Toast Retail: Importar facturas

Última actualización: 14 may 2026, 12:22 p.m.

Aprenda cómo ahorrar tiempo y asegurar un inventario preciso importando sus facturas de proveedores a Toast Retail.

En este artículo:

 

Toast Retail: Resumen de importación de facturas

La función de importación de facturas para Toast Retail simplifica la gestión de facturas al permitirte subir tus archivos de factura directamente a Toast Web. Esto minimiza la entrada manual de datos, errores y asegura registros de inventario y financieros precisos.

 

Mientras que Toast Retail tiene plantillas de importación para proveedores específicos (actualmente UNFI, Kehe y Hackney), puedes importar facturas de cualquier proveedor usando una plantilla genérica.

  • Los formatos de archivo compatibles incluyen CSV y Excel (.xlsx).
  • Asegúrate de que tu archivo incluya encabezados de columna claros para estoscampos requeridos:
    • ID del artículo del proveedor
    • Nombre del artículo
    • Cantidad de artículos
  • La herramienta de importación de facturas también reconocerá los siguientes encabezados de columna:
    • Unidad de recepción
    • Cantidad/Unidad de recepción
    • Costo neto de unidad de recepción
    • Costo de extensión
    • Código de barras
    • PLU
    • Precio (al por menor)

 

Si lo deseas, puedes descargar y usar esta plantilla de Excel para tu importación de facturas: Plantilla de factura minorista de Toast.

 

Cuando importas una factura, Toast Retail procesará el archivo y lo validará contra tu Biblioteca de Artículos en Toast. El sistema intentará emparejar los artículos de la factura por ID de artículo del proveedor, pero también buscará coincidencias secundarias utilizando coincidencias exactas de código de barras o coincidencias parciales de ID de artículo/código de barras del proveedor (sin ceros a la izquierda ni dígitos de verificación). Si hay artículos no emparejados u otros problemas potenciales, tendrás la oportunidad de revisarlos y resolverlos antes de finalizar tu importación.

 

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Carga tu factura a Toast Retail

Para cargar tu factura a Toast Retail, sigue estos pasos:

 

  1. En Toast Web, navega a Minorista > Compras > Compras y Recepción.
  2. Selecciona Recibir mediante factura.
  3. Ingresa tu Proveedor.
  4. Selecciona Importar archivo, luego selecciona Siguiente en la ventana emergente de Importar factura.
    • Si hay una plantilla específica del proveedor disponible para tu proveedor seleccionado, verás la opción de usarla. Si tienes problemas al usar la plantilla con tu factura, siempre puedes desactivar la plantilla y usar una plantilla genérica en su lugar.

      Pantalla de importación de facturas de Toast Retail. Las columnas soportadas están listadas a la izquierda, un selector de archivos está en el lado derecho. 

  5. Arrastra y suelta el archivo que deseas importar en el medio de la pantalla, o haz clic en el medio de la pantalla para ver el selector de archivos de tu computadora.
  6. Revisa tus asignaciones de columnas. Toast intentará mapear automáticamente las columnas de tu factura a las columnas de la plantilla, pero si hay columnas que no están mapeadas, puedes usar el menú desplegable para seleccionar la coincidencia apropiada. También puedes usar el icono de papelera para excluir una columna de tu importación. Si hay algún problema con tu archivo de importación, aparecerá un mensaje con detalles adicionales. Selecciona Siguiente cuando hayas terminado.

    Página de asignaciones de columnas para una importación de factura minorista 

  7. Toast Retail emparejará los artículos entrantes con su biblioteca de artículos.

    Lista de artículos no emparejados después de la importación de la factura de Retail mostrando coincidencias sugeridas y artículos no emparejados
     
    CualquierArtículo no emparejadose mostrará en la parte superior de la página de creación de facturas.
    • Si hay una coincidencia sugerida disponible (por ejemplo, para artículos que ya están en su Biblioteca de Artículos pero que aún no se han comprado a este proveedor), Toast mostrará la información del artículo. Seleccione Confirmar coincidencia si la coincidencia sugerida es correcta.
    • Si no se muestra ninguna coincidencia sugerida pero un artículo no emparejado debería estar vinculado a un artículo existente en su Biblioteca de Artículos, seleccione el ícono de cadena junto al nombre del artículo. Aparecerá una ventana emergente donde podrá buscar el artículo coincidente por nombre, PLU o código de barras para seleccionar una coincidencia manual.
    • Los nuevos artículos también se pueden crear rápidamente desde este flujo de trabajo antes de recibir utilizando los detalles de su factura. Seleccione el ícono de signo más (+)junto al nombre del artículo. Confirme los detalles del artículo en la ventana emergente, luego seleccione Crear artículo.
  8. Revise y ajuste las cantidades o costos de los artículos emparejados según sea necesario. Cuando haya terminado, puede seleccionar Guardar como borrador o Marcar como recibido.

 

Nota:

  • Los artículos marcados como no disponibles o fuera de stock (cantidad = 0) no serán importados.
  • Los precios de venta no se actualizan a partir de las facturas. Estos valores provienen de la Biblioteca de Artículos existente y se pueden ajustar manualmente.

 

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Recursos adicionales para Toast Retail

 

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