Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast

¿Buscas una experiencia de capacitación en vivo con un experto en Toast? ¡Regístrate para participar de una sesión en vivo de Toast Classroom que te ayudará a configurar y comenzar con el gestor de propinas! Selecciona el botón de abajo para registrarte.
 

Toast Classroom - Gestor de propinas

En este artículo:

• Funciones y definiciones de Gestor de propinas de Toast
• Comprar Gestor de propinas de Toast
• Configurar Toast Web para el fondo común y la gestión de propinas
  • Los empleados y sus tareas
  • Horas de servicio
  • Gratificaciones obligatorias
  • Categorías de ventas
  • Retención de propinas
  • Propinas en efectivo de un solo origen
  • Revisión de turnos y configuración de turnos cerrados
  • Configuración de Nómina Toast
• Configurar una política de propinas
  • Asistente de incorporación del gestor de propinas
  • Por tu cuenta
• Orden de operaciones

Funciones y definiciones de Gestor de propinas de Toast

Gestor de propinas de Toast es una solución automatizada, integrada y personalizable para la creación de fondos comunes de propinas. En función de la configuración de tu restaurante, puede calcular y distribuir las propinas y gratificaciones que se reciben.

El gestor de propinas tiene dos componentes:
 

• Fondo común de propinas: En Toast Web, creas reglas mediante la configuración de las entradas, incluidas las tareas que aportan y reciben propinas, las horas que forman parte de determinados períodos y los tipos de propinas y gratificaciones que deben incluirse.
• Informe de gestión de propinas: El resultado de la configuración de Fondo común de propinas es un informe que se puede integrar directamente en Nómina Toast o descargar. Este informe incluye un recibo de propinas, que es un desglose de los cálculos del fondo común de cada empleado.

El gobierno federal establece regulaciones sobre los fondos comunes de propinas en la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Los gobiernos estatales y locales también pueden tener sus propias regulaciones. Antes de configurar fondos comunes de propinas o acciones para tu restaurante en Toast Web, debes consultar a un profesional de recursos humanos y considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante.

Otras definiciones importantes giran en torno a la diferencia entre propinas, gratificaciones y cargos de servicio en lo que se refiere al ecosistema de Toast. Es posible que hayas utilizado estos términos de manera diferente en el pasado o que sean nuevos para ti, pero así es como Toast describe estos artículos:

• Propinas: Las propinas son pagos voluntarios y discrecionales en una cuenta decididos y pagados por el cliente o la persona que paga la cuenta. Esto es considerado ingreso por la persona que lo recibe, pero no es un salario
  • Las propinas se pueden pagar a través de todas las formas de pago e incluso incluyen regalos.
  • Si un empleado recibe una propina y esta se comparte o se crea un fondo común de propinas y se envía a otro empleado a través del Gestor de propinas de Toast, solo el segundo empleado la declara como ingresos, no el primer empleado a quien no se le pagó. 
• Cargos de servicio: Los cargos de servicio son montos obligatorios que se agregan a una cuenta del restaurante. Algunas se agregan automáticamente y otras se agregan manualmente. Hay dos tipos diferentes de cargos de servicio en Toast: cargos de servicio retenidos por el empleador y gratificación obligatoria.
  • Cargos de servicio retenidos por el empleador: Los cargos de servicio por cosas como utensilios, grupos grandes, cargos por descorche, etc., se informan como ventas en el restaurante. 
  • Gratificación obligatoria: En Toast, la gratificación obligatoria (gratificación) es un tipo de cargo de servicio que se agrega a la cuenta por el restaurante, pero se paga a un empleado como salario (ingresos del recuadro 1 en un formulario W-2), no como propina (monto del recuadro 7 en un formulario W-2). No es opcional, mientras que la propina es voluntaria. Sin embargo, esta no es la única diferencia entre propinas y gratificaciones.

Volver al inicio
 

Comprar el gestor de propinas

El gestor de propinas está disponible para todos los clientes estadounidenses de Toast (con compra por suscripción). Aunque no es necesario que Nómina Toast use el gestor de propinas, los clientes disfrutan de muchos beneficios con la integración de ambos productos. Busca el Gestor de propinas de Toast en la tienda de Toast para ver el modelo de precios más actualizado.

Con la suite Nómina Toast, el informe de gestión de propinas puede importarse automáticamente a las plantillas horarias de tus empleados y a sus cheques de pago o distribuirse casi al instante a tus empleados con la ayuda del método de pago Toast Pay Card and PayOut. Si no utilizas Nómina Toast, los informes del Gestor de propinas de Toast pueden descargarse e importarse en otro sistema contable o software de nómina.

Volver al inicio
 

Configurar Toast Web para el fondo común y la gestión de propinas

Antes de configurar las políticas de propinas de tu restaurante en Toast, te recomendamos que consultes a un profesional de recursos humanos para que te ayude a considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante.

Volver al inicio
 

Los empleados y sus tareas

Gestor de propinas de Toast distribuye las propinas en función de la tarea en la que un empleado registró su entrada ese día, no por empleado. Al configurar tu política, seleccionarás tareas para que aporten un cierto porcentaje de las propinas, gratificaciones o categorías de ventas que selecciones. El gestor de propinas funciona mejor si todos tus empleados registran su entrada en la tarea correcta en Toast Web y esas tareas se asignan adecuadamente a la política del gestor de propinas. Consulta más información en Crear y editar puestos para POS de Toast.

Volver al inicio
 

Horas de servicio

Hay tres intervalos de fondo común que afectan a toda la política de propinas de tu restaurante: Día de trabajo completo, período de servicio y pedido. Si decides agrupar las propinas por período de servicio, debes configurar de manera acorde los horarios y servicios. Esta será la base para cuando se cobren las propinas de los empleados. Consulta Planificar tu política de fondos comunes de propinas para obtener más detalles.

Volver al inicio
 

Gratificaciones obligatorias

Podrías seleccionar tipos específicos de gratificaciones obligatorias para incluir en cada regla. Simplemente usa la casilla de verificación junto al tipo de gratificación que quieres que se incluya en cada regla específica. Para configurar un cargo de servicio como gratificación, consulta la sección Gratificación obligatoria en Toast de Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria.

Volver al inicio
 

Categorías de ventas

Si eliges calcular los fondos comunes de propinas o las propinas compartidas en función de las ventas que los empleados hacen en ciertas categorías (p. ej., alimentos, bebidas sin alcohol, etc.), considera revisar tus menús, grupos de menús y artículos y asignar, crear o validar sus categorías de ventas.

Si solo deseas ver los artículos que no tienen una categoría de ventas asignada, ve a Informes > Ventas > Desglose de ventas. Selecciona un rango de fechas amplio (p. ej., el último mes) y todas las ubicaciones aplicables antes de seleccionar Enviar. Ahora, desplázate hasta la parte inferior de la tabla. Si el texto Sin categoría de ventas no aparece, significa que todos los artículos que vendiste en ese rango de fechas tenía una categoría asignada. Si ves este texto, selecciona el ícono ^ a la izquierda para ver todos los artículos del menú que no tienen una categoría de ventas asignada. Si usas menús de temporada, considera repetir el procedimiento con otros rangos de fechas.

Ten en cuenta que las categorías de ventas no son retroactivas. El sistema solo realizará un seguimiento de las categorías de ventas desde el momento en que publiques los cambios. Por lo tanto, si los asignaste recientemente y estás usando este método en tu política de fondos comunes de propinas, tal vez sea aconsejable esperar a que termine el período de pago actual y comenzar a utilizar el fondo común de propinas a partir del próximo período de pago.

Volver al inicio
 

Retención de propinas

Como lo define Toast, la retención de propinas permite a un restaurante reclamar un porcentaje de las propinas o gratificaciones de los empleados pagadas con tarjeta de crédito para cubrir el costo de los cargos de procesamiento de las tarjetas de crédito. Si eliges utilizar la retención de propinas, ten en cuenta que Gestor de propinas de Toast no se actualizará retroactivamente cuando se actualice o modifique el porcentaje de retención de propinas. Esto podría causar discrepancias en los informes entre el gestor de propinas y el resumen de ventas. Se espera que esto se tenga en cuenta en cualquier negocio que pueda utilizar diferentes opciones de fondo común de propinas o de retención de propinas, y se reflejará en los informes y las distribuciones totales.

La retención de propinas se aplica antes de que se combinen las propinas. El resumen de la mano de obra mostrará el monto antes de la retención de propinas, pero Gestor de propinas de Toast mostrará el monto después de la retención de propinas.

Volver al inicio
 

Propinas en efectivo de un solo origen

Algunos restaurantes utilizan una configuración de propinas en la que todas las propinas en efectivo se recogen en un tarro de propinas. Este monto de propinas en efectivo se puede declarar en Toast y, con la configuración adecuada de la política de propinas, se puede redistribuir fácilmente a cada uno de los receptores previstos, independientemente de quién fuera el responsable original de la transacción con la propina.

Volver al inicio
 

Revisión de turnos y configuración de turnos cerrados

1. En Toast Web, ve a Empleados > Revisión del turno > Configuración avanzada de la revisión del turno.
2. A continuación, ubica estos cuatro artículos y configúralos como se describe a continuación:
   1. Propinas que no son en efectivo: selecciona Desembolsar a través de nómina.
   2. Gratificaciones: selecciona Desembolsar a través de nómina.
   3. Declarar propinas en efectivo: Los empleados por propina deben declarar las propinas en efectivo.
   4. Propinas en efectivo negativas: selecciona No permitir. Esta opción solo aparece una vez que Declarar propinas en efectivo se configura como Los empleados por propina deben declarar las propinas en efectivo.
       

Si bien puedes optar por pagar las propinas recibidas en efectivo, las que no se recibieron en efectivo y las gratificaciones de otra manera, debes seleccionar estas opciones para que el gestor de propinas funcione de manera óptima. Estas sugerencias de configuración evitan tanto una distribución prematura de las propinas cuando un empleado registra la salida así como las propinas en efectivo no declaradas, que actualmente no se pueden contabilizar en el gestor de propinas. Consulta Descripción general de revisión del turno para obtener más detalles. 

Volver al inicio
 

Configuración de Nómina Toast

Si utilizas Nómina Toast, sigue los pasos descritos en Gestor de propinas de Toast con Nómina Toast para completar la configuración de tu sistema de nómina y alinear tus códigos de ganancias con el método de pago deseado (pago de propinas en efectivo, propinas que no sean en efectivo y gratificaciones en el cheque de pago o antes de ejecutar la nómina). Toast no lo hace automáticamente.

Volver al inicio
 

Configurar una política de propinas

Puedes crear tantas reglas (tarjetas individuales) en Gestor de propinas de Toast como requiera tu política de propinas. Cada regla contendrá tareas aportadoras que proporcionan un % de los orígenes a las tareas receptoras. Una vez configurada una política de fondo común de propinas, se aplica automáticamente y no requiere ninguna otra acción, a menos que tengas que hacer cambios. Cuando se realizan cambios, estos solo se aplican a los nuevos días, turnos o pedidos, por lo que habría que aplicar ajustes manuales si fuera necesario hacer cambios retroactivos.

Volver al inicio

Asistente de incorporación del gestor de propinas

Cuando tengas todo listo para configurar tu primera regla de propinas en tu política, ve a Empleados > Gestión de nómina > Política de fondo común de propinas. Selecciona Incorporación de política de visitas en la parte superior de la página y el asistente de incorporación del gestor de propinas te guiará a través de la configuración de una regla de propinas. El Asistente de incorporación del Gestor de propinas de Toast tiene todos los detalles que debes seguir.

Volver al inicio

Por tu cuenta

Después de crear tu primera regla de propina, las reglas restantes se pueden crear desde cero. Te recomendamos leer primero la sección Orden de operaciones para que jerarquices correctamente las reglas de propinas.

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas. Como alternativa, busca la política del fondo común de propinas en la barra de búsqueda de Toast Web.
2. Lo más probable es que dejes el intervalo del fondo común de propinas sin cambios, ya que esta opción afecta a toda la política. Ten mucho cuidado al ajustar esta opción después de que tu política esté en vigor.
   
   
    
3. Desplázate hacia abajo un poco más. Si usas la configuración de meseros de Pedidos digitales Toast, verás una instrucción para completar esta configuración en el gestor de propinas. Recomendamos configurar primero las demás reglas de fondo común de propinas y, luego, regresar para completar la configuración del fondo común de pedidos digitales predeterminado o personalizado.
4. Selecciona + Agregar fondo común para comenzar a crear la política fuera de Pedidos digitales Toast.
5. Para comenzar, selecciona el lápiz de edición y asigna un nombre al fondo común. Asegúrate de que sea descriptivo. Toast recomienda asignarle un nombre basado en las tareas aportadoras y receptoras de esta regla en particular.
   1. Si tu restaurante tiene Nómina Toast y tus empleados utilizan la aplicación MyToast, podrán ver los nombres de los fondos comunes a los que pertenecen como parte de sus informes digitales individualizados.
6. Usando el menú desplegable, selecciona una tarea aportadora. Si no estás seguro de qué tarea seleccionar como aportadora, consulta la Planificar tu política de fondo común de propinas.
   1. Los empleados que no tienen una entrada de tiempo (es decir, que no registran su entrada en un dispositivo de POS para registrar entradas de tiempo) se clasifican como Pedidos digitales y asalariados (o simplemente Asalariados si usas la regla predeterminada de pedidos digitales que aparece en la parte superior, en Fondos comunes de pedidos digitales).
      1. En el sistema de Nómina Toast, los empleados que no tienen una entrada de tiempo no pueden retener ninguna propina. Sin embargo, si estos empleados están incluidos en un fondo común de propinas, deben aportar al fondo común de propinas, pero no podrán recibir propinas de este porque Nómina Toast no tiene una entrada de tiempo y, por lo tanto, una plantilla horaria a la que aplicar estas propinas.
   2. Si aún no configuraste tu mesero de pedidos digitales, la tarea aportadora “Asalariado” también estará alineada con la tarea de pedidos digitales (que se muestra como Pedidos digitales y asalariados). Esto cambiará si configuras una regla predeterminada o de pedidos digitales de clientes en tu política de propinas.
      
      
      
      
7. Ingresa el porcentaje de aporte. Este porcentaje se aplica a las propinas, gratificaciones y categorías de ventas de la tarea que seleccionaste. Este porcentaje aportará al fondo común.
   1. Para evitar errores, debe distribuirse el 100 % de las propinas ganadas en todas las cajas comunes o meseros genéricos (como pedidos digitales).
   2. Los aportes siempre son un porcentaje de un origen, ya sea que hayas configurado usar puntos o porcentajes (en el paso 11).
      
      
      
      
8. Selecciona el Origen. El origen designa de dónde provienen las propinas. Puedes seleccionar más de un origen a la vez, pero no selecciones “Propinas/gratificaciones” y “Categorías de ventas” simultáneamente. Gestor de propinas de Toast incluye las siguientes opciones de origen predeterminadas:
   1. Propinas que no son en efectivo: propinas que se dejan con tarjeta de crédito o de regalo y propinas que se dejan con otros pagos que haya configurados en la página Otras opciones de pago de Toast Web.
   2. Propinas en efectivo: propinas que se dejan en efectivo.
   3. Gratificaciones: estas pueden indicarse individualmente por su nombre o pueden identificarse como Gratificaciones en efectivo (gratificaciones que se dejan en efectivo) o Gratificaciones que no son en efectivo (gratificaciones pagadas al mesero provenientes de cargos de servicio pagados con tarjetas de crédito, tarjetas de regalo y otros tipos de pago).
   4. Categorías de ventas: aquí aparecerán todas las categorías de ventas de tu restaurante. Usa Configurar categorías de ventas si necesitas crear y asignar nuevas categorías de ventas.
      
      
      
      
9. Selecciona + Agregar tarea aportadora si necesitas agregar más aportadores al fondo común. Dependiendo de los objetivos de tu política, esto puede no ser siempre necesario. No olvides que puedes agregar reglas adicionales a tu política.
   
   
   
   
10. En ¿Qué tareas reciben propinas del fondo común?, selecciona la tarea receptora. Esta es la tarea de quien recibirá propinas o gratificaciones del fondo común. Algunos puntos a considerar:
    1. Si usas un fondo común de propinas, el aportador y el receptor serán los mismos.
    2. Si compartes las propinas, el aportador y el receptor serán diferentes. Como idea general, intenta crear reglas donde haya tantos aportadores como sea necesario, pero solo se seleccione una tarea receptora por regla. De esta manera, se evita que haya demasiados cálculos y errores potenciales por regla.
    3. Cuando solo hay una tarea receptora en un fondo común, Toast solo mostrará el menú desplegable “Tarea” (sin el campo de punto o porcentaje). Si debes ingresar más de una tarea receptora, selecciona “+ Agregar tarea receptora”. Cuando lo hagas, aparecerán las opciones para ingresar puntos o porcentajes.
11. Toast determina que las propinas y las gratificaciones del receptor se dividan tanto por puntos como proporcionalmente por horas trabajadas. Si lo deseas, selecciona Opciones avanzadas para abrir y actualizar esta configuración. Obtén más información sobre lo que funciona mejor para tu política.
    1. En ¿Cómo se calculan las propinas compartidas?, selecciona cómo quieres dividir el aporte entre los receptores.
       1. Los puntos se consideran partes proporcionales del aporte y se dividen según qué tareas tienen empleados con entrada registrada para participar.
       2. Dividir por porcentaje significa que las tareas receptoras recibirán un porcentaje fijo del aporte. Si se configura una regla para aportar a una tarea en la que no hay empleados con entrada registrada, el porcentaje de aporte de esa tarea regresará al aportador.
       3. Obtén más información sobre los puntos y los porcentajes en Gestor de propinas de Toast.
    2. En ¿Cómo se dividen las propinas entre los receptores del fondo común?, selecciona cómo se dividirán las propinas del fondo común entre los receptores en el sistema: Proporcionalmente según las horas trabajadas o En partes iguales, independientemente de las horas trabajadas.
12. Si necesitas agregar otra regla a un fondo común de propinas, selecciona + Agregar fondo común. Ten en cuenta que los diferentes fondos comunes están relacionados entre sí, por lo que el orden de las reglas es importante. También mantente atento a la superposición de configuraciones.
13. Si tienes pedidos digitales, sigue el paso que se detalla en el Gestor de propinas de Toast y pedidos digitales para completar esa configuración en este momento.
14. Por último, selecciona Guardar en la parte superior de la página. Al guardar las reglas del fondo común de propinas, el informe de gestión de propinas se actualizará en tiempo real, excepto en las fechas que ya hayas aprobado. Si deseas cambiar un fondo común de propinas durante un período de pago, asegúrate de haber aprobado las fechas antes de actualizar y guardar una nueva política.
15. Si tienes datos de ventas disponibles en Toast, puedes usar el botón “Vista previa” en la parte superior de la página para revisar la política de propinas recién creada. Esto te permite usar tus propios datos reales para determinar si los cálculos de la política coinciden con tus expectativas. Para obtener más detalles, consulta la sección “Vista previa de la política de propinas” de Planificar tu política de fondo común de propinas.

Orden de operaciones

Las reglas de la política se evalúan en el orden en que aparecen en la página de la política. Toast lee la política completa de arriba abajo y calcula a medida que avanza la página. Puedes reordenar las reglas con los botones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo en la parte inferior de cada fondo común (estos botones solo están presentes cuando hay más de una regla de fondo común de propinas).

En las reglas de ejemplo a continuación, la tarea Bartender_TT da propinas a la tarea Ayudante-barra_TT (2 % de todas las propinas que no sean en efectivo y 2 % de un cargo de servicio de gratificación del 18 %), y la tarea Mesero_TT da propina a la tarea Bartender_TT (3 % de las ventas de alcohol). Si la regla Bartender a Ayudante de barra es mayor en la página que la regla de Mesero a Bartender (como se muestra a continuación), eso hace que la tarea Ayudante-barra_TT no reciba ninguna parte de las propinas del 3 % de las ventas de alcohol de la tarea Mesero_TT. Si inviertes el orden de las dos reglas y la regla de Mesero a Bartender está más arriba en la página, la tarea Ayudante-barra_TT recibirá algunas propinas de la tarea Mesero_TT cuando reciba una parte de las propinas que no sean en efectivo de la tarea Bartender_TT en la siguiente regla. Esa podría no ser la intención de tu política.

Solo con fines ilustrativos

Volver al inicio

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento específico, comunícate con un abogado u otro profesional.