xtraCHEF : Codes du grand livre (GL)

Dans cet article :

• Notions de base du grand livre (GL)
• Synchronisez vos codes GL
• Créer des codes GL
• Gérez vos codes GL
• Importer des codes GL à partir de l'extraction de QuickBooks Online
• Importer des codes GL à partir de QuickBooks Desktop
• Créer des catégories d'achat à partir des codes GL

Dans le monde de la comptabilité, les codes du grand livre (GL) constituent votre (COA) et sont utilisés pour suivre facilement où va et d'où vient votre argent. En général, les codes GL se composent d'un code numérique et d'une description, par exemple, 1001 - Achats alimentaires. Cela vous permet, à vous, à votre comptable ou à votre expert-comptable de suivre rapidement où l'argent est dépensé et gagné.

Les codes GL sont également répartis par types de comptes tels que les actifs, les passifs, les revenus, les capitaux propres, le coût des produits vendus (CPV) et les dépenses. Une liste détaillée d'exemples se trouve ci-dessous.
 

Remarque : Les codes GL peuvent varier considérablement d'un restaurant à l'autre et vont de simples à assez complexes. Pour les restaurants qui construisent un nouveau plan comptable à partir de zéro, il est important de créer ce cadre selon vos besoins et votre fonctionnement.

Synchronisez vos codes GL

• Si vous avez déjà un plan comptable pour votre restaurant et que vous êtes un utilisateur de QuickBooks en ligne ou de bureau, vous pouvez synchroniser votre COA en vous connectant à xtraCHEF. Des instructions détaillées sur cette étape peuvent être trouvées ici : ou
• Si vous avez déjà un plan comptable pour votre restaurant et que vous n'utilisez pas QuickBooks pour la comptabilité, votre consultant en intégration peut le télécharger dans votre compte en votre nom. Vous pouvez également ajouter votre COA à xtraCHEF en créant des codes GL. Des instructions détaillées sur cette étape peuvent être trouvées ici :
• Si vous n'avez pas de plan comptable pour votre restaurant, vous pouvez en créer un au fur et à mesure en créant des codes GL. Des instructions détaillées peuvent être trouvées dans la section ci-dessous.

Créer des codes GL

Si vous n'utilisez pas QuickBooks, vous pouvez toujours créer ou ajouter un nouveau code GL. Pour continuer, veuillez compléter les étapes ci-dessous.
 

1. Sélectionnez le icône d'engrenage > codes GL dans le coin supérieur droit de xtraCHEF.
2. Pour créer un nouveau code GL, sélectionnez + Ajouter un code GL.
   
   
   
   
3. Cela vous invitera à attribuer des détails pour ce nouveau code GL. Attribuez un code GL et une Description pour continuer. Vous pouvez également indiquer le type de compte et si l'élément est taxable ou non ici également.
   1. Remarque : Code GL et Description sont des champs obligatoires. Si vous n'utilisez pas de système de codage numérique pour vos codes GL, vous pouvez simplement répéter la description dans les deux espaces.
      
      
      
      
4. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez + Ajouter. Si votre code GL est actif, vous le verrez immédiatement sur la page des codes GL. 

Gérez vos codes GL 

Parfois, les noms changent ou peut-être que vous avez discontinué un article d'inventaire et n'avez plus besoin du code GL associé. Pour apporter des modifications et des mises à jour à vos codes GL, retournez à la page des codes GL (icône d'engrenage > Codes GL) et sélectionnez le code que vous souhaitez modifier.

Sélectionnez un Code GL puis sélectionnez Modifier le code GL dans la barre de menu supérieure. 

Pour modifier le code, remplissez le formulaire avec vos nouvelles informations ou informations mises à jour. Si vous devez désactiver un code GL, il vous suffit de désélectionner la case à cocher Actif dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez également sélectionner Actions puis Désactiver sur la page des codes GL. Tous les changements prendront effet dès que vous sélectionnez Enregistrer.

Importer les codes GL à partir de l'extraction QuickBooks Online

1. Accédez à la page icône d'engrenage > Configuration du compte dans xtraCHEF.
2. Sélectionnez l'onglet Intégrations.
   1. Si vous ne voyez pas l'onglet Intégrations, soit QuickBooks n'est pas activé sur votre compte, soit vous avez une configuration que nous appelons "QuickBooks au niveau de l'emplacement."
      
      1. Si vous avez la configuration "QuickBooks au niveau de l'emplacement", vous avez plus d'un emplacement dans votre locataire xtraCHEF et vous utilisez un ou plusieurs fichier(s) QuickBooks. Au lieu de cela, accédez à icône d'engrenage > Emplacements. Sélectionnez un emplacement pour le rendre bleu, puis sélectionnez Modifier les détails de l'emplacement. Vous devriez voir un nom d'emplacement QuickBooks dans le champ Détails du compte si QuickBooks est correctement configuré.
3. Si QuickBooks a été correctement configuré, vous verrez un bouton Déconnecter de QuickBooks.
   1. Si vous ne pouvez pas voir QuickBooks dans la liste des intégrations, vous devez déconnecter et reconnecter QuickBooks avant d'importer des codes GL depuis QuickBooks.
      
       
      
      
4. Pour importer les codes GL, accédez à icône d'engrenage > Codes GL > Importer GL depuis QuickBooks Online > Importer.
5. Ensuite, sélectionnez les codes GL que vous souhaitez importer dans xtraCHEF.
6. Ensuite, sélectionnez le Importer bouton. Une fois terminé, tous les codes GL seront automatiquement importés dans xtraCHEF.

Importer les codes GL depuis QuickBooks Desktop

1. Dans xtraCHEF, sélectionnez l'icône d'engrenage > Configuration du compte et naviguez vers l'onglet Intégrations.
2. Ensuite, sélectionnez parmi les deux options sous Fréquence de synchronisation GL.
   • Intervalles définis : Cette option vous permet de définir la fréquence à laquelle xtraCHEF peut se synchroniser avec votre fichier QuickBooks Desktop.
   • À la demande : Cela vous permet de synchroniser votre GL QuickBooks avec xtraCHEF la prochaine fois que vous vous connectez à QuickBooks.
     
     
      
3. Après avoir fait une sélection, sélectionnez le Enregistrer bouton en bas de la page.
4. Enfin, vous devez synchroniser les codes GL avec xtraCHEF en exécutant le Web Connector dans QuickBooks Desktop. Ce processus inclut la sélection du fichier de facture .QWC et le bouton "Mettre à jour la sélection" dans le Web Connector.

Créer des catégories d'achat à partir des codes GL

Apprenez à créer des catégories d'achat à partir des codes GL existants dans votre compte xtraCHEF.

1. Naviguez vers l'icône d'engrenage > Codes GL.
2. Mettez en surbrillance le code GL pour lequel vous souhaitez créer une catégorie d'achat.
3. Sélectionnez le Action bouton dans le coin supérieur droit et sélectionnez Créer une catégorie d'achat.

Une fois terminé, le système créera automatiquement une catégorie qui peut être assignée aux éléments de ligne dans votre File d'attente des éléments de facture. Cela peut prendre 2 à 3 minutes pour créer et refléter la nouvelle catégorie.