礼品卡报告概览

本文内容：

• 礼品卡报告概览
• 开始之前
• 快速选择：我应该使用哪种礼品卡报告？
• 查找特定时间点（例如：年末）的礼品卡负债
• 导航至礼品卡报告
• 礼品卡报告一览
  • 顾客、礼品卡和忠诚度摘要
  • 卡片计数
  • 礼品卡交易摘要指标
• 礼品卡余额报告
• 礼品卡交易报告
• 礼品卡负债报告（多地点负债汇总）
• 无效礼品卡报告
• 电子礼品卡发送失败报告
• 将礼品卡报告与其他报告进行核对
• 术语表：礼品卡报告条款
• 为什么我的礼品卡报告无法加载或不显示数据？
• 常见问题解答
  • 我该如何获取年末（例如 12/31）的礼品卡负债报告？
  • “礼品卡余额”报告和“礼品卡负债”报告之间有什么区别？
  • 为什么我的礼品卡负债报告是空白的？
  • 礼品卡交易中的“作废兑换”是什么意思？
  • 我可以获取每张礼品卡的卡号及其当前余额的列表吗？
  • 我该如何查找客户声称从未收到的电子礼品卡？}}'
  • 我该如何在多门店餐饮集团中追踪礼品卡？
  • 如果我的 Toast 礼品卡模块被停用了怎么办？
• 相关文章

礼品卡报告概览

Toast Web 中的礼品卡报告会告诉您哪些礼品卡尚未兑换、其价值几何、使用情况如何，以及各门店之间应如何结算资金。如果您的会计师因税务申报或资产负债表需要“礼品卡负债报告”，他们想要的报告取决于他们要回答的问题——请参阅下方的“快速选择”表格。

注意：所有六份报告均位于 Toast Web 的 报告 > 付款 中。它们是根据您的礼品卡数据实时提取的——无需上传或发送任何内容。

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开始之前

适用于：启用了 Toast 礼品卡模块的 Toast Web。

所需权限：

• 4.4 礼品/奖励卡报告

您将完成以下任务：针对您的问题确定合适的礼品卡报告，按需提取时间范围，并理解每个字段的含义。

注意：如果您的 Toast 礼品卡模块已停用，则唯一可用的礼品卡报告是“礼品卡余额”报告。请参阅 无 Toast 礼品卡模块时的礼品卡负债，了解替代这些报告的手动工作流程。

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快速选择：我应该使用哪种礼品卡报告？

从您的会计师、店主或顾客提出的问题入手。下表的每一行都将该问题映射到最合适的报告。

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查找特定时间点的礼品卡负债（例如：年末）

若要获取截至特定日期的未结礼品卡负债（最常见的要求：12/31 用于年末税务/会计）：

1. 在 Toast Web 中，导航至 报表 > 付款 > 礼品卡负债。
2. 在报表顶部的日期范围选择器中，选择 自定义，并将 开始日期 和 结束日期 设置为同一天——例如，将两个日期都设置为 2025/12/31。
3. 选择 更新 以刷新报表。显示的 期末负债 数值即为您在该日期的礼品卡负债总额。
4. 如需为会计保存副本，请选择 电子邮件导出 并输入收件人的电子邮件地址。Toast 会将该报表以 Excel 文件形式发送至电子邮件。

预期结果：报表会显示您在所选单一日期当天的礼品卡负债总额。期末负债 数值即为提供给会计用于资产负债表快照的金额。

注意：此方法有效，因为“负债”报表是基于交易的——将自定义范围设为一天即可缩减为特定时间点的快照。

对于多门店餐饮集团，在选择 更新 之前，请确认报表顶部的门店下拉菜单已设置为您想要包含的门店（或所有门店）。

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导航至礼品卡报表

在 Toast Web 中，导航至 报表 > 付款。在左侧的报告导航菜单中，选择您想要查看的礼品卡报告。提示：在 Toast Web 搜索栏中输入报告名称（例如，礼品卡余额 或 礼品卡交易）以直接跳转至该报告。在任何礼品卡报告中，顶部的水平菜单让您可以快速切换到其他礼品卡报告。

您必须拥有 4.4 礼品/奖励卡报告 用户访问权限才能查看礼品卡报告。有关更多信息，请参阅 权限参考指南。

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礼品卡报告概览

Toast 中礼品卡活动的摘要视图存在于三个密切相关的地方：客户、礼品卡和忠诚度摘要报告（仅限单店）、每个礼品卡报告顶部的“卡片数量”小部件，以及负债报告顶部的“礼品卡交易”摘要指标。

客户、礼品卡和忠诚度摘要

此报告为您提供的信息：对于单店餐厅，这是查看单一总负债数字的最快方式——按实体礼品卡与电子礼品卡、净负债变化、期初负债和期末负债进行细分——以及任何奖励账户信息。

在 Toast Web 中，导航至 报告 > 营销 > 客户摘要。

卡片数量

此报告为您提供的信息：您 Toast 账户中每张激活和未激活礼品卡的实时数量，按卡片类型划分。

• 经典礼品卡：通过 Toast 的打印合作伙伴 eCard Systems 订购的所有已激活实体礼品卡的数量。
• 电子礼品卡：所有已激活数字电子礼品卡的数量。
• 导入的礼品卡：所有已导入的有效卡片数量。
• 无效卡片：已订购但尚未充值的实体卡（例如，等待出售的一盒空白实体卡）。

注意：统计礼品卡时的关键定义：

• 礼品卡 = 至少有一笔交易（销售、余额调整或导入）的所有卡片。即使余额为 $0，它们仍会被统计在内。
• 无效卡片与已停用的礼品卡不同。要了解如何重新激活已停用的礼品卡，请参阅 重新激活已停用的礼品卡。

礼品卡交易汇总指标

此报告为您提供的信息：选定日期范围内的礼品卡销售和兑换总额，以及该期间的期初和期末负债。此面板显示在“礼品卡交易和负债”报告的顶部。

• 销售总额
  • 充值金额：向礼品卡充值的交易（包括新卡销售和现有卡充值）。
  • 作废充值：已取消或作废的充值交易。
  • 调整余额：对卡内余额的手动调整（非销售或兑换行为）。
• 兑换总额
  • 兑换金额：顾客使用礼品卡支付订单的金额。
  • 已作废的兑换：随后被取消或作废的兑换。
• 负债净变动：所选期间内礼品卡负债总额的变动。计算公式为：总销售额 − 总兑换额。
• 期初负债：所选日期范围开始时未结清的礼品卡余额。
• 期末负债：所选日期范围结束时未结清的礼品卡余额。

注意：若要查找特定时间点（例如 2025年12月31日）的礼品卡负债，请使用自定义日期范围，并将开始和结束日期都设置为该日期。请参阅上方的 查找特定时间点的礼品卡负债。

重要提示：对于多门店客户，请在查看总计前确认您的门店下拉菜单选择准确无误。

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礼品卡余额报告

此报告为您提供的信息：“礼品卡余额”报告列出了每个有效的礼品卡账户及其当前余额。您可以使用它来查询单张卡片、将完整列表导出为 CSV，或调整特定卡片的余额。

注意：此报告忽略日期范围筛选器。它是实时的。如果您需要特定日期范围内的交易记录，请参阅“礼品卡交易”报告。

要筛选报告，请使用顶部的下拉菜单设置日期和/或地点（首次生成或导入礼品卡的地点）。更改选项后，选择 更新。要自定义可见列，请选择 显示/隐藏列 并选择要显示的列。

列定义（礼品卡余额）：

• 地点：首次生成或导入礼品卡的地点。
  • 电子礼品卡是在餐厅销售该卡时生成的。
  • Toast 订购/打印的实体卡是在下单的餐厅生成的，这可能与销售该卡的地点不同。
  • 非 Toast 订购/打印的卡必须导入到 Toast 中。它与导入该卡的地点相关联（无论是作为非激活卡还是激活卡）。
• 卡片 ID：礼品卡的辅助标识符。在两张礼品卡共享相同卡号的极少数情况下很有用。
• 账户 ID：储值卡的 ID。通常每张卡都是唯一的，但合并在一起的两张或多张礼品卡共享同一个账户 ID。例如，如果礼品卡 1234 和礼品卡 4567 合并，它们将开始共享同一个账户 ID。
• 经典卡？：如果为“是”，则该礼品卡为实体卡。如果为“否”，则该卡为电子礼品卡。
• 已停用？:如果为真，则该礼品卡已被停用。如果为假，则该礼品卡仍处于激活状态。

注意：可以重新激活之前已停用的礼品卡。选择一行礼品卡以打开“卡片详情”窗口，然后在“卡片详情”左上角选择 编辑 以打开一个下拉菜单，从中可以停用或重新激活该卡片。要了解更多信息，请参阅 重新激活已停用的礼品卡。

• 导入编号：在导入 Toast 之前分配给礼品卡的卡号。仅适用于在 Toast 之外创建或生成并随后导入的卡片。
• 卡号：每张礼品卡都有一个 Toast 分配的卡号，无论其是否为导入的。Toast 分配的卡号始终以 862 开头。
• 首次交易。日期：礼品卡上首次交易的日期。
• 初始金额 ($)：与礼品卡关联的初始金额。
• 最后交易。日期：礼品卡上最后交易的日期。
• 当前余额 ($)：礼品卡的当前余额。

如需从此报告中调整特定卡片的余额：

1. 选择您要更改的礼品卡行。
2. 在“卡片详情”弹出窗口的“交易”部分，选择 调整余额。

3. 在 金额 ($) 字段中，输入要添加到礼品卡的金额。如需扣除金额，请输入负值（例如 -5.00）。
4. 选择 保存。

预期结果：礼品卡的 当前余额 ($) 会立即更新，并且“礼品卡交易”报告中会出现一行余额调整记录，其 类型 = 调整余额。

注意：在“卡片详情”弹出窗口中，您还可以编辑卡片信息、客户信息和电子礼品卡信息。如需从 POS 而非 Toast Web 调整礼品卡余额，请参阅 查看或调整礼品卡余额。

如需导出报告，请选择列上方的下载图标（向下箭头）以下载 .csv 文件。

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礼品卡交易报告

此报告为您提供的信息：“礼品卡交易报告”显示您所选日期范围内的每笔礼品卡交易（销售、兑换、作废和余额调整），以及每笔交易对卡片余额的影响。

当您需要交易层面的历史记录（针对一张或所有卡片）而非当前余额时，请使用此报告。您可以在此处将导入的卡号与 Toast 卡号进行匹配、审计兑换活动并确认余额调整的结果。

如需自定义列，请选择 显示/隐藏列。列设置与“礼品卡余额报告”类似；有关列定义，请参阅上方的 礼品卡余额报告。

注意：与礼品卡相关的任何小费调整在此报告中显示为 作废兑换 类型。有关“作废兑换”含义的更多信息，请参阅术语表。

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礼品卡负债报告（多地点负债汇总）

此报告为您提供的信息：对于多门店餐饮集团，礼品卡负债报告会根据卡片负债所属门店（原始购买门店）与兑换价值的门店，追踪每一笔交易。使用此报告根据负债金额与兑换金额，审计各门店之间相互欠款的金额。

注意：兑换门店因接受原始门店的礼品卡并履行该负债，始终应获得相应金额的款项。

如需自定义列，请选择 显示/隐藏列。

列定义（礼品卡负债）：

• 受影响门店：按地点排序，以查看特定门店在特定时间点的未偿负债金额。
• 交易ID：交易的标识符。
• 原始账户ID / 当前账户ID：礼品卡账户ID。
• 卡号：每张礼品卡都有一个 Toast 分配的卡号，无论其是否为导入的。Toast 分配的卡号始终以 862 开头。
• 导入的卡号：如果卡片是导入的，则此处显示导入的卡号。
• 日期：交易日期。每个账户ID可能有（且通常会有）多个日期。
• 原始购买/充值门店：餐饮集团中最初接受该卡付款的门店。这是欠兑换门店款项的门店。
• 借方 ($)： 受影响门店所欠的金额。当受影响门店为购买地点时，您会看到一笔借方金额——这是该门店所欠的款项。
• 贷方 ($)：应付给受影响门店的金额。当受影响门店为兑换地点时，您会看到一笔贷方金额——这是应付给该门店的款项。
• 兑换门店：实际兑换礼品卡价值以购买商品的门店。

要将报告导出为 Excel 文件：

1. 选择报告顶部的 电子邮件导出。
2. 输入收件人（会计师、簿记员、店主等）的电子邮件地址。
3. 选择 提交 以发送报告。

预期结果：收件人将通过电子邮件收到以 Excel 附件形式发送的报告。由于该报告是交易级别的，收件人可以使用数据透视表按门店、日期或卡片进行汇总，以获得摘要视图。

注意：对于单店餐厅，礼品卡负债报告不是合适的工具。请改用“顾客、礼品卡和忠诚度摘要”报告——请参阅上方的 顾客、礼品卡和忠诚度摘要。

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未激活礼品卡报告

此报告为您提供的信息：“未激活礼品卡”报告列出了所有未售出的礼品卡编号——即已订购但尚未激活或充值的实体卡。使用此报告查看或编辑卡片详细信息、手动激活未激活的卡片，并检查库存以决定是否需要订购更多。

如需自定义列，请选择 显示/隐藏列。列定义与“礼品卡余额”报告相同——请参阅上方的 礼品卡余额报告。

要导出报告，请选择下载图标（向下箭头）以下载 .csv 文件。

注意：未激活的卡与已停用的卡不同。未激活的卡从未被售出；已停用的卡曾处于激活状态，后来被停用。要重新激活已停用的卡，请参阅 重新激活已停用的礼品卡。

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电子礼品卡配送失败报告

此报告为您提供的信息：“电子礼品卡配送失败”报告列出了所有发送至无效或无法送达的电子邮件地址的电子礼品卡。使用此报告查找客户未收到的电子礼品卡，更正收件人的电子邮件，然后重新发送该卡。

要访问此报告，请在 Toast Web 中导航至 报告 > 付款 > 电子礼品卡配送失败。

要按日期、时间或地点进行筛选，请使用下拉菜单并选择 更新。要自定义列，请选择 显示/隐藏列。

列定义（电子礼品卡配送失败报告）：

• 地点：首次生成礼品卡的地点。电子礼品卡是在餐厅销售时生成的。
• 电子邮件：礼品卡购买者的电子邮件。
• 购买者联系信息：购买者提供的联系信息。
• 卡金额：礼品卡上的原始金额。
• 配送尝试：电子配送尝试的日期和时间。
• “收件人”姓名：礼品卡收件人的姓名。
• “发件人”姓名：礼品卡发件人的姓名。
• 失败原因：礼品卡未能配送的原因（例如，电子邮件地址无效）。

若要使用更正后的电子邮件地址重新发送失败的电子礼品卡，请按照以下步骤操作：

1. 在 Toast Web 中，导航至 报告 > 付款 > 电子礼品卡配送失败。
2. 选择该订单，并为需要发送的电子礼品卡输入正确的电子邮件地址。
3. 完成后，选择 更新并重新发送电子邮件。

如需更多信息，请参阅 重新发送 Toast 电子礼品卡。

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核对礼品卡报告与其他报告

当“礼品卡负债”报告中的数字与“销售汇总”报告中的数字不符时，最常见的原因是收入确认的时间差异。

礼品卡销售额在销售时不会被确认为收入。相反，当顾客购买礼品卡时，该金额在您的账簿上作为递延负债存在——餐厅欠持卡人该金额的未来产品或服务。当礼品卡用于订单抵扣时，负债即被清偿（并确认收入）。

在 Toast Web 报告中，这意味着：

• 当礼品卡用于支付订单时，“销售汇总”报告会显示礼品卡兑换收入。它还在礼品卡购买当日将礼品卡销售额显示为递延收入（而非收入）——通常显示在“递延”或“礼品卡”行项目中。
• “礼品卡负债”报告跟踪递延部分：您承担的负债金额、某一时段内增加（售出）与兑换的金额，以及期末负债余额。

如果两份报告中同一日期范围内的礼品卡销售金额不一致，请检查：

• 两份报告是否筛选为相同的日期范围和相同的位置。
• 是否已计入作废和调整后的余额。作废交易在交易报告中显示为 Voided Add Value 或 Voided Redemption 行，并且它们会改变两份报告的数值。
• 直接从 Toast Web（而非 POS）进行的任何增加金额或余额调整都不会出现在“销售摘要”中，因为这些手动调整不是销售——它们是余额变动。

有关在 Toast 礼品卡模块停用时（在此情况下两份报告均不显示新活动）管理礼品卡负债的更多详细信息，请参阅 Gift Card Liability Without the Toast Gift Card Module。

对于已停用 Toast 礼品卡模块的餐厅，唯一可用的礼品卡视图是位于 Reports > Payments > Gift card balances 的“礼品卡余额”报告。无法从已停用模块的账户中得出负债总额——礼品卡必须在 Toast 之外手动跟踪。请参阅 Gift Card Liability Without the Toast Gift Card Module 以获取完整的手动跟踪工作流程。

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术语表：礼品卡报告术语

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为什么我的礼品卡报告无法加载或不显示数据？

如果您的礼品卡报告为空，或者在您预期有活动的日期范围内未返回任何交易，请按顺序检查以下内容：

1. 您处于测试模式。有效礼品卡在测试模式下不可见。确认测试模式已禁用。要了解具体方法，请参阅 测试模式概述。
2. 选择了错误的地点。对于多地点账户，地点下拉菜单的默认设置可能会排除卡片所在的地点。将下拉菜单设置为 所有地点（或正确的单个地点），然后选择 更新。
3. 日期范围排除了您的活动。礼品卡余额和未激活礼品卡是实时的，且忽略日期筛选器，但礼品卡交易和礼品卡负债受日期范围驱动。如果您将开始日期和结束日期都设置为同一天，且当天没有活动，则报告正确显示为空白。
4. Toast 礼品卡模块已停用。如果您的模块已关闭，礼品卡数据将不会实时提取。只有“礼品卡余额”报告会显示现有的卡数据；不会显示新的交易。请参阅 无 Toast 礼品卡模块时的礼品卡负债。
5. 所选时间窗口内无卡片活动。如果您是 Toast 的新客户，或者当月礼品卡业务较少，负债报告确实可能返回零交易。尝试扩大日期范围（例如，过去 365 天）以进行确认。
6. 您缺少该权限。如果没有 4.4 礼品/奖励卡报告 权限，礼品卡报告导航条目可能不会出现在您的菜单中。请参阅 权限参考指南。

如果以上方法都无法解决问题，请联系客户服务部。

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常见问题解答

如何获取年终（例如 12/31）的礼品卡负债报告？

其他提问方式：

• • “我需要一份 2025 年的礼品卡负债报告”
  • “我的年终未结礼品卡负债是多少”
  • “如何查看我在 2025 年 12 月 31 日的未结礼品卡负债？”
  • “我的会计需要一份 2025 年的礼品卡负债报告。”

要获取年终礼品卡负债，请运行“礼品卡负债”报告，路径为 报告 > 付款 > 礼品卡负债，并将自定义日期范围的开始和结束日期都设置为您的年终日期（例如，两个日期均设置为 2025 年 12 月 31 日）。期末负债值是提供给会计师的数字。请参阅上方的 查找特定时间点的礼品卡负债 以获取完整步骤。

“礼品卡余额”报告和“礼品卡负债”报告之间有什么区别？

“礼品卡余额”报告是每张有效礼品卡及其当前余额的实时明细列表，适用于查询单张卡片或将完整列表导出为 CSV 文件。“礼品卡负债”报告是一个基于交易的视图，它汇总了特定日期范围内的活动，并跟踪多地点的负债转移。如果您的会计师需要在年底获取一个总额，请使用“礼品卡负债”报告。如果您想获取每张卡的当前余额，请使用“礼品卡余额”报告。

为什么我的礼品卡负债报告是空白的？

您的礼品卡负债报告为空白，最可能是因为您的账户处于测试模式、多地点账户中选择了错误的地点、日期范围排除了您的活动，或者您的 Toast 礼品卡模块已停用。请参阅上方的 为什么我的礼品卡报告无法加载或不显示数据？ 以获取完整清单。

礼品卡交易中的“撤销兑换”是什么意思？

“撤销兑换”是指之前已应用的礼品卡兑换被取消的情况——例如，当使用礼品卡支付的订单被作废时。该金额会退回到礼品卡中，从而增加其当前余额。与礼品卡相关的小费调整也会在“礼品卡交易”报告中显示为“撤销兑换”行。

我可以获取每张礼品卡的卡号及其当前余额的列表吗？

可以。在“礼品卡余额”报告（报告 > 付款 > 礼品卡余额）中，选择列上方的下载图标（向下箭头）即可将报告下载为 CSV 文件。该 CSV 文件包含每张有效礼品卡的 卡号 和 当前余额 ($)，以及“礼品卡余额报告”部分中记录的其他列。

如何查找客户声称从未收到的电子礼品卡？

请检查 报告 > 付款 > 电子礼品卡配送失败 下的“电子礼品卡配送失败”报告——它列出了所有因电子邮件地址无效而被退回的电子礼品卡。您可以根据报告更正收件人的电子邮件地址并重新发送礼品卡。请参阅确切的重新发送点击顺序。如果电子礼品卡的配送未失败（即已送达，但客户找不到），请按日期或卡号在“礼品卡交易”报告中查找该交易。

我该如何追踪多地点餐厅集团的礼品卡？

使用“礼品卡负债”报告。它会追踪拥有卡片负债的门店（原始购买地点）和兑换价值的门店的交易，因此您可以审计每家门店欠其他门店的金额。兑换门店的款项始终由原始购买门店支付。请参阅上方的 礼品卡负债报告（多地点负债汇总）。

如果我的 Toast 礼品卡模块已停用怎么办？

如果您的 Toast 礼品卡模块已停用，则只有“礼品卡余额”报告会显示现有的卡片数据——不会记录任何新交易，您必须手动追踪兑换情况。有关手动工作流程，请参阅 没有 Toast 礼品卡模块时的礼品卡负债。

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相关文章

• 礼品卡常见问题解答
• 检查或调整礼品卡余额
• 重新激活已停用的礼品卡
• 导入礼品卡

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