Gestionar permisos de usuario con MLM

En este artículo:

• Jerarquía de permisos en restaurantes con varias ubicaciones
  • Acceso al restaurante vs. Permisos para restaurantes
  • Heredado vs. Anular permisos
  • Por qué los propietarios y administradores a veces no pueden editar los permisos
• Antes de comenzar
• Buscar las tareas y los permisos de un empleado
• Agregar o eliminar una tarea para un empleado en una ubicación
• Otorgar o ajustar permisos en otras ubicaciones
• Editar información del empleado en todas las ubicaciones
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Jerarquía de permisos en restaurantes con varias ubicaciones

Los grupos de restaurantes de Gestión de ubicaciones múltiples con Toast (MLM) deben tener al menos un portero o superusuario a nivel corporativo que tenga acceso a todos los permisos de Toast en todas las ubicaciones. En algunos artículos de Toast, a esta persona también se le llama administrador o superadministrador. Un empleado de Toast le otorga acceso durante la incorporación.

El rol de portero es manejado por un propietario, gerente general, director de operaciones o un rol equivalente. Los permisos otorgados a los gerentes en ubicaciones individuales quedan a discreción del portero. Por ejemplo, es posible que el portero no desee que el gerente de una ubicación tenga acceso a ciertos permisos de acceso de administrador de cuenta, como 8.1 Cuentas financieras u 8.5 Compras de Toast.

Los gerentes de ubicación pueden otorgar los permisos apropiados a su personal de dos maneras:

• Al agregar una tarea al perfil de un empleado (que incluye un conjunto de permisos).
• Anulando y configurando permisos individuales.

Acceso al restaurante vs. Permisos para restaurantes

En una cuenta de MLM, dos configuraciones separadas controlan dónde puede trabajar un empleado y qué puede editar:

• El acceso al restaurante controla las ubicaciones en las que el empleado puede iniciar sesión usando su código de acceso al POS en las terminales POS de Toast. Al seleccionar un grupo de restaurantes, se seleccionan todas las ubicaciones dentro de él; puedes deseleccionar ubicaciones específicas según sea necesario.
• Permisos de restaurante controla las ubicaciones y grupos de restaurantes que el empleado puede editar dentro de Toast Web. Esta configuración se vincula directamente al campo Propietario en Toast Web.

Importante: El acceso al restaurante y los permisos del restaurante no están vinculados. Dos reglas para recordar:

• Si configuras los permisos de restaurante en un grupo de restaurantes, no se otorgan automáticamente permisos a todas las ubicaciones del grupo.
• Configurar los permisos de restaurante en cada ubicación dentro de un grupo de restaurantes no le da automáticamente permisos al grupo de restaurantes en sí.

Heredado vs. Anular permisos

En la sección Permisos de un empleado, cada permiso se hereda de una tarea o se anula a nivel de empleado individual:

• Los permisos heredados provienen de una asignación de puesto. Aparecen como casillas de verificación grises y ya están activas. No anules un permiso ya heredado.
• Se otorgaron (o eliminaron) permisos de anulación para este empleado específico. Aparecen como casillas de verificación azules y difieren del valor predeterminado basado en el puesto.

Para conocer las mecánicas completas de herencia contra anulación, incluido qué hacer cuando el botón de anulación está en gris, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para POS de Toast.

Por qué los propietarios y administradores a veces no pueden editar permisos

Para asignar o editar los permisos de otro empleado en una cuenta de MLM, debes Omitir todos los permisos de ese empleado tú mismo, más el permiso de 8.2 Usuario en la misma ubicación. Ser propietario o administrador no otorga automáticamente esta capacidad.

Si incluso un permiso está habilitado en el perfil del otro empleado, pero no en el tuyo, Toast bloqueará el cambio y es posible que muestre lo sentimos. No puedes editar permisos que no tienes.

Si necesitas acceso total del propietario a tu cuenta, otro usuario de tu restaurante que ya tenga permisos de propietario debe actualizar tu perfil. El servicio de atención al cliente no puede hacer este cambio en tu nombre; debe venir de alguien de tu restaurante que ya tenga esos permisos, como el portero o el superusuario.

Para solucionar problemas paso a paso de mensajes de error, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast.

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Antes de comenzar

Se aplica a: Toast Web para restaurantes que utilizan la Gestión de ubicaciones múltiples con Toast (MLM).

Permisos necesarios:

• 8.2 Permisos de usuario: en cada ubicación donde ajustes los permisos de otro empleado.
• 4.10 Tareas y salarios de los empleados: para agregar, eliminar o cambiar una tarea (o salario) en una ubicación.
• 4.9 Información del empleado: para editar la información básica de un empleado (nombre, información de contacto, código de acceso al POS).
• Todos los permisos que planeas otorgar al otro empleado, en la misma ubicación donde los otorgas.

Lo que lograrás: Actualiza las tareas, los permisos o la información básica de un empleado en una o más ubicaciones dentro de tu grupo de restaurantes de MLM.

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Busca las tareas y los permisos de un empleado

Para revisar las tareas y los permisos actuales de un empleado en la ubicación en la que iniciaste sesión:

1. En Toast Web > Empleados > Gestión de empleados > Empleados, busca al empleado por su nombre.
2. Selecciona el ícono de lápiz junto al empleado para editar su perfil.
3. En la pestaña Tareas y permisos, revisa la sección Tareas y pago. Las tareas que se enumeran aquí se aplican solo a la ubicación en la que iniciaste sesión actualmente.
4. Desplázate hacia abajo hasta la sección Permisos. Los permisos heredados provienen de una asignación de puesto y aparecen como casillas de verificación grises. Los permisos de anulación se otorgaron a este empleado individualmente y aparecen como casillas de verificación azules.

Resultado previsto: Puedes ver las tareas y los permisos actuales del empleado para la ubicación en la que iniciaste sesión. Para revisar su acceso a otra ubicación, cambia a esa ubicación usando el selector de ubicaciones en la esquina superior izquierda de Toast Web (consulta Asignar empleados a ubicaciones múltiples para el cambiador de ubicaciones).

Para ver la lista completa de permisos y lo que cada uno controla, consulta la Guía de referencia.

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Agregar o eliminar una tarea para un empleado en una ubicación

Para agregar o eliminar una tarea de un empleado en la ubicación en la que iniciaste sesión:

1. En Toast Web > Empleados > Gestión de empleados > Empleados, busca al empleado y selecciona el ícono de lápiz para editar su perfil.
2. En la pestaña Tareas y permisos, en la sección Tareas y pago, selecciona o deselecciona la casilla de verificación para la tarea que deseas agregar o eliminar.
3. Selecciona Guardar.

Resultado previsto: El empleado gana (o pierde) el trabajo y los permisos vinculados a ese trabajo en la ubicación actual. Los cambios se publican automáticamente una vez guardados.

Nota: Para agregar o eliminar una tarea, debes tener el permiso 4.10 Tareas y salarios de los empleados en la misma ubicación y Omitir todos los permisos incluidos en la tarea que otorgas. El usuario que otorga una tarea no necesita Omitir la tarea por sí mismo, solo los permisos dentro de ella.

Por ejemplo, si un gerente tiene todos los permisos vinculados a la tarea Empleado clave en la ubicación A, pero no en la ubicación B, puede otorgar Empleado clave solo al personal en la ubicación A. Para otorgar la tarea en la ubicación B, primero deben Omitir los mismos permisos en la ubicación B.

Para ajustar la tasa salarial vinculada a una tarea, debes Omitir 4.10 Tareas y salarios de los empleados en la misma ubicación que el salario que ajustas.

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Otorgar o ajustar permisos en otras ubicaciones

Usa este procedimiento cuando un empleado ya tiene una tarea asignada y necesitas agregar o eliminar un solo permiso para él en una o más ubicaciones, por ejemplo, al abrir una nueva ubicación y asignar permisos a empleados existentes.

Antes de otorgar permisos en otra ubicación, debes cumplir dos requisitos:

• Debes tener 8.2 Permisos de usuario en la misma ubicación donde deseas ajustar los permisos de otro empleado.
• Debes Omitir el mismo permiso que quieres otorgar, en la misma ubicación.

Ejemplos:

• Un usuario con 3.7 Anular artículos o pedidos y 8.2 Permisos de usuario en la ubicación A, pero no en la ubicación B, puede otorgar 3.7 Anular artículos o pedidos a otros usuarios solo en la ubicación A.
• Un usuario con 3.7 Anular artículos o pedidos y 8.2 Permisos de usuario en las ubicaciones A, B y C puede otorgar 3.7 Anular artículos o pedidos a otros usuarios en las tres ubicaciones.

Para agregar o eliminar un permiso para un empleado individual en una ubicación específica:

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Selecciona el lápiz de edición para abrir el perfil del empleado.
3. Selecciona la pestaña Tareas y permisos y desplázate hasta la sección Permisos.
4. Selecciona el ícono v para la ubicación que deseas agregar o quitar permisos.
   
    
   
   
5. Una vez expandida la ubicación, selecciona Anular para acceder a la casilla de verificación (si es necesario). Si necesitas anular o no, depende de cómo se hayan configurado los permisos de este empleado previamente, probablemente en función de las tareas a las que esté asignado.
6. Cuando la casilla de verificación pase de gris a negra, selecciona la casilla de verificación para activar el permiso (marca azul) o desmárcala para desactivar el permiso (casilla vacía).
   
    
   
   
7. Selecciona Guardar.

Resultado previsto: El empleado tiene el permiso actualizado en la ubicación seleccionada. Los cambios de permisos se publican automáticamente una vez guardados. Si el empleado inició sesión en un dispositivo POS, es posible que deba cerrar sesión y volver a iniciar sesión (o resincronizar el dispositivo) para que el cambio se aplique. Consulta Asignar permisos de acceso de usuario para conocer los pasos de resincronización.

Nota: Los permisos a nivel del grupo proporcionan acceso únicamente al backend (Toast Web). Si un empleado también necesita iniciar sesión en un dispositivo POS en una ubicación específica, debe agregarse como empleado en esa ubicación por separado. El acceso a nivel de grupo por sí solo no es suficiente para iniciar sesión en el dispositivo POS. Para agregar un empleado a ubicaciones adicionales, consulta Asignar empleados a ubicaciones múltiples.

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Editar información del empleado en todas las ubicaciones

La edición de la información básica de un empleado (nombre, información de contacto y código de acceso al POS) requiere el permiso 4.9 Información del empleado. Si ya existe una cuenta de Toast Web para este empleado, la dirección de correo electrónico y la contraseña no pueden ser editadas por nadie, además del propio empleado.

Para editar la información de un empleado en otra ubicación:

1. Confirma que tienes 4.9 Información del empleado en tu ubicación actual y en la ubicación donde se necesita el cambio.
2. Cambia a la ubicación donde debe cambiar la información del empleado, utilizando el selector de ubicación en la esquina superior izquierda de Toast Web.
3. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
4. Selecciona el apellido con hipervínculo del empleado y ve a la pestaña Perfil.
5. Actualiza la información del empleado.
6. Selecciona Guardar.

Resultado previsto: La información del empleado se actualiza en la ubicación donde realizaste el cambio. Para hacer el mismo cambio en ubicaciones adicionales, repite los pasos 2 a 5 en cada ubicación.

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Preguntas frecuentes

Soy el propietario, pero el sistema dice que no soy administrador. ¿Por qué no puedo editar los permisos de otro empleado?

Para editar los permisos de otro empleado, debes Omitir todos los permisos que tenga, además del permiso 8.2 Usuario en la misma ubicación. Ser el propietario no otorga automáticamente esto. Si incluso un permiso está habilitado en el perfil del otro empleado, pero no en el tuyo, Toast bloqueará el cambio.

También se le preguntó como:

• • Soy el propietario y necesito permiso para hacer todo, pero el sistema me está diciendo que necesito contactar al administrador de mi restaurante
  • ¿Quién es el superusuario o administrador de nuestra cuenta?
  • ¿Cómo averiguo quién es el portero?

Para resolver esto, pídele al portero u otro superusuario existente en tu restaurante que agregue los permisos faltantes a tu perfil. Si no hay ningún controlador o superusuario configurado en tu cuenta, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener más ayuda.

Para solucionar problemas paso a paso, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast.

¿Cuál es la diferencia entre los permisos Heredar y Anular?

Heredar y anular describen de dónde proviene un permiso en el perfil de un empleado.

• • Los permisos heredados provienen de una tarea que se asignó al empleado. Aparecen como casillas de verificación grises y se activan automáticamente.
  • Se configuraron permisos de anulación para este empleado específico, separados de cualquier tarea. Aparecen como casillas de verificación azules.

En la mayoría de los casos, no necesitas anular un permiso ya heredado. Usa Anular cuando quieras otorgar o eliminar un permiso para un empleado sin cambiar la tarea que comparten otros empleados.

¿Cuál es la diferencia entre un administrador y un superusuario?

En un grupo de restaurantes MLM, el superusuario (a veces llamado portero, administrador o superadministrador) es el empleado a nivel corporativo que mantiene todos los permisos de Toast Web en cada ubicación. El superusuario puede editar los permisos de cualquier empleado en cualquier ubicación del grupo. Por lo general, hay al menos un propietario, gerente general o director de operaciones.

Es posible que haya otros administradores en ubicaciones individuales con permisos con alcance de ubicación, pero solo pueden editar permisos que ellos mismos Omite en esa ubicación.

¿Cómo averiguo quién es el portero de mi restaurante?

Toast establece el portero durante la incorporación y es el propietario, gerente general, director de operaciones o un rol equivalente en tu restaurante. Para identificar al portero actual de tu cuenta, pregúntale al equipo de liderazgo de tu restaurante. El servicio de atención al cliente no asigna ni transfiere el rol de portero en las cuentas de los clientes.

Si tu portero ya no está en el restaurante y necesitas transferir el acceso, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para hablar de opciones.

Agregué permisos al empleado, pero aún no tiene acceso. ¿Qué debería hacer?

Dos causas comunes:

• • El empleado inició sesión en un dispositivo POS. Pídele que cierre la sesión y vuelva a entrar, o vuelve a sincronizar el dispositivo POS. Para pasos de resincronización, consulta Asignar permisos de acceso de usuario.
  • El empleado tiene un perfil duplicado de Toast Web en todas las ubicaciones. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados, busca el nombre del empleado y busca dos perfiles. Actualiza el perfil que realmente utiliza para iniciar sesión.

Si el problema continúa, consulta Obtener ayuda con el acceso y los permisos de empleados de MLM para situaciones específicas de MLM.

¿Puede un superusuario de MLM editar el rol de cualquier empleado en cualquier ubicación?

Sí, un superusuario mantiene todos los permisos en todas las ubicaciones, por lo que puede agregar o eliminar tareas y permisos para cualquier empleado del grupo de restaurantes. Si un superusuario de MLM no puede editar el rol de un empleado en una ubicación específica, la causa más común es que el botón Anular esté en modo Heredar y deba cambiarse, o que el perfil de empleado en cuestión haya sido configurado por un empleado de Toast con una configuración que requiera el ajuste del servicio de atención al cliente.

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Artículos relacionados

• Obtener ayuda con el acceso y los permisos de empleados de MLM
• Asignar empleados a ubicaciones múltiples
• Asignar permisos de acceso de usuario
• Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast
• Guía de referencia

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