Resumen de Integraciones de Sistemas de Gestión de Propiedades de Hotel (PMS)

En este Artículo:

• Resumen de Integración de PMS
• Configurar Toast Web para una Integración de PMS
  
  • Agregar y Asignar Categorías de Ventas
  • Opción de Pago de Cargo a Habitación
  • Habilitar Búsqueda de Huéspedes en el POS
  • Configurar Recibos
• Flujos de Trabajo del POS para una Integración de PMS
  
  • Pagar un Cheque con un Cargo a Habitación
  • Reembolsar un Cheque Pagado con un Cargo a Habitación
• Informes sobre Cargos a Habitaciones
• Modo Offline

Resumen de Integración de PMS

Un sistema de gestión de propiedades (PMS) es un software que los hoteles utilizan para gestionar reservas, operaciones y finanzas. Similar a cómo Toast es el corazón de la operación del restaurante, un PMS proporciona servicios fundamentales para mantener el hotel funcionando sin problemas. La integración entre Toast y un PMS agiliza la contabilidad y simplifica el reconocimiento de ingresos entre los puntos de venta de alimentos y bebidas y la recepción.

Con una integración de PMS, usted puede:

• Buscar registros de huéspedes del hotel en el POS de Toast
• Cierre de pagos por cargos a la habitación en el folio del huésped (una cuenta asociada con un solo huésped del hotel) en el PMS
• Dependiendo del PMS, recupere datos de ventas adicionales de las principales plataformas contables.

Toast se integra directamente—o a través de socios de middleware como Omniboost—con una amplia gama de plataformas de PMS hoteleras. Algunos de los sistemas de socios oficiales incluyen Stayntouch, Cloudbeds, WebRezPro, RoomKeyPMS, Infor HMS, Resort Data Processing (RDP), Room Raccoon, Maestro, Mews, Opera Cloud, y Campspot.

Independientemente de qué PMS específico use su propiedad, las configuraciones básicas de Toast Web siguen siendo universales. Es importante completar los elementos en este artículo para integrar con éxito un PMS con Toast.

Nota: El tipo de integración descrito aquí requiere una suscripción de Integración de PMS Hotel, que se puede comprar en la Tienda Toast. No necesita comprar una suscripción de Toast Partner Connect a menos que tenga la intención de integrarse con socios adicionales que no integren PMS.

Volver al inicio

Configurar Toast Web para una Integración de PMS

Hay algunas configuraciones en Toast Web que deben configurarse para aprovechar al máximo su integración de PMS.

Agregar y Asignar Categorías de Ventas

Para que los ingresos generados por Toast POS se contabilicen con precisión dentro del PMS, se deben asignar categorías de ventas a cada elemento del menú, ya sea que se hereden del nivel del menú o del grupo de menú, o se asignen individualmente a una categoría de ventas específica.

Todos los elementos del menú, incluidos los elementos abiertos, deben asignarse a una categoría de ventas en Toast antes de que se pueda configurar completamente una integración de PMS.

Dentro del sistema hotelero, las categorías de ventas se asignan a categorías de ingresos, lo que permite a los socios integrados contabilizar con precisión los ingresos generados por la venta de cada elemento del menú publicado en el folio de un huésped. Si no se asignan categorías de ventas a un elemento, no se contabilizan ventas dentro de la integración.

Para instrucciones detalladas, consulte este artículo del Centro de Soporte: Configurar Categorías de Ventas.

Volver al inicio

Opción de Pago por Cargo a la Habitación

Toast creará una opción de pago de Cargo por habitación que aparecerá en su POS. Puede encontrarlo en Toast Web navegando a Finanzas > Relacionados > Configuración > Otras opciones de pago. Aquí hay algunas configuraciones a las que debe prestar atención para su opción de pago de cargo por habitación:

• Permitir estado de cheque pagado - esto debe configurarse en Sí para los cargos por habitación, de modo que el pago pase de "abierto" a "pagado" hasta que se agreguen las propinas y el cargo se finalice (entonces el cheque estará "cerrado"). De lo contrario, cualquier tipo de pago en la página de Otras opciones de pago pasará directamente de "abierto" a "cerrado" cuando se realice el pago.
• Mostrar aviso de firma del huésped para pagos de cargo por habitación - esto debe configurarse en Sí, mostrar el aviso de firma del huésped en modo de recibo digital.
• Permitir búsqueda de huéspedes del hotel - aprenda más en la siguiente sección de este artículo.

Desde esta página, también puede crear y gestionar una opción de pago de Cargo por habitación - Offline seleccionando + Agregar en la parte inferior de la tabla. Vea más sobre el modo offline más abajo.

Nota: Los campos de búsqueda de cargo por habitación que aparecen en el POS variarán según su integración específica de PMS. Las integraciones pueden soportar la búsqueda por nombre del huésped, número de habitación, número de folio/cuenta, o alguna combinación de esas opciones.

Volver al inicio

Habilitar búsqueda de huéspedes del hotel en el POS

Puede habilitar la búsqueda de huéspedes del hotel para iniciar cuentas directamente desde el flujo de trabajo de pedidos—ya no limitado a la pantalla de pago.

Para configurar la búsqueda de huéspedes del hotel, siga estos pasos:

1. En Toast Web, navegue a Finanzas > Relacionados > Configuración > Otras opciones de pago.
2. Seleccione su opción de pago de cargo por habitación.
3. Desplácese hacia abajo hasta Permitir búsqueda de huéspedes del hotel y seleccione Sí.
4. Guardar y publicar sus cambios. 
   

Para usar la búsqueda de huéspedes del hotel en el POS:

1. Abre el menú de desbordamiento (tres puntos verticales) en el POS y selecciona Búsqueda de huéspedes del hotel.
   
   • En el modo de Servicio de Mesa, el menú de desbordamiento está en la esquina superior derecha de la pantalla.
   • En el modo de Servicio Rápido, el menú de desbordamiento está en la esquina superior derecha de un cheque.
     
     
     
     
2. Ingresa los detalles de tu huésped y selecciona Buscar.
3. Selecciona el nombre del huésped. Si no hay huéspedes que coincidan con los criterios de búsqueda, no se encontrarán resultados.
4. Selecciona el botón azul Seleccionar huésped en la esquina inferior derecha.

Después de seleccionar al huésped, serás redirigido automáticamente a la pantalla de pedidos. En la pantalla de pedidos, verás la información del huésped en la esquina superior izquierda del cheque.

Volver al inicio

Configurar recibos para cargos de habitación

Para integraciones de PMS, hay algunas configuraciones de recibo que deberías configurar:

1. Para dispositivos que utilizan el modo de recibos digitales, puedes mostrar un aviso de firma del huésped en el dispositivo.
   
   1. En Toast Web, navega a Finanzas > Relacionados > Configuración > Otras opciones de pago y selecciona tu opción de pago de cargo a la habitación.
   2. Para el Mostrar aviso de firma del huésped para pagos de cargos a la habitación, selecciona Sí, mostrar el aviso de firma del huésped en modo de recibo digital.
   3. Guardar y publicar sus cambios.
2. Muestra un aviso de cargo a la habitación en tus recibos impresos.
   
   1. Navega a Finanzas > Relacionados > Configuración > Configuración de recibos de huéspedes.
   2. Selecciona el ícono de lápiz para editar tu recibo deseado.
   3. Bajo Configuraciones avanzadas, desplázate hacia abajo hasta Mostrar aviso de cargo a la habitación en los recibosy selecciona tu configuración deseada:
      
      • Sí, todos los recibos
      • Sí, solo después de completar los pagos de cargos de habitación
      • Sí, solo en cheques abiertos
      • No
   4. Si lo desea, seleccione Sí para la configuración de Mostrar número de habitación en los recibos.
   5. Guardar y publicar sus cambios.

Si elige mostrar un aviso de cargo de habitación, esto es lo que verá en la parte inferior de sus recibos impresos:

Volver al inicio

Flujos de trabajo del POS para una integración de PMS

Una vez que su opción de pago ha sido creada y configurada en Toast Web, tendrá la opción de cerrar el cheque de un huésped con un cargo de habitación en lugar de tomar un pago en efectivo o con tarjeta por separado.

Pagar un cheque con un cargo de habitación

Para pagar un cheque con un cargo de habitación, siga estos pasos:

1. Ingrese el pedido del huésped desde el POS como de costumbre.
2. Cuando el huésped esté listo para pagar, seleccione Pagar y luego seleccione Otros pagos > Cargo de habitación de la lista de opciones en la pantalla de pago. Nota: Si no ve "cargo de habitación" como un tipo de pago alternativo, significa que aún no se creó en Toast Web. Póngase en contacto con Toast para obtener asistencia.
3. La pantalla deBúsqueda de huéspedes aparecerá. Puede buscar a un huésped por su número de habitación, nombre o una combinación de número de habitación y nombre (esto depende de su integración específica de PMS).
   
   • Las búsquedas por número de habitación deben ser exactas y completas. Por ejemplo, buscar ‘1’ solo devolvería el número de habitación 1, no 100, 101, 111, etc.
   • Las búsquedas por nombre de huésped pueden ser parciales, hasta una sola letra. Por ejemplo, buscar 'S' devolverá nombres que contengan la letra 'S' en el nombre. Sin embargo, tenga en cuenta que esto podría variar según el socio de PMS.
4. Después de seleccionar la información correcta del huésped, se procesará el cargo. Si se configuran recibos digitales, el dispositivo Toast POS le pedirá al empleado del restaurante que agregue la cantidad de la propina.

El cheque se cerrará a la opción de pago de cargo a la habitación y se publicará en el PMS del hotel.

Volver al inicio

Reembolsar un cheque pagado con un cargo a la habitación

Puede reembolsar el cargo a la habitación de un huésped de la misma manera que lo haría con otro tipo de pago (aprenda más: Emitir un reembolso).

Si es necesario actualizar un pago de cargo a la habitación, el pago anterior debe ser anulado y se debe agregar un nuevo pago al cheque por el nuevo total. Los pagos de cargo a la habitación actualmente no admiten actualizaciones a un pago previamente publicado y no agregarán la cantidad adicional a la factura del huésped. Aprenda cómo anular un pago aquí: Anular artículos, pagos y cheques.

Volver al inicio

Informes sobre cargos a la habitación

Puede revisar los cargos a la habitación en el informe de Pagos en Toast Web.

1. Navegue a Informes > Pagos > Pagos.
2. Seleccione Mostrar/ocultar columnas y asegúrese de que Otro tipo y Número de habitación estén ambos seleccionados.
3. Seleccione su(s) ubicación(es) deseada(s), rango de fechas y horas, y luego seleccione Actualizar.

“Cargo a la habitación” aparecerá en la columna Otro tipo para cualquier cheque cerrado a un cargo a la habitación.

Volver al inicio

Modo fuera de línea para integraciones de PMS

Las integraciones de PMS del hotel no son compatibles en modo fuera de línea porque dependen de una conexión activa entre el Toast POS y el sistema de gestión de propiedades para validar la reserva de un huésped y publicar un cargo en su folio.

Si estás en modo fuera de línea, puedes ver una notificación que dice: “Las transacciones de Cargo a Habitación no se pueden procesar en modo fuera de línea.”

Cuando estés en modo fuera de línea, deberías:

• Dejar las cuentas asociadas con los cheques de los huéspedes del hotel abiertas hasta que el restaurante vuelva a estar en línea. Cuando el restaurante esté de nuevo en línea, puedes cerrar los pedidos a través de la integración del PMS.
• Alternativamente, los restaurantes que operan dentro de hoteles pueden configurar otra opción de pago que no esté vinculada a una integración de PMS (por ejemplo, puedes crear una opción de pago llamada “Cargo a Habitación - Fuera de Línea”). Mientras estés en modo fuera de línea, puedes cerrar pedidos a esa opción de pago y anotar el número de habitación del huésped como el nombre de la cuenta.
  
  • Cuando el sistema esté de nuevo en línea, puedes navegar al reporte de Pagos en Toast Web (Reportes > Pagos > Pagos) para ver los cheques que se cerraron a tu opción de pago “Cargo a Habitación - Fuera de Línea”. Puedes usar este reporte para luego ingresar manualmente estas transacciones en el folio de un huésped en el PMS.

Volver al inicio