Toast Payroll: Administrar e integrar propinas

Descripción general de las propinas en Toast Payroll
Propinas vs. cargos por servicio vs. gratificación obligatoria
Configuración de propinas en Toast Web
Códigos de ingresos por propinas en Toast Payroll
Propinas en hojas de tiempo y recibos de nómina
Importar propinas del POS a Payroll
Informes de propinas en Toast Web y Toast Payroll
Limitaciones conocidas
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados

Descripción general de las propinas en Toast Payroll

Las propinas que los clientes envían a través del POS de Toast se transfieren a Toast Payroll según cómo esté configurada la revisión de turnos en Toast Web. Cada propina se registra bajo un código de ingresos por propinas: Propinas pagadas significa que el empleado ya recibió el dinero (generalmente en efectivo al final del turno) y la línea aparece en la nómina solo para fines de declaración de impuestos; Propinas adeudadas significa que el dinero se paga a través del cheque de pago. Existen tres formas de transferir propinas del POS a Payroll: Gestor de propinas de Toast (para distribución de propinas agrupadas), sincronización directa (propinas propias de cada empleado, sin agrupación) y entrada manual. El comportamiento de las propinas se controla mediante la configuración de revisión de turnos de Toast Web, no por Toast Payroll en sí.

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Propinas vs. cargos por servicio vs. gratificación obligatoria

Las propinas, los cargos por servicio y la gratificación obligatoria parecen similares en un recibo, pero se gravan y reportan de manera diferente. Utilice esta tabla para identificar cuál aplica antes de cambiar una configuración o solucionar problemas en un talón de pago.

Tipo	Quién decide el monto	Tratado como	Nombres comunes en Toast
Propina	El cliente	Ingresos del empleado (salarios con propinas)	Propina en efectivo (propina en efectivo declarada), propina sin efectivo, propina con tarjeta de crédito
Cargo por servicio	El negocio (partida en el recibo)	Ingresos para el empleador (ley federal; la ley estatal puede variar) a menos que se paguen a un empleado	Cargo por servicio, tarifa de Envío, tarifa por grupo grande
Gratificación obligatoria	El negocio, pagado al empleado	Salarios sin propinas (no es una propina)	Gratificación automática, gratificación obligatoria, gratificación para grupos grandes

Nota: Según el IRS, las propinas son propiedad del empleado a menos que el empleado participe en un fondo común de propinas válido. Consulte la guía del IRS sobre el mantenimiento de registros y la declaración de propinas. La gratificación obligatoria no es una propina, aunque los clientes a menudo usan las palabras indistintamente. Para conocer las distinciones completas, consulte Cuál es la diferencia entre cargos por servicio y propinas y Comience con los cargos por servicio y la gratificación obligatoria.

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Configuración de propinas en Toast Web

El comportamiento de las propinas en Toast Payroll está determinado anteriormente por Toast Web. Las configuraciones más comunes son si el porcentaje de propina se calcula antes o después de impuestos, los montos de propina sugeridos que se muestran a los invitados, la retención de propinas y si las propinas se pagan diaria o mensualmente en efectivo o a través de la nómina.

Para controlar si las propinas se pagan en efectivo o a través de la nómina en Toast Web, navegue a Equipo > Configuración > Configuración avanzada de revisión de turnos. Tres configuraciones aquí determinan el comportamiento del pago de propinas:

Opciones de pago > Propinas no en efectivo
Opciones de pago > Gratificaciones (cargos por servicio)
Declarar propinas en efectivo > Declarar propinas en efectivo

Las dos primeras controlan el momento del pago:

Si Propinas no en efectivo y Gratificaciones (cargos por servicio) están configuradas en Pagar a través de la nómina, los empleados reciben estas propinas en su cheque de pago o depósito directo en la fecha de pago de la nómina. Los montos aparecen bajo un código de ingresos de Propinas adeudadas.
Si alguna de las dos está configurada en Pagar desde la caja registradora, a los empleados se les pagan esos montos diaria o mensualmente fuera de la nómina. Los montos aún aparecen en la nómina, pero bajo un código de ingresos de Propinas pagadas, solo para fines de declaración de impuestos.

La configuración Declarar propinas en efectivo controla si los empleados deben declarar sus propinas en efectivo durante la revisión de turnos. Si los empleados que reciben propinas no declaran las propinas en efectivo está habilitado, las propinas en efectivo no aparecen en la nómina. Si los empleados que reciben propinas deben declarar las propinas en efectivo está habilitado, las propinas en efectivo declaradas aparecen en la nómina bajo un código de ingresos de Propinas pagadas o Propinas adeudadas, dependiendo de la configuración de pago anterior.

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Códigos de ingresos por propinas en Toast Payroll

Cada propina en Toast Payroll está asociada con un código de ingresos. Los dos más comunes son Propinas pagadas y Propinas adeudadas. También es posible usar códigos de ingresos personalizados; los restaurantes pueden solicitarlos enviando un correo electrónico con el formulario vinculado en Toast Payroll: ¿Qué son los códigos de ingresos? Consulte con su equipo de RR. HH. para confirmar qué códigos utiliza su restaurante.

Código de ingresos	Significado	¿Se paga a través de la nómina?	Nombres alternativos comunes
Propinas pagadas	Propinas ya pagadas al empleado fuera de la nómina (normalmente en efectivo al final del turno). Presente en la nómina solo para fines de declaración de salarios e impuestos.	No (ingreso no pagado — solo para declaración)	Propinas pagadas — Efectivo, Propinas pagadas — Tarjeta de crédito, Propinas pagadas TC, Propinas TC pagadas
Propinas adeudadas	Propinas aún no pagadas al empleado; se pagan a través de la nómina en la fecha del cheque.	Sí	Propinas adeudadas — Efectivo, Propinas adeudadas — Tarjeta de crédito, Propinas adeudadas TC, Propinas TC adeudadas

Si desea eliminar cualquiera de los códigos de ganancias de las ejecuciones de nómina, la pregunta subyacente es cómo desea que se paguen las propinas. Propinas pagadas refleja las propinas que los empleados ya han recibido según su configuración, por lo que para eliminarlo debe cambiar su configuración de revisión de turnos (y su política de agrupación de propinas si utiliza el Gestor de propinas de Toast) para pagar esas propinas a través de la nómina en su lugar. Para eliminar Propinas adeudadas, configure la revisión de turnos para pagar todas las propinas fuera de Toast Payroll.

Nota: Toast Payroll no puede usar el mismo código de ganancias para diferentes tipos de propinas cuando se utiliza el módulo del Gestor de propinas.

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Propinas en hojas de horas y recibos de nómina

Cuando utiliza el Gestor de propinas de Toast o la sincronización directa, el primer lugar donde aparecen las propinas en Toast Payroll es en la hoja de horas del empleado. Las propinas se desglosan por turno y por el código de ganancias especificado.

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Llevar propinas del POS a Nómina

Hay tres métodos para mover las propinas de Toast Web a Toast Payroll. Elija según si reparte propinas y cuánta automatización desea.

Método	Ideal para	Automatización
Gestor de propinas de Toast	Reparto de propinas agrupadas o compartidas con reglas definidas	Recopilación, agrupación y distribución totalmente automáticas; las propinas pueden retirarse de la nómina para realizar ajustes
Sincronización directa	Sin fondo común de propinas: cada empleado conserva sus propias propinas	Las propinas se sincronizan automáticamente de Toast Web a Toast Payroll una vez que el empleado registra su salida; se aprueban cuando se aprueba la hoja de horas.
Entrada manual	Personal pequeño o ajustes únicos	Ninguna: los usuarios ingresan los montos de las propinas directamente en la nómina

Gestor de propinas de Toast

Si su negocio utiliza fondos comunes de propinas, el Gestor de propinas de Toast recopila, agrupa y distribuye automáticamente las propinas según las reglas que usted establezca, y puede retirar propinas de Toast Payroll si se necesita una corrección.

Sincronización directa

Se utiliza a menudo cuando no hay políticas de fondo común de propinas. Las propinas de cada empleado (efectivo declarado, no efectivo o ambos) se sincronizan de Toast Web a Toast Payroll después de que registran su salida. Las propinas no necesitan aprobarse por separado en Toast Web, solo en Toast Payroll, cuando se aprueba la hoja de horas completa. Si la aprobación automática de hojas de horas está habilitada, las propinas de sincronización directa se aprueban cuando selecciona Iniciar nómina en el paso Vista previa de nómina.

Entrada manual

Sin automatización, pero con control total. Útil para personal pequeño o correcciones únicas. Consume mucho tiempo para personal numeroso. Consulte Agregar o editar ingresos y deducciones para ver los pasos.

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Informes de propinas en Toast Web y Toast Payroll

Utilice esta tabla para encontrar el informe correcto para la pregunta que intenta responder.

Pregunta	Dónde buscar	Cómo llegar allí
Total de propinas por día o por fuente de pago	Resumen de ventas (Toast Web)	Desde el panel de control de Toast Web, en Acciones rápidas, seleccione Resumen de ventas, luego establezca el rango de fechas.
Propinas en efectivo y no en efectivo por turno de empleado	Informe de turnos (Toast Web)	En Toast Web, navegue a Informes > Mano de obra > Turnos. La sección Turnos cerrados enumera a cada empleado con propinas en efectivo, propinas no en efectivo y otros datos de revisión de turnos. Seleccione el icono de descarga para exportar.
Ver o actualizar las propinas declaradas (en efectivo) de un empleado	Resumen de mano de obra (Toast Web)	Desde la página de inicio de Toast Web, en Acciones rápidas, seleccione Resumen de mano de obra. Desplácese hasta Resumen de empleado y seleccione un turno en la parte inferior de la tarjeta de un empleado para editar el campo Propinas en efectivo declaradas.
Totales y distribución de fondos comunes de propinas	Informe de gestión de propinas (Toast Web)	En Toast Web, navegue a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas. Se utiliza junto con el Gestor de propinas de Toast.
Salarios con propinas y crédito fiscal por propinas FICA (después de la nómina)	Biblioteca de informes (Toast Payroll)	En Toast Payroll, navegue a Reports > Standard. La Biblioteca de informes estándar incluye el Informe de crédito fiscal FICA por propinas; también puede crear informes personalizados con campos y filtros personalizados. (Cuando seleccione Reports en Toast Payroll, debería ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com.) Visite Navigate Toast Payroll Within Toast Web para obtener información sobre cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll.)

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Limitaciones conocidas

Las propinas en efectivo no declaradas no se pueden rastrear. El sistema depende de las declaraciones de propinas en efectivo de los empleados durante la revisión del turno para obtener una precisión total.
Las propinas que no son en efectivo solo se pueden ajustar el mismo día hábil. Una vez que un pago se ha procesado en lote o capturado durante la noche, la propina ya no se puede ajustar en el punto de venta (POS).
El Gestor de propinas de Toast no puede reutilizar un código de ingresos en diferentes tipos de propinas. Cada tipo de propina necesita su propio código de ingresos cuando se utiliza el Gestor de propinas.
Toast no puede asesorar sobre la política de fondo común de propinas. Todos los clientes de Toast Payroll tienen acceso al kit de herramientas de RR. HH. a través de Mineral. Consulte Toast Payroll: Sesiones de capacitación dirigidas por expertos y las Preguntas frecuentes sobre el kit de herramientas de RR. HH., o consulte el U.S. Departamento de Trabajo y su agencia estatal de salarios y horas.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre Propinas adeudadas y Propinas pagadas?

Propinas adeudadas es dinero que el empleado aún no ha recibido; se paga a través de la nómina. Propinas pagadas es dinero que el empleado ya ha recibido fuera de la nómina (normalmente efectivo al final del turno); aparece en la nómina solo para fines de declaración de impuestos y no se suma al total neto.

¿La gratificación está incluida en las propinas de un servidor en la nómina?

La gratificación o gratificación obligatoria es un cargo por servicio pagado a un empleado, no una propina. En la nómina se informa como salarios sin propina, no bajo un código de ingresos de Propinas pagadas o Propinas adeudadas. El manejo exacto depende de si su cargo por servicio está configurado para asignarse al propietario del cheque. Para verificar esa configuración, en Toast Web navegue a Finanzas > Relacionado > Configuración > Cargos por servicio y tarifas, seleccione el cargo por servicio por nombre y revise la opción Asignar al propietario del cheque. Consulte Introducción a los cargos por servicio y la gratificación obligatoria para conocer los pasos de configuración completos.

¿Cómo cambio de pagar las propinas en efectivo a pagarlas a través de la nómina?

En Toast Web, navegue a Equipo > Configuración > Configuración avanzada de revisión de turnos. En Opciones de pago, cambie Propinas no en efectivo (y/o Gratificaciones (cargos por servicio)) de Pagar desde la caja registradora a Pagar a través de la nómina. Después del cambio, las propinas afectadas aparecen en la nómina bajo un código de ingresos de Propinas adeudadas en lugar de un código de Propinas pagadas. Para ver capturas de pantalla paso a paso, consulte Cambiar la configuración de pago de propinas de revisión de turnos.

¿Por qué la hoja de horas de un empleado que recibe propinas muestra $0 en la columna de propinas?

Las causas comunes incluyen: el puesto del empleado no está configurado como un puesto que recibe propinas; las propinas no se sincronizaron desde Toast Web (problema de sincronización directa); las propinas en efectivo declaradas no se ingresaron durante la revisión del turno; o las reglas de agrupación del Administrador de propinas excluyeron al empleado. Para obtener una guía completa de solución de problemas, consulte Toast Payroll: Propinas que no se sincronizan desde Toast Web.

¿Pueden los empleados llevarse las propinas en efectivo a casa y declararlas?

Sí. En Toast Web, navegue a Equipo > Configuración > Configuración avanzada de revisión de turnos. En Opciones de pago, configure Propinas que no son en efectivo como Pagar desde la caja registradora (para que el efectivo se vaya con el empleado al final del turno). Además, configure Declarar propinas en efectivo como Los empleados que reciben propinas deben declarar las propinas en efectivo. Las propinas en efectivo declaradas aparecerán en la nómina bajo un código de ingresos de Propinas pagadas; solo para fines de declaración de impuestos, ya que el empleado ya recibió el dinero.

¿Puedo reasignar una propina de un empleado a otro?

Si el cheque es del mismo día hábil y aún no se ha procesado en un lote, edite la propina en el POS. Si el cheque se ha procesado en un lote, las opciones dependen del método que utilice para llevar las propinas a la nómina: en el Gestor de propinas de Toast, retire y vuelva a agrupar la propina; en la sincronización directa, edite el monto declarado en el resumen de Labor (Mano de obra) en los turnos afectados.

¿Cómo determino la política de propinas adecuada para mi restaurante?

Toast no puede asesorar sobre la agrupación de propinas adecuada para su restaurante. Todos los clientes de Toast Payroll tienen acceso al HR Toolkit (Kit de herramientas de RR. HH.) con Mineral, socio de Toast. Consulte Toast Payroll: Sesiones de capacitación dirigidas por expertos para ver una clase de Toast bajo demanda sobre el HR Toolkit (Kit de herramientas de RR. HH.) y las Preguntas frecuentes sobre el HR Toolkit. También puede consultar el Departamento de Trabajo de EE. UU. y su agencia estatal de cumplimiento de leyes de salarios y horarios.

¿Cómo soluciono problemas con propinas que parecen incorrectas?

Las propinas pueden provenir de varios lugares en Toast y utilizar diferentes métodos de sincronización, por lo que el artículo de solución de problemas adecuado depende de su configuración:

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