xtraCHEF : Codes du grand livre général (GLG)

Dans cet article :

• Basiques du grand livre général (GLG)
• Synchroniser vos codes GLG
• Créer des codes GLG
• Gérer vos codes GLG
• Importer des codes GLG depuis l’extraction en ligne QuickBooks
• Importer des codes GLG depuis QuickBooks Desktop
• Créer des catégories d’achat à partir des codes GLG

Dans le monde de la comptabilité, les codes du grand livre général (GLG) composent votre plan comptable (CA) et servent à suivre facilement l’acheminement et le départ de votre argent. En règle générale, les codes GLG se composent d’un code numérique et d’une description, par exemple, 1001- Achats alimentaires. Cela vous permet, ainsi qu’à votre teneur de livres ou à votre comptable, de savoir rapidement où l’argent est dépensé et gagné.

Les codes du grand livre sont également ventilés par type de compte, comme l’actif, le passif, les recettes, les capitaux propres, le coût des produits vendus (CPV) et les dépenses. Une liste détaillée d’exemples se trouve ci-dessous.
 

Remarque : Les codes GLG peuvent varier considérablement d’un restaurant à l’autre et vont du simple au très complexe. Pour les restaurants qui construisent un nouveau plan comptable à partir de zéro, il est important de créer ce cadre en fonction de vos besoins et de votre fonctionnement.

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Synchroniser vos codes GLG

• Si vous avez déjà un plan comptable pour votre restaurant et que vous utilisez QuickBooks en ligne ou un ordinateur, vous pouvez synchroniser votre compte de résultat en vous connectant à xtraCHEF. Les instructions détaillées sur cette étape sont disponibles ici : Connexion de xtraCHEF et QuickBooks en ligne ou connexion de xtraCHEF et QuickBooks Desktop.
• Si vous avez déjà un plan comptable pour votre restaurant et que vous n’utilisez pas QuickBooks pour la comptabilité, votre consultant à l’intégration peut le téléverser dans votre compte en votre nom. Vous pouvez également ajouter votre CA à xtraCHEF en créant des codes GLG. Des instructions détaillées sur cette étape sont disponibles ici : Comment créer des codes du grand livre général.
• Si vous n’avez pas de plan comptable pour votre restaurant, vous pouvez en créer un au fur et à mesure en créant des codes GLG. Des instructions détaillées se trouvent dans la section ci-dessous.

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Créer des codes GLG

Si vous n’utilisez pas QuickBooks, vous pouvez toujours créer ou ajouter un nouveau code GLG. Pour continuer, veuillez compléter les étapes ci-dessous.
 

1. Sélectionnez l’icône engrenage > codes GLG dans le coin supérieur droit de xtraCHEF.
2. Pour créer un nouveau code GLG, sélectionnez + Ajouter un code GLG.
   
   
   
   
3. Cela vous invitera à attribuer des détails pour ce nouveau code GLG. Attribuez un code GLG et une description pour continuer. Vous pouvez également indiquer le type de compte et si l’article est taxable ou non ici.
   1. Remarque : Le code GLG et la description sont obligatoires. Si vous n’utilisez pas de système de codage numérique pour vos codes GLG, vous pouvez simplement répéter la description dans les deux espaces.
      
      
      
      
4. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez + Ajouter. Si votre code GLG est actif, vous le verrez immédiatement apparaître sur la page des codes GLG. 

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Gérez vos codes GLG 

Parfois, les noms changent ou peut-être avez-vous abandonné un article d’inventaire et n’avez-vous plus besoin du code GLG associé. Pour modifier et mettre à jour vos codes GLG, revenez à la page des codes GLG (icône engrenages > codes GLG) et sélectionnez le code que vous souhaitez modifier.

Sélectionnez un code GLG, puis sélectionnez Modifier le code GLG dans la barre de menu supérieure. 

Pour modifier le code, remplissez le formulaire avec vos informations nouvelles ou mises à jour. Si vous devez désactiver un code GLG, désactivez simplement la case Active dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez également sélectionner Actions, puis Désactiver sur la page des codes GLG. Toutes les modifications prendront effet dès que vous aurez sélectionné Enregistrer.

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Importer des codes GLG depuis l’extraction en ligne QuickBooks

1. Accédez à la page icône engrenages > Configuration du compte dans xtraCHEF.
2. Sélectionnez l’onglet Intégrations .
   1. Si vous ne voyez pas l’onglet Intégrations, soit QuickBooks n’est pas activé sur votre compte, soit vous avez une configuration que nous appelons « QuickBooks au niveau de l’emplacement ».
      
      1. Si vous utilisez la configuration « QuickBooks au niveau de l’emplacement », vous avez plusieurs emplacements dans votre locataire xtraCHEF et vous utilisez un ou plusieurs fichiers QuickBooks. Allez plutôt à l’icône engrenages > Emplacements. Sélectionnez un emplacement pour le bleuir, puis sélectionnez Modifier les détails de l’emplacement. Vous devriez voir un nom d’emplacement QuickBooks dans le champ Détails du compte si QuickBooks est correctement configuré.
3. Si QuickBooks a été correctement configuré, vous verrez un bouton Déconnecter de QuickBooks.
   1. Si vous ne parvenez pas à afficher QuickBooks à partir de la liste des intégrations, vous devez déconnecter et reconnecter QuickBooks avant d’importer des codes GLG à partir de QuickBooks.
      
       
      
      
4. Pour importer les codes GLG, accédez à l’icône d’engrenage > Codes GLG > Importer le GLG depuis QuickBooks en ligne > Importer.
5. Sélectionnez ensuite les codes GLG que vous souhaitez importer dans xtraCHEF.
6. Sélectionnez ensuite le bouton Importer . Une fois terminé, tous les codes GLG seront automatiquement importés dans xtraCHEF.

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Importer des codes GLG depuis QuickBooks Desktop

1. Dans xtraCHEF, sélectionnez l’icône engrenage > Configuration du compte et naviguez jusqu’à l’onglet Intégrations.
2. Ensuite, sélectionnez parmi les deux options sous Fréquence de synchronisation GLG.
   • Intervalles définis : Cette option vous permet de définir la fréquence à laquelle xtraCHEF peut se synchroniser avec votre fichier QuickBooks Desktop.
   • Sur demande : Cela vous permet de synchroniser votre QuickBooks GL avec xtraCHEF lors de votre prochaine connexion à QuickBooks
     
     
      
3. Après une sélection, sélectionnez le bouton Enregistrer au bas de la page.
4. Enfin, vous devez synchroniser les codes GLG avec xtraCHEF en exécutant le connecteur Web dans QuickBooks Desktop. Ce processus comprend la sélection du fichier .QWC de facture et du bouton « Mettre à jour la sélection » dans le connecteur Web.

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Création de catégories d’achat à partir des codes GLG

Apprenez à créer des catégories d’achat à partir des codes GLG existants dans votre compte xtraCHEF.

1. Accédez à l’icône engrenage > Codes GLG.
2. Mettez en surbrillance le code GLG pour lequel vous souhaitez créer une catégorie d’achat.
3. Sélectionnez le bouton Action dans le coin supérieur droit et sélectionnez Créer une catégorie d’achat.

Une fois terminé, le système créera automatiquement une catégorie qui pourra être affectée aux lignes d’articles de votre file d’attente Map Factures Articles. La création et la représentation de la nouvelle catégorie peuvent prendre de 2 à 3 minutes.

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