page. Quel que soit le choix, une seule écriture de journal est comptabilisée pour ce groupe de paie.

J’utilise des classes dans mon compte QuickBooks en ligne, mais je rencontre des erreurs de synchronisation. Qu'est-ce qui pourrait causer ça?

Il y a un problème potentiel si votre compte QuickBooks en ligne comporte des classes configurées par poste plutôt que par lieu de travail. La synchronisation de la comptabilité paie est configurée par défaut pour synchroniser les emplacements avec les classes, de sorte que le système pourrait ne pas être en mesure de faire correspondre correctement les éléments. Il y a trois options ici :

1. 1. Réorganisez votre suivi des classes par emplacement plutôt que par postes.
   2. Mettez à jour votre compte QuickBooks en ligne pour utiliser le suivi par emplacement plutôt que par classe.
   3. Ignorer complètement le suivi des classes. Cependant, vous assumez le risque d’erreurs lors de la synchronisation.

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Dépannage de base pour l’intégration de xtraCHEF et Gestion de paie Toast

Pourquoi ne vois-je pas la paie dans le menu des paramètres (icône d’engrenage)?

Vous devez être client Gestion de paie Toast pour que ce paramètre apparaisse. Si vous utilisez Gestion de paie Toast et que vous ne voyez pas le paramètre Gestion de paie, contactez le service à la clientèle afin que nous puissions faire le lien entre Gestion de paie Toast et xtraCHEF.

Pourquoi le résumé des opérations n’affiche-t-il pas le coût de revient de base?

La main-d’œuvre n’apparaîtra dans le sommaire opérationnel que lorsque des groupes de main-d’œuvre auront été affectés.

Pourquoi dois-je choisir un fournisseur ou un client après avoir attribué un GLG?

En général, lorsque vous intégrez Gestion de paie Toast à votre système comptable dans xtraCHEF, vous associez vos données de paie à un code GLG de dépenses ou de responsabilité. Si vous préférez associer un code GLG pour les comptes fournisseurs ou les comptes clients, vous devrez également sélectionner un fournisseur correspondant dans QuickBooks en ligne.

Comment puis-je migrer ma synchronisation de la paie dans xtraCHEF vers la nouvelle synchronisation de la comptabilité paie dans Toast Web?

Vous n'êtes pas obligé de le faire, mais la nouvelle synchronisation de la comptabilité paie offre plus de fonctionnalités que la synchronisation de la paie xtraCHEF. N’oubliez pas que vous devez utiliser Gestion de paie Toast pour effectuer ces étapes. Pour migrer :

1. 1. Dans xtraCHEF, accédez à l’icône d’engrenage > Configuration de la paie > Synchroniser avec le système comptable.
   2. Désactivez le bouton de synchronisation de paie.
   3. Ouvrez maintenant Toast Web et allez à Finances > Comptabilité > Connexions dans le rail de navigation de gauche.
   4. Suivez les étapes de Commencer la synchronisation de la comptabilité salariale pour compléter l ' assistant d ' intégration.

Dois-je synchroniser mes données de paie avec ma plateforme comptable?

Non, vous pouvez choisir que les ventes soient uniquement enregistrées dans xtraCHEF. Accédez à l’icône d’engrenage > Configuration de la paie > Synchroniser avec le système comptable et désactivez l’option de synchronisation de la paie.

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Messages d'erreur - Dépannage spécifique pour synchronisation de la comptabilité paie dans xtraCHEF et Toast Web

Échec de la synchronisation du journal. Veuillez réessayer de Synchroniser avec QuickBooks en ligne.

• • • Contexte : Il s’agit d’un problème système générique qui peut survenir pour de nombreuses raisons, mais qui apparaît souvent lorsqu’une grande quantité de données est ajoutée en même temps.
    • Solution : Synchronisez chaque instance en même temps ou lancez une synchronisation manuelle.

L’écriture de journal que vous tentez de mettre à jour correspond déjà à une transaction bancaire dans QuickBooks en ligne. Pour mettre à jour cette entrée, vous devez d’abord dissocier la transaction du menu Opérations bancaires dans QuickBooks en ligne.

• • • Contexte : Il s’agit d’une mesure de sécurité QuickBooks en ligne qui ne permet pas de modifier des entrées déjà associées à d’autres entrées dans QuickBooks en ligne.
    • Solution : Accédez directement à votre compte QuickBooks en ligne. Accédez à la page Opérations bancaires et ne faites pas correspondre tous les articles correspondant à cette écriture de journal. Une fois terminée, revenez à Toast et lancez la synchronisation manuellement.

Le compte X n’existe pas dans QuickBooks.

• • • Contexte : Cela se produit lorsqu’un utilisateur a déjà attribué un code GLG à une ligne, mais que ce code GLG n’existe plus dans QuickBooks en ligne ou a été rendu inactif.
    • Solution : Réaffectez l’article de ligne (et tout autre article de ligne) qui a été précédemment attribué à ce code GLG. Une fois réaffecté à un autre code GLG, lancez une synchronisation manuelle.

La période d’abonnement est terminée ou annulée ou un problème de facturation est survenu : Vous ne pouvez pas ajouter de données à QuickBooks en ligne parce que votre période d’essai ou d’abonnement a pris fin, que vous avez annulé votre abonnement ou qu’un problème de facturation est survenu.

• • • Contexte : Cela se produit lorsque le compte QuickBooks en ligne n’est plus actif.
    • Solution : Résolvez ce problème directement avec QuickBooks.

L ' exercice comptable est clos. Txn date=xx/xx/xx est antérieure à la date de clôture du livre=xx/xx/xx.

• • • Contexte : Les périodes comptables (c.-à-d. les périodes fiscales) sont des segments de temps spécifiques (généralement des mois) utilisés par les entreprises pour suivre et déclarer les transactions financières. Les logiciels de comptabilité vous permettent de les verrouiller une fois la clôture du mois terminée, de sorte que vos données financières ne puissent être modifiées d’aucune façon puisqu’elles ont probablement été déclarées.
    • Solution : Accédez à votre compte QuickBooks en ligne et ouvrez/déverrouillez la période comptable afin de publier des écritures Toast dans cette plage de dates.

Erreur de validation de l’entreprise : Lorsque vous utilisez les comptes fournisseurs, vous devez choisir un fournisseur dans le champ Nom.

• • • Contexte : Les codes GLG ont différents types, dont les comptes fournisseurs. Lorsque vous utilisez un code GLG de ce type dans une écriture de journal, QuickBooks en ligne vous demande de sélectionner le fournisseur auquel cet article est associé.
    • Solution : Sélectionnez un fournisseur dans votre page Affectations GLG dans QuickBooks en ligne pour les codes GLG du type comptes fournisseurs.

Erreur de validation de l’entreprise : Lorsque vous utilisez Comptes clients, vous devez choisir un client dans le champ Nom.

• • • Contexte : Les codes GLG ont différents types, dont les comptes clients. Lorsque vous utilisez un code GLG de ce type dans une écriture de journal, QuickBooks en ligne vous demande de sélectionner le fournisseur auquel cet article est associé.
    • Solution : Sélectionnez un fournisseur dans votre page Affectations GLG dans QuickBooks en ligne pour les codes GLG du type comptes clients.

Le client X configuré pour le GLG X n’est pas disponible dans QuickBooks.

• • • Contexte : Si le client que vous avez initialement affecté à la correspondance des lignes n’existe plus dans QuickBooks en ligne, ce message apparaît.
    • Solution : Sélectionnez un autre client dans la page Affectations GLG QuickBooks en ligne.

Le fournisseur X configuré pour le GLG X n’est pas disponible dans QuickBooks.

• • • Contexte : Si le fournisseur que vous avez initialement affecté à l’association des postes n’existe plus dans QuickBooks en ligne, ce message apparaît.
    • Solution : Sélectionnez un autre fournisseur dans la page Affectations GLG QuickBooks en ligne.

Avertissement - La classe X n’est pas disponible dans QuickBooks.

• • • Contexte : Une classe est un terme utilisé dans QuickBooks en ligne pour catégoriser les transactions. Cette erreur apparaît lorsque la classe initialement attribuée n’existe plus dans QuickBooks en ligne.
    • Solution : Vous pouvez soit supprimer l’affectation de classe dans la page Affectations GLG, soit la changer en une autre classe.

Affectez un GLG aux nouvelles catégories dont la synchronisation avec QuickBooks a été réussie.

• • • Contexte : Lorsqu’une nouvelle dépense ou un nouveau passif est créé dans Gestion de paie Toast (comme un nouveau revenu ou une nouvelle retenue), un nouvel élément apparaîtra dans Synchronisation de la comptabilité paie.
    • Solution : Accédez à la page Affectations de paie et sélectionnez un GLG pour la nouvelle dépense ou responsabilité.

Toi et X y travailliez en même temps. X a terminé avant vous, donc votre travail n’a pas été enregistré.

• • • Contexte : QuickBooks en ligne ne permet pas à plus d'un utilisateur de modifier une seule transaction dans QuickBooks en ligne (ou Synchronisation de la comptabilité paie).
    • Solution : Communiquez avec l’autre utilisateur pour confirmer les modifications effectuées. Si nécessaire, réessayez votre travail à partir de la page Activité.

L’écriture de journal a été supprimée dans QuickBooks. Cette écriture de journal originale a été supprimée dans QuickBooks en ligne. La synchronisation avec QuickBooks en ligne publiera une nouvelle écriture de journal.

• • • Contexte : Afin d’éviter la répétition d’une action que vous avez annulée précédemment, la duplication d’une action ou toute autre activité indésirable, cet avertissement confirme que vous avez l’intention de publier une nouvelle entrée/une entrée supplémentaire.
    • Solution : Décidez de procéder à la publication ou à la clôture.

L ' écriture de journal a déjà été modifiée dans QuickBooks en ligne. Des modifications ont été apportées à cette écriture de journal dans QuickBooks en ligne. La synchronisation avec QuickBooks en ligne écrasera ces modifications.

• • • Contexte : Un utilisateur a modifié l’écriture de journal originale dans QuickBooks en ligne. Si vous le resynchronisez maintenant, il écrasera ces modifications. Cela permet d’éviter les activités indésirables (en supposant que l’utilisateur original ait probablement eu une bonne raison de modifier).
    • Solution : Vérifiez attentivement avant de continuer. Décidez de procéder à la publication ou à la clôture.

Le journal de paie est déséquilibré.

• • • Contexte : Les débits et les crédits d’une entrée ne correspondent pas. Il s’agit d’une erreur système.
    • Solution : Tentative de resynchronisation manuelle. Si cela échoue, contactez le service à la clientèle.

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Ressources supplémentaires

• Commencez la synchronisation de la comptabilité paie
• Associez les catégories de paie de Toast aux codes GLG de votre système comptable
• Gérer la synchronisation de la comptabilité salariale

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