Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web

En este artículo:

• Toast Web < > Resumen de sincronización de Nómina Toast
• Sincronización de entradas de tiempo
• Sincronización de propinas
• Guía de sincronización
  • Sincronizar de Nómina Toast a Toast Web
  • Sincronizar de Toast Web a Nómina Toast
• Soluciona problemas de sincronización
  • Perfiles de empleados
  • Asientos de tiempo
  • Empleados asalariados
  • Tareas o roles
  • Nuevas contrataciones y sincronizar demoras

Toast Web < > Resumen de sincronización de Nómina Toast

Toast Web y Nómina Toast están diseñados para trabajar juntos a fin de ofrecer un sistema de gestión de restaurantes de clase mundial. Almacenan información en diferentes lugares para diferentes funciones y, a veces, para cambiar o actualizar cosas en un lado específico de Toast a fin de lograr el resultado deseado. En esta página, se describirán los escenarios que requieren mapeo y sincronización en ambos sistemas, dónde realizar una actualización específica y los detalles de la sincronización en sí.

El botón Sincronizar con POS se puede encontrar en el perfil de nómina de un empleado. Al seleccionar este botón, se sincronizará la información del perfil de Nómina Toast del empleado con el perfil de Toast Web del empleado en 10 minutos. 

Obtén más información sobre la relación entre Toast Web y Nómina Toast en este video. Cubriremos la transición de datos entre el POS de Toast y Nómina Toast, la gestión y actualización de datos en Nómina Toast y la gestión y actualización de datos en el POS de Toast.
 

Sincronización de entradas de tiempo

Mientras revisas las plantillas horarias, es posible que observes algunos datos incorrectos o faltantes. Una vez que se hayan realizado las correcciones necesarias en Toast Web, la información se sincronizará inmediatamente de Toast Web a Nómina, de modo que no tengas que seleccionar el botón Sincronizar con POS. Echa un vistazo a algunos escenarios a continuación que pueden ayudar a corregir cualquier problema con las entradas de tiempo que encuentres:

• Situación 1: Una planilla horaria no aparece en Nómina Toast para un empleado cuando sabemos que tiene entradas de tiempo en Toast Web.
  • Es posible que haya que los perfiles activos de Toast Web y Nómina. La asignación se puede hacer de dos maneras diferentes en Nómina Toast:
    • Desde la página Mapeo de empleados en Nómina Toast, en Configuración > Toast > Empleados.
    • Directamente desde los perfiles de los empleados.
• Situación 2: Un empleado no tiene entradas de tiempo de Toast Web, pero sí tiene una plantilla horaria en Nómina Toast.
  • Ve al perfil de nómina del empleado en Nómina Toast y selecciona el ícono de > quilates junto a su tarea principal en el panel Trabajos y pago . Selecciona Editar en la siguiente página. Verifica que la hoja horaria vinculada a Nómina esté configurada como Sí.
• Situación 3: Un empleado tiene una entrada de tiempo incorrecta (es decir, olvidó registrar la salida) o le faltan una o más entradas.
  • Si un empleado fue contratado o recontratado recientemente, verifica la en el perfil de Nómina Toast. Es posible que necesites actualizar ligeramente una fecha aquí para incluir una entrada de tiempo anterior que "falte".
  • Inicia sesión en Toast Web para .

Sincronización de propinas

Una vez que se hayan realizado las correcciones necesarias en Toast Web, ve al perfil del empleado en Nómina Toast y selecciona el botón Sincronizar con POS en la esquina inferior izquierda. La información se sincronizará en 10 minutos.

• Situación 1: A un empleado le faltan propinas en un turno.
  • Busca un turno abierto en Toast Web. Usa el riel de navegación de la parte izquierda para seleccionar Informes > Trabajo > Turnos. Configura el rango de fechas en la parte superior de la página para la fecha de las propinas faltantes. Selecciona Actualizar y desplázate hasta Turnos abiertos.
    • Si el turno del empleado aún está abierto Y ha trabajado en un turno adicional desde el turno de propinas faltantes, copia los detalles del turno adicional, elimina el turno adicional, cierra el turno abierto y, luego, vuelve a ingresar manualmente el turno eliminado.
    • Si el empleado no ha trabajado en un turno adicional desde el turno de propinas faltantes, cierra el turno de propinas faltantes. Con un dispositivo de POS, ve al menú Configuración y toca Revisión del turno en la sección Administración. Desmarca la casilla Filtrar hasta hoy en la parte superior de la pantalla y completa la reseña del turno requerida.
• Situación 2: A un empleado le faltan propinas en todos los turnos.
  • Es posible que haya que asignar y sincronizar juntos los perfiles activos de Toast Web y Nómina Toast. Para obtener más información sobre la asignación de empleados, visita Nómina .
  • Si restableciste una nómina, debes volver a aprobar plantillas horarias para ver las entradas y propinas (a menos que tengas activada la función automáticamente).
• Situación 3: Los montos de propina de un empleado varían entre Toast Web y Nómina Toast.
  • Puede ser un indicador de perfiles duplicados/múltiples o turnos abiertos. Para comenzar, busca perfiles duplicados en ambas bases de datos:
    • En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados. Usa la barra de búsqueda para buscar varios perfiles de este empleado. Si se encuentra un duplicado, usa los del POS, los informes laborales o la fecha de la última entrada registrada para identificar qué perfil se debe asignar al perfil de nómina.  los perfiles adicionales de Toast Web y, luego, usa la en Nómina Toast para verificar que los perfiles estén vinculados.
    • En Nómina Toast, usa la barra de búsqueda en la parte superior de cualquier página para buscar varios perfiles de este empleado. Si se encuentra un perfil duplicado, es posible que el mapeo por sí solo no solucione este problema. Si la información laboral y salarial de un solo empleado está contenida en dos perfiles de Nómina Toast, ponte en contacto con para fusionarlos y asegurarte de que la asignación sea correcta en el futuro. El servicio de atención al cliente puede ayudarte a determinar si es posible que se apliquen enmiendas salariales o cargos.

Guía de sincronización de datos

Los números de teléfono de los empleados se pueden agregar manualmente a los perfiles de los empleados de Nómina Toast y Toast Web. Toast no sincroniza esta información entre ambos sistemas.

• En Nómina Toast, los empleadores pueden ir al perfil > Perfil > Editar en el panel de información de contacto. Los empleados pueden seguir para actualizar su nombre, dirección o número de teléfono.
• En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados. Selecciona el apellido > Perfil del empleado para editar el campo Número de teléfono.

Sincronizar de Nómina Toast a Toast Web

Sin seleccionar Sincronizar con POS en el perfil de nómina de un empleado, la información ingresada en Nómina Toast se actualizará en Toast Web cada 60 minutos. Esta parte de la guía ofertas un resumen rápido de lo que debe cambiarse en el lado de Nómina, en lugar de hacerlo en Toast Web.

Nota: Las direcciones de correo electrónico en Nómina Toast se sincronizan con Toast Web. Si se verificó una dirección de correo electrónico en Toast Web y existe una dirección de correo electrónico diferente en Nómina Toast, se sobrescribirá la dirección de correo electrónico de Toast Web verificada. No elimines una dirección de correo electrónico de un empleado activo de Nómina Toast. Si lo haces, se producirán problemas de sincronización con los datos de mano de obra y propinas.

Para descargar la guía completa, .

Sincronizar de Toast Web a Nómina Toast

Además de las propinas con tarjeta de crédito y las propinas declaradas, la información del reloj de tiempo ingresada en Toast Web se actualizará en Nómina Toast al instante. Esta parte de la guía ofertas un resumen rápido de lo que debe cambiarse en Toast Web en lugar de en Nómina, como agregar un nuevo trabajo de Toast Web para crear un nuevo trabajo y nivel en Nómina Toast.

Nota: Si un código de tarea recién creado en Toast Web no se está sincronizando con Nómina Toast, confirma que la tarea se creó en la ubicación correcta. Es posible que se requiera la intervención manual de los administradores de Toast para solucionar los problemas de asignación. Si crees que es así, ponte en contacto con nosotros a través de la burbuja de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Cuando termines, vuelve a cargar la página para verificar los cambios.

Para descargar la guía completa, .

Soluciona problemas de sincronización

Perfiles de empleados que no se sincronizan con la nómina

• Problema de permisos: Asegúrate de que el perfil del empleado incluya los de ubicación del restaurante en Toast Web. Ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados y selecciona el lápiz de edición para su perfil. Si tienes varias ubicaciones o formas parte de un grupo de restaurantes, toma nota del menú desplegable Ver permisos de grupo/restaurante en la parte superior de la loseta de permisos.
• Perfiles inactivos o archivados: Verifica que el empleado no esté a un perfil archivado de Toast Web. Si el empleado tiene un perfil existente en Toast Web, desarchívalo. Si el empleado está mapeado a un perfil archivado incorrecto, actualiza la asignación para vincularlo a un perfil activo.

Entradas de tiempo no sincronizadas con Nómina

Verifica si el perfil de Toast Web del empleado está correctamente a su perfil de Nómina Toast.

Si la asignación te parece correcta, busca un . Esta es una causa común de errores de sincronización de entradas de tiempo. Si encuentras un perfil duplicado, lo más probable es que el perfil mapeado no sea el que el empleado está usando para registrar la entrada y salida (y, por lo tanto, registrar las entradas de tiempo). Por lo tanto, querrás reasignar al perfil de Toast Web que el empleado está usando, asegurándote de que los permisos y el acceso a la ubicación de Toast Web sean correctos, y luego archivar el perfil de Toast Web innecesario para evitar confusiones más adelante.

Por último, si el mapeo se ve bien y no hay perfiles duplicados, abre Toast Web y ve a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo. Localiza el turno de un empleado que no se está sincronizando con Nómina Toast y ajusta un minuto el campo Tiempo de entrada o Tiempo de salida. Selecciona la marca de verificación adyacente y, luego, repite este paso ajustando la entrada de tiempo de nuevo a su valor original. Esto activa automáticamente un evento de resincronización entre los dos sistemas.

Hojas horarias de empleados asalariados en Nómina Toast

Con Toast, los empleados asalariados no deben registrar su entrada, por lo que no tendrán plantillas horarias de Nómina Toast. Este es un comportamiento típico y esperado. Si registran un ingreso a un trabajo asalariado, sus entradas de tiempo aparecerán en Nómina Toast de manera predeterminada, pero la cantidad de horas que registren no afectará sus salarios asalariados.

Si quieres , ve a su perfil de Nómina Toast y selecciona el ícono de atención en la esquina superior derecha del cuadro de Detalles del empleo. Después de seleccionar un motivo, actualiza la configuración de la hoja horaria vinculada a la nómina a No.

Tareas o roles no sincronizados

• Tareas no asignadas: Los nuevos trabajos de un empleado deben , que luego se sincronizarán con los perfiles de Toast Web.
  • La única excepción es si el trabajo todavía no existe en tu base de datos de Toast Web. Para , ve a Empleados > Gestión de empleados > Trabajos. Después de crear una tarea del mismo nombre, se sincronizará con Nómina Toast al instante, donde podrás agregarla a un perfil de Nómina Toast.
• Títulos de tarea desiguales: En casos poco frecuentes, es posible que los puestos no coincidan o no se asignen entre sí. Si notas que puestos similares no coinciden entre Toast Web y Nómina Toast o que las horas no se sincronizan para alguien que utilice un puesto específico, comunícate con nosotros a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

Las nuevas contrataciones no son visibles o la sincronización se retrasa

• Fecha de inicio ausente o incorrecta: Si la de un empleado es posterior al final del período de pago, como garantía, no aparecerá en una nómina de manera predeterminada y no se podrá agregar a la nómina. Seguirán apareciendo en Toast Web y, sin embargo, se puede ajustar su fecha de inicio. 
• Perfiles pendientes: Un nuevo perfil de Nómina Toast tardará hasta una hora en sincronizarse con Toast Web y crear allí un perfil asignado. Si tu empleado necesita ajustes en Toast Web o registrar su entrada de inmediato, ve a su perfil de Nómina Toast y selecciona Sincronizar con POS en la esquina inferior izquierda. En la mayoría de los casos, esto acelerará el proceso en menos de 3 minutos.

Mapeo de empleados

• Si un empleado existe en Toast Web, pero no en Nómina, Equipo > + Agregar empleado. Luego, los perfiles en Nómina Toast y los perfiles no utilizados en Toast Web.
• Los perfiles con correos electrónicos incoherentes entre sistemas deben corregirse y para garantizar la sincronización.

Recursos adicionales

• sobre mapeo de empleados

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.