Nómina de Toast: Administrar calendarios de nómina

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Solución rápida: Cambiar una fecha de cheque, frecuencia de pago o período de pago
• Qué incluye un calendario de nómina
• Revise sus calendarios de nómina
• Si necesita cambiar una fecha de cheque o fecha de pago
• Si necesita cambiar su frecuencia de pago
• Si necesita desplazar o cambiar un período de pago
• Si un día festivo cae en o cerca de su fecha de cheque
• Si necesita una nómina adicional fuera de su calendario
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina de Toast

Permisos necesarios:

• Acceso a la cuenta de Toast Payroll que ejecuta la nómina
• Rol de usuario de RR. HH.+ para ver informes de nómina en Informes > Estándar

Lo que logrará: Revise su calendario de nómina existente, comprenda lo que significa cada fecha en él e identifique el siguiente paso correcto cuando necesite cambiar una fecha de cheque, frecuencia de pago o periodo de pago.

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Solución rápida: Cambiar una fecha de cheque, frecuencia de pago o periodo de pago

Busque la fila que coincida con lo que intenta hacer. Los cambios en una fecha de cheque, frecuencia de pago o periodo de pago afectan cómo y cuándo se paga a sus empleados, por lo que Toast Payroll revisa estos cambios con usted antes de que entren en vigor. Si la solución rápida sugiere comunicarse con Atención al Cliente de Toast, puede hacerlo seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

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Qué incluye un calendario de nómina

Un calendario de nómina (también conocido como ciclo de pago) es la forma en que Toast Payroll programa y paga a sus empleados según la frecuencia de pago que su empresa eligió: semanal, quincenal, semimensual o mensual. Cuando se une a Toast Payroll, los calendarios se crean con dos años de antelación y deben configurarse antes de procesar la nómina. Se debe procesar un ciclo de pago para que sus empleados reciban su pago. Para obtener instrucciones sobre el procesamiento, consulte Toast Payroll: Ejecute su nómina.

Cada calendario de nómina incluye la siguiente información:

• Número de identificación federal del empleador (FEIN): El número que el IRS asigna para identificar su negocio como una entidad única.
• Fecha del cheque: También conocido como fecha de pago, es la fecha en la que los fondos llegan a las cuentas bancarias de los empleados y estos reciben su pago.
• Fecha de débito: La fecha en la que Toast Payroll debita su cuenta bancaria. Esta fecha no puede caer en sábado, domingo ni día feriado bancario federal, y normalmente cae un día antes de la fecha de su cheque.
• Fecha de nómina: También conocida como fecha de proceso, es la fecha en la que el administrador de nómina ejecuta la nómina.
• Fecha de inicio y fin del periodo de pago: El primer y último día trabajado para la nómina. Esto también se llama periodo de hoja de tiempo.
• Frecuencia de cheque: La frecuencia de pago vinculada al calendario. Esta suele ser su frecuencia predeterminada; por ejemplo, un calendario quincenal utiliza una frecuencia de cheque quincenal.
• Grupo de pago: El grupo de pago vinculado al calendario. Pueden aparecer diferentes grupos de pago según el FEIN que seleccione.
• Información de cuenta bancaria: Se completa automáticamente según el grupo de pago que seleccione.

Nota: Su fecha de cheque, fecha de débito y fecha de vencimiento son tres fechas diferentes. La fecha de cheque es cuando se paga a los empleados. La fecha de débito es cuando Toast retira fondos de su cuenta bancaria. La fecha de vencimiento es cuando debe enviar la nómina para que se procese a tiempo. Para saber cómo afecta el momento de la presentación al pago, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda sobre cuándo se paga a los empleados.

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Revise sus calendarios de nómina

Para ver sus próximos periodos de pago, fechas de cheque y fechas de vencimiento, ejecute el Informe de calendario de nómina.

1. EnToast Payroll, navegue aInformes>Estándar.
   1. Cuando seleccione Informes en Toast Payroll, debería ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visite Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web para aprender cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll.
2. Use la barra de búsqueda para localizar el Informe de calendario de nómina, luego seleccione el icono de flecha azul.
3. Seleccione su(s) Grupo(s) de pago y Fecha de cheque, luego seleccione Poner en cola. Dejar el campo Fecha de cheque en blanco incluye todas las fechas de cheque.
4. En la página Document Courier, espere a que se genere su informe. La página se actualiza cada 30 segundos. Cuando el informe esté listo, seleccione Descargar para exportar un archivo CSV que puede abrir en Microsoft Excel o Google Sheets.

Resultado esperado: Tiene un informe descargado que enumera cada período de pago, fecha de cheque, fecha de débito y fecha de vencimiento para los grupos de pago y fechas de cheque que seleccionó.

Para obtener más información sobre Document Courier, consulte Toast Payroll: Document Courier.

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Si necesita cambiar una fecha de cheque o fecha de pago

Si necesita cambiar la fecha de cheque (fecha de pago) en una próxima nómina (por ejemplo, para mover una fecha de pago a una fecha anterior o posterior), comuníquese con Atención al Cliente de Toast seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. La fecha de pago determina su fecha de vencimiento y fecha de débito, por lo que este cambio se realiza en su calendario de nómina en lugar de durante una sola ejecución de nómina.

Resultado esperado: Ha enviado su solicitud de cambio de fecha de pago a Atención al Cliente, quienes le confirmarán la fecha actualizada.

Nota: Un cambio en una fecha de pago puede afectar su fecha de vencimiento y fecha de débito para ese período de pago. Después del cambio, ejecute el Informe de calendario de nómina para confirmar las nuevas fechas.

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Si necesita cambiar su frecuencia de pago

Si necesita cambiar su frecuencia de pago (por ejemplo, de semanal a quincenal), comuníquese con Atención al Cliente de Toast seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. La frecuencia de pago (también llamada frecuencia de nómina) se establece a nivel de grupo de pago y no se puede establecer para un empleado individual ni cambiar durante una ejecución de nómina. Para obtener una descripción de cada frecuencia, consulte Toast Payroll: Revisar frecuencias de pago.

Resultado esperado: Ha enviado su solicitud de cambio de frecuencia de pago a Atención al Cliente, quienes le confirmarán el cambio y el próximo período de pago afectado.

Nota: Cambiar su frecuencia de pago también cambia las fechas de su período de pago en el futuro. Los puestos de los empleados deben coincidir con la nueva frecuencia de pago, o es posible que las horas no se incluyan en la nómina correcta. Después del cambio, ejecute el Informe de calendario de nómina para confirmar su nuevo cronograma.

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Si necesita cambiar o modificar un período de pago

Si necesita cambiar las fechas de su período de pago o cambiar el día en que comienza su semana laboral (por ejemplo, cambiar a un período de martes a martes), comuníquese con Atención al cliente de Toast. Las fechas de inicio y finalización del período de pago están vinculadas a su calendario de nómina y al inicio de su semana laboral, por lo que el cambio de estas se gestiona en el calendario.

Para comunicarse con Atención al cliente, seleccione el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

Resultado esperado: Ha enviado su solicitud de cambio de período de pago a Atención al cliente, quien le confirmará las fechas actualizadas del período.

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Si un día festivo cae en o cerca de su fecha de pago

Si su fecha de pago o fecha de débito cae en un fin de semana o día festivo bancario federal, sus fechas cambian, porque la fecha de débito no puede caer en sábado, domingo o día festivo bancario federal. Cuando un día festivo cae cerca de su fecha de pago, es posible que deba enviar la nómina antes para que a los empleados se les pague a tiempo. Para ver qué días festivos afectan sus fechas y cómo planificar en torno a ellos, consulte Toast Payroll: Administrar días festivos bancarios federales.

Si desea adelantar una fecha de pago para que a los empleados se les pague antes de un día festivo, comuníquese con Atención al cliente de Toast usando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

Resultado esperado: Usted comprende cómo un día festivo cambia sus fechas de pago y débito, y sabe si necesita enviar la nómina antes o solicitar un cambio en la fecha de pago.

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Si necesita una nómina adicional fuera de su calendario

Si necesita una nómina adicional separada de su ciclo de pago normal (por ejemplo, para pagar a un empleado omitido o emitir un cheque único), esta es una nómina fuera de ciclo. Una nómina fuera de ciclo se ejecuta fuera de su calendario Regular y no cambia sus períodos de pago programados. Para conocer los pasos de configuración, consulte Toast Payroll: Configurar y ajustar nóminas fuera de ciclo.

Si se omitió a un empleado o sus horas en una nómina que ya envió, consulte Toast Payroll: Empleado omitido o pago omitido en la nómina.

Resultado esperado: Usted sabe si necesita una nómina fuera de ciclo y dónde ir para configurar una.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo cambio mi fecha de cheque o fecha de pago?

Para cambiar su fecha de cheque o fecha de pago, comuníquese con Atención al Cliente de Toast usando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Las fechas de cheque se establecen en su calendario de nómina, no durante una ejecución de nómina individual, porque la fecha de cheque también determina su fecha de vencimiento y fecha de débito. Después del cambio, ejecute el Informe de calendario de nómina desde Informes > Estándar para confirmar sus nuevas fechas. (Cuando selecciona Informes en Toast Payroll, debería ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visite Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web para aprender cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll.)

También se pregunta como:

• • ¿Cómo actualizo las fechas de mi calendario de nómina?
  • ¿Puedo cambiar la fecha de cheque en esta nómina?
  • ¿Cómo muevo mi fecha de pago?

¿Puedo cambiar mi frecuencia de pago de semanal a quincenal?

Puede cambiar su frecuencia de pago de semanal a quincenal comunicándose con Atención al Cliente de Toast a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. La frecuencia de cheque se establece a nivel de grupo de pago y no se puede cambiar durante una ejecución de nómina. Cambiarla también actualiza las fechas de su período de pago en el futuro, y los puestos de sus empleados deben coincidir con la nueva frecuencia. Para obtener una descripción de cada frecuencia, consulte Toast Payroll: Revisar frecuencias de pago.

También se pregunta como:

• • ¿Puedo cambiar mi ciclo de pago a quincenal?
  • ¿Cómo cambio la frecuencia con la que ejecuto la nómina?
  • ¿Puedo cambiar mi calendario de pago de semanal?

¿Cómo puedo ver todos mis próximos periodos de pago y fechas de cheque?

Para ver todos sus próximos periodos de pago y fechas de cheque, ejecute el Informe de calendario de nómina desde Informes > Estándar en Toast Payroll. (Cuando selecciona Informes en Toast Payroll, debería ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com.) Visite Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web para aprender cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll.) Seleccione su grupo de pago, deje el campo Fecha de cheque en blanco para incluir todas las fechas y seleccione Poner en cola. El informe se descarga como un archivo CSV que enumera cada periodo de pago, fecha de cheque, fecha de débito y fecha de vencimiento.

También se pregunta como:

• • ¿Cómo puedo obtener un calendario de todos los próximos periodos de nómina?
  • ¿Dónde veo mi calendario de pagos?
  • ¿Cómo veo mis ciclos de pago?

¿Por qué mi fecha de cheque es diferente a mi fecha de débito?

Su fecha de cheque es diferente a su fecha de débito porque marcan dos eventos distintos. La fecha de cheque es cuando los fondos llegan a sus empleados. La fecha de débito es cuando Toast Payroll retira fondos de su cuenta bancaria, y generalmente cae un día antes de su fecha de cheque. La fecha de débito no puede caer en sábado, domingo o día feriado bancario federal. Para conocer el cronograma completo de débitos, consulte Toast Payroll: Administrar cronogramas de débito y retiro.

También se pregunta como:

• • ¿Cuál es la diferencia entre mi fecha de cheque y mi fecha de débito?
  • ¿Cuándo retira Toast el dinero para la nómina?
  • ¿Por qué la nómina se debita antes de la fecha de pago?

¿Qué sucede con mis fechas de pago durante un día feriado federal?

Alrededor de un día festivo federal, sus fechas de pago pueden cambiar porque la fecha de débito no puede caer en un fin de semana o en un día festivo bancario federal. Es posible que deba enviar la nómina antes de lo habitual para que a los empleados se les siga pagando a tiempo. Para saber qué días festivos afectan la nómina y cómo planificar en torno a ellos, consulte Toast Payroll: Administrar días festivos bancarios federales.

También se pregunta como:

• • ¿Cómo afectan los días festivos a la fecha de mi cheque?
  • ¿Se les pagará a mis empleados antes del día festivo?
  • ¿Necesito ejecutar la nómina antes de tiempo para un día festivo?

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Artículos relacionados

• Toast Payroll: Revise las frecuencias de cheque
• Toast Payroll: Obtenga ayuda sobre cuándo se les paga a los empleados
• Toast Payroll: Administre los cronogramas de débito y retiro
• Toast Payroll: Administre los días festivos bancarios federales
• Toast Payroll: Configure y ajuste las nóminas fuera de ciclo

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.