xtraCHEF : Premiers pas avec l’intégration de QuickBooks Desktop

 Dans cet article :

• Résumé de l’intégration de QuickBooks Desktop
• Configurer votre connecteur Web
  • Configuration d’extraction
  • Configuration du connecteur Web
  • Mots de passe et synchronisation
• Prochaines étapes
• Importer des fournisseurs depuis QuickBooks Desktop vers xtraCHEF
• Synchronisation des fichiers IIF
  • Télécharger le fichier IIF pour les écritures du journal des ventes
  • Télécharger le fichier IIF pour les écritures de journal de paie
  • Télécharger le fichier IIF pour les factures

Résumé de l’intégration de QuickBooks Desktop

Si vous utilisez QuickBooks Desktop pour votre comptabilité, xtraCHEF vous permet de transférer des factures et des écritures comptables vers votre compte QuickBooks Desktop après avoir effectué une synchronisation via le connecteur Web d’Intuit, simplifiant ainsi le flux de travail de vos comptes fournisseurs et vous faisant gagner un temps précieux.

Pour commencer, communiquez avec votre consultant à l’intégration xtraCHEF. Il configurera l’extraction de votre compte pour prendre en charge une connexion QuickBooks Desktop. Assurez-vous de noter le système d’exploitation de votre ordinateur (Mac ou PC) pour vous assurer que votre configuration est correctement configurée.

Remarque : Le connecteur Web d’Intuit n’est pas pris en charge sur les ordinateurs Mac OS. Pour obtenir des informations pertinentes sur les extractions QuickBooks Desktop pour les utilisateurs Mac, veuillez passer à la section Téléversements de fichiers IIF .

Remarque : Des erreurs d’échec de l’authentification de bureau QuickBooks peuvent se produire lors de la connexion du connecteur Web. Vous pouvez éviter cela en vous assurant que les étapes de configuration du compte sont respectées et que le fichier .QWC a été téléchargé. Cette erreur peut également être évitée en s'assurant que la personne qui a téléchargé le fichier .QWC est celle qui exécute le processus de configuration du connecteur Web.

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Configurer votre connecteur Web

Avec l’extraction QuickBooks Desktop activée dans votre compte, vous êtes prêt à commencer les étapes de configuration avec votre compte. Pour les utilisateurs de PC, cette intégration utilise le connecteur Web d’Intuit.

Le connecteur Web établit une connexion entre votre système de comptabilité de bureau et la plateforme en ligne de xtraCHEF. Cela permet de transférer automatiquement des données entre des applications Web et QuickBooks. Une fois votre intégration terminée, vous pourrez :

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Configuration de l’extraction

Pour commencer à configurer votre paramètre d’extraction dans xtraCHEF, accédez à l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de votre application xtraCHEF et sélectionnez Configuration du compte dans le menu déroulant.
  

Cela vous amènera à la page de configuration du compte . Ensuite, sélectionnez l’onglet Intégrations pour afficher les paramètres liés au connecteur Web QuickBooks :

Vous pouvez définir ici la fréquence à laquelle vous souhaitez synchroniser avec votre compte QuickBooks Desktop.

Les catégories de synchronisation applicables sont :
 

• Fournisseur : Lorsqu’il est synchronisé, xtraCHEF saisit les mises à jour de vos informations fournisseur, telles que le nom du fournisseur, son code fournisseur, ses adresses, etc.
• GLG : Lorsqu’il est synchronisé, xtraCHEF saisit les mises à jour de votre plan comptable et de vos codes du grand livre.
• Client : Cela vous permet de synchroniser ou de mettre à jour les informations du client.
• Mode de paiement : Cela vous permettra de synchroniser vos Modes de paiement et toute modification.

 
Vous pouvez établir une fréquence de synchronisation pour chacune de ces catégories en fonction de vos préférences et de la fréquence à laquelle vous avez l’intention d’exécuter les extractions. En choisissant de synchroniser à intervalles définis, vous définissez la fréquence à laquelle xtraCHEF peut se synchroniser avec votre fichier QuickBooks Desktop. En comparaison, la synchronisation à la demande vous obligerait à lancer manuellement une synchronisation dans xtraCHEF. 

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Configuration du connecteur Web
Sur votre page Intégrations, vous trouverez également un guide étape par étape pour configurer les synchronisations xtraCHEF avec votre compte QuickBooks Desktop via le connecteur Web d’Intuit.

Vous pouvez également consulter ces étapes ci-dessous.

Remarque : Avant de commencer, assurez-vous que votre niveau d’accès dans QuickBooks est celui d’un administrateur ou d’un administrateur et que vous êtes en mode utilisateur unique lorsque vous synchronisez des données à l’aide du connecteur Web.
 

1. Ouvrez QuickBooks Desktop et connectez-vous au fichier d’entreprise auquel vous souhaitez connecter xtraCHEF dans QuickBooks Desktop.
2. Assurez-vous d’avoir un accès administrateur au fichier de l’entreprise, et vous devriez être en mode utilisateur unique.
3. Sélectionnez le menu Fichier. Dans le menu déroulant, vérifiez si l’option « Mettre à jour les services Web » est disponible.
4. Si l’option n’est pas disponible, vous pouvez installer le connecteur Web ici (cela ne devrait prendre que quelques secondes!).
5. Téléchargez maintenant les fichiers QWC. Ces fichiers sont spécifiques à vos comptes uniques et peuvent être téléchargés via votre page Intégrations.
   • Pour la synchronisation des factures, des fournisseurs et du plan comptable, téléchargez le fichier de configuration .QWC de votre entreprise. (Le fichier QWC téléchargeable se trouve à l’étape 6 dans votre compte xtraCHEF)
   • Pour la synchronisation des journaux, téléchargez le fichier de configuration .QWC de votre entreprise. (Le fichier QWC téléchargeable se trouve à l’étape 6 dans votre compte xtraCHEF)
6. Dans l’application QuickBooks Desktop, allez dans fichier -> Mettre à jour les services Web. Le programme Connecteur Web QuickBooks s’ouvrira.

Vous pouvez maintenant commencer la configuration de votre connecteur Web QuickBooks! Pour commencer, ouvrez QuickBooks et votre connecteur Web. Ensuite, sélectionnez Ajouter une application.

Cela vous invitera à sélectionner et téléverser le(s) fichier(s) QWC que vous avez téléchargé(s) à l’étape 6. Sélectionnez le fichier, puis sélectionnez Ouvrir.

Ensuite, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous demander d’autoriser l’accès à xtraCHEF à vos données QuickBooks. Pour continuer, sélectionnez OK.  

En sélectionnant OK, une autre fenêtre contextuelle apparaîtra. Vous pouvez choisir parmi les trois dernières options selon vos préférences. Cependant, nous recommandons généralement de choisir la dernière option : Oui, toujours; autorisez l’accès même si QuickBooks n’est pas en cours d’exécution. Vérifiez ensuite que vous souhaitez autoriser l’accès de cette application à vos données QuickBooks. Sélectionnez Continuer une fois votre sélection effectuée.

En sélectionnant Continuer, une autre fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra pour vérifier votre sélection. Sélectionnez Terminé pour continuer.

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Mots de passe et synchronisation

L’étape suivante consiste à fournir votre mot de passe et à vous connecter au service en ligne de xtraCHEF. Dans la fenêtre de votre connecteur Web, entrez le mot de passe pour votre connexion xtraCHEF. Vous serez alors invité à enregistrer votre mot de passe. Choisissez Oui.

de passe

Si vous souhaitez que le connecteur Web se synchronise automatiquement à intervalles Ordinaires, cochez la case dans la colonne Exécution automatique et saisissez la fréquence en minutes.

Remarque : La fonction d’exécution automatique n’est active que lorsque le connecteur Web d’Intuit fonctionne. Lorsque le connecteur est fermé ou que l’ordinateur qui l’héberge est éteint, la fonction d’exécution automatique ne fonctionnera pas tant que le connecteur n’aura pas été rouvert.

Pour une synchronisation manuelle, cochez la case au début de la ligne et sélectionnez Mettre à jour sélectionné en haut. Cela commencera la synchronisation des données de xtraCHEF vers votre entreprise QuickBooks Desktop. En effectuant ces actions, vous verrez la progression de la synchronisation en temps réel sur votre écran.

xtraCHEF saisira votre plan comptable, vos codes du grand livre général et vos fournisseurs lors de la mise à jour sélectionnée pour la première fois.

Remarque :  À moins qu’une extraction IIF n’ait été activée dans votre compte, vos synchronisations des ventes et des factures seront des fichiers QWC distincts. Pour vous assurer que les deux synchronisations sont activées, répétez ces étapes en conséquence.

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Prochaines étapes

QuickBooks et Toast étant intégrés à votre compte xtraCHEF, il est maintenant temps de commencer la configuration des ventes. La configuration des ventes crée le cadre permettant à xtraCHEF de diviser automatiquement vos données de vente dans des rapports plus avancés et de transférer les écritures quotidiennes du journal des ventes vers votre fichier d’entreprise.

Pour en savoir plus sur cette prochaine étape, consultez la configuration des ventes de xtraCHEF.

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Importer des fournisseurs depuis QuickBooks Desktop vers xtraCHEF

Pour importer des fournisseurs de QuickBooks Desktop vers xtraCHEF :

1. Sélectionnez l’icône engrenage > Configuration du compte > Intégrations.
2. Sous Fréquence de synchronisation des fournisseurs, il y a deux options :
   1. Intervalles définis : Permet de définir la fréquence à laquelle xtraCHEF peut se synchroniser avec votre fichier QuickBooks Desktop.
   2. Sur demande : Les fournisseurs se synchroniseront avec xtraCHEF lors de votre prochaine connexion à QuickBooks.
3. Après une sélection, sélectionnez Enregistrer au bas de la page.
4. Vous devez exécuter le connecteur Web dans QuickBooks Desktop pour synchroniser les fournisseurs avec xtraCHEF. Cela inclut la sélection du fichier .QWC de facture dans le connecteur Web et du bouton Mettre à jour la sélection.

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Synchronisation des fichiers IIF

Remarque : Pour utiliser les synchronisations de fichiers IIF, l’équipe du service à la clientèle doit d’abord configurer votre extraction. Pour ce faire, veuillez contacter support@xtrachef.com.

Dans certains cas, le système d’exploitation de votre ordinateur peut exiger que les écritures de journal soient téléversées sous forme de fichier IIF. C’est généralement le cas si votre compte de bureau QuickBooks est hébergé sur un Mac OS

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Télécharger le fichier IIF pour les écritures du journal des ventes

Une fois votre extraction reconfigurée et la configuration des ventes terminée, vous pouvez télécharger les écritures de journal via votre onglet Synchroniser le moniteur.

1. Pour ce faire, sélectionnez Sync Monitor dans votre barre de navigation.
2. Votre moniteur de synchronisation affichera toutes vos ventes dans une vue calendrier. Pour télécharger une écriture de journal pour le téléversement IIF, sélectionnez une date dans votre calendrier. Sélectionnez ensuite le lien Ventes .
   
   
   
   
3. Cela vous permettra de prévisualiser l’écriture de journal dans xtraCHEF. Pour télécharger un fichier IIF de cette écriture de journal, sélectionnez Action > Télécharger le fichier IIF QuickBooks Desktop.
   
   
   
   
4. Une fois téléchargé, ce fichier peut ensuite être téléversé directement dans votre compte QuickBooks Desktop. Pour ce faire, ouvrez votre application QuickBooks Desktop. Sélectionnez ensuite Fichier > Utilitaires > Importation > Fichiers IIF.
   
   
   
   
5. Cela ouvrira votre fenêtre Importer un fichier IIF. Sélectionnez Importer IIF et choisissez le fichier IIF qui vient d’être extrait de votre moniteur de synchronisation xtraCHEF.
   
   
   
   
6. Enfin, prévisualisez l’écriture de journal dans QuickBooks Desktop et sélectionnez Enregistrer et Nouveau.
7. Cela terminera votre importation IIF et ajoutera l’écriture de journal à votre fichier d’entreprise QuickBooks.
   
   

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Télécharger le fichier IIF pour les écritures de journal de paie

Pour télécharger les écritures de journal de paie, accédez au Moniteur de synchronisation et sélectionnez le jour où l’écriture de paie apparaît. Si un message vous indique que l’IIF n’a pas été téléchargé, ne vous inquiétez pas. Tant que toutes vos catégories de paie sont associées à un code GLG, vous pouvez sélectionner l’entrée pour télécharger le fichier IIF. Une fois téléchargé, vous pourrez téléverser le fichier IIF QuickBooks Desktop directement dans votre compte QuickBooks Desktop et synchroniser les données de paie avec votre comptabilité.

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Télécharger le fichier IIF pour les factures

Pour extraire vos factures, recherchez celles marquées comme prêtes à extraire. Sélectionnez une facture et vous serez dirigé vers le Moniteur d’extraction.

Une fois sur place, procédez comme suit :

1. Dans le menu déroulant, sélectionnez Extraction IIF.
2. Sélectionnez Soumettre.
3. Sélectionnez Extraction à la demande pour obtenir les fichiers IIF des factures prêtes.
   
    

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