Nómina Toast: Comienza con la incorporación y la implementación

En este artículo:

• Paso 1: Crea tu inicio de sesión de Toast Payroll
• Paso 2: Completa el tablero de implementación
  • Hito 1: Información fiscal
  • Hito 2: Ubicaciones y trabajos
  • Hito 3: Nómina
• Paso 3: Completa la lista de verificación de configuración de nómina
• Paso 4: Regístrate para Toast Classroom
• Paso 5: ¿Qué sigue?

Paso 1: Crea tu inicio de sesión de Toast Payroll

¡Bienvenido a Nómina Toast! Este artículo ofrece una guía sobre los pasos que necesitarás completar para configurar correctamente tu sistema de Nómina Toast. Además, revisa las preguntas comunes en Nómina Toast: Preguntas frecuentes para nuevos clientes.

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Paso 2: Completa el Tablero de Implementación

El tablero de implementación de Nómina Toast es donde ingresarás información inicial sobre tu empresa. Ingresar esta información de manera rápida y precisa es clave para ejecutar tu primera nómina en el menor tiempo posible.

Nota importante: El usuario que complete este paso debe ser el propietario o administrador de nómina del restaurante. Esta es la persona que inició sesión en Nómina Toast utilizando el correo electrónico y los pasos anteriores.

1. Si estás continuando desde arriba, ya estarás en el Tablero de Implementación. Si necesitas llegar allí, navega a payroll.toasttab.com e inicia sesión con la información que usaste en Paso 1: Crea tu inicio de sesión de Toast Payroll arriba.
2. Revisa los tres hitos del Tablero de Implementación y lo que se requiere de ti durante cada paso. Selecciona Comenzar primer paso una vez que estés listo.

Ten la siguiente información a mano para reducir el tiempo de completar la configuración de tu empresa:

• Código de la empresa: Este es el código que crearás para etiquetar tu base de datos de Toast Payroll. Recomendamos usar algo amplio y fácil de recordar. Un código de empresa debe ser una sola palabra sin espacios ni caracteres especiales.
• Detalles de cuenta fiscal: Número de identificación del empleado federal (FEIN) y números de cuenta fiscal estatal. Regístrate o localiza tus números de cuenta fiscal estatal por estadoaquí.
  • Si no tienes tus números de cuenta fiscal estatal mientras completas el tablero de implementación, ingrésalos en Toast Payroll tan pronto como los obtengas para evitar posibles complicaciones en la presentación de impuestos.
• Nombre legal del negocio: Este es el nombre con el que tu empresa está registrada ante el IRS.
• Tareas: Las tareas son las posiciones que los empleados utilizan para marcar su entrada y salida con
• Frecuencia de nómina: Esto es con qué frecuencia pagarás a los empleados (semanal, quincenal, semimensual o mensual)
• Sugerido primer fecha de verificación para Toast Payroll: Cuando se pagará a sus empleados desde su primera presentación de nómina
• Información de la cuenta bancaria: Háganos saber qué cuentas bancarias utilizará para pagar a sus empleados y financiar otros costos de nómina

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Hito 1: Información fiscal

1. El primer paso de este hito le pide que confirme o edite el código de su empresa. El código de su empresa es el nombre de su base de datos en Toast Payroll. Además, háganos saber si ha pagado salarios a empleados en el año actual (de un proveedor de nómina anterior). Seleccione Guardar y continuar una vez completado.
2. En el paso 2, confirme cuántos FEINs utiliza su empresa. Seleccione Guardar y continuar.
3. Para el paso 3, le pediremos los detalles de cada FEIN. Complete estos campos y seleccione Guardar y continuar.
4. El paso 4 le pregunta sobre sus cuentas fiscales estatales. Lea la información en el cuadro azul para confirmar cuántas cuentas fiscales estatales tiene antes de seleccionar Guardar y continuar.
5. De manera similar al paso 3, el paso 5 le pedirá los detalles de cada cuenta fiscal estatal. Agregue estos y seleccione Guardar y continuar.
6. Eso es todo para el Hito 1. Seleccione Siguiente hito para continuar.

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Hito 2: Ubicaciones y trabajos

1. El paso 1 te pide que nombres tu(s) FEIN(s). Una vez que lo hagas, selecciona Guardar y continuar.
2. En el paso 2, se te pedirá que agregues ubicaciones a tu cuenta. Estas pueden ser abreviaciones de direcciones, partes de una ciudad, diferentes ciudades, o lo que desees usar para identificar cada ubicación. Selecciona Guardar ubicación para cada nueva ubicación que agregues. Guardar y continuar cuando estés listo.
3. Aún en el paso 2, emparejarás cada ubicación con una empresa seleccionando el círculo correspondiente. Cualquier ubicación con el texto "Por favor asigna una empresa" aún necesita ser emparejada. Selecciona Guardar y continuar una vez que hayas terminado.
4. Para el paso 3, agrega la dirección de cada ubicación seleccionando Editar para todas las ubicaciones que tengas. Selecciona Continuar.
5. El paso 4 solicita los títulos de trabajo que emplearás en cada ubicación. Los títulos de trabajo pueden ser Gerente, Mesero, Lavaplatos, etc. Selecciona el botón + Agregar trabajo para agregar más de tres trabajos. Agrega tantos como puedas pensar; puedes agregar más una vez que el Tablero de Implementación esté terminado. Selecciona Guardar y continuar para continuar.
6. El paso 5 es un paso de revisión. Verifica la precisión de todos los trabajos en cada ubicación y selecciona Guardar y continuar. Un hito más.

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Hito 3: Payroll

1. El paso 1 del hito 3 es para grupos de pago. Un grupo de pago es típicamente un conjunto de empleados que son pagados el mismo día y con la misma frecuencia (es decir, grupos de pago por hora y por salario, ambos pagados quincenalmente), pero las empresas pueden usar grupos de pago de diferentes maneras. Seleccione cuántos grupos de pago le gustaría tener, con un mínimo de uno por FEIN. Nómbralos y asígnalos a un FEIN. Seleccione Guardar y continuar.
2. En el paso 2, elija sus preferencias de nómina para cada grupo de pago que tenga. Seleccione varias opciones aquí:
   1. Cuando una fecha de cheque (día de pago) cae en un feriado bancario federal, la configuración de feriado bancario determinará cuándo se mueve automáticamente la fecha de cheque (antes o después).
   2. La frecuencia de pago (cheque) es cuán a menudo ejecuta la nómina y cuán a menudo se paga a su personal.
   3. El día de inicio de la semana laboral le indica a Toast Payroll cuándo comenzar a contar las horas de los empleados en una semana para el cálculo de horas extras. Esta es una configuración global para toda la nómina de Toast y se basa en las entradas de tiempo que recibe de Toast Web.
      1. Una configuración similar también existe en Toast Web y recomendamos que coincidan los dos días de la semana para un informe idéntico en ambos sistemas. Estas configuraciones no son visibles para el cliente después de que se completa la incorporación, así que pregunte a su OC cómo se establece esto en Toast Web. Si el día de inicio de la semana laboral está desalineado entre Toast Web y Toast Payroll, pueden ocurrir discrepancias en los cálculos de horas extras, coincidencias de informes laborales y otros datos de nómina.
   4. El campo Día de la semana pagado indica el día de la semana típico en que los empleados recibirán sus salarios de nómina. Según diferentes escenarios de procesamiento de nómina, el día de la semana puede cambiar.
   5. Su Fecha del primer cheque preferida es el momento estimado en que ejecuta su primera nómina y tiene a los empleados pagados a través de Toast Payroll.
   6. Por último, establezca el Período de pago asociado para que corresponda a la fecha de su primer cheque. Verifica esta página antes de seleccionar Guardar y continuar.
3. El siguiente paso cubre tu cuenta bancaria que financiará cualquier costo de nómina, incluidos los salarios de los empleados.
   1. Comienza marcando cada grupo de pago al que te gustaría que se aplicara esta información de cuenta bancaria.
   2. El campo Número de Cheque te permite establecer un número de cheque inicial personalizado para alinearlo con cualquier sistema de números de cheque que utilices actualmente.
   3. Ahora selecciona entre conectar tu cuenta bancaria usando Plaid y tus credenciales de inicio de sesión bancario en línea (Opción A) o completando tu información bancaria a través de un cheque anulado (Opción B).
   4. Para tu firma de cheque, envía ya sea una firma electrónica a través de Opción A o descarga, firma y vuelve a subir el archivo en Opción B.
   5. Selecciona Añadir Cuenta Bancaria si es necesario (a veces vemos esto si tienes más de un grupo de pago).
   6. Asegúrate de revisar detenidamente esta información antes de seleccionar Guardar y continuar.
4. El paso 4 te pide que crees tu propio perfil personal. Cada miembro del personal en Toast Payroll tiene un perfil.
   1. Selecciona si recibirás o no un cheque de pago a través de Toast Payroll. Seleccionar No, no tendré un cheque de pago eliminará algunas opciones más abajo en la página.
   2. En Conceptos Básicos, selecciona tu Fecha de Contratación Original y Tipo de Pago (si seleccionaste Sí, tendré un cheque de pago).
      
      1. El tipo de pago 1099 Misceláneo permite que contratistas independientes sean pagados y rastreen salarios a través de Toast Payroll, pero Toast no presenta impuestos para individuos marcados como 1099 Misceláneo.
   3. Bajo Trabajos y Pago, selecciona la Ubicación principal en la que trabajarás y elige el Rol que deberías recibir.
   4. Los siguientes dos pasos solo estarán presentes si seleccionaste Sí, tendré un cheque de pago en el paso 4a anterior.
      1. A continuación, marca si te pagarán por hora o con salario, si corresponde. Esta selección te pedirá que ingreses tu tarifa por hora o salario dependiendo de tu elección anterior.
      2. Elige si estás exento de horas extras o no. Las personas asalariadas no están configuradas dentro del sistema como elegibles para horas extras en este momento.
   5. Por último, selecciona el grupo de pago al que debes pertenecer. Selecciona Guardar y continuar para finalizar este hito.
5. Es posible que veas una página que te dirija a completar el trabajo pendiente. Si omitiste algún paso en el camino, selecciona Ir al paso pendiente para ingresar cualquier información faltante.
6. De lo contrario, verás una página de Felicitaciones que te informará que has completado el Tablero de Implementación. Selecciona Completar configuración para guardar todo el trabajo y crear tu cuenta y perfil de Toast Payroll. Tu Consultor de Incorporación se pondrá en contacto contigo en breve.
7. Una vez que hayas completado todos los pasos, verás un enlace a Entrar a Toast Payroll donde completarás la documentación de incorporación individual y luego agregarás a tus empleados para que hagan lo mismo. Esto debe completarse antes de ejecutar tu primera nómina.
   
   

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Paso 3: Completa la Lista de Verificación de Configuración de Nómina

1. Después de completar el Tablero de Implementación en el paso 2 anterior, inicia sesión en payroll.toasttab.com usando las credenciales de inicio de sesión que configuraste en el paso 1 anterior.
2. Una vez que estés en Toast Payroll, verás un pop-up en el lado derecho de tu pantalla. ActivaSí/No(no suele ser necesario) y seleccionaComenzar.
   
   
   
   
3. Ahora verás laLista de Verificación de Configuraciónen el lado derecho de la página (otros usuarios que inicien sesión en Toast Payroll no verán esta lista; solo el usuario que completó el tablero de implementación). Esta lista de verificación te guiará a través de varios pasos que necesitas seguir antes de ejecutar tu primera nómina. La mayoría de los pasos son tu responsabilidad, pero algunos pasos ya se completarán como parte de tu tablero de implementación, y otros deberán ser completados por tu Consultor de Incorporación.
   1. Mientras avanzas por esta lista de verificación, mantén un ojo en la fecha de Finaliza la configuración de tu nómina en la parte superior. Esto indica su primera ejecución de nómina en Toast Payroll. Si no completa la lista de verificación antes de esa fecha, Toast moverá automáticamente la fecha a la fecha de vencimiento de su próxima ejecución de nómina.
   2. Nota:Si cierra esta lista de verificación en cualquier momento, puede volver a abrirla seleccionando el icono de lista de verificación en la esquina superior derecha del panel de control de Toast Payroll.
      
      
      
      
4. Completar perfil de la nómina: La primera sección aquí le solicita completar varias tareas en su perfil de nómina. Seleccione cada una de las cuatro tareas para ser llevado al lugar apropiado para completarlas. Los datos más importantes que necesitamos de cada miembro del personal incluyen:
   1. Información personal como su número de seguro social. Seleccione Guardar cambios en la parte inferior de la página del Perfil Personal.
   2. Información del Formulario I-9.
   3. Información del Formulario W-4 para fines de impuestos. Asegúrese de completar todos los formularios que se le soliciten (federales, estatales y locales, si corresponde).
   4. Información del método de pago, como los detalles de depósito directo.
      
       
      
      
5. Registrarse para la capacitación de nómina: Seleccione esta sección para registrarse en nuestro seminario web. Aprenderá cómo configurar fácilmente su sistema Toast Payroll y ganará la confianza para ejecutar su primera nómina con precisión.
6. Completar la configuración fiscal: En esta sección, revisará los datos de identificación fiscal que ingresó en el Panel de Implementación. Esvitalasegurar que Toast tenga esta información lo antes posible. Contacta a tu Consultor de Incorporación si alguna de esta información es incorrecta.
   1. Si ingresasteSolicitadodurante los pasos de la cuenta de impuestos por desempleo estatal o la cuenta de impuestos de retención estatal en el Tablero de Implementación, regresa a laCuentas de Impuestospágina en Toast Payroll e ingresa estos números (y la tasa SUTA/frecuencia de pago de retención) tan pronto como los obtengas.
      1. Si a tu negocio le faltan detalles fiscales críticos, te notificaremospara que ingreses esta información y cualquier otra cosa que te falte antes de la próxima fecha límite de presentación trimestral.
   2. La mayoría de los estados tienen un proceso para vincular Toast a tus cuentas fiscales estatales para que podamos presentar impuestos en tu nombre. Visita Nómina Toast: Vinculación del Administrador de Terceros del Estado para más detalles.
   3. Si tu restaurante opera en un estado sin impuesto sobre la renta, no verás el pasoConfirmar información de impuestos de retención estatal.
      
      
      
      
7. Configurar el pago del empleado: Hay cuatro pasos en esta sección, pero solo eres responsable de los primeros dos. Una vez que hayas configurado tu método de entrega de cheques de pago y revisadoTarjetas de Pago Toast y Pagos, tu Consultor de Incorporación intervendrá para configurar tus ganancias, deducciones, tiempo libre y configuraciones de propinas.
   1. Ten en cuenta la diferencia entre el método de entrega de cheques de pago y el método de pago. Unmétodo de pagoes la forma en que un empleado recibe su pagoindividualmente; pueden elegir entre cheques de papel,depósito directoy laTarjeta de Pago Toast(si decides ofrecerla). Por otro lado,la entrega de cheques de pagoes unaconfiguración a nivel de empresapara cualquier empleado que opte por el método de pagocheque de papel. La entrega de cheques de pago también ofrece tres opciones:autoimpresos,autografiados, yimpresos por Toast.
      
      
      
      
8. Agregar tu equipo: Ahora que has configurado los impuestos y las opciones de pago de empleados, es hora de agregar a tu personal a Toast Payroll. La primera tarea te pide queagregues documentos de empleadosque te gustaría que tus empleados recibieran durante sus propias tareas de incorporación. A continuación, agrega y/o confirma todos los trabajos en tu base de datos. Los trabajos se agregan a Toast en Toast Web y se asignan a los empleados en Toast Payroll. Una vez completada, la lista de verificación volverá a estar en manos de su Consultor de Incorporación para el tercer paso. Finalmente, ahora puede agregar e invitar al personal a Toast Payroll.
   1. Agregar un nuevo empleado a Toast Payroll es un proceso de dos partes. Comience con los pasos del empleador. Al final de esos pasos, Toast enviará automáticamente un "correo electrónico de bienvenida" a cada empleado que contrató. Envíe este artículo a los empleados que contrate a través de los pasos del empleador vinculados arriba para que puedan verificar o completar su propia información personal también.
   2. Si su Consultor de Incorporación importó recientemente a un gran grupo de su personal a Toast Payroll, esos individuos no recibirán el correo electrónico automático de "bienvenida" ya que no fueron contratados a través del flujo de trabajo típico. Sin embargo, puede enviar un "correo electrónico de invitación" a todos estos empleados a la vez (vea la sección Enviar/Reenviar Correos Electrónicos de Invitación a Empleados del artículo vinculado). Esto les pedirá que creen o configuren su dirección de correo electrónico de Toast y la contraseña para iniciar sesión. Los empleados que son importados deben seguir en su lugar los pasos en esta guía de nuevos empleados importados. Es vitalmente importante que cada empleado importado verifique/agregue su número de seguro social, complete un Formulario W-4 y confirme su información de depósito directo.
   3. Recuerde contratar a todos los empleados en Toast Payroll, no en Toast Web. Contratar empleados en Toast Web generalmente resultará en perfiles de empleados duplicados, problemas de sincronización de hojas de tiempo y propinas, y trabajo adicional para rectificar esta situación. La Detección de Perfiles Duplicados puede ayudarle a capturar cuando un perfil duplicado está a punto de ser creado, sin embargo.
      
      
      
      
9. Revisar configuración de nómina: Le recomendamos encarecidamente ver el video de capacitación sobre nómina para comenzar a familiarizarse con este sistema. Una vez que haya visto un ejemplo de nómina ejecutándose, sabrá qué preguntas necesita hacerle a su Consultor de Incorporación cuando lo guíe a través de su primera nómina. Antes de que abandone esta lista de verificación, los últimos pasos le guían a visitar la página de Datos Faltantes y la página de Resumen de la Empresa para revisar gran parte de la información importante que ha ingresado o seleccionado hasta este punto. Su Consultor de Incorporación completará el paso final aquí.
   
   

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Paso 4: Regístrate en Toast Classroom

Además del video de capacitación a demanda en el último paso de la lista de verificación de incorporación de nómina, Toast recomienda y aconseja encarecidamente a todos los clientes que se registren en Toast Classroom. Esta experiencia en estilo de aula te expone a más aspectos de Toast Payroll, como el mantenimiento previo a la nómina, la ejecución y procesamiento de nómina, la conciliación de nómina y solución de problemas, la gestión de empleados y más. Lo mejor es que estas sesiones remotas son dirigidas por un experto en Nómina de Toast, por lo que puedes hacer preguntas y escuchar a otros que pueden tener preguntas similares.

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Paso 5: ¿Qué sigue?

• Si estás cambiando de otro proveedor de nómina a mitad de trimestre, Toast Payroll debitará tu cuenta bancaria empresarial en las próximas dos semanas para recuperar los impuestos adeudados al final del trimestre. Estos no deberían haber sido remitidos aún por tu proveedor de nómina anterior, pero es tu responsabilidad obtener la decisión de ese proveedor. Toast no será responsable de ningún crédito o doble débito como resultado de no abordar esto.
• Continuarás gestionando los impuestos de nómina de tu empresa en elCentro de Impuestos. Hay tareas trimestrales o anuales recurrentes, dependiendo del estado en el que vivas, que ayudarán a prevenir enmiendas y rechazos en la presentación de impuestos.
  • El Centro de Impuestos es un centro en Toast Payroll que contiene tareas que deben completarse para ayudar a habilitar una presentación exitosa de impuestos trimestrales. Al revisar frecuentemente el Centro de Impuestos y completar estas tareas, puedes planificar con anticipación las próximas presentaciones de impuestos de nómina y asegurarte de que Toast Payroll tenga los elementos necesarios para tus presentaciones de impuestos de nómina. Navega a Impuestos en la navegación de la izquierda de Toast Payroll. Visita Nómina Toast: Gestiona los Impuestos de Nómina para más información.
• En la página de Depósito Directo bajo Configuración > Nómina > Depósito Directo, puedes ver a los empleados con información de depósito directo incompleta y enviar una notificación por correo electrónico para alertarlos sobre completar su configuración de depósito directo. La segunda mitad del informe enumera a cada empleado que está correctamente configurado. Los empleados que no tengan configurado el depósito directo serán elegidos por defecto para el método de pago mediante cheque en papel.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.