Primeros pasos con el inventario de Toast (Canadá, Irlanda y el Reino Unido)

En este artículo:

• Primeros pasos con Toast Inventory
• Resumen del inventario de Toast
• Descarga tu plantilla de datos de inventario
• Crea y envía tu plantilla de datos de inventario

Primeros pasos con Toast Inventory

Toast Inventory te ofrece las herramientas para gestionar tus ingredientes, hacer un seguimiento de los niveles de stock y agilizar tus procesos de pedidos, todo dentro de Toast Web. Esta guía te guiará a través de los pasos esenciales para enviar tus datos, acceder a tus ingredientes, configurar tus áreas de recuento y realizar tu primera verificación de stock.

Resumen del inventario de Toast

Para comenzar a usar el producto de inventario de Toast, necesitas completar tu biblioteca de ingredientes con todos los datos del artículo en stock. Como es probable que tengas una gran cantidad de artículos en stock, nuestro equipo de incorporación puede ayudarte a importarlos en bloque.

Las plantillas de datos de stock se utilizan para recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los datos de tus artículos de stock durante el proceso de incorporación a Toast antes de que se cree en tu POS de Toast. Esta plantilla se puede completar usando la hoja de cálculo proporcionada en Google Sheet a continuación.

Sigue leyendo para aprender a crear con éxito una plantilla de datos de inventario para tu restaurante. 

Descarga tu plantilla de datos de inventario

Si tienes todo listo para comenzar, puedes descargar tu de inventario en el enlace que se proporciona a continuación. Te recomendamos encarecidamente usar esta plantilla de Hojas de cálculo de Google para funciones mejoradas y más compatibilidad. Selecciona “Hacer una copia” y renombra la plantilla para incluir el nombre y la ubicación de tu negocio.

Crea y envía tu plantilla de datos de inventario

Una vez que hayas descargado la plantilla, deberás preparar la hoja de cálculo con todos los datos del artículo en stock y enviarla a tu director de proyectos para su revisión e importación.

Todos los artículos de la hoja deben ser únicos y no existir ya en tu biblioteca de ingredientes. No se pueden realizar actualizaciones de artículos existentes mediante la importación de Hojas de cálculo de Google. Todos los campos de artículos se pueden agregar/editar dentro de Toast Web una vez completada la importación, aunque puede llevar más tiempo actualizar grandes cantidades de artículos de esta manera. 

Tutorial en video sobre la plantilla de datos de inventario

En el siguiente video, se describe el proceso de creación de plantillas y se aclaran las preguntas más frecuentes.

En este video, encontrarás información sobre cómo completar la plantilla de datos de inventario y cómo enviarla a tu consultor de incorporación de Toast.

Plantilla de datos de inventario Guía paso a paso

Sigue estos pasos para completar tu plantilla de datos de inventario:

1. Descarga y rellena tu de inventario para incluir todos los detalles de tu inventario, incluidos el nombre del ingrediente, la categoría, los alérgenos, la unidad de medida principal (con el tamaño del recipiente si corresponde), el precio unitario, la cantidad nominal, la unidad de medida secundaria (con el tamaño del recipiente si corresponde), la conversión de unidades y el área de almacenamiento.
2. Asigna un nombre a tu plantilla con la siguiente convención de nombres Toast Inventory-Ingredient Import-your restaurant name-location. En Hojas de cálculo de Google, puedes hacerlo seleccionando el título de hoja e ingresando un nuevo nombre.
3. Cuando termines de completar todas las columnas correspondientes, envía tu plantilla por correo electrónico a tu director de proyectos compartiendo (enlace externo) la Hoja de cálculo de Google.

Accede a tu de biblioteca de ingredientes

Tu director de proyectos importará los datos de stock que proporcionaste en tu sistema Toast. Puedes ver y gestionar estos ingredientes en cualquier momento en Toast Web.

1. Inicia sesión en .
2. En el menú de navegación de la parte izquierda, selecciona Inventario.
3. En la subnavegación que aparece, desplázate hacia abajo y selecciona Biblioteca de ingredientes.
4. Verás una lista de todos los ingredientes en tu sistema. Selecciona el nombre de cualquier ingrediente para ver sus detalles, hacer ediciones o actualizar información.

Configurar áreas de almacenamiento

Las áreas de almacenamiento se utilizan para definir las ubicaciones físicas donde se almacenan los ingredientes en tu local (p. ej., cámara frigorífica, almacenamiento en seco). Estas áreas sirven como listas de recuento que usarás para tus comprobaciones de stock.

Configuración inicial mediante plantilla (opcional)

Proporcionar información del área de almacenamiento por adelantado es opcional, pero muy recomendable:

• En la plantilla: Cuando incluyas un nombre de ubicación (como Entrada o Bodega) en la columna Área de almacenamiento de tu plantilla, Toast creará automáticamente esa área de almacenamiento y le asignará el ingrediente al importarlo.

Nota: Si se ingresa todo el inventario en la plantilla, agregar áreas de almacenamiento ahora te ahorrará un tiempo de configuración significativo.

Crea y gestiona áreas de almacenamiento en Toast Web

Puedes gestionar fácilmente las áreas de almacenamiento existentes y crear nuevas directamente en la plataforma Toast.

1. En Toast Web, ve a Inventario y, luego, en el menú de navegación de la parte izquierda de la pantalla, ve a Inventario y pedidos > Áreas de almacenamiento.
2. Verás una lista de áreas de almacenamiento que se crearon automáticamente a partir de la carga de tu plantilla o que se configuraron previamente. Estas áreas sirven como listas de recuento físicas que usarás para tus comprobaciones de stock.

Crear nueva área de almacenamiento:

1. En , ve a Inventario y, luego, en el menú de navegación de la parte izquierda de la pantalla, ve a Inventario y pedidos > Áreas de almacenamiento.
2. Selecciona Agregar área de almacenamiento.
3. Ingresa un nombre único para la nueva área de almacenamiento (p. ej., “Refrigerador de la barra delantera”, “Almacenamiento externo”).
4. Selecciona Agregar área de almacenamiento.

Una vez que hayas creado el área de almacenamiento, puedes empezar a agregar ingredientes.

1. Elige + Agregar ingrediente en la esquina superior derecha del generador.
2. Busca y elige tu ingrediente en el menú desplegable.
3. Una vez que hayas agregado el ingrediente, confírmalo seleccionando Agregar ingrediente en la esquina inferior derecha del generador. 

Nota: Si te falta un ingrediente, es probable que se deba a que no se creó ni se vinculó a tu biblioteca de ingredientes.

Ver ingredientes asignados a un área de almacenamiento:

1. En , ve a Inventario y, luego, en el menú de navegación de la parte izquierda de la pantalla, ve a Inventario y pedidos > Áreas de almacenamiento.
2. Selecciona el área de almacenamiento que deseas ver en la lista.
3. Verás todos los ingredientes que se asignaron a esa área. Puedes gestionar qué ingredientes pertenecen a qué área directamente desde esta pantalla.

Iniciar de recuento de stock

Puedes iniciar un recuento de stock desde tres tipos diferentes de dispositivos. Elige el método que mejor se adapte a tu restaurante.

Propinas de recuento:

• Ingresa los recuentos de cada ingrediente. Si un ingrediente tiene configuradas varias unidades de medida, puedes usar cualquiera de las casillas de entrada. No tienes la obligación de usar ambas.
• Si un artículo está sin stock, usa el botón Sin stock para omitirlo rápidamente.
• Si detectas un error en los detalles del ingrediente, puedes editar campos al instante.
• Cuando termines, selecciona Enviar para guardar tus entradas. Repite el proceso en todas las áreas de almacenamiento.

Nota: No es necesario que ingreses un recuento de cada artículo al realizar una verificación de stock. Si envías un recuento parcial con filas en blanco, el sistema te pedirá que realices las siguientes acciones:

1. Cancelar: Regresa a la cuenta de stock para ingresar los recuentos faltantes.
2. Contar como 0 (Sin stock): El sistema registra los artículos con filas en blanco como si tuvieran un recuento de 0.
3. Omitir: Los artículos en fila en blanco se excluyen por completo de este recuento, lo que permite una verificación parcial del stock.

Revisar recuentos y reordenar de sugerencias

Después de completar tu primera verificación de stock, puedes usar los datos para hacer un seguimiento de los pedidos. Para ver tu historial de recuento, sigue estos pasos:

1. En , ve a Inventario > Inventario y pedidos > Historial de recuento.
2. Aquí, verás un registro de todos los recuentos de stock completados. Puedes revisar tus datos históricos e incluso editar los errores en las comprobaciones de stock completadas aquí.

Acceder a la lista de sugerencias de reorden

1. En , ve a Inventario > Compras > Reordenar sugerencias.
2. Esta lista muestra lo siguiente:
   • Artículos con poco stock según los niveles de PAR que configuraste.
   • Artículos que están completamente sin stock.
3. Usa esta lista para guiar tus decisiones sobre reposición.

Nota: Esta lista se actualizará cuando recibas los envíos.

Configurar proveedores en inventario de Toast

Para agregar un nuevo proveedor, ve a Inventario > Proveedores > + Agregar proveedor. Completa la pestaña “Resumen” con el nombre, la dirección y otra información relevante del proveedor.

Nota: Completar primero el país proveedor activará el selector automático de dirección al ingresar la dirección del proveedor.

Incluye un monto de gasto mínimo, notas de orden de compra (PO) o notas internas, según sea necesario. Puedes agregar la información de tu representante de ventas y/o gerente de cuentas en el campo Nombre del contacto para consultar en el futuro.  
Selecciona Guardar cuando termines y tu nuevo proveedor se agregará automáticamente.

Asociar ingredientes con un proveedor

Para usar ingredientes en pedidos y envíos, cada artículo debe estar vinculado a un proveedor. Puedes hacerlo para artículos individuales o en bloque.

De un ingrediente individual

1. En , ve a Inventario > Inventario y pedidos > Biblioteca de ingredientes.
2. Selecciona el ingrediente que deseas editar.
3. Desplázate hasta la sección Proveedores, en la parte inferior de la pantalla de detalles, y selecciona + Agregar.
4. Elige un proveedor existente en el menú desplegable.
5. Configura los siguientes campos opcionales:
   • Nombre del artículo del proveedor: Este es el nombre que se incluye en el catálogo de tu proveedor. Si tu orden de compra necesita hacer referencia a un nombre diferente del nombre de la biblioteca interna, edítalo aquí.
   • Configuración del pack: Ingresa la cantidad y la unidad de medida (UDM) para ver cómo compras el artículo.
     • Ejemplo: Si compras refrescos en un paquete de 24 latas, la cantidad es de 24 y la unidad de medida se configura como latas en Toast Web.
   • Código del artículo del proveedor: Ingresa el SKU específico o el código de referencia proporcionado por el proveedor.
   • Precio del pack del proveedor: Define el costo de esta configuración de pack específica.

Agregar ingredientes en bloque a un proveedor

Si necesitas vincular varios ingredientes al mismo proveedor rápidamente, utiliza la herramienta de acción en bloque:

1. En la Biblioteca de ingredientes, selecciona las casillas de verificación junto a los ingredientes que quieres asociar.
2. Aparecerá una barra de acciones en bloque en la parte inferior de la pantalla.
3. Selecciona Configurar proveedores.
4. Elige el proveedor específico para vincularlas todas simultáneamente.

Nota: Si bien las acciones en bloque son una forma eficaz de vincular muchos ingredientes a la vez, no permiten configurar tamaños de paquete personalizados ni nombres de artículos de proveedores individuales. Deben editarse individualmente si es necesario.

Recursos adicionales