Nómina Toast: gestionar e integrar propinas

Propinas en Nómina Toast Descripción general
Propinas vs. cargos de servicio vs. gratificación obligatoria
Configuración de propinas en Toast Web
Códigos de ingresos de propinas en Nómina Toast
Propinas en plantillas horarias y talones de pago
Llevar propinas del POS a Nómina
Informes de propinas en Toast Web y Nómina Toast
Limitaciones conocidas
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados

Propinas en Nómina Toast Descripción

Las propinas que los clientes envían a través del POS de Toast fluyen a Nómina Toast en función de cómo se configura la reseña del turno en Toast Web. Cada propina se registra bajo un código de ganancia de propinas: Propinas pagadas significa que el empleado ya recibió el dinero (por lo general, en efectivo al final del turno) y la línea está en nómina solo para informes de impuestos; Propinas adeudadas significa que el dinero se paga a través del cheque de pago. Hay tres formas de mover las propinas del POS a la nómina: Gestor de propinas de Toast (para propinas en fondo común), sincronización directa (propinas de cada empleado, sin fondo común) e ingreso manual. El comportamiento de las propinas depende de la configuración de revisión del turno de Toast Web, no de la propia Nómina Toast.

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Propinas vs. cargos de servicio vs. gratificación obligatoria

Las propinas, los cargos de servicio y las gratificaciones obligatorias son similares en una cuenta, pero se gravan y declaran de manera diferente. Usa esta tabla para identificar cuál se aplica antes de cambiar una configuración o solucionar problemas de un talón de pago.

Tipo	Quién decide el monto	Se trata como	Nombres comunes en Toast
Propina	El cliente	Ingresos de los empleados (salarios por propina)	Propina en efectivo (propina en efectivo declarada), propina que no es en efectivo, propina CC
Cargo de servicio	El negocio (partida en la cuenta)	Ingresos del empleador (ley federal; la ley estatal puede ser diferente) a menos que se paguen a un empleado	Cargo de servicio, Cargo de Envío, Cargo por grupo grande
Gratificación obligatoria	El negocio, pagado al empleado	Salarios sin propina (no propina)	Gratificación automática, gratificación obligatoria, gratificación para grupos grandes

Nota: Según el IRS, las propinas son propiedad del empleado, a menos que participe en un fondo común de propinas válido. Consulta la guía IRS sobre mantenimiento de registros e informes de propinas. La gratificación obligatoria no es una propina, aunque los clientes suelen usar las palabras indistintamente. Para hacer distinciones completas, consulta Cuál es la diferencia entre cargos de servicio y propinas, y Primero pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria.

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Configuración de propinas en Toast Web

El comportamiento de las propinas en Nómina Toast se determina aguas arriba por Toast Web. La configuración más común es si el porcentaje de propina se calcula antes o después de los impuestos, los montos de propina sugeridos que se muestran a los clientes, la retención de propinas y si las propinas se pagan diaria o nocturnamente en efectivo o a través de la nómina.

Para controlar si las propinas se pagan en efectivo o en nómina, en Toast Web, ve a Empleados > Revisión del turno > Configuración avanzada de revisión del turno. Aquí hay tres configuraciones que impulsan el comportamiento de desembolso de propinas:

Opciones de pago > Propinas que no son en efectivo
Opciones de pago > Gratificaciones (cargos de servicio)
Declarar propinas en efectivo > Declarar propinas en efectivo

Los dos primeros controlan el tiempo de desembolso:

Si las propinas que no son en efectivo y las gratificaciones (cargos de servicio) están configuradas para pagarse a través de la nómina, los empleados reciben estas propinas en su cheque de pago o depósito directo en la fecha del cheque de nómina. Los montos aparecen en un código de ganancia de Propinas adeudadas.
Si cualquiera de estas opciones está configurada como Pagar desde la caja, los empleados reciben esos montos diaria o nocturnamente fuera de la nómina. Los montos siguen apareciendo en la nómina, pero bajo un código de ganancia de propinas pagadas, solo para informes de impuestos.

La configuración Declarar propinas en efectivo controla si los empleados deben declarar sus propinas en efectivo durante la revisión del turno. Si la opción de que los empleados por propina no declaren propinas en efectivo está activada, las propinas en efectivo no aparecerán en la nómina. Si se activa la opción de que los empleados por propina declaren propinas en efectivo, las propinas en efectivo declaradas aparecerán en la nómina bajo un código de ganancia de propinas pagadas o propinas adeudadas, dependiendo de la configuración de desembolso anterior.

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Códigos de ingresos de propinas en Nómina Toast

Cada propina en Nómina Toast está asociada con un código de ingresos. Las dos más comunes son Propinas pagadas y Propinas adeudadas. Los códigos de ingresos personalizados también son posibles; los restaurantes pueden solicitarlos enviando por correo electrónico el formulario vinculado en Nómina Toast: Qué son los códigos de ingresos. Consulta con tu equipo de RR. HH. para confirmar qué códigos utiliza tu restaurante.

Código de ingreso	Significado	¿Pagado a través de la nómina?	Nombres alternativos comunes
Propinas pagadas	Propinas ya pagadas al empleado fuera de la nómina (típicamente efectivo al final del turno). Presente en nómina solo para informes de salarios e impuestos.	No (ingresos no pagados, solo informes)	Propinas pagadas — Efectivo, Propinas pagadas — Tarjeta de crédito, Propinas pagadas CC, CC Propinas pagadas
Propinas adeudadas	Propinas aún no pagadas al empleado; pagadas a través de la nómina en la fecha del cheque.	Sí	Propinas adeudadas — Efectivo, Propinas adeudadas — Tarjeta de crédito, Propinas adeudadas CC, Propinas adeudadas CC

Si deseas eliminar cualquiera de los códigos de ganancia de las ejecuciones de nómina, la pregunta subyacente es cómo quieres que se paguen las propinas. Las propinas pagadas reflejan las propinas que los empleados ya recibieron en función de tu configuración, por lo que, para eliminarlas, debes cambiar la configuración de la revisión del turno (y tu política del fondo común de propinas si utilizas el Gestor de propinas de Toast) para pagar esas propinas a través de la nómina. Para eliminar propinas adeudadas, configura la reseña del turno para pagar todas las propinas fuera de Nómina Toast.

Nota: Nómina Toast no puede usar el mismo código de ingreso para diferentes tipos de propinas al usar el módulo Gestor de propinas.

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Propinas en plantillas horarias y talones de pago

Cuando usas el Gestor de propinas de Toast o la sincronización directa, el primer lugar en que las propinas aparecen en Nómina Toast es en la plantilla horaria de un empleado. Las propinas se desglosan por turno y por el código de ganancia especificado.

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Llevar propinas del POS a Nómina

Hay tres métodos para transferir propinas de Toast Web a Nómina Toast. Elige en función de si agrupas las propinas y cuánta automatización deseas.

Método	Ideal para	Automatización
Gestor de propinas de Toast	Tipouts agrupados o compartidos con reglas definidas	Recopila, agrupa y distribuye de forma automática; las propinas se pueden retirar de la nómina para realizar ajustes
Sincronización directa	Sin fondo común de propinas: cada empleado conserva sus propias propinas	Las propinas se sincronizan automáticamente desde Toast Web con Nómina Toast una vez que el empleado registra la salida; se aprueban cuando se aprueba la plantilla horaria
Entrada manual	Personal pequeño o ajustes puntuales	Ninguno: los usuarios ingresan los montos de las propinas directamente en la nómina

Gestor de propinas de Toast

Si tu negocio utiliza propinas agrupadas, el Gestor de propinas de Toast reúne, agrupa y distribuye automáticamente las propinas de acuerdo con las reglas que establezcas, y puede retirar propinas de Nómina Toast si es necesario hacer una corrección.

Sincronización directa

Se suele usar cuando no hay políticas de fondo común de propinas. Las propinas de cada empleado (en efectivo declaradas, que no son en efectivo o ambas) se sincronizan desde Toast Web con Nómina Toast después de registrar su salida. No es necesario aprobar las propinas por separado en Toast Web, solo en Nómina Toast, cuando se aprueba la plantilla horaria completa. Si se activan las plantillas horarias aprobadas automáticamente, las propinas de sincronización directa se aprueban cuando seleccionas Iniciar nómina en el paso Obtener vista previa de la nómina.

Entrada manual

Sin automatización, pero con control total. Útil para personal pequeño o correcciones puntuales. Lleva mucho tiempo para el personal grande. Consulta Agregar o editar ganancias y deducciones para ver los pasos.

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Informes de propinas en Toast Web y Nómina Toast

Usa esta tabla para encontrar el informe adecuado para la pregunta que estás intentando responder.

Pregunta	Dónde buscar	Cómo llegar
Total de propinas por día o por fuente de pago	Resumen de ventas (Toast Web)	Desde el panel de Toast Web, en Acciones rápidas, selecciona Resumen de ventas y, luego, define el rango de fechas.
Propinas en efectivo y no en efectivo por turno de empleado	Informe de turnos (Toast Web)	Ve a Informes > Mano de obra > Turnos. La sección Turnos cerrados lista a cada empleado con propinas en efectivo, propinas que no son en efectivo y otros datos de revisión del turno. Selecciona el ícono de descarga para exportar. [Falta información: el artículo original tenía una frase truncada aquí. Las PYME confirman el contenido previsto]
Ver o actualizar las propinas declaradas (en efectivo) de un empleado	Resumen de mano de obra (Toast Web)	Desde la página de inicio de Toast Web, en Acciones rápidas, selecciona Resumen de mano de obra. Desplázate hasta Resumen del empleado y selecciona un turno de la parte inferior de la tarjeta de un empleado para editar el campo Propinas en efectivo declaradas.
Totales y distribución del fondo común de propinas	Informe de gestión de propinas (Toast Web)	Ve a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas. Se usa junto con el Gestor de propinas de Toast.
Salarios por propina y crédito por propina FICA (después de la nómina)	Biblioteca de informes (Nómina Toast)	En Nómina Toast, abre la Biblioteca de informes. La Biblioteca de informes estándar incluye el informe de crédito por propinas FICA; también puedes crear informes personalizados con campos y filtros personalizados.

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Limitaciones conocidas

No se puede hacer un seguimiento de las propinas en efectivo no declaradas. El sistema se basa en las declaraciones de propinas en efectivo de los empleados durante la revisión del turno para garantizar una precisión total.
Las propinas que no sean en efectivo solo se pueden ajustar el mismo día hábil. Una vez que un pago se ha agrupado o capturado durante la noche, la propina ya no se puede ajustar en el POS.
El Gestor de propinas de Toast no puede reutilizar un código de ingreso en diferentes tipos de propinas. Cada tipo de propina necesita su propio código de ganancia cuando el gestor de propinas está en uso.
Toast no puede asesorar sobre la política de fondo común de propinas. Todos los clientes de Nómina Toast tienen acceso al kit de herramientas de RR. HH. a través de Mineral. Consulta Nómina Toast: Sesiones de capacitación dirigidas por expertos y preguntas frecuentes sobre el kit de herramientas de RR. HH., o consulta las sesiones de EE. Departamento de Trabajo y tu agencia estatal de salarios y horas.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre las propinas adeudadas y las propinas pagadas?

Las propinas adeudadas son dinero que el empleado aún no ha recibido y se pagan a través del cheque de pago. Las propinas pagadas son el dinero que el empleado ya recibió fuera de la nómina (típicamente efectivo al final del turno); aparecen en la nómina solo para los informes de impuestos y no se agregan al total neto.

¿La gratificación está incluida en las propinas de un mesero en la nómina?

La gratificación o gratificación obligatoria es un cargo de servicio que se paga a un empleado, no una propina. En nómina, se informa como salarios sin propina, no bajo un código de ingresos de propinas pagadas o propinas adeudadas. El manejo exacto depende de si tu cargo de servicio está configurado para asignarse al propietario de la cuenta. Para verificar esa configuración, en Toast Web, ve a Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio, selecciona el cargo de servicio por su nombre y revisa la opción Asignar al propietario de la cuenta. Consulta Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria para obtener más información.

¿Cómo cambio de pagar propinas en efectivo a pagarlas a través de la nómina?

En Toast Web, ve a Empleados > Revisión del turno > Configuración avanzada de la revisión del turno. En Opciones de pago, cambia Propinas que no son en efectivo (y/o Gratificaciones (cargos de servicio)) de Desembolsar de la caja de efectivo a Desembolsar a través de la nómina. Después del cambio, las propinas afectadas aparecen en la nómina bajo un código de ganancia de propinas adeudadas en lugar de un código de propinas pagadas. Para capturas de pantalla paso a paso, consulta Cambiar configuración de distribución de propinas de revisión del turno.

¿Por qué la plantilla horaria de un empleado por propina muestra USD 0 en la columna de propinas?

Entre las causas comunes se incluyen las siguientes: el trabajo del empleado no está configurado como un trabajo por propinas; las propinas no se sincronizaron desde Toast Web (problema de sincronización directa); las propinas en efectivo declaradas no se ingresaron durante la revisión del turno; o las reglas del fondo común del Gestor de propinas excluyeron al empleado. Para ver un resumen completo de la solución de problemas, consulta Nómina Toast: Propinas que no se sincronizan desde Toast Web.

¿Pueden los empleados llevarse las propinas en efectivo a casa y declararlas?

Sí. En Toast Web, configura Opciones de pago > Propinas que no son en efectivo para Pagar desde la caja (para que el efectivo se vaya con el empleado al final del turno) y Declarar propinas en efectivo como Las propinas que reciben los empleados deben declararlas. Las propinas en efectivo declaradas aparecerán en la nómina bajo un código de ganancia de propinas pagadas, solo para informar impuestos, ya que el empleado ya recibió el dinero.

¿Puedo reasignar una propina de un empleado a otro?

Si la cuenta es del mismo día hábil y aún no se agrupó, edita la propina en el POS. Si la cuenta se agrupó, las opciones dependen del método que utilices para llevar las propinas a la nómina: en el Gestor de propinas de Toast, retrae la propina y vuelve a agruparla; en sincronización directa, edita el monto declarado en el resumen de mano de obra en los turnos afectados.

¿Cómo defino la política de propinas adecuada para mi restaurante?

Toast no puede aconsejarte sobre el fondo común de propinas adecuado para tu restaurante. Todos los clientes de Nómina Toast tienen acceso al kit de herramientas de RR. HH. con Mineral, socio de Toast. Consulta Nómina Toast: Sesiones de capacitación dirigidas por expertos para una clase a pedido de Toast sobre el kit de herramientas de RR. HH. y las preguntas frecuentes sobre el kit de herramientas de RR. HH. También puedes consultar los EE. UU. Departamento de Trabajo y tu agencia estatal de cumplimiento de salarios y horas.

¿Cómo puedo solucionar problemas de propinas que se ven mal?

Las propinas pueden venir de varios lugares en Toast y usar diferentes métodos de sincronización, por lo que el artículo de solución de problemas adecuado depende de tu configuración:

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