Primeros pasos con las cuentas de la casa

En este artículo:

• Descripción general de las cuentas de la casa
• Habilitar las cuentas de la casa como método de pago
• Crear una nueva cuenta de la casa
• Usar las cuentas de la casa en el POS
  • Pagar pedidos con una cuenta de la casa
  • Pagar el saldo de una cuenta de la casa
• Gestionar las cuentas de la casa en Toast Web
  • Actualizar el saldo de una cuenta de la casa
  • Crear y gestionar facturas para las cuentas de la casa
  • Archivar o restaurar una cuenta de la casa
• Recursos adicionales

Descripción general de las cuentas de la casa

El POS de Toast ofrece una función de cuentas de la casa integrada que permite a tus clientes cargar sus pedidos a su cuenta y pagar más adelante, en lugar de pagar de inmediato después de cada compra. Esto te permite cerrar los pedidos del POS durante un día laboral como pagados para los fines de los informes de ventas, y enviar una factura o cobrar un pago por el saldo de la cuenta en el futuro. 

Algunas notas sobre las cuentas de la casa: 

• Hay varias formas de cobrar el saldo de las cuentas de la casa:
  • Puedes cobrar el saldo pendiente de una cuenta de la casa (no vinculado a una factura)
  • Puedes crear y enviar , y registrar pagos correspondientes la factura
  • Puedes hacer un de una cuenta de la casa
• Por el momento, las cuentas de la casa no son compatibles con Pedidos digitales Toast.
• Las cuentas de la casa no se comparten entre varias ubicaciones.
• Las cuentas de la casa no pueden configurarse como exentas de impuestos. Si los pedidos de una cuenta de la casa deben estar exentos de impuestos, deberán marcarse individualmente antes de que la cuenta de la casa los “pague”. Más información: .
• Por el momento, no se pueden guardar tarjetas de crédito ni otros métodos de pago en una cuenta de la casa.
• Puedes agregar cuentas de la casa mientras tu cuenta de Toast aún se encuentre en el modo de prueba, pero ten en cuenta que las cuentas de la casa pueden tardar entre 24 y 48 horas en aparecer una vez que termines del modo de prueba.

Para comenzar a usar las cuentas de la casa, sigue los pasos detallados en la siguiente sección para habilitarlas como método de pago en tu POS.

Habilitar las cuentas de la casa como método de pago

Para habilitar las cuentas de la casa con Toast, sigue estos pasos:

1. En Toast Web, navega a Pagos > Métodos de pago > Cuentas de la casa.
2. En la navegación de la izquierda que aparece en la página Cuentas de la casa, selecciona Configuración.
3. Activa la opción Recibir pagos de la cuenta de la casa en un dispositivo de POS. 
4. Selecciona Guardar y Publicar todos los cambios para finalizar tu selección.

Después de que se haya habilitado una cuenta de la casa como método de pago en el POS, los cajeros pueden acceder a esta función sin aprobación del gerente. 

Crear una nueva cuenta de la casa

Para crear una nueva cuenta de casa en Toast Web, sigue estos pasos:

1. Desde la página de cuentas de la casa (Pagos > Métodos de pago > Cuentas de la casa), selecciona Crear cuenta.
2. Ingresa la Información del cliente. Los campos obligatorios incluyen Nombre, Apellido, Correo electrónico y Teléfono. 
   
   • Cada cuenta de la casa debe tener una dirección de correo electrónico única.
   • Puedes incluir un Número de cliente y una Dirección si lo deseas. 
3. Selecciona Guardar cuando hayas terminado de crear la cuenta de la casa.

Si deseas crear varias cuentas de la casa al mismo tiempo, selecciona la flecha hacia abajo junto al botón Crear cuenta y selecciona Varias cuentas. Verás una página con una plantilla e instrucciones sobre cómo importar un archivo y crear más de una cuenta de la casa a la vez.

Después de que se haya creado una cuenta de la casa, puede tardar hasta 30 minutos en sincronizarse desde Toast Web al POS.

Usar las cuentas de la casa en el POS

Pagar pedidos con una cuenta de la casa

Con una cuenta de la casa creada en Toast Web y la como opción de pago en el POS, se puede cerrar cualquier pedido en unos pocos pasos sencillos mediante el uso de una cuenta de la casa.

1. Realiza el pedido como de costumbre en tu POS y, luego, selecciona Pago para pasar a la pantalla de selección de pago.
2. Selecciona Cuenta de la casa como método de pago. 
   
   
   
   
3. Busca y selecciona la cuenta de la casa deseada.
   
   • En el caso de pedidos de comida para llevar con envío, si ya se encontró la cuenta de la casa mediante la función Buscar cliente, el POS completará automáticamente la cuenta de la casa vinculada al pedido.
   • De lo contrario, aparecerá la ventana emergente Ingresar número de cuenta. Ingresa el número de la cuenta de la casa o selecciona Buscar.
   • Para buscar una cuenta de la casa, puedes buscar el cliente por nombre, apellido, dirección de correo electrónico, número de cliente o número de teléfono. Se puede usar información parcial para buscar.
4. Después de seleccionar la cuenta de la casa, verás opciones para ingresar el pago. Selecciona Factura para proceder a cerrar el pedido con la cuenta de la casa a la que se facturará más tarde.
   
   • Hacer seguimiento, pero no facturar : usa esta opción si el cliente utiliza un método de pago diferente en este pedido, pero deseas calcular este monto en el gasto total de su cuenta de la casa. 
   • Usar una cuenta diferente: usa esta opción para buscar una cuenta de la casa diferente. 
5. Después de seleccionar Factura, el pedido se agregará al saldo pendiente de la cuenta de la casa en Toast Web. 

Puedes agregar una propina a una transacción de una cuenta de la casa si tienes configuradas las opciones de recibo digital (más información en ).

Pagar el saldo de una cuenta de la casa en el POS

Para recibir el pago del saldo de una cuenta de la casa en el POS, sigue los pasos a continuación (el cobro del pago mediante factura se cubre en del artículo): 

1. Desliza hacia la derecha de los menús (grupos de categorías de Toast Retail) en la pantalla Pedido rápido del POS y selecciona el botón Cuentas de la casa. 
2. Busca y selecciona la cuenta de la casa deseada. 
3. En la pantalla Pagar saldo de cuenta de la casa, se mostrará el Saldo pendiente junto con la información del cliente. Ingresa el Monto a pagar y, luego, selecciona Listo. En función de lo que selecciones aquí, los clientes podrán hacer un pago parcial, pagar el saldo total o pagar de más su saldo pendiente.
4. Aparecerá “Pagar saldo” en la pantalla del pedido con el monto seleccionado. Selecciona Pago para ingresar el pago del cliente. 

Nota: Las propinas de la cuenta de la casa se pagan al mesero el día de la transacción y se incluirán en la sección Propinas que no son en efectivo del informe. Cuando la transacción de la cuenta de la casa se liquida en una fecha posterior, el 100 % del monto es pagadero al restaurante.

Gestionar las cuentas de la casa en Toast Web

En la parte superior de la página Cuentas de la casa en Toast Web (Pagos > Métodos de pago > Cuentas de la casa), verás una sección Resumen que muestra el número total de cuentas de la casa y el saldo total pendiente. 

Debajo de esa información, encontrarás la lista completa de cuentas de la casa. Alterna entre cuentas activas y archivadas, o usa las opciones de búsqueda, rango de fechas o filtros para reducir la lista a las cuentas de la casa que deseas ver. Si seleccionas un rango de fechas, la lista de cuentas de la casa se actualizará para mostrar el Total gastado por cuenta de la casa en el período seleccionado. 

Cuando selecciones una cuenta de la casa específica, se abrirá la página del perfil de la cuenta. Allí, se muestra el saldo pendiente de la cuenta de la casa, el gasto total, el número de pedidos, la actividad de la cuenta, las facturas y la información de contacto del cliente. 

Actualizar el saldo de una cuenta de la casa

Para ajustar o borrar el saldo de una cuenta de la casa, sigue estos pasos:

1. Selecciona el nombre de la cuenta de la casa en la página de Cuentas de la casa en Toast Web.
2. En el perfil de la cuenta de la casa, selecciona Ajustar saldo.
3. Al ajustar un saldo pendiente, puedes elegir Establecer nuevo saldo pendiente (predeterminado) o Reducir saldo pendiente.
   
   • Nota: Solo puedes reducir el saldo pendiente de una cuenta de la casa con una de estas opciones. 
4. Selecciona Ajustar saldo para finalizar los cambios.

Cuando actualices la página, los ajustes de saldo aparecerán como un ajuste en la tabla Actividad de la cuenta.

Nota: En el caso de las cuentas de la casa que desees marcar como pagadas sin aceptar un pago de un cliente (por ejemplo, si usas cuentas de la casa para hacer un seguimiento del gasto de los empleados que se deduce de sus cheques de pago), puedes usar el proceso descrito anteriormente para actualizar el saldo a USD 0. Puedes compartir una lista detallada de los cargos con el titular de la cuenta de la casa, para lo que deberás seleccionar Descargas en la tabla de Actividad de la cuenta en la página del perfil de la cuenta de la casa y, luego, elegir Informe detallado. 

Crear y gestiona facturas para las cuentas de la casa

Puedes facturar a una cuenta de la casa individual para cobrar un saldo pendiente, o facturar en bloque a varias cuentas de la casa a la vez. 

Primero, deberás establecer la configuración de facturas de cuentas de la casa.

1. Navega a la página de Cuentas de la casa en Toast Web y selecciona Configuración en la navegación de la izquierda.
2. En la sección Configuración de facturación de cuentas de la casa, puedes seleccionar la configuración predeterminada que se aplica a todas las facturas de cuentas de la casa. Estas opciones de configuración se pueden sobrescribir cuando creas una factura individual o en bloque. Las opciones de configuración incluyen:
   
   • Opción de almuerzo/cena predeterminada (no envío)
   • Cargos de la cuenta de la casa: usa esta opción para configurar tarifas o cargos adicionales que se aplican de manera predeterminada a todas las facturas de las cuentas de la casa (algunas personas usan esta opción para capturar cargos mensuales por membresías).
   • Rango de tiempo predeterminado en nuevas facturas
3. Selecciona Guardar y Publicar todos los cambios cuando hayas terminado. 

Puedes facturar a una sola cuenta de la casa, para lo que deberás seleccionar Crear factura en la parte superior de la página del perfil de esa cuenta de la casa. Verás el saldo actual de la cuenta, y podrás cobrar por transacciones en un rango de fechas seleccionado o cobrar una cantidad personalizada. 

También puedes usar la función de factura en bloque para crear facturas para todos los clientes que tengan una transacción de cuenta de la casa dentro del rango de fechas seleccionado. Para facturar en bloque a cuentas de la casa, sigue estos pasos:

1. Desde la navegación de la izquierda en la página Cuentas de la casa en Toast Web, selecciona Factura en bloque.
2. Selecciona Crear factura en bloque.
3. Selecciona los detalles de la factura, las opciones de configuración de Pagos e ingresa los Cargos de la cuenta de la casa adicional que te gustaría aplicar. La sección Pagos es donde deberás seleccionar una fecha de vencimiento y donde puedes elegir permitir que tus clientes paguen su factura con una tarjeta de crédito.
4. Selecciona el Rango de transacciones de los destinatarios de la factura. Toast reunirá todos los pedidos no facturados en el período seleccionado y, luego, podrás usar las casillas de verificación para seleccionar las facturas que quieres generar en bloque.
5. Selecciona Siguiente: Generar facturas.
6. Una vez generadas las facturas, el estado correspondiente en la página Factura en bloque cambiará a “Lista para enviar”. Selecciona la línea de factura en bloque para abrir la vista previa de la factura. 

Desde esta página, puedes descargar una o todas las facturas, imprimir facturas, o enviarlas a la dirección de correo electrónico o el número de teléfono asociado con la cuenta.

Archivar o restaurar una cuenta de la casa

Para fines de informes, te recomendamos que no archives las cuentas de la casa. 

Para archivar una cuenta de la casa, busca y selecciona el nombre de la cuenta en la tabla en la página Cuentas de la casa en Toast Web (Pagos > Métodos de pago > Cuentas de la casa). Selecciona Archivar en la parte superior de la página. Si se archiva una cuenta de la casa, ya no se podrá usar para pagar pedidos en el POS.

Si deseas restaurar una cuenta de la casa archivada, deberás cambiar la visualización de la tabla en la página Cuentas de la casa para mostrar las cuentas archivadas. En la página del perfil de la cuenta encontrarás el botón Restaurar.

Recursos adicionales para cuentas de la casa