Primeros pasos con el inventario de Toast (Canadá, Irlanda y el Reino Unido)

En este artículo:

• Primeros pasos con Toast Inventory
• Resumen del inventario de Toast
• Descarga tu plantilla de datos de inventario
• Crear y enviar tu plantilla de datos de inventario
  • Tutorial en video sobre la plantilla de datos de inventario
  • Guía paso a paso de la plantilla de datos de inventario
• Accede a tu biblioteca de ingredientes
• Configurar áreas de almacenamiento
  • Configuración inicial mediante plantilla (opcional)
  • Crear y gestionar áreas de almacenamiento en Toast Web
• Iniciar recuento de stock
  • Revisa los recuentos y vuelve a pedir sugerencias
• Acceder a la lista de sugerencias para volver a pedir
• Configurar proveedores
  • Asociar ingredientes con un proveedor
  • Agregar ingredientes en bloque a un proveedor
• Recursos adicionales

Primeros pasos con Toast Inventory

Toast Inventory te ofrece las herramientas para gestionar tus ingredientes, hacer un seguimiento de los niveles de stock y agilizar tus procesos de pedidos, todo dentro de Toast Web. Esta guía te guiará a través de los pasos esenciales para enviar tus datos, acceder a tus ingredientes, configurar tus áreas de recuento y realizar tu primera verificación de stock.

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Resumen del inventario de Toast

Para comenzar a usar el producto de inventario de Toast, necesitarás completar tu biblioteca de ingredientes con todos los datos del artículo en stock. Como es probable que tengas una gran cantidad de artículos en stock, nuestro equipo de incorporación puede ayudarte a importarlos en bloque.

Las plantillas de inventario se utilizan para recopilar la mayor cantidad de información posible sobre tus datos de stock durante el proceso de incorporación a Toast antes de que se cree en tu POS de Toast. Esta plantilla se puede completar usando la hoja de cálculo de Google que se proporciona a continuación.

Sigue leyendo para aprender a crear con éxito una plantilla de datos de inventario para tu restaurante. 

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Descarga tu plantilla de datos de inventario

Si tienes todo listo para comenzar, puedes descargar tu plantilla seleccionando el enlace que proporcionaste. Te recomendamos encarecidamente usar esta plantilla predeterminada de Hojas de cálculo de Google para funciones mejoradas y más compatibilidad. Selecciona “Hacer una copia” y renombra la plantilla para incluir el nombre y la ubicación de tu negocio.

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Crear y enviar tu plantilla de datos de inventario

Ahora que descargaste la plantilla, deberás preparar la hoja de cálculo con todos los datos de tus artículos en stock y enviarla a tu director de proyectos para su revisión e importación.

Todos los artículos de la hoja deben ser únicos y no pueden existir en tu biblioteca de ingredientes. Las actualizaciones de artículos existentes no se pueden hacer a través de la importación de Hojas de cálculo de Google. Una vez completada la importación, todos los campos de los artículos se pueden agregar o editar en Toast Web, aunque es posible que tardemos más en actualizar grandes cantidades de artículos de esta manera.

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Guía paso a paso de la plantilla de datos de inventario

Sigue estos pasos para completar tu plantilla de datos de inventario:

1. Descarga y completa tu plantilla de datos de inventario para incluir todos los detalles de tu inventario, incluidos el nombre del ingrediente, la categoría, los alérgenos, la unidad de medida principal (con el tamaño del recipiente si corresponde), el precio unitario, la cantidad nominal, la unidad de medida secundaria (con el tamaño del recipiente si corresponde), la conversión de unidades, el proveedor, la referencia del proveedor, el tamaño del paquete y el área de almacenamiento.
2. Nombra tu plantilla con la siguiente convención de nombres: Importación de inventario de Toast-ingredientes: la ubicación del nombre de tu restaurante. En Hojas de cálculo de Google, puedes hacerlo seleccionando el título de hoja e ingresando un nuevo nombre.
3. Cuando termines de completar todas las columnas correspondientes, envía tu plantilla por correo electrónico a tu director de proyectos compartiendo (enlace externo) la hoja de cálculo de Google.

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Accede a tu biblioteca de ingredientes

Tu director de proyectos importará los datos de stock que proporcionaste en tu sistema Toast. Puedes ver y gestionar estos ingredientes en cualquier momento en Toast Web.

1. Inicia sesión en Toast Web.
2. En el menú de navegación de la izquierda, selecciona Inventario.
3. En la subnavegación que aparece, desplázate hacia abajo y selecciona Biblioteca de ingredientes.
4. Verás una lista de todos los ingredientes en tu sistema. Selecciona el nombre de cualquier ingrediente para ver sus detalles, editar o actualizar la información.

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Configurar áreas de almacenamiento

Las áreas de almacenamiento se utilizan para definir las ubicaciones físicas donde se almacenan los ingredientes en tu local (p. ej., refrigerador de uso en la cama, almacenamiento en seco). Estas áreas sirven como listas de recuento que usarás para tus cheques de stock.

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Configuración inicial mediante plantilla (opcional)

Proporcionar información del área de almacenamiento por adelantado es opcional, pero se recomienda encarecidamente:

• ¿Usar la plantilla: Cuando incluyas un nombre de ubicación (como Entrada sin reserva o Bodega) en la columna Área de almacenamiento de tu plantilla, Toast creará automáticamente esa área de almacenamiento y le asignará el ingrediente al importarlo.

Nota: Si todo tu inventario se ingresa en la plantilla, agregar áreas de almacenamiento ahora te ahorra un tiempo de configuración significativo.

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Crear y gestionar áreas de almacenamiento en Toast Web

Puedes gestionar fácilmente las áreas de almacenamiento existentes y crear otras nuevas directamente dentro de la plataforma Toast.

1. En Toast Web, ve a Inventario y, luego, en el menú de navegación en el lado izquierdo de la pantalla, ve a Inventario y pedidos > Áreas de almacenamiento.
2. Verás una lista de áreas de almacenamiento que se crearon automáticamente a partir de la carga de tu plantilla o que se configuraron anteriormente. Estas áreas sirven como listas de recuento físicas que usarás para tus cheques de stock.

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Crear nueva área de almacenamiento:

1. En Toast Web, ve a Inventario y, luego, en el menú de navegación en el lado izquierdo de la pantalla, ve a Inventario y pedidos > Áreas de almacenamiento.
2. Selecciona Agregar área de almacenamiento.
3. Ingresa un nombre único para la nueva área de almacenamiento (p. ej., “Nevera de la barra delantera”, “Almacenamiento externo”).
4. Selecciona Agregar área de almacenamiento.

Una vez que hayas creado el área de almacenamiento, puedes empezar a agregar ingredientes.

1. Elige + Agregar ingrediente en la esquina superior derecha del generador.
2. Busca y elige tu ingrediente en el menú desplegable.
3. Una vez que hayas agregado el ingrediente, confírmalo seleccionando Agregar ingrediente en la esquina inferior derecha del generador. 

Nota: Si te falta un ingrediente, es probable que se deba a que no se creó ni se vinculó a tu biblioteca de ingredientes.

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Ver ingredientes asignados a un área de almacenamiento:

1. En Toast Web, ve a Inventario y, luego, en el menú de navegación en el lado izquierdo de la pantalla, ve a Inventario y pedidos > Áreas de almacenamiento.
2. Selecciona el área de almacenamiento que deseas ver de la lista.
3. Verás todos los ingredientes que se asignaron a esa área. Puedes gestionar qué ingredientes pertenecen a qué área directamente desde esta pantalla.

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Iniciar recuento de stock

Puedes iniciar un recuento de stock desde tres tipos diferentes de dispositivos. Elige el método que mejor funcione para tu restaurante.

Propinas de recuento:

• Ingresa los recuentos de cada ingrediente. Si un ingrediente tiene configuradas varias unidades de medida, puedes usar cualquiera de las casillas de entrada. No es necesario que uses ambas opciones.
• Si un artículo está sin stock, usa el botón Sin stock para omitirlo rápidamente.
• Si detectas un error en los detalles del ingrediente, puedes editar campos sobre la marcha.
• Cuando termines, selecciona Enviar para guardar tus entradas. Repite el proceso en todas las áreas de almacenamiento.

Nota: Al realizar una verificación de stock, no necesitas ingresar un recuento de cada artículo. Si envías un recuento parcial con filas en blanco, el sistema te pedirá que realices las siguientes acciones:

1. Cancelar: Regresa a la cuenta de stock para ingresar los recuentos faltantes.
2. Contar como 0 (Sin stock): El sistema registra los artículos con filas en blanco con un recuento de 0.
3. Omitir: Los artículos en blanco se excluyen por completo de este recuento, lo que permite una verificación parcial del stock.

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Revisar recuentos y volver a pedir sugerencias

Después de completar tu primera verificación de stock, puedes usar los datos para el seguimiento y el pedido. Para ver tu historial de recuento, sigue estos pasos:

1. En Toast Web, ve a Inventario > Inventario y pedidos > Contar historial.
2. Aquí verás un registro de todos los recuentos de stock completados. Puedes revisar tus datos históricos e incluso editar cualquier error en las comprobaciones de stock completadas aquí.

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Acceder a la lista de sugerencias para volver a pedir

1. En Toast Web, ve a Inventario > Compras > Volver a pedir sugerencias.
2. Esta lista muestra:
   • Artículos con poco stock según los niveles de PAR que configuraste.
   • Artículos que están completamente sin stock.
3. Usa esta lista para orientar tus decisiones de reposición.

Nota: Esta lista se actualizará cuando recibas envíos.

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Configurar proveedores en Toast Inventory

Para agregar un nuevo proveedor, ve a Inventario > Proveedores > + Agregar proveedor. Completa la pestaña Resumen con el nombre, la dirección y otra información relevante de tu proveedor.

Nota: Si eliges primero el país proveedor, se activará el selector automático de direcciones al ingresar la dirección del proveedor.

Incluye un monto de gasto mínimo, notas de orden de compra o notas internas, según sea necesario. Puedes agregar la información de tu representante de ventas y/o gerente de cuenta al campo Nombre del contacto para consultar en el futuro.  
Selecciona Guardar cuando hayas terminado y tu nuevo proveedor se agregará automáticamente.

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Asociar ingredientes con un proveedor

Para usar ingredientes en pedidos y envíos, cada artículo debe estar vinculado a un proveedor. Puedes hacerlo para artículos individuales o en bloque.

De un ingrediente individual

1. En Toast Web, ve a Inventario > Inventario y pedidos > Biblioteca de ingredientes.
2. Selecciona el ingrediente que deseas editar.
3. Desplázate a la sección Proveedores en la parte inferior de la pantalla de detalles y selecciona + Agregar.
4. Elige un proveedor existente en el menú desplegable.
5. Configura los siguientes campos opcionales:
   • Nombre del artículo del proveedor: Este es el nombre con el que aparece el ingrediente en el catálogo de tu proveedor. Si tu orden de compra necesita hacer referencia a un nombre diferente del nombre interno de tu biblioteca, edítalo aquí.
   • Configuración del pack: Ingresa la cantidad y la unidad de medida (UOM) para ver cómo compras el artículo.
     • Ejemplo: Si compras refrescos en un paquete de 24 latas, la cantidad es de 24 y el UOM se configura como latas en Toast Web.
   • Código del artículo del proveedor: Ingresa el SKU específico o el código de referencia proporcionado por el proveedor.
   • Precio del pack del proveedor: Define el costo de esta configuración específica del pack.

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Agregar ingredientes en bloque a un proveedor

Si necesitas vincular varios ingredientes al mismo proveedor rápidamente, usa la herramienta de acción en bloque:

1. En la Biblioteca de ingredientes, selecciona las casillas junto a los ingredientes que deseas asociar.
2. Aparecerá una barra de acciones en bloque en la parte inferior de la pantalla.
3. Selecciona Configurar proveedores.
4. Elige el proveedor específico para vincularlos todos simultáneamente.

Nota: Si bien las acciones en bloque son una forma eficaz de vincular muchos ingredientes a la vez, no permiten establecer tamaños de paquete personalizados ni nombres de artículos de proveedores individuales. Deben editarse individualmente si es necesario.

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Recursos adicionales

• Primeros pasos con recetas (Canadá, Irlanda y el Reino Unido)
• Inventario de Toast: Generar órdenes de compra y recibir inventario
• Inventario de Toast: Agotamiento de stock (Canadá, Irlanda y Reino Unido)

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