Toast Retail: Ajustar inventario para optimizar los cálculos de COGS

Gestión de inventario y resumen de COGS
Ajustar el recuento de inventario de un artículo
- Ajustes de inventario histórico
Tipos de ajuste de inventario
Recursos adicionales

Gestión de inventario y resumen de COGS para Toast Retail

La precisa gestión de inventario es crucial para operadores minoristas como tiendas de comestibles, tiendas de conveniencia y licorerías. Realizar un seguimiento exacto del inventario ayuda a reducir el desperdicio, prevenir el agotamiento de stock y mejorar el análisis de rentabilidad, ya que proporciona un panorama exacto de los costos de los productos en relación con los ingresos. Con datos precisos del costo de los bienes (COGS), los operadores pueden identificar sus productos más rentables, detectar ineficiencias y tomar decisiones estratégicas que aumentan sus resultados. A continuación, desglosamos cada tipo de ajuste de inventario disponible en el sistema de inventario de Toast Retail, cuándo usarlo y cómo afecta tu COGS.

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Toast Retail: Ajustar el recuento de inventario de un artículo

Para aumentar o reducir el recuento de inventario de un artículo, debes tener el permiso 5.2 Inventario y cantidad. Sigue estos pasos:

En Toast Web, ve aVenta minorista >Gestión de artículos>Biblioteca de artículos.
Selecciona el artículo que deseas actualizar.
Desplázate hacia abajo hasta la sección Inventario y selecciona el campo Ajustar.
En la ventana emergente Ajustar cantidad, selecciona un motivo para ajustar el recuento de inventario de un artículo y completa los campos obligatorios en consecuencia. Para obtener más información sobre los diferentes tipos de ajuste de inventario, consulta la sección Tipos de ajuste de inventario para Toast Retail de este artículo.
Guarda y publica los cambios.

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Ajustes de inventario histórico

De manera predeterminada, se registrará un ajuste de inventario en la fecha y hora en que ajustes el inventario en Toast Web. Si deseas ingresar un ajuste de inventario que ocurrió en el pasado (por ejemplo, ingresas todos los ajustes de inventario de la semana pasada en un solo lote los lunes por la mañana), puedes abrir el menú desplegable Tiempo de ajuste para cambiar la fecha y la hora al momento en que ocurrió realmente el cambio de inventario.

Los ajustes históricos de inventario se reflejarán en tus informes de COGS e instantáneas de inventario cuando se actualicen durante la noche.

Además del permiso 5.6 Inventario y cantidad, se requiere el permiso 4.5 Edición completa del menú para cambiar la fecha y hora de un ajuste de inventario.

Nota: La fecha y hora de un ajuste de recuento no se pueden editar.

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Tipos de ajuste de inventario para Toast Retail

En general, los ajustes como Recibir y Reabastecer admiten la gestión estándar de stock, mientras que los ajustes por daño, caducidad, pérdida, muestra, robo y residuos suelen aumentar el COGS al reducir el inventario vendible. Usar el tipo de ajuste correcto ayuda a los operadores a mantener cálculos de COGS precisos, minimizar el desperdicio e identificar oportunidades de ahorro de costos.

Nota:

Los ajustes de inventario (pérdida, desperdicio, recuento, etc.) con códigos de motivo se ingresan artículo por artículo desde la página de detalles del artículo en Venta minorista > Gestión de artículos > Biblioteca de artículos, bajo el permiso 5.2 Inventario y cantidad.
Un ajuste de recuento después de un recuento físico es la ruta estándar más rápida para conciliar una categoría completa, en lugar de hacer ajustes individuales de pérdidas y residuos. Esta es una recomendación común del equipo minorista, por ejemplo, en consejos sobre la optimización del COGS a través de ajustes de inventario.
Si tomas un artículo de tu estantería Toast Retail y lo usas en otro lugar de tu negocio (por ejemplo, serviendo una botella de vino minorista en la barra), usa el tipo de ajuste de muestra para eliminarlo del recuento de inventario vendible. De esta manera, mantienes la precisión de los cálculos del COGS, ya que contabilizas el artículo como consumido en lugar de vendido. Si tu caso de uso no se ajusta a la muestra, la pérdida también elimina artículos del inventario y tiene un efecto similar en el COGS. Ponte en contacto con el servicio de asistencia de Toast si no sabes qué tipo de ajuste se adapta mejor a un caso de uso interno específico.

Tipo de ajuste	Objetivo	Ejemplo	COGS Impact
Recibir	Registrar la incorporación de nuevo stock de proveedores.	Una tienda de comestibles recibe una paleta de productos lácteos. Puedes recibir manualmente estos artículos o contra una orden de compra o factura para aumentar el recuento de inventario disponible de tu producto.	El inventario recibido se integrará más tarde en el informe de COGS a medida que se vendan artículos. Nota: Agregar costo en el punto de recepción es opcional y se puede agregar retroactivamente a través del historial de inventario en la página de detalles del artículo. Al hacerlo, se podría agotar el inventario utilizando la metodología “primero en entrar, primero en salir”, que asigna el costo de los lotes de inventario anteriores a medida que se venden artículos.
Reabastecer	Devolver artículos eliminados previamente del inventario.	Una tienda de botellas reserva una caja de vino para un evento de cata que luego se canceló. Usa Reabastecer para volver a colocar el caso en inventario.	Los ajustes de reabastecimiento no afectan directamente al COGS, ya que simplemente trasladan el inventario previamente contabilizado nuevamente al stock disponible.
Recuento	Ajusta los niveles de inventario después de un recuento físico de stock.	Una tienda de conveniencia realiza un recuento de sus productos de tabaco y encuentra menos paquetes de lo esperado. Usa el recuento para actualizar el inventario.	Las discrepancias ajustadas a través de un recuento pueden afectar el COGS al conciliar los artículos contados con los registros de tu sistema, lo que genera ajustes en el valor total de inventario.
Daño	Elimina artículos del inventario que estén dañados y no se puedan vender.	Un empleado de una tienda de comestibles deja caer accidentalmente un frasco de salsa de pasta, por lo que no se puede vender. Usa el daño para ajustar el inventario.	Este ajuste afecta indirectamente al COGS al aumentar el costo de los bienes restantes en stock, ya que el producto dañado reduce el inventario vendible.
Vencimiento	Cuenta de artículos que vencieron.	Una tienda de conveniencia descubre que un lote de yogur superó su fecha de vencimiento. Elimina estos artículos con el ajuste Vencimiento.	Eliminar los productos vencidos afecta el COGS al aumentar el costo unitario de los bienes vendibles restantes, ya que el stock vencido ya no puede generar ingresos.
Pérdida	Eliminar artículos del inventario debido a pérdidas no contabilizadas.	Una tienda de botellas nota la escasez de un vino específico y no puede contabilizarlo a través de los movimientos de ventas o inventario. Usa Pérdida para ajustar el inventario.	Al igual que Vencimiento y Daño, los ajustes de pérdidas afectan el COGS al aumentar el costo promedio por artículo en el inventario restante.
Muestra	Registrar los artículos que se utilizan como ejemplos para la capacitación de clientes o personal.	Una tienda de comestibles degusta una nueva marca de queso en el mostrador de la delicatessen. Usa la muestra para ajustar el inventario.	El muestreo puede aumentar el COGS al agotar el stock sin generar ingresos, lo que te ayuda a hacer un seguimiento de los costos relacionados con las promociones En el local.
Robo	Cuenta de artículos faltantes debido a robo.	Una tienda de conveniencia detecta que falta una cantidad de bebidas energéticas en el refrigerador debido a robos en la tienda. Ajusta el inventario con Robo.	Los robos aumentan el COGS al reducir el inventario disponible para la venta, lo que afecta la rentabilidad a medida que quedan menos bienes a la venta.
Residuos	Registrar los residuos, como alimentos o envases que se hayan desechado.	En una tienda de comestibles, un filete de pescado fresco caído accidentalmente al suelo debe registrarse como Residuo.	Los ajustes de residuos aumentan el COGS a medida que se eliminan los artículos no vendibles, lo que aumenta el costo unitario de los bienes restantes.

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