Intégrer Gestion de la paie de Toast et xtraCHEF

Dans cet article :

• Résumé de l’intégration de Gestion de paie Toast + xtraCHEF
• Guide étape par étape de la configuration de la paie
  • Général
  • Synchroniser avec le système comptable
  • Mappage de la paie
  • Meilleures pratiques de configuration
• Synchronisation de la paie pour QuickBooks
  • QuickBooks en ligne
  • QuickBooks Desktop
• FAQ sur l’intégration de xtraCHEF et Gestion de paie Toast
  • Pourquoi ne vois-je pas la paie dans le menu des paramètres?
  • Pourquoi le sommaire des opérations n’affiche-t-il pas le coût de revient de base?
  • Pourquoi dois-je choisir un fournisseur ou un client après avoir attribué un GLG?
  • Dois-je synchroniser mes données de paie avec ma plateforme comptable?

Sommaire de l’intégration de Gestion de paie Toast + xtraCHEF

Remarque : Nous en sommes à l’étape bêta d’. Si vous cherchez à intégrer ces deux systèmes sans xtraCHEF, sélectionnez le lien pour découvrir la fonctionnalité et vérifier si vous êtes admissible à rejoindre la version bêta. Gardez à l’esprit que cette intégration inclut uniquement la synchronisation des données de paie.

Une fois configurées, vos données de Gestion de paie Toast peuvent être importées automatiquement dans xtraCHEF pour des rapports avancés et extraites vers votre logiciel de comptabilité (actuellement, les extractions de paie sont disponibles uniquement pour QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop). Cela élimine le besoin de saisie manuelle de données ou d’outils d’intégration tiers tout en réduisant les risques d’erreurs humaines.

La synchronisation avec xtraCHEF et votre logiciel de comptabilité vous fera gagner du temps (ainsi qu’à votre comptable ou teneur de livres) en publiant votre écriture de journal de paie dans votre logiciel de comptabilité le lendemain du traitement de votre paie. Cette intégration ajoute également une plus grande valeur à votre sommaire des opérations dans xtraCHEF.

Voyons comment ajouter et configurer cette nouvelle intégration.

Guide étape par étape de la configuration de la paie :

Cette vidéo explique comment intégrer xtraCHEF et Gestion de paie Toast en mappant les codes GLG et les groupes de main-d’œuvre à l’article de ligne Gestion de paie Toast.

1. Dans le coin supérieur droit de xtraCHEF, allez à l’icône d’engrenage > Configuration de la paie.
   1. Remarque : Cette intégration sera lancée automatiquement si vous utilisez Gestion de paie Toast et xtraCHEF. Si vous ne voyez pas l’option Configuration de la paie dans ce menu, veuillez contacter pour vous connecter.
2. Si vous avez déjà connecté vos comptes xtraCHEF et Gestion de paie Toast, l’écran de configuration de paie suivant s’affichera :
   
   
   
   
3. À partir de là, vous pouvez commencer la configuration générale, configurer votre synchronisation avec le système comptable et associer les codes GLG et les groupes de paie aux catégories de paie correspondantes. Effectuer ces actions finalisera la configuration dans votre compte. Continuez avec chaque section ci-dessous.

Généralités

Les sélections effectuées dans la section Configuration générale de la configuration de paie dictent la façon dont la paie doit être ventilée dans vos rapports Sommaires des opérations.
 

Étape 1 : Répartition des rapports

Pour terminer cette étape, vérifiez votre allocation de rapports.

Si vous traitez votre paie toutes les deux semaines ou tous les mois, choisissez Répartir sur la période de paie. Cela répartira les dépenses sur une période afin de mieux évaluer la santé de votre entreprise. Le montant distribué sera une moyenne par semaine pour la période de paie.

Si vous préférez que vos dépenses de paie apparaissent dans votre sommaire des opérations la semaine où elles ont été payées, choisissez plutôt le dernier jour de période de paie.

Remarque : Si votre fréquence de vérification est aux deux semaines et que vous sélectionnez Dernier jour de paie, une semaine semblera « plus lourde » que l’autre, car le total de la paie est entièrement attribué au dernier jour de votre période.

Étape 2 : Traitement par emplacement

Terminez ensuite le traitement de l’emplacement en faisant correspondre votre à son emplacement correspondant. Gestion de la paie de Toast utilise des groupes de paie pour regrouper et trier les employés à payer à différentes fréquences de paie et à partir de différents comptes de l’entreprise.

Le traitement des emplacements correspond à la manière dont vous traitez votre paie dans le système de Gestion de paie Toast, peu importe le nombre d’emplacements que vous possédez. Les groupes de paie de Gestion de la paie de Toast doivent être affectés à leurs emplacements correspondants dans xtraCHEF. Plusieurs groupes de paie peuvent se voir attribuer le même emplacement xtraCHEF, le cas échéant. Toutefois, un même groupe de paie ne peut pas être divisé en plusieurs emplacements xtraCHEF. Les écritures de journal seront créées pour chaque groupe de paie.

Synchroniser avec le système de comptabilité

Une fois votre configuration générale terminée, passez à la section suivante. Là, vous verrez les étapes et les champs suivants.
 

Étape no 3 Synchronisation de la paie

Si vous utilisez QuickBooks, l’activation du bouton de synchronisation de paie nous permet d’y publier les écritures de journal de paie. Si vous souhaitez importer vos données de paie dans xtraCHEF uniquement à des fins de production de rapports (c’est-à-dire de calcul du ) et que vous ne souhaitez pas que nous les publions dans votre logiciel de comptabilité, vous pouvez désactiver ce paramètre. Par défaut, les options suivantes apparaissent lorsque vous activez la synchronisation de la paie :
 

Étape 4 : Date de début

Lors de la connexion de votre compte Gestion de paie Toast à xtraCHEF, nous importerons automatiquement toutes les données de paie de l’année en cours. Dans de nombreux cas, vous avez déjà enregistré des cycles précédents dans votre système comptable et vous n’avez besoin que de nous pour commencer à enregistrer les écritures de journal dans votre système comptable à une date précise. Sélectionnez cette date ici.
 

Étape 5 : Publier par classe

Si le suivi des classes est activé dans votre logiciel de comptabilité et que vous souhaitez que nous attribuions une classe à vos écritures de journal de paie, activez cette fonctionnalité.​​​​​

La classe est une dimension qui peut être définie par l’entreprise et définie sur les transactions afin d’élargir les fonctionnalités et les informations du rapport. En savoir plus sur QuickBooks et sur le fonctionnement avec xtraCHEF .
 

Étape 6 : Date de publication des écritures de journal

De nombreux clients préfèrent dater leur écriture de journal de paie pour correspondre à la dernière date de la période de paie qu’elle représente, afin de respecter leur calendrier fiscal. Si vous préférez correspondre à la date du chèque, choisissez cette option.
 

Étape 7 : Résumés

Pour faciliter le processus de rapprochement bancaire, xtraCHEF récapitule par défaut vos impôts payés, dépenses fiscales de l’employeur et autres dépenses. Avant de choisir de résumer les paiements, il est important d’examiner comment votre Gestion de paie Toast est financée et rapprochée.

• Si vous alimentez vos propres additions, votre compte sera prélevé sur chaque addition séparément, par publication. Dans ce cas, seul un résumé de vos paiements pourrait compliquer le rapprochement de la paie.
• En revanche, si Toast finance vos additions, votre compte ne sera prélevé qu’une seule fois par période. Ici, un résumé simplifierait le rapprochement de la paie.

N’oubliez pas de sélectionner le bouton Enregistrer en haut de la page pour finaliser vos choix ici.

Mappage de la paie

Ensuite, vous devrez attribuer des codes GLG au mappage de paie, et les groupes de main-d’œuvre à toutes les lignes d’articles que xtraCHEF a extraites de votre compte Gestion de paie Toast. Pour commencer, sélectionnez Affichage de la paie.

Il y a plusieurs sections sur cette page et vous pouvez naviguer rapidement vers chacune d’elles en utilisant les onglets à l’extrême gauche. Chacune de ces sections, et chaque poste, nécessite une description GLG, une classe (si activée) et un groupe de travail (si applicable). Vous ne verrez la colonne Classe que si le bouton Publier par classe a été activé sur la page précédente. Ces éléments serviront à compiler l’écriture de journal de paie publiée dans votre logiciel de comptabilité et apparaîtront également dans votre sommaire des opérations dans xtraCHEF.

Note sur les descriptions du GLG

Les général (GLG) composent votre et servent à suivre facilement l’acheminement et l’origine de votre argent. En règle générale, les codes GLG sont également ventilés par type de compte, comme l’actif, le passif, les recettes, les capitaux propres, le coût des produits vendus (CPV) et les dépenses. Pour la configuration de la paie, vous travaillerez généralement avec vos comptes de passif, comptes de dépenses, comptes bancaires et autres comptes de retenue.
 

Remarque sur les groupes de main-d’œuvre

C’est une façon de classer différents postes ou types de dépenses dans votre paie. Par exemple, tous vos emplois horaires en salle (serveur, caissier, barman) peuvent faire partie du groupe de travail horaire en salle. Tandis que vos tâches horaires en cuisine (cuisinier à la chaîne, cuisinier préparateur, plongeur) peuvent être attribuées au groupe de travail horaire BOH.

Les impôts de l’employeur et tous les avantages sociaux qui constituent une dépense pour votre entreprise dans le cadre de votre travail seront également attribués à un groupe de travail dans xtraCHEF. Pour plus de commodité, nous avons fourni un ensemble de groupes de main-d’œuvre par défaut à cette fin.
 

Étape #8 Mappage

Dans cette section, il est essentiel de réfléchir aux descriptions du GLG et aux groupes de main-d’œuvre à associer à vos postes. Le montant de l’article sera publié dans la description du GLG que vous attribuez lorsque les écritures de journal sont transmises à QuickBooks. Lorsque vous sélectionnez une description GLG, vous remarquerez que de nombreuses lignes contiennent des suggestions. xtraCHEF prend en compte la section dans laquelle vous vous trouvez et l’article que vous consultez, et essaie d’offrir la meilleure correspondance possible. Sélectionnez le GLG que vous jugez exact ou, si vous êtes certain de l’exactitude de votre GLG, sélectionnez Afficher toutes les descriptions pour voir votre plan comptable complet.

Après avoir sélectionné le code GLG, attribuez un groupe de travail. De même, sélectionnez le menu déroulant. Sélectionnez ensuite le groupe de main-d’œuvre correspondant. Il vous suffit d’affecter des groupes de main-d’œuvre à des postes qui représentent une dépense pour votre entreprise.

La seule façon pour la main-d’œuvre d’apparaître dans le sommaire des opérations de xtraCHEF et d’être prise en compte dans vos calculs des coûts de revient de base est de l’affecter à un groupe de main-d’œuvre.

Remarque : Vous ne verrez la colonne Classe que si le bouton Publier par classe a été activé à la page précédente. Si cette option est activée, suivez les mêmes étapes pour vos cours. 

Meilleures pratiques

1. Familiarisez-vous avec vos codes GLG : Envisagez de lire et du grand livre général (GLG) pour vous familiariser avec les codes GLG et leur but. De plus, en examinant vos codes GLG et en réfléchissant à laquelle de ces options votre paie devrait également être publiée, vous simplifierez votre expérience de synchronisation de la paie.
2. Sélectionnez +Créer pour ajouter des groupes de main-d’œuvre : Par défaut, xtraCHEF crée des groupes de main-d’œuvre que vous pouvez utiliser pendant l’association de la paie. Si nécessaire, vous pouvez créer des groupes de main-d’œuvre supplémentaires à partir du menu déroulant de votre groupe en sélectionnant +Créer.
   
   
   
   
3. Utiliser une mise à jour en bloc : En cochant la case la plus en haut d’une catégorie (à côté de Poste ou Description), tous les articles de cette catégorie seront automatiquement sélectionnés. Vous pouvez maintenant utiliser le menu déroulant Mise à jour en bloc pour attribuer des descriptions GLG, des classes et/ou des groupes de main-d’œuvre à chacun des postes sélectionnés.
   
   
   
   
4. Copier vers d’autres emplacements : Si vous avez plusieurs emplacements sous un même locataire (compte) et que vous avez terminé et enregistré la configuration de paie pour un emplacement, vous pouvez copier votre travail vers un autre emplacement. Pour ce faire, revenez à la configuration de paie depuis votre emplacement inachevé et sélectionnez Copier à partir. Cela vous permet d’importer tout votre mappage d’un emplacement sélectionné vers l’emplacement actuel.
   
   

Synchronisation de la paie pour QuickBooks

Une fois la et l’ terminées, xtraCHEF pourra créer automatiquement les écritures de journal de paie selon le cadre que vous avez établi.
 

QuickBooks en ligne

Si vous utilisez la version en ligne de QuickBooks, vos synchronisations de paie seront extraites automatiquement. Vous pouvez surveiller ces écritures de journal et leurs synchronisations avec votre compte QuickBooks en ligne via le . 
 

QuickBooks Desktop

1. Si vous utilisez la version de bureau de QuickBooks, vos synchroniseurs de paie pourront être téléchargés via le . Pour télécharger ces fichiers, accédez au Moniteur de synchronisation et sélectionnez une date avec une étiquette de paie verte.
   
   
   
   
2. Ensuite, sélectionnez le montant de la paie pour afficher votre écriture de journal de paie dans xtraCHEF.
   
   
   
   
3. Enfin, sélectionnez Action. Vous y trouverez votre bouton Télécharger le fichier IIF QuickBooks Desktop.
   1. Si vous ne voyez pas le bouton Télécharger le fichier IIF QuickBooks Desktop, les téléchargements IIF pour les écritures de journal de paie pourraient ne pas être activés. Pour mettre à jour ces informations, veuillez communiquer avec l’équipe du service à la clientèle.
      
      
      
      
4. Une fois téléchargé, vous pourrez téléverser le fichier IIF QuickBooks Desktop directement dans votre compte QuickBooks Desktop et synchroniser les données de paie avec votre comptabilité.

FAQ sur l’intégration de xtraCHEF et Gestion de paie Toast

Pourquoi ne vois-je pas la paie dans le menu des paramètres?

Vous devez être client de Gestion de paie Toast pour que cela s’affiche. Si vous ne voyez toujours pas le paramètre Gestion de la paie, contactez l’équipe du service à la clientèle et demandez-nous de faire le lien entre Gestion de la paie de Toast et xtraCHEF.

Pourquoi le sommaire des opérations n’affiche-t-il pas le coût de revient de base?

La main-d’œuvre n’apparaîtra dans le résumé opérationnel que lorsque des groupes de main-d’œuvre auront été affectés. 

Pourquoi dois-je choisir un fournisseur ou un client après avoir attribué un GLG?

De manière générale, lors de l’intégration de Gestion de paie Toast à votre système comptable, vous associerez vos données de paie à un code GLG de dépenses ou de responsabilité. Si vous préférez associer à un code GLG pour les comptes fournisseurs ou les comptes clients, vous devrez également sélectionner un fournisseur ou un client correspondant dans QuickBooks.

Dois-je synchroniser mes données de paie avec ma plateforme comptable?

Non! Vous pouvez choisir que la paie ne soit versée que dans xtraCHEF. Vous n’avez qu’à désactiver l’option de synchronisation de la paie dans la configuration. 

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.