Toast Nómina: Agregar o Editar Ganancias y Deducciones

En este Artículo:

• Recurrente vs. Único: ¿Cuál Necesito?
• Antes de Comenzar
• Solución Rápida: Ajusta Tu Tarea a los Pasos Correctos
• Agregar una Ganancia Única
• Editar una Ganancia Única
• Agregar una Deducción Única
• Editar una Deducción Única
• Agregar o Revisar una Ganancia Recurrente
• Agregar o Revisar una Deducción Recurrente
• Configurar un Embargo, Manutención Infantil, Gravamen o Derecho de Retención
• Agregar un Nuevo Código de Ganancia o Código de Deducción (por ejemplo, Bono, 401(k), Médico)
• Preguntas Frecuentes
• Antes de Contactar al Servicio al Cliente
• Artículos Relacionados

Recurrente vs. Único: ¿Cuál Necesito?

Un ingreso o deducción recurrente aparece en cada ejecución de nómina. Los ingresos recurrentes son típicamente los tipos de pago del empleado: Salario, Regular (por hora), Propinas. Las deducciones recurrentes son elementos retenidos en cada período de pago: deducciones de comida, primas de atención médica, 401(k), embargos de salario. Estos se añaden al perfil del empleado.

Un ingreso o deducción única solo aparece en la nómina a la que lo añades. Estos son bonos, una deducción de uniforme, una tarifa anual, o cualquier otro cambio que no deba repetirse. Los elementos únicos se añaden en el paso de Ingresos del Empleado dentro de una nómina abierta.

Importante: Los cambios a los ingresos y deducciones recurrentes deben hacerse antes de seleccionar Vista Previa para abrir la nómina. Si añades o cambias un elemento recurrente después de que se ha seleccionado Vista Previa, no aparecerá en esa ejecución de nómina. Restablece la nómina para recoger el cambio, o añade el elemento como una entrada única en esta ejecución y luego actualiza el perfil recurrente para futuras ejecuciones.

Este video cubre las diferentes acciones que puedes realizar en el paso de Ingresos del Empleado, incluyendo hacer adiciones o ediciones de ingresos/deducciones únicas.

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Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:

• Permiso de Toast Payroll para acceder a los perfiles de los empleados (típicamente Gerente o Recursos Humanos+)
• Permiso de Toast Payroll para abrir y ejecutar la nómina (típicamente Recursos Humanos+)

Lo que lograrás: Agregarás o editarás un ingreso o deducción para que se pague (o retenga) correctamente en la próxima nómina elegible.

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Solución Rápida: Ajusta tu tarea a los pasos correctos

Encuentra tu tarea en la tabla y luego sigue la sección a la que apunta.

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Agregar un ingreso único

Utiliza esto cuando el ingreso solo deba aplicarse a la nómina que estás ejecutando ahora mismo (por ejemplo, un bono o un ajuste por horas no trabajadas).

1. Navega a Nómina. Selecciona Vista previa para abrir y comenzar un proceso de nómina.
2. Avanza a través del paso de Vista previa de nómina seleccionando Siguiente.
3. En el paso de Ingresos del empleado, localiza al empleado y selecciona + Agregar ingreso.
4. Completa elCódigo de ingresoyHoras/Monto. Selecciona Opciones avanzadas para personalizar aún más este ingreso si es necesario (comúnmente utilizado para editar tasas salariales).
   
   
   
   
5. Selecciona Agregar ingreso para finalizar.

Resultado esperado: El nuevo ingreso aparece en la fila del empleado en el paso de Ingresos del empleado y se incluye en los totales de nómina en la parte superior de la página.

Nota: Si el empleado falta en esta nómina, selecciona Agregar empleado. Solo los empleados en el mismo grupo de pago que esta nómina aparecerán en la lista.

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Editar una Ganancia Única

Utiliza esto cuando una ganancia ya está en la nómina, pero el monto, las horas o la tarifa son incorrectos. El cambio se aplica solo a esta nómina; no actualizará el perfil recurrente del empleado.

1. En el paso de Ganancias del Empleado de una nómina abierta, localiza al empleado con la ganancia incorrecta.
2. Selecciona el menú de desbordamiento (...) a la derecha de la ganancia, luego elige Editar ganancia.
   
   
   
   
3. Realiza los cambios según sea necesario. Puedes actualizar Horas/Monto o usar el menú Opciones Avanzadas para ajustar la ubicación y la tarifa.
4. Selecciona Cambiar ganancia para guardar.

Resultado esperado: El monto, las horas o la tarifa actualizados aparecen en la línea de ganancia solo para esta nómina. El perfil recurrente del empleado no ha cambiado.

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Agregar una Deducción Única

Utiliza esto para una deducción que solo se aplica a esta nómina; por ejemplo, una tarifa única de uniforme, un ajuste de deducción de comida o una tarifa de membresía anual.

1. Navega a Nómina. Selecciona Vista previa para abrir y comenzar un proceso de nómina.
2. Avanza a través del paso de Vista previa de nómina seleccionando Siguiente.
3. En el paso de Ganancias del Empleado, localiza al empleado y selecciona + Agregar Deducción.
   
   
   
   
4. Elige el Tipo de Deducción y selecciona si es un porcentaje o un monto fijo.
5. Ingrese la cantidad o porcentaje del salario bruto. SeleccioneAgregar deducciónpara finalizar.
   
   

Resultado esperado: La deducción aparece en la fila del empleado en el paso de Ganancias del Empleado y reduce el salario neto del empleado solo para esta nómina.

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Editar una deducción única

Utilice esto cuando una deducción ya está en la nómina, pero la cantidad o el tipo es incorrecto.

1. En el paso de Ganancias del Empleado de una nómina abierta, localice al empleado con la deducción incorrecta.
2. Seleccione el menú de desbordamiento (...) a la derecha de la deducción, luego elijaEditar deducción.
   
   
   
   
3. Realiza los cambios según sea necesario. Seleccione Guardar deducción para guardar.

Resultado esperado: La deducción actualizada aparece en la línea de deducción solo para esta nómina. El perfil recurrente del empleado no ha cambiado.

Nota: Si está corrigiendo un sobrepago, anular y volver a registrar puede ser una mejor opción que editar la deducción. Vea Toast Payroll: Solicitar una anulación.

El menú de desbordamiento en el paso de Ganancias del Empleado también incluye:

• Pagar mediante cheque — fuerza un cheque en vivo (papel) para el empleado, anulando el depósito directo para esta nómina.
• Crear cheque adicional — útil para elementos como cheques de bonificación.

El menú Acciones avanzadas ofrece más funciones:

• Restablecer nómina — elimina cualquier edición que haya realizado en la nómina y lo devuelve al primer paso. Útil si agregó un cambio recurrente después de la vista previa y necesita volver a extraer los datos recurrentes.
• Añadir importación personalizada — sube una hoja de cálculo de ganancias o deducciones, pero solo si Toast Payroll ha configurado una plantilla de importación personalizada para usted.

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Añadir o Revisar una Ganancia Recurrente

Importante: Las ganancias recurrentes son casi siempre basadas en roles. Antes de añadir una ganancia recurrente directamente a un empleado, verifique si la ganancia pertenece al registro de Posición o Trabajos del empleado. Vea Toast Payroll: Asigne o Cambie Trabajos o Ubicaciones de Empleados.

Las ganancias recurrentes deben ser añadidas o actualizadas antes de seleccionar Vista previa en una nómina. Los cambios realizados después de la Vista previa no aparecerán en esa ejecución de nómina.

1. Navegue a la página Equipo o use la barra Buscar empleados. Seleccione un empleado.
2. Seleccione Recurrente del lado izquierdo de la pantalla.
3. Desplácese hacia abajo del gráfico para ver cada ganancia. Las ganancias activas se identifican por la Fecha de Inicio y Fecha de Fin. Cuando se abre una nómina, todas las ganancias activas se traen al paso de Ganancias del Empleado del proceso de nómina.
4. Para ver la configuración de una ganancia recurrente, seleccione el ícono del ojo al lado de ella.
   
   
   
   
5. Para añadir una ganancia recurrente, seleccione el botónAñadir+ y complete los siguientes campos antes de seleccionarGuardar:
   • FEIN: La mayoría de los empleados trabajan con un solo FEIN — ajuste según sea necesario.
   • Posición: Aplique la posición correcta (grupo de atributos, no el trabajo al que marcan) si un empleado tiene más de una. La mayoría de los empleados solo tienen una posición.
   • Ganancia: El código de ganancia correcto debe aparecer aquí. El código de ganancia hereda propiedades como si es por hora o salario, si es una ganancia con propinas y cómo debe ser gravada.
   • Año: Utilice el año actual para que esta ganancia esté disponible siempre que la necesite.
   • Fechas de Inicio y Fin: Ajuste estas fechas para permitir ganancias recurrentes. Las fechas de fin pueden establecerse muy lejos en el futuro (año 2099) para que no desaparezcan de las ganancias recurrentes del empleado.
   • Cantidad: Ingrese la cantidad que la ganancia debe agregar a los salarios brutos del individuo. Dependiendo de si este es un código por hora o de salario, esta cantidad podría ser en base a horas o por período de pago.
   • Cantidad Garantizada por Nómina: Deje en blanco. Esta función está desactualizada y no tiene aplicabilidad.
   • Frecuencia de Cheque: Ingrese la frecuencia con la que este empleado recibe sus cheques de pago.

Resultado esperado: La ganancia recurrente aparece en la lista de ganancias recurrentes del empleado con la Fecha de Inicio y la Fecha de Fin que especificó, y se incluirá en el paso de Ganancias del Empleado de cada nómina regular dentro de ese rango de fechas.

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Agregar o Revisar una Deducción Recurrente

Utilice esto para deducciones de beneficios, 401(k), HSA, deducciones de comidas y artículos similares que deben retenerse en cada período de pago regular. Para deducciones ordenadas por el tribunal, consulte Configurar un embargo, manutención infantil, gravamen o derecho de retención en su lugar.

Las deducciones recurrentes deben ser agregadas o actualizadas antes de seleccionar Vista previa en una nómina. Los cambios realizados después de la Vista previa no aparecerán en esa ejecución de nómina.

1. Navegue a la página Equipo o use la barra Buscar empleados. Seleccione un empleado.
2. Seleccione Recurrente del lado izquierdo de la pantalla.
3. Desplácese hacia abajo del gráfico y seleccione la pestaña Deducciones. Las deducciones activas se identifican por la Fecha de inicio y la Fecha de finalización. Cuando se abre una nómina, todas las deducciones activas se traen al paso de Ganancias del Empleado del proceso de nómina.
4. Para ver la configuración de una deducción recurrente, seleccione el ícono de ojo al lado de ella.
   
   
   
   
5. Para agregar una deducción recurrente, seleccione el botón Agregar+ y complete los siguientes campos antes de seleccionar Guardar:
   • FEIN: La mayoría de los empleados trabajan con un solo FEIN — ajuste según sea necesario.
   • Deduction: El código de deducción correcto debería aparecer aquí. Si el código de deducción que necesita no existe (por ejemplo, un nuevo plan 401(k) o un nuevo beneficio), consulte Agregar un nuevo código de ganancias o código de deducción.
   • Proveedor: Se utiliza cuando una deducción se envía a un proveedor externo. Vea Toast Payroll: Configurar Proveedores.
   • Fechas de Inicio y Fin: Ajuste estas fechas para permitir deducciones recurrentes. Las fechas de finalización pueden establecerse muy lejos en el futuro (año 2099) para que no desaparezcan de las deducciones recurrentes del empleado.
   • (%) o Monto: El monto o porcentaje del pago que se deducirá con cada nómina. Utilice cualquiera de los campos, pero no ambos: uno quedará en 0.
   • Límite/Meta: Ingrese el monto total que se deducirá con el tiempo. Dejar esto como -99 significa que no hay límite y este campo está en blanco (en lugar de usar un 0, que podría indicar lo contrario).
   • Límite Ajustado: No edite este campo. Una vez que se haya guardado la deducción, el Límite Ajustado se copia del Límite/Meta. Cada vez que se procese esta deducción en una nómina, el Límite Ajustado se reduce automáticamente por el Monto o el % Monto. Puede usar este número para rastrear cuánto del total de la deducción queda por retener. Una vez que el Límite Ajustado llegue a 0, la deducción recurrente finalizará.

Resultado esperado: La deducción recurrente aparece en la lista de deducciones recurrentes del empleado con la Fecha de Inicio, Fecha de Finalización y el monto o porcentaje que especificó, y se aplicará en cada nómina regular dentro de ese rango de fechas, siempre que el empleado gane lo suficiente en ese período de pago para cubrirlo.

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Configurar un Embargo, Orden de Manutención Infantil, Gravamen o Derecho de Retención

Si ha recibido una orden de manutención infantil, orden de embargo, gravamen o derecho de retención que ordena a un empleador retener fondos de un empleado, no ingrese la deducción usted mismo. El Servicio al Cliente de Toast Payroll configura estos a partir de la orden judicial para garantizar que se siga correctamente la orden y se retengan los montos correctos.

Qué hacer:

1. Verifique que el empleado aún esté con su empresa. Si el empleado ya no trabaja para su negocio, notifique a la agencia que envió el embargo; no está obligado a cobrar salarios de un ex empleado.
2. Seleccione el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
3. Envíe el aviso completo de embargo al Servicio al Cliente, incluyendo todas las páginas y documentos de respaldo.
4. Espere la confirmación de que la deducción recurrente ha sido configurada. Después de la configuración, la deducción se ejecutará en cada período de pago regular (no en nóminas fuera de ciclo o suplementarias) hasta que se cumpla la orden.

Importante: Si se incluyen hojas de trabajo o hojas de respuestas con la orden judicial, es responsabilidad del cliente completarlas y devolverlas. Toast Payroll no puede asesorar sobre cómo o si llenar esas páginas.

Nota: Toast Payroll no establece órdenes de manutención médica de menores o embargos que carezcan de una orden judicial. Para más detalles sobre cómo funcionan los embargos, qué tipos son compatibles y cómo se remiten los pagos, consulte Toast Payroll: Preguntas Frecuentes sobre Embargos Salariales y Toast Payroll: Remisión de Pagos de Manutención Infantil.

Resultado esperado: Una vez que el Servicio al Cliente confirme la configuración, el embargo aparecerá como una deducción recurrente en el perfil del empleado y se retendrá automáticamente en cada nómina regular hasta que se cumpla la orden o se establezca una fecha de finalización.

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Agregar un Nuevo Código de Ganancia o Código de Deducción (por ejemplo, Bonificación, 401(k), Médico)

Los códigos de ganancia y los códigos de deducción se configuran a nivel de cuenta, no en nóminas individuales. Si un código aún no existe (por ejemplo, no ve "Bonificación" en sus opciones de ganancia, o necesita un nuevo código de deducción 401(k)), debe solicitarlo al Servicio al Cliente antes de poder usarlo.

Para solicitar un nuevo código de ganancia (Bonificación, Kilometraje, Comisión, etc.):

1. Complete el Formulario de Solicitud de Código de Ganancia.
2. Envíe el formulario completado al Servicio al Cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
3. Espere el correo electrónico de confirmación del Servicio al Cliente. Una vez recibido, puede usar el nuevo código de ganancia de inmediato.

Nota: Toast Payroll no admite un monto máximo en los códigos de ganancia. Si necesita limitar una bonificación u otra ganancia, deberá rastrear el límite manualmente.

Para solicitar un nuevo código de deducción (médico, dental, visión, 401(k), HSA, etc.):

1. Complete el Formulario de Solicitud de Código de Deducción.
2. Envíe el formulario completado al Servicio al Cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
3. Espere el correo electrónico de confirmación del Servicio al Cliente. Una vez recibido, puede usar el nuevo código de deducción de inmediato.

Importante: Si un código de deducción está configurado incorrectamente o no está reteniendo adecuadamente, no ajuste el existente; eso puede crear complicaciones fiscales. En su lugar, comuníquese con el Servicio al Cliente a través del punto de chat azul para desactivar el código antiguo y crear una versión corregida. Vea Cambiar la tasa de impuestos de un código de ingreso/deducción en Toast Payroll.

Nota: Si utiliza SimplyInsured para gestionar beneficios, el método del formulario de solicitud solo se aplica a las deducciones que SimplyInsured no admite. Para los beneficios admitidos por SimplyInsured, envíe un correo electrónico a toastsupport@simplyinsured.com en su lugar.

Resultado esperado: Una vez que el Servicio al Cliente confirme que el nuevo código está configurado, puede aplicarlo como una entrada única en el paso de Ingresos del Empleado o agregarlo como un elemento recurrente en el perfil del empleado.

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Preguntas Frecuentes

¿Por qué no aparece mi deducción en la nómina?

¿Por qué no aparece su deducción en la nómina? Las razones más comunes están relacionadas con el tiempo:

• Agregó la deducción después de seleccionar Vista Previa. Los cambios en ingresos y deducciones recurrentes deben hacerse antes de que se abra la nómina. Si agregó o cambió una deducción recurrente después de seleccionar Vista Previa, no aparecerá en esa nómina. O restablezca la nómina para incluir el cambio, o agregue el elemento como una entrada única en esta nómina y actualice el perfil recurrente para la próxima ejecución.
• La Fecha de Inicio de la deducción es después de la fecha del cheque. Una deducción solo se aplica a las nóminas cuya fecha de cheque es el mismo día o después de la Fecha de Inicio de la deducción.
• La Fecha de Fin de la deducción ha pasado. Verifique el campo de Fecha de Fin en la deducción recurrente.

También preguntado como: "la deducción no se procesó," "la deducción no se aplica," "agregué la deducción pero no aparece."

¿Por qué mi deducción muestra $0?

¿Por qué su deducción muestra $0? La razón más común es que el empleado no ganó lo suficiente en este período de pago para cubrir la deducción. El sistema puede retener parte de la deducción, ninguna o toda, dependiendo de los ingresos disponibles.

Otras razones:

• Las propinas están excluidas de los cálculos de embargos según la regulación federal. Si el cheque de pago consiste principalmente en propinas, la deducción puede mostrar $0 a pesar de que se pagó al empleado. (Ver Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre embargos de salarios.)
• La deducción se agregó después de que se seleccionó Vista previa. Restablezca la nómina para incluir el cambio recurrente, o agregue la deducción como una entrada única en esta nómina.
• La deducción ha alcanzado su límite/meta. Una vez que el límite ajustado llega a 0, la deducción recurrente deja de retener.

También preguntado como: "el embargo muestra deducción de $0," "el embargo no se está calculando," "no se retuvo nada en esta nómina."

¿Cómo agrego un bono al cheque de pago de alguien?

¿Cómo se agrega un bono al cheque de pago de alguien? Agregue como un ingreso único en el paso de Ingresos del Empleado utilizando un código de ingreso de bono.

Si no ve una opción de bono cuando selecciona + Agregar ingreso, su cuenta aún no tiene un código de ingreso de bono configurado. Para crear uno, complete el Formulario de solicitud de código de ingreso<5> y envíelo al Servicio al Cliente a través del punto de chat azul. Una vez que el código esté configurado, puede usarlo en cualquier nómina. Ver Agregar un nuevo código de ingreso o código de deducción.

También preguntado como: "¿Cómo agrego un bono al procesar la nómina?" "¿Qué opción de ingresos selecciono para un bono?" "No veo Bono en mis opciones de ingresos."

¿Puedo editar o eliminar un código de ingresos?

¿Puedes editar o eliminar un código de ingresos? Puedes editar o eliminar un ingreso específico en una nómina utilizando el menú de desbordamiento (...) en el paso de Ingresos del Empleado (ver Editar un Ingreso Único).

No puedes editar o eliminar el código maestro de ingresos (el código subyacente en tu base de datos de Nómina de Toast) tú mismo. Para inactivar o cambiar un código maestro de ingresos o deducción — incluyendo cambiar su tasa impositiva — contacta al Servicio al Cliente a través del punto de chat azul. La mejor práctica es inactivar el código antiguo y crear una versión corregida en lugar de editar el existente, para evitar complicaciones fiscales.

¿Puedo agregar o editar un ingreso o deducción dentro de un Cálculo Rápido?

¿Puedes agregar o editar un ingreso o deducción dentro de un Cálculo Rápido? No. No se pueden agregar ni editar ingresos y deducciones dentro de un cálculo rápido. Los cálculos rápidos se utilizan para registrar transacciones fuera de la Nómina de Toast, típicamente para el cumplimiento fiscal, y las funciones de agregar/editar no están disponibles allí. El cálculo rápido aparece en la nómina como un ingreso o deducción que el empleado ya procesó y debe incluirse aunque no "tendrá lugar" en la nómina real. Ver Nómina de Toast: Emitir Cheques Manuales (Cálculos Rápidos).

¿Cuál es la diferencia entre recurrente y único?

¿Cuál es la diferencia entre recurrente y único? Un ítem recurrente aparece en cada ejecución de nómina y está configurado en el perfil del empleado bajo Recurrente. Un ítem único solo aparece en la nómina específica a la que lo agregas y está configurado en el paso de Ingresos del Empleado dentro de una nómina abierta. Usa recurrente para pagos continuos (Salario, Regular, Propinas) y retenciones continuas (401(k), beneficios, embargos). Usa único para bonos, tarifas de uniforme, ajustes de comidas y cualquier cambio que no deba repetirse.

¿Por qué se detuvo la retención de la deducción de manutención infantil del empleado?

¿Por qué se detuvo la retención de la deducción de manutención infantil del empleado? En muchos casos, la orden se ha cumplido. Otras posibilidades:

• La retención se configuró con una fecha de finalización que ya ha pasado.
• La retención fue cancelada o terminada por el tribunal o el acreedor.
• Los salarios del empleado en este cheque eran principalmente propinas, que la regulación federal excluye de los cálculos de retención.

Para investigar un caso específico, comuníquese con Atención al Cliente a través del punto de chat azul. Ver Nómina de Toast: Preguntas frecuentes sobre retenciones de salarios para más detalles.

¿Puedo agregar un ingreso o deducción recurrente después de la Vista previa?

¿Puedes agregar un ingreso o deducción recurrente después de la Vista previa? No. Los cambios recurrentes realizados después de que se ha seleccionado la Vista previa no aparecerán en la nómina abierta. Tienes dos opciones:

1. Usa Acciones avanzadas > Restablecer nómina para borrar tus ediciones y reabrir la nómina, lo que incluirá el nuevo elemento recurrente.
2. Agrega el elemento como una entrada única en esta nómina, luego actualiza el perfil recurrente para que se aplique en la próxima ejecución.

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Antes de contactar a Atención al Cliente

Algunos elementos realmente requieren la intervención de Atención al Cliente: órdenes judiciales, solicitudes de nuevos códigos de ingreso o deducción, y correcciones a los códigos maestros. Para acelerar la resolución, reúna lo siguiente antes de enviar un mensaje a través del punto de chat azul:

• El nombre completo del empleado y el período de pago o la fecha del cheque afectados
• El nombre del código de ingreso o deducción (o el número de código, si se conoce)
• Una descripción de lo que está mal (por ejemplo, "la deducción muestra $0 en el cheque del 5/8," "necesito un nuevo código de ganancias de bonificación," "recibí una orden de manutención infantil — ver adjunto")
• Una captura de pantalla del paso de Ganancias del Empleado o del perfil recurrente, si es relevante
• Para órdenes judiciales: el aviso completo de embargo que incluye todas las páginas y hojas de trabajo

Para detalles sobre lo que el Servicio al Cliente puede y no puede hacer por los embargos, consulte Toast Payroll: Preguntas Frecuentes sobre Embargos Salariales.

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[Video: UUID FAhSyopa3YYfUM215u7SYQ — cubre acciones en el paso de Ganancias del Empleado.]

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos, o de cualquier otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para asesoría.