Nómina Toast: Utilice la presentación de informes ACA

Este artículo solo se aplica a clientes que están utilizando el módulo de Beneficios Clásicos de Toast Payroll. Esto no se aplica a clientes de SimplyInsured a través de Toast Payroll Pro o a clientes que utilizan el método solo de deducciones.

En este artículo:

Acceda a la presentación de informes ACA
Determine el estado de Empleador Grande Aplicable (ALE)
Seguimiento de Medición Retroactiva y Elegibilidad
Ponga en acción los informes ACA
Presentaciones ACA
Documentos de presentación

Acceda a la presentación de informes ACA en el Módulo de Beneficios Clásicos

Los informes ACA (Ley de Cuidado Asequible) de Toast Payroll están disponibles para usuarios de HR+ con el módulo de Beneficios Clásicos navegando a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Presentación de informes ACA. Esta pestaña debe utilizarse durante todo el año.

Los informes en esta página se generarán según sus reglas de medición específicas y los datos de horas. Si no ha estado ejecutando la nómina con Toast durante más tiempo que su período de revisión ACA, es posible que deba importar horas para su empresa. Si no está seguro de su período de revisión, comuníquese con benefitsops@toasttab.com.

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Determine el estado de Empleador Grande Aplicable (ALE)

Toast Payroll no presenta automáticamente múltiples FEIN como un Grupo ALE Agregado si no existen bajo el mismo código de empresa. Del mismo modo, Toast Payroll no presenta automáticamente múltiples códigos de empresa como un Grupo ALE Agregado.

Si tiene FEIN en múltiples códigos de empresa que deben presentarse juntos como un Grupo ALE Agregado, comuníquese con benefitsops@toasttab.com para solicitar esta especificación para su presentación.

Antes de comenzar el proceso de presentación ACA, los empleadores deben determinar si son un Empleador Grande Aplicable (ALE). El IRS recomienda revisar el estado de ALE a lo largo del año para asegurar el cumplimiento de los requisitos de informes de la ACA. Un ALE puede estar sujeto a las disposiciones aplicables bajo la Ley de Cuidado Asequible, incluyendo los requisitos para presentar ciertos documentos de fin de año, como el Formulario 1095-C, al IRS.

El IRS define un ALE como un empleador que tiene al menos 50 empleados a tiempo completo, incluyendo empleados equivalentes a tiempo completo, en promedio durante el año anterior.

Nota: La versión más actualizada del informe de Determinación del Estado de Empleador Grande de Toast Payroll solo está disponible para los clientes que han estado procesando nómina a través de Toast desde el comienzo del año calendario anterior. Por ejemplo, si deseas ejecutar este informe en julio de 2025, necesitarás haber estado procesando nómina a través de Toast desde el 1 de enero de 2024. Si no has procesado nómina a través de Toast desde el comienzo del año calendario anterior, por favor sigue este enlace para más información.

Para acceder al informe de Determinación del Estado de Empleador Grande de Toast Payroll, sigue estas instrucciones:

Navega a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Informes de la ACA.
En el cuadro superior, selecciona lo siguiente de los menús desplegables:
1. FEIN del cliente: Selecciona Todos los FEINs. Nuestro informe te permite desglosar tus datos por FEIN, pero el estado de Empleador Grande se basa en la propiedad común de la empresa, no por FEIN.
2. Año de Revisión: Selecciona el año calendario anterior al año que estás buscando determinar si el mandato de atención médica del empleador se aplica a tu empresa, requiriéndote a presentar para ese año. Por ejemplo, si estás determinando si debes presentar en 2025, seleccionarías 2024.
3. Mes de Finalización de Revisión: Selecciona Diciembre.
4. Número de Meses: Selecciona 12.
Una vez que todos los campos estén completos, seleccione Analizar el estado de gran empleador. El sistema generará una respuesta de sí/no a "¿Eres un Gran Empleador Aplicable (ALE)?"
1. Nota: El sistema de nómina Toast genera automáticamente este análisis basado en los datos que has proporcionado y como una herramienta útil para ayudarte a determinar si eres un ALE. Esta herramienta no está destinada a proporcionar asesoramiento o guía profesional concluyente sobre tu estado de ALE.
Selecciona Auditar por empleado para ver el desglose de empleados que califican como tiempo completo o equivalente a tiempo completo. Esto calculará el número de empleados que han trabajado más de 120 horas en el período de revisión.
Selecciona Auditar por ganancias para ver qué horas y cuántas están incluidas en el promedio.
Los informes se pueden exportar a una hoja de cálculo marcando la casilla Exportar a CSV y seleccionando uno de los 3 botones de Analizar/Auditar.

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Seguimiento de medición de retroceso y determinación de elegibilidad de cobertura

Si has determinado que tu empresa es un ALE, las herramientas Seguimiento de medición de retroceso y determinación de elegibilidad de cobertura pueden ayudarte mientras revisas los datos de medición.

Ten en cuenta que la información del empleado generará automáticamente fechas de medición individuales basadas en su fecha de contratación registrada en Toast Payroll. Los siguientes informes pueden ayudar al calcular sistemáticamente si un empleado puede calificar como empleado a tiempo completo o equivalente a tiempo completo.

Hay 3 tipos de informes para elegir:

Resumen: Esto proporcionará un conteo rápido del total de empleados, total de empleados a tiempo completo y los empleados que se les ofreció cobertura. Utilizado para números generales y presupuestación.
Detalle: Esto devolverá datos con todos los detalles, incluyendo nivel de beneficios, horas trabajadas, etc. Utilizado para respaldar los informes de resumen según sea necesario.
Alertas: Esto devolverá a los empleados que el sistema calcula como que requieren una oferta de cobertura médica.

Dentro de los informes, también hay subcategorías adicionales para elegir:

En curso: Este informe mostrará a los empleados que han completado un período de medición completo y ahora son elegibles para la cobertura médica según las horas trabajadas en ese período.
Inicial: Este informe mostrará a los nuevos empleados que han completado su período de medición y son elegibles para la cobertura médica según las horas trabajadas en ese período. Estos empleados ahora están dentro de su período administrativo.
Pace: No es obligatorio, pero este es un informe útil para ver a quién puede que necesite ofrecer cobertura dentro del próximo período administrativo del empleado. Este informe se basa únicamente en los meses completos trabajados. Los períodos de medición para nuevos empleados comenzarán el primer día del mes después de su fecha de contratación.

Seleccione Tipo de informe según las descripciones anteriores. Seleccione Ver para ver los resultados en pantalla o Exportar para descargar los datos a Excel.

Revise este gráfico para algunos ejemplos de los informes de ACA más comúnmente utilizados:

Tipo de informe	¿Qué hace este informe?	¿Qué empleados aparecerán en este informe?	¿Cuál es la fecha de inicio de la medición en este informe?	Ejemplo:
Alertas Iniciales	Informa a los empleadores sobre los empleados que se han vuelto elegibles para una oferta de cobertura tras su período de medición	Nuevas contrataciones que han completado su período de medición y han trabajado un promedio de 130+ horas por mes	La fecha de contratación del empleado o el primer día del mes siguiente a la fecha de contratación (esto es específico para la configuración de su módulo)	Un empleado es contratado el 2/1/24 y completó su período de medición de 12 meses el 1/31/25. El 2/1/25, el empleado aparece en el informe de Alertas Iniciales porque trabajó un promedio de 130+ horas por mes durante el período de 12 meses. Esto le informa al empleador que este empleado ahora es elegible para una oferta de cobertura.
Detalles Continuos	Proporciona a los empleadores un resumen de los empleados que completaron el período de medición más reciente de la empresa	Empleados que fueron contratados antes del inicio del período de medición más reciente de la empresa (por ejemplo, si la fecha de inicio de la medición es el 1/1/25, los empleados contratados el 12/31/24 o antes aparecerán en este informe)	El primer día del período de medición completo más reciente de la empresa	Un empleador con un período de medición de 12 meses tiene una fecha de inicio de medición del 1 de enero. El informe de Detalles Continuos se ejecuta el 1/1/25 y muestra todos los empleados que trabajaron durante el período de medición completo de 12 meses que va del 1/1/24 al 12/31/24. Cuando este informe se ejecute nuevamente en 2026, mostrará el período del 1/1/25 al 12/31/25.
Detalles de Ritmo	Proporciona a los empleadores una "visión general" de todos los empleados que están siendo medidos actualmente	Nuevas contrataciones y empleados en curso	Varía; mostrará la fecha de inicio de medición más reciente de cada empleado	Un empleado con un período de medición de 12 meses es contratado el 1 de enero. El informe de Detalles de Ritmo se ejecuta en cualquier momento durante esos 12 meses para que el empleador pueda verificar si el empleado está "en ritmo" para volverse elegible una vez que finalice su período de medición.

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Colocar los informes ACA en acción

Utilice los resultados de estos informes para evaluar cómo se debe ofrecer cobertura médica a los empleados y cómo deben inscribirse según sus elecciones.

Si utiliza el módulo de Beneficios Clásicos de Toast Payroll, puede actualizar el nivel de beneficios del empleado navegando a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Reporte ACA y desplazándose hacia abajo para localizar la sección Seguimiento de Medición de Mirada y Elegibilidad de Cobertura.

Elija el Número de Identificación del Empleador Federal (FEIN) y el Nivel ACA que desea ver.
Bajo Tipo de Informe, seleccione el informe de Alertas que desea ejecutar.
Seleccione Ver para ver los resultados en la pantalla.
Seleccione Ofrecer Cobertura a la izquierda del empleado. Para ofrecer cobertura a todos los empleados elegibles, seleccione Ofrecer Cobertura a Todos los EE. (empleados).
Desde la ventana emergente, seleccione el Nivel de Beneficio aplicable.

El sistema proporcionará acceso a los empleados para inscribirse en beneficios. Si su empresa está en Inscripción Abierta, el empleado puede seguir el mismo proceso de inscripción que el resto de la empresa. Para aquellos que se inscriben a mitad del año del plan, el sistema Toast proporcionará acceso a beneficios por un Evento Calificado. Vea más sobre la inscripción en beneficios a través de Toast Payroll aquí.

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Presentaciones ACA

Navegue a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Reporte ACA y desplácese hacia abajo para localizar la sección Presentaciones ACA. Revise sus datos de presentación seleccionando el Número de Identificación del Empleador Federal (FEIN) que desea ver (o Todas las FEIN) y el Año y seleccione lo siguiente:

Revisar Datos de Presentación: Revise la codificación de todos los empleados para el año seleccionado. Vea más sobre cómo utilizar este informe en la sección "Paso 3:" "Auditoría" de nuestra Guía de Presentación.
Exportar Datos Mensuales: Este informe desglosa las horas de cada empleado y los códigos 1095-C por mes. Utilice esto para auditar esos códigos contra los datos de horas.
Exportar Datos de Presentación: Este informe tiene los mismos datos que los Datos de Presentación de Revisión.
Importar Datos de Presentación: Esto le permite actualizar cualquier campo en los "Datos de Presentación de Revisión" e importar las actualizaciones de nuevo al sistema. Tenga cuidado de seleccionar el año y la información correctos, ya que esto impactará lo que aparece en los 1095-Cs de los empleados. Tenga en cuenta que las importaciones solo se pueden realizar para años calendario completos.

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Documentos de Presentación

Para acceder a todos los 1094-C que Toast Payroll ha presentado en su nombre, navegue a Beneficios > Ver y gestionar beneficios de salud > Reporte ACA, desplácese a la sección Documentos de Presentación y seleccione el enlace azul en el cuadro Nombre.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.