xtraCHEF: Obtener ayuda con los errores de extracción de QuickBooks

En este artículo:

• Determinar si un extracto se realizó correctamente
• Códigos de error de QuickBooks
  • Referencia no válida al proveedor
  • Referencia no válida a XCG-TAX
  • La cuenta no existe en QuickBooks
  • Message=AuthenticationFailed
  • Longitud de cadena
  • Función no admitida
  • Número de cuenta de la ubicación no asignado

Determinar si un extracto se realizó correctamente

Para determinar si una extracción se importó correctamente en QuickBooks, revisa el Monitor de extracciones. Para cualquier Estado de extracción de facturas que no sea verde, selecciona Ver detalles para ese archivo específico.

Según lo que indica el mensaje de error, usa esta guía para resolver el error.

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Códigos de error de QuickBooks

El resto de esta guía hará referencia a los códigos de error de extracción de QuickBooks y cómo corregirlos.

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Referencia no válida al proveedor

“Hay una referencia no válida a “Nombre del proveedor” de QuickBooks en la factura. Mensaje de error de QuickBooks: Argumento no válido”.
O
"Nombre del proveedor" no existe en QuickBooks

Este tipo de error se debe a que el código de proveedor no coincide con lo que figura como el nombre del proveedor o “Mostrar nombre como” para el proveedor que figura en QuickBooks. El código de proveedor se puede corregir con los siguientes pasos:

• Abre la página Proveedores en la barra de menú de la izquierda en xtraCHEF.
• Busca el proveedor específico en cuestión.
• Selecciona el código de proveedor inquilino para actualizar.
• Realiza cambios y selecciona el botón de verificación.
  • El código de proveedor en xtraCHEF debe coincidir 1 a 1 con la apariencia del proveedor en QuickBooks.
    • QuickBooks Online: El código de proveedor en xtraCHEF debe coincidir con el “Mostrar nombre como” del proveedor.
    • QuickBooks Desktop: El código de proveedor en xtraCHEF debe coincidir con el nombre del proveedor en QuickBooks.
• Una vez actualizado el código de proveedor del inquilino, puedes volver a extraer el archivo con errores del monitoreo de extracciones

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Referencia no válida a XCG-TAX

“Hay una referencia no válida a la cuenta de QuickBooks “XCG-TAX” en la factura. Mensaje de error de QuickBooks: Argumento no válido”.

Este error se debe a cómo se distribuyen los cargos de nivel de encabezado. xtraCHEF tiene cuatro cargos de nivel de encabezado que se pueden distribuir según tus preferencias.

• Impuesto sobre la venta
• Cargos de transporte/distribución
• Descuentos
• Otros cargos

Hay tres opciones para gestionar estos cargos a nivel de encabezado. Elige una de las tres opciones:

1. Distribuye equitativamente entre todos los códigos de LM aplicados a la factura.
2. Aplicar solo al código de LM con el costo más alto indicado en la factura.
3. Aplica a un código de LM específico dentro de tu sistema de control de calidad.

Si no se indica ninguna preferencia, xtraCHEF aplicará lo siguiente a los LM predeterminados: XCG-FC, XCG-OC, XCG-DC y XCG-TAX.

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La cuenta no existe en QuickBooks

"La cuenta '1234' no existe en QuickBooks"
O
“Hay una referencia no válida a la cuenta de QuickBooks “1234” en la factura. Mensaje de error de QuickBooks: Argumento no válido. El registro especificado no existe en la lista”.

Este error puede aparecer cuando el código de LM listado para una factura no aparece en el sistema de QuickBooks. Este error aparecerá en todas las facturas con el código de LM especificado en el mensaje de error Extraer.

Opción 1: Si el LM es correcto, pero aparece en xtraCHEF de manera diferente a como aparece en QuickBooks, el código de LM se puede editar con los siguientes pasos:

1. Selecciona el ícono de engranaje > Códigos de LM en la esquina superior derecha de la cuenta de xtraCHEF. Solo los administradores inquilinos tendrán este acceso.
2. Selecciona el código de LM específico que se indica en el mensaje de error y Editar código de LM.
3. Luego, actualiza el código de LM para que coincida con cómo aparece en QuickBooks. Selecciona Guardar.

Opción 2: Si se muestra el código de LM incorrecto en el mensaje de error, se indicará que la categoría incorrecta se asignó a un producto que figura en la factura. Para corregir esto, actualiza la categoría (código de LM) de la biblioteca de artículos siguiendo estos pasos:

1. Ve a la biblioteca de artículos en la navegación de la izquierda en xtraCHEF.
2. Usa el menú desplegable para filtrar al proveedor específico asociado con la factura y seleccionar el artículo de la factura.
3. En la parte inferior de la página, actualiza el campo Categoría y verás que el campo del código de LM se actualiza en consecuencia. Selecciona Guardar cambios.
4. Una vez actualizada la categoría, intenta volver a extraer la factura.

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Message=AuthenticationFailed

“message=AuthenticationFailed; errorCode=003200; statusCode=401”

Este error suele estar relacionado con que el token de QuickBooks Online caducó o podría ser solo un error de tiempo de espera de QuickBooks. Primero, intenta volver a extraer el archivo de extracción o la factura específica desde el monitoreo de extracción o la búsqueda de facturas. Si se vuelve a recibir el mismo error, dirige al cliente para que actualice el token de QuickBooks.

Para actualizar el token de QuickBooks, el cliente necesitará lo siguiente:

1. Ve al ícono de engranaje > Configuración de la cuenta en la esquina superior derecha de xtraCHEF.
2. Selecciona la pestaña Integraciones.
3. Selecciona Conectar a QuickBooks.

Esto les pedirá que inicien sesión en QuickBooks Online y alguien con acceso de administrador de QuickBooks deberá completarlo.

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Longitud de cadena

“La longitud es más corta o más larga que la permitida por la especificación”

El identificador de factura es demasiado largo. QBO tiene un límite de 21 caracteres para el identificador de una factura.

1. Ve a Buscar facturas en la navegación de la izquierda en xtraCHEF.
2. Localiza la factura y selecciona Editar factura.
3. Corrige el número de factura para que tenga menos de 21 caracteres.
4. Envía la factura.
5. Deberías poder volver a extraer la factura de la Búsqueda de facturas.

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Función no admitida

"Mensaje de error: Error de función no admitida.”

Este error indica que la versión de QuickBooks no es compatible con la integración de API. Las versiones para autónomos y Simple Start QuickBooks Online no admiten la integración con xtraCHEF. A continuación, se muestran las versiones compatibles de QuickBooks Online que admiten la integración de API:

• QuickBooks Online Essentials
• QuickBooks Online Plus
• QuickBooks Online Advanced

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Número de cuenta de ubicación no asignado

“Advertencia: El número de cuenta de la ubicación no está asignado en XtraCHEF. Bill fue enviado a QBO sin ninguna asignación de clase”.

No se trata de un error de extracción; las facturas con esta advertencia se seguirán extrayendo a QuickBooks. Esta es una advertencia de extracción de QuickBooks que indica que el número de cuenta de esta ubicación no coincide con cómo aparece el nombre de esa ubicación en QuickBooks. Un administrador inquilino puede resolver este error con los siguientes pasos:

1. Selecciona el ícono de engranaje > Ubicaciones en la esquina superior derecha de xtraCHEF.
2. Selecciona la ubicación específica en cuestión.
3. Selecciona Editar detalles de la ubicación.
4. Edita el número de cuenta según el nombre de la clase ingresado en xtraCHEF.
5. Después de resolver el error, vuelve a extraer la factura.
6. Ve al Monitor de extracción.
7. Selecciona el archivo que no se pudo extraer.
8. Una vez resaltado el archivo, selecciona Volver a extraer en la esquina superior derecha.

Si la factura en cuestión no se extrajo en absoluto, querrás confirmar lo siguiente:

• Confirma si todos los rubros están asignados a códigos de LM en las facturas.
  • Ve a Buscar facturas, selecciona la Factura # y listará todos los LM asignados a esa factura. Si aparece No asignado, ese artículo debería estar en la cola de asignar artículos de facturas para ese proveedor.
• Confirma que la factura esté en estado procesado. Si no, puede estar dentro de la cola de excepciones, verificación de productos o aprobaciones.
• Confirma que haya un código de proveedor listado para el proveedor específico en cuestión. Puedes comprobarlo buscando el proveedor en tu centro de proveedores. El código de proveedor debe coincidir 1 a 1 con lo siguiente:
  • QuickBooks Online: El código de proveedor debe coincidir con “Mostrar nombre como”.
  • QuickBooks Desktop: El código de proveedor debe coincidir con el nombre del proveedor.

Después de confirmar que los pasos mencionados anteriormente no se aplican a la factura, pero aún no se extrajo, ejecuta un extracto a pedido. Para QuickBooks Online, puedes ejecutar un extracto a pedido con estos pasos:

• Selecciona el Monitor de extracción en el menú de la izquierda en xtraCHEF.
• Selecciona el botón Extracto a pedido en la parte superior izquierda.
• Aparecerá una ventana emergente que indicará cuántas facturas se incluyen en el extracto a pedido.

Si usas QuickBooks Desktop, usa el Conector web siguiendo los pasos de este artículo para ejecutar una sincronización manual.

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