Nómina Toast: Primeros pasos con la incorporación e implementación

Información general sobre la incorporación de Nómina Toast
Antes de comenzar
Paso 1: Crear tu inicio de sesión en Nómina Toast
Paso 2: Completar el panel de implementación
Paso 3: Completar la lista de verificación de configuración de nómina
Paso 4: Registrarse en Toast Classroom
Paso 5: Qué hacer después de la configuración

Información general sobre la incorporación de Nómina Toast

La incorporación de Nómina Toast es el proceso de configuración de tu empresa en Nómina Toast para que puedas ejecutar tu primera nómina. Lo completas una vez, como cliente nuevo, con la ayuda de tu director de proyectos.

La incorporación tiene tres partes principales: crear tu inicio de sesión, completar el panel de implementación (donde ingresas la información de tu empresa, impuestos, ubicación y pago) y trabajar a través de la lista de verificación de configuración de nómina (donde terminas tu perfil, configuras impuestos y pagos, y agregas a tu equipo). Este artículo cubre las tres opciones, además de capacitación y qué hacer una vez que estés en funcionamiento.

Para obtener respuestas a preguntas comunes de configuración, lee Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre incorporación y configuración.

Volver arriba

Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast

Permisos necesarios:

Debes ser el propietario del restaurante o administrador de nómina. Esta es la persona que inicia sesión en Nómina Toast usando el correo electrónico de bienvenida.

Lo que lograrás: Una cuenta de Nómina Toast totalmente configurada, con la información de tu empresa, impuestos, ubicación, pago y empleado ingresada, lista para tu primera nómina.

Para reducir el tiempo que lleva completar la configuración de tu empresa, ten a mano la siguiente información antes de empezar:

Código de la empresa: El código que creas para etiquetar tu base de datos de Nómina Toast. Elige algo amplio y fácil de recordar. Debe ser una palabra sin espacios ni caracteres especiales.
Detalles: Tu número de identificación federal del empleador (FEIN) y tus números de cuenta fiscal estatal. Para registrarte o localizar los números de cuenta fiscal estatal, lee Nómina Toast: Regístrate para cuentas fiscales estatales.
- Nota: Si no tienes los números de cuenta fiscal estatal cuando completes el panel de implementación, ingrésalos en Nómina Toast tan pronto como los recibas para evitar complicaciones en la declaración de impuestos. Para obtener instrucciones, lee Nómina Toast: Obtener ayuda con cuentas fiscales.
Nombre legal del negocio: El nombre de tu empresa está registrado en el IRS.
Tareas: Los puestos que los empleados utilizan para registrar la entrada y la salida, como gerente, mesero o lavaplatos.
Frecuencia de nómina: Frecuencia con la que pagas a los empleados (semanal, quincenal, quincenal o mensual).
Fecha de la primera cuenta sugerida: Cuándo se les pagará a tus empleados desde el primer envío de nómina.
Información de la cuenta bancaria: Las cuentas bancarias que usarás para pagar a los empleados y financiar otros costos de nómina.

Volver arriba

Paso 1: Crear tu inicio de sesión en Nómina Toast

Configurar tu inicio de sesión es el primer paso. Como primer usuario de tu base de datos de Nómina Toast, la cuenta que crees aquí se vincula automáticamente a Toast Web, de modo que puedas usar el mismo correo electrónico y contraseña para iniciar sesión en ambos sistemas.

Abre tu bandeja de entrada de correo electrónico y encuentra el correo electrónico titulado Bienvenido a la familia Nómina Toast.
Selecciona el enlace Registrarse cerca de la parte inferior del correo electrónico. Selecciona esta opción solo una vez para evitar crear varios perfiles.
En Nómina Toast, crea una contraseña. Introdúcelo de nuevo para confirmar y, luego, selecciona Registrarse.
En la página de inicio de sesión, ingresa tu dirección de correo electrónico y contraseña, luego selecciona Siguiente.
1. Si se te pide un código de empresa, encuéntralo en el correo electrónico de bienvenida del paso 1.
Después de iniciar sesión, se te llevará al panel de implementación.

Resultado previsto: Iniciaste sesión en Nómina Toast y viste el Panel de implementación.

Volver arriba

Paso 2: Completar el panel de implementación

El panel de implementación es donde ingresas la información inicial de tu empresa. Ingresarla de manera rápida y precisa es la clave para ejecutar tu primera nómina lo antes posible. El panel tiene tres metas: Información fiscal, ubicaciones y trabajos, y nómina.

Nota: La persona que complete este paso debe ser el propietario o administrador de nómina. Se trata de la misma persona que inició sesión en Nómina Toast en el paso 1.

Para abrir el panel de implementación, ve a payroll.toasttab.com e inicia sesión con el inicio de sesión que creaste en el paso 1. Si continúas desde el paso 1, ya estás allí. Revisa las tres metas y lo que cada una requiere. Luego, selecciona Comenzar primer paso cuando tengas todo listo.

Hito 1: Información fiscal

Confirma o edita el código de tu empresa. El código de tu empresa es el nombre de tu base de datos en Nómina Toast. Indica también si pagaste salarios de empleados en el año actual a través de un proveedor de nómina anterior. Selecciona Guardar y continuar.
Confirma cuántos FEIN utiliza tu empresa y, luego, selecciona Guardar y continuar.
Ingresa los detalles de cada FEIN y, luego, selecciona Guardar y continuar.
Lee la información en el cuadro azul y confirma cuántas cuentas fiscales estatales tienes. Luego, selecciona Guardar y continuar.
Ingresa los detalles de cada cuenta fiscal estatal y, luego, selecciona Guardar y continuar.
Selecciona Próxima meta para continuar.

Resultado previsto: Se guardan el código de tu empresa, los detalles del FEIN y las cuentas fiscales estatales, y se completa el hito 1.

Hito 2: Ubicaciones y tareas

Nombra tu FEIN o FEIN y, luego, selecciona Guardar y continuar.
Agrega las ubicaciones de tu cuenta. Pueden ser abreviaturas de dirección, partes de un pueblo, diferentes ciudades o cualquier etiqueta que elijas. Selecciona Guardar ubicación para cada ubicación que agregues, luego selecciona Guardar y continuar.
Haz coincidir cada ubicación con una empresa seleccionando la burbuja correspondiente. Toda ubicación que muestre “Asigna una empresa” todavía no se ha encontrado. Selecciona Guardar y continuar.
Para agregar la dirección de cada ubicación, selecciona Editar para cada una y, luego, Continuar.
Agrega los cargos que empleas en cada ubicación, como gerente, mesero o lavaplatos. Selecciona + Agregar tarea para agregar más de tres tareas. Agrega todos los que puedas; puedes agregar más cuando el panel de implementación haya terminado. Selecciona Guardar y continuar.
Revisa las tareas de cada ubicación para comprobar que sean precisas y, luego, selecciona Guardar y continuar.

Resultado previsto: Se guardan los nombres, las ubicaciones, las direcciones y las tareas de tu FEIN, y se completa la meta 2.

Hito 3: Payroll

Configura tus grupos de pago. Un grupo de pago suele ser un conjunto de empleados pagados el mismo día y con la misma frecuencia, pero puedes usar grupos de pago de diferentes maneras. Elige cuántos grupos de pago quieres, con un mínimo de uno por FEIN, asígnales un nombre, asígnalos a un FEIN y, luego, selecciona Guardar y continuar. Para obtener más información, lee Nómina Toast: Revisa los grupos de pago.
Elige tus preferencias de nómina para cada grupo de pago:
1. La configuración del feriado bancario determina si una fecha de cheque que cae en un feriado bancario federal se mueve antes o después del feriado.
2. La frecuencia de pago (cuenta) es la frecuencia con la que ejecutas la nómina y la frecuencia con la que se paga a tu personal.
3. El día de inicio de la semana laboral le indica a Nómina Toast cuándo comenzar a contar las horas de los empleados cada semana para las horas extras. Este es un ajuste global basado en las entradas de tiempo que recibe de Toast Web.
  1. Nota: El día de inicio de la semana laboral también existe como configuración en Toast Web. Haz coincidir ambas opciones para que los informes sean idénticos en ambos sistemas. Si el día de inicio de la semana laboral está desalineado entre Toast Web y Nómina Toast, es posible que veas discrepancias en los cálculos de horas extra y la coincidencia de informes de mano de obra. Después de la incorporación, ponte en contacto con tu director de proyectos para confirmar cómo se configuró esta configuración.
4. El campo Día de la semana pagado es el típico día de semana en que los empleados reciben su salario. Esto puede cambiar según los diferentes escenarios de procesamiento de nómina.
5. La primera fecha de liquidación preferida es cuando calculas ejecutar tu primera nómina y pagar a los empleados a través de Nómina Toast.
6. El período de pago asociado debería corresponder a tu primera fecha de cheque de pago. Verifica esta página y, luego, selecciona Guardar y continuar.
Configura la cuenta bancaria que financiará los costos de nómina, incluidos los salarios de los empleados:
1. Marca cada grupo de pago al que debe aplicarse esta cuenta bancaria.
2. Usa el campo Número de cuenta para establecer un número de cuenta inicial personalizado si tienes un sistema de números de cuenta existente.
3. Conecta tu cuenta bancaria usando Plaid y tu inicio de sesión bancario digital (opción A), o ingresa tu información bancaria desde un cheque anulado (opción B).
4. Para la firma de tu cuenta, envía una firma electrónica en la Opción A o descarga, firma y vuelve a cargar el archivo en la Opción B.
5. Selecciona Agregar cuenta bancaria si necesitas más de una, luego selecciona Guardar y continuar.
Crea tu propio perfil personal. Cada miembro del personal de Nómina Toast tiene un perfil:
1. Selecciona si recibirás un cheque de pago a través de Nómina Toast. Si seleccionas No, no recibiré una cuenta de pago, se eliminarán algunas opciones más adelante.
2. En Información básica, selecciona tu Fecha de contratación original y tu Tipo de pago (si tienes un cheque de pago). El tipo de pago 1099 Misc permite pagar a contratistas independientes y hacerles un seguimiento a través de Nómina Toast, pero Toast no declara impuestos para las personas marcadas como 1099 Misc.
3. En Tareas y pago, selecciona tu ubicación principal y el puesto que deberías tener.
4. Si recibirás un cheque de pago, marca si te pagan por hora o asalariado e ingresa tu tarifa. Luego, elige si estás exento de horas extras. Las personas asalariadas no están configuradas actualmente como elegibles para horas extras.
5. Selecciona el grupo de pago al que perteneces y, luego, Guardar y continuar.
Si omitiste algún paso, es posible que veas una página en la que se te pide que los completes. Selecciona Ir al paso sin terminar para ingresar la información faltante.
En la página Felicitaciones, selecciona Completar configuración para guardar tu trabajo y crear tu cuenta y perfil de Nómina Toast. Tu director de proyectos se comunicará contigo a la brevedad.

Después de completar todos los pasos, verás un enlace a Entrar en Nómina Toast, donde completas los documentos de incorporación individuales y luego agregas a tus empleados. Esto debe hacerse antes de ejecutar tu primera nómina.

Resultado previsto: Se completa el panel de implementación, se crea tu cuenta y perfil de Nómina Toast, y puedes ingresar a Nómina Toast para continuar con la configuración.

Volver arriba

Paso 3: Completar la lista de verificación de configuración de nómina

La lista de verificación de configuración de nómina te guía por todo lo que necesitas hacer antes de ejecutar tu primera nómina. La mayoría de los pasos son tu responsabilidad, algunos se completan automáticamente desde tu panel de implementación y algunos los completa tu director de proyectos.

Inicia sesión en payroll.toasttab.com con el inicio de sesión que creaste en el paso 1.
Cuando la ventana emergente aparezca en el lado derecho de tu pantalla, configura la opción Sí o No según sea necesario (por lo general, no es necesario) y, luego, selecciona Comenzar.

La lista de verificación de configuración aparece en el lado derecho de la página. Solo el usuario que completó el panel de implementación ve esta lista de verificación. A medida que avances, mantente atento a la fecha de configuración Finalizar tu nómina en la parte superior. Esta es la primera ejecución de nómina en Nómina Toast. Si no terminas la lista de verificación antes de esa fecha, Toast mueve automáticamente la fecha a tu siguiente ejecución de nómina.

Nota: Si cierras la lista de verificación, vuelve a abrirla seleccionando el ícono de lista de verificación en la esquina superior derecha del panel de Nómina Toast.

La lista de verificación incluye estas secciones:

Perfil de nómina completo: Termina las tareas en tu perfil de nómina. Selecciona cada una de las cuatro tareas que quieres llevar al lugar correcto. Todos los miembros del personal deben proporcionar información personal, como un número de Seguro Social, información del Formulario I-9, información del Formulario W-4 (federal, estatal y local, cuando corresponda) y un método de pago, como depósito directo. Para más detalles, lee Nómina Toast: Obtener ayuda con cuentas de depósito directo.
Regístrate para la capacitación en nómina: Regístrate en el webinar para aprender a configurar Nómina Toast y ejecutar tu primera nómina con precisión.
Completar configuración fiscal: Revisa los datos de identificación fiscal que ingresaste en el panel de implementación. Es vital que Toast tenga esta información lo antes posible. Si ingresaste Solicitado para una cuenta estatal de seguro de desempleo o retención fiscal, regresa a la página Cuentas fiscales en Nómina Toast e ingresa los números (y la tasa SUTA o frecuencia de pago de la retención fiscal) tan pronto como los recibas. Ponte en contacto con tu director de proyectos si la información fiscal es incorrecta. Para ver los detalles de la vinculación estatal, lee Nómina Toast: Vinculación de administrador externo estatal.
Configurar pago del empleado: Eres responsable de los dos primeros pasos en esta sección: configurar el Método de Envío de Cheques de Pago y revisar las opciones de tarjetas de pago. Tu director de proyectos configura ganancias, deducciones, tiempo libre y propinas. Un método de pago es cómo un empleado recibe su pago individualmente (cheque en papel, depósito directo o Toast Pay Card). Envío de cheques de pago es un ajuste para toda la empresa que elige el método de cheque en papel, con tres opciones: autoimpreso, autoescrito e impreso en Toast.
Agrega tu equipo: Agrega los documentos que quieres que firmen los empleados durante su incorporación y, luego, agrega o confirma todas las tareas en tu base de datos. Las tareas se agregan en Toast Web y se asignan a los empleados en Nómina Toast. Luego, agrega e invita a tu personal.
Revisa la configuración de nómina: Mira el video de capacitación sobre nómina para ver un ejemplo de ejecución de nómina. Luego, visita la página de datos faltantes y la página de resumen de la empresa para revisar la información que ingresaste. Tu director de proyectos completa el paso final.

Nota: Contrata a todos los empleados en Nómina Toast, no en Toast Web. La contratación de empleados en Toast Web suele crear perfiles de empleados duplicados y genera problemas de sincronización de plantillas horarias y propinas. La función Detección de perfil duplicado puede avisarte cuando estés por crear un perfil duplicado. Para más detalles, lee Nómina Toast: Duplicar detección de perfil en Toast.

Para agregar a un nuevo empleado, primero completa los pasos del empleador. Toast envía automáticamente un correo electrónico de bienvenida a cada empleado que contrates. Para obtener instrucciones, lee Nómina Toast: Nuevos empleados contratados (Guía para empleadores) y envía a Nómina Toast: Incorporación de empleados (Guía para empleados) a tus empleados para que puedan completar su propia información.

Si tu director de proyectos importó un grupo grande de tu personal, esos empleados no recibirán el correo electrónico de bienvenida automático. En su lugar, envíale un correo electrónico de invitación desde la página Equipo para que pueda configurar su inicio de sesión. Los empleados importados deben seguir Nómina Toast: Guía de nuevos empleados importados. Todos los empleados importados deben verificar o agregar un número de Seguro Social, completar un formulario W-4 y confirmar la información sobre depósitos directos.

Resultado previsto: Cada sección de la lista de verificación está completa o asignada a tu director de proyectos, y ya puedes ejecutar tu primera nómina en la fecha que se muestra en la parte superior de la lista de verificación.

Volver arriba

Paso 4: Registrarse en Toast Classroom

Toast recomienda que todos los clientes se registren en Toast Classroom además de ver el video de capacitación a pedido. Estas sesiones remotas de estilo aula están dirigidas por un experto en Nómina Toast y cubren el mantenimiento previo a la nómina, la ejecución y el procesamiento de nóminas, la conciliación y solución de problemas de nómina, la gestión de empleados y más. Puedes hacer preguntas y escuchar a otros clientes con preguntas similares.

Para registrarte, visita Registrarse para una clase digital en vivo.

Volver arriba

Paso 5: Qué hacer después de la configuración

Después de la configuración, algunas tareas recurrentes ayudan a mantener la precisión de tu nómina y tus impuestos:

Si cambiaste de otro proveedor MID del trimestre: Nómina Toast debita de tu cuenta bancaria comercial en un plazo de dos semanas para recuperar los impuestos adeudados al final del trimestre. Todavía no debería haber sido remitido por tu proveedor anterior, pero es tu responsabilidad confirmarlo con ese proveedor. Toast no se hace responsable de los créditos o débitos dobles que resulten de no solucionar este problema.
Gestiona tus impuestos de nómina en el Tax Center: El Tax Center es un centro en Nómina Toast con tareas que debes completar para realizar una declaración de impuestos trimestral exitosa. Revísala a menudo y completa sus tareas para planificar con anticipación y evitar la presentación de enmiendas y rechazos. Para abrirla, ve a Impuestos en la navegación de la izquierda. Para obtener más detalles, lee Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina.
Confirma la configuración del depósito directo: En la página Depósito directo, ve a Configuración > Nómina > Depósito directo para ver qué empleados tienen información sobre depósitos directos incompletos y enviarles un recordatorio por correo electrónico. La segunda mitad del informe enumera los empleados que se configuraron correctamente. Los empleados sin depósito directo están inscritos en el método de cheque en papel de manera predeterminada.

Volver arriba

Nómina Toast: Primeros pasos con la incorporación e implementación

Información general sobre la incorporación de Nómina Toast

Antes de comenzar

Paso 1: Crear tu inicio de sesión en Nómina Toast

Paso 2: Completar el panel de implementación

Hito 1: Información fiscal

Hito 2: Ubicaciones y tareas

Hito 3: Payroll

Paso 3: Completar la lista de verificación de configuración de nómina

Paso 4: Registrarse en Toast Classroom

Paso 5: Qué hacer después de la configuración

Artículos relacionados