Última actualización: 8 abr 2026, 10:02 a.m.
La fecha límite para distribuir formularios 1095-C a los empleados bajo la Ley de Cuidado de Salud Asequible (ACA) es el 2 de marzo de 2026. Obtén más información sobre cómo prepararte para la declaración.
| Este artículo solo se aplica a los clientes que utilizan el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast. Esto no se aplica a los clientes SimplementeAsegurados a través de Nómina Toast Pro o a los clientes que utilizan el método de deducciones. |
Antes de presentar tus documentos de ACA en el módulo de beneficios clásicos, es esencial completar la importación de datos de cobertura de empleados de Nómina Toast. Hay dos formas de completar la importación de datos de cobertura de empleados:
Para garantizar un proceso de presentación fluido, cada paso a continuación debe completarse de acuerdo con el cronograma de presentación de ACÁ. Las fechas de vencimiento se muestran en rojo en la lista de verificación de presentación en el panel de ACA. Para acceder al panel, ve a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Solicitar la declaración de ACA.
Desde el panel de ACA (Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Solicitar la declaración de ACA), puedes encontrar el cuestionario de lista de verificación que se muestra en el panel izquierdo.
Considera lo siguiente al completar este cuestionario:
Después de completar el cuestionario, se mostrará una lista de verificación actualizada con las fechas correspondientes en el panel derecho de la página. Los artículos de la lista de verificación de presentación se generan automáticamente en función de tus respuestas en el cuestionario de la lista de verificación ACA.
Este formulario solo está disponible si utilizas el módulo de beneficios clásicos de Nómina Toast. Mira este breve video o sigue estos pasos:
Para acceder al formulario de especificaciones:
Una vez que completes los pasos del cuestionario de la lista de verificación de ACA y el formulario de especificaciones, el sistema puede generar automáticamente tareas adicionales para que completes. Estas tareas pueden incluir lo siguiente:
Estas importaciones le informan al sistema de Toast cómo importar tus datos en tus formularios ACA. Si se te solicita completar estas importaciones, sigue estos pasos:
Esta importación es necesaria si no usaste el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast durante todo el año.
Si usaste el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast durante una parte del año, o si comenzaste a utilizarlo por completo a mediados del año, solo necesitarás completar la Importación de datos de cobertura de empleados correspondiente a los meses que no usaste el módulo. Por ejemplo, si comenzaste a usar el módulo en abril, el informe completará automáticamente los datos de abril a diciembre. Luego, ingresarías manualmente cualquier información adicional de enero a marzo.
Nota: Si notas una discrepancia después de importar la importación de datos de cobertura de empleados, tienes la opción de corregir los datos y completar la importación de un solo empleado. Para cargar un archivo de un solo empleado, carga un archivo con una sola fila para el empleado apropiado, asegurándote de enumerar el número de empleado en la columna A (valor coincidente).
Para completar la importación de datos de cobertura de empleados, mira este breve video o sigue los pasos que se enumeran a continuación:
Es posible que esta importación solo sea necesaria si el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast no se utilizó durante todo el año de ACA y hubo un plan médico autoasegurado. Si uno o más de tus planes médicos son autoseguros, es posible que las regulaciones de ACA requieran información sobre dependientes. Esta información se puede incluir completando la Importación de datos de cobertura de dependientes, que se puede encontrar en la Lista de verificación de ACA.
Al igual que con la importación de datos de cobertura de empleados, el archivo de importación de datos de cobertura de dependientes también se completará automáticamente con información de dependientes y detalles de cobertura basados en los datos listados en Nómina Toast. Si falta información o detalles de cobertura de un dependiente en el archivo, la información debe agregarse manualmente al archivo antes de importarlo a Nómina Toast.
Nota: La columna A (ID de exportación) debe contener un valor de "0" en la fila de un dependiente.
Para incluir a todos los dependientes del año calendario en el archivo, mira este breve video o sigue estos pasos:
Esta importación solo puede ser necesaria para los usuarios del módulo de prestaciones clásicas si los empleados despedidos que figuran en Nómina Toast estuvieron cubiertos por un plan médico autoasegurado después de la terminación. Consulta los detalles del sitio web del IRS.
Es posible que los empleadores con planes médicos autoasegurados deban informar la cobertura de COBRA. Si uno o más de tus planes médicos son autoseguros, es posible que las regulaciones de COBRA requieran información adicional. Esta información se puede incluir completando la Importación de datos de cobertura de COBRA, que se puede encontrar en la Lista de verificación de presentación de ACA.
Nota: Este archivo de importación contendrá registros de empleados que no trabajaron durante todo el año calendario. Revisa a los empleados y determina si estuvieron inscritos en la cobertura de COBRA durante al menos un mes antes de importar el informe a Nómina Toast. Cualquier empleado anterior que determines que no eligió la cobertura de COBRA puede ser eliminado del archivo.
Para incluir en el archivo los datos de cobertura de COBRA del año calendario, mira este breve video o sigue estos pasos:
Antes de enviar tus datos de presentación de ACA, se recomienda que revises los datos de presentación. Sigue estos pasos para revisar los datos de presentación. Cualquier usuario de RR. HH.+ puede acceder al Panel de ACA si va a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Solicitar la declaración de ACA.
Dentro del informe, encontrarás los valores de las casillas 14, 15 y 16 1095-C de cada mes del año calendario (p. ej., casilla 14-1 = valor de la casilla 14 de enero). Es posible que a los empleados se les expidan varios formularios 1095-C si trabajaron horas equivalentes a tiempo completo o si se les ofreció cobertura en varios FEIN. Este informe también incluirá indicadores clave, como fechas de contratación y fechas de terminación.
A continuación, se enumeran algunos elementos destacados que debes revisar para completar los datos y, si es necesario, actualizar antes de la fecha límite de Nómina Toast. Ten en cuenta que, si anticipas hacer un gran número de cambios en tus datos, te recomendamos revisar primero la sección Realizar ediciones a continuación antes de hacer cambios en el informe de datos de presentación.
Si tienes que hacer algunas modificaciones, la forma más sencilla de hacerlo es actualizar manualmente los datos de presentación de ACA del empleado afectado en su perfil de empleado respectivo. Para hacer actualizaciones en la codificación de empleados:
Si tienes un número mayor de ediciones, puedes hacer los cambios a través de un archivo de importación. Para hacerlo, te recomendamos los siguientes pasos:
Echa un vistazo a esta demostración rápida sobre cómo descargar e importar el archivo:
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.