发起退款

本文内容：

• 退款概览、权限和限制
• 找到要退款的账单
  • 通过 POS 机系统找到账单
  • 通过 Toast Web 找到账单
• 通过 POS 机系统发起信用卡或现金退款
• 通过 Toast Web 发起信用卡退款
• 对包含多笔付款的账单发起退款
• 公司账户、礼品卡和其他付款类型的退款事宜
  • 查看 Toast 收据中的退款
• 递延付款的退款事宜
• 退款报告
• 对同一账单发起多次退款

如果您使用的是 Toast 零售，并且客人想要退换已购单品，本文中的信息同样也适用。如要了解详情，请参阅这篇 Toast Central 文章： 《Toast 零售入门指南》。
 

退款概览、权限和限制

本视频解释了如何在 Toast Web 中发起退款、如何在 POS 机系统上发起退款以及如何在 Toast Web 报告中跟踪退款。
 

退款流程允许您使用 Toast POS 或 Toast Web 为客人办理退款， 并且仅支持对前几天的账单执行退款操作。撤销同一天的信用卡、现金或 Toast 礼品卡付款被视为作废（有关更多信息，请参阅）。 在系统捕获付款之前，您可以作废订单中的单品。系统捕获付款后，您必须对单品进行退款。在发起退款之前或之后，单品和账单不应再被作废。 

对于信用卡付款，当系统完成信用卡付款捕获流程后，付款会被视为已收取。作废的信用卡支付显示在“报告”>“现金和损失管理”>“作废的付款报告”中。

现金付款和 Toast 礼品卡付款会在当天营业结束时被视为已捕获。Toast 支持为每个餐厅配置餐厅打烊时间。打烊时间通常设置为您所在时区的凌晨 4:00。 

在员工可以发起退款之前，他们必须先获得找到账单和进行退款的权限。对于支持退款的付款类型以及何时可以办理现金和信用卡退款，还存在一些限制和建议。
 

退款处理时间可能会因金融机构而略有不同。通常，退款会在收到请求后的 2 到 5 个工作日内处理完毕。

在 Toast 中执行账单退款操作可能涉及各种工作流程，具体取决于您使用的是 Toast POS 还是 Toast Web。Toast POS 非常适合餐厅内交易和现金退款，而 Toast Web 则支持通过后端界面进行更详细的搜索和工作流程操作。

作废和退款之间有什么区别？

• 作废：在银行捕获付款之前撤销当天的付款。作废的交易将从系统中完全删除。如果交易在付款获得授权之前被作废，顾客将不会被收费；但他们的账单上可能会显示待处理的部分金额，具体视银行而异。 
• 退款：在账单已结后，针对已捕获的交易为顾客办理退款。处理退款通常需要 1-3 个工作日。
  
  

此外：

• 您可以对包含信用卡、现金或 Toast 礼品卡付款的账单进行退款。
• 您只能在 Toast POS 应用中对现金付款进行退款，但无法从 Toast Web 进行现金退款。
• 退款可能需要三到五个工作日才能完成，具体取决于相关的金融机构。
• 您可以在收到款项后的 90 天内发起退款。 
• Toast 支持部门强烈建议您在与收银机关联的 Toast POS 设备上发起现金退款。如此一来，退款便会出现在收银机的报告中（有关更多信息，请参阅）。 如果您在未与收银机关联的设备上发起现金退款，则不会生成记录退款情况的收银机报告。您的报告中将没有现金退款的记录。
• 员工仍然必须拥有查找账单的权限才能查找账单，并且仍然必须拥有作废/退款权限才能发起退款。如要了解有关权限的更多信息，请参阅。
• 退款处理通知将同时发送给商家和顾客，以确保信息公开和状态更新。我们通常会通过电子邮件向客人发送确认信息，告知他们退款已开始办理。

注意：如果您使用的是 Toast 零售，您可以按照本文中的说明通过您的 POS 设备或 Toast Web 找到账单以发起退款。如果需要将零售单品重新添加到您的库存中，您可以使用“快速编辑”功能相应地调整数量。

找到要退款的账单

要发起退款，您必须先在 Toast POS 或 Toast Web 上找到原始账单。  现金退款只能通过您的 Toast POS 设备进行退款，并且不能在 Toast Web 中进行退款。 


 

通过 Toast POS 找到账单

如果您使用的是 Toast POS，请先选择顶角的 Toast 徽标，直到出现 Toast POS 主屏幕，并且您已进入 Toast 应用的主菜单。在“经理活动”下，选择“查找账单并发起退款”。

系统将带您进入“高级账单搜索”屏幕。

要找到账单：

1. 在日历中选择“账单日期”。
2. 输入账单号码。
3. 选择“搜索”。

或者，如果账单是用信用卡支付的：

1. 选择“按信用卡查找”。
2. 输入信用卡卡号的最后四位数字并选择“搜索”。

通过 Toast Web 找到账单

要在后端中找到账单，请先登录 。

1. 导航到“付款”>“交易和退款”>“查找账单并发起退款”。
2. 要找到账单：
   1. 在日历中选择日期。
   2. 输入账单号码。
   3. 选择“搜索”。

或者，如果账单是用信用卡支付的：

1. 选择“按信用卡查找”。
2. 输入信用卡卡号的最后四位数字并选择“搜索”。

通过 POS 机系统发起信用卡或现金退款

有两种方法可以直接从 POS 机系统发起退款：

选项 1：
 

1. 找到账单后，选择“退款”并选择您所需的退款类型。
   • 按单品：适用于对特定单品和/或进行退款
   • 整个账单：适用于对账单上的所有单品进行退款
   • 仅小费：适用于仅退还部分或全部信用卡小费（不包括雇主保留的服务费）。 要同时退还酬金和小费，请使用“按单品”退款类型。
   • 仅税费：适用于仅退还账单的税费（例如，在组织属于免税组织的情况下）
   • 自定义金额：适用于退还账单中与单品、服务费或税费无关的特定金额（例如，我只想给这位客人退 50 美元）
     
     注意： 信用卡小费可以作为退款类型的一部分进行退款。如果您想将小费与要退款的单品、服务费或税费一并退还，则不受“仅小费”类型的限制。 
     
     
     
     
2. 按照选择所需退款类型后出现的窗口中的步骤进行操作。例如，如果选择了“按单品”退款，将出现一个新屏幕，提示您选择要为客人办理退款的单品。 您可以选择指定每个单品的退款数量。默认退款数量为全部数量。
   
   要启用“数量”字段，请先取消选中单品旁边的复选框，然后再重新选中。选中一个单品后，(-) 和 (+) 选项将出现在单品数量的两侧。您还可以手动输入要退款的数量（对于非整数数量的单品退款，需包含小数部分）。如果您输入的数量大于原始销售给客人的数量，您将看到一条错误消息，阻止您继续进行下一步操作。
3. 如果还要退还小费，请一并添加。原始小费金额将显示在方框下方。选择“下一步”。
   
   
   
   
4. 添加评论（可选）并选择“下一步”。 
5. 审核退款金额并选择“确认”。请注意，在未联系客户服务中心的情况下，退款无法撤销或更改。因此，请务必确认退款金额正确无误；如有误，请使用“返回”按钮进行必要的更改。 
6. 选择所需的收据选项。如果选择了“电子邮件或短信”，系统将弹出另一个界面，以便您输入客人的信息。请注意，如果通过 Toast Web 发起退款，则不会提供打印版收据。 
   
   
   
   
7. 选择“确定”即可退出。 

发起退款后，账单将保持已结状态，并且不会出现在“未支付的订单”报告中。 
 

选项 2：

注意：此工作流程不适用于受限账单。 受限账单是指已达到一定期限的账单，默认为 90 天。受限账单无法提取回 Toast POS 应用中并进行编辑。因此，如果账单时间超过 90 天，您便无法撤销付款。对于存在时间限制的账单，要发起退款，请联系 Toast 客户服务中心。

1. 找到账单后，选择“更新”。 
2. 选择“支付（美元）”按钮。 
   
   
   
   
3. 选择付款。 
4. 选择“退款”和您所需的退款类型。注意：如果您没有看到下图所示的“退款”选项，而是看到“作废”选项，这意味着付款尚未被捕获。请执行作废操作，而不是退款操作。  
   
   
   
   
   • 按单品：适用于对特定单品和/或进行退款
   • 整个账单：适用于对账单上的所有单品进行退款
   • 仅税费：适用于仅退还账单的税费（例如，在组织属于免税组织的情况下）
   • 仅小费：适用于仅退还部分或全部信用卡小费（不包括雇主保留的服务费）。 要同时退还酬金和小费，请使用“按单品”退款类型。
   • 自定义金额：适用于退还账单中与单品、服务费或税费无关的特定金额（例如，我只想给这位客人退 50 美元）
5. 按照选择所需退款类型后出现的窗口中的步骤进行操作。例如，如果选择了“按单品”退款，将出现一个新屏幕，提示您选择要为客人办理退款的单品。 您可以选择指定每个单品的退款数量。默认退款数量为全部数量。要启用“数量”字段，请先取消选中单品旁边的复选框，然后再重新选中。在“数量”字段中，设置要退款的数量。
6. 如果还要退还小费，请一并添加。原始小费金额将显示在方框下方。选择“下一步”。
7. 添加评论（可选）并选择“下一步”。 
8. 审核退款金额并选择“确认”。请注意，在未致电客户服务中心的情况下，退款无法撤销或更改。因此，请务必确认退款金额正确无误；如有误，请使用“返回”按钮进行必要的更改。 
9. 选择所需的收据选项。 如果选择了“电子邮件或短信”，系统将弹出另一个界面，以便您输入客人的信息。请注意，如果通过 Toast Web 发起退款，则不会提供打印版收据。 

发起退款后，账单将保持已结状态，并且不会出现在“未支付的订单”报告中。 

注意： 如果您在对包含多笔付款的账单进行退款时未指定退款金额，那么在之后针对该付款方式发起退款时，您必须使用自定义金额退款方法。例如，您要对包含两笔信用卡付款、金额为 40.00 美元的账单发起退款。您向其中一张信用卡退还了 15.00 美元，但未对另一张信用卡执行任何退款操作。要对另一张信用卡发起退款，您必须使用自定义金额退款功能。

通过 Toast Web 发起信用卡退款

要通过 Toast Web 发起信用卡退款，请按照以下步骤操作：

1. 在 Toast Web 中，导航至“付款”>“交易和退款”>“查找账单并发起退款”。
2. 选择“按信用卡查找”选项卡。然后，输入信用卡卡号的最后四位数字并选择“搜索”。
3. 找到信用卡交易后，选择“退款”并选择您所需的退款类型。
   • 按单品：适用于对特定单品和/或进行退款
   • 整个账单：适用于对账单上的所有单品进行退款
   • 仅小费：适用于仅退还部分或全部信用卡小费（不包括雇主保留的服务费）。 要同时退还酬金和小费，请使用“按单品”退款类型。
   • 仅税费：适用于仅退还账单的税费（例如，在组织属于免税组织的情况下）
   • 自定义金额：适用于退还账单中与单品、服务费或税费无关的特定金额（例如，我只想给这位客人退 50 美元）
     
     注意：  信用卡小费可以作为退款类型的一部分进行退款。如果您想将小费与要退款的单品、服务费或税费一并退还，则不受“仅小费”类型的限制。 
     
     
4. 按照选择所需退款类型后出现的窗口中的步骤进行操作。例如，如果选择了“整个账单”，系统将弹出一个新的界面，其中显示将要退款的内容，您可以根据需要勾选和取消勾选单品。 
5. 如果还要退还小费，请一并添加。原始小费金额将显示在方框下方。选择“下一步”。
6. 添加评论（可选）并选择“下一步”。 
7. 审核退款金额并选择“确认”。请注意，在未致电客户服务中心的情况下，退款无法撤销或更改。因此，请务必确认退款金额正确无误；如有误，请使用“返回”按钮进行必要的更改。 
8.  选择所需的收据选项。如果选择了“电子邮件或短信”，系统将弹出另一个界面，以便您输入客人的信息。请注意，如果通过 Toast Web 发起退款，则不会提供打印版收据。 
9. 选择“确定”即可退出。 

发起退款后，账单将保持已结状态，并且不会出现在“未支付的订单”报告中。

对包含多笔付款的账单发起退款

单品、整个账单和仅税费的退款金额可以按原始付款方式进行分配。每种付款类型的退款金额最多可以达到其原始付款金额。因此，如果客人用信用卡支付了 50 美元（含小费），则最高退款金额只能是 50 美元。 

在下面的示例中,正在为整个账单办理退款,因此屏幕将显示将获得退款的卡以及对应的退款金额。此外，您将能够为每张卡输入小费金额。

注意：退款金额不能分配给“其他付款类型”、公司账户或第三方礼品卡。退款金额只能通过 POS 机系统工作流程以现金的形式发放。

公司账户、礼品卡和其他付款类型的退款事宜

Toast 礼品卡：对于之前几天使用 Toast 礼品卡进行的付款，可以按照上述步骤进行退款。 

第三方礼品卡、公司账户和其他付款类型：付款必须作废才能撤销。这将导致账单重新打开，并且需要应用新的付款类型、作废单品、作废账单或应用折扣才能关闭账单。有关应用折扣的更多信息，请在此处查看： 。

查看 Toast 收据中的退款

退款信息打印在收据底部。

退款信息包括：

• 退款日期
• 退款单品和金额
• 退款总额
• 对于涉及单品或整个账单的退款，收到退款的付款类型

如需了解更多关于退款如何在报告中反映的信息，请访问。 

有关在 Toast 中发起退款的更详细指南，请查看我们的或访问我们的页面，以获取更多信息。

递延付款的退款事宜

递延付款是指在提供相关商品或服务之前收到的款项。换句话说，收入不在收到款项时确认，而是在相关义务履行或兑现时才确认。

常见的示例包括：

• 未来的订单（例如预付的餐宴费）：
  • 订单日 - 已付金额总计反映已付款，但销售额并未确认。小费 = 0 美元。
  • 履约日 - 收入已在“预收销售款”中确认，并且小费（如有）也已确认。
• 递延单品（礼品卡、代金券和公司账户积分）：
  • 出售时不计入净销售额。收入只在兑换时确认。
  • 在报告中，这些收入出现在销售摘要和会计概览的递延类别中。
• 提前收取的押金或款项（例如瓶子或容器的押金）：
  • 现金已提前收取，但收入只在押金未退还时才会被确认。
  • 如果顾客之后退回了物品，那么押金将被退还，而不会被算作销售收入。

由于递延付款在确认之前不计入销售收入，因此需要谨慎处理递延单品的退款事宜：

• 按单品退款或整个账单退款（推荐）：
  • 将退款直接与递延单品相关联。
  • 确保报告准确无误，因为该单品从未计入已确认的销售收入中。
• 按自定义金额退款（不推荐）：
  • 从已确认的销售收入中扣除，即使递延单品从未包含在销售记录中。
  • 未正确处理相关税费，因为它与单品的税务配置无关。
  • 这可能导致报告不准确和对账问题。

递延单品的退款类型指导：

• 按单品：对特定单品或强制酬金/雇主保留的服务费进行退款时使用。
• 整个账单：对账单上的所有单品（包括递延单品）进行退款时使用。
• 仅小费：仅用于对于信用卡小费（不适用于递延单品）进行退款。
• 仅税费：仅在进行退税（例如，针对免税客户）时使用。
• 自定义金额：避免用于递延单品，因为这会错误降低销售额且不考虑税费因素。

退款报告

无论您是在 Toast Web 还是 POS 机系统上发起退款，报告都是一样的。  导航到“报告”>“销售摘要”。销售数据加载完毕后，您将看到包括当天所有已发起退款在内的净销售额。

对同一账单发起多次退款

如果您已经针对账单的付款交易发起过部分退款，并且需要将更多或所有剩余金额退给客人，请联系客户服务中心协助办理。