xtraCHEF : Payer les factures des fournisseurs avec Toast Bill Pay

Dans cet article :

• Consulter votre tableau de bord Toast Bill Pay
• Effectuer un paiement avec Toast Bill Pay
  • Payer plusieurs factures à la fois
• Consulter les factures avec paiements soumis
• Télécharger un rapport de factures
• Ressources complémentaires

Consulter votre tableau de bord Toast Bill Pay

1. Dans xtraCHEF, accédez à Tableau de bord sous Paiement des factures dans la navigation à gauche.
   
   
   
   
2. Les différentes tuiles de ce tableau de bord vous permettent d'identifier rapidement le montant dû à des fournisseurs spécifiques, votre montant total dû et toute erreur de paiement de factures que xtraCHEF a identifiée.
3. Sélectionnez l'> icône de caret dans l'une de ces tuiles pour être dirigé vers la page Factures. Des filtres seront pré-appliqués, donc cette page ne vous montrera que les factures qui font partie de la tuile que vous avez sélectionnée.
   1. Par exemple, sélectionner l'> icône de caret dans À payer cette semaine vous amènera à la page des factures avec un filtre date et statut pré-appliqué afin que vous puissiez voir les factures dont le paiement est dû cette semaine. Vous pouvez changer le Par fournisseur et le Par facture dans le coin supérieur gauche de cette page pour avoir une autre vue de ces données.
4. Sélectionnez les sections En retard, Traitement du paiement ou Paiement échoué (non affiché) de la tuile Aperçu pour voir quelles factures pourraient nécessiter votre attention de toute urgence.

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Effectuer un paiement avec Toast Bill Pay

1. Pour localiser une facture spécifique dans xtraCHEF, naviguez vers Factures sous Paiement de factures dans la navigation à gauche.
2. Il y a quelques filtres sur cette page pour vous aider à trouver une facture rapidement. Vous pouvez basculer entre Par fournisseur ou Par facture ou vous pouvez définir une plage de dates, un statut, ou un fournisseur. Vous pouvez même rechercher par fournisseur ou numéro de facture en utilisant la barre de recherche dans le coin supérieur droit.
   
   1. Remarque : Vous ne pouvez payer qu'une facture qui a été entièrement traitée et approuvée dans xtraCHEF. Toutes les factures qui n'ont pas été approuvées n'apparaîtront pas dans le module de Paiement de factures.
      
      
3. Si vous sélectionnez l'icône de caret v à gauche du nom d'un fournisseur, vous pouvez développer la liste pour voir des factures spécifiques de ce fournisseur. Sélectionnez l'élément de ligne avec la facture prévue. 
4. Sur cette page, vous pouvez voir plusieurs informations sur la facture et le fournisseur et consulter la facture elle-même.
   
   
   
   
5. Faites défiler vers le bas sur le côté gauche de la page. Dans le Détails du fournisseur tuile, il y a une case à cocher L'adresse de remise est la même que l'adresse du fournisseur. Si le paiement doit être envoyé à la même adresse que l'adresse du fournisseur, sélectionnez cette case. Si le paiement doit être envoyé à une adresse différente de l'adresse du fournisseur, entrez les informations d'adresse ci-dessous sans sélectionner la case.
6. En dessous, il y a une autre case à cocher : Envoyer la confirmation de paiement de mon fournisseur par e-mail. Si vous avez une adresse e-mail saisie dans le champ d'adresse e-mail de remise du fournisseur juste au-dessus et que vous sélectionnez cette case, xtraCHEF enverra un e-mail à cette adresse pour confirmer que votre paiement a été soumis.
7. Continuez à faire défiler vers le bas jusqu'à la tuile Détails du paiement. Faites un choix pour chacune des trois options ici : option de paiement, montant, et méthode de paiement. La section Mémo est facultative.
8. Une fois que vous êtes prêt à traiter ce paiement, sélectionnez le bouton Soumettre le paiement dans le coin supérieur droit. S'il est grisé et ne peut pas être sélectionné, examinez le panneau Détails du paiement et confirmez que vous avez fait une sélection pour les trois options.
9. Après avoir sélectionné Soumettre le paiement, une fenêtre contextuelle de Confirmation de paiement apparaîtra pour confirmer l'estimation du délai et le montant payé, entre autres choses. Vous pouvez sélectionner le lien hypertexte du numéro de facture pour consulter à nouveau les détails de la facture. Sinon, sélectionnez Facture suivante pour continuer à payer des factures ou sélectionnez le X dans le coin supérieur droit pour revenir à la page des Factures.
   
   

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<2>Payer plusieurs factures à la fois

1. Dans xtraCHEF, accédez à Factures sous Paiement de factures dans la navigation à gauche.
2. Si vous souhaitez payer toutes les factures dues cette semaine, sélectionnez Tableau de bord au lieu de Factures. Ensuite, sélectionnez le > icône de caret dans le panneau Dues cette semaine.
   1. Il y a quelques filtres sur cette page pour vous aider à localiser rapidement les factures. Vous pouvez basculer entre Par fournisseur ou Par facture ou vous pouvez définir une plage de dates, un statut, ou un fournisseur. Vous pouvez même rechercher par fournisseur ou numéro de facture en utilisant la barre de recherche dans le coin supérieur droit.
3. Utilisez les cases à cocher à gauche pour marquer chaque facture que vous souhaitez inclure dans le paiement groupé. Si vous sélectionnez le icône de caret v à gauche du nom d'un fournisseur (indiqué par la case à côté d'Exceptional Foods ci-dessous), vous pouvez développer la liste pour ne cocher que des factures spécifiques de ce fournisseur.
   1. Si vous sélectionnez la case à cocher la plus haute (indiquée par la flèche vers le bas ci-dessous), vous sélectionnerez toutes les factures sur cette page.
4. Une fois que toutes les factures souhaitées sont cochées, sélectionnez Payer.
   
   
   
   
5. Sur la page suivante, vous verrez vos factures à gauche. Vous pouvez ajouter un mémo ou supprimer une facture de ce paiement groupé en sélectionnant l'icône de poubelle. Vous souhaiterez peut-être également prendre note du temps de traitement du paiement en bleu en haut, le cas échéant.
6. Une fois que vous êtes prêt à effectuer un option de paiement et une méthode de paiement sur le côté droit. Cela fera passer le bouton Soumettre le paiement au bleu, alors sélectionnez-le pour continuer.
   
   
   
   
7. Après avoir sélectionné Soumettre le paiement, une fenêtre contextuelle de Confirmation de paiement apparaîtra pour confirmer l'estimation du délai et le montant payé, entre autres choses.

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Examiner les factures avec les paiements soumis

Après avoir payé vos factures, vous pouvez trouver un enregistrement de ces paiements en naviguant vers Factures > Paiement. Les mêmes filtres apparaissent sur cet onglet, donc filtrez vos données si nécessaire. Il existe différents statuts de paiement (Statut de paiement) qui apparaissent pour chaque facture :

• Planifié : Ce paiement est prévu pour commencer le traitement. Un paiement ne peut être annulé que s'il est dans cet état. Pour annuler un paiement, accédez à la facture, sélectionnez l'icône trois points à côté de votre paiement, puis sélectionnez Annuler le paiement.
• Traitement : Votre paiement est en cours, mais n'a pas encore été entièrement traité. Sélectionnez cette facture pour voir une estimation du délai de traitement du paiement de xtraCHEF. Ce paiement ne peut pas être annulé.
• Terminé : Le paiement de votre facture a été traité avec succès et reçu par le fournisseur. Des fonds ont été débités de votre compte ou de votre carte de crédit.
• Retourné : Votre paiement ne peut pas être traité et a été retourné. Cette facture apparaîtra dans la section Échec du paiement du tableau de bord Vue d'ensemble. Contactez support@xtrachef.com si vous avez besoin d'aide.
• Annulé : Le paiement prévu a été annulé, ou vous avez annulé votre transaction par carte de crédit. Aucun fonds n'a été déplacé.
  
  

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Télécharger un rapport de factures

1. Dans xtraCHEF, accédez à Factures sous Paiement de factures dans la navigation à gauche. À partir d'ici, vous pouvez rester sur l'onglet Factures pour voir les factures impayées, ou vous pouvez sélectionner l'onglet Paiements pour voir les factures payées.
2. Il y a quelques filtres sur cette page pour vous aider à localiser rapidement les factures. Vous pouvez basculer entre Par fournisseur ou Par facture ou vous pouvez définir une plage de dates, un statut, ou un fournisseur. Vous pouvez même rechercher par fournisseur ou numéro de facture en utilisant la barre de recherche dans le coin supérieur droit.
   1. Remarque : Tous les filtres que vous définissez seront appliqués aux données de votre rapport. Par exemple, si vous filtrez cette page pour deux fournisseurs, seuls ces fournisseurs et leurs factures associées apparaîtront dans le rapport.
3. Sélectionnez le bouton Télécharger pour recevoir un fichier avec les données dans les colonnes : Nom de l'emplacement, nom du fournisseur et type de paiement (ACH ou chèque), statut de la facture, numéro de facture, date d'échéance, montant dû et adresse du fournisseur.

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Ressources supplémentaires

• xtraCHEF : Commencez avec Toast Bill Pay
• xtraCHEF : Obtenez de l'aide avec Toast Bill Pay

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