Toast Retail: Importar facturas

Última actualización: 27 jul 2026, 11:13 a.m.

Para aprender a ahorrar tiempo y garantizar un inventario preciso, importa las facturas de tus proveedores a Toast Retail.

En este artículo:

 

Toast Retail: Resumen de importación de facturas

La función de importación de facturas de Toast Retail simplifica la gestión de facturas, ya que te permite cargar tus archivos de facturas directamente en Toast Web. Esto minimiza el ingreso manual de datos y los errores, y garantiza la exactitud del inventario y los registros financieros.

 

Si bien Toast Retail tiene plantillas de importación para proveedores específicos (actualmente UNFI, Kehe y Hackney), puedes importar facturas de cualquier proveedor utilizando una plantilla genérica.

  • Los formatos de archivo compatibles incluyen CSV y Excel (.xlsx).
  • Asegúrate de que tu archivo incluya encabezados de columna claros para estos campos obligatorios:
    • ID del artículo del proveedor
    • Nombre del artículo
    • Cantidad del artículo
  • La herramienta de importación de facturas también reconocerá los siguientes encabezados de columna:
    • Unidad de recepción
    • Cantidad/unidad de recepción
    • Costo neto unitario de recepción
    • Costo de extensión
    • Código de barras
    • PLU
    • Precio (venta minorista)

 

Si lo deseas, puedes descargar y usar esta plantilla de Excel para importar facturas: Plantilla Toast Retail Invoice.

 

Cuando importes una factura, Toast Retail procesará el archivo y lo validará contra tu biblioteca de artículos en Toast. El sistema intentará hacer coincidir los artículos de la factura por ID del artículo del proveedor, pero también buscará coincidencias secundarias usando coincidencia exacta de código de barras o coincidencia parcial de ID/código de barras del artículo del proveedor (sin ceros o dígitos de control iniciales). Si hay artículos sin coincidencias u otros problemas potenciales, tendrás la oportunidad de revisarlos y resolverlos antes de finalizar tu importación.

 

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Cargar tu factura en Toast Retail

Para cargar tu factura en Toast Retail, sigue estos pasos:

 

  1. En Toast Web, ve a Venta minorista > Compra >Compras y recepción.
  2. Selecciona Recibir mediante factura.
  3. Ingresa tu proveedor.
  4. Selecciona Importar archivo y, luego, Siguiente en la ventana emergente Importar factura.
    • Si hay una plantilla de proveedor específica disponible para el proveedor seleccionado, verás la opción de usarla. Si tienes problemas para usar la plantilla con tu factura, siempre puedes desactivarla y usar una plantilla genérica.

      Pantalla de importación de facturas Toast Retail. Las columnas admitidas se enumeran a la izquierda, un selector de archivos está en el lado derecho. 

  5. Arrastra y suelta el archivo que deseas importar en el medio de la pantalla, o haz clic en el medio de la pantalla para ver el selector de archivos de tu computadora.
  6. Revisa las asignaciones de columnas. Toast intentará asignar automáticamente las columnas de tus facturas a las columnas de la plantilla, pero si hay columnas sin asignar, puedes usar el menú desplegable para seleccionar la coincidencia adecuada. También puedes usar el ícono de papelerapara excluir una columna de la importación. Si hay algún problema con tu archivo de importación, aparecerá un mensaje con detalles adicionales. Selecciona Siguientecuando hayas terminado.

    Página de mapeos de columnas para una importación de factura de venta minorista 

  7. Toast Retail hará coincidir los artículos entrantes con tu biblioteca de artículos.

    Lista de artículos sin coincidencias después de la importación de facturas minoristas que muestra coincidencias sugeridas y artículos sin coincidencias
     
    Los artículos sin coincidencias se mostrarán en la parte superior de la página de creación de facturas.
    • Si hay una coincidencia sugerida disponible (por ejemplo, para artículos que ya están en tu biblioteca de artículos, pero aún no se compraron a este proveedor), Toast mostrará la información del artículo. Selecciona Confirmar coincidencia si la coincidencia sugerida es correcta.
    • Si no se muestra ninguna coincidencia sugerida, pero un artículo sin coincidencia debería estar vinculado a un artículo existente en tu biblioteca de artículos, selecciona el ícono de eslabón de cadena junto al nombre del artículo. Aparecerá una ventana emergente donde puedes buscar el artículo que coincide por nombre, PLU o código de barras para seleccionar una coincidencia manual.
    • También se pueden crear rápidamente nuevos artículos a partir de este flujo de trabajo antes de recibirlos utilizando los detalles de tu factura. Selecciona el ícono de signo más (+) junto al nombre del artículo. Confirma los detalles del artículo en la ventana emergente y, luego, selecciona Crear artículo.
  8. Revisa y ajusta las cantidades o los costos de los artículos coincidentes según sea necesario. Cuando termines, puedes seleccionar Guardar como borrador o Marcar como recibido.

 

Nota:

  • Los artículos marcados como no disponibles o sin stock (cantidad = 0) no se importarán.
  • Los precios minoristas no se actualizan a partir de facturas. Estos valores provienen de la biblioteca de artículos existente y se pueden ajustar manualmente.

 

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Escaneo de facturas con IA para Toast Retail

Permisos necesarios:

  • 4.5 Menú de edición completa

Paso 1: Cargar una factura

Sigue los pasos que se indican a continuación para cargar una factura mediante escaneo con IA. Puedes elegir entre cargar de la siguiente manera:

Opción 1: Cargar en Toast Web

  1. Carga o captura tu factura
    1. En Toast Web, ve a Venta minorista > Compras y recepción.

      Toast Retail compra y recibe en Toast Web. 


    2. Selecciona Siguiente: para iniciar el escaneo. Nota: El escaneado puede tardar hasta dos minutos.


Opción 2: Carga desde tu dispositivo móvil en la aplicación Toast Now

  1. Abre Toast Retail en la aplicación Toast Now en tu dispositivo móvil.
  2. Toca Agregar factura y permite el acceso a la cámara.
  3. Toma una foto clara de tu factura (puedes agregar varias páginas).
  4. Toca Enviar: tu factura se subirá y comenzará el escaneo.

Espera a que el escaneo finalice

  • Cuando finalice el procesamiento, la factura mostrará el estado “Escaneo completo”.

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Paso 2: Revisar detalles extraídos

Verifica la información extraída de tu factura para garantizar la exactitud.

  1. Una copia digital de la factura original de la izquierda. Los rubros extraídos a la derecha.
  2. Realiza las ediciones necesarias
    1. Pasa el cursor sobre cada campo para resaltar dónde aparece en la factura. Actualiza los detalles incorrectos o faltantes. Esto puede ser necesario si partes de la factura no estaban claras, se cortaron u obstruyeron.
    2. Después de confirmar los detalles escaneados:
      1. Selecciona Siguiente para ir a la pantalla de creación de facturas familiar.
      2. Toast reemplazará automáticamente.Nota:Si algo no se completa automáticamente, puedes ajustarlo manualmente aquí:
        1. Detalles del proveedor
        2. Número de factura
        3. Nombres, cantidades y costos de los artículos

 

Paso 3: Crear y revisar la factura en Toast

Después de confirmar los detalles escaneados:

  1. Selecciona Siguiente para ir a la pantalla de creación de facturas familiar.
  2. Toast completará automáticamente:
    1. Detalles del proveedor
    2. Número de factura
    3. Nombres, cantidades y costo de los artículos

      Nota: Si algo no se completa automáticamente, puedes ajustarlo manualmente aquí.

 

Paso 4: Hacer coincidir o agregar tus artículos

El sistema utilizará IA para reconocer y categorizar artículos.

  1. Si un artículo ya existe en tu inventario, Toast sugerirá una coincidencia. Selecciona la marca de verificación Confirmar coincidencia para confirmar.

    Coincidencia de inventario manual de escaneo de facturas con IA 

  2. Si un artículo es nuevo, selecciona el ícono + junto al nombre del artículo para crearlo.

    Escaneo de facturas con IA: agrega nuevo artículo. 

  3. Completa los detalles faltantes, como el costo, la categoría o el precio de venta.
  4. Usa Agregar todo para crear en bloque múltiples artículos nuevos.

    Nota: Los primeros escaneos pueden requerir agregar varios artículos nuevos. Con el tiempo, Toast “aprende” tu catálogo y la coincidencia se vuelve más rápida. 

  5. Guardar y vincular artículos
    1. Los detalles finalizados se guardan como un artículo del proveedor, que se puede vincular a un producto en Toast. Esto ayuda a agilizar la recepción futura, ya que mejora la rapidez y precisión al actualizar el inventario.

 

Paso 5: Recibir tu factura

Una vez que hayas verificado toda la información de carga y/o realizado los cambios necesarios:

  1. Revisa los artículos coincidentes y los nuevos agregados. Selecciona Guardar en la parte superior de la página para guardar tu borrador de factura.
  2. (Opcional) Marca cualquier artículo que no se pueda vender (como suministros de limpieza) como Excluir. Toast lo recordará la próxima vez para ese proveedor.
  3. Selecciona Marcar como recibida para mover la factura del estado Borrador o Recibida. Se actualizará el recuento de inventario disponible para los artículos de tu biblioteca de artículos.

 

Limitaciones del escaneo de facturas con IA

  • Escaneo solo de factura: Puedes escanear facturas, pero no aplicarlas a órdenes de compra en este momento.
  • Experiencia móvil: Puedes capturar facturas en tu móvil a través de Toast Web y Toast Now Retail y seguir recibiéndolas, pero la experiencia de revisión es mejor en computadoras de escritorio debido a las tablas detalladas y la visualización de imágenes.

 

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Ingestión de facturas (importación) a través de correo electrónico

La ingestión de facturas por correo electrónico permite recibir facturas directamente a través de una dirección de correo electrónico dedicada a la ubicación, lo que elimina las cargas manuales y simplifica el procesamiento de facturas.

 

Beneficios:

  • Elimina las cargas manuales de facturas
  • Admite Envío directo por correo electrónico a proveedores
  • Funciona con flujos de trabajo de escáner a correo electrónico
  • Proporciona visibilidad de los correos electrónicos recibidos y los archivos adjuntos procesados
  • Simplifica la admisión de facturas para operaciones comerciales distribuidas

 

  1. En Toast Web, ve a Venta minorista > Configuración > Importación de correo electrónico.
  2. En Actividad de correo electrónico, activa la dirección de correo electrónico de factura para Activar.
  3. Ingresa un nombre de correo electrónico único. Ese nombre, combinado con el dominio de Toast, forma una dirección de correo electrónico de factura única para esa ubicación.Nota:Los correos electrónicos son por ubicación y por tipo de documento.

    Activar ingestión de correo electrónico 
  4. Comparte la nueva dirección de correo electrónico con proveedores, sistemas de escáner y reglas de reenvío automático. Nota: Envía solo correos electrónicos de facturas a esta dirección.
  5. Los correos electrónicos se validarán automáticamente una vez recibidos. Se mostrará como Escaneando en la página de compra y recepción.

    Estado de escaneo de Toast Web para la ingestión de facturas por correo electrónico 

  6. Puedes hacer un seguimiento del progreso de la página de importación de correo electrónico con los siguientes estados:
    1. Correo electrónico recibido
    2. Escaneo completo
    3. Ingerido
    4. Rechazado

      Lista de estado de facturas por correo electrónico 


  7. Cuando se complete el escaneo, se mostrará el estado de escaneo completo

    Estado de escaneo completo para ingestión de correo electrónico 

 

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Gestionar remitentes permitidos y bloqueados

De manera predeterminada, Toast acepta correos electrónicos de la mayoría de los dominios empresariales. Los correos electrónicos de dominios públicos (como Gmail, Hotmail, iCloud y otros proveedores de correo electrónico públicos comunes) están bloqueados de manera predeterminada y deben permitirse manualmente antes de que sean aceptados.

 

Permitir un remitente

Si se debe aceptar un correo electrónico de un remitente de dominio público bloqueado, ve a Gestión de remitentes y permite ese remitente. Permitir que un remitente se aplique solo a esa dirección de correo electrónico específica, no a todo el dominio. Después de permitir que el remitente reenvíe la factura para confirmar que se procese correctamente.

 

Notificación del remitente primerizo

Cuando el primer correo electrónico llegue de un nuevo remitente, recibirás una notificación para que puedas elegir permitir o bloquear futuros correos electrónicos de ese remitente o dominio. Si no se realiza ninguna acción, el remitente permanecerá autorizado y el procesamiento continuará normalmente.

Notificación del remitente por primera vez 

 

Bloquear un dominio o remitente

Puedes bloquear un dominio para detener todos los correos electrónicos de una empresa, o bloquear un remitente individual cuando solo se debe restringir una dirección. También puedes prebloquear los dominios o remitentes no deseados conocidos (por ejemplo, bucles de reenvío automático no deseados) antes de comenzar a recibir facturas.

Nota: Si un remitente o dominio se bloquea después de que ya se recibió una factura, la factura relacionada se anula automáticamente.

Bloquear el envío de correos electrónicos del remitente 

Bloquear un dominio o remitente 

 

Para desbloquear un remitente, ve a la pestaña Gestión del remitente, selecciona el menú de desbordamiento de tres puntos y selecciona Permitir remitente.

 

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Recursos adicionales para Toast Retail

 

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