Gérer la synchronisation de la comptabilité paie

Dans cet article :

• Navigation de synchronisation de la comptabilité dans Toast Web
  • Page d’activité
    • Affecter une alerte GLG
  • Affectations de paie
  • Page Connexions
    • Comptes connectés
    • Onglet Codes GLG
    • Onglet Classes
  • Page Paramètres de paie (Paramètres du compte)
• Initier une synchronisation manuelle dans Toast Web
  • Une paie
  • Paies multiples
• Synchronisation de la comptabilité dans xtraCHEF
• Comment fonctionne la synchronisation de la comptabilité salariale dans xtraCHEF ou Toast Web
• Rapprocher les données de paie Toast dans xtraCHEF ou Toast Web
• Rapprocher les données de synchronisation de la comptabilité salariale dans QuickBooks en ligne
• Ressources complémentaires

Navigation de synchronisation de la comptabilité dans Toast Web

Dans Toast Web, il y a quatre pages pour la synchronisation de la comptabilité paie. Accédez à Produits financiers > Comptabilité et sélectionnez une page ci-dessous :

• Activité
• Affectations de paie
• Connexions
• Paramètres de paie

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Page d’activité

Cette vidéo traite du calendrier des activités comptables et de la manière dont vous pouvez surveiller les synchronisations avec QuickBooks en ligne.

Cette page offre une vue de calendrier qui affiche chaque événement de synchronisation, qu'il soit réussi ou non. Utilisez les menus déroulants dans le coin supérieur droit pour filtrer par groupe de paie et par emplacement. Vous pouvez afficher plusieurs groupes de paie et emplacements à la fois.

Si une erreur nécessitant votre attention existe, vous verrez une bannière en haut de cette page avec une action à effectuer. Cela peut se produire lorsque vous avez des problèmes de GLG, de mappage, de connexion ou de synchronisation. Il est important de traiter ces mesures afin de synchroniser avec succès vos données Toast vers QuickBooks en ligne. Pour en savoir plus sur les erreurs de synchronisation de la comptabilité salariale, consultez Obtenir de l'aide pour la synchronisation de la comptabilité salariale.

Sélectionnez une date pour ouvrir les détails de toutes les synchronisations survenues ce jour-là.

• Lorsqu’une écriture de paie est synchronisée avec le compte QuickBooks en ligne connecté, elle apparaît en vert dans cette vue de calendrier.
• Les synchronisations infructueuses des écritures de paie apparaîtront en rouge et afficheront un point rouge dans le coin supérieur droit de la journée dans le calendrier.
  • Lorsque cela se produit, le ou les contacts financiers de votre restaurant recevront un courriel contenant plus de détails et un chemin pour corriger le problème. Par exemple, un nouvel article de ligne peut ne pas avoir de code GLG attribué, le courriel vous dirigera donc vers la page de correspondance du GLG.

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Affecter une alerte GLG

Occasionnellement, vous pourriez ouvrir une journée et voir une case rose indiquant « X erreurs de synchronisation de paie détectées ». Le système vous demandera d’attribuer un GLG aux nouvelles catégories détectées pour une synchronisation réussie avec QuickBooks en ligne. Pour ce faire :

1. Sélectionnez l’hyperlien dans la colonne Journal de paie pour toute synchronisation avec un statut Échec.
2. Cela ouvrira les détails du journal de paie pour cette journée. Dans la case rose de cette page, sélectionnez le lien pour affecter un GLG.
3. Vous serez dirigé vers la page Affectations de paie de ce groupe. Recherchez ici les affectations de codes GLG manquantes; elles auront un menu déroulant vide à côté de la description du GLG. Vous pouvez facilement reconnaître le nombre d’affectations nécessaires en cochant la note incomplète X dans chaque section.
4. Sélectionnez un code GLG correspondant à la dépense ou au passif de paie. Sélectionnez Enregistrer.

Voir plus d’étapes de dépannage dans Obtenir de l’aide pour la synchronisation de la comptabilité salariale.

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Affectations de paie

Les fonctionnalités de cette page sont utilisées lors de l ' intégration de la synchronisation de la comptabilité salariale pour associer vos dépenses et engagements au titre de la paie à vos comptes QuickBooks en ligne du grand livre, mais elles sont également utilisées lors de l ' association des nouvelles dépenses et engagements au titre de la paie et du dépannage des erreurs. Utilisez l’association des catégories de paie de Toast aux codes GLG de votre système comptable pour voir les suggestions d’association recommandées.

• Sélectionnez un groupe de paie dans le menu déroulant en haut à droite pour afficher les codes GLG de cet emplacement.
• Sélectionnez l’icône d’engrenage pour accéder à la page Paramètres de paie et mettre à jour la façon dont votre synchronisation se produit.

Si un poste n’a pas de code GLG attribué, ouvrez le menu déroulant Sélectionner un code GLG et choisissez un code dans votre logiciel QuickBooks en ligne. Si vous ne voyez pas le code GLG prévu dans la liste suggérée, sélectionnez Afficher tous les types de GLG pour ouvrir votre plan comptable complet. Vous pouvez également sélectionner + Ajouter code GLG pour créer et ajouter instantanément un nouveau code dans QuickBooks en ligne.

En haut de cette page, il y a un commutateur vers Répartition par emplacement. Cette fonctionnalité est utile pour les utilisateurs de QuickBooks en ligne qui ont des classes activées et qui ont plus d’un emplacement lié à chaque groupe de paie.

Si la page est vide, une paie n’a pas encore été publiée à partir de ce groupe de paie (ou une synchronisation manuelle doit encore avoir lieu).

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Page Connexions

Utilisez cette page pour gérer la connexion entre Toast et QuickBooks en ligne. Les groupes de paie sans emplacement Toast Web peuvent toujours se connecter à QuickBooks en ligne. Remarque : Si vous recherchez les relations de correspondance entre les dépenses/passifs liés à la paie et les comptes QuickBooks en ligne du grand livre, accédez plutôt à la page Affectations de paie.

En ce qui concerne la relation entre QuickBooks en ligne et les groupes de paie :

• L’idée de base est qu’un compte QuickBooks en ligne reflète généralement le compte bancaire d’un FEIN. 
• Certains clients ont plusieurs groupes de paie rattachés au même compte bancaire. Par conséquent, plusieurs groupes de paie peuvent être attribués à un seul compte QuickBooks en ligne. Inversement, vous pouvez avoir des comptes bancaires distincts pour chaque groupe de paie, de sorte que vous aurez de nombreux comptes QuickBooks en ligne.

Il y a trois onglets sur la page. Examinez chacune d’elles ci-dessous.

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Onglet Comptes connectés

Lorsqu’une paie a été soumise et synchronisée avec QuickBooks en ligne, les écritures apparaîtront ici triées selon votre compte QuickBooks en ligne. Affichez rapidement ici le statut de la connexion et les groupes de paie associés.

• Prenez note du champ Statut de connexion QuickBooks ici. Il doit lire Connecté.
• Sélectionnez le crayon de modification pour connecter ou déconnecter des groupes de paie de ce compte QuickBooks en ligne.
• Sélectionnez le menu trois points (débordement) pour renouer ou rétablir la connexion. Vous devrez peut-être effectuer cette opération en cas d’interruption de facturation, lorsque certaines erreurs QuickBooks en ligne se produisent ou lorsque vous modifiez vos identifiants QuickBooks en ligne (courriel et/ou mot de passe).

Si vous souhaitez lier un nouveau compte QuickBooks en ligne à Gestion de paie Toast, allez à Produits financiers > Comptabilité > Connexions et sélectionnez Ajouter un compte QuickBooks en ligne.

Si cette page est vide, une paie n’a pas encore été publiée à partir de ce groupe de paie (ou une synchronisation manuelle doit encore avoir lieu).

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Onglet Codes GLG

Le cas échéant, commencez par sélectionner un compte QuickBooks dans le menu déroulant en haut à gauche pour trouver la liste des codes GLG dans votre compte QuickBooks en ligne. Utilisez le menu déroulant Afficher pour afficher Active uniquement, Inactif uniquement ou Tous les codes GLG (la valeur par défaut est Active uniquement). Utilisez ensuite la barre de recherche pour trouver rapidement le code ou le type de compte dont vous avez besoin. 

Chaque colonne contient des informations importées de votre compte QuickBooks en ligne. Vous pouvez sélectionner le crayon de modification pour mettre à jour un code GLG ou ses propriétés; cela mettra également à jour le code dans votre compte QuickBooks en ligne. De même, sélectionnez + Ajouter code GLG pour créer un nouvel élément dans Toast et QuickBooks en ligne. Si vous avez de nouveaux codes GLG dans votre compte QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement les introduire dans Toast en sélectionnant Synchroniser à partir de QuickBooks en ligne.

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Onglet Classes

Un troisième onglet pourrait également apparaître sur cette page si votre entreprise a des classes configurées dans QuickBooks en ligne. Cette page utilise les mêmes fonctions que l’onglet Codes GLG, vous permettant ainsi de retrouver facilement vos classes et de modifier leurs propriétés. Toutes les modifications apportées à vos classes dans Toast Web seront synchronisées avec votre compte QuickBooks en ligne.

Le suivi par classe est une option pour les clients qui utilisent QuickBooks en ligne. Les classes sont différentes des codes GLG et sont généralement utilisées par des clients ayant plusieurs emplacements. Visitez Commencez avec le suivi par classe (lien externe) pour plus de détails.

Il y a un problème potentiel si votre compte QuickBooks en ligne comporte des classes configurées par poste plutôt que par emplacement. La synchronisation de la comptabilité paie est définie par défaut comme étant la synchronisation des emplacements avec les classes, de sorte que le système pourrait ne pas être en mesure de faire correspondre correctement les éléments. Il y a trois options ici :

1. Réorganisez votre suivi par classe par emplacement plutôt que par postes.
2. Mettez à jour votre compte QuickBooks en ligne pour utiliser le suivi par emplacement plutôt que le suivi par classe.
3. Ignorer complètement le suivi par classe. Cependant, vous assumez le risque d’erreurs lors de la synchronisation.

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Page Paramètres de paie (Paramètres de la comptabilité)

Sélectionnez un groupe de paie sur le côté gauche de l’écran pour voir sa configuration. Chaque vignette ici sera étiquetée par son groupe de paie Gestion de paie Toast. Tout problème d’intégration sera présent sur cette page.

• Compte connecté : Sélectionnez ce menu déroulant pour modifier le compte QuickBooks en ligne auquel le groupe de paie est connecté. Vous pouvez même vous connecter à un nouveau qui n’est pas encore disponible en sélectionnant le menu déroulant et en choisissant + Ajouter compte QuickBooks en ligne. Cela lancera l ' assistant de synchronisation de la comptabilité salariale.
• Date de publication : Ce champ vous permet de choisir si vos écritures de journal doivent être publiées dans QuickBooks en ligne à la date de fin de période de paie ou à la date du chèque. Souvent, les clients sélectionnent la date du chèque lorsqu’ils utilisent la comptabilité de caisse et la date de fin de période de paie lorsqu’ils utilisent la comptabilité d’exercice.
  • Si ce paramètre est mis à jour à un moment donné, cela affectera uniquement les entrées futures et non les entrées historiques.
• Chèques papier : Si vous avez un nombre important d’employés recevant des chèques papier, vous pouvez sélectionner Individu afin de pouvoir suivre chaque chèque (et son numéro) au fur et à mesure qu’il est encaissé. En revanche, si vous avez un nombre minimal de chèques papier, vous pouvez sélectionner Résumé pour que tous les chèques soient émis en un montant forfaitaire.
• Synchroniser : Lorsque ce bouton est activé, les écritures de journal seront automatiquement publiées dans QuickBooks en ligne.
  • Définissez la date de début de synchronisation pour choisir quand vous souhaitez que cette synchronisation automatique commence à fonctionner. Vous pouvez toutefois désactiver ce bouton et poster manuellement des écritures de journal.

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Initier une synchronisation manuelle de la paie dans Toast Web

Une paie

Pour synchroniser manuellement les données d’une seule paie soumise vers QuickBooks en ligne, suivez les instructions suivantes :

1. Dans Toast Web, allez à Produits financiers > Comptabilité > Activité.
2. Sélectionnez le jour contenant la synchronisation de paie échouée.
3. Sélectionnez Afficher les détails.
4. Sélectionnez Synchroniser avec QuickBooks en ligne.
   1. Si vous avez soumis la paie pour plus d’un groupe ce jour-là, sélectionnez le groupe de paie sur le côté gauche de la page pour localiser le ou les ensembles de données de paie échoués.

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Paies multiples

Remarque : Si vous fixez une date antérieure comme date de début pendant la configuration Synchronisation de la comptabilité de paie, c'est le moyen idéal de rattraper votre retard sur votre compte QuickBooks en ligne. Cependant, la synchronisation de plusieurs paies à la fois peut parfois échouer, surtout lorsqu’il existe une grande quantité de données pour plusieurs paies; assurez-vous de vérifier les résultats par la suite.

Pour synchroniser manuellement les données de plusieurs paies soumises vers QuickBooks en ligne, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à Produits financiers > Comptabilité > Activité.
2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez le menu déroulant Actions et choisissez Synchroniser à partir de Gestion de paie Toast.
3. Si vous avez verrouillé votre compte QuickBooks en ligne, ces écritures de journal apparaîtront comme échouées lors de la resynchronisation. S’ils ont déjà synchronisé avec succès, cela peut être ignoré.

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Synchronisation de la comptabilité dans xtraCHEF

Une fois la configuration de paie terminée, xtraCHEF synchronisera automatiquement les données de Gestion de paie Toast et créera les écritures de journal de paie dans QuickBooks en ligne (en supposant que vous ayez activé la synchronisation de paie lors de la configuration). Vous pouvez surveiller ces écritures de journal et leurs synchronisations avec votre compte QuickBooks en ligne via le Moniteur de synchronisation.

1. Accédez au Moniteur de synchronisation et sélectionnez une date avec une étiquette de paie.
   
   
   
   
2. Toutes les synchronisations marquées en vert ont réussi et les écritures de journal peuvent être consultées dans votre compte QuickBooks en ligne. Si une synchronisation est marquée comme échouée et nuancée en rouge, consultez le message d’erreur dans la case rose en haut de cette page, puis sélectionnez l’hyperlien du journal de paie pour ouvrir la page de vérification des écritures de journal.
   
    
   
   
3. Pour synchroniser ces informations avec succès, corrigez les problèmes en suivant les liens de la page d’audit des écritures de journal. Utilisez Obtenir de l'aide avec synchronisation de la comptabilité salariale pour trouver plus d'aide sur la correction du problème ici.
4. Sélectionnez maintenant Actions > Synchroniser avec QuickBooks. Si vous retournez au Moniteur de synchronisation, l’écriture de paie doit maintenant être codée en vert pour indiquer que la synchronisation a réussi.

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Comment fonctionne la synchronisation de la comptabilité salariale dans xtraCHEF ou Toast Web

Une fois que vous avez soumis une paie dans Gestion de la paie de Toast et que vous avez lancé une synchronisation de la comptabilité salariale dans QuickBooks en ligne, il s’agit des « coulisses » du fonctionnement de la synchronisation et de la relation entre les mouvements d’argent :

• Vous verrez deux ou trois retraits distincts vers votre compte bancaire. Il s’agit de dépôts directs, de taxes et de chèques physiques (le cas échéant).
• Ces retraits apparaîtront automatiquement dans votre fil bancaire QuickBooks en ligne.
• Toast enverra ensuite une écriture de journal qui ventile ces totaux dans les comptes du grand livre attribués (salaires, impôts, et ainsi de suite).
• Vous pouvez simplement sélectionner Match dans votre fil d’actualité bancaire QuickBooks. Comme Toast a envoyé les données, les montants des retraits bancaires et les numéros de paie s’alignent maintenant parfaitement.

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Rapprocher les données de paie Toast dans xtraCHEF ou Toast Web

Découvrez comment rapprocher vos données de paie synchronisées dans xtraCHEF ou Toast Web de vos données de paie Toast à différents niveaux :

• Pour faire correspondre les totaux globaux, comparez le total de votre paie dans le Moniteur de synchronisation xtraCHEF ou le calendrier Activité Web de Toast à votre rapport Sommaire de paie Toast.
  • Dans xtraCHEF, accédez au Moniteur de synchronisation.
  • Dans Toast Web, allez à Produits financiers > Comptabilité > Activité.
    
     
    
    
  • Repérez le rapport Sommaire de paie dans Gestion de paie Toast en accédant à Gestion de paie > Gestion de paie passée > Afficher. Le rapport se trouve au bas de la page. Vous trouverez la ligne Besoins de trésorerie dans la section Sommaire des mouvements de caisse.
    
     
    
    
• Pour faire correspondre les totaux des revenus, comparez les revenus dans les détails de la paie synchronisée à votre répartition de main-d’œuvre par rapport au rapport de paie de Toast.
  • Dans Toast Web, allez à Produits financiers > Comptabilité > Activité et sélectionnez une date avec une écriture de paie synchronisée (verte). Sélectionnez l’hyperlien Journal de paie pour ouvrir les détails de votre journal de paie. Ensuite, utilisez l’icône caret pour développer la section Revenus et consulter les détails de vos revenus.
  • Dans xtraCHEF, accédez au moniteur de synchronisation et sélectionnez une date avec une entrée de paie synchronisée (verte). Sélectionnez l’hyperlien Journal de paie pour ouvrir les détails de votre journal de paie. Ensuite, utilisez l’icône caret pour développer la section Revenus et consulter les détails de vos revenus.
    
    
    
    
  • Dans cet exemple, nous notons les montants de maquillage des pourboires par serveur - ORDINAIRE et par serveur. Repérez la répartition de la main-d’œuvre par paie > Paies passées > Afficher. Le rapport sur la répartition de la main-d’œuvre par poste se trouve au bas de la page. Comparez avec les postes Ordinaires (et les autres revenus connexes) de ce rapport.
    
    
    
    
• Pour rapprocher les impôts des employés, comparez le montant de la taxe dans les détails de la paie synchronisée au rapport Sommaire de paie dans Gestion de paie Toast.
  
  • Dans Toast Web, allez à Produits financiers > Comptabilité > Activité et sélectionnez une date avec une écriture de paie synchronisée (verte). Sélectionnez l’hyperlien Journal de paie pour ouvrir les détails de votre journal de paie. Sélectionnez l’icône caret à côté des retraits bancaires et utilisez la ligne Impôts sur la paie.
  • Dans xtraCHEF, accédez au moniteur de synchronisation et sélectionnez une date avec une entrée de paie synchronisée (verte). Sélectionnez l’hyperlien Journal de paie pour ouvrir les détails de votre journal de paie. Ici, repérez l’article de ligne Taxes payées.
    
    
     
  • Repérez le rapport Sommaire de paie dans Gestion de paie Toast en accédant à Gestion de paie > Gestion de paie passée > Afficher. Le rapport se trouve au bas de la page. Comparez avec le poste Total des taxes .
    
    
    
    
• Rapprochez les impôts de l’employeur en comparant le montant de la taxe dans les détails de la paie synchronisée au rapport Sommaire de paie dans Gestion de paie Toast.
  • Dans Toast Web, allez à Produits financiers > Comptabilité > Activité et sélectionnez une date avec une écriture de paie synchronisée (verte). Sélectionnez l’hyperlien Journal de paie pour ouvrir les détails de votre journal de paie. Sélectionnez l’icône caret à côté des retraits bancaires et utilisez la ligne Impôts sur la paie. Vous pouvez également sélectionner l’icône caret pour afficher chaque taxe individuellement.
  • Dans xtraCHEF, accédez au moniteur de synchronisation et sélectionnez une date avec une entrée de paie synchronisée (verte). Sélectionnez l’hyperlien Journal de paie pour ouvrir les détails de votre journal de paie. Ici, repérez l’élément de ligne Dépenses fiscales de paie. Vous pouvez également sélectionner l’icône caret pour afficher chaque taxe individuellement.
    
    
    
    
  • Repérez le rapport Sommaire de paie dans Gestion de paie Toast en accédant à Gestion de paie > Gestion de paie passée > Afficher. Le rapport se trouve au bas de la page. Comparez avec le montant total dans la section Taxes ER .
    
    

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Rapprocher les données de synchronisation de la comptabilité salariale dans QuickBooks en ligne

Vous pouvez vérifier si vos données de synchronisation de la comptabilité paie se sont synchronisées avec succès avec votre compte QuickBooks en ligne. Dans QuickBooks en ligne :

1. Accédez à Rapports > Rapports standard.
2. Dans la barre de recherche, recherchez Journal.
   1. Si vous recherchez une paie synchronisée très récemment, utilisez la barre de recherche pour localiser les transactions récentes.
3. Une fois qu’il se charge, filtrez selon la date de synchronisation que vous voyez dans le calendrier d’activité de la synchronisation de la comptabilité Gestion de paie en ligne de Toast.
4. Vous verrez les codes du grand livre qui ont été reportés pendant cette période et les montants correspondants.

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Ressources supplémentaires

• Commencez avec synchronisation de la comptabilité salariale
• Associez les catégories de paie de Toast aux codes du grand livre de votre système comptable
• Obtenir de l'aide pour la synchronisation de la comptabilité salariale

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