Toast Payroll: Utilice los informes de ACA

Este artículo solo se aplica a los clientes que utilizan el módulo de Beneficios clásicos de Toast Payroll. Esto no se aplica a los clientes de SimplyInsured a través de Toast Payroll Pro ni a los clientes que utilizan el método de solo deducciones.

En este artículo:

Acceda a los informes de ACA
Determine el estado de empleador grande aplicable (ALE)
Seguimiento de medición de revisión y elegibilidad
Ponga en práctica los informes de ACA
Presentaciones de ACA
Documentos de presentación

Acceda a los informes de ACA en el módulo de Beneficios clásicos

Los informes de ACA (Ley de Cuidado de Salud Asequible) de Toast Payroll están disponibles para los usuarios de HR+ con el módulo de Beneficios clásicos navegando a Beneficios > Ver y administrar beneficios de salud > Informes de ACA. Esta pestaña debe utilizarse durante todo el año. (Si no ve Beneficios en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll).

Los informes en esta página se generarán según sus reglas de medición y datos de horas específicos. Si no ha estado procesando la nómina con Toast durante más tiempo que su período de revisión de ACA, es posible que deba importar las horas para su empresa. Si no está seguro de su período de revisión, comuníquese con benefitsops@toasttab.com.

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Determine el estado de Empleador Grande Aplicable (ALE)

Toast Payroll no presenta automáticamente múltiples FEIN como un Grupo ALE Agregado si no existen bajo el mismo código de empresa. Asimismo, Toast Payroll no presenta automáticamente múltiples códigos de empresa como un Grupo ALE Agregado.

Si tiene FEIN en varios códigos de empresa que deben presentarse juntos como un Grupo ALE Agregado, comuníquese con benefitsops@toasttab.com para solicitar esta especificación para su presentación.

Antes de comenzar el proceso de presentación de ACA, los empleadores deben determinar si son un Empleador Grande Aplicable (ALE). El IRS recomienda revisar el estado de ALE durante todo el año para garantizar el cumplimiento de cualquier requisito de presentación de informes de ACA. Un ALE puede estar sujeto a las disposiciones aplicables de la Ley de Cuidado de Salud Asequible (Affordable Care Act), incluidos los requisitos para enviar ciertos documentos de fin de año, como el Formulario 1095-C, al IRS.

El IRS define a un ALE como un empleador que tiene al menos 50 empleados a tiempo completo, incluidos los empleados equivalentes a tiempo completo, en promedio durante el año anterior.

Nota: La versión más actualizada del informe de Determinación del estado de empleador grande de Toast Payroll solo está disponible para los clientes que han procesado nóminas a través de Toast desde el comienzo del año calendario anterior. Por ejemplo, si desea ejecutar este informe en julio de 2025, deberá haber procesado nóminas a través de Toast desde el 1 de enero de 2024. Si no ha procesado nóminas a través de Toast desde el comienzo del año calendario anterior, siga este enlace para obtener más información.

Para acceder al informe de Determinación del estado de empleador grande de Toast Payroll, siga estas instrucciones:

Vaya aBeneficios > Ver y administrar beneficios de salud > Informes de ACA.
1. Si no veBeneficiosen el lado izquierdo de la pantalla, seleccioneNóminaen la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll.
En el cuadro superior, seleccione lo siguiente en los menús desplegables:
1. FEIN del cliente: Seleccione Todos los FEIN. Nuestro informe le permite desglosar sus datos por FEIN, pero el estado de Empleador Grande se basa en la propiedad común de la empresa, no por FEIN.
2. Año de referencia: Seleccione el año calendario anterior al año en el que busca determinar si el mandato de atención médica para empleadores se aplica a su empresa, lo que le requiere presentar una declaración para ese año. Por ejemplo, si está determinando si tiene que presentar una declaración en 2025, seleccionaría 2024.
3. Mes de finalización de referencia: Seleccione diciembre.
4. Número de meses: Seleccione 12.
Una vez que todos los campos estén completos, seleccione Analizar estado de gran empleador. El sistema generará una respuesta de sí/no a "¿Es usted un Gran Empleador Aplicable (ALE)?"
1. Nota: El sistema de Toast Payroll genera automáticamente este análisis basado en los datos que usted ha proporcionado y como una herramienta útil para ayudarle a determinar si usted es un ALE. Esta herramienta no tiene la intención de proporcionar asesoramiento profesional concluyente ni orientación con respecto a su estado de ALE.
Seleccione Auditoría por empleado para ver el desglose de los empleados que califican como de tiempo completo o equivalentes de tiempo completo. Esto calculará el número de empleados que han trabajado más de 120 horas en el período de referencia.
Seleccione Auditoría por ingresos para ver qué horas y cuántas se incluyen en el promedio.
Los informes se pueden exportar a una hoja de cálculo marcando la casilla Exportar a CSV y seleccionando uno de los 3 botones de Analizar/Auditar.

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Seguimiento de medición de referencia y determinación de elegibilidad de cobertura

Si ha determinado que su empresa es un ALE, las herramientas de Seguimiento de medición de referencia y determinación de elegibilidad de cobertura pueden ayudarle mientras revisa los datos de medición.

Tenga en cuenta que la información del empleado generará automáticamente fechas de medición individuales basadas en su fecha de contratación que aparece en Toast Payroll. Los siguientes informes pueden ayudar calculando sistemáticamente si un empleado puede calificar como empleado de tiempo completo o equivalente de tiempo completo.

Hay 3 tipos de informes para elegir:

Resumen: Esto proporcionará un conteo rápido del total de empleados, el total de empleados a tiempo completo y los empleados a quienes se les ofreció cobertura. Se utiliza para números generales y presupuestos.
Detalle: Esto devolverá datos con detalles completos, incluidos el nivel de beneficios, las horas trabajadas, etc. Se utiliza para respaldar los informes de resumen según sea necesario.
Alertas: Esto devolverá a los empleados que el sistema calcula que requieren una oferta de cobertura médica.

Dentro de los informes, también hay subcategorías adicionales para elegir:

En curso: Este informe mostrará a los empleados que han completado un período de medición completo y ahora son elegibles para cobertura médica según las horas trabajadas en ese período.
Inicial: Este informe mostrará a los nuevos empleados que han completado su período de medición y son elegibles para cobertura médica según las horas trabajadas en ese período. Estos empleados se encuentran ahora dentro de su período administrativo.
Ritmo: No es obligatorio, pero este es un informe útil para ver a quién podría necesitar ofrecerle cobertura dentro del próximo período administrativo del empleado. Este informe solo se basa en los meses completos trabajados. Los períodos de medición para los nuevos empleados comenzarán el primer día del mes siguiente a su fecha de contratación.

Seleccione Tipo de informe según las descripciones anteriores. Seleccione Ver para ver los resultados en pantalla o Exportar para descargar los datos a Excel.

Revise este gráfico para ver algunos ejemplos de los informes de ACA más utilizados:

Tipo de informe	¿Qué hace este informe?	¿Qué empleados aparecerán en este informe?	¿Cuál es la fecha de inicio de la medición en este informe?	Ejemplo
Alertas iniciales	Alerta a los empleadores sobre los empleados que han pasado a ser elegibles para una oferta de cobertura después de su período de medición	Nuevas contrataciones que han completado su período de medición y trabajado un promedio de 130+ horas por mes	La fecha de contratación del empleado o el primero del mes siguiente a la fecha de contratación (esto es específico de la configuración de su módulo)	Un empleado es contratado el 1/2/24 y completó su período de medición de 12 meses el 31/1/25. El 1/2/25, el empleado aparece en el informe de Alertas iniciales porque trabajó un promedio de 130+ horas por mes durante el período de 12 meses. Esto le permite al empleador saber que este empleado ahora es elegible para una oferta de cobertura.
Detalle continuo	Proporciona a los empleadores una descripción general de los empleados que completaron el período de medición más reciente de la empresa	Empleados que fueron contratados antes del inicio del período de medición más reciente de la empresa (p. ej., si la fecha de inicio de la medición es 1/1/25, los empleados contratados el 31/12/24 o antes aparecerán en este informe)	El primer día del período de medición completo más reciente de la empresa	Un empleador con un período de medición de 12 meses tiene una fecha de inicio de medición del 1 de enero. El informe de detalles continuos se ejecuta el 1/1/25 y muestra a todos los empleados que trabajaron durante el período de medición completo de 12 meses, del 1/1/24 al 31/12/24. Cuando este informe se ejecute nuevamente en 2026, mostrará el período del 1/1/25 al 31/12/25.
Detalle de ritmo	Proporciona a los empleadores una "vista panorámica" de todos los empleados que se están midiendo actualmente	Nuevas contrataciones y empleados actuales	Varía; mostrará la fecha de inicio de medición más reciente de cada empleado	Un empleado con un período de medición de 12 meses es contratado el 1 de enero. El informe de Detalle de ritmo se ejecuta en cualquier momento durante esos 12 meses para que el empleador pueda verificar si el empleado está "al ritmo" para ser elegible una vez que finalice su período de medición.

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Ponga en acción los informes de ACA

Utilice los resultados de estos informes para evaluar cómo se debe ofrecer cobertura médica a los empleados e inscribirlos según sus elecciones.

Si utiliza el módulo de Beneficios clásicos de Toast Payroll, puede actualizar el nivel de beneficios del empleado navegando a Benefits > View and manage health benefits > ACA Reporting y desplácese hacia abajo para localizar la sección Look-back Measurement Tracking and Coverage Eligibility. (Si no ve Benefits en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Payroll en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll.)

Elija el FEIN y el ACA Tier que desea ver.
En Tipo de informe, seleccione el informe de Alertas que desea ejecutar.
Seleccione View para ver los resultados en la pantalla.
Seleccione Offer Coverage a la izquierda del empleado. Para ofrecer cobertura a todos los empleados elegibles, seleccione Offer Coverage to All EE's (empleados).
Desde la ventana emergente, seleccione el Nivel de beneficios correspondiente.

El sistema proporcionará entonces acceso a los empleados para inscribirse en los beneficios. Si su empresa está en Open Enrollment, el empleado puede seguir el mismo proceso de inscripción que el resto de la empresa. Para aquellos que se inscriban en un MID de año de plan, el sistema Toast proporcionará acceso a beneficios para un Qualifying Event. Vea más sobre cómo inscribirse en beneficios a través de Toast Payroll here.

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ACA Filings

Navegue a Benefits > View and manage health benefits > ACA Reporting y desplácese hacia abajo para localizar la sección ACA Filings. (Si no ve Benefits en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Payroll en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll.) Revise sus datos de presentación seleccionando el FEIN que desea ver (o All los FEIN) y el Year y seleccione lo siguiente:

Review Filing Data: Revise la codificación de todos los empleados para el año seleccionado. Vea más sobre cómo utilizar este informe en la sección “Paso 3: Auditoría” de nuestra Filing Guide.
Export Monthly Data: Este informe desglosa las horas y los códigos 1095-C de cada empleado por mes. Utilícelo para auditar esos códigos con los datos de esas horas.
Export Filing Data: Este informe contiene los mismos datos que Revisar datos de presentación.
Import Filing Data: Esto le permite actualizar cualquier campo en “Revisar datos de presentación” e importar las actualizaciones de nuevo al sistema. Tenga cuidado de seleccionar el año y la información correctos, ya que esto afectará lo que aparece en los formularios 1095-C de los empleados. Tenga en cuenta que las importaciones solo se pueden realizar para años calendario completos.

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Presentación de documentos

Para acceder a todos los formularios 1094-C que Toast Payroll ha presentado en su nombre, navegue a Beneficios > Ver y administrar beneficios de salud > Informes ACA, desplácese a la sección Presentación de documentos y seleccione el enlace azul en el cuadro Nombre. Si no ve Beneficios en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Nómina de la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll.

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.