Toast Payroll: Agregar o editar percepciones y deducciones

En este artículo:

• Recurrente vs. Única: ¿Cuál necesito?
• Antes de comenzar
• Solución rápida: Asigne su tarea a los pasos correctos
• Agregar una percepción única
• Editar una percepción única
• Agregar una deducción única
• Editar una deducción única
• Agregar o revisar una percepción recurrente
• Agregar o revisar una deducción recurrente
• Configurar un embargo, manutención de menores, gravamen o derecho de retención
• Agregar un nuevo código de percepción o código de deducción (p. ej., bono, 401(k), médico)
• Preguntas frecuentes
• Antes de comunicarse con Atención al cliente
• Artículos relacionados

Recurrente vs. Única: ¿Cuál necesito?

Un ingreso o deducción recurrente aparece en cada ejecución de nómina. Los ingresos recurrentes suelen ser los tipos de pago del empleado: salario, Regular (por hora), propinas. Las deducciones recurrentes son conceptos que se retienen en cada período de pago: deducciones por comidas, primas de atención médica, 401(k), embargos salariales. Estos se agregan al perfil del empleado.

Un ingreso o deducción único solo aparece en la nómina a la que lo agrega. Estos son bonos, una deducción por uniforme, una tarifa anual o cualquier otro cambio que no deba repetirse. Los conceptos únicos se agregan en el paso de Ingresos del empleado dentro de una nómina abierta.

Importante: Los cambios en los ingresos y deducciones recurrentes deben realizarse antes de seleccionar Vista previa para abrir la nómina. Si agrega o cambia un concepto recurrente después de haber seleccionado Vista previa, no aparecerá en esa ejecución de nómina. Restablezca la nómina para incluir el cambio, o agregue el concepto como una entrada única en esta ejecución y luego actualice el perfil recurrente para futuras ejecuciones.

Este video cubre las diferentes acciones que puede realizar en el paso de Ingresos del empleado, incluyendo realizar adiciones o ediciones de ingresos/deducciones únicos.

Volver al inicio

Antes de comenzar

Se aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:

• Permiso de Toast Payroll para acceder a los perfiles de los empleados (normalmente Manager o HR+)
• Permiso de Toast Payroll para abrir y ejecutar la nómina (normalmente HR+)

Lo que logrará: Agregará o editará un ingreso o deducción para que se pague (o retenga) correctamente en la próxima nómina elegible.

Volver al inicio

Solución rápida: Haga coincidir su tarea con los pasos correctos

Encuentre su tarea en la tabla y luego siga la sección a la que apunta.

Volver al inicio

Agregar una percepción única

Use esto cuando la percepción solo deba aplicarse a la nómina que está procesando en este momento (por ejemplo, un bono o un ajuste por horas no pagadas).

1. Vaya a Payroll. Seleccione Preview para abrir y comenzar una ejecución de nómina.
2. Avance por el paso Preview Payroll seleccionando Next.
3. En el paso Employee Earnings, localice al empleado y seleccione + Add Earning.
4. Complete el Earning Code y las Hours/Amount. Seleccione Advanced Options para personalizar aún más esta percepción si es necesario (se usa comúnmente para editar las tasas salariales).
   
   
   
   
5. Seleccione Add earning para finalizar.

Resultado esperado: La nueva percepción aparece en la fila del empleado en el paso Employee Earnings y se incluye en los totales de nómina en la parte superior de la página.

Nota: Si el empleado no aparece en esta nómina, seleccione Agregar empleado. Solo aparecerán en la lista los empleados que pertenezcan al mismo grupo de pago que esta nómina.

Volver al inicio

Editar un ingreso único

Use esto cuando un ingreso ya esté en la nómina pero el importe, las horas o la tarifa sean incorrectos. El cambio se aplica solo a esta nómina; no actualizará el perfil recurrente del empleado.

1. En el paso Ingresos del empleado de una nómina abierta, localice al empleado con el ingreso incorrecto.
2. Seleccione el menú de desbordamiento (...) a la derecha del ingreso y luego elija Editar ingreso.
   
   
   
   
3. Realice los cambios necesarios. Puede actualizar Horas/Importe o usar el menú Opciones avanzadas para ajustar la ubicación y la tarifa.
4. Seleccione Cambiar ingreso para guardar.

Resultado esperado: El importe, las horas o la tarifa actualizados aparecen en la línea de ingresos solo para esta nómina. El perfil recurrente del empleado no cambia.

Volver al inicio

Agregar una deducción única

Use esto para una deducción que solo se aplica a esta nómina; por ejemplo, una tarifa única por uniforme, un ajuste de deducción por comida o una cuota de membresía anual.

1. Vaya a Payroll. Seleccione Preview para abrir y comenzar una ejecución de nómina.
2. Avance por el paso Preview Payroll seleccionando Next.
3. En el paso Ingresos del empleado, localice al empleado y seleccione + Agregar deducción.
   
   
   
   
4. Elija el Tipo de deducción y seleccione si es un porcentaje o un importe fijo.
5. Ingrese el monto o porcentaje del salario bruto. SeleccioneAgregar deducción para finalizar.
   
   

Resultado esperado: La deducción aparece en la fila del empleado en el paso de Ganancias del empleado y reduce el salario neto del empleado solo para esta nómina.

Volver al inicio

Editar una deducción única

Use esto cuando una deducción ya esté en la nómina pero el monto o el tipo sean incorrectos.

1. En el paso de Ganancias del empleado de una nómina abierta, localice al empleado con la deducción incorrecta.
2. Seleccione el menú de desbordamiento (...) a la derecha de la deducción, luego elijaEditar deducción.
   
   
   
   
3. Realice los cambios necesarios. Seleccione Guardar deducción para guardar.

Resultado esperado: La deducción actualizada aparece en la línea de deducción solo para esta nómina. El perfil recurrente del empleado no cambia.

Nota: Si está corrigiendo un pago en exceso, una anulación y nuevo registro puede ser una mejor opción que editar la deducción. Consulte Toast Payroll: Solicitar una anulación.

El menú de desbordamiento en el paso de Ganancias del empleado también incluye:

• Pagar mediante cheque — fuerza un cheque físico (en papel) para el empleado, anulando el depósito directo para esta nómina.
• Crear cheque adicional — útil para conceptos como cheques de bonificación.

El menú Acciones avanzadas ofrece más funciones:

• Restablecer nómina — elimina cualquier edición que haya realizado en la nómina y lo regresa al primer paso. Útil si agregó un cambio recurrente después de la vista previa y necesita volver a extraer los datos recurrentes.
• Agregar importación personalizada — carga una hoja de cálculo de ganancias o deducciones, pero solo si Toast Payroll le ha configurado una plantilla de importación personalizada.

Volver al inicio

Agregar o revisar una ganancia recurrente

Importante: Las ganancias recurrentes casi siempre se basan en el puesto. Antes de agregar una ganancia recurrente directamente a un empleado, verifique si la ganancia pertenece al registro de Puesto o Trabajos del empleado. Consulte Toast Payroll: Asignar o cambiar trabajos o ubicaciones de empleados.

Las ganancias recurrentes deben agregarse o actualizarse antes de seleccionar Vista previa en una nómina. Los cambios realizados después de la Vista previa no aparecerán en esa ejecución de nómina.

1. Navegue a la página Equipo o use la barra de Buscar empleados. Seleccione un empleado.
2. Seleccione Recurrente en el lado izquierdo de la pantalla.
3. Desplácese debajo del gráfico para ver cada ganancia. Las ganancias activas se identifican por la Fecha de inicio y la Fecha de finalización. Cuando se abre una nómina, todas las ganancias activas se incluyen en el paso de Ganancias del empleado del proceso de nómina.
4. Para ver la configuración de una ganancia recurrente, seleccione el icono de ojo junto a ella.
   
   
   
   
5. Para agregar una ganancia recurrente, seleccione el botón Agregar+ y complete los siguientes campos antes de seleccionar Guardar:
   • FEIN: La mayoría de los empleados trabajan bajo un solo FEIN; ajústelo según corresponda.
   • Puesto: Aplique el puesto correcto (grupo de atributos, no el trabajo en el que registran su entrada) si un empleado tiene más de uno. La mayoría de los empleados solo tienen un puesto.
   • Percepción: El código de percepción correcto debería aparecer aquí. El código de percepción hereda propiedades como por hora frente a salario, si es una percepción con propinas y cómo debe gravarse.
   • Año: Use el año actual para que esta percepción esté disponible siempre que la necesite.
   • Fechas de inicio y finalización: Ajuste estas fechas para permitir percepciones recurrentes. Las fechas de finalización se pueden establecer muy lejos en el futuro (año 2099) para que no desaparezcan de las percepciones recurrentes del empleado.
   • Importe: Ingrese el importe que la percepción debe sumar al salario bruto de la persona. Dependiendo de si este es un código por hora o de salario, este importe podría ser por hora o por período de pago.
   • Importe garantizado por nómina: Deje en blanco. Esta función está obsoleta y no tiene aplicabilidad.
   • Frecuencia de cheque: Ingrese la frecuencia con la que este empleado recibe sus cheques de pago.

Resultado esperado: La percepción recurrente aparece en la lista de percepciones recurrentes del empleado con la Fecha de inicio y la Fecha de finalización que especificó, y se incluirá en el paso de Percepciones del empleado de cada nómina Regular dentro de ese rango de fechas.

Volver al inicio

Agregar o revisar una deducción recurrente

Use esto para deducciones de beneficios, 401(k), HSA, deducciones por comidas y elementos similares que deban retenerse en cada período de pago Regular. Para deducciones ordenadas por el tribunal, consulte Configurar un embargo, manutención de menores, gravamen o derecho de retención en su lugar.

Las deducciones recurrentes deben agregarse o actualizarse antes de seleccionar Vista previa en una nómina. Los cambios realizados después de la Vista previa no aparecerán en esa ejecución de nómina.

1. Navegue a la página Equipo o use la barra de Buscar empleados. Seleccione un empleado.
2. Seleccione Recurrente en el lado izquierdo de la pantalla.
3. Desplácese debajo del gráfico y seleccione la pestaña Deducciones. Las deducciones activas se identifican por la Fecha de inicio y la Fecha de finalización. Cuando se abre una nómina, todas las deducciones activas se incluyen en el paso de Ganancias del empleado del proceso de nómina.
4. Para ver la configuración de una deducción recurrente, seleccione el icono de ojo junto a ella.
   
   
   
   
5. Para agregar una deducción recurrente, seleccione el botón Agregar+ y complete los siguientes campos antes de seleccionar Guardar:
   • FEIN: La mayoría de los empleados trabajan bajo un solo FEIN; ajústelo según corresponda.
   • Deducción: El código de deducción correcto debería aparecer aquí. Si el código de deducción que necesita no existe (por ejemplo, un nuevo plan 401(k) o un nuevo beneficio), consulte Agregar un nuevo código de ingresos o código de deducción.
   • Proveedor: Se utiliza cuando una deducción se envía a un proveedor externo. Consulte Toast Payroll: Configurar proveedores.
   • Fechas de inicio y finalización: Ajuste estas fechas para permitir deducciones recurrentes. Las fechas de finalización se pueden establecer muy lejos en el futuro (año 2099) para que no desaparezcan de las deducciones recurrentes del empleado.
   • (%) o monto: El monto o porcentaje del pago que se deducirá con cada nómina. Utilice cualquiera de los campos, pero no ambos; uno se dejará en 0.
   • Límite/Meta: Ingrese el monto total que se deducirá con el tiempo. Dejar esto como -99 significa que no hay límite y este campo está en blanco (en lugar de usar un 0, lo cual podría indicar lo contrario).
   • Límite ajustado: No edite este campo. Una vez que se haya guardado la deducción, el Límite ajustado se copia del Límite/Objetivo. Cada vez que esta deducción se procesa en una nómina, el Límite ajustado se reduce automáticamente por el Monto o el % del monto. Puede usar este número para realizar un seguimiento de cuánto de la deducción total queda por retener. Una vez que el Límite ajustado llega a 0, la deducción recurrente finalizará.

Resultado esperado: La deducción recurrente aparece en la lista de deducciones recurrentes del empleado con la Fecha de inicio, la Fecha de finalización y el monto o porcentaje que especificó, y se aplicará en cada nómina Regular dentro de ese rango de fechas, siempre que el empleado gane lo suficiente en ese período de pago para cubrirla.

Volver al inicio

Configurar un embargo, manutención de menores, gravamen o derecho de retención

Si ha recibido una orden de manutención de menores, una orden de embargo, un gravamen o un derecho de retención que indique a un empleador retener fondos de un empleado, no ingrese la deducción usted mismo. El Servicio de Atención al Cliente de Toast Payroll los configura a partir de la orden judicial para garantizar que se siga la orden correctamente y se retengan los montos correctos.

Qué hacer:

1. Verifique que el empleado todavía esté en su empresa. Si el empleado ya no trabaja para su negocio, notifique a la agencia que envió el embargo; no se le exige cobrar salarios de un exempleado.
2. Seleccione el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
3. Envíe el aviso de embargo completo al Servicio de Atención al Cliente, incluidas todas las páginas y los documentos de respaldo.
4. Espere la confirmación de que la deducción recurrente se ha configurado. Después de la configuración, la deducción se ejecutará en cada período de pago Regular (no en nóminas fuera de ciclo o suplementarias) hasta que se cumpla la orden.

Importante: Si se incluyen hojas de trabajo u hojas de respuestas con la orden judicial, es responsabilidad del cliente completarlas y devolverlas. Toast Payroll no puede asesorar sobre cómo o si debe completar esas páginas.

Nota: Toast Payroll no configura órdenes de manutención médica infantil ni embargos que carezcan de una orden judicial. Para obtener más detalles sobre cómo funcionan los embargos, qué tipos son compatibles y cómo se remiten los pagos, consulte Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre embargos salariales y Toast Payroll: Remisión de pagos de manutención infantil.

Resultado esperado: Una vez que Atención al cliente confirme la configuración, el embargo aparecerá como una deducción recurrente en el perfil del empleado y se retendrá automáticamente en cada nómina Regular hasta que se cumpla la orden o llegue a su fecha de finalización.

Volver al inicio

Agregar un nuevo código de ingresos o código de deducción (p. ej., bono, 401(k), médico)

Los códigos de ingresos y los códigos de deducción se configuran a nivel de cuenta, no en nóminas individuales. Si un código aún no existe (por ejemplo, no ve "Bono" en sus opciones de ingresos, o necesita un nuevo código de deducción 401(k)), debe solicitarlo a Atención al cliente antes de poder usarlo.

Para solicitar un nuevo código de ingresos (bono, millaje, comisión, etc.):

1. Complete el Formulario de solicitud de código de ingresos. Nota: Toast Payroll no está disponible actualmente en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en su región.
2. Envíe el formulario completado a Atención al cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
3. Espere el correo electrónico de confirmación de Atención al cliente. Una vez recibido, puede usar el nuevo código de ingresos de inmediato.

Nota: Toast Payroll no admite un monto máximo en los códigos de ingresos. Si necesita limitar un bono u otros ingresos, deberá realizar el seguimiento del límite manualmente.

Para solicitar un nuevo código de deducción (médico, dental, visión, 401(k), HSA, etc.):

1. Complete el Formulario de solicitud de código de deducción. Nota: Toast Payroll no está disponible actualmente en Quebec. Una versión en francés de este formulario estará disponible cuando el producto se lance en su región.
2. Envíe el formulario completado a Atención al cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
3. Espere el correo electrónico de confirmación de Atención al cliente. Una vez recibido, puede usar el nuevo código de deducción de inmediato.

Importante: Si un código de deducción se configura incorrectamente o no se retiene correctamente, no ajuste el existente; eso puede crear complicaciones fiscales. En su lugar, comuníquese con Atención al cliente a través del punto de chat azul para desactivar el código anterior y crear una versión corregida. Consulte Cambiar la tasa impositiva de un código de ganancia/deducción en Toast Payroll.

Nota: Si utiliza SimplyInsured para administrar los beneficios, el método del formulario de solicitud solo se aplica a las deducciones que SimplyInsured no admite. Para los beneficios admitidos por SimplyInsured, envíe un correo electrónico a toastsupport@simplyinsured.com en su lugar.

Resultado esperado: Una vez que Atención al cliente confirme que el nuevo código está configurado, puede aplicarlo como una entrada única en el paso Ganancias del empleado o agregarlo como un elemento recurrente en el perfil del empleado.

Volver al inicio

Preguntas frecuentes

¿Por qué no aparece mi deducción en la nómina?

Las razones más comunes están relacionadas con el tiempo:

• • Agregó la deducción después de seleccionar Vista previa. Los cambios en las ganancias y deducciones recurrentes deben realizarse antes de abrir la nómina. Si agregó o cambió una deducción recurrente después de seleccionar Vista previa, no aparecerá en esa nómina. Restablezca la nómina para incluir el cambio o agregue el elemento como una entrada única en esta nómina y actualice el perfil recurrente para la próxima ejecución.
  • La Fecha de inicio de la deducción es posterior a la fecha del cheque. Una deducción solo se aplica a las nóminas cuya fecha de cheque sea igual o posterior a la Fecha de inicio de la deducción.
  • La Fecha de finalización de la deducción ha pasado. Verifique el campo Fecha de finalización en la deducción recurrente.

También se pregunta como: "la deducción no se procesó", "la deducción no se está aplicando", "agregué la deducción pero no aparece".

¿Por qué mi deducción muestra $0?

La razón más común es que el empleado no ganó lo suficiente en este período de pago para cubrir la deducción. El sistema puede retener parte de la deducción, nada de ella o toda ella dependiendo de las ganancias disponibles.

Otras razones:

• • Las propinas están excluidas de los cálculos de embargo por regulación federal. Si el cheque de pago es mayormente propinas, la deducción puede mostrar $0 aunque se le haya pagado al empleado. (Consulte Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre embargos salariales.)
  • La deducción se agregó después de que se seleccionó Vista previa. Reinicie la nómina para incluir el cambio recurrente, o agregue la deducción como una entrada única en esta nómina.
  • La deducción ha alcanzado su Límite/Objetivo. Una vez que el Límite ajustado llega a 0, la deducción recurrente deja de retener.

También preguntado como: "el embargo muestra una deducción de $0", "el embargo no se está calculando", "no se retuvo nada en esta nómina".

¿Cómo agrego un bono al cheque de pago de alguien?

Agréguelo como una ganancia única en el paso de Ganancias del empleado usando un código de ganancia de Bono.

Si no ve una opción de Bono cuando selecciona + Agregar ganancia, su cuenta aún no tiene configurado un código de ganancia de bono. Consulte Agregar un nuevo código de ganancia o código de deducción para crear un nuevo código de ganancia para usar en la nómina.

También preguntado como: "¿Cómo agrego un bono mientras proceso la nómina?", "¿Qué opción de ganancia selecciono para un bono?", "No veo Bono en mis opciones de ganancia."

¿Puedo editar o eliminar un código de ganancia?

Puede editar o eliminar una sola percepción en una nómina específica usando el menú de desbordamiento (...) en el paso Percepciones del empleado (consulte Editar una percepción única).

Usted mismo no puede editar ni eliminar el código de percepción maestro (el código subyacente en su base de datos de Toast Payroll). Para inactivar o cambiar un código de percepción o deducción maestro, incluido el cambio de su tasa impositiva, comuníquese con Atención al cliente a través del punto de chat azul. La mejor práctica es inactivar el código antiguo y crear una versión corregida en lugar de editar la existente, para evitar complicaciones fiscales.

¿Puedo agregar o editar una percepción o deducción dentro de un cálculo rápido?

No. Las percepciones y deducciones no se pueden agregar ni editar dentro de un cálculo rápido. Los cálculos rápidos se utilizan para registrar transacciones fuera de Toast Payroll, generalmente para el cumplimiento fiscal, y las funciones de agregar/editar no están disponibles allí. El cálculo rápido aparece en la nómina como una percepción o deducción que el empleado ya procesó y debe incluirse aunque no se "llevará a cabo" en la nómina real en sí. Consulte Toast Payroll: Emitir cheques manuales (cálculos rápidos).

¿Cuál es la diferencia entre recurrente y única?

Un elemento recurrente aparece en cada ejecución de nómina y se configura en el perfil del empleado en Recurrente. Un elemento único solo aparece en la nómina específica a la que lo agrega y se configura en el paso Percepciones del empleado dentro de una nómina abierta. Use recurrente para pagos continuos (salario, Regular, propinas) y retenciones continuas (401(k), beneficios, embargos). Use único para bonos, tarifas de uniformes, ajustes de comidas y cualquier cambio que no deba repetirse.

¿Por qué se dejó de retener la deducción de manutención infantil del empleado?

En muchos casos, la orden se ha cumplido. Otras posibilidades:

• • El embargo se configuró con una fecha de finalización que ya pasó.
  • El embargo fue cancelado o terminado por el tribunal o el acreedor.
  • Los salarios del empleado en este cheque fueron mayormente propinas, las cuales la regulación federal excluye de los cálculos de embargo.

Para investigar un caso específico, contacte a Atención al Cliente a través del punto de chat azul. Consulte Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre embargos salariales para más detalles.

¿Puedo agregar un ingreso o deducción recurrente después de la Vista previa?

No. Los cambios recurrentes realizados después de haber seleccionado la Vista previa no aparecerán en la ejecución de nómina abierta. Usted tiene dos opciones:

1. 1. Use Acciones avanzadas > Restablecer nómina para borrar sus ediciones y reabrir la nómina, lo cual incluirá el nuevo elemento recurrente.
   2. Agregue el elemento como una entrada única en esta nómina, luego actualice el perfil recurrente para que se aplique en la siguiente ejecución.

Volver al inicio

Antes de contactar a Atención al Cliente

Algunos asuntos requieren genuinamente la intervención de Atención al Cliente: órdenes judiciales, solicitudes de nuevos códigos de ingresos o deducciones, y correcciones a códigos maestros. Para acelerar la resolución, reúna lo siguiente antes de enviar un mensaje a través del punto de chat azul:

• El nombre completo del empleado y el período de pago o fecha de cheque afectado
• El nombre del código de ingresos o código de deducción (o número de código, si lo conoce)
• Una descripción de lo que está mal (por ejemplo, "la deducción muestra $0 en el cheque del 8/5", "necesito un nuevo código de ingresos de Bonificación", "recibí una orden de manutención infantil; vea el archivo adjunto")
• Una captura de pantalla del paso de Ingresos del Empleado o del perfil recurrente, si es relevante
• Para órdenes judiciales: el aviso de embargo completo, incluyendo todas las páginas y hojas de trabajo

Para detalles sobre lo que Atención al Cliente puede y no puede hacer respecto a los embargos, vea Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre embargos salariales.

Volver al inicio

Artículos relacionados

• Toast Payroll: Paso de ingresos del empleado
• Toast Payroll: Comience con los códigos de ingresos
• Toast Payroll: Comience con los códigos de deducción
• Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre embargos salariales
• Toast Payroll: Momento de los ingresos y deducciones

Volver al inicio

Este contenido tiene fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de asesoramiento profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.