Toast Retail: Generar órdenes de compra y recibir inventario

En este artículo:

• Resumen de compras y recepción
• Crear una orden de compra
  • Ajustes de orden de compra/factura
  • Editar una orden de compra
• Enviar o descargar una orden de compra
• Recibir contra una orden de compra
• Usar facturas para recibir inventario
• Preguntas frecuentes
  • ¿Cómo edito el costo o la cantidad de los artículos en una orden de compra que ya han sido marcados como recibidos?
  • ¿Qué sucede si archivo un artículo en una orden de compra?
  • ¿Cómo actualizo los precios compartidos del grupo de categorías para los artículos que recibo a través de factura u orden de compra?
  • ¿Toast Retail admite la carga automática de facturas?
• Recursos adicionales

Toast Retail: Resumen de compras y recepción

Puedes acceder a la Compras y Recepción página navegando a Retail > Compras > Compras y Recepción en . La Compras y Recepción página es donde puedes ver, crear y gestionar tus órdenes de compra (POs), o recibir a través de factura si lo deseas.

Para tener acceso completo a las funciones de la página de Compras y Recepción, necesitarás el permiso 4.5 Editar menú completo. Los empleados que necesitan recibir nuevo inventario pero que no crearán ni editarán artículos en Toast necesitarán el permiso 5.2 Inventario y Cantidad. Para obtener más información sobre los permisos, consulta nuestra .
 

1. En la parte superior de la página, verás un resumen de los datos de la orden de compra, incluyendo el valor total de la orden de compra comprometida, el número total de órdenes de compra ordenadas (pero aún no recibidas), el número total de órdenes de compra recibidas y el número de órdenes de compra parcialmente recibidas.
2. Debajo del resumen de datos hay una tabla que contiene todas las órdenes de compra y facturas. Puedes usar los menús desplegables de Tipo, Estado, Proveedor y Estado de pago para reducir las filas visibles, o seleccionar Más filtros para personalizar aún más mostrando solo artículos Pagados o No pagados, filtrar por fecha de entrega esperada o proveedor, o mostrar/ocultar cualquier artículo Archivado. 
   • El botón Columnas te permitirá mostrar, ocultar o reorganizar la información en la tabla según tus necesidades. Puedes seleccionar cualquier encabezado de columna para ordenar tu lista en orden ascendente o descendente.
3. En la esquina superior derecha, verás botones para Crear PO o Recibir mediante factura.

Crear una Orden de Compra en Toast Retail

Para crear una orden de compra para Toast Retail:
 

1. Selecciona Crear PO en la parte superior de la página de Compra y Recepción. Esto abrirá una nueva Orden de compra.
2. Abre el menú desplegable Proveedor y selecciona el proveedor para esta PO. Los detalles del proveedor aparecerán en la página; puedes seleccionar el ícono de lápiz para hacer actualizaciones globales a estos detalles del proveedor si es necesario.
3. Opcional: Selecciona la fecha Esperado el y agrega una Nota al proveedor que aparecerá en tu orden de compra. La fecha esperada puede ser útil para filtrar tu lista de órdenes de compra o planificar personal adicional según sea necesario para recibir inventario.
4. Selecciona Agregar artículo para encontrar los artículos que te gustaría agregar a tu orden de compra. Hay varias opciones para ayudarte a filtrar tu lista de artículos e identificar lo que deseas ordenar:
   
    
   
   
   1. La Buscar función te permite ingresar palabras clave para encontrar un artículo específico o un grupo de artículos. Si tienes un escáner de código de barras conectado a tu computadora, también puedes usarlo para escanear y encontrar rápidamente un artículo específico.
   2. Puedes seleccionar un Primaria categoría del menú desplegable para filtrar artículos dentro de una cierta categoría o subcategoría, o puedes seleccionar el Marca menú desplegable para filtrar artículos por marca.
   3. El filtro Mismo proveedor que PO reducirá los artículos a agregar que están asociados con el proveedor que seleccionaste para esta orden de compra, y Por debajo de PAR solo te mostrará artículos con inventario inferior al mínimo PAR configurado. Puedes alternar uno o ambos de estos filtros Activado o Desactivado según sea necesario.
   4. La tabla de artículos incluye la siguiente información para ayudarte a tomar decisiones sobre qué incluir en tu pedido:
      • 7d vendidos, 30d vendidos, y 90d vendidos muestran el número de unidades vendidas en los últimos 7/30/90 días. Si un artículo se vende por peso, entonces este valor indica el número de ventas (no el peso total).
      • En pedido muestra el número de unidades ordenadas como parte de otra PO o transferencia entre ubicaciones.

Ajustes de Orden de Compra/Factura para Toast Retail

Editar una Orden de Compra en Toast Retail

Para hacer cambios en una orden de compra, selecciónala de la tabla en la página Compras y Recepciones para abrir los detalles de la OC.
 

• Si una OC está en estado de ordenado o borrador, puedes editar la Fecha esperada ; la Nota al proveedor; hacer cambios en ID del artículo del proveedor, Cantidad, Unidad o Costo; agregar o eliminar artículos; agregar o editar cualquier tarifa/impuesto/descuento; y editar la Nota de recepción.
• Si una OC está en estado recibido o parcialmente recibido, solo puedes editar la fecha Esperada el, tarifas/impuestos/descuentos y la Nota de recepción.
  • Puedes contabilizar los cambios en los artículos ordenados en el flujo de trabajo de recepción. Consulta la sección de este artículo para más detalles.
• Si una OC es anulada o archivada, no se puede editar. 
  • Si una OC es anulada, puedes archivarla si deseas eliminarla de tu lista de órdenes de compra. Abre la OC y selecciona el menú de desbordamiento de tres puntos para archivarla.

• Si una OC está archivada, puedes desarchivarla usando el mismo menú de desbordamiento de tres puntos mostrado arriba. 

Enviar o Descargar una Orden de Compra en Toast Retail

Una vez que hayas creado un borrador de orden de compra, verás las siguientes opciones para exportar o enviar tu OC a tu proveedor.
 

• Selecciona el icono de enviar (a la izquierda del botón Editar) para enviar tu OC a tu proveedor directamente desde Toast Web. Podrás editar los detalles de tu correo electrónico y ver una vista previa de tu OC antes de enviarla. Si envías un correo electrónico, tu OC se actualizará automáticamente de borrador a estado ordenado.
  • Puedes reenviar una OC en cualquier momento usando los mismos pasos.
• Alternativamente, puedes seleccionar el icono de descarga (flecha hacia abajo) si deseas guardar tu OC como un archivo PDF o .CSV para enviarlo a tu proveedor.  Si descargas tu PDF o CSV, necesitarás seleccionar el Marcar como ordenado botón para actualizar de borrador a estado ordenado.

Después de que se ordene un PO (ya sea enviando un correo electrónico o seleccionando el Marcar como ordenado botón), tendrás la capacidad de seleccionar el icono de impresora en la parte superior de la página para imprimir etiquetas de código de barras para los artículos que has ordenado, si es necesario. 

Una vez que un PO ha sido pagado, puedes seleccionar la ¿Pagado? casilla de verificación para ese PO en la Página de Compras y Recepción. Esto no se conecta con otros sistemas contables en este momento, pero está disponible para tus propios registros para rastrear qué órdenes aún requieren que se realice el pago.


 

Recibir contra una Orden de Compra en Toast Retail

Cuando estés listo para recibir tu inventario de tu proveedor, hay varias formas en que puedes recibir contra un PO en Toast Retail:
 

• En tu escritorio, en la Página de Compras y Recepción en Toast Web, cualquier PO ordenado o parcialmente recibido tendrá un Recibir botón en la tabla de PO.

• En escritorio o móvil, desde la sección Acciones Rápidas del Tablero de Retail, puedes seleccionar Recibir nuevo inventario. Cuando escaneas o buscas un artículo que es parte de una orden de compra, verás un Recibir contra PO menú desplegable que te permitirá seleccionar de cualquier PO abierto y ordenado asociado con ese artículo. 

 

• El mismo flujo se puede acceder cuando seleccionas Recibir stock de la biblioteca de artículos.

Cuando recibes contra un PO, si haces cambios en cualquier cantidad (por ejemplo, si terminaste ordenando una cantidad mayor de un cierto artículo), el monto total en el PO se actualizará para coincidir con lo que realmente recibiste. Cualquier otro cambio a nivel de artículo que hagas en costo o precio en un PO se guardará para ese artículo con fines de informes (como tu COGS: costo de bienes vendidos).

Si algo ha cambiado y no recibirás una cantidad de un artículo, puedes usar el flujo de trabajo de recepción desde la Página de Compras y Recepción y seleccionar Nunca del Estado de recepción menú desplegable para esa línea en el PO.

Usar Facturas para Recibir Inventario en Toast Retail

Si tu negocio no necesita crear o gestionar POs en Toast Retail, también puedes recibir inventario a través de factura seleccionando el Recibir a través de factura botón en la parte superior de la Página de Compras y Recepción, junto al Crear PO botón.

En la página de factura, puedes seleccionar un proveedor, ingresar un número de factura y notas de factura, y agregar los artículos que estás recibiendo. 

Toast Retail también te da la capacidad de importar facturas directamente desde portales de proveedores. Con las importaciones de facturas, puedes evitar la entrada manual de facturas y recibir rápidamente y con precisión las cantidades de inventario y sus costos asociados en Toast Retail. Para obtener más información, consulta . 



Preguntas Frecuentes - Compras y Recepción con Toast Retail

¿Cómo edito el costo o la cantidad de los artículos en un PO que ya han sido marcados como recibidos?

Cuando un PO está en estado recibido, los artículos en él ya no se pueden editar desde el propio PO. En su lugar, selecciona el artículo de tu biblioteca de artículos para abrir la página de detalles del artículo. 

En la sección Inventario, selecciona Ajustar para aumentar o disminuir la cantidad de artículos que tienes en mano. 

Para ajustar el costo de un artículo que fue recibido, selecciona Ver todo junto a la Historia reciente de inventario que aparece en la misma sección de la página de detalles del artículo. Selecciona el ícono de lápiz para la línea que deseas ajustar, y aparecerá una ventana emergente donde puedes editar el Costo del artículo.
 

¿Qué sucede si archivo un artículo en un PO?

• Si el PO está en borrador, el artículo será eliminado del PO.
• Si el PO está pedido, el artículo estará atenuado y se puede eliminar seleccionando Editar y luego usando el ícono de papelera.
• Si el PO está recibido o parcialmente recibido, el artículo archivado no puede ser recibido. Aparecerá atenuado.

Si el artículo fue archivado por accidente, consulta para obtener instrucciones detalladas.

¿Cómo actualizo los precios compartidos del grupo de categorías para los artículos que recibo a través de factura o PO?

Al recibir artículos que utilizan un precio compartido del grupo de categorías (por ejemplo, todos los sándwiches en el grupo están establecidos en $5.00), no cambies el precio base de los artículo(s) de la factura o PO. Hacerlo anulará la configuración del precio compartido del grupo de categorías y cambiará el precio base solo para ese artículo. Si deseas actualizar el precio de todos los artículos en el grupo, navega al grupo dentro de un editor de menú en Toast Web y ajusta el precio del grupo de categorías directamente.

¿Qué pasa con los impuestos, descuentos o tarifas que agrego a un PO o factura pasada?

En este momento, solo puedes agregar impuestos/descuentos/tarifas al PO o factura pasada en su totalidad (no a nivel de artículo). 

Cuando editas un PO o factura antigua para agregar un impuesto, descuento o tarifa, el costo total se calculará utilizando el método de distribución que selecciones (costo total del artículo, cantidad del artículo, equitativamente por artículo). 

¿Toast Retail admite la carga automática de facturas?

No, Toast Retail actualmente no tiene captura automática de facturas (con o sin xtraCHEF). Puedes crear manualmente órdenes de compra y facturas en el módulo Toast Retail, o usar la función de importación de facturas. 

Recursos Adicionales para Toast Retail