Toast Retail: Gestiona tu inventario

En este artículo:

• Habilitar el seguimiento de inventario
• Descripción general de Reemplazo Automático Periódico (PAR)
  • Establecer el máximo y mínimo de PAR por artículo
  • PAR para la Gestión de Toast Multiubicación
• Configurar Unidades de Recepción
  • Recibir inventario por unidad
• Ver historial de ajustes/cambios de inventario
• Mejores prácticas de seguimiento de inventario
• Vincular inventario
• Recursos adicionales

Habilitar el seguimiento de inventario para Toast Retail

El seguimiento de inventario para Toast Retail te ayuda a mantener niveles de inventario precisos, optimizar tu surtido de productos y el calendario de pedidos, y tomar decisiones comerciales informadas sobre precios, promociones y campañas de marketing.

Ciertas acciones en Toast Retail activarán automáticamente el seguimiento de inventario para un artículo, como recibir un artículo en Toast Web o importar un nuevo artículo con una cantidad de inventario incluida. Para activar manualmente el seguimiento de inventario para un artículo individual, sigue estos pasos:

1. En Toast Web, navega a Retail > Gestión de artículos> Biblioteca de artículos.
2. Busca y selecciona el artículo para el que deseas rastrear el inventario para abrir la página de detalles del artículo.
3. Selecciona la pestaña Inventario en la página de detalles del artículo y selecciona el interruptor Rastrear para moverlo a la posición On.
4. Puedes ajustar tu inventario disponible y establecer valores para PAR max y PAR min en la misma sección de la página de detalles del artículo (aprende más ).
5. Guarda tus cambios.

Para activar el seguimiento de inventario para múltiples artículos:

1. En tu biblioteca de artículos, selecciona los casillas de verificación para cada artículo del que te gustaría hacer seguimiento de inventario.
2. Abre el Establecer valores menú desplegable que aparece en la parte inferior de la página, luego selecciona Establecer cantidad. El seguimiento de inventario se activará para cualquier artículo que lo tenga desactivado.

Los artículos que tienen el seguimiento de inventario habilitado mostrarán la cantidad de inventario disponible en la columna Estado de la biblioteca de artículos, así como en la columna Cantidad. Los artículos que no tienen seguimiento de inventario solo mostrarán "En stock" o "Agotado" como su estado, y la cantidad se mostrará como "no rastreado". Los ejemplos se muestran a continuación:
 

 

Puedes ajustar tu cantidad desde la página de detalles del artículo, o directamente en la biblioteca de artículos seleccionando el valor Cantidad y usando la ventana emergente para ingresar la información para tu ajuste de inventario. Aprende sobre los diferentes tipos de ajustes de inventario en este artículo de Toast Central, .
 

Puedes desactivar el seguimiento de inventario siguiendo los pasos anteriores y moviendo el interruptor a la posición desactivado. Cualquier historial de inventario anterior seguirá siendo visible incluso después de que el seguimiento esté desactivado.

Nota: Si el seguimiento de inventario está activado y el artículo tiene un código de barras, la cantidad de inventario puede entrar en números negativos si escaneas y vendes más de la cantidad disponible. Verás un número negativo en tu Informe de Ventas y COGS, Informe de Instantánea de Inventario y la biblioteca de artículos. No hay ninguna configuración que impida este comportamiento.

Descripción General de Reemplazo Automático Periódico (PAR)

PAR es un método común de seguimiento de inventario para que las empresas se aseguren de tener suficiente inventario disponible en todo momento. Dentro de Toast Retail, puedes establecer un PAR mínimo y máximo para cada artículo.

El PAR mínimo es la cantidad más baja de un artículo que deseas tener disponible antes de ser notificado de bajo stock.

El máximo PAR es la cantidad más alta de un artículo que deseas tener a mano para evitar el exceso de inventario. Puedes pensar en este valor como tu cantidad óptima, o la cantidad total que desearías tener en stock.

Una vez que establezcas tus niveles de PAR, podrás filtrar los artículos que están por debajo o por encima de tu mínimo y máximo para gestionar eficientemente los artículos que necesitan ser reordenados. 

Establecer el máximo y mínimo de PAR por artículo en Toast Retail

Para acceder a la configuración de máximo y mínimo de PAR, necesitarás el permiso 4.5 Editar Menú Completo. Si tu negocio utiliza la gestión de múltiples ubicaciones (MLM), necesitarás el permiso 4.5 Editar Menú Completo para todas las ubicaciones/grupos.

Para establecer un mínimo o máximo de PAR para un artículo:

1. En Toast Web, navega a Retail > Gestión de artículos> Biblioteca de artículos.
2. Busca y selecciona la casilla de verificación para el artículo que deseas editar. Puedes seleccionar múltiples artículos si deseas aplicar los mismos niveles de PAR.
3. Abre el Establecer valores desplegable en la parte inferior de la página y selecciona Establecer niveles de PAR.
4. Cambia el seguimiento del nivel PAR para estos artículos a la posición Activado.
5. Ingresa un mínimo de PAR y/o un máximo de PAR según desees. Los niveles de PAR no pueden usar un valor decimal. 
6. Selecciona Establecer PAR. Esta acción sobrescribirá cualquier nivel de PAR existente.

También puedes usar el botón Columnas en la biblioteca de artículos para agregar los campos mínimo de PAR y/o máximo de PAR a tu página de biblioteca de artículos y hacer ediciones directamente en la tabla. O, si estás viendo los detalles del artículo, la sección Inventario tiene la misma configuración disponible.

Recuerda: debes tener habilitado el seguimiento de inventario y debes activar el seguimiento de PAR Activado para el artículo individual para poder agregar un mínimo de PAR o máximo de PAR en ese artículo.

PAR para la Gestión Multilocal de Toast (MLM)

Algunas cosas a tener en cuenta para usar PAR en negocios que son parte de un grupo de múltiples ubicaciones:
 

• Para negocios MLM, el PAR se puede establecer a nivel de ubicación o a nivel de grupo.
• Si se establece un PAR específico de ubicación, esa ubicación ignorará cualquier configuración a nivel de grupo.
• Cuando un PAR está dirigido y es propiedad a nivel de grupo, y también existen PAR locales, todas las ubicaciones podrán ver pero no editar los PAR locales.
• El PAR se puede establecer en la página de detalles del artículo, o en bloque en la biblioteca de artículos. No se puede editar directamente a través de la columna PAR min/PAR max en la biblioteca de artículos.

Configurar Unidades de Recepción para Artículos Minoristas

Si su negocio compra artículos en cajas u otros agrupamientos de inventario, puede configurar sus unidades de recepción a nivel de artículo para facilitar y agilizar la actualización de su stock.

Para acceder a esta configuración, necesitará el 4.5 Editar Menú Completo permiso. Si su negocio utiliza la gestión de multilocalización (MLM), necesitará el 4.5 Editar Menú Completo permiso para todas las ubicaciones/grupos. Para más información, consulte la .

Para crear una unidad de recepción:

1. En , navegue a Minorista y luego en el menú de navegación en el lado izquierdo de la pantalla, navegue a Compras> Unidades de Recepción.
2. Seleccione + Agregar unidad de recepción.
3. Ingrese el nombre de la unidad de recepción (por ejemplo, caja, caja). Podrá indicar cuántos artículos vienen en cada unidad de recepción más adelante. 

Una vez que haya creado sus unidades de recepción, puede comenzar a agregarlas a los artículos a los que se aplican. 

1. Navegue a su biblioteca de artículos dentro del módulo Minorista.
2. Busca y selecciona la casilla de verificación para el artículo que deseas editar. Puede seleccionar múltiples artículos si desea aplicar las mismas unidades de recepción.
3. Abra el Establecer valores menú desplegable en la parte inferior de la página y seleccione Establecer unidades de recepción.
4. Ingrese la Unidad de recepción (que creó anteriormente) y la Cantidad (el número de artículos individuales que forman parte de esa unidad). También puedes seleccionar + Agregar unidad de recepción aquí si necesitas crear una nueva unidad de recepción. 
   1. En este ejemplo, los artículos seleccionados se pueden recibir en una caja de 12 artículos o un pallet de 120 artículos. 
      
      
       
5. Selecciona Actualizar. Esta acción sobrescribirá cualquier unidad de recepción existente.

También puedes usar el botón Columnas en la biblioteca de artículos para agregar el campo Unidad de recepción a tu página de biblioteca de artículos y hacer ediciones directamente en la tabla. O, si estás viendo los detalles del artículo, la sección Unidades de Recepción tiene la misma configuración disponible.

Nota:

• Las unidades de recepción no se comparten entre las ubicaciones de MLM.
• No puedes crear dos unidades de recepción con el mismo nombre exacto.

Recibir inventario por unidad en Toast Retail

Después de haber creado tus unidades de recepción y asociarlas con un artículo, puedes recibir inventario por unidad en Toast Retail. No puedes crear o asignar una nueva unidad de recepción dentro de este flujo de trabajo:

1. Desde tu Tablero de Retail o tu biblioteca de artículos (en escritorio o móvil), selecciona el menú de tres puntos junto a la barra de búsqueda de Retail y selecciona Recibir stock.
2. Busca o escanea un código de barras de un artículo existente.
3. Abre el Recibir como desplegable y selecciona una unidad de recepción existente asignada al artículo. No puedes crear o asignar una nueva unidad de recepción desde esta página.
4. Ingresa el Costo de la unidad de recepción. Los cálculos en la parte superior de la página se actualizarán para reflejar la cantidad, costo, precio, margen bruto y markup del artículo. 
   1. En este ejemplo, se recibieron dos cajas de 20 artículos (40 artículos en total) a un costo de $50 por caja. El costo por artículo individual es de $2.50. 
      
      
       
   2. Puedes seleccionar el Precio campo para aumentar el precio en un dólar o un porcentaje, establecer el precio desde el margen o elegir el nuevo precio del artículo tú mismo.
5. Selecciona Recibir y cerrar para confirmar tu selección. 

Ver historial de ajustes/cambios de inventario en Toast Retail

En la página de detalles del artículo, la sección Inventario mostrará un historial de cualquier cambio de inventario que se haya realizado. Podrás ver el tipo de ajuste realizado, la cantidad de ajuste, la fecha y hora, y el nombre de la persona que realizó el ajuste.

El historial de inventario permanecerá incluso si el seguimiento se desactiva más tarde. 
 

 

Mejores prácticas de seguimiento de inventario para Toast Retail

Para asegurar que tus conteos de inventario sean precisos, es importante hacer cualquier cambio en la configuración de seguimiento de inventario o ajustes en tu conteo de inventario directamente dentro de la sección Toast Retail de Toast Web. 

Si realizas cambios utilizando otros métodos, como el modo de edición rápida en el POS o editando tus menús, tus informes pueden no ser precisos.

Si notas alguna discrepancia, la mejor manera de solucionarlo es realizar un conteo de tu inventario disponible y hacer ajustes en Toast Retail ().


 

Vincular inventario en Toast Retail

La vinculación de inventario en Toast Retail te permite unificar cuentas de inventario a través de múltiples artículos utilizando dos tipos de artículos: paquetes y paquetes alternativos. Esto es útil si tu negocio vende cosas como cestas de regalo, vuelos o tableros que se ensamblan en el lugar, o si vendes un artículo específico en diferentes cantidades (por ejemplo, vino por botella o BTG/por copa).

Con paquetes y paquetes alternativos, podrás indicar cómo se relacionan tus artículos entre sí y cómo deben actualizarse los conteos de inventario cuando se vende uno de los artículos vinculados. Para obtener más información, consulta este artículo de Toast Central: .

Recursos adicionales para Toast Retail