Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast

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Toast Classroom - Gestor de propinas

En este artículo:

Funciones y definiciones de Gestor de propinas de Toast

Gestor de propinas de Toast es una solución automatizada, integrada y personalizable para la creación de fondos comunes de propinas. En función de la configuración de tu restaurante, puede calcular y distribuir las propinas y gratificaciones que se reciben.

El gestor de propinas tiene dos componentes:
 

• Fondo común de propinas: En Toast Web, creas reglas mediante la configuración de las entradas, incluidas las tareas que aportan y reciben propinas, las horas que forman parte de determinados períodos y los tipos de propinas y gratificaciones que deben incluirse.
• Informe de gestión de propinas: El resultado de la configuración de Fondo común de propinas es un informe que se puede integrar directamente en Nómina Toast o descargar. Este informe incluye un recibo de propinas, que es un desglose de los cálculos del fondo común de cada empleado.

El gobierno federal establece regulaciones sobre los fondos comunes de propinas en la . Los gobiernos estatales y locales también pueden tener sus propias regulaciones. Antes de configurar fondos comunes de propinas o acciones para tu restaurante en Toast Web, debes consultar a un profesional de recursos humanos y considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante.

Otras definiciones importantes giran en torno a la diferencia entre propinas, gratificaciones y cargos de servicio en lo que se refiere al ecosistema de Toast. Es posible que hayas utilizado estos términos de manera diferente en el pasado o que sean nuevos para ti, pero así es como Toast describe estos artículos:

• Propinas: Las propinas son pagos voluntarios y discrecionales en una cuenta decididos y pagados por el cliente o la persona que paga la cuenta. Esto es considerado ingreso por la persona que lo recibe, pero no es un salario
  • Las propinas se pueden pagar a través de todas las formas de pago e incluso incluyen regalos.
  • Si un empleado recibe una propina y esta se comparte o agrupa y envía a otro empleado a través del Gestor de propinas de Toast, solo el segundo empleado la declara como ingreso, no el primer empleado a quien no se le pagó. 
• Cargos de servicio: Los son montos obligatorios que se agregan a una cuenta del restaurante. Algunos se agregan automáticamente y otros se agregan manualmente. Hay dos tipos diferentes de cargos de servicio en Toast: cargos de servicio conservados por el empleador y gratificación obligatoria.
  • Cargos de servicio retenidos por el empleador: Los cargos de servicio por cosas como utensilios, grupos grandes, cargos por descorche, etc., se informan como ventas en restaurantes. 
  • Gratificación obligatoria: En Toast, la gratificación obligatoria (grat) es un tipo de cargo de servicio que el restaurante agrega a la cuenta, pero que se paga a un empleado como salario (ingresos del recuadro 1 en un formulario W-2), no como propina (monto del recuadro 7 en un formulario W-2). No es opcional, mientras que la propina es voluntaria. Sin embargo, esta no es la única diferencia entre propinas y gratificaciones.

Comprar el gestor de propinas

El gestor de propinas está disponible para todos los clientes estadounidenses de Toast (con compra por suscripción). Aunque no es necesario que Nómina Toast use el gestor de propinas, los clientes disfrutan de muchos beneficios con la integración de ambos productos. Busca el para ver el modelo de precios más actualizado.

Con la suite Nómina Toast, el informe de gestión de propinas puede importarse automáticamente a las de tus empleados y a sus cheques de pago o distribuirse casi al instante a tus empleados con la ayuda del método de pago . Si no utilizas Nómina Toast, los de propinas de Toast pueden descargarse e importarse en otro sistema contable o software de nómina.

Configurar Toast Web para el fondo común y la gestión de propinas

Antes de configurar las políticas de propinas de tu restaurante en Toast, te recomendamos que consultes a un profesional de recursos humanos para que te ayude a considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante.

Los empleados y sus tareas

Gestor de propinas de Toast distribuye las propinas en función de la tarea en la que un empleado registró su entrada ese día, no por empleado. Al configurar tu política, seleccionarás tareas para que aporten un cierto porcentaje de las propinas, gratificaciones o categorías de ventas que selecciones. El gestor de propinas funciona mejor si todos tus empleados registran su entrada en la tarea correcta en Toast Web y esas tareas se asignan adecuadamente a la política del gestor de propinas. Consulta más información en .

Horas de servicio

Hay tres intervalos de fondo común que afectan a toda la política de propinas de tu restaurante: Día de trabajo completo, período de servicio y pedido. Si decides agrupar las propinas por período de servicio, debes configurar de manera acorde los . Esta será la base para cuando se cobren las propinas de los empleados. Consulta para obtener más detalles.

Gratificaciones obligatorias

Podrías seleccionar tipos específicos de gratificaciones obligatorias para incluir en cada regla. Simplemente usa la casilla de verificación junto al tipo de gratificación que quieres que se incluya en cada regla específica. Para configurar un cargo de servicio como gratificación, consulta la sección Gratificación obligatoria en Toast de .

Categorías de ventas

Si eliges calcular los fondos comunes de propinas o las propinas compartidas en función de las ventas que los empleados hacen en ciertas categorías (p. ej., alimentos, bebidas sin alcohol, etc.), considera revisar tus menús, grupos de menús y artículos y .

Si solo deseas ver los artículos que no tienen una categoría de ventas asignada, ve a Informes > Ventas > Desglose de ventas. Selecciona un rango de fechas amplio (p. ej., el último mes) y todas las ubicaciones aplicables antes de seleccionar Enviar. Ahora, desplázate hasta la parte inferior de la tabla. Si el texto Sin categoría de ventas no aparece, significa que todos los artículos que vendiste en ese rango de fechas tenía una categoría asignada. Si ves este texto, selecciona el ícono ^ a la izquierda para ver todos los artículos del menú que no tienen una categoría de ventas asignada. Si usas menús de temporada, considera repetir el procedimiento con otros rangos de fechas.

Ten en cuenta que las categorías de ventas no son retroactivas. El sistema solo realizará un seguimiento de las categorías de ventas desde el momento en que publiques los cambios. Por lo tanto, si los asignaste recientemente y estás usando este método en tu política de fondos comunes de propinas, tal vez sea aconsejable esperar a que termine el período de pago actual y comenzar a utilizar el fondo común de propinas a partir del próximo período de pago.

Retención de propinas

Como lo define Toast, la permite a un restaurante reclamar un porcentaje de las propinas o gratificaciones de los empleados pagadas con tarjeta de crédito para cubrir el costo de los cargos de procesamiento de las tarjetas de crédito. Si eliges utilizar la retención de propinas, ten en cuenta que Gestor de propinas de Toast no se actualizará retroactivamente cuando se actualice o modifique el porcentaje de retención de propinas. Esto podría causar discrepancias en los informes entre el gestor de propinas y el resumen de ventas. Se espera que esto se tenga en cuenta en cualquier negocio que pueda utilizar diferentes opciones de fondo común de propinas o de retención de propinas, y se reflejará en los informes y las distribuciones totales.

La retención de propinas se aplica antes de que se combinen las propinas. El mostrará el monto antes de la retención de propinas, pero Gestor de propinas de Toast mostrará el monto después de la retención de propinas.

Propinas en efectivo de un solo origen

Algunos restaurantes utilizan una configuración de propinas en la que todas las propinas en efectivo se recogen en un tarro de propinas. Este monto de propinas en efectivo se puede declarar en Toast y, con la configuración adecuada de la política de propinas, se puede redistribuir fácilmente a cada uno de los receptores previstos, independientemente de quién fuera el responsable original de la transacción con la propina.

Revisión de turnos y configuración de turnos cerrados

1. En Toast Web, ve a Empleados > Revisión del turno > Configuración avanzada de la revisión del turno.
2. A continuación, ubica estos cuatro artículos y configúralos como se describe a continuación:
   1. Propinas que no son en efectivo: selecciona Desembolsar a través de nómina.
   2. Gratificaciones: selecciona Desembolsar a través de nómina.
   3. Declarar propinas en efectivo: Los empleados por propina deben declarar las propinas en efectivo.
   4. Propinas en efectivo negativas: selecciona No permitir. Esta opción solo aparece una vez que Declarar propinas en efectivo se configura como Los empleados por propina deben declarar las propinas en efectivo.
       

Si bien puedes optar por pagar las propinas recibidas en efectivo, las que no se recibieron en efectivo y las gratificaciones de otra manera, debes seleccionar estas opciones para que el gestor de propinas funcione de manera óptima. Estas sugerencias de configuración evitan tanto una distribución prematura de las propinas cuando un empleado registra la salida así como las propinas en efectivo no declaradas, que actualmente no se pueden contabilizar en el gestor de propinas. Consulta para obtener más detalles. 

Configuración de Nómina Toast

Si utilizas Nómina Toast, sigue los pasos descritos en para completar la configuración de tu sistema de nómina y alinear tus códigos de ganancias con el método de pago deseado (pago de propinas en efectivo, propinas que no sean en efectivo y gratificaciones en el cheque de pago o antes de ejecutar la nómina). Toast no lo hace automáticamente.

Configurar una política de propinas

Puedes crear tantas reglas (tarjetas individuales) en Gestor de propinas de Toast como requiera tu política de propinas. Cada regla contendrá tareas aportadoras que proporcionan un porcentaje de los orígenes a las tareas receptoras. Una vez configurada una política de fondo común de propinas, se aplica automáticamente y no requiere ninguna otra acción, a menos que tengas que hacer cambios. Cuando se realizan cambios, estos solo se aplican a los nuevos días, turnos o pedidos, por lo que habría que aplicar ajustes manuales si fuera necesario hacer cambios retroactivos.

Asistente de incorporación del gerente de propinas

Cuando tengas todo listo para configurar la primera regla de propinas en tu política, ve a Empleados > Gestión de nómina > Política de fondo común de propinas. Selecciona Incorporación de política de visitas en la parte superior de la página y el asistente de incorporación del Gestor de propinas te guiará en la configuración de una regla de propinas. El del Gestor de propinas de Toast tiene todos los detalles que necesitas seguir.

Por tu cuenta

Después de crear tu primera regla de propina, las reglas restantes se pueden crear desde cero. Te recomendamos leer primero la sección para que jerarquices correctamente las reglas de propinas.

1. En , ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas. Como alternativa, busca la política del fondo común de propinas en la barra de búsqueda de Toast Web.
2. Lo más probable es que dejes el intervalo del fondo común de propinas sin cambios, ya que esta opción afecta a toda la política. Ten mucho cuidado al ajustar esta opción después de que tu política esté en vigor.
   
   
    
3. Desplázate hacia abajo un poco más. Si usas la configuración de meseros de Pedidos digitales Toast, verás una instrucción para en el gestor de propinas. Recomendamos configurar primero las demás reglas de fondo común de propinas y, luego, regresar para completar la configuración del fondo común de pedidos digitales predeterminado o personalizado.
4. Selecciona + Agregar fondo común para comenzar a crear la política fuera de Pedidos digitales Toast.
5. Para comenzar, selecciona el lápiz de edición y asigna un nombre al fondo común. Asegúrate de que sea descriptivo. Toast recomienda asignarle un nombre basado en las tareas aportadoras y receptoras de esta regla en particular.
   1. Si tu restaurante tiene Nómina Toast y tus empleados utilizan la , podrán ver los nombres de los fondos comunes a los que pertenecen como parte de sus informes digitales individualizados.
6. Usando el menú desplegable, selecciona una tarea aportadora. Si no estás seguro de qué tarea seleccionar como aportadora, consulta la .
   1. Los empleados que no tienen una entrada de tiempo (es decir, que no registran su entrada en un dispositivo de POS para registrar entradas de tiempo) se clasifican como Pedidos digitales y asalariados (o simplemente Asalariados si usas la que aparece en la parte superior, en Fondos comunes de pedidos digitales).
      1. En el sistema de Nómina Toast, los empleados que no tienen una entrada de tiempo no pueden retener ninguna propina. Sin embargo, si estos empleados están incluidos en un fondo común de propinas, deben aportar al fondo común de propinas, pero no podrán recibir propinas de este porque Nómina Toast no tiene una entrada de tiempo y, por lo tanto, una plantilla horaria a la que aplicar estas propinas.
   2. Si aún no , la tarea aportadora “Asalariado” también estará alineada con la tarea de pedidos digitales (que se muestra como Pedidos digitales y asalariados). Esto cambiará si configuras una en tu política de propinas.
      

Orden de operaciones

Las reglas de la política se evalúan en el orden en que aparecen en la página de la política. Toast lee la política completa de arriba abajo y calcula a medida que avanza la página. Puedes reordenar las reglas con los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo en la parte inferior de cada fondo común (estos botones solo están presentes cuando hay más de una regla de fondo común de propinas).

En las reglas de ejemplo a continuación, la tarea Bartender_TT da propinas a la tarea Ayudante-barra_TT (2 % de todas las propinas que no sean en efectivo y 2 % de un cargo de servicio de gratificación del 18 %), y la tarea Mesero_TT da propina a la tarea Bartender_TT (3 % de las ventas de alcohol). Si la regla Bartender a Ayudante de barra es mayor en la página que la regla de Mesero a Bartender (como se muestra a continuación), eso hace que la tarea Ayudante-barra_TT no reciba ninguna parte de las propinas del 3 % de las ventas de alcohol de la tarea Mesero_TT. Si inviertes el orden de las dos reglas y la regla de Mesero a Bartender está más arriba en la página, la tarea Ayudante-barra_TT recibirá algunas propinas de la tarea Mesero_TT cuando reciba una parte de las propinas que no sean en efectivo de la tarea Bartender_TT en la siguiente regla. Esa podría no ser la intención de tu política.

Solo con fines ilustrativos

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento específico, comunícate con un abogado u otro profesional.