Nómina Toast: Gestionar e integrar propinas

Propinas en la descripción general de Nómina Toast
Propinas vs. cargos de servicio vs. gratificación obligatoria
Configuración de propinas en Toast Web
Códigos de ingresos por propinas en Nómina Toast
Propinas en plantillas horarias y talones de pago
Llevar propinas del POS a Nómina
Informes de propinas en Toast Web y Nómina Toast
Limitaciones conocidas
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados

Propinas en la descripción general de Nómina Toast

Las propinas que los clientes envían a través del POS de Toast fluyen a Nómina Toast en función de cómo se configura la reseña del turno en Toast Web. Cada propina se registra bajo un código de ganancia de propinas: Propinas pagadas significa que el empleado ya recibió el dinero (por lo general, en efectivo al final del turno) y la línea está en la nómina solo para la declaración de impuestos; Propinas adeudadas significa que el dinero se paga a través del cheque de pago. Hay tres formas de mover las propinas del POS a la nómina: Gestor de propinas de Toast (para propinas agrupadas), sincronización directa (propinas de cada empleado, sin fondo común) e entrada manual. El comportamiento de las propinas está controlado por la configuración de revisión de turnos de Toast Web, no por la propia Nómina Toast.

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Propinas vs. cargos de servicio vs. gratificación obligatoria

Las propinas, los cargos de servicio y la gratificación obligatoria son similares en una cuenta, pero se gravan y se informan de manera diferente. Usa esta tabla para identificar cuál se aplica antes de cambiar una configuración o solucionar problemas de talones de pago.

Tipo	Quién decide el monto	Se trata como	Nombres comunes en Toast
Propina	El cliente	Ingresos de los empleados (salarios por propina)	Propina en efectivo (propina en efectivo declarada), propina que no es en efectivo, propina CC
Cargo de servicio	El negocio (partida en la cuenta)	Ingresos del empleador (ley federal; la ley estatal puede diferir) a menos que se paguen a un empleado	Cargo de servicio, Cargo de Envío, Cargo por grupo grande
Gratificación obligatoria	El negocio, pagado al empleado	Salarios sin propina (no propina)	Gratificación automática, gratificación obligatoria, gratificación para grupos grandes

Nota: Según el IRS, las propinas son propiedad del empleado, a menos que participe en un fondo común de propinas válido. Consulta la guía IRS sobre mantenimiento de registros e informes de propinas. La gratificación obligatoria no es una propina, aunque los clientes suelen usar las palabras indistintamente. Para obtener distinciones completas, consulta Cuál es la diferencia entre cargos de servicio y propinas, y Primero pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria.

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Configuración de propinas en Toast Web

El comportamiento de las propinas en Nómina Toast se determina aguas arriba por Toast Web. La configuración más común es si el porcentaje de propina se calcula antes o después de los impuestos, los montos de propina sugeridos que se muestran a los clientes, la retención de propinas y si las propinas se pagan diaria o nocturnamente en efectivo o a través de la nómina.

Para controlar si las propinas se pagan en efectivo o en nómina, en Toast Web ve a Empleados > Revisión del turno > Configuración avanzada de revisión del turno. Aquí hay tres configuraciones que impulsan el comportamiento de pago de propinas:

Opciones de pago > Propinas que no son en efectivo
Opciones de pago > Gratificaciones (cargos de servicio)
Declarar propinas en efectivo > Declarar propinas en efectivo

Los dos primeros controlan el tiempo de desembolso:

Si las propinas que no son en efectivo y las gratificaciones (cargos de servicio) están configuradas para pagarse a través de la nómina, los empleados reciben estas propinas en su cheque de pago o depósito directo en la fecha del cheque de nómina. Los montos aparecen en un código de ganancia de Propinas adeudadas.
Si cualquiera de estas opciones está configurada para pagar desde la caja, los empleados reciben esos montos diariamente o por la noche fuera de la nómina. Los montos siguen apareciendo en la nómina, pero bajo un código de ganancia de propinas pagadas, solo para la declaración de impuestos.

La configuración de declarar propinas en efectivo controla si los empleados deben declarar sus propinas en efectivo durante la revisión del turno. Si los empleados por propina no declaran que las propinas en efectivo están activadas, las propinas en efectivo no aparecerán en la nómina. Si los empleados por propina deben declarar que las propinas en efectivo están activadas, las propinas en efectivo declaradas aparecerán en la nómina bajo un código de ingresos de propinas pagadas o propinas adeudadas, dependiendo de la configuración de desembolso anterior.

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Códigos de ingresos por propinas en Nómina Toast

Cada propina en Nómina Toast está asociada con un código de ingresos. Las dos más comunes son Propinas pagadas y Propinas adeudadas. Los códigos de ingresos personalizados también son posibles. Los restaurantes pueden solicitarlos enviando un correo electrónico al formulario vinculado en Nómina Toast: Qué son los códigos de ganancias. Consulta con tu equipo de RR. HH. para confirmar qué códigos utiliza tu restaurante.

Código de ingresos	Significado	¿Pagado a través de la nómina?	Nombres alternativos comunes
Propinas pagadas	Las propinas ya pagadas al empleado fuera de la nómina (por lo general, efectivo al final del turno). Presente en nómina solo para informes salariales e impuestos.	No (ingresos no pagados, solo informes)	Propinas pagadas — En efectivo, Propinas pagadas — Tarjeta de crédito, Propinas pagadas CC, CC Propinas pagadas
Propinas adeudadas	Propinas aún no pagadas al empleado; pagadas a través de la nómina en la fecha del cheque.	Sí	Propinas adeudadas: efectivo, propinas adeudadas, tarjeta de crédito, propinas adeudadas, propinas adeudadas CC

Si deseas eliminar cualquiera de los códigos de ingresos de las ejecuciones de nómina, la pregunta subyacente es cómo quieres que se paguen las propinas. Las propinas pagadas reflejan las propinas que los empleados ya recibieron en función de tu configuración, por lo que, para eliminarlas, debes cambiar tu configuración de revisión del turno (y tu política de fondo común de propinas si usas el Gestor de propinas de Toast) para pagar esas propinas a través de la nómina. Para eliminar las propinas adeudadas, configura la reseña del turno para pagar todas las propinas fuera de Nómina Toast.

Nota: Nómina Toast no puede usar el mismo código de ingresos para diferentes tipos de propinas cuando se usa el módulo Gestor de propinas.

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Propinas en plantillas horarias y talones de pago

Cuando usas el Gestor de propinas de Toast o la sincronización directa, el primer lugar en que las propinas aparecen en Nómina Toast es en la plantilla horaria de un empleado. Las propinas se desglosan por turno y por el código de ganancia especificado.

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Llevar propinas del POS a Nómina

Hay tres métodos para transferir propinas de Toast Web a Nómina Toast. Elige en función de si agrupas propinas y cuánta automatización deseas.

Método	Ideal para	Automatización
Gestor de propinas de Toast	Tipouts agrupados o compartidos con reglas definidas	Recolectar, agrupar y distribuir de forma totalmente automática; las propinas se pueden retirar de la nómina para ajustes
Sincronización directa	Sin fondo común de propinas: cada empleado conserva sus propias propinas	Las propinas se sincronizan desde Toast Web con Nómina Toast automáticamente una vez que el empleado registra la salida; se aprueban cuando se aprueba la plantilla horaria
Entrada manual	Personal pequeño o ajustes puntuales	Ninguno: los usuarios ingresan los montos de las propinas directamente en la nómina

Gestor de propinas de Toast

Si tu negocio utiliza propinas agrupadas, el Gestor de propinas de Toast reúne, agrupa y distribuye automáticamente las propinas de acuerdo con las reglas que tú establezcas, y puede retirar propinas de Nómina Toast si es necesario hacer una corrección.

Sincronización directa

Se suele usar cuando no hay políticas de fondo común de propinas. Las propinas de cada empleado (declaradas en efectivo, que no son en efectivo o ambas) se sincronizan desde Toast Web con Nómina Toast después de registrar su salida. No es necesario que las propinas se aprueben por separado en Toast Web, solo en Nómina Toast, cuando se apruebe la plantilla horaria completa. Si se activan las plantillas horarias aprobadas automáticamente, las propinas de sincronización directa se aprueban cuando seleccionas Iniciar nómina en el paso Obtener vista previa de la nómina.

Entrada manual

Sin automatización, pero con control total. Útil para personal pequeño o correcciones puntuales. Lleva mucho tiempo para el personal grande. Consulta Agregar o editar ganancias y deducciones para ver los pasos.

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Informes de propinas en Toast Web y Nómina Toast

Usa esta tabla para encontrar el informe adecuado para la pregunta que estás intentando responder.

Pregunta	Dónde buscar	Cómo llegar
Total de propinas por día o por origen de pago	Resumen de ventas (Toast Web)	Desde el panel de Toast Web, en Acciones rápidas, selecciona Resumen de ventas y, luego, define el rango de fechas.
Propinas en efectivo y no en efectivo por turno de empleado	Informe de turnos (Toast Web)	Ve a Informes > Mano de obra > Turnos. La sección Turnos cerrados lista a cada empleado con propinas en efectivo, propinas que no son en efectivo y otros datos de reseña del turno. Selecciona el ícono de descarga para exportar.
Ver o actualizar las propinas declaradas (en efectivo) de un empleado	Resumen de mano de obra (Toast Web)	Desde la página de inicio de Toast Web, en Acciones rápidas, selecciona Resumen de mano de obra. Desplázate hasta Resumen del empleado y selecciona un turno de la parte inferior de la tarjeta de un empleado para editar el campo Propinas en efectivo declaradas.
Totales y distribución del fondo común de propinas	Informe de gestión de propinas (Toast Web)	Ve a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas. Se usa junto con el Gestor de propinas de Toast.
Salarios por propina y crédito FICA para propinas (después de la nómina)	Biblioteca de informes (Nómina Toast)	En Nómina Toast, abre la Biblioteca de informes. La Biblioteca de informes incluye el informe de crédito de propinas FICA; también puedes crear informes personalizados con campos y filtros personalizados.

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Limitaciones conocidas

No se puede hacer un seguimiento de las propinas en efectivo no declaradas. El sistema se basa en las declaraciones de propinas en efectivo de los empleados durante la revisión del turno para garantizar la precisión total.
Las propinas que no sean en efectivo solo se pueden ajustar el mismo día hábil. Una vez que un pago se ha agrupado o capturado durante la noche, la propina ya no se puede ajustar en el POS.
El Gestor de propinas de Toast no puede reutilizar un código de ganancia en diferentes tipos de propinas. Cada tipo de propina necesita su propio código de ganancia cuando el gestor de propinas está en uso.
Toast no puede asesorar sobre la política de fondo común de propinas. Todos los clientes de Nómina Toast tienen acceso al kit de herramientas de RR. HH. a través de Mineral. Consulta Nómina Toast: Sesiones de capacitación dirigidas por expertos y las preguntas frecuentes sobre el kit de herramientas de RR. HH., o consulta las sesiones de Departamento de Trabajo y tu agencia estatal de salarios y horas.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre las propinas adeudadas y las propinas pagadas?

Las propinas adeudadas son dinero que el empleado todavía no ha recibido y se pagan a través del cheque de pago. Las propinas pagadas son dinero que el empleado ya recibió fuera de la nómina (por lo general, efectivo al final del turno); aparecen en la nómina solo para la declaración de impuestos y no se agregan al total neto.

¿La gratificación se incluye en las propinas de un mesero en la nómina?

La gratificación o gratificación obligatoria es un cargo de servicio que se le paga a un empleado, no una propina. En nómina, se informa como salarios sin propina, no bajo un código de ingresos de propinas pagadas o propinas adeudadas. El manejo exacto depende de si tu cargo de servicio está configurado para asignarse al propietario de la cuenta. Para verificar esa configuración, en Toast Web, ve a Finanzas > Relacionados > Configuración > Cargos de servicio, selecciona el cargo de servicio por su nombre y revisa la opción Asignar al propietario. Consulta Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria para ver los pasos de configuración completos.

¿Cómo cambio de pagar propinas en efectivo a pagarlas a través de la nómina?

En Toast Web, ve a Empleados > Revisión del turno > Configuración avanzada de revisión del turno. En Opciones de pago, cambia Propinas que no son en efectivo (y/o Gratificaciones (cargos de servicio)) de Desembolsar de la caja de efectivo a Desembolsar a través de la nómina. Después del cambio, las propinas afectadas aparecen en nómina bajo un código de ganancia de propinas adeudadas en lugar de un código de propinas pagadas. Para capturas de pantalla paso a paso, consulta Cambiar configuración de propina de revisión del turno.

¿Por qué la plantilla horaria de un empleado por propina muestra USD 0 en la columna de propinas?

Las causas comunes incluyen: el trabajo del empleado no se configuró como un trabajo con propinas; las propinas no se sincronizaron desde Toast Web (problema de sincronización directa); las propinas en efectivo declaradas no se ingresaron durante la revisión del turno; o las reglas del fondo común del Gestor de propinas excluyeron al empleado. Para ver un recorrido completo sobre la solución de problemas, consulta Nómina Toast: Propinas que no se sincronizan desde Toast Web.

¿Los empleados pueden llevarse las propinas en efectivo a casa y declararlas?

Sí. En Toast Web, configura Opciones de pago > Propinas que no son en efectivo como Pagar desde la caja (para que el efectivo se vaya con el empleado al final del turno) y establece Declarar propinas en efectivo como Las propinas Los empleados deben declarar propinas en efectivo. Las propinas en efectivo declaradas aparecerán en la nómina bajo un código de ganancia de propinas pagadas, solo a modo de declaración de impuestos, ya que el empleado ya recibió el dinero.

¿Puedo reasignar una propina de un empleado a otro?

Si la cuenta es del mismo día hábil y aún no se agrupó, edita la propina en el POS. Si la cuenta se agrupó, las opciones dependen del método que utilices para llevar las propinas a la nómina: en el Gestor de propinas de Toast, retrae la propina y vuelve a agruparla; en sincronización directa, edita el monto declarado en el resumen de mano de obra en los turnos afectados.

¿Cómo defino la política de propinas adecuada para mi restaurante?

Toast no puede aconsejarte sobre el fondo común de propinas adecuado para tu restaurante. Todos los clientes de Nómina Toast tienen acceso al kit de herramientas de RR. HH. con Mineral, socio de Toast. Consulta Nómina Toast: Sesiones de capacitación dirigidas por expertos para una clase de Toast a pedido sobre el kit de herramientas de RR. HH. y las preguntas frecuentes sobre este kit. También puedes consultar EE. UU. Departamento de Trabajo y tu agencia estatal de cumplimiento de salarios y horas.

¿Cómo soluciono problemas de propinas que se ven mal?

Las propinas pueden venir de varios lugares en Toast y usar diferentes métodos de sincronización, por lo que el artículo de solución de problemas adecuado depende de tu configuración:

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