Nómina Toast: Completa las casillas 14, 15 y 16 del formulario 1095-C

En este artículo:

• ¿Qué son los códigos ACA?
• Recuadro 14
• Recuadro 15
• Recuadro 16
• Ingresa la información de los recuadros 14, 15 y 16 en el formulario 1095-C de Toast

¿Qué son los códigos ACA?

Si bien cada campo del formulario solicita una información específica, al completar el formulario 1095-C también puede ser importante considerar cómo los diferentes campos pueden relacionarse entre sí. En el formulario 1095-C, el IRS proporciona dos conjuntos separados de códigos para las casillas 14 y 16, respectivamente. Los empleadores pueden consultar estos códigos ACA para informar al IRS los escenarios y situaciones que rodean cómo sería la cobertura mínima esencial para un empleado específico.

Aunque la información del recuadro 15 se refiere a la información contenida en los recuadros 14 y 16, la información del recuadro 15 no figura como código. En su lugar, en el recuadro 15 se pide a los empleadores que especifiquen el costo de la cobertura esencial mínima de autoservicio de menor precio que se ofrece a un empleado.

Colectivamente, los recuadros 14, 15 y 16 existen para proporcionar a un empleador una vía que puede utilizar para informar al IRS cómo ha cumplido con sus obligaciones mínimas de cobertura esencial para los empleados bajo la Ley ACA.

Puedes encontrar la lista completa de códigos del IRS para las casillas 14 y 16 y sus definiciones aquí. ¿Quieres obtener más información sobre cómo interactúan los códigos de los recuadros 14 y 16? Echa un vistazo a nuestra Tabla de combinaciones comunes, que te ayuda a destacar algunas combinaciones de códigos comúnmente utilizadas.

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Casilla 14

En el recuadro 14, se pide a los empleadores que especifiquen el tipo de cobertura, si la hay, que se ofrece a un empleado, al cónyuge del empleado y a las personas a su cargo para cada mes del año calendario.

El IRS proporciona un conjunto de códigos para el recuadro 14, donde cada código corresponde a un escenario de oferta de cobertura diferente. Por ejemplo, al ingresar el código “1B” para un mes específico en la casilla 14, se indicaría que la cobertura mínima esencial que proporciona un valor mínimo se ofreció al empleado solo durante el mes indicado. A continuación, encontrarás la lista de códigos de la casilla 14 y lo que representa cada código de la casilla 14.

Nota: Entender qué código de casilla 14 indicar puede ser una pregunta complicada. Recomendamos contactar a un profesional con licencia para obtener ayuda a fin de determinar qué respuesta de código sería más adecuada para tu negocio.

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Casilla 15

En el recuadro 15, se pide a los empleadores que proporcionen el monto del aporte obligatorio del empleado.

El IRS establece que la contribución requerida de un empleado generalmente es la parte que le corresponde del costo mensual de la cobertura mínima esencial, de menor costo y autoservicio, que proporciona un valor mínimo que se ofrece al empleado. Si eliges otro código que no sea el 1A en la casilla 12, deberás ingresar un valor distinto de cero en la casilla 15. Si el costo de la cobertura que le ofreciste a un empleado fue de USD 0 y no utilizas el código 1A, deberás ingresar manualmente este monto en la página de Datos de presentación de ACA de cada empleado en el perfil del empleado, debajo de la pestaña Beneficios.

Nota: Recomendamos contactar a un profesional con licencia para obtener ayuda a fin de determinar qué monto sería más apropiado enumerar en tu negocio.

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Casilla 16

En el recuadro 16 se pide a los empleadores que indiquen si las siguientes situaciones se aplicaron a un empleado durante uno o más meses durante el año calendario:

• Si el empleado no estaba empleado o no era empleado a tiempo completo;
• Si el empleado se inscribió en la cobertura mínima esencial ofrecida;
• a) Si el empleado estuvo en un período limitado de no evaluación con respecto a la sección 4980H(b);
• Si el Miembro de ALE cumplió con una de las disposiciones de la sección 4980H sobre puertos seguros de asequibilidad con respecto a este empleado; o
• Si el miembro de la ALE era elegible para la exención de la regla provisional de varios empleadores para este empleado.

A continuación, encontrarás la lista de códigos de la casilla 16 y lo que representa cada código de la casilla 16.

Nota: Comprender qué situación puede haber sido aplicable en el recuadro 16, si es que hubiera alguna, puede ser una cuestión complicada. Recomendamos contactar a un profesional con licencia para obtener ayuda a fin de determinar qué respuesta de código sería más adecuada para tu negocio.

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Ingresa la información de los recuadros 14, 15 y 16 en el formulario 1095-C de Toast

Para los empleadores que han utilizado el módulo de beneficios de Toast durante todo el año, el sistema de Toast proporciona una herramienta de especificaciones para ayudar a los empleadores generando y completando automáticamente códigos del recuadro 14 para cada empleado en función de la información que el empleador ha ingresado en el sistema de Toast. El empleador puede revisar los códigos generados para cada empleado a fin de verificar su exactitud antes de instruir a Toast para que envíe las declaraciones de ACA en su nombre.

Para acceder a la herramienta de especificaciones:

1. Ve a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Solicitar la presentación de ACA.
2. Selecciona el lápiz de edición amarillo junto a Formulario de especificación en el mosaico de la derecha.
3. Sigue estas instrucciones para ingresar la información en las casillas 14, 15 y 16.