Nómina Toast: Primeros pasos con el módulo de beneficios clásicos

Última actualización: 13 oct 2026, 5:17 p.m.

Encuentra las diferentes formas en que puedes ofrecer a los empleados elegibles sus beneficios en Nómina Toast.
Este artículo solo se aplica a los clientes que utilizan el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast (solo para clientes heredados). Esto no se aplica a los clientes de SimplementeAsegurados a través de Nómina Toast Pro o a los clientes que utilizan el método solo deducciones.

 

En este artículo:

 

Niveles de beneficios

  • La oferta de beneficios de un empleado se determina por el nivel de beneficios asignado a su perfil. Mira la captura de pantalla a continuación para localizar el nivel de beneficios de un empleado.
  • Es posible que tengas diferentes niveles de beneficios configurados en Nómina Toast si tus ofertas de beneficios distinguen entre grupos de empleados. Las razones comunes serían las diferentes contribuciones del empleador, los períodos de espera o los planes de beneficios ofrecidos a ciertos grupos. Estos grupos pueden etiquetarse en función del estado a tiempo completo, la ubicación o la permanencia.
  • Si un empleado está en un nivel de beneficios no elegible (típicamente etiquetado como Ninguno o No Elegible), no tendrá acceso para inscribirse en beneficios. Si utilizas el módulo ACA de Nómina Toast, estos niveles de beneficios no elegibles suelen ser indicadores de que las horas del empleado se miden a través del panel de ACA.


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Ofrecer beneficios a los nuevos empleados a través del módulo de beneficios clásicos

  • Durante el proceso de nueva contratación, los empleados deben ser asignados al nivel de beneficios correspondiente en la fecha de contratación.
    • Todos los empleados que cumplan con los requisitos para recibir beneficios al momento de su contratación tendrán automáticamente una fecha de entrada en vigencia basada en las reglas de espera de tu plan de beneficios. Puedes revisar las reglas de espera de tu plan de beneficios en la pestaña Planes de beneficios del panel del módulo Beneficios clásicos. Por ejemplo, un período de espera puede ser de 60 días más el primero del mes desde la fecha de contratación de un empleado.
    • Los empleados que no sean inmediatamente elegibles para los beneficios deben quedar en un nivel de beneficio no elegible mientras se mide su estado de elegibilidad.


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Ofrecer beneficios a los nuevos empleados a través del módulo de beneficios clásicos

  • Si estás utilizando el módulo ACA de Nómina Toast para hacer un seguimiento de las horas de los empleados y medir su elegibilidad a lo largo del año, puedes ofrecer beneficios a los empleados que cumplan con los requisitos directamente desde el panel de ACA. Echa un vistazo a una guía paso a paso de nuestros informes de ACA aquí.
  • Si no utilizas el módulo ACA de Nómina Toast para hacer un seguimiento de las horas de los empleados y medir su elegibilidad, te conviene actualizar el nivel de beneficios de un empleado en su perfil:

 

    1. Ve alperfil de Nómina Toast del empleado y selecciona lapágina Beneficios. Usa el menú desplegable debajo de la pestaña Beneficios para ver o actualizar el nivel de beneficios.
      1. Descubre cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast visitando Nómina Toast en Toast Web.

        Página de beneficios del perfil de un empleado con el menú desplegable Nivel de beneficios resaltado y el botón Guardar
         
    2. Después de seleccionar Guardar, verás que el empleado se completa como elegible en la pestaña Inscripciones pendientes del panel de beneficios.
    3. A continuación, notifica a tu nuevo empleado elegible sobre la inscripción pendiente e indícale que procese un evento vital calificado.
    4. Una vez que se haya procesado el evento de vida que califica, deberás notificar a tu compañía los beneficios recién elegidos del empleado.

 

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Empleados que se mudan a otro FEIN

Mientras se usa el módulo de beneficios clásicos, cada vez que un empleado se mueva a un nuevo FEIN, deberá volver a inscribirse en los beneficios, o bien puedes actualizar las elecciones en su nombre para que las deducciones lleguen a la nómina bajo el nuevo FEIN.

 

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Preguntas frecuentes sobre el módulo de beneficios clásicos

¿Hay algún informe que pueda mostrar cuándo los empleados cumplen con los requisitos para recibir beneficios a través del módulo de beneficios clásicos?

Toast recomienda usar el informe de auditoría de nómina de empleados por período de pago. Se puede encontrar yendo a Informes > Estándar y buscando este informe. Toast no puede aconsejar más sobre cómo ver a los empleados elegibles para los beneficios. (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.)

 

También está el informe del mes de trabajo de ACA. Selecciona Informes y es el primer informe que se muestra aquí.

 

¿Cómo registro el costo total de las primas de beneficios en los formularios W-2?

La Ley de Cuidado de la Salud a Bajo Precio (ACA) exige que los empleadores que hayan emitido más de 250 formularios W-2 el año anterior (por FEIN) declaren el costo total de las primas de beneficios en el recuadro 12 del formulario W-2 con el código DD. Si esto es aplicable, cuéntanos qué deducciones incluir en el formulario W-2 seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. El IRS tiene algunos consejos útiles para obtener más información sobre qué deducciones incluir.

 

      • Si usaste el paquete de beneficios de Nómina Toast durante todo el año, tanto el empleado como el empleador deben capturar automáticamente las primas de beneficios y no es necesario realizar ninguna otra acción para registrarlas.
      • Si no utilizas nuestro paquete de beneficios y no registraste la parte patronal de las primas de beneficios, puedes importar esta información en una nómina. Comunícate con nosotros para obtener ayuda sobre cómo importar a una nómina. Selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

 

¿Cómo presento mis informes de ACA y mi informe de fin de año?

Los clientes de Nómina Toast Pro que no utilizan SimplyInsured pueden seguir presentando su documentación del formulario 1095-C/1094-C mediante el proceso manual existente.

 

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Recursos adicionales

 

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.