上次更新时间：2026年9月10日 11:49
新员工报告是一项联邦强制要求的报告，旨在将员工和雇主相关信息传达给相应的州政府机构。此报告中的信息构成了全国新员工名录。除其他事项外，儿童抚养费执行办公室 (OCSE) 使用此数据库在儿童抚养费案件中查找父母。对雇主而言，一个潜在的好处是减少和防止欺诈性的失业救济金和工伤赔偿金支付。从 OCSE 了解更多信息。
Toast Payroll 代表您每月两次提交此报告。顺便提一下，不报告新员工的雇主可能会面临处罚。联邦法律规定，对于未报告的情况，州政府处以的罚款每名新员工不得超过 25 美元，除非雇主与员工之间存在串通，在此情况下，每名新员工的罚款不得超过 500 美元。也可能处以非金钱性的民事处罚。
Toast Payroll 批量归档并发送这些报告，但目前没有客户副本。不过，您可以联系我们以确认您的新员工已完成报告。
重要的是，如果员工没有 SSN，Toast Payroll 将不会把该员工包含在报告中。在此情况下，个人纳税人识别号码 (ITIN) 和永久居民（绿卡）号码 不能替代 SSN。查看 Toast Payroll：获取有关社会安全号码的帮助，以添加 SSN 或验证您 Toast Payroll 数据库中的 SSN。
如果新员工没有 SSN，或者是持签证的非美国居民（非居民非公民）员工，他们可以填写 社会安全表格 SS-5，致电 1-800-772-1213，或前往当地社会安全局办公室申请 SSN。雇主需在个人收到 SSN 之日起 20 个日历日内报告该新员工。了解更多信息请点击 此处。
根据 OCSE 的规定，联邦法律要求新员工报告必须包含每位新员工的 7 项不同要素：
部分州可能有额外要求，具体可在此处 查看。Toast Payroll 会根据系统中的信息，代表您向所有 50 个州及哥伦比亚特区提交报告。温馨提示：没有社会保障号码（SSN）的员工不包含在此报告中。
Toast Payroll 同样要求每位新员工提供出生日期以完成新员工报告，即使在出生日期并非联邦强制要求项目的州也是如此。如果 Toast Payroll 中缺少新员工的出生日期，该员工将不会被包含在提交给州政府的新员工报告中——这可能导致收到员工缺失通知、报告延迟或面临处罚。请确保在下一个报告周期之前输入每位新员工的出生日期。
此内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他任何专业建议。 请联系律师或其他专业人士以获取建议。